FA.2812.9.2018 ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA dotyczy postępowania o wartości poniżej 750 000 EURO w formie konkursu ofert pn.: Usługa cateringowa dla uczestników/uczestniczek w ramach zadania publicznego pn.: Nowe horyzonty aktywnej integracji w środowisku lokalnym animacja, edukacja, aktywizacja na rzecz zmniejszenia wykluczenia społecznego edycja 2018 I. Zamawiający: Gmina Bytom - Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Bytomiu ul. Strzelców Bytomskich 16 tel. 32/281-80-93; tel./faks 32/388-67-51 kancelaria@mopr.bytom.pl strona internetowa: http://www.mopr.bytom.pl/ godziny urzędowania: poniedziałek od godz. 7:30 do godz. 17:00, wtorek czwartek od godz. 7:30 do godz. 15:30, piątek od godz. 7:30 do godz. 14:00. II. Tryb udzielenia zamówienia: niniejsze postępowanie prowadzone jest jako zamówienie na usługi społeczne na podstawie art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj.: Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 z późn. zm.). III. Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usługi cateringowej dla osób uczestniczących w zajęciach prowadzonych przez Klub Integracji Społecznej Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Bytomiu, odbywających się w czasie realizacji zadania publicznego pn.: Nowe horyzonty aktywnej integracji w środowisku lokalnym animacja, edukacja, aktywizacja na rzecz zmniejszenia wykluczenia społecznego edycja 2018 współfinansowanego ze środków Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w ramach programu: Aktywne formy przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu nowy wymiar 2020. 2. Poprzez świadczenie usługi cateringowej Zamawiający rozumie usługę obejmującą przygotowywanie i dostarczanie posiłków do miejsca wskazanego przez Zamawiającego, tj. do budynku Noclegowni mieszczącej się przy ul. Kosynierów 26 w Bytomiu. Posiłki obejmują poczęstunek w formie suszu konferencyjnego (w tym kawa, herbata, napoje, dodatki) oraz przekąskę w postaci kanapek dekoracyjnych (za wyjątkiem pierwszego dnia zajęć, w którym planowany jest Piknik). Wykonawca zobowiązany będzie w dniu Pikniku do dostarczenia artykułów niezbędnych do zorganizowania spotkania integracyjnego, tj. między innymi: kiełbasy na grilla/krupnioka (18 porcji); wody mineralnej (gazowanej, niegazowanej) min. 500 ml/na osobę, tj. po 50% butelek wody gazowanej i niegazowanej, ponadto pieczywa/bułek/bagietek (min. 100 g/na osobę); dodatków takich jak: ketchup, musztarda oraz odpowiedniej ilości węgla-rozpałki, zapałek i brykietu, folii aluminiowej, papierowych talerzyków i serwetek oraz plastikowych kubków i sztućców. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (w tym harmonogram realizacji zamówienia) został zawarty w załączniku A do niniejszego IWZ. 4. Ogólne zasady i sposób realizacji zamówienia określają Istotne postanowienia umowne stanowiące.załącznik nr 2 do niniejszego IWZ. 5. Przedmiot zamówienia określają kody wg Wspólnego Słownika Zamówień Publicznych: CPV: 55.32.10.00-6 usługi przygotowywania posiłków CPV: 55.52.12.00-0 usługi dowożenia posiłków 6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych. 7. Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę usługi w zakresie objętym zezwoleniem. IV. Wymagany termin realizacji zamówienia: zgodnie z ustalonym przez Zamawiającego harmonogramem od dnia zawarcia umowy do dnia 14.12.2018 r. V. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy przedłożą kompletną ofertę zawierającą: 1) wypełniony formularz oferty stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego IWZ; 2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia uprawnienia do reprezentacji oraz w celu wykazania, iż w stosunku do Wykonawcy nie otwarto likwidacji lub nie ogłoszono upadłości w formie oryginału, kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem lub wydruku ze strony internetowej. Dokument przedłożony w formie wydruku ze strony internetowej nie wymaga potwierdzenia za zgodność z oryginałem. 1
UWAGA: a) w przypadku, gdy do postępowania przystępują Wykonawcy działający wspólnie (konsorcjum, spółka cywilna), dokumenty, o których mowa ust. 1 pkt 2, przedkłada każdy z podmiotów wchodzących w skład konsorcjum/każdy ze wspólników spółki cywilnej, b) jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zamiast dokumentu określonego w ust. 1 pkt 2 składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, c) jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o którym mowa powyżej, zastępuje się je dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania tej osoby; 3) dokumenty potwierdzające spełnianie warunku dotyczącego posiadania kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów. W ramach ww. dokumentów Wykonawca jest zobowiązany wykazać, iż posiada aktualny wpis do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej, tj. w zakresie przygotowywania posiłków (od surowca do gotowego posiłku); transportu artykułów spożywczych niewymagających chłodzenia lub zaświadczenie bądź inny dokument z Państwowej Inspekcji Sanitarno-Epidemiologicznej o: dopuszczeniu Wykonawcy do produkcji i obrotu żywnością; wyrażający zgodę na przewóz konkretnym środkiem transportu posiłków; bądź decyzję Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w sprawie zatwierdzenia zakładu prowadzącego działalność związaną z produkcją i obrotem żywnością w zakresie przygotowania posiłków (od surowca do gotowego posiłku) oraz dostarczania ich lub w przypadku prowadzenia działalności na podstawie innej niż ww. dokumenty - inny dokument potwierdzający, że Wykonawca wpisany jest do jednego z rejestrów zawodowych lub handlowych, prowadzonych w państwie członkowskim Unii Europejskiej, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania w celu potwierdzenia posiadania uprawnień do wykonywania działalności objętej zamówieniem. UWAGA: W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, każdy z Wykonawców musi potwierdzić spełnianie warunku jw. w zakresie objętym przedmiotem zamówienia. oraz (jeżeli dotyczy) do oferty należy dołączyć: 4) pełnomocnictwo do działania w imieniu Wykonawcy, jeżeli do reprezentowania Wykonawcy wskazano inną osobę niż upoważnioną z mocy prawa oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez notariusza; 5) dokument potwierdzający ustanowienie pełnomocnika do reprezentowania Konsorcjum w postępowaniu oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez notariusza; 4) informację o tym, czy wybór oferty prowadzi do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, ze wskazaniem nazwy (rodzaju) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania wraz ze wskazaniem ich wartości bez kwoty podatku, zgodnie z cz. VII ust. 3 IWZ. Wystarczające będzie poinformowanie Zamawiającego o wystąpieniu ww. obowiązku w ramach formularza oferty. 2. Sposób oceny dokumentów będzie zgodny z formułą spełnia - nie spełnia. 3. Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. 4. O udzielnie zamówienia Wykonawcy mogą się ubiegać wspólnie (np. konsorcja, spółki cywilne). W takim przypadku dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3 winny być złożone przez każdego z Wykonawców w zakresie, który ich dotyczy. 5. Ocenie nie będą podlegały oferty, które: 1) zostały złożone przez Wykonawców, którzy w sposób zawiniony poważnie naruszyli obowiązki zawodowe, w szczególności, gdy Wykonawcy w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonali lub nienależycie wykonali zamówienie, co Zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych, 2) zostały złożone przez Wykonawców, którzy z przyczyn leżących po ich stronie, nie wykonali albo nienależycie wykonali w istotnym stopniu wcześniejszą umowę w sprawie zamówienia publicznego, co doprowadziło do rozwiązania umowy lub zasądzenia odszkodowania. 2
VI. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami: 1. Osobami ze strony Zamawiającego uprawnionymi do porozumiewania się z Wykonawcą są: Pani Irena Szędzielorz oraz Dominika Kania tel./faks: 32/388-67-51 lub e-mail: dz@mopr.bytom.pl. 2. Wszelkie informacje dotyczące niniejszego postępowania, Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Wykonawcy przekazują na adres Zamawiającego określony w cz. I niniejszego IWZ, za pomocą faksu na numer: 32/388-67-51 lub elektronicznie na adres: dz@mopr.bytom.pl. 3. Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania wiadomości. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania wiadomości przez Wykonawcę, Zamawiający domniema, iż pismo przekazane przez Zamawiającego na wskazany przez Wykonawcę numer faksu lub adres elektroniczny zostało mu doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się Wykonawcy z treścią pisma. VII. Opis sposobu przygotowania ofert: 1. Wykonawca oblicza cenę oferty (z VAT) z uwzględnieniem zapisów zawartych w niniejszym IWZ i załącznikach. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 2. Zamawiający przyjął, iż przedmiot zamówienia jest objęty 8% stawką podatku VAT. 3. Jeżeli w postępowaniu zostanie złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego u Zamawiającego, zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. W związku z powyższym, Wykonawca wypełniając formularz oferty wskazuje cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia, którą Zamawiający będzie zobowiązany zapłacić Wykonawcy oraz przedkłada informację wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku. 4. Wykonawca winien podać cenę zamówienia na formularzu oferty uwzględniając ryzyka mogące wystąpić w okresie realizacji umowy związane np. ze wzrostem cen surowców, kosztów transportu, robocizny, zmian wysokości składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, itp. Wszelkie koszty składające się na cenę oferty winny być ujęte w ramach ceny jednostkowej. 5. Wykonawca winien wpisać w pozycji formularza ofertowego (vide: załącznik nr 1do IWZ) cenę jednostkową brutto za 1 posiłek a następnie przemnożyć przez zakładaną przez Zamawiającego prognozowaną ilość posiłków przewidzianych w ramach niniejszego zamówienia. 6. Cenę ofertową stanowić będzie kwota brutto wykazana w formularzu oferty oznaczona w tabeli: RAZEM CENA OFERTY BRUTTO. Niniejsze wyliczenie będzie stanowić podstawę do porównania ofert, dokonania ich oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty. 7. Wynagrodzenie z tytułu realizacji zamówienia nastąpi na podstawie zaoferowanej ceny jednostkowej za posiłek oraz liczby faktycznie zamówionych posiłków w trakcie obowiązywania umowy. 8. Cena musi być wyrażona w złotych polskich niezależnie od wchodzących w jej skład elementów z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, na każdym etapie wyliczania ceny. 9. Oferowana cena jednostkowa nie będzie podlegała waloryzacji i Wykonawca nie może żądać jej podwyższenia przez cały okres trwania umowy, z zastrzeżeniem możliwości zmian umowy przewidzianych w postanowieniach umownych. 10. Oferta winna być sporządzona w formie pisemnej w języku polskim i złożona zgodnie z formularzem oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego IWZ wraz z dołączeniem dokumentów, o których mowa w cz. V IWZ. 11. Oferta oraz wszystkie załączniki muszą być podpisane i opieczętowane przez Wykonawcę, tj. muszą być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną we właściwym rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla formy organizacyjnej Wykonawcy. Upoważnienie musi być dołączone do oferty (np. pełnomocnictwo), o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych do oferty przez Wykonawcę. Podpisy należy składać w sposób umożliwiający identyfikację podpisującego. Kopie dokumentów winny być poświadczone za zgodność z oryginałem, przez co rozumie się podpisanie dokumentu przez Wykonawcę oraz opatrzenie dokumentu klauzulą: za zgodność z oryginałem, z zastrzeżeniem notarialnego poświadczenia pełnomocnictw. 12. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów winny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty, tj. w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą. 13. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane przez Wykonawcę lub przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. 3
VIII. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert: 1. Oferta winna być złożona w jednej zaklejonej kopercie opisanej w następujący sposób: Nazwa Wykonawcy. Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Bytomiu Adres Wykonawcy.. 41-902 Bytom, ul. Strzelców Bytomskich 16 tel./faks/e-mail.. (pokój nr 131) OFERTA Konkurs ofert pn.: Usługa cateringowa dla uczestników/uczestniczek w ramach zadania publicznego pn.: Nowe horyzonty aktywnej integracji w środowisku lokalnym animacja, edukacja, aktywizacja na rzecz zmniejszenia wykluczenia społecznego edycja 2018 Nr sprawy: FA.2812.9.2018 NIE OTWIERAĆ PRZED DNIEM: 17.05.2018 r. do godz. 10:15 Tak opisaną i zabezpieczoną przed rozklejeniem ofertę należy złożyć osobiście, za pośrednictwem operatora pocztowego lub posłańca w siedzibie MOPR w Bytomiu, ul. Strzelców Bytomskich 16, 41-902 Bytom, Dział Administracyjny (II piętro, pokój nr 131) do dnia: 17.05.2018 r. do godz. 10:00. UWAGA: Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za niewpłynięcie oferty w terminie lub niezgodnie z ww. opisem. 2. Przed upływem terminu do składania ofert, Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę. Zmieniona oferta winna być złożona na zasadach i w sposób w jaki jest składana oferta z dopiskiem: ZMIANA OFERTY. W przypadku, gdy przed upływem terminu składania ofert Wykonawca zamierza wycofać ofertę winien pisemnie powiadomić Zamawiającego o tym fakcie. Wycofanie należy złożyć w miejscu i według zasad obowiązujących przy składaniu oferty z dopiskiem: WYCOFANIE. 3. Otwarcie ofert jest jawne i nastąpi w siedzibie Zamawiającego: Bytom, ul. Strzelców Bytomskich 16, (II piętro, pok. 131) w dniu: 17.05.2018 r. o godz. 10:15. 4. Dokonując otwarcia ofert prowadzący postępowanie poda: kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie niniejszego zamówienia, a następnie otworzy oferty i odczyta imię i nazwisko, nazwę (firmę) oraz adres Wykonawcy oraz informacje dotyczące ceny oferty oraz inne informacje podlegające ocenie. 5. Rozpatrzeniu i ocenie nie podlegają oferty, które: 1) zostały złożone po terminie określonym w ust. 1; 2) nie odpowiadają wymaganiom Zamawiającego; 3) zawierają błędy lub omyłki, które nie podlegają poprawieniu. 6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców: 1) wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert; 2) jednokrotnego uzupełnienia oświadczeń i dokumentów. Zamawiający może odstąpić od powyższych czynności w przypadku, gdy nie będą miały wpływu na wynik postępowania. IX. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie: 1. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: Nr kryterium Kryteria oceny Znaczenie (waga) I Cena 100% 2. Sposób obliczania wartości punktów uzyskanych przez Wykonawcę: Kryterium I CENA Maksymalna ilość punktów w danym kryterium - 100 pkt X 1 ilość punktów przyznana ofercie w kryterium cena X 1 = (cena oferty najniższej/cena oferty badanej) x 100 pkt Wzór obliczania łącznej sumy punktów przyznanej ofercie: X = (X 1 x 100 %), gdzie: X = łączna suma punktów przyznana ofercie X 1 = suma punktów w danym kryterium Razem 100% 3. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która spośród ofert podlegających ocenie otrzyma najwyższą ilość punktów. 4
4. Zamawiający zastosuje zaokrąglenie wyniku do dwóch miejsc po przecinku. 5. W przypadku, gdy w postępowaniu nie będzie można dokonać wyboru oferty z niższą ceną Zamawiający zastosuje negocjacje ceny z Wykonawcami, którzy złożyli te oferty. Wykonawcy podczas negocjacji, nie mogą zaoferować cen wyższych niż określone we wcześniej złożonych ofertach. 6. W przypadku rozbieżności pomiędzy ceną podaną cyfrowo, a ceną podaną słownie, Zamawiający przyjmie za prawidłową cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia podaną cyfrowo. 7. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, stosując zasadę arytmetyki, tj. przyjmując za prawidłową cenę jednostkową brutto za 1 posiłek wykazaną w kolumnie 2 w załączniku nr 1 do niniejszego IWZ poprawi iloczyn ceny jednostkowej przez zakładaną prognozowaną ilość posiłków przewidzianych w ramach niniejszego zamówienia. X. Informacja o sposobie powiadomienia o wynikach prowadzonego postępowania: 1. Wykonawcy, którzy złożyli oferty zostaną powiadomieni o wynikach postępowania pisemnie za pośrednictwem faksu lub drogą elektroniczną. 2. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza zostanie powiadomiony o miejscu i terminie zawarcia umowy. 3. Zamawiający poinformuje o udzieleniu/nie udzieleniu zamówienia, zgodnie z treścią art. 138o ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. XI. Postanowienia końcowe: 1. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. 2. Przy realizacji zamówienia strony zobowiązane są do porozumiewania się (składania dokumentów) w języku polskim, koszt ewentualnych tłumaczeń jest elementem realizacji zamówienia. 3. Wykonawcy proszeni są o staranne i czytelne wypełnienie formularza oferty. 4. Wykonawca nie może objąć tajemnicą przedsiębiorstwa ceny i ceny jednostkowej wskazanej w ofercie. 5. Wszelkie ustalenia dotyczące dat (godzin) stosowane dla potrzeb niniejszego postępowania przyjmuje się zgodnie z czasem lokalnym właściwym dla siedziby Zamawiającego. 6. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza zobowiązany będzie przed zawarciem umowy, o ile nie poda niniejszych danych wraz z ofertą: a) wskazać imię i nazwisko (ewentualne stanowisko) osoby lub osób podpisujących umowę, b) wskazać imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za kontakty z Zamawiającym w sprawie realizacji umowy. 7. Jeżeli oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostanie wybrana, Zamawiający zastrzega sobie, że może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Załączniki do IWZ: formularz oferty załącznik nr 1 istotne postanowienia umowne załącznik nr 2 opis przedmiotu zamówienia załącznik A Wykaz osób przygotowujących i przeprowadzających postępowanie:... Zatwierdzenie IWZ:.. 5