Polityka prywatności My Flexwork To jest polityka prywatności My Flexwork B.V. zwanych dalej My Flexwork. Firma My Flexwork przetwarza dane osobowe, aby zapewnić odpowiedni poziom usług oraz jak najskuteczniejsze funkcjonowanie. My Flexwork przywiązuje dużą wagę do prawidłowego postępowania z danymi osobowymi. Dane osobowe są przez nas starannie przetwarzane i zabezpieczane. Możecie Państwo liczyć, że dane w firmie My Flexwork są bezpieczne oraz że przestrzegamy obowiązujących przepisów prawa. Dlaczego My Flexwork ma politykę prywatności? W niniejszej polityce prywatności zebraliśmy informacje na temat postępowania z danymi osobowymi. W niniejszej polityce prywatności można znaleźć informacje, jakie dane osobowe przetwarzamy, do jakich celów, w jaki sposób można zapoznać się z tymi danymi, jak je przechowujemy, komu możemy je przekazywać oraz jaki mają Państwo na to wpływ. Państwa interes ma dla nas największe znaczenie! Co to są dane osobowe? Dane osobowe to wszystkie informacje, które mogą dotyczyć osoby fizycznej. Dane osobowe to nazwisko, adres, data urodzenia, numer telefonu, adres e-mail i dane biometryczne. Informacje takiego rodzaju otrzymujemy od Państwa na przykład podczas wypełniania formularza, wysyłania pisma lub e-maila bądź prowadzenia z nami rozmowy telefonicznej. Również po wejściu na stronę internetową My Flexwork przekazują nam Państwo w niektórych przypadkach dane osobowe. Na przykład w postaci adresu IP lub pliku cookie. W momencie przekazania firmie My Flexwork danych osobowych samodzielnie lub przez stronę trzecią, przetwarzamy je. Znaczenie terminu przetwarzanie jest szerokie i obejmuje między innymi: gromadzenie, zapisywanie, sprawdzanie, kasowanie, wykorzystywanie oraz przekazywanie danych stronom trzecim. Termin przetwarzanie obejmuje również usuwanie lub niszczenie. Do czego ma zastosowanie ta polityka prywatności? Ta polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych przetwarzanych przez My Flexwork w ramach świadczenia przez nią usług w sposób całkowicie lub częściowo zautomatyzowany. Czyje dane osobowe przetwarza My Flexwork? Możemy przetwarzać dane osobowe wszystkich osób, z którymi mamy kontakt lub które odwiedzają niniejszą stronę internetową. Są to między innymi (ewentualnie) pracownicy tymczasowi, pracownicy delegowani, pracownicy na liście płac oraz klienci firmy My Flexwork. Przetwarzamy również dane osobowe osób kontaktowych naszych (ewentualnych) zleceniodawców, klientów, dostawców lub partnerów biznesowych. Kto jest administratorem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osobowych? Administratorem odpowiedzialnym za dane osobowe jest My Flexwork z siedzibą pod adresem Morsestraat 16 w Berkel en Rodenrijs. Administrator to podmiot, który pod względem formalno-prawnym podejmie decyzję, czy i, jeżeli tak, jakie dane osobowe będą przetwarzane, w jakim celu się to odbywa oraz w jaki sposób. Do czego My Flexwork wykorzystuje dane osobowe? My Flexwork może przetwarzać dane osobowe tylko wtedy, gdy ma do tego podstawę prawną. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych to: Państwa zgoda. Udzieloną zgodę można w każdej chwili wycofać. Przetwarzanie danych jest konieczne do realizacji umowy. Przetwarzanie danych jest konieczne do wywiązania się ze zobowiązań prawnych. Przetwarzanie danych jest konieczne do uniknięcia poważnego zagrożenia zdrowia. Strona 1 z 6
Przetwarzanie danych jest konieczne ze względu na interes firmy My Flexwork, jeżeli Państwa interes nie ma charakteru nadrzędnego. My Flexwork przetwarza dane osobowe na potrzeby wydajnego i skutecznego prowadzenia działalności gospodarczej, w szczególności w zakresie wykonywania następujących działań: Ogólnie gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe wyłącznie do realizacji naszych zadań jako agencja pośrednictwa pracy i delegacji pracowników, na przykład związanych z pośredniczeniem, wysyłaniem, delegowaniem, listą płac, pośredniczeniem w przypadku pracowników na zlecenie, rekrutacją i wyborem, rozwojem osobistym i wyznaczaniem do pracy, administracją wynagrodzeń i zarządzaniem personelem. Bardziej szczegółowo prosimy o przekazanie danych osobowych między innymi do poniższych celów: nawiązywanie relacji pracownik-pracodawca lub personel-pośrednik pracy oraz utrzymywanie ich, a także prowadzenie spraw finansowych administracji personelu, godzin, nieobecności i/lub wynagrodzeń. Zawieranie umów w sprawie pozyskiwania i realizacji zleceń, utrzymywania ich oraz prowadzenia spraw administracyjnych (finansowych). Ocena przydatności do określonej funkcji lub zlecenia, określanie dostępności oraz kontaktowanie lub przedstawianie jednemu bądź kilku (potencjalnym) zleceniodawcom i/lub znajomym. Pośredniczenie w znalezieniu pracy, oferowanie doradztwa w zakresie kariery i/lub życia zawodowego i/lub pozostałych usług (związanych z pracą), w tym między innymi szkolenia, wyznaczanie do pracy u zleceniodawców, wykonywanie prac u zleceniodawców oraz zajmowanie się zleceniami. Zawieranie umów z Państwem, naszymi zleceniodawcami i/lub znajomymi oraz realizowanie ich i wywiązywanie się z nich. Informowanie o świadczonych przez nas usługach oraz naszej pozostałej działalności, aby lepiej dostosować je do Państwa życzeń i kwalifikacji (np. przesyłanie powiadomień o wakatach). Do celów zarządzania i generowania informacji oraz raportów o zarządzaniu, wykonywania analiz rynkowych, kontroli (wewnętrznych i zewnętrznych), audytów oraz kontroli księgowych, a także zwiększanie i zarządzanie naszą jakości oraz bezpieczeństwem zakładowym. Zapewnienie Państwu dostępu z własnego konta do możliwości korzystania z naszego prywatnego portalu internetowego. Przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa oraz regulaminów i/lub składanie wniosków o dotacje i zmniejszenie składek), np. identyfikacja lub przekazywanie podatków i składek na ubezpieczenie społeczne. Wywiązywanie się z ustawowych zobowiązań reintegracji oraz wykonanie zlecenia rządowego z celem pomocy w uzyskaniu pracy osobom nieznajdującym się na rynku pracy. Przesyłanie osobistych wiadomości oraz oferta specjalnych, dostosowanych do zainteresowań osobistych, na bazie przekazanych nam informacji oraz informacji, które zostały zgromadzone przez pliki cookie bądź podobne techniki na temat korzystania ze stron internetowych/mediów społecznościowych/blogów firmy My Flexwork. Usprawnienie naszych produktów i usług (m.in przez naszą stronę internetową oraz prywatny portal internetowy) lub rozwiązywanie problemów (technicznych) podczas korzystania ze strony internetowej lub naszych usług. Strona 2 z 6
Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie do wymienionych celów. Jeżeli wykorzystujemy Państwa dane do celów innych (blisko związanych), poinformujemy o tym szczegółowo zgodnie z przepisami prawa i podejmiemy odpowiednie działania. Jakie dane osobowe przetwarzamy? Podczas rejestracji: nazwisko, adres, miejsce zamieszkania, adres e-mail i inne dane kontaktowe informacje o urodzeniu, wiek, płeć curriculum vitae (CV), informacje o wykształceniu, praktykach i doświadczeniu zawodowym informacje o szkoleniach oraz kształceniu i/lub testach podejmowanych lub wykonanych samodzielnie bądź za naszym pośrednictwem informacje o dostępności i urlopie inne informacje, które są (mogą być) ważne w ramach oceny przydatności, na przykład referencje i świadectwa, zdjęcie oraz film (przedstawienie) na zasadzie dobrowolności. W momencie kiedy Państwo będą u nas pracować/pracują/pracowali: narodowość, numer BSN, dowód tożsamości, pozwolenie na pracę pozostałe informacje związane z rejestracją personelu, wynagrodzenia oraz nieobecności Jak My Flexwork postępuje z danymi osobowymi? Ostrożnie, bezpiecznie i z zaufaniem. W taki sposób postępujemy z danymi osobowymi. W tym celu firma My Flexwork opracowała dokument programowy. Nadzór nad przetwarzaniem danych osobowych Zasady ochrony danych osobowych są określone w ogólnym rozporządzeniu w sprawie ochrony danych. Inspekcja danych osobowych (AP) nadzoruje jego przestrzeganie. Jeżeli Państwa zdaniem przepisy niniejszej polityki prywatności nie są przez nas przestrzegane lub są przestrzegane niedostatecznie, macie Państwo prawo do złożenia reklamacji w AP. Dane kontaktowe firmy AP: Bezuidenhoutseweg 30 2594 AV Haga 0900-2001201 Bezpieczeństwo Aby chronić prywatność i poufność danych, My Flexwork stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne. Wprowadzamy środki bezpieczeństwa, aby zapobiec nadużyciom i nieuprawnionemu dostępowi do danych osobowych. Są to na przykład stosowanie zarządzania dostępem, zapory i zabezpieczone serwery oraz szyfrowanie niektórych typów informacji, np. finansowych i innych danych wrażliwych. Oprócz zabezpieczania systemów nie chcemy, aby w My Flexwork każdy miał dostęp do wszystkich informacji. Nasze systemy są skonfigurowane tak, że pracownicy widzą tylko informacje, do których są uprawnieni. Zgłaszanie zdarzeń Jeżeli nieoczekiwanie okaże się, że ochrona danych osobowych nie jest prawidłowa lub przypuszczamy, że tak się dzieje, zgłosimy to do AP. Jeżeli naruszenie danych osobowych może mieć dla Państwa niekorzystne lub nieodpowiednie skutki, to jak najszybciej o tym powiadomimy. Strona 3 z 6
Poufność Zakładamy, że Państwa dane mają zawsze charakter poufny. Dlatego każdy pracownik My Flexwork jest zobowiązany do zachowania poufności. Dotyczy to również stron trzecich, które zostały wynajęte lub wyznaczone w inny sposób przez My Flexwork do wykonania prac. Osoby, którym powierzono wykonanie prac technicznych przy naszych systemach, są również zobowiązane do zachowania tajemnicy. Każda osoba, która ma dostęp do danych osobowych, ma obowiązek zachowania tajemnicy. Jak długo przechowujemy dane osobowe? My Flexwork przechowuje dane nie dłużej niż jest to konieczne do celów, dla których dane są przetwarzane i na ile zezwalają przepisy prawa. Długość przechowywania określonych danych zależy od rodzaju tych danych do celów, dla jakich są przetwarzane. Okres przechowywanie może być więc różny w zależności od celu i jest ustalony ustawowo. Przekazywanie stronom trzecim Danych osobowych nie przekazujemy stronom trzecim, chyba że jest to konieczne ze względu na realizację umowy, zobowiązania ustawowe lub jeżeli udzielili Państwo na to zgody. Firma My Flexwork może być również zobowiązana do przekazywania danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub regulacji, na podstawie wyroku upoważnionego sądu lub w razie wyłudzeń bądź nadużyć. W takich sytuacjach My Flexwork współpracuje. Przekazywanie danych do krajów poza Unią Europejską My Flexwork nie przekazuje danych firmom lub podmiotom z krajów spoza Unii Europejskiej, chyba że zawarta została standardowa umowa lub jeżeli podpisali Państwo oświadczenie z wyrażeniem zgody na przekazanie. Kontakt osobisty z My Flexwork Wiele kontaktów z My Flexwork odbywa się telefonicznie, przez formularze, e-maile lub media społecznościowe. Przekazywane w ten sposób dane osobowe dokumentujemy w zakresie koniecznym do świadczenia naszych usług. Kontakt na różne sposoby Coraz częściej klienci kontaktują się z My Flexwork przez e-mail, media społecznościowe (Facebook lub Twitter) lub przez stronę internetową. Wykorzystywane są również sms-y i czaty. Oczywiście wiele informacji jest wymienianych w pismach i formularzach. Inicjatywa kontaktu może wychodzić również od My Flexwork. Przekazywane wtedy dane osobowe mogą być przetwarzane przez My Flexwork. Na przykład w celu udzielenia odpowiedzi na pytania, złożenia oferty lub poprawienia jakości naszych usług. Wizyta w My Flexwork, Morsestraat 16, Berkel en Rodenrijs Wizyta jest dokumentowana na zdjęciach wideo. Na zewnątrz budynku biurowego oraz w holu rejestrowany jest obraz wideo, aby w razie sytuacji niebezpiecznych wiedzieć, kto znajduje się w budynku lub zapewnić, że osoby nieuprawnione nie mają dostępu do biura. Nagrania wideo są oglądane tylko po sytuacjach niebezpiecznych i są przechowywane maksymalnie przez 4 tygodnie. Wizyta na stronie internetowej My Flexwork Po wejściu na naszą stronę internetową rejestrujemy adres IP, dane wizyty oraz pliki cookie. Patrz nasze oświadczenie w sprawie plików cookie. Strona 4 z 6
Co robimy z adresem IP? Każda osoba korzystająca z Internetu ma adres IP. Również w przypadku korzystania z Internetu przez telefon komórkowy. Bez adresu IP nie można korzystać z Internetu. My Flexwork rejestruje adres IP, aby chronić użytkowników przed oszustwami internetowymi. Jakie są Państwa prawa? Jeżeli My Flexwork przetwarza dane osobowe, mają Państwo określona prawa zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem. Prawa zostały objaśnione poniżej. Informujemy o przetwarzaniu danych My Flexwork w zakresie przetwarzania danych przekazuje Państwu informacje o naszej tożsamości, celach i sposobach przetwarzania danych, o stosowanych zasadach, o Państwa prawach oraz o sposobie wpływania. Te informacje mogą nie być przekazywane, jeżeli już Państwo wiedzą o przetwarzaniu danych lub jeżeli nie ma możliwości przekazania informacji lub wiąże się to dla nas z nieproporcjonalnym nakładem. Wgląd w dane Są Państwo zarejestrowani w My Flexwork i chcą sprawdzić, jakie dane osobowe znamy? Można skorzystać z prawa dostępu. Prosimy o konkretne podanie, jakie dane osobowe chcecie Państwo otrzymać. Prawo do sprostowania danych Mają Państwo prawo do sprostowania, jeżeli dane są niepoprawne lub niepełne. Ponadto mają Państwo prawo do sprostowania danych, jeżeli nie są one właściwe do celu, dla których je przetwarzamy lub jeżeli dane są przetwarzane przez nas niezgodnie z przepisami prawa. Poinformujemy strony trzecie, które otrzymały od nas dane o ewentualnym sprostowaniu, chyba że jest to niemożliwe lub wymaga od nas nieproporcjonalnych nakładów. Prawo do usunięcia danych Ponadto mają Państwo prawo do usuwania określonych informacji. Na przykład jeżeli dane nie są dłużej potrzebne do celów, dla których je otrzymaliśmy, składają Państwo zażalenie na przetwarzanie lub jeżeli dane są przez nas przetwarzane niezgodnie z prawem. Nie zawsze możemy usunąć wszystkie wnioskowane dane, ponieważ jesteśmy (możemy być) zobowiązani do przechowywania określonych danych. Jest to na przykład numer BSN lub kopia dowodu tożsamości aktualnych lub byłych naszych pracowników. Prawo do ograniczenia przetwarzania Mają Państwo prawo do ograniczenia przetwarzania swoich danych. Prawo do ograniczenia stanowi, że nie wolno nam przetwarzać lub zmieniać (tymczasowo) danych osobowych. Dotyczy to sytuacji, kiedy podają Państwo w wątpliwość prawidłowość danych, jeżeli Państwa zdaniem dane osobowe nie są dłużej potrzebne do celów lub jeżeli Państwa zdaniem dane osobowe są przetwarzane przez My Flexwork niezgodnie z prawem. Prawo do sprzeciwu Wobec przetwarzania danych osobowych przez My Flexwork można wnieść sprzeciw, jeżeli dane osobowe są przetwarzane do celów innych niż konieczne do realizacji umowy bądź wywiązania się ze zobowiązań prawnych. Na przykład jeżeli nie chcą Państwo, abyśmy wykorzystywali dane osobowe do przedstawiania spersonalizowanych ofert. Strona 5 z 6
Prawo do przekazywania danych Jeżeli sami przekazali Państwo nam swoje dane osobowe, to w niektórych przypadkach mają Państwo prawo do przekazywania danych. Oznacza to, że na Państwa wniosek przekażemy dane w sposób strukturalny, powszechnie stosowany oraz umożliwiający odczyt maszynowy. Kto może korzystać z praw? Aby skorzystać ze swoich praw, można w każdej chwili skontaktować się z nami, korzystając z poniższych danych osobowych lub przesyłając nam pismo zawierające nazwisko, adres i numer telefonu. Na wniosek odpowiadamy w ciągu miesiąca. Prosimy o wylegitymowanie się ważnym dowodem tożsamości. W ten sposób możemy sprawdzić, czy przekazujemy dane osobowe właściwej osobie. Niewłaściwe wnioski o przekazanie informacji mogą być przez nas odrzucane. Niewłaściwe wnioski w sprawie informacji to na przykład te, które są składane częściej niż przeciętnie i częściej niż jest to koniecznie. Ustawianie informacji o ruchu użytkowników W poniższym linku można wprowadzić ustawienia blokujące wykorzystywanie przez My Flexwork informacji o ruchu użytkowników w celu gromadzenia ogólnych danych o wizycie. Informacje o tej polityce prywatności My Flexwork może modyfikować niniejszą politykę prywatności. Ostatnia zmiana nastąpiła 28 maja 2018 r. Najnowsza wersja znajduje się zawsze na stronie www.myflexwork.com. Mają Państwo pytania lub uwagi dotyczące naszej polityki prywatności? Można się z nami kontaktować pod adresem: My Flexwork T.a.v. AVG Taskteam Morsestraat 16 2652 XG Berkel en Rodenrijs GDPR@myflexwork.com Strona 6 z 6