K-S-1.431.2.1.2015. IL Protokół kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Środowiskowym Domu Samopomocy dla osób z zaburzeniami psychicznymi w Klępczewie Jednostka kontrolowana: Środowiskowy Dom Samopomocy Razem Łatwiej Klępczewo 8 78-312 Lekowo Podmiot prowadzący: Gmina Świdwin Kontrolujący: Iwona Lorenc - starszy inspektor wojewódzki, kierująca kontrolą, Małgorzata Lewińska - starszy inspektor wojewódzki, na podstawie upoważnienia Nr 5/2015 z dnia 03 marca 2015r. (akta kontroli str. 1-14) Data rozpoczęcia i zakończenia kontroli: kontrolę przeprowadzono w dniach 26 27 marca 2015 r. Przedmiot i okres kontroli: organizacja i funkcjonowanie środowiskowego domu samopomocy w okresie od 1 stycznia 2014 r. do dnia kontroli. Ustalenia zawarte w protokole oparto o informacje udzielone przez Kierownika Środowiskowego Domu Samopomocy w Klępczewie Panią Sylwię Żmuda Kowalczyk oraz skontrolowaną dokumentację i oględziny jednostki. Prowadzenie i rozwój infrastruktury środowiskowych domów samopomocy dla osób z zaburzeniami psychicznymi należy do zadań z zakresu administracji rządowej zleconych gminie (art.18 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2015 r., poz.163). Zgodnie z art. 22 pkt 1 przywołanej ustawy ustalanie sposobu wykonywania zadań z zakresu administracji rządowej realizowanych przez jednostki samorządu terytorialnego jest zadaniem wojewody. Sposób funkcjonowania środowiskowych domów samopomocy, kwalifikacje osób świadczących usługi oraz standardy usług świadczonych przez domy określa rozporządzenie Ministra pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy (Dz. U. Nr 238, poz.1586 z późn. zm.), które weszło w życie 1 stycznia 2011 r. 1
USTALENIA OGÓLNE DOTYCZĄCE ZASAD FUNKCJONOWANIA ŚRODOWISKOWEGO DOMU SAMOPOMOCY. Środowiskowy Dom Samopomocy w Klępczewie Razem Łatwiej został powołany Uchwałą Nr XXXI/259/2013 Rady Gminy Świdwin z dnia 31 października 2013 r. w sprawie utworzenia gminnej jednostki organizacyjnej. Rozpoczął działalność w grudniu 2013 r., jako samodzielna jednostka organizacyjna Gminy Świdwin, działająca w formie jednostki budżetowej. Na podstawie ww. Uchwały jednostce przekazano mienie określone w załączniku nr 1 do Uchwały oraz nadano Statut. (akta kontroli str.15-19) Środowiskowy Dom Samopomocy w Klępczewie funkcjonuje w oparciu o następujące dokumenty: Statut nadany ww. Uchwałą Nr XXXI/259/2013 Rady Gminy Świdwin, Regulamin Organizacyjny wprowadzony Zarządzeniem Nr 5/2014 Kierownika Środowiskowego Domu Samopomocy w Klępczewie z dnia 17 lutego 2014 r. Regulamin został zatwierdzony Zarządzeniem Nr WG 17/2014 z dnia 17 lutego 2014 r. Wójta Gminy Świdwin w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Środowiskowego Domu Samopomocy Razem Łatwiej w Klępczewie i pozytywnie zaopiniowany przez Dyrektora Wydziału Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego (pismo z 30.01.2013 r. znak: S-1.9421.2.18.2014.EG). (akta kontroli str.20-31 ) Zgodnie z 4 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy funkcjonowanie Domu określają również: program działalności sporządzony odrębnie dla każdego typu Domu, plany pracy na dany rok. Program Działalności oraz Plany Pracy na 2014 r. i 2015 r. zostały przekazane i w następstwie zaopiniowane przez wojewodę zachodniopomorskiego oraz zatwierdzone Zarządzeniem Wójta Gminy Świdwin. Do stosowania zostały wprowadzone wewnętrznymi Zarządzeniami kierownika jednostki. (akta kontroli str.32-64 ) Kontrolujący zapoznali się ze sprawozdaniem za 2014 r., które zostało przekazane do Wydziału Spraw Społecznych ZUW oraz do Wójta Gminy Świdwin pismami z dnia 09.02.2015 tj. w terminie zgodnym ze wskazanym w 25 ust.3 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy. (akta kontroli str. 65-73 ) TYP DOMU, LICZBA MIEJSC I FREKWENCJA Na podstawie zatwierdzonego przez wojewodę programu działalności Środowiskowy Dom Samopomocy Razem Łatwiej w Klępczewie został określony jako Dom typu A, B i C. Z dokumentu Zestawienie uczestników Środowiskowego Domu Samopomocy w Klępczewie wynika że jako uczestnicy Domu typu A zostało zakwalifikowanych 6 osób, typu B i C po 7 osób. 2
Nikt z uczestników nie jest całkowicie lub częściowo ubezwłasnowolniony. Sześć osób nie jest w pełni sprawna ruchowo. Osoby te nie korzystają ze sprzętu ortopedycznego. Nikt nie ponosi odpłatności za uczestnictwo (akta kontroli str.74-76 ) Dom dysponuje 30 miejscami przeznaczonymi dla mieszkańców Gminy Świdwin. Na podstawie ewidencji uczestników stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą przyjęto do ŚDS 37 osób. Dom opuściło 17 osób. Na podstawie list obecności ustalono stan uczestników w poszczególnych miesiącach tego okresu, który wynosił: 2014 r. w styczniu i lutym - 15 osób z których 5 nie uczestniczyło cały miesiąc w zajęciach oraz 2 klubowiczów, w marcu 14 osób (1 osoba przyjęta 31 marca), w kwietniu 15 osób (1 osoba przyjęta 30 kwietnia), w maju 15 osób, w czerwcu 16 osób z których 2 osoby nie uczestniczyły cały miesiąc w zajęciach, w lipcu 15 osób, w sierpniu 15 osób z których 1 osoba nie uczestniczyła cały miesiąc w zajęciach, we wrześniu 16 osób, w październiku i w listopadzie 15 osób, w grudniu 24 osoby z których 1 osoba nie uczestniczyła cały miesiąc w zajęciach. 2015 r. w styczniu 24 osoby z których 1 osoba nie uczestniczyła cały miesiąc w zajęciach, w lutym 25 osób z których 5 osób nie uczestniczyło cały miesiąc w zajęciach. Aktualnie na liście obecności znajdują się nazwiska 20 osób skierowanych przez GOPS w Świdwinie oraz 2 klubowiczów. Frekwencja w wybranych miesiącach 2014 r. na zajęciach, obliczona na podstawie liczby uczestników na liście obecności wynosiła: w maju 2014 r. (15 uczestników) - 71,33 % we wrześniu 2014 r. (16 uczestników) - 67,61%, w lutym 2015 r. (25 uczestników) - 56,80 %. W dniu kontroli w zajęciach uczestniczyło 8 osób. Wobec powyższego stwierdzono brak pełnego wykorzystania miejsc w okresie kontrolowanym. (akta kontroli str. 77-79 ) Jako załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego wprowadzono Regulamin Frekwencji z którego m.in. wynika, że nie zgłoszone wcześniej nieobecności uczestnika na zajęciach są weryfikowane przez kierownika ŚDS oraz zgłaszane do GOPS celem oceny uzasadnienia nieobecności. W związku z istniejącą sytuacją kierownik jednostki złożyła pisemne wyjaśnienie w którym jako przyczynę niskiej frekwencji podaje niski poziom wiedzy mieszkańców( ) na temat działania tego typu Ośrodków wsparcia, ponieważ do czasu powstania ŚDS w Klępczewie miało miejsce niewiele działań skierowanych do osób niepełnosprawnych. Ponadto wyjaśnia, że pracownicy socjalni w początkowym okresie razem z psychologiem odwiedzali środowiska osób skierowanych do ŚDS celem zmotywowania ich do aktywnego uczestnictwa( ).Obecnie nadal ( ) kontynuują działania w celu nakłonienia tych osób ( ) do przyjazdu do ŚDS, aby ( )poznać zasady działania Domu i formy podejmowanej 3
przez Dom aktywności. W dalszej części wyjaśnienia pisze, że Gmina wystąpi z propozycją zawarcia porozumienia z Gminą Brzeżno.. (akta kontroli str. 80) Środowiskowy Dom Samopomocy w Klępczewie działa od poniedziałku do piątku w godzinach 7.15 15.15. Zarządzeniem Nr 9/2014 Kierownika Środowiskowego Dom Samopomocy w Klępczewie z dnia 2 kwietnia 2014 r. wprowadzono Regulamin Uczestnika określający jego prawa i obowiązki. Uczestnicy potwierdzają podpisem fakt zapoznania się z Regulaminem. (akta kontroli str.81-85) ŚDS nie funkcjonował z powodu przerwy wakacyjnej w okresie 21.07. - 01.08.2014 r. oraz w dniu 24.12.2014 r. tj.11 dni roboczych w roku kalendarzowym, co jest zgodne z 6 ust.3 cyt. rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy. O przerwie w funkcjonowaniu Domu został pisemnie poinformowany Wydział Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz Wójt Gminy Świdwin (pismo z dnia 25 czerwca 2014 r.). (akta kontroli str.86) Na podstawie ramowego planu zajęć ustalono, że przykładowy dzienny rozkład zajęć przedstawia się następująco: 7.15-8.30 - przygotowanie do zajęć, przyjazd uczestników, 8.30-9.00 - trening umiejętności społecznych, spotkanie przy kawie, omawianie bieżących spraw z uczestnikami, 9.00-10.30 - terapia zajęciowa w pracowniach, w dniach wtorek piątek masaż relaksacyjny lub zajęcia logopedyczne, środa konsultacje psychologiczne, 10.30-11.00 - posiłek (drugie śniadanie), 11.00-14.30 - trening umiejętności spędzania czasu wolnego, zajęcia świetlicowe, rekreacyjno sportowe itp. 14.30-15.15 - wyjazd uczestników. Na tej podstawie stwierdzono, że kontrolowana jednostka spełnia wymogi określone w 6 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy, zgodnie z którymi dom powinien zapewniać co najmniej 6 godzin zajęć z uczestnikami. (akta kontroli str. 87-88 ) POMIESZCZENIA I WYPOSAŻENIE Środowiskowy Dom Samopomocy w Klępczewie mieści się w jednokondygnacyjnym, podpiwniczonym budynku po dawnej szkole. Wokół budynku na powierzchni 0,32 ha znajduje się teren rekreacyjno sportowy porośnięty trawą, na którym zasadzono krzewy i wydzielono rabaty dla roślin ozdobnych. Teren jest wykorzystywany do rekreacji uczestników, w tym celu ustawiane są meble ogrodowe. W okresie wiosenno - letnim odbywają się tam pikniki. Z tyłu budynku znajduje się boisko sportowe. Ponadto do Domu przylegają zurbanizowane tereny niezabudowane o pow. 0,81 ha. Ogrodzenie wokół Domu jest zdemontowane, brak jest zamykanej bramy wjazdowej. W związku z brakiem zabezpieczenia teren wykorzystywany jest w godzinach wieczornych przez mieszkańców wsi jako teren spacerowy oraz do libacji alkoholowych. Na teren mają również nieograniczony dostęp dzikie zwierzęta, co również wiąże się z niebezpieczeństwem dla uczestników. 4
Powoduje to, że otoczenie nie w pełni zapewnia spokój i bezpieczeństwo uczestnikom zajęć. Teren jest monitorowany. Kierownik Domu wystąpiła z pismem do Wójta Gminy Świdwin oraz do Wydziału Spraw Społecznych ZUW w sprawie pozyskania środków na zabezpieczenie i zamknięcie terenu. (akta kontroli str.89) Na podstawie oględzin budynku stwierdzono, że jednostka jest pozbawiona barier architektonicznych. Budynek posiada 5 podjazdów dla wózków inwalidzkich tj. 3 przy drzwiach wejściowych i 2 wewnątrz na holu. Z oględzin pomieszczeń wynika, że szerokość holu, szerokość otworów drzwiowych i brak progów przy wejściach do pomieszczeń umożliwia poruszanie się po Domu osobom na wózkach inwalidzkich. Podłogi wyłożone są nawierzchnią antypoślizgową. Budynek podzielony jest na 2 strefy: Strefa Uczestnika i Strefa Klubowicza. Dom zawarł w dniu 30.10.2014 r. umowę użyczenia z Gminą Świdwin i przekazał na potrzeby świetlicy wiejskiej 3 pomieszczenia Strefy Klubowicza w zamian za nieodpłatny transport uczestników na zajęcia i z zajęć. Na powierzchni 694,86 m², w tym 150,00 m² Strefy Klubowicza znajdują się następujące pomieszczenia: duży hol na którym zamontowano zamykane szafy przeznaczone do przechowywania odzieży wierzchniej uczestników, pracownia kulinarna, jadalnia pełniąca również funkcję pracowni ogólnej, 2 pracownie ogólne, w tym 1 w strefie klubowicza, pracownia polisensoryczna, pracownia do zajęć plastycznych i technicznych, 2 pracownie komputerowe, w tym 1 w strefie klubowicza, pracownia rehabilitacyjna, pracownia do treningu samoobsługi i zaradności życiowej, pokój do indywidualnego poradnictwa, pełniący funkcję pokoju wyciszeń, pracownia higieny, pracownia aktywizacji (w strefie klubowicza), 2 łazienki z natryskiem, w tym jeden tzw. najazdowy, 2 toalety dla osób niepełnosprawnych, 2 toalety damskie, 2 toalety męskie, 1 toaleta dla personelu, 3 pomieszczenia biurowe (pokój kierownika, pokój pracowników, archiwum), pomieszczenia gospodarcze (magazynki na sprzęt oraz przedmioty do treningów). Powierzchnia użytkowa przypadająca na jednego uczestnika wynosi 23,16 m², (18, 16 m² bez pomieszczeń Strefy Klubowicza), a zatem placówka spełnia warunek określony w 18 pkt 2 rozporządzenia, zgodnie z którym powierzchnia użytkowa przypadająca na 1 uczestnika powinna wynosić nie mniej niż 8 m². (akta kontroli str.90-93) Jednostka posiada odpowiedni sprzęt do realizacji zadań wspierająco rehabilitacyjnych m.in. pralkę automatyczną, żelazko, 3 kuchenki: indukcyjną, gazowo - elektryczną i mikrofalową, 2 lodówki, zamrażarkę, robot kuchenny, sprzęt do zajęć sportowych, sprzęt rehabilitacyjny (m.in. rower stacjonarny, bieżnię, rotory do kończyn 5
górnych i dolnych, stepper), 5 stanowisk z dostępem do Internetu, urządzenie wielofunkcyjne, aparat fotograficzny, kamerę, sprzęt muzyczny, nagłaśniający, RTV, sprzęt do prac ogrodowych, do majsterkowania, do treningu samoobsługi i higieny osobistej oraz materiały plastyczne. Ponadto pracownię polisensoryczną wyposażono m.in. w kolumnę wodną, łóżko wodne, wyspę światłowodową, drabinę ledową, niebo gwiaździste i panele sensoryczne. STRUKTURA ZATRUDNIENIA W Środowiskowym Domu Samopomocy na podstawie umowy o pracę zatrudnione są 4 osoby w wymiarze pełnego etatu oraz 3 osoby na podstawie umowy cywilnoprawnej (psycholog, lekarz psychiatra i księgowa) i 1 osoba w ramach Porozumienia o wykonywanie świadczeń wolontarystycznych (sprzątaczka). Kierownik Domu posiada wymagane na tym stanowisku w 9 ust.1 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy kwalifikacje oraz staż pracy na stanowisku, na którym miała bezpośredni kontakt z osobami z zaburzeniami psychicznymi. Zespół wspierająco - aktywizujący został powołany Zarządzeniem Nr 12/2013 kierownika ŚDS z dnia 27 grudnia 2013 r. w jego skład wchodziły 3 osoby: kierownik jednostki oraz psychiatra i psycholog. Obecnie obowiązuje Zarządzenie Nr 3/2015 z dnia 04 lutego 2015 i Zespół tworzą: kierownik jednostki, 2 terapeutów, młodszy opiekun oraz psycholog i lekarz psychiatra. (akta kontroli str.94-95) Aktualnie obowiązują n.w. umowy cywilnoprawne: umowa z psychologiem zawarta na okres od 07.01-31.12.2015 r. w której ustalono normę czasu pracy 12 godzin miesięcznie co odpowiada wymiarowi 0,07 etatu (w okresie kontrolowanym poprzednie umowy zawarto na okres 01.12.2013 r. - 30.06.2014r. i 01.07. - 31.12.2014 r.) umowa z lekarzem psychiatrą zawarta na okres 01.01-31.12.2015 r. w której ustalono normę czasu pracy 5 godzin miesięcznie co odpowiada wymiarowi 0,03 etatu. (w okresie kontrolowanym poprzednią umowę zawarto na okres 13.02. - 31.12.2014r.) Dodatkowo w okresie od 06.03. do 30.06.2014 r. obowiązywała umowa z instruktorem rekreacji ruchowej na świadczenie usług fitness w wymiarze 3 godzin miesięcznie. Zatrudnienie zespołu wspierająco - aktywizującego wynosi zatem 4,1 etatu. Zgodnie z 12 ust.1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy minimalne zatrudnienie w zespole Środowiskowego Domu Samopomocy w Klępczewie powinno wynosić 3,66 etatu (na 6 osób zakwalifikowanych jako uczestnik typu A - 0,86 etatu, na 24 osoby zakwalifikowane jako uczestnicy typu B i C - 2,80 etatu). W związku z powyższym stan zatrudnienia w kontrolowanej jednostce spełnia wymogi standardu określonego w cyt. rozporządzeniu. Wymagania kwalifikacyjne pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej w tym m.in. w środowiskowych domach samopomocy określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1786). Analiza akt osobowych wszystkich pracowników zespołu wspierająco - aktywizującego wykazała, że osoby te spełniają wymogi formalne związane z przygotowaniem zawodowym na pełnionych stanowiskach. Stwierdzono natomiast że na dzień kontroli staż pracy osoby wymienionej w poz. 3 załącznika do protokołu Wykaz pracowników Środowiskowego Domu Samopomocy 6
w Klępczewie (wg stanu na dzień kontroli) wynosił 3 miesiące. Jest to niezgodne z 11 ust.1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy w myśl którego pracownicy są obowiązani posiadać co najmniej półroczne doświadczenie zawodowe polegające na realizacji usług dla osób z zaburzeniami psychicznymi. Osoba ta w okresie 23.01. 31.12.2014 r. świadczyła w ŚDS usługi w ramach Porozumienia o wykonywaniu świadczeń wolontarystycznych. (akta kontroli str. 96-101) W myśl 23 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy, kierownik domu lub upoważniony przez niego pracownik organizuje, co najmniej raz na 6 miesięcy zajęcia i szkolenie dla pracowników w zakresie tematycznym związanym z funkcjonowaniem domu. W 2014 r. pracownicy ŚDS uczestniczyli w 1 szkoleniu zewnętrznym dla pracowników ŚDS w zakresie metod i technik pracy z podopiecznymi. Udział w ww. szkoleniu został udokumentowany certyfikatem ukończenia szkolenia, który znajduje się w aktach osobowych pracowników. Ponadto kierownik ŚDS przeprowadziła 2 szkolenia wewnętrzne nt. Podniesienia kompetencji zawodowych w pracy na rzecz osób z zaburzeniami psychicznymi i Seksualności osób niepełnosprawnych oraz dodatkowo dotyczące ochrony danych osobowych. Po przeanalizowaniu tematów i terminów szkoleń stwierdzono, że pracownicy zespołu brali udział w szkoleniach o tematyce zgodnej z ww. przepisem. (akta kontroli str. 102-103) ŚWIADCZONE USŁUGI Środowiskowy Dom Samopomocy w Klępczewie jest dziennym ośrodkiem wsparcia dla osób dorosłych z zaburzeniami psychicznymi, mającymi trudności w samodzielnej egzystencji i funkcjonowaniu społecznym. Do podstawowego zakresu działania Domu należą: rehabilitacja społeczna, a w szczególności podtrzymywanie i wspieranie w dążeniu do samodzielności i zaradności życiowej oraz budowanie umiejętności społecznych i interpersonalnych, wsparcie w zakresie zapewnienia psychiatrycznej opieki zdrowotnej poprzez stałą współpracę z lekarzem psychiatrą oraz psychoedukację, podtrzymywanie i wzmacnianie więzi rodzinnych i środowiskowych, integracja uczestników Domu ze środowiskiem poprzez mobilizowanie do aktywności poprzez organizację i udział w imprezach integracyjnych, spotkaniach, wyjazdach turystycznych oraz promocję ich twórczości, organizowanie i rozwijanie różnych form i metod pracy terapeutycznej oraz socjalnej w celu osiągnięcia optymalnych efektów pracy. Działania Domu obejmują: terapię zajęciową, treningi umiejętności życiowych i społecznych, terapię indywidualną i grupową, zwiększenie aktywności społecznej uczestników. Na podstawie rocznych planów pracy na rok 2014 i 2015 oraz dzienników pracy zespołu wspierająco - aktywizującego stwierdzono, że kontrolowana jednostka realizuje następujące działania wspierająco - aktywizujące: 1. W obszarze rehabilitacji społecznej: 7
a) trening umiejętności społecznych i interpersonalnych w tym: nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów społecznych, umiejętność współpracy w grupie i komunikowania się, umiejętność rozwiązywania problemów, umiejętność załatwiania spraw urzędowych, b) trening funkcjonowania w codziennym życiu i rozwoju osobistego uczestników w tym: trening kulinarny, trening nauki higieny i dbałości o wygląd zewnętrzny i estetykę otoczenia, trening zachowań prozdrowotnych i samodzielnego przyjmowania leków, trening umiejętności praktycznych, trening budżetowy, c) trening umiejętności spędzania czasu wolnego, w tym: wyrabianie aktywności sportowej, rekreacyjnej, kulturalnej, rozwijanie zainteresowań i talentów; 2. Terapię rozrywką i kulturoterapię, 3. Terapię zajęciową, 4. Terapię ruchową, zajęcia sportowe i rekreacyjne. 5. Poradnictwo psychologiczne. Dom umożliwia mieszkańcom spożywanie gorącego posiłku zupy lub drugiego dania, a w piątki na życzenie uczestników w formie tostów lub zapiekanek. Kierownik jednostki poinformowała, że wśród uczestników nie ma osób, które spełniałyby wymogi w zakresie podjęcia zatrudnienia, w tym również w Warsztatach Terapii Zajęciowej. W Środowiskowym Domu Samopomocy w Klępczewie zajęcia terapeutyczne realizowane są w pracowniach tematycznych. Odbywają się w 2 grupach. Każda grupa ma swojego opiekuna. Uczestnictwo w poszczególnych zajęciach jest dobrowolne. Usługi psychologiczne świadczone są indywidualnie i grupowo przez psychologa zatrudnionego na umowę cywilnoprawną w wydzielonym pomieszczeniu (pokoju wyciszeń). (akta kontroli str.104-106) Dom nie dysponuje własnym środkiem transportu. Uczestnicy (16 osób) korzystają z transportu gminnego przeznaczonego do przewozu dzieci do szkół. Spośród dowożonych 2 osoby są odprowadzane przez opiekuna. Pozostałych 4 uczestników na zajęcia przychodzi samodzielnie. Kierownik ŚDS pismem z dnia 8.10.2014 r. zwrócił się do Wójta Gminy Świdwin o zabezpieczenie w rezerwie budżetowej na 2015 r. środków finansowych, jako wkładu własnego Gminy na zakup środka transportu wyłącznie do dyspozycji Domu. (akta kontroli str.107) W zakresie integracji ze środowiskiem ŚDS współpracuje ze świetlicą wiejską oraz Klubem Seniora w Klępczewie, młodzieżą z Zespołu Szkół w Lekowie oraz ŚDS w Sławoborzu, Świdwinie i w Połczynie Zdroju. Uczestnicy Domu brali udział w kiermaszach okolicznościowych i konkursach plastycznych oraz pikniku rodzinnym w ramach projektu GOPS Świdwin. We własnym zakresie organizowano wigilię oraz spotkanie wielkanocne z udziałem Wójta Gminy i członków rodzin, bal karnawałowy oraz imprezy okolicznościowe m.in.z okazji Dnia Kobiet, Walentynek itp., na które w ramach integracji zapraszano osoby ze środowiska. Uczestnicy ŚDS biorą także udział w imprezach sportowych jak w III Spartakiadzie Osób Niepełnosprawnych w Sławoborzu i w Turnieju Sołectw o Szablę Wójta. 8
W ŚDS został opracowany projekt Bierz Kije i w drogę, który został złożony i w następstwie pozytywnie oceniony przez Koszalińską Agencję Rozwoju Regionalnego. Za przyznaną dotację w wys. 5000 zł zakupiono sprzęt do nordic walking oraz gry dydaktyczne i towarzyskie dla uczestników. Imprezy dokumentowane są w formie Kroniki. Wyjazdy na imprezy odbywają się wynajmowanym środkiem transportu. (akta kontroli str.108-111) DOKUMENTACJA ZBIORCZA I INDYWIDUALNA W celu dokumentowania świadczonych usług prowadzona jest dokumentacja zbiorcza oraz indywidualna uczestników. Dokumentację zbiorczą stanowią: 1. prowadzona w układzie chronologicznym ewidencja zawierająca następujące informacje: imię i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, PESEL, adres i nr telefonu, imię i nazwisko opiekuna, adres i nr telefonu opiekuna, datę przyjęcia, okres i przyczyny ponad 2 tygodniowej nieobecności (notatki służbowe, pisma uczestników itp. znajdują się ponadto w ich aktach osobowych ), informację o stanie zdrowia. 2. Listy obecności zwierające następujące informacje: imię i nazwisko, dni miesiąca, zaznaczenie nieobecności, podpis uczestnika. W ŚDS obowiązuje Zarządzenie Kierownika nr 11/2013 z dnia 27 grudnia 2013 r. w sprawie potwierdzania obecności uczestników na zajęciach w ŚDS Razem Łatwiej w Klępczewie, z którego wynika możliwość upoważnienia pracownika do potwierdzania za uczestnika jego udziału w zajęciach na liście obecności. 18 uczestników samodzielnie potwierdza swoją obecność podpisem. Obecność pozostałych 2 osób potwierdza 2 upoważnionych do tego pracowników. (akta kontroli str. 112-113) 3. Dziennik zajęć dokumentujący pracę zespołu wspierająco aktywizującego zawierający następujące informacje: datę, ogólny plan zajęć wspierająco aktywizujących, podpis prowadzącego. Dzienniki (2) prowadzone są odrębnie przez każdego terapeutę. Sposób dokumentowania w nich zajęć jest niezgodny z zapisem 24 ust.3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy, ponieważ nie zawiera wykazu osób uczestniczących w zajęciach, tematyki zajęć, sposobu realizacji zajęć oraz ewentualnych uwag o realizacji zajęć i aktywności uczestników. Bardzo ogólnie sporządzono okresowy plan zajęć wspierająco aktywizujących w poszczególnych pracowniach np. dla pracowni kulinarnej podane jest tygodniowe menu. 9
W związku z powyższym na podstawie ww. Dzienników kontrolujący nie ustalili w jakim zakresie były prowadzone poszczególne treningi oraz frekwencji i aktywności uczestników na zajęciach. (akta kontroli str.114) Dokumentację indywidualną uczestnika stanowią: kopia decyzji przyznająca miejsce w ŚDS, zaświadczenie lekarza rodzinnego, orzeczenie o niepełnosprawności, zaświadczenie lekarza psychiatry lub neurologa, notatka, uzgodnienie terminu przyjęcia do Domu, Indywidualny Plan Postępowania Wspierająco - Aktywizującego, Karta Oceny Postępu w Rozwoju Społecznym Uczestnika, Karta Obserwacji Uczestnika, Karta Osobowej Oceny Uczestnika, Karta Oceny Osobowości Uczestnika, Karta opinii o uczestniku zajęć, Karta pracy psychologa, Opinia psychologiczna, Karta Pracy Psychiatry, Oświadczenie zgoda na przetwarzanie danych osobowych przez ŚDS, Oświadczenie zgoda na publikację wizerunku w materiałach dot. działalności ŚDS, Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego. Dodatkowo dla niektórych uczestników prowadzone są: Karta Zajęć Indywidualnych w zakresie masażu relaksacyjnego prowadzona przez młodszego opiekuna mającego stosowne uprawnienia, Karta Zajęć Logopedycznych prowadzonych przez terapeutę mającego ukończone studia podyplomowe z zakresu logopedii. Podczas czynności kontrolnych sprawdzono szczegółowo dokumentację indywidualną następujących uczestników (40%) : ( ) Na podstawie skontrolowanej dokumentacji stwierdzono zasadność skierowania ww. osób do środowiskowego domu samopomocy. Indywidualne plany wspierająco - aktywizujące dla osób uczestniczących w ŚDS sporządzane są na okres od 4,5 do 5 lat. W pierwszym okresie pobytu ocena będąca wynikiem obserwacji uczestnika dokonywana jest po okresie 3 miesięcy. W jej następstwie sporządzane są indywidualne plany, które są oceniane co 6 miesięcy. W Planach wskazuje się formy wsparcia (treningi) jakich wymaga uczestnik. W ocenie oprócz wykazywania zmian w osobowości uczestnika i jego zachowaniu, oceniany jest również jego rozwój społeczny w obszarach: samoobsługi, komunikacji, uspołecznienia i możliwości udziału w poszczególnych zajęciach. Ocena dokonywana jest w skali bardzo dobry niedostateczny. Dokumentami pomocniczymi do sporządzenia i realizacji planów są Karty pracy psychiatry i psychologa oraz opinia psychologiczna w zakresie oceny możliwości psychofizycznej uczestnika. Dokumentacja nie zawiera natomiast notatek pracowników zespołu wspierająco - aktywizującego dotyczących aktywności uczestnika, jego zachowań i motywacji do udziału w zajęciach mających zastosowanie przy opracowywaniu planu ( 24 ust.2 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy). Uczestnicy są zapoznawani z zakładanymi wobec nich działaniami, co potwierdzają podpisem. Plany oraz oceny są podpisane przez członków zespołu. Kontrolującym przedstawiono protokóły ze spotkań zespołu wspierająco - aktywizującego z których wynika, że w 2014 r. celem spotkań była wymiana obserwacji i spostrzeżeń dot. uczestników, a w następstwie okresowa ocena indywidualnych planów. 10
Skontrolowano niżej wymienione decyzje administracyjne wraz z dokumentacją: 648/03-1073/2014-1 z dnia 29.04.2014 r. 977/03-1073/2014-2 z dnia 23.07.2014 r. 282 /01-1363/2014-1 z dnia 27.02.2014 r. 618/01-1363/2014-2 z dnia 23.04.2014 r. 2194/01-1363/2014-4 z dnia 28.11.2014 r. 2290/02-141/2013-259 z dnia 14.11.2013 r. 308/02-141/2014-266 z dnia 28.02.2014 r. 1147/02-141/2014/272 z dnia 20.08.2014 r. 2291/02-3/2013-1 z dnia 14.11.2013 r. 303/02-3/2014-3 z dnia 28.02.2014 r. 1233/02-3/2014-4 z dnia 28.08.2014 r. 2181/01-1392/2014-1 z dnia 28.11.2014 r. 290/01-1392/2015-2 z dnia 27.02.2015 r. 2026/02-486/2014-57 z dnia 28.11.2014 r. 289/02-486/2015-58 z dnia 27.02.2015 r. 1103/2014-7 z dnia 28.11.2014 r. 277/02-1103/2015-9 z dnia 27.02.2015 r. 1469/03-1261/2014-18 z dnia 17.09.2014 r. 2183/03-1261/2014-21 z dnia 28.11.2014 r. Zgodnie z 7 ust.7 rozporządzenia w sprawie środowiskowych domów samopomocy osobę kieruje się do domu na czas określony niezbędny do realizacji indywidualnego planu postępowania wspierająco - aktywizującego. Stwierdzono, że jeżeli po raz pierwszy uczestnik wystąpił o skierowanie do domu kierowany jest na okres trzech miesięcy. Ustalono natomiast, że pomimo sporządzenia długoterminowych indywidualnych planów (4,5 5 lat) kierownik ŚDS w 2014 r. zwracała się do GOPS z pismem o wydanie decyzji kierujących na okres 6 miesięcy. Aktualnie obowiązujące decyzje wydawane są na okres zgodny z czasem określonym do realizacji ich indywidualnych planów. (akta kontroli str.115-129) Zgodnie z 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2010 r. w sprawie środowiskowych domów samopomocy (Dz. U. Nr 238, poz.1586 z późn. zm.) termin dostosowania domów do wymaganych standardów upływa z dniem 31 grudnia 2018 r. Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w Książce Kontroli Środowiskowego Domu Samopomocy pod pozycją 1. Przed podpisaniem protokółu kontroli, kontrolowany może zgłosić zastrzeżenie na piśmie dotyczące jego treści, w ciągu 7 dni od daty otrzymania do podpisu. Odmowa podpisania protokółu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. 11
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których egzemplarz oznaczony nr 1 pozostaje w jednostce kontrolowanej. Protokół otrzymano dnia Protokół podpisano dnia. Kierownik jednostki kontrolowanej : Kontrolujący: Protokół sporządzono w dniu 01 kwietnia 2015 r. 12