Polityka prywatności UseCrypt S.A. Wprowadzenie Ochrona danych osobowych zawsze była traktowana priorytetowo przez UseCrypt S.A. (dalej: UC ). Naszym celem było i jest promowanie oraz zapewnianie prywatności danych, w tym danych osobowych. W związku z powyższym nie tylko spełniamy postanowienia rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ( RODO ), ale również wychodzimy Państwu naprzeciw i informujemy o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i przetwarzania, a także o prawach Państwu przysługujących. Podstawowe informacje Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynność na danych osobowych. Z kolei administratorem danych osobowych jest każdy kto dokonuje przetwarzania danych osobowych. Przetwarzaniem jest np. przechowywanie, modyfikowanie, przesyłanie, udostępnianie lub ujawnianie danych osobowych. Nie ulega więc wątpliwości, że RODO podchodzi do danych osobowych bardzo szeroko i kompleksowo. UC jako administrator Państwa danych osobowych UC przetwarza dane osobowe w celu sprawnego świadczenia usług zgodnie z Państwa oczekiwaniami. W przypadku, gdy wyrażą Państwo na to oddzielną dobrowolną zgodę, UC będzie przetwarzać Państwa dane w celu przedstawiania informacji o wydarzeniach i nowościach z zakresu ochrony danych i prywatności, jak również o oferowanych przez UC towarach i usługach, w tym promocjach. UC przetwarza Państwa dane osobowe zapewniając ich bezpieczeństwo poprzez użycie odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych. UC zapewnia, że Państwa dane osobowe będą podlegały kontroli dostępu wewnątrz UC jak również przy przekazywaniu podmiotom trzecim, zgodnie z celami ich przetwarzania. 1
Pełne dane UC: UseCrypt S.A. z siedzibą w Warszawie, ulica Twarda 18, 00 105 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy XII Wydział Gospodarczy pod numerem 0000577049, NIP: kapitał zakładowy 229.400,00 zł (opłacony w całości), NIP: 5272745461. Obowiązywanie polityki prywatności Dokument ma zastosowanie w sytuacjach, gdy UC jest administratorem danych osobowych to jest przetwarza dane osobowe pozyskane od osób fizycznych, w tym od użytkowników oferowanych przez niego usług. Polityka prywatności obejmuje sytuacje, w których UC przetwarza dane osobowe pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą lub dane osobowe pozyskane poprzez powierzenie. W przypadku zawarcia odrębnego porozumienia pomiędzy UC a osobą fizyczną lub powierzającym jej dane (umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych), postanowienia zawarte w tym porozumieniu mają pierwszeństwo przed postanowieniami polityki prywatności. UC zapewnia realizację obowiązków informacyjnych odpowiednio zgodnie z art. 13 i art. 14 RODO. Cele i podstawy przetwarzania UC przetwarza dane w celu dostawy Państwu usług na najwyższym poziomie, przy minimalnym zakresie przetwarzanych danych osobowych. W celu świadczenia usługi UseCrypt Safe i wsparcia w korzystaniu z niej przetwarzamy następujące dane, które mogą zostać uznane za dane osobowe: imię (imiona) i nazwisko (nazwiska), adresy e mail i numery telefonów użytkowników usługi UseCrypt Safe. Dane te są przetwarzane w szczególności, w następujących celach: personalizacji (przypisania) konta użytkownika usługi UseCrypt Safe w ramach tej usługi i umożliwienia korzystania z niej zgodnie z funkcjonalnościami; weryfikacji osoby fizycznej i przypisania jej do konta w usłudze UseCrypt Safe w przypadku kontaktu tej osoby lub powierzającego w związku z potrzebą wsparcia przy korzystaniu z tej usługi. W celu świadczenia usługi UseCrypt Messenger i wsparcia w korzystaniu z niej przetwarzamy, dane które mogą zostać uznane za dane osobowe, to jest numer telefonu. Tymczasowo, z uwagi na funkcjonalności usługi UseCrypt Messenger, może 2
być przetwarzana dana, która może stanowić danę osobową to jest adres IP. Dane te są przetwarzane, w szczególności w następujących celach: personalizacji (przypisania) konta użytkownika usługi UseCrypt Messenger w ramach tej usługi i umożliwienia korzystania z niej zgodnie z funkcjonalnościami; weryfikacji tej osoby fizycznej i przypisania jej do konta w usłudze UseCrypt Messenger, w przypadku kontaktu tej osoby lub powierzającego w związku z potrzebą wsparcia przy korzystaniu z tej usługi. Dane związane ze świadczeniem usług i zapewnieniem ich funkcjonalności są przetwarzane w związku z faktem, że są niezbędne do wykonania zobowiązań UC względem Państwa. Dane te w indywidualnie uzasadnionych przypadkach mogą być przetwarzane również na podstawie prawnie uzasadnionego interesu UC. W celu dokonywania rozliczeń związanych ze świadczeniem usług UC przetwarza dane podane przez użytkowników niezbędne do wystawiania i doręczania faktur VAT ewidencjonujących te usługi. Mogą to być w szczególności: imię i nazwisko// firma, miejsce zamieszkania/ adres siedziby, numer NIP, numer rachunku bankowego/ numer karty kredytowej. Dane związane z dokonywaniem rozliczeń są przetwarzane jako niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na UC, w szczególności wynikającego z ustawy o rachunkowości. Dane te w indywidualnie uzasadnionych przypadkach mogą być przetwarzane również na podstawie prawnie uzasadnionego interesu UC. UC, w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, każdorazowo szczegółowo analizuje i równoważy interes UC oraz interes oraz potencjalny wpływ na osobę, której dane dotyczą. Analizowane są również prawa osoby fizycznej związane z przepisami o ochronie danych osobowych. W celach marketingowych na podstawie oddzielnej dobrowolnie udzielonej zgody UC będzie przetwarzać Państwa dane w celu przedstawiania informacji o wydarzeniach i nowościach z zakresu ochrony danych i prywatności, jak również o oferowanych przez UC towarach i usługach, w tym promocjach na te towary lub usługi. Dane związane z celem marketingowym są przetwarzane na podstawie wyraźnej i dobrowolnej zgody osoby fizycznej, która jej udzieliła. Zgoda ta może być w każdej chwili cofnięta. Poza danymi, o których mowa powyżej, osoby fizyczne zainteresowane współpracą z UC lub nabyciem usług, które kontaktują się z UP i podają swoje dane osobowe i kontaktowe, w celu uzyskania informacji o ofercie i świadczonych 3
usługach lub w celu zawarcia umowy, mogą podawać UC swoje dane osobowe takie jak: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e mail. Kontakt polegający na podaniu danych osobowych poprzez e mail lub telefonicznie ma formę dobrowolną. Zwracamy się z prośbą o niepodawanie w pierwszych formach kontaktu rozległych danych, w tym danych szczególnych (np. o rasie czy pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub filozoficznych, przynależności do związków zawodowych, informacje dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego, dane genetyczne, dane biometryczne, informacje o życiu seksualnym czy orientacji seksualnej oraz przeszłości kryminalnej). W przypadku nawiązania kontaktu, w zależności od jego rodzaju, UC podejmuje adekwatne działania związane z zapewnieniem zgodności przetwarzania danych osobowych z prawem. W przypadku zamiaru powierzenia przetwarzania danych osobowych, np. przez podmiot zbiorowy (spółkę, fundację, stowarzyszenie) zawierający umowę z UC, dotyczących użytkowników usługi (pracowników, członków tego podmiotu), następuje to po uprzednim zawarciu umowy powierzenia przetwarzania. Zwracamy się z prośbą o nieprzekazywanie danych przed zawarciem umowy powierzenia przetwarzania. Dane przetwarzane przez użytkowników w UseCrypt Safe UC informuje i zapewnia, że dzięki użyciu w szyfrowanej chmurze UseCrypt Safe technologii podziału klucza szyfrującego (ang. Hybrid Virtual Key Management) nie posiada dostępu do danych umieszczanych w UseCrypt Safe przez użytkowników, nie ma wiedzy czy stanowią one dane osobowe, ani nie ma możliwości ich odczytu. Dane przetwarzane przez użytkowników w UseCrypt Messenger UC informuje i zapewnia, że dzięki zastosowania technologii szyfrujących nie posiada dostępu do danych umieszczanych w UseCrypt Messenger przez użytkowników, nie ma wiedzy czy stanowią one dane osobowe, ani nie ma możliwości ich odczytu. Ochrona danych osobowych UC w ramach ochrony danych osobowych zapewnia użycie odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych. UC zapewnia stosowanie środków mających na celu weryfikację kontroli dostępu do danych osobowych. UC informuje, że dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom trzecim na podstawie umów powierzenia. UC zapewnia, że dane osobowe powierzone podmiotom trzecim będą odpowiednio chronione. UC zapewnia stosowanie środków technicznych w celu ochrony danych osobowych. 4
Zakres i czas przetwarzania danych osobowych. UC przetwarza minimalną ilość danych osobowych, niezbędną do realizacji celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. UC przetwarza dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu i wynikający z podstawy prawnej przetwarzania. Przykładowo, w przypadku zaprzestania świadczenia usług przez UC na Państwa rzecz dane związane z realizację tego celu są usuwane. UC nie ma możliwości usunięcia Państwa danych, jeżeli są one niezbędne do realizacji ustawowych obowiązków, np. prowadzenia i archiwizacji ksiąg rachunkowych. UC nigdy nie przetwarza danych osobowych przez okres dłuższy niż wynika to z podstawy prawnej ich przetwarzania. Dlatego też: w przypadku przetwarzania danych osobowych w celu wykonania umowy, okres przetwarzania trwa do momentu rozwiązania umowy; w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, okres przetwarzania trwa do momentu wycofania tej zgody przez osobę fizyczną; w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie uzasadnionego interesu administratora danych, okres przetwarzania trwa do momentu ustania ww. interesu (np. okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych) lub do momentu sprzeciwienia się osoby, której dane dotyczą, dalszemu takiemu przetwarzaniu w sytuacjach, gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje; w przypadku przetwarzania danych osobowych, gdy jest to konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa, okresy przetwarzania danych w tym celu określają te przepisy. Udostępnianie danych osobowych podmiotom trzecim. Przekazujemy dane osobowe innym podmiotom wyłącznie, gdy zezwalają nam na to przepisy prawa. W takim przypadku, w umowie powierzenia przetwarzania zawieramy postanowienia zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych na poziomie, który sami stosujemy. Odbiorcami danych osobowych, w tym na podstawie umów powierzenia, mogą być w szczególności: - podmioty prowadzące księgi rachunkowe; - doradcy oraz audytorzy, w tym biznesowi, prawni i finansowi; - podmioty świadczące usługi hostingowe; 5
- podwykonawcy; - firmy windykacyjne. W przypadku, gdy jesteśmy do tego zobligowani przepisami prawa przekazujemy dane osobowe również organom administracji publicznej, organom ścigania, sądom powszechnym i administracyjnym. Przy czym przekazywane są wyłącznie dane w niezbędnym zakresie ustalanym w oparciu o cel przekazania. Prawa osób fizycznych. UC zapewnia osobom fizycznym realizację ich praw związanych z danymi osobowymi. UC zapewnia prawo, zgodnie z przepisami RODO, do: dostępu do danych osobowych; zmiany lub uzupełnienia danych osobowych; usunięcia danych osobowych; ograniczenia przetwarzania danych osobowych; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych; Przenoszenia danych osobowych;, które przetwarza jako administrator. Prawa wykonywa się poprzez doręczenie stosownego żądania na piśmie na adres siedziby UC tj. ulica Twarda 18, 00 105 Warszawa lub w formie wiadomości e mail na adres: rodo@usecrypt.com. W związku z faktem, że wykonanie praw, o których mowa powyżej może być, zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami uzależnione od spełnienia dodatkowych przesłanek lub w określonych okolicznościach, zachęcamy do kontaktu w formie wiadomości e mail na adres: rodo@usecrypt.com w celu ustalenia najlepszego sposobu i zakresu wykonania przysługujących Państwu praw, tak aby sprawnie i kompleksowo spełnione zostały cele, które zamierzacie Państwo osiągnąć. UC zastrzega, że w przypadku, gdy wykonanie przez użytkownika prawa do usunięcia danych uniemożliwi świadczenie usługi, którą nabył odpłatnie na czas określony UC może odmówić z uwagi na ich niezbędność do celów, w których 6
zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane albo może zaprzestać świadczenia usługi z winy użytkownika, co nie będzie wpływu na obowiązek do uiszczania wynagrodzenia za usługę. Pozostajemy do Państwa dyspozycji również osobiście w siedzibie UC pod wyżej wskazanym adresem lub pod numerem telefonu +48 22 213 96 44. Zastrzegamy, że realizacja uprawnień może nastąpić po pozytywnym zweryfikowaniu tożsamości osoby ubiegającej się o dokonanie czynności, co również stanowi element ochrony Państwa interesów. Wszelkie żądania, wnioski, prośby i skargi zostaną rozpoznane i otrzymają Państwo odpowiedź bez zbędnej zwłoki. Osoby, których dane osobowe przetwarza UC, mają również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (poprzednio: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Obowiązywanie i zmiany Niniejszy dokument obowiązuje od dnia 25 maja 2018 roku. UC zapewnia regularny przegląd niniejszego dokumentu i jego zmiany, w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa i jak najsprawniejszej realizacji Państwa uprawnień. Zmiany dokumentu będą odbywały się poprzez zastępowanie dotychczasowej wersji nową wersją dokumentu na stronie www.usecrypt.com/prywatnosc. Dokument stanowi ogólny zarys zasad wprowadzonych przez UC w ramach ochrony danych osobowych. Dokument został sporządzony w celu zapewnienia transparentności przetwarzania danych przez UC. UC wszelkich dodatkowych informacji udziela przy użyciu wskazanych w dokumencie form kontaktu. Ostatnia aktualizacja niniejszego dokumentu miała miejsce dnia 24 maja 2018 roku. 7