ZAPYTANIE OFERTOWE nr 09/11/IT/2018 Szanowni Państwo, PKP Intercity S.A. zwana dalej Zamawiającym, zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty dotyczącej usługi hostingu w okresie 12 miesięcy z uwzględnieniem poniższych wymagań. ROZDZIAŁ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Postępowanie prowadzone jest na podstawie Procedury wyboru Oferentów w PKP Intercity S.A., zwanej dalej Procedurą, z której postanowieniami Oferent przed złożeniem oferty zobowiązany jest się zapoznać. Procedura dostępna jest na stronie internetowej Zamawiającego, www.intercity.pl, pod linkiem: http://www.intercity.pl/pl/site/o-nas/przetargi/procedurawyborudostawcowwpkpintercitys.a.html 2. Ilekroć w niniejszym dokumencie użyto zwrotów lub wyrazów pisanych z wielkich liter, należy je rozumieć w sposób zdefiniowany w Procedurze. 3. Niniejsze Postępowanie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 z późn. zm). 4. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia i inne dokumenty należy składać w Postępowaniu w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. Umowa zostanie sporządzona w języku polskim. 5. Zamawiający ma prawo do zamknięcia Postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny. Oferentom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu zamknięcia Postępowania. 6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmian lub odwołania warunków zawartych w niniejszym Zapytaniu ofertowym. W przypadku wprowadzenia zmian, Zamawiający przekaże informację o zmianach, wszystkim Oferentom zaproszonym do złożenia oferty. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu. 7. Warunki wyboru ofert określone niniejszym zapytaniem, nie mogą być zmienione przez Oferenta, pod rygorem odrzucenia oferty. 8. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, jest zobowiązany do uwzględnienia niniejszych warunków w umowie o wykonanie przedmiotu zamówienia, pod rygorem unieważnienia wyboru. 9. O udzielenie zamówienia Oferenci mogą się ubiegać wspólnie. Wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia Oferenci, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w Postępowaniu, albo reprezentowania w Postępowaniu i zawarcia umowy. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie wskazywać czynności, do wykonywania których, pełnomocnik jest upoważniony (zakres umocowania). 10. Do Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, stosuje się odpowiednio postanowienia dotyczące Oferenta.
ROZDZIAŁ II. SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU POSTĘPOWANIA 1. Przedmiotem zamówienia jest zawarcie umowy na usługi hostingu w okresie 12 miesięcy w PKP Intercity S.A. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, wariantowych, niezgodnych z opisem przedmiotu zamówienia. 3. Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia zostały określone w OPZ stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego. 4. Zamawiający wymaga realizacji przedmiotu zamówienia na warunkach szczegółowo określonych we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego. ROZDZIAŁ III. TERMIN WYKONANIA UMOWY Termin wykonania umowy został określony we wzorze umowy, stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego i wynosi 12 miesięcy od dnia podpisania. ROZDZIAŁ IV. WARUNKI PŁATNOŚCI 1. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zaliczki na poczet realizacji przedmiotu niniejszego Zapytania ofertowego. 2. Wynagrodzenie za wykonanie prac, będzie płatne na podstawie faktur, wystawionych na zasadach szczegółowo określonych we wzorze umowy, stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego. 3. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. ROZDZIAŁ V. WYMAGANIA FORMALNE I MERYTORYCZNE 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają poniższe warunki: a. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności i czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Oferent zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. b. dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, odpowiednim potencjałem technicznym i zawodowym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, Zamawiający uzna, że Oferent spełnia wyżej wymieniony warunek, jeżeli wykaże, że: w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wstępnych, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy w tym okresie, Oferent należycie świadczył co najmniej trzy usługi na podstawie odrębnych umów dla co najmniej dwóch różnych podmiotów gospodarczych, a przedmiotem każdej było świadczenie usługi hostingu o wartości nie niższej niż 500 000 zł netto. Oferent przedstawi dokumenty potwierdzające, że zamówienie wykonane zostało należycie (np.. referencje), które będą zawierały również informację o terminie i zakresie wskazanej usługi. Wzór Wykazu doświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do zapytania ofertowego. Jeżeli Oferent w dacie składania oferty wstępnej wykonuje zamówienie, o którym mowa w niniejszym warunku, wskazany warunek uznaje się za spełniony, jeżeli do upływu terminu składania ofert wstępnych Oferent zakończył realizację zamówienia serwisowego wartości nie mniejszej niż 500 000 zł netto. 2 / 12
c. posiadają kwalifikacje techniczne oraz kompetencje zawodowe niezbędne do wykonania zamówienia, tj.: posiada certyfikaty w zakresie bezpieczeństwa informacji ISO 27001 oraz systemu zarzadzania jakością ISO 9001 lub ISO 20000 Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Oferent przedstawi wraz z ofertą wstępną kopie posiadanych certyfikatów.. d. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej niezbędnej do wykonania zamówienia, posiada polisę OC od odpowiedzialności operacyjnej na kwotę nie niższą niż 5 000 000 zł (pięć milionów zł). Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Oferent przedstawi kopię polisy potwierdzoną za zgodność z oryginałem. e. nie podlegają wykluczeniu z Postępowania na podstawie 13 ust. 1 Procedury wyboru Oferentów w PKP Intercity S.A.. 2. W przypadku Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia: a. warunki udziału w Postępowaniu określone w pkt.1. ppkt. a-d. musi spełniać jeden, kilku lub łącznie wszyscy Oferenci wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia. W przypadku Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie może złożyć reprezentant tych Oferentów, b. warunki udziału określone w pkt.1. ppkt. e. (brak podstaw do wykluczenia), musi wykazać każdy z Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. 3. Celem potwierdzenia spełniania powyższych warunków, Oferenci zobowiązani są złożyć wraz z ofertą wstępną: a. Oświadczenie, że Oferent spełnia warunki udziału w Postępowaniu i nie podlega wykluczeniu z Postępowania (składane poprzez uzupełnienie i podpisanie wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego), b. aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert wstępnych. W przypadku nie dołączenia dokumentu przez Oferenta, Zamawiający pobierze go z właściwego systemu, c. Wykaz doświadczenia tj. wykaz zrealizowanych zamówień potwierdzający, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wstępnych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, Oferent należycie zrealizował usługi określone w rozdziale V pkt 1 lit. b niniejszego Zapytania. Do wykazu należy dołączyć dokumenty w postaci referencji/oświadczeń klientów Oferenta potwierdzające, że wyszczególnione na wykazie zamówienia zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Referencje/oświadczenia muszą dotyczyć okresu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wstępnych. Wzór Wykazu doświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego. d. kopię ww. polisy potwierdzoną za zgodność z oryginałem e. kopie posiadanych ww. certyfikatów 3 / 12
4. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości. 5. Zamawiający oceni spełnienie warunków udziału w Postępowaniu na podstawie dokumentów załączonych do oferty wstępnej metodą spełnia lub nie spełnia. Oferenci, którzy nie wykażą spełnienia warunków udziału w Postępowaniu, podlegać będą wykluczeniu z udziału w Postępowaniu. 6. O udzielnie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy nie zostaną wykluczeni z Postępowania. ROZDZIAŁ VI. PRZESŁANKI DO WYKLUCZENIA OFERENTA ORAZ ODRZUCENIA OFERTY 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykluczenia z Postępowania Oferenta w następujących okolicznościach: a. Zamawiający rozwiązał albo wypowiedział- umowę albo odstąpił od umowy/zamówienia, z powodu okoliczności, za które Oferent ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie, wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie do 3 lat przed upływem terminu składania ofert, b. Oferent w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem Postępowania, uchylił się od zawarcia z Zamawiającym umowy w sprawie zamówienia w sytuacji, gdy jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, c. Oferent wyrządził szkodę Zamawiającemu, nie wykonując umowy/zamówienia lub wykonując je nienależycie w okresie 3 lat przed wszczęciem Postępowania, d. w stosunku do Oferenta otwarto likwidację, z zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 roku Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. poz. 978, z późn. zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 roku Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 233, z późn. zm.), e. Oferent nie spełnił warunków udziału w Postępowaniu, nie złożył wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym i nie uzupełnił, nie wyjaśnił dokumentów w wymaganym terminie, f. Oferent złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego Postępowania, g. Oferent nie wniósł wadium, w tym również na przedłużony okres związania ofertą lub nie zgodził się na przedłużenie okresu związania ofertą, jeżeli wadium było wymagane, h. Oferent należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustaw z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U z 2015 r. poz. 184, z późn. zm.) złożył odrębne oferty chyba że wykażą, że istniejące miedzy nimi powiązania nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w Postępowaniu, i. Oferent wykonywał bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem Postępowania, z wyłączeniem czynności wykonywanych podczas RFI, lub posługiwał się w celu sporządzenia 4 / 12
oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba, że udział tego Oferenta w Postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji. W przypadku Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powyższe zastrzeżenie dotyczy każdego z Oferentów z osobna. Zaistnienie ww. przesłanki w stosunku do jednego z Oferentów wspólnie ubiegających się o zamówienia skutkuje wykluczeniem wszystkich. j. Oferent nie przeszedł weryfikacji pod kątem wiarygodności Oferenta i gwarancji, że Towary wrażliwe (określone na podstawie załącznika nr 13 ustawy z dnia 11.03.2004 roku o podatku od towarów i usług; Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.) przez nich oferowane nie były przedmiotem wyłudzenia VAT. 2. Zamawiający powiadomi Oferenta o wykluczeniu z Postępowania. Ofertę Oferenta wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 3. Oferta podlega odrzuceniu, jeżeli: a. jest niezgodna z opisem przedmiotu zamówienia, b. zawiera błędy w obliczeniu ceny, których nie można poprawić, c. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, d. Oferent w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie wyraził zgody na poprawienie omyłki polegającej na niezgodności treści oferty z wymaganiami Zamawiającego, e. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów, f. została złożona przez Oferenta niezaproszonego do składania ofert, g. jej przyjęcie naruszałoby bezpieczeństwo publiczne lub istotny interes bezpieczeństwa PKP Intercity S.A. 4. Jeśli w ofercie występują braki formalne lub w przypadku potrzeby wyjaśnienia wątpliwości co do zakresu merytorycznego złożonej oferty, Oferent zostanie wezwany do uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie. 5. Zamawiający powiadomi Oferenta o odrzuceniu jego oferty wraz z podaniem podstaw odrzucenia. ROZDZIAŁ VII. PODWYKONAWCY 1. Jeżeli Oferent zamierza korzystać z podwykonawców zobowiązany jest do dołączenia do oferty wstępnej listy podwykonawców zawierającej: a. nazwę podwykonawców, b. zakres prac podzlecanych danemu podwykonawcy. 2. Oferent odpowiada za działania i zaniechania swoich podwykonawców w takim samym zakresie jak za własne działania i zaniechania. ROZDZIAŁ VIII. ZASADY SKŁADANIA OFERT I. Informacje ogólne 1. Oferta powinna być podpisana przez umocowanego/-ych prawnie przedstawiciela/-i Oferenta, upoważnionego/-ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem (z treści którego wynikałoby, że osoba składająca ofertę jest umocowana do jej złożenia). W przypadku Oferentów wspólnie ubiegających się o zamówienie oferta musi być podpisana przez każdego z Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub ustanowionego pełnomocnika. 5 / 12
2. Oferent może złożyć wyłącznie jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Oferenta. 3. Ofertę wraz z dokumentami należy złożyć w języku polskim. 4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wariantowych. 5. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty. Zamawiający w żadnym wypadku nie odpowiada i nie może być pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu tych kosztów, niezależnie od przebiegu czy wyniku Postępowania. 6. Oferent pozostaje związany ofertą przez 60 dni, licząc od dnia upływu terminu składania ofert określonego w pkt. II. 1. niniejszego rozdziału. 7. W przypadku przedłożenia przez Oferenta informacji/dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnie 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Oferent, nie później niż w terminie składania ofert, winien w sposób niebudzący wątpliwości zastrzec, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Informacje te winny być zamieszczone na osobnych stronach oznaczonych klauzulą Dokument stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Dokumenty nie oznaczone w powyższy sposób będą udostępniane wszystkim uczestnikom Postępowania. Oferent nie może zastrzec informacji w zakresie nazwy (firmy) oraz adresu Oferenta, a także informacji dotyczących ceny. 8. W przypadku składania wraz z ofertą informacji/dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, Oferent zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą wyjaśnienia dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa. 9. Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania ofertowego. 10. Oferent nie może samodzielnie zmieniać i wprowadzać dodatkowych treści do formularzy oferty, o których mowa w niniejszym Zapytaniu ofertowym. II. Zasady składania ofert Oferty wstępne 1) Oferty wstępne należy złożyć do dnia 26.11.2018 r. do godziny 11:00. 2) Oferent składa ofertę w formie dwóch odrębnych dokumentów, części formalno-merytorycznej i części handlowej. 3) Oferta wstępna powinna być złożona w formie elektronicznej (oddzielnie część formalnomerytoryczna oraz część handlowa). Ofertę wstępną należy przesłać na adres: michal.pilich@intercity.pl (w postaci dwóch odrębnych skanów podpisanych dokumentów). 4) Oferta, część formalno-merytoryczna powinna zostać złożona zgodnie z formularzem stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego oraz powinna zawierać: a. Uzupełniony i podpisany Formularz oferty - część formalno-merytoryczna wraz z załącznikami, b. oświadczenia, że Oferent spełnienia warunki udziału w Postępowaniu i nie podlega wykluczeniu z Postępowania (składane poprzez uzupełnienie i podpisanie Formularza oferty część formalno-merytoryczna ), 6 / 12
c. dokument rejestrowy wskazujący osoby umocowane do reprezentacji Oferenta. Jeśli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo, d. w przypadku Oferentów wspólnie ubiegających się o zamówienie - pełnomocnictwo (w postaci skanu dokumentu), o którym mowa w rozdz. I pkt 9 niniejszego zapytania, z treści którego wynikałoby, że osoba składająca ofertę jest umocowana do jej złożenia, e. Wykaz doświadczenia (o którym mowa w rozdz. V pkt. 1.b. oraz 3.c.), złożony zgodnie z formularzem stanowiącym Załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego. 5) Oferta, część handlowa/cenowa powinna zostać złożona zgodnie z formularzem stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego. Dokument powinien być zahasłowany. Oferent przesyła hasło do części handlowej/cenowej oferty po terminie składania ofert wstępnych na wniosek przedstawiciela Zamawiającego prowadzącego niniejsze Postępowanie (Kupca). 6) Otwarcie ofert nie jest jawne. Oferty ostateczne 7) Do złożenia ofert ostatecznych Zamawiający zaprosi Oferentów, którzy będę brali udział w negocjacjach ceny w trakcie Etapu II Postępowania. 8) W przypadku, kiedy Oferent nie przystąpi do negocjacji przewidzianych w Etapie II Postępowania i/lub nie złoży oferty ostatecznej, za wiążącą uznana zostanie jego oferta wstępna. 9) Sposób i termin złożenia ofert ostatecznych Zamawiający określi w zaproszeniu do złożenia ofert ostatecznych. 10) Oferty ostateczne powinny zawierać wyłącznie część handlową/cenową i zostać przygotowane zgodnie z formularzem stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego. ROZDZIAŁ IX. WADIUM I FORMA JEGO WNIESIENIA Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. ROZDZIAŁ X. UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO 1. Zamawiający udziela wyjaśnień treści Zapytania, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynęła nie później, niż do dnia 22.11.2018 r. do godziny 10:00. Jeżeli prośba taka wpłynęła w terminie późniejszym albo prośba ta dotyczy udzielonych już wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień, albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 2. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje do wiadomości wszystkich Oferentów, którzy biorą udział w Postępowaniu, bez wskazywania autora pytania. 3. Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert wstępnych, może zmienić treść Zapytania ofertowego oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie informuje Oferentów, którzy biorą udział w Postępowaniu oraz zamieszcza informację na stronie internetowej www.intercity.pl. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu. ROZDZIAŁ XI. DANE KONTAKTOWE KUPCA ODPOWIEDZIALNEGO ZA POSTĘPOWANIE Michał Pilich, Aleje Jerozolimskie 142a, 02-305 Warszawa, adres e-mail: michal.pilich@intercity.pl 7 / 12
ROZDZIAŁ XII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Cena oferty musi być podana w ofercie wg zasad określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym. 2. Cenę oferty należy podać oraz wyliczyć posługując się Formularzem oferty część handlowa/cenowa stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego. 3. Ceny jednostkowe usług wybranego Oferenta, wskazane w jego ofercie ostatecznej, będą dla niego wiążące w trakcie realizacji umowy. 4. Cena winna obejmować całkowite koszty wykonania przedmiotu zamówienia, tj. wykonania wszystkich obowiązków leżących po stronie Wykonawcy określonych w Zapytaniu ofertowym, w tym również wszystkie koszty towarzyszące wykonaniu tych obowiązków. 5. Wymienione wartości w ofercie (kwota netto, brutto, kwota podatku VAT) należy podać w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku przy zachowaniu matematycznej zasady zaokrąglania liczb tj. końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. 6. Cena oferty winna zawierać należny VAT. Prawidłowe ustalenie VAT należy do obowiązków Oferenta/Wykonawcy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710 ze zm.). 7. Cenę należy podać w PLN. 8. Zamawiający nie dopuszcza przedstawienia ceny ofertowej w kilku wariantach. ROZDZIAŁ XIII. ETAPY POSTĘPOWANIA, KRYTERIA OCENY OFERT 1. Zamawiający nie będzie dopuszczał składania ofert wariantowych oraz przygotowanych niezgodnie z założeniami Zapytania ofertowego. 2. Zamawiający planuje przeprowadzenie następujących etapów Postępowania zakupowego: Etap I Ocena ofert wstępnych Przebieg: Ocena formalna ofert wstępnych, na podstawie złożonych dokumentów. Zamawiający dokona oceny ofert wstępnych pod względem formalnym, na podstawie złożonych dokumentów, na zasadzie: spełnia lub nie spełnia. Do kolejnego kroku zostaną dopuszczone tylko te oferty, które będą spełniać wymagania formalne określone w niniejszym Zapytaniu ofertowym. Ocena merytoryczna ofert wstępnych. Ocena handlowa ofert wstępnych. Wyłonienie 3 najkorzystniejszych ofert wstępnych tj. 3 ofert, które spełniają wymagania formalne określone w niniejszym Zapytaniu ofertowym i uzyskały najwyższą sumaryczną liczbę punktów w wyniku oceny merytorycznej i handlowej. Do Etapu II Postępowania zostaną zakwalifikowani wyłącznie Oferenci, których oferty wstępne na podstawie oceny przeprowadzonej przez Zamawiającego w Etapie I Postępowania zostały uznane za trzy najkorzystniejsze. Jeżeli w Postępowaniu zostaną złożone trzy lub mniejsza liczba ofert to wszyscy Oferenci, którzy złożyli oferty wstępne i oferty te nie zostały odrzucone na podstawie przeprowadzonej oceny formalnej, będą zakwalifikowani do Etapu II Postępowania. 8 / 12
Etap II Negocjacje ceny i ocena ofert ostatecznych Przebieg: Negocjacje (nie mniej niż 1 tura). Zaproszenie do złożenia ofert handlowych ostatecznych. W przypadku, kiedy Oferent nie przystąpi do negocjacji przewidzianych w Etapie II Postępowania i/lub nie złoży oferty ostatecznej, za wiążącą uznana zostanie jego oferta wstępna złożona w Etapie I Postępowania. 3. Kryteria oceny ofert wstępnych: Ocena formalna Zamawiający dokona oceny ofert wstępnych pod względem formalnym na podstawie złożonych dokumentów (na zasadzie: spełnia lub nie spełnia ). Ocena handlowa, tj. kryterium ceny (C), rozumianej jako łączna wartość oferty netto, waga kryterium 100%, maksymalna liczba punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium to 100 punktów. Ocena ofert wstępnych w kryterium ceny zostanie dokonana według wzoru: C = (Cn / Cb) x 100 pkt gdzie: C ilość punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium (liczba punktów ogółem), Cn wartość oferty najniższej cenowo w PLN netto, Cb wartość oferty badanej w PLN netto, 100 maksymalna liczba punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium ceny. Ocena łączna oferty wstępnej Punkty uzyskane przez ofertę wstępną podczas oceny w I Etapie postępowania będą stanowiły liczbę punktów jaką Oferent otrzyma w danym kryterium. 4. Kryteria oceny ofert ostatecznych: Ocena handlowa, tj. kryterium ceny (CO), rozumianej jako łączna wartość oferty netto, waga kryterium 100%, maksymalna liczba punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium to 100 punktów. Ocena ofert ostatecznych w kryterium ceny zostanie dokonana według wzoru: CO = (COn / COb) x 100 pkt gdzie: CO ilość punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium (liczba punktów ogółem), COn wartość oferty ostatecznej najniższej cenowo w PLN netto, COb wartość badanej oferty ostatecznej w PLN netto, 100 maksymalna liczba punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium ceny. Uzyskany wynik (CO), będzie odzwierciedlał finalną liczbę punktów uzyskanych przez ofertę ostateczną w kryterium handlowym w II Etapie postępowania. 5. Wybór oferty najkorzystniejszej: Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta ostateczna, która w wyniku przeprowadzonej oceny finalnie uzyska najwyższą liczbę punktów. 9 / 12
W przypadku braku możliwości wybrania oferty najkorzystniejszej, z uwagi na to, że zostały złożone oferty ostateczne o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych, których wartość nie będzie mogła być jednak wyższa niż wartość zaproponowana w ofertach ostatecznych. W takim przypadku najkorzystniejsza oferta zostanie wybrana spośród tych dwóch ofert dodatkowych, na podstawie wyżej określonych kryteriów. ROZDZIAŁ XIV. POUFNOŚĆ INFORMACJI Zamawiający i Oferent zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich poufnych informacji uzyskanych w Postępowaniu oraz w trakcie realizacji zamówienia. Informacje te nie mogą być ujawnione osobom trzecim. ROZDZIAŁ XV. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY I FORMA JEGO WNIESIENIA Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania. ROZDZIAŁ XVI. ZASADY SKŁADANIA ODWOŁAŃ Odwołania można składać pisemnie lub elektronicznie na adres poczty Kupca wskazany w Rozdziale XI niniejszego Zapytania ofertowego. 1. Oferentowi przysługuje odwołanie od czynności lub zaniechania czynności w Postępowaniu, które wpływają na naruszenie zasad uczciwej konkurencji lub równego traktowania Oferentów. 2. Odwołanie wnosi się w terminie 2 Dni roboczych od dnia, w którym Oferent powziął lub mógł powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawy do jego wniesienia. 3. Zamawiający rozstrzygnie odwołanie najpóźniej w terminie 2 Dni roboczych od dnia jego wniesienia. Brak rozstrzygnięcia odwołania w tym terminie poczytuje się za oddalenie odwołania. 4. W przypadku wniesienia odwołania nie wstrzymuje to prawa Zamawiającego do zawarcia umowy. 5. W przypadku uwzględnienia odwołania, o powtórzeniu czynności lub wykonaniu zaniechanych czynności Zamawiający informuje wszystkich Oferentów biorących udział w Postępowaniu. 6. Zamawiający oddala odwołanie jeżeli stwierdzi brak naruszeń, które mogły mieć wpływ na wynik Postępowania. 7. Od rozstrzygnięcia odwołania nie przysługują inne środki ochrony prawnej. ROZDZIAŁ XVII. KLAUZULA INFORMACYJNA Z ART. 13 RODO w związku z prowadzeniem przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia 1) Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej RODO, informuję, że: 1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest PKP Intercity S.A., Al. Jerozolimskie 142A, 02-305 Warszawa, e-mail: sekretariat@intercity.pl tel.: 22 47 45 500; 10 / 12
2. W PKP IC powołano Inspektora Ochrony Danych, adres e-mail: iod@intercity.pl tel. 48 22 474 21 15; 3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia na usługi hostingu w okresie 12 miesięcy dla PKP Intercity S.A., nr: 09/11/IT/2018, prowadzonym w trybie podstawowym na podstawie Procedury wyboru oferentów w PKP Intercity S.A. ; 4. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu Procedurę wyboru oferentów w PKP Intercity S.A. jak również w oparciu o ustawę z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (tj. Dz.U. 2016r, poz. 1764); dane osobowe mogą zostać przekazane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej. 5. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem wynikającym z Procedury wyboru oferentów w PKP Intercity S.A., związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Procedury wyboru oferentów w PKP Intercity S.A.; 6. dane osobowe będą przetwarzane przez okres prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia oraz po jego zakończeniu zgodnie z obowiązującymi w Spółce przepisami dotyczącymi archiwizacji tj. przez okres 5 lat; 7. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; 8. posiada Pani/Pan: na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, z zastrzeżeniem, iż skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z obowiązującą w Spółce Procedurą realizacji zakupów oraz nie może naruszać integralności protokołu z postępowania oraz jego załączników; na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; 9. nie przysługuje Pani/Panu: w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. 2) Wykonawca zobowiązuje się poinformować w imieniu Zamawiającego wszystkie osoby fizyczne kierowane do realizacji zamówienia oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które zostaną wskazane jako podwykonawca, a których dane osobowe zawarte są w składanej ofercie lub jakimkolwiek załączniku lub dokumencie składanym w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o: 1. fakcie przekazania danych osobowych Zamawiającemu; 11 / 12
2. przetwarzaniu danych osobowych przez Zamawiającego. 3) Na mocy art. 14 RODO, Wykonawca zobowiązuje się wykonać w imieniu Zamawiającego obowiązek informacyjny wobec osób, o których mowa w ust. 2, przekazując im treść klauzuli informacyjnej, o której mowa w ust. 1, wskazując jednocześnie tym osobom Wykonawcę jako źródło pochodzenia danych osobowych, którymi dysponował będzie Zamawiający. ROZDZIAŁ XVIII. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 - Wzór Formularza oferty - część formalno-merytoryczna Załącznik nr 2 - Wzór Formularza oferty - część handlowa/cenowa Załącznik nr 3 - Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) Załącznik nr 4 - Wzór umowy Załącznik nr 5 Wzór Wykazu doświadczenia 12 / 12