Polityka prywatności System 3E Wstęp System 3E przykłada ogromną wagę do ochrony poufności i prywatności powierzonych nam informacji. Jednym z podstawowych obowiązków System 3E jest zapewnienie odpowiedniej ochrony i właściwego wykorzystywania danych osobowych Naszym celem jest również należyte informowanie Państwa o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczególnie wobec treści nowych przepisów o ochronie danych osobowych, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ( RODO ). Z tego względu, w niniejszym dokumencie informujemy o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów danych z tym związanych. Prosimy zapoznać się z niniejszą Polityką Prywatności ( Polityka Prywatności ), aby dowiedzieć się, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy i chronimy przekazane nam dane osobowe. 1. Czym są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie? Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynność na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. System 3E przetwarza dane osobowe w różnych celach, przy czym w zależności od celu, zastosowanie mogą mieć różne sposoby zbierania, podstawy prawne przetwarzania, wykorzystywania, ujawniania oraz okresy przechowywania. 2. Polityka prywatności i administrator danych osobowych? Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których System 3E jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe. Dotyczy to zarówno przypadków, w których System 3E przetwarza dane osobowe pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i przypadków, w których dane osobowe pozyskaliśmy z innych źródeł. System 3E realizuje swoje obowiązki informacyjne w obu powyższych przypadkach, określone odpowiednio w art. 13 i art. 14 RODO zgodnie z tymi przepisami. Poniżej wskazujemy pełne dane System 3E jako administratora danych osobowych: SYSTEM 3E S.A. z siedzibą w Warszawie przy Rondzie Organizacji Zjednoczonych 1, 00-124 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000687344, NIP 5223096436, REGON 367862355 kapitał zakładowy 1.449.018,30 zł w całości opłacony. 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych Naszym celem jest zachowanie przejrzystości w zakresie sposobów i podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, a także celów dla których System 3E przetwarza dane osobowe. Dbamy o to, by każdorazowo wskazać niezbędne informacje w tym zakresie każdej osobie, której dane osobowe przetwarzamy jako administrator danych. Poniżej przedstawiamy podstawy prawne przetwarzania i kategorie operacji dokonywanych w zakresie przetwarzania danych wraz z ich opis.
Cele: Dane osobowe, uzyskane od klientów, potencjalnych klientów, dostawców, współpracowników lub potencjalnych współpracowników lub innych stron trzecich jak również osób fizycznych będących ich reprezentantami lub współpracujących z nami w ich imieniu, przetwarzamy w zakresie niezbędnym w celu świadczenia przez nas usług związanych z szeroko pojętą realizacją projektów budowlanych (doradztwo, szkolenia, projektowanie, realizacja usługi budowlanej, współpraca deweloperska), a także procesów poprzedzających realizacje projektów budowlanych tj. komunikacja i marketing naszych usług. Zakres ten zawiera, ale nie jest ograniczony do: 1) Przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających strony internetowe prowadzone przez System 3E; 2) Przetwarzanie danych osobowych osób kontaktujących się z System 3E w celu uzyskania informacji o ofercie lub podzielenia się uwagami dotyczącymi usług lub produktów System 3E, a także kontaktujących się w celu zawarcia umowy z System 3E; Podstawy prawne przetwarzania Przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych będących naszymi klientami/współpracowników opiera się na: - usprawiedliwionym interesie System 3E jako administratora danych (np. w zakresie tworzenia bazy danych, czynności analitycznych i profilujących, w tym czynności dot. analizy korzystania z produktów, marketingu bezpośredniego produktów własnych, zabezpieczeniu dokumentacji na potrzeby obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub na potrzeby dochodzenia roszczeń) - zgody (w tym w szczególności zgody na e-mail marketing lub telemarketing) - wykonania zawartej umowy - obowiązków wynikających z prawa (np. prawa podatkowego lub przepisów o rachunkowości). Przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych będących potencjalnymi klientami/potencjalnymi współpracownikami opiera się na: - usprawiedliwionym interesie System 3E jako administratora danych (np. w zakresie tworzenia bazy danych, marketingu bezpośrednim produktów własnych) - zgody (w tym w szczególności zgody na e-mail marketing lub telemarketing) 4. Dobrowolność Standardowa odsłona strony internetowej System 3E nie powoduje konieczności podawania danych osobowych, jednakże System 3E może wymagać przesłania określonych danych, jeśli użytkownik chce uzyskać dodatkowe informacje na temat naszych usług lub działań. Wyrażenie zgody i wybór preferowanej formy kontaktu są całkowicie dobrowolne. Jednak aby móc przekazywać Państwu informacje za pośrednictwem wybranego kanału komunikacyjnego, potrzebujemy danych oznaczonych jako obowiązkowe w formularzu kontaktowym. Wszelkie informacje dotyczące uprawnień użytkowników w związku z przetwarzaniem danych znajdują się w punkcie 9 niniejszej Polityki prywatności.
5. Automatyczne gromadzenie informacji W niektórych przypadkach System 3E wykorzystuje lub planuje wykorzystywać narzędzia służące automatycznemu gromadzeniu informacji takie jak cookie, znaczniki nawigacyjne oraz inne technologie, aby automatycznie gromadzić informacje określonego rodzaju podczas wizyt użytkowników na naszej stronie internetowej. Takie działania pozwolą nam udoskonalić ofertę, funkcjonalność strony oraz poprawić wydajność naszych działań marketingowych. Na dzień ostatnie aktualizacji niniejszej Polityki prywatności System 3E stosuje rozwiązania będące przedmiotem opisu poniżej. W przypadku zastosowania nowego rozwiązania Polityka prywatności zostanie zaktualizowana. Należy zauważyć, że nie zawsze gromadzone w ten sposób informacje stanowią dane osobowe, tzn. pozwalają nam zidentyfikować konkretnego użytkownika, jednak może się tak stać na przykład, gdy możliwe będzie powiązanie adresu IP lub informacji o lokalizacji z konkretnym adresem e-mail użytkownika. Adresy IP Adres IP stanowi indywidualny numer przypisywany komputerowi użytkownika podczas połączenia z Internetem, który umożliwia komunikację pomiędzy danym komputerem i serwerem. Adresy IP użytkowników odwiedzających stronę mogą być rejestrowane między innymi w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz dla celów diagnostycznych. Informacje te mogą być również wykorzystane w formie zbiorczej w celu przeprowadzenia analizy trendów internetowych oraz oceny działania serwisu internetowego. Narzędzia lokalizacyjne System 3E może zbierać i wykorzystywać dane dotyczące geograficznej lokalizacji komputera lub urządzenia mobilnego użytkownika. Dane dotyczące lokalizacji są zbierane w celu dostarczenia użytkownikom informacji o usługach, które naszym zdaniem mogą ich zainteresować ze względu na ich lokalizację. Są one także gromadzone w celu doskonalenia naszych produktów i usług opartych na rozwiązaniach geolokalizacyjnych. Widgety i aplikacje społecznościowe Na stronach internetowych System 3E mogą znajdować się funkcje, które umożliwiają udostępnianie treści za pomocą aplikacji społecznościowych stron trzecich (Facebook, Twitter). Wszelkie dane osobowe podawane przez użytkowników za pośrednictwem takich aplikacji społecznościowych mogą być zbierane i wykorzystywane przez innych użytkowników powyższych aplikacji społecznościowych, a prowadzone za ich pomocą interakcje podlegają postanowieniom polityki prywatności firm, które są dostawcami aplikacji. Nie mamy wpływu i nie bierzemy odpowiedzialności za powyższe firmy oraz wykorzystanie przez nich danych użytkowników. 6. Czas przetwarzania danych Czas, przez jaki możemy przetwarzać dane osobowe, jest uzależniony od podstawy prawnej stanowiącej legalną przesłankę przetwarzania danych osobowych: 1) w przypadku, gdy System 3E przetwarza dane osobowe na podstawie zgody, okres przetwarzania trwa do momentu wycofania tej zgody przez użytkownika;
2) w przypadku, gdy System 3E przetwarza dane osobowe na podstawie uzasadnionego interesu administratora danych, okres przetwarzania trwa do momentu ustania ww. interesu (np. okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych) lub do momentu sprzeciwienia się osoby, której dane dotyczą, dalszemu takiemu przetwarzaniu w sytuacjach, gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje; 3) przypadku, gdy System 3E przetwarza dane osobowe, ponieważ jest to konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa, okresy przetwarzania danych w tym celu określają te przepisy; 4) w przypadku braku konkretnych wymogów prawnych lub umownych, podstawowy okres przechowywania danych w przypadku zapisów i innej dokumentacji dowodowej sporządzonej w trakcie wykonywania umowy maksymalnie 10 lat. 7. Udostępnianie danych osobom trzecim Przekazujemy dane osobowe innym wyłącznie gdy zezwalają nam na to przepisy prawa. W takim przypadku, w stosownej umowie zawieranej z podmiotem trzecim przewidujemy postanowienia i mechanizmy bezpieczeństwa w celu ochrony danych oraz zachowania najwyższych standardów w zakresie ochrony danych, ich poufności i bezpieczeństwa. Umowy tego rodzaju zwane są umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych określają w jaki sposób i w jakim zakresie podmiot, któremu System 3E powierzyła przetwarzanie określonych kategorii danych osobowych dane te przetwarza. Niemniejszym wskazujemy, że odbiorcami danych osobowych, które System 3E przetwarza jako administrator danych osobowych mogą być: 1) podmioty przetwarzające dane osobowe na mocy umów powierzenia przetwarzania danych osobowych; 2) dostawcy usług hostingowych; 3) dostawcy usług oprogramowania księgowego i komputerowego; 4) podmioty realizujące kampanie marketingowe lub sprzedażowe; 5) wykonawcy i podwykonawcy współpracujący z System 3E w ramach realizacji działalności podstawowej; 6) podmioty świadczące usługi z zakresu badań ankietowych; 7) audytorzy i biegli rewidenci, doradcy prawni, doradcy podatkowi 8) firmy windykacyjne; Przy czym informujemy, iż dane osobowe przekazujemy tylko w takim zakresie, w jakim jest to rzeczywiście niezbędne dla osiągnięcia danego celu i zgodne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa. 8. Przekazywanie danych osobowych państw nienależących do UE/EOG Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na terytorium Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. 9. Prawa przysługują podmiotom, których dane dotyczą i sposób ich realizacji Osoby fizyczne mają określone prawa dotyczące swoich danych osobowych, a System 3E jako administrator danych odpowiada za realizację tych praw zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku wszelkich pytań i próśb dotyczących zakresu i realizacji praw, a także w celu skontaktowania się z nami właśnie w celu skorzystania z określonego uprawnienia w zakresie ochrony danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: hello@system3e.com. Zastrzegamy sobie prawo realizacji
poniższych uprawnień po pozytywnym zweryfikowaniu tożsamości osoby ubiegającej się o dokonanie danej czynności. Dostęp do danych osobowych Osoby fizyczne mają prawo dostępu do danych, które przechowujemy jako administrator danych. Prawo to można wykonywać poprzez wysłanie e-maila na adres: hello@system3e.com. Zmiana danych osobowych Zmiany, w tym zaktualizowana swoich danych osobowych, które przetwarza System 3E można dokonać poprzez wysłanie maila na adres e-mai: hello@system3e.com lub w odpowiednich przypadkach skontaktowanie się z nami za pośrednictwem odpowiedniej strony rejestracji lub zmianę danych osobowych przechowywanych w odpowiednich aplikacjach, w których dokonano rejestracji. Wycofanie zgody W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, osoby fizyczne mają prawo w dowolnej chwili wycofać tę zgodę. Informujemy o tym prawie w każdym momencie zbierania zgód i umożliwiamy wycofanie zgody w tak łatwy sposób, jak jej udzielono. W braku odmiennej informacji, to znaczy jeśli nie podaliśmy innego adresu czy numeru kontaktowego celem wycofania zgody, prosimy o przesłanie do nas maila na adres hello@system3e.com. Prawo do ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych Osoby fizyczne mają prawo ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych w dowolnej chwili, ze względu na ich szczególną sytuację, chyba że przetwarzanie jest wymagane zgodnie z przepisami prawa. Osoba fizyczna może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych, gdy: przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazła, dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym są profilowane dla tego celu. Z prawa sprzeciwu można skorzystać od 25 maja 2018 roku. Z kolei w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych informujemy, że przysługuje ono np. gdy dana osoba zauważy, że jej dane są nieprawidłowe. Wówczas może żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych. Prawo żądania usunięcia danych i prawo do przenoszenia danych W przypadku chęci realizacji tych praw, należy wysłać maila na adres hello@system3e.com. Z prawa do usunięcia danych można skorzystać np. gdy dane osoby fizycznej nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez System 3E albo gdy osoba fizyczna wycofa swoją zgodę na
przetwarzanie danych przez System 3E. Nadto, w przypadku, gdy osoba fizyczna zgłosi sprzeciw wobec przetwarzania jej danych lub gdy jej dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem. Dane powinny być również usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Z kolei prawo do przenoszenia danych przysługuje wówczas, gdy przetwarzanie danych osoby odbywa się na podstawie zgody osoby fizycznej lub umowy zawartej z nią oraz, gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny. Wszelkie pozostałe pytania, wątpliwości i skargi Jakiekolwiek pytania, zastrzeżenia lub wątpliwości dotyczące treści niniejszej Polityki prywatności lub sposobu w jaki przetwarzamy dane osobowe, jak również skargi dotyczące tych kwestii prosimy o przesłanie maila wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi skargi na adres hello@system3e.com. Wszelkie otrzymane skargi zostaną rozpatrzone i udzielimy na nie odpowiedzi bez uzasadnionej zwłoki. Osoby, których dane osobowe przetwarza System 3E, mają również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (adres: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). ( art. 77 RODO) 10. Zmiany Polityki prywatności Zobowiązujemy się do regularnego przeglądu niniejszej Polityki prywatności i jej zmiany w sytuacji, gdy okaże się to niezbędne lub pożądane z uwagi na zmiany w bezwzględnie obowiązujących przepisach prawa, wytyczne organów nadzorczych czy działania własne podejmowane w związku z polepszeniem ochrony danych osobowych i zmianami organizacyjnymi dotyczącymi Administratora Danych. Ostatnia aktualizacja: 23 października 2018 r.