WYMAGANIA OFERTOWE Przetarg nr PZ-3058 dotyczący: wdrożenie systemu WFM Warszawa, dn. 18.01 01.20.2018
1. Dane Ogólne 1.1. innogy Stoen Operator Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Pięknej 46, w Warszawie, zwana dalej Zamawiającym w imieniu i na rzecz, którego działa: innogy Polska Spółka Akcyjna z siedzibą przy ul. Wybrzeże Kościuszkowskie 41 w Warszawie zaprasza do wzięcia udziału w Przetargu na wdrożenie systemu WFM. 1.2. Termin realizacji przedmiotu Przetargu: rok 2018, czas wdrożenia systemu stanowi kryterium dopuszczenia do przetargu. 1.3. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Oferenci spełniający następujące warunki: a) posiadają niezbędne uprawnienia do występowania w obrocie prawym; b) posiadają niezbędne doświadczenie oraz uprawnienia do wykonywania prac będących przedmiotem Przetargu; c) w ostatnich trzech latach zrealizowali co najmniej pięć zadań o charakterze i złożoności porównywalnej z zakresem Przetargu; d) nie zalegają z płatnościami wobec Urzędu Skarbowego i ZUS oraz znajdują się w sytuacji finansowej pozwalającej na wykonanie przedmiotu Przetargu; 2. Procedura Przetargowa Przetarg składa się z trzech etapów: Etap I Zgłoszenie chęci udziału, Etap II złożenie oświadczeń oraz deklaracji, Etap III Złożenie ofert w za pośrednictwem Portalu Dostawcy: https://innogypolska.proebiz.com 2.1. Etap I. I Zgłoszenie chęci wzięcia udziału w Przetargu odbywa się na podstawie zeskanowanego wypełnionego i podpisanego Formularza Zgłoszenia (Załącznik 1), który należy wysłać mailem w terminie do 23.01.2018r. do godziny 12 00 na e-mail: Natalia.Gasiorowska@innogy.com 2.2. Etap II Złożenie przez Oferentów referencji oraz oświadczeń. Do 3 etapu postępowania zostanie dopuszczonych maksymalnie 5 dostawców, którzy spełniają oczekiwania opisane w punkcie 3 Specyfikacji (Przedmiot Zapytania), w szczególności przeniosą na innogy majątkowe prawa autorskie do całego Systemu oraz przekażą kod źródłowy wdrażanego Systemu oraz otrzymają największą liczbę punktów przyznanych za: # Rodzaj Sposób obliczenia 1 Certyfikat SCRUM Master Certified lub równoważny wydany Tak 3 pkt dla osoby, która będzie pełnić role Scrum Mastera w trakcie wdrażania Systemu (na podstawie załączonego skanu Nie 0 pkt certyfikatu dołączonego do zgłoszenia) 2 Możliwość pracy zespołu Dostawcy w siedzibie wyznaczonej Tak 2 pkt przez innogy (Warszawa) Nie 0 pkt 3 Czas wdrożenia Systemu do 4 miesięcy 5 pkt od 4 do 6 miesięcy 3 pkt 2
Powyżej 6 miesięcy 0 pkt 4 Wdrożenie systemu klasy WFM (WorkForce Management) do zarządzania brygadami terenowymi obsługującego co najmniej 100 użytkowników (na podstawie referencji max. 5 referencji) 5 Wdrożenie aplikacji mobilnej na systemie Android (na podstawie referencji max. 5 referencji, inne już w pkt 4) 6 Realizację projektu wdrożeniowych realizowanych w metodzie SCRUM (na podstawie referencji max. 5 referencji, mogą być te same referencje w pkt 4 lub 5) 3 pkt za każde wdrożenie 2 pkt za każde wdrożenie 1 pkt za każde wdrożenie Na etapie II należy złożyć następujące dokumenty i oświadczenia: a) termin realizacji przedmiotu Przetargu. Czas przeznaczony na realizację prac liczony w dniach kalendarzowych od podpisania umowy; b) oświadczenie o przekazaniu majątkowych praw autorskich oraz kodów źródłowych do całego Systemu; c) plik z danymi z KRS lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczpospolitej Polskiej; d) wykaz ważniejszych prac/referencje z przynajmniej pięciu zrealizowanych zadań w okresie ostatnich trzech lat o charakterze i złożoności porównywalnej z zakresem Przetargu. (Kontakt do osoby, która może je potwierdzić); Zamawiający udostępni Oferentom materiały szkoleniowe dot. obsługi Portalu Dostawcy. Po weryfikacji danych Oferenta materiały szkoleniowe zostaną wysłane drogą elektroniczną na adres e-mail podany na Formularzu Zgłoszenia. 2.3. Etap III Złożenie ofert cenowych za pośrednictwem Portalu Dostawcy: https://innogypolska.proebiz.com Oferta powinna zawierać: a) wynagrodzenie: wysokość wynagrodzenia za realizację przedmiotu Przetargu. Wycena przedmiotu Przetargu polega na podaniu kwot bez VAT, obejmujących całość przedmiotu Przetargu. Wynagrodzenie musi pokrywać wartość kompletnej realizacji przedmiotu Przetargu. 2.3.1. Ofertę merytoryczną. Propozycję realizacji przedmiotu Przetargu zgodnie ze Specyfikacją przesłaną do Oferentów wybranych w 2 etapie. 2.4. Składanie oferty 2.4.1. Dokumenty wymienione w punkcie 2.2. (Etap II) Procedury Przetargowej należy złożyć w terminie od o 23.01 01.20.2018 18r. od godziny 15 00 do 05.02 02.20.2018 18r. do godziny 12 00 e-mailem na adres: Natalia.Gasiorowska@innogy.com oraz Piotr.Tarnowski@innogy.com. 3
2.4.2. Dokumenty wymienione w punkcie 2.3 (Etap III) Procedury Przetargowej należy złożyć w terminie 10 dni roboczych od daty poinformowania Dostawców o dopuszczeniu do Etapu III za pośrednictwem Portalu Dostawcy: https://innogypolska.proebiz.com 2.4.3. Oferta będzie wprowadzona do Portalu w języku polskim przez uprawnionego przedstawiciela Oferenta. 2.4.4. Wszystkie oferty otrzymane przez Zamawiającego w formie innej niż za pośrednictwem Portalu Dostawcy lub po terminie podanym powyżej nie będą rozpatrywane. 2.5. Pozostałe wymagania 2.5.1. Oferta zostanie przesłana bezpłatnie oraz w sposób niewiążący dla Zamawiającego. 2.5.2. Zaleca się, aby Oferent zdobył wszelkie informacje, które mogą być konieczne do przygotowania oferty oraz zaakceptowania umowy. 2.5.3. Każdy Oferent przedłoży tylko jedną ofertę sam lub jako reprezentant spółki. Oferent, który przedłoży więcej niż jedną ofertę (nie dotyczy modyfikacji oferty przed upływem terminu składania ofert) zostanie wyłączony z postępowania. 2.5.4. Przy wyborze w trzecim etapie oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: Cena łączna..70% Ocena z drugiego etapu 30% 2.5.5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu składania ofert Zamawiający może zmodyfikować treść dokumentów Przetargowych. Każda wprowadzona przez Zamawiającego zmiana zostanie opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego w dziale Przetargów. Zamawiający może przedłużyć wówczas określony w pkt. 2.2.1. termin składania ofert w celu umożliwienia Oferentom uwzględnienia w przygotowywanych ofertach otrzymanych zmian. W tym przypadku wszelkie prawa i zobowiązania Zamawiającego i Oferenta odnośnie wcześniej ustalonego terminu będą podlegały ewentualnemu nowemu terminowi. 2.5.6. Termin związania ofertą handlową wynosi 90 dni od daty jej złożenia. 2.5.7. Oferent może wprowadzać zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę do końca wyznaczonego w pkt. 2.3.1 terminu składania ofert Oferent nie może wycofać oferty i wprowadzać zmian w ofercie po upływie terminu składania ofert. 2.5.8. Wszystkie oferty będą oceniane przez Komisję Przetargową. 2.5.9. Komisja Przetargowa odrzuca oferty: a) nie odpowiadające w sposób oczywisty warunkom Przetargu; b) złożone bez wymaganych lub kompletnych dokumentów; c) nieczytelne lub budzące wątpliwości co do ich treści; d) złożone po terminie lub z pominięciem Portalu Dostawcy. 2.5.10. Zamawiający opublikuje na swojej stronie internetowej na okres 7 dni, nazwę Oferenta, którego oferta została wybrana. Oferent zostanie powiadomiony o zasadach zawarcia umowy. Przetarg uznaje się za rozstrzygnięty w dniu zawarcia umowy z Oferentem, którego oferta została wybrana. 3. Postanowienia Końcowe 4
3.1. Zamawiający nie przewiduje stosowania preferencji. Wszyscy Oferenci ubiegający się o realizację przedmiotu Przetargu będą traktowani na równych prawach z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji. 3.2. Zamawiający zastrzega, że przysługuje mu prawo swobodnego wyboru oferty, odstąpienia od postępowania bez podania przyczyn, unieważnienia postępowania bez podania przyczyn, prowadzenia dodatkowych negocjacji, w tym negocjacji za pośrednictwem aukcji elektronicznych (zasady udziału w aukcji dostępne na stronie www.innogy.pl). 3.3. Zastrzegamy sobie prawo do przesłania Zamówienia i prowadzenia procesu potwierdzenia zamówienia poprzez kanały elektroniczne oraz za pośrednictwem aplikacji na portalu Zamawiającego. 3.4. Wyjaśnień i odpowiedzi na pytania udzielają upoważnieni pracownicy Zamawiającego: w zakresie procedury Przetargowej: (Natalia Gąsiorowska), tel. 22 8213109, e-mail: natalia.gasiorowska@innogy.com w zakresie przedmiotu Przetargu: (Piotr Tarnowski), tel. 22 8215148, e-mail: piotr.tarnowski@innogy.com 4. Lista załączników: 4.1. Formularz Zgłoszenia; 4.2. Specyfikacja 4.3. Ogólne Warunki Zakupów i Płatności (OWZiP) (dostępne na stronie internetowej http://www.innogy.pl) 4.4. Kodeks Etyczny Grupy innogy oraz Katalog Działań Niedozwolonych (dostępny na stronie internetowej http://www.innogy.pl); 4.5. Projekt umowy (dostępny na stronie internetowej http://www.innogy.pl) zostanie przesłana wraz z dokumentami do 3 etapu. 5
Załącznik nr 1 Formularz Zgłoszenia 1. Nazwa firmy: Oświadczam, że znajduję się w sytuacji finansowej pozwalającej na realizację przedmiotu Przetargu. Oświadczam, że nie zalegam z płatnościami wobec Urzędu Skarbowego i ZUS Oświadczam, że zapoznałem/am się z dokumentem Ogólne warunki zakupów i płatności (OWZiP) 02/2017 dostępnym na stronie internetowej www.innogy.pl akceptuję jego treść. Oświadczam, że zobowiązuję się przestrzegać Kodeksu Etycznego Grupy innogy oraz Katalogu Działań Niedozwolonych, który jest dostępny na stronie internetowej www.innogy.pl Dane kontaktowe: imię i nazwisko. email. nr telefonu. nr faxu. Podpis i pieczątka Oferenta 6
Załącznik nr 2 Specyfikacja/Zakres Prac 1. WPROWADZENIE Jednym z kluczowych odpowiedzialności innogy Stoen Operator Sp. z o.o. jako zarządcy sieci energetycznej na ternie miasta Warszawy, jest realizacja procesów utrzymania i eksploatacji sieci energetycznej przez brygady terenowe. W celu poprawy efektywności prac trenowych innogy Stoen Operator planuje wyposażyć brygady terenowe w urządzenia mobilne oparte o system Android i uruchomić zdalne przekazywanie zadań do realizacji tych procesów. W związku z powyższym istnieje potrzeba stworzenia Systemu do zarządzania zadaniami i aplikacji mobilnej do obsługi zadań dla brygad terenowych. 2. CEL ZAPYTANIA Celem Systemu, które jest przedmiotem niniejszego zapytania jest implementacja systemu zarządzania brygadami terenowymi wraz z dostarczeniem kodów źródłowych do całego rozwiązania. System ten ma zapewnić możliwość tworzenia zadań, przydzielania zadań do brygad terenowych, raportowanie zadań wykonanych, rozliczenie całego dnia pracy brygad w aplikacji webowej oraz realizację tych zadań w aplikacji mobilnej. Wdrożony System pozwoli zrealizować główne oczekiwania Zamawiającego: 1. Skuteczne planowanie zadań oraz efektywne układanie grafików prac brygad terenowych, 2. Monitorowanie statusu realizacji zadań i lokalizacji brygad, 3. Dodawanie, usuwanie lub realokacja zadań w trakcie zmiany dynamiczna przydzielanie zadań, 4. Zapewnianie efektywnej realizacji zadań, 5. Zarządzanie produktywnością pracowników na podstawie regularnie mierzonych standardowych KPI. 3. PRZEDMIOT ZAPYTANIA 3.1. Przedmiotem zapytania jest wykonanie przez Wykonawcę dzieła, na które składa się Wdrożenie Systemu, spełniającego wszelkie funkcjonalne i pozafunkcjonalne wymagania 7
opisane w Umowie, w tym w Załączniku nr [1] [Rejestr Wymagań] oraz w Załączniku nr [2] [Wymagania pozafunkcjonalne], z zastrzeżeniem możliwości ich doprecyzowania i modyfikacji w ramach realizacji Wdrożenia. 3.2. W ramach Wdrożenia Wykonawca zobowiązany jest w szczególności do: 3.2.1. stworzenia, dostarczenia, zainstalowania, skonfigurowania oraz sparametryzowania w pełni funkcjonalnego Systemu spełniającego wymagania opisane w Umowie, w tym w Załączniku nr [1] [Rejestr Wymagań], 3.2.2. przeprowadzenia integracji pomiędzy Systemem a innymi systemami informatycznymi Zamawiającego, w szczególności z system GIS oraz Active Directory, w zakresie opisanym w Umowie oraz doprecyzowanym na etapie Sprintów, 3.2.3. przygotowania środowisk sprzętowo-programowych Systemu, 3.2.4. przeprowadzania odbiorów Sprintów spełniających Definicję ukończone opisaną w Załącznik nr [3] [Definicja ukończenia], 3.2.5. przeprowadzenia wraz z Zamawiającym testów Systemu doprecyzowanych na etapie Sprintów, 3.2.6. uruchomienia w pełni funkcjonalnego Systemu przy niezbędnej asyście ze strony Zamawiającego, 3.2.7. przeniesienia na Zamawiającego majątkowych praw autorskich do Systemu, 3.2.8. dostarczenia Zamawiającego Dokumentacji, 3.2.9. dostarczenia Zamawiającemu kompletnych i aktualnych Kodów, 3.2.10. przeprowadzania szkoleń dla Zamawiającego, 3.2.11. obsługiwania Błędów Systemu, 3.2.12. udzielenia Gwarancji na System. 8
3.3. Strony zgodnie oświadczają, że nadrzędnym celem Umowy jest zapewnienie innogy Systemu stanowiącego zintegrowane rozwiązanie informatyczne spełniające wymagania określone w Umowie, w tym w szczególności w Załączniku nr [1] [Rejestr Wymagań], które zostaną doprecyzowane na etapie wykonywania Wdrożenia. 3.4. Strony przyjmują, że prace informatyczne wykonywane w ramach budowy Systemu będą realizowane zgodnie z metodyką zwinną Scrum. 4. KRYTERIA DOPUSZCZENIA Do 3 etapu postępowania zostanie dopuszczonych maksymalnie 5 dostawców, którzy spełniają oczekiwania opisane w punkcie 3 (Przedmiot Zapytania), w szczególności przeniosą na innogy majątkowe prawa autorskie do całego Systemu oraz przekażą kod źródłowy wdrażanego Systemu oraz otrzymają największą liczbę punktów przyznanych za: 5. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr [1] [Rejestr Wymagań] zostanie przesłany po 2 etapu Załącznik nr [2] [Wymagania pozafunkcjonalne] zostaną przesłane do 2 etapu Załącznik nr [3] [Definicja ukończenia] zostaną przesłane do 2 etapu Umowa do 3 etapu 9