Załącznik nr 1 do SIWZ na dostawę i uruchomienie dwóch aparatów do oznaczania niewielkich - 5% - ilości zawartości wody objętościową metodą Karla Fischera KLAUZULA INFORMACYJNA dla oferentów 1. Ochrona danych osobowych w ramach Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych, które zbiera Grupa Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A., zwana dalej Spółką, a) wysyłająca zapytanie ofertowe, prowadząca postępowanie przetargowe lub inne postępowanie mające na celu wyłonienie dostawcy lub kontrahenta (łącznie Postępowanie ), w tym wykorzystaniem elektronicznej platformy zakupowej i przetargowej Logintrade ( Platforma ) służącej prowadzeniu Postępowania jako administrator danych osobowych zebranych w ramach Postępowania; Administratorem danych osobowych zebranych w ramach Postępowania jest Grupa Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A. Adres Spółki: ul. Mostowa 30 A, 47-220 Kędzierzyn-Koźle. Dane kontaktowe Spółki: ul. Mostowa 30 A, skr. poczt. 163, 47-220 Kędzierzyn-Koźle Tel. +48 77 481 20 00 Fax: + 48 481 29 99 zak@grupaazoty.com www.zak.grupaazoty.com Dane kontaktowe inspektora ochrony danych: iod.zak@grupaazoty.com; nr tel. + 48 77 481 30 01. W niniejszej klauzuli Spółka informuje o sposobach, w jakie dane osobowe są wykorzystywane, a także o prawach osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi w zakresie danych osobowych, prosimy o kontakt na adres e- mail: iod.zak@grupaazoty.com. 2. Zakres informacji W niniejszej klauzuli Spółka informuje o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych na terenie Polski w odniesieniu do osób zarejestrowanych na Platformie, a także: a) osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, ubiegających się o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu; b) pracowników, współpracowników, przedstawicieli, pełnomocników, podwykonawców lub reprezentantów podmiotów innych niż osoby fizyczne, ubiegających się o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu lub będącymi podwykonawcami takich podmiotów; c) innych osób, których dane przetwarzamy w celach weryfikacji złożonych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu (łącznie Państwo lub Oferenci ). Strona 1 z 5
3. Rodzaje przetwarzanych danych osobowych 3.1. Dane podawane przez Oferentów W związku z rejestracją na Platformie lub prowadzeniem Postępowania Spółka może przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak: a) imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne, b) numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON, numer PESEL), c) dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu, d) stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji lub pełnioną funkcję, e) posiadane doświadczenie lub uprawnienia; f) inne dane zawarte w oświadczeniach Oferenta lub referencjach przedstawianych w danym Postępowaniu, w tym w szczególności specyficzne numery identyfikacyjne niebędące numerami nadawanymi powszechnie (np. numer legitymacji służbowej lub zawodowej, numer rachunku bankowego, tytuł zawodowy, wykształcenie). Podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów rejestracji na Platformie lub prowadzenia Postępowania oraz innych działań prowadzących do zawarcia umowy pomiędzy Oferentem a Spółką. W przypadku, gdy Postępowanie nie prowadzi do zawarcia przez Państwa umowy bezpośrednio ze Spółką, podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym lub może być niezbędne do zawarcia umowy pomiędzy Państwem a podmiotem trzecim (np. gdy są Państwo podwykonawcą Oferenta). Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości rejestracji na Platformie lub uczestniczenia w Postępowaniu. 3.2. Dane zbierane z innych źródeł Spółka może pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji podanych przez Państwa informacji. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach. Spółka może również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do prowadzenia Postępowania oraz kontaktu z Oferentem, np. informacje o ustaniu Państwa zatrudnienia u danego podmiotu lub zmianie danych kontaktowych. Spółka może pozyskiwać także dane osobowe podwykonawców Oferentów od Oferentów, którzy dostarczyli Spółkom takie dane w ramach Postępowania. 4. Podstawy prawne, cele i okresy przetwarzania danych 4.1. Podstawy prawne przetwarzania danych Spółka przetwarza dane osobowe tylko wtedy, gdy: 1) przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są lub będą Państwo stroną umowy zawartej ze Spółką (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); 2) przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) w zakresie danych osobowych osób prowadzących działalność gospodarczą, z którymi Spółka może zawrzeć umowę; Strona 2 z 5
3) przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z obowiązków prawnych Spółki lub wprost nakazuje to Spółce przepis prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w zakresie danych osobowych zawartych w dokumentach podlegających archiwizacji na podstawie przepisów prawa; 4) przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Spółki lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze Spółka stara się zachować równowagę między uzasadnionym interesem Spółki a Państwa prywatnością. Takimi uzasadnionymi interesami są: a) weryfikacja złożonych ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu; b) umożliwienie Spółce kontaktu z Oferentami; c) weryfikacja potencjału i doświadczenia Oferenta i możliwości wykorzystania informacji w innych Postępowaniach (tworzenie bazy dostawców) prowadzonych przez Spółkę; d) przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z rozliczenia dofinansowania ze środków publicznych; e) zapobieganie oszustwom oraz działalności przestępczej; f) prowadzenie procesów audytu wewnętrznego w Spółce; g) ustalanie lub dochodzenie przez Spółkę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami; h) weryfikacja Oferentów w publicznych rejestrach. 4.2. Okresy przetwarzania danych ustalone dla poszczególnych celów. Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne. Poniżej zostały wymienione podstawowe cele, jakie realizuje Spółka poprzez przetwarzanie danych osobowych oraz okresy, przez jakie je przetwarza. Cel przetwarzania Korzystanie przez Spółkę z danych kontaktowych podanych przy rejestracji na Platformie Obsługa Postępowania Przechowywanie dokumentacji dla celów wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności ustawy o rachunkowości i ustawy - Ordynacja podatkowa Okres przetwarzania Do momentu wyrejestrowania z Platformy Okres trwania Postępowania Okres wskazany we właściwych przepisach prawa co do zasady są to okresy 5-letnie Niezależnie od powyższych okresów, Państwa dane mogą być przetwarzane przez Spółkę: a) dla celów ustalania lub dochodzenia przez Spółkę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 10 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia oraz b) w celach wykazania spełnienia obowiązków wynikających z rozliczenia dofinansowania ze środków publicznych - przez odpowiednie okresy wskazane w umowach oraz we właściwych przepisach regulujących udzielanie dofinansowania co do zasady są to okresy 5-letnie. 5. Przekazywanie danych osobowych innym odbiorcom 5.1. Przekazywanie danych osobowych w ramach Grupy Azoty Spółka może przekazywać dane osobowe innym podmiotom z Grupy Azoty. Dotyczy to następujących sytuacji: Strona 3 z 5
a) współadministrowania danymi kontaktowymi Oferentów podanymi przy rejestracji na Platformie; b) udostępniania dokumentacji upoważnionym komórkom audytu wewnętrznego w Grupie Azoty w celach prowadzenia tego audytu; 5.2. Przekazywanie danych osobowych poza Grupę Azoty Dane mogą być przekazywane odbiorcom spoza Grupy Azoty. Takimi odbiorcami są: 1) podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki, takie jak: a) podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów; b) podmioty świadczące usługi przygotowywania oraz wysyłki korespondencji; c) podmioty świadczące usługi w zakresie weryfikacji ofert; d) podmioty świadczące usługi outsourcingu usług informatycznych. Tego typu podmioty nie decydują samodzielnie o tym, w jaki sposób przetwarzać Państwa dane osobowe. Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Spółkę i nie będzie wykraczać poza zakres celów wskazanych w pkt 4. Spółka ma kontrolę nad działaniem takich podmiotów za pomocą odpowiednich zapisów umownych chroniących Państwa prywatność. 2) inni administratorzy danych osobowych, tacy jak: a) podmioty udzielające lub rozliczające dofinansowania ze środków publicznych; b) dostawcy usług kurierskich lub pocztowych; c) podmioty prowadzące działalność doradczą, podmioty prowadzące działalność audytorską oraz kancelarie prawne; 3) inne osoby w ramach organizacji danego Oferenta lub podwykonawcy; 4) operator Platformy. 6. Prawa przysługujące Oferentowi i korzystanie z nich 6.1. Przysługujące prawa Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy złożyć wniosek o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie 6.2 poniżej. Spółka niezwłocznie skoryguje takie informacje. Ponadto, mają Państwo prawo do: a) wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Spółka uzyska taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem); b) żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO; c) żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO; d) wyrażenia sprzeciwu z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją wobec przetwarzania Państwa danych osobowych, jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Spółki lub strony trzeciej; e) przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych Spółce w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Spółki, z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności. Strona 4 z 5
Spółka będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania. W odpowiedzi na Państwa żądanie Spółka może poprosić o zweryfikowanie Państwa tożsamości lub podanie informacji, które pomogą Spółce lepiej zrozumieć sytuację. Spółka dołoży wszelkich starań, aby wyjaśnić Państwu swoją decyzję, jeśli Państwa żądania nie zostaną spełnione. 6.2. Korzystanie z przysługujących Państwu praw Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość za pomocą poczty elektronicznej na adres: iod.zak@grupaazoty.com lub wysłać zgłoszenie w formie pisemnej pod adresem: ul. Mostowa 30 A, skr. poczt. 163, 47-220 Kędzierzyn-Koźle; Grupa Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A. z dopiskiem Ochrona danych oferenci. Jeśli nie są Państwo usatysfakcjonowani sposobem, w jaki Spółka przetwarza Państwa dane osobowe, Spółka prosi o powiadomienie o zaistniałym problemie, a zbadane zostaną wszelkie powstałe nieprawidłowości. Prosimy zgłaszać swoje wątpliwości przy użyciu danych kontaktowych podanych powyżej. Jeśli będą mieli Państwo zastrzeżenia do reakcji Spółki, istnieje również możliwość złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, Spółka może okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które posiada na Państwa temat lub poinformowanie o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu e-mail). Spółka zachęca do regularnego sprawdzania poprawności, aktualności i kompletności przetwarzanych danych osobowych. 7. Aktualizacje klauzuli informacyjnej Niniejsza klauzula została zaktualizowana w dniu 25.05.2018 r. i może podlegać dalszym zmianom. Jeżeli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień w przetwarzaniu danych osobowych opisanym w niniejszej klauzuli, które mogą dotyczyć Państwa osoby, zostaną Państwu przekazane za pośrednictwem odpowiedniej formy komunikacji zazwyczaj używanej przez Spółkę w kontaktach z Oferentami. Strona 5 z 5