Najczęściej występujące nieprawidłowości stwierdzone podczas kompleksowych kontroli przeprowadzonych przez Regionalna Izbę Obrachunkową w 2013r. Kontrola zarządcza. Opracowanie: Rafał Kalkowski 1
Niezamieszczanie w Biuletynie Informacji Publicznej: protokołów z kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy przeprowadzonych przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Gdańsku, wystąpień pokontrolnych. Podstawa prawna: art. 8 ust. 3 w zw. z art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a tiret drugie ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.). 2
Nieprawidłowe wykazywanie w rocznym sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych kwot dotyczących skutków obniżenia górnych stawek podatków, skutków udzielonych ulg i zwolnień oraz skutków decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy - Ordynacja podatkowa obliczonych za okres sprawozdawczy. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014r., poz.119). 3
Dokonywanie zmian postanowień umów zawartych w sprawach zamówień publicznych, w przypadkach, gdy zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie przewidział takiej możliwości i nie określił warunków takiej zmiany. Podstawa prawna: art. 144 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013r., poz.907 z późn. zm.) 4
Niewykluczenie z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawców, których oferty nie zawierały dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Podstawa prawna: art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013r. Poz.907 z późn. zm.). 5
Nieprawidłowe ustalanie i rozliczanie dotacji dla niepublicznych szkół i placówek oświatowych oraz publicznych szkół i placówek oświatowych prowadzonych przez podmioty inne niż jednostki samorządu terytorialnego. Podstawa prawna: ustawa z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty (tekst jednolity: Dz. U. z 2004r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.). 6
Przekazywanie środków finansowych podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych z pominięciem przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie Podstawa prawna: art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jednolity: Dz. U. z 2010r. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.), art. 221 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r., poz. 885 z późn. zm.). 7
Wydatkowanie na pokrycie zobowiązań gminy w grudniu 2012r. części oświatowej subwencji ogólnej otrzymanej na styczeń 2013r. Podstawa prawna: art. 44 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 211 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r., poz. 885 z późn. zm.). 8
Niezgodne z obowiązującymi przepisami prowadzenie obsługi finansowo księgowej jednostek oświatowych. Podstawa prawna: ustawa z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty (tekst jednolity: Dz. U. z 2004r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.), ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r., poz. 885 z późn. zm.), ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r., poz. 330 z późn. zm.) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014r., poz.119). 9
Najczęściej występujące nieprawidłowości związane z obsługą finansowo księgową jednostek oświatowych: niewyodrębnienie ewidencji księgowej dla poszczególnych jednostek oświatowych, niesporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych oraz sprawozdań finansowych, niesporządzanie planów finansowych jednostek oświatowych. 10
Przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych trudno dostępnych oglądowi (np. sieci wodociągowych i kanalizacyjnych) drogą spisu ich ilości z natury. Podstawa prawna: art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r., poz. 330 z późn. zm.). 11
Nieustalenie w jednostce procedur kontroli zarządczej. Niezapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej w zakresie zarządzania ryzykiem. Podstawa prawna: art. 68 i art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r., poz. 885 z późn. zm.). 12
Art. 68. ust 1. Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) zarządzania ryzykiem. 13
Art. 69. ust 1. pkt. 2 Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego. 14
Jednym z elementów kontroli zarządczej jest zarządzanie ryzykiem. Podstawowym warunkiem skuteczności każdego systemu zarządzania ryzykiem jest jego dopasowanie do jednostki. 15
Należy przeanalizować: 1. Co może pójść nie tak? 2. Jakie jest tego prawdopodobieństwo? 3. Co się stanie, jeśli coś pójdzie nie tak? 4. Co należy zrobić, by usunąć zagrożenie? 5. Co można zrobić, by zmniejszyć prawdopodobieństwo ponownego wystąpienia zagrożenia? 16
Zarządzanie ryzykiem: to nie wypełnianie papierków, to zadanie ciągłe nie jednorazowe, dotyczy wszystkich pracowników jednostki, nie tylko wydziału finansowego, dotyczy wszystkich aspektów pracy jednostki, nie tylko kwestii finansowych. 17
Ogólne wskazówki, nie stanowiące przepisów prawa powszechnego, dotyczące zasad budowania i oceny systemów kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych zostały określone w: Komunikacie Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, który ukazał się w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2009 r. nr 15, pozycja 84. 18
Uzupełnienie zapisów Standardów kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych, w zakresie planowania działalności oraz zarządzania ryzykiem przede wszystkim na I poziomie kontroli zarządczej zawarto w: Komunikacie Minister Finansów Nr 6 z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. MF z dnia 18 grudnia 2012 r., poz.56). 19
Rafał Kalkowski DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ 20