ZASADY POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Transkrypt

1 ZASADY POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH Załącznik nr 3 do Umowy Rozdział I 1. W związku z zawarciem Umowy na świadczenie usług wykonywania wydruków masowych (zwanej dalej Umową na świadczenie usług lub Umową), Zamawiający powierza a Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu na podstawie art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (zwanej dalej Ustawą) dane osobowe wyłącznie w zakresie określonym Umową na świadczenie usług i niniejszymi Zasadami oraz w celu wykonywania Umowy na świadczenie usług. 2. Wykonawca zobowiązany jest przed rozpoczęciem przetwarzania danych zabezpieczyć zbiór danych, o których mowa w art ustawy oraz spełnić wymagania określone w przepisach, o których mowa w art. 39a ustawy. W zakresie przestrzegania przepisów ustawy Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak administrator danych. 3. Wykonawca zobowiązuje się przestrzegać tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia, o których mowa w art. 39 ust. 2 Ustawy. Rozdział II 1. W celu wykonania Umowy na świadczenie usług, Zamawiający przekaże Wykonawcy bazę danych (zwaną dalej Bazą Danych), zawierającą następujące dane osobowe osób będących klientami Zamawiającego: a) Dane personalne, w tym: imię/imiona, nazwisko/nazwiska, b) Dane teleadresowe, w tym: kod pocztowy, miejscowość, ulica, nr budynku, nr lokalu, c) Dane teleadresowe do korespondencji, w tym: kod pocztowy, miejscowość, ulica, nr lokalu, d) Dane urządzeń pomiarowych, w tym: numer licznika, stan licznika z datą odczytu, zużycie energii od ostatniego odczytu, zużycie prognozowane, e) Dane finansowe, w tym: wyliczenie należności prognozowane i rozliczeniowe, kwota do zapłaty, okres, za który dokonano rozliczenia, taryfa, numer faktury, informacja o zaległościach finansowych, informacja o naliczonych odsetkach, ewentualnie inne niezbędne dane do dokonania właściwego rozliczenia. 2. Baza zostanie przekazana w formie pliku tekstowego. 3. Zamawiający oświadcza, że: a) jest uprawniony do dysponowania Bazą Danych; b) będąc administratorem danych wypełnia wszelkie obowiązki określone przez Ustawę, w szczególności związane ze spełnieniem warunków dopuszczalności przetwarzania danych. Rozdział III 1. Przetwarzanie, o którym mowa w 1 ust. 2 niniejszych Zasad polegać będzie na: a) wprowadzeniu Bazy Danych do systemu komputerowego Wykonawcy i przechowywaniu jej przez okres odrębnie ustalony przez Strony przed wprowadzeniem Bazy Danych, b) wykorzystaniu danych zwartych w Bazie Danych w celu wykonania przedmiotu Umowy na świadczenie usług tj. drukowania faktur, duplikatów faktur oraz innej korespondencji, pakowania ich do kopert, sortowania i dostarczania do placówki operatora pocztowego oraz archiwizacji dla celów dowodowych. c) zwrocie Zamawiającemu Bazy Danych w formie i terminie odrębnie uzgodnionym przez Strony. d) usunięciu Bazy Danych z systemu komputerowego Wykonawcy w terminie odrębnie uzgodnionym przez Strony. 2. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu przez Zamawiającego dane osobowe wyłącznie w zakresie określonym w niniejszych Zasadach i wyłącznie w celu wykonania przedmiotu Umowy na świadczenie usług. Celem powierzenia przetwarzania danych jest zapewnienie usług opisanych Umową, koniecznych do realizacji podstawowego obowiązku Zamawiającego, jakim jest realizacja umów o świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej zawartych z odbiorcami. 3. Przetwarzanie przez Wykonawcę danych osobowych w zakresie oraz celach innych niż wyraźnie wskazane postanowieniami Umowy na świadczenie usług i niniejszych Zasad nie jest objęte upoważnieniem udzielanym w treści Umowy i niniejszych Zasad. Rozdział IV 1. Wykonawca zobowiązuje się do zastosowania przy przetwarzaniu danych osobowych, środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych, co najmniej w zakresie

2 określonym w art a Ustawy. 2. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić, aby urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania powierzonych mu danych były zgodne z wymogami rozporządzenia wykonawczego Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). 3. W sytuacjach nadzwyczajnych, nieprzewidzianych w Umowie na świadczenie usług i niniejszych Zasadach, Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z zapisami niniejszych Zasad, mając na uwadze ochronę danych osobowych oraz interes Zamawiającego. 4. W przypadku konieczności korzystania z centrum zapasowego, Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z zapisami niniejszych Zasad, mając na uwadze ochronę danych osobowych oraz interes Zamawiającego. 5. Wszelkie decyzje dotyczące przetwarzania danych osobowych, odbiegające od ustaleń zawartych w niniejszych Zasadach, powinny być uzgadniane przez Strony w formie pisemnej pod rygorem ich nieważności. Rozdział V 1. Strony ustalają, że podczas realizacji niniejszych Zasad będą ze sobą ściśle współpracować, informując się wzajemnie o wszystkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie Umowy na świadczenie usług i niniejszych Zasad. 2. Osobami odpowiedzialnymi za realizację niniejszych Zasad są: a) Ze strony Zamawiającego: b) Ze strony Wykonawcy: 3. Wykonawca nie może powierzyć wykonania zadań wynikających z Umowy na świadczenie usług i niniejszych Zasad innej osobie bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności. 4. Listę osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych zgodnie z niniejszymi Zasadami oraz obowiązującymi przepisami prawa ze strony Wykonawcy określa Załącznik nr 1 do Zasad. Przedmiotowa lista może zostać zmodyfikowana przez każdą ze Stron bez konieczności aneksowania Umowy na świadczenie usług, poprzez przesłanie drugiej Stronie pisemnego powiadomienia o zmianie wyznaczonych przez Stronę osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. 5. Wykonawca zobowiązuje się przesłać Zamawiającemu imienne upoważnienia osób, które będą przetwarzać dane osobowe zgodnie z postanowieniami niniejszych Zasad oraz przepisami prawa w terminie 7 dni od zawarcia Umowy na świadczenie usług, a w przypadku modyfikacji listy osób upoważnionych Wykonawca prześle imienne upoważnienia nowo upoważnionych osób, w terminie 7 dni od modyfikacji listy upoważnionych. Rozdział VI 1. Zamawiający ma prawo do kontroli sposobu wykonywania przez Wykonawcę postanowień określonych w niniejszych Zasadach, poprzez przeprowadzanie niezapowiedzianych doraźnych kontroli przetwarzania danych osobowych przez upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego oraz prawo żądania złożenia pisemnych wyjaśnień przez Wykonawcę. 2. Na zakończenie kontroli, o której mowa w ust. 1, przedstawiciel Zamawiającego sporządza protokół, który podpisują i otrzymują przedstawiciele obu stron. Przedstawiciel Wykonawcy może wnieść jednostronnie zastrzeżenia do protokołu. 3. Po kontroli, o której mowa w ust. 1, Zamawiający może zredagować i żądać wykonania zaleceń pokontrolnych oraz określić termin ich realizacji. Rozdział VII 1. W przypadku naruszenia przepisów Ustawy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w następstwie, którego Zamawiający jako administrator danych osobowych zostanie

3 zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub ukarany grzywną, Wykonawca zobowiązuje się uiścić Zamawiającemu koszty związane z zapłatą grzywny, odszkodowania oraz koszty postępowania, w tym zastępstwa procesowego. 2. W postępowaniach sądowych toczących się przeciwko Zamawiającemu z zarzutem naruszenia Ustawy, Wykonawca weźmie udział w sprawie, jako pozwany w trybie art kpc. Rozdział VIII 1. W przypadku utraty mocy obowiązującej Umowy na świadczenie usług, w terminie 14 dni od jego daty Wykonawca jest bezwzględnie zobowiązany do zwrotu powierzonych mu danych osobowych oraz skasowania wszelkich kopii tych danych, będących w posiadaniu Wykonawcy oraz podjęcia stosownych działań w celu wyeliminowania możliwości dalszego przetwarzania danych powierzonych na postawie Umowy na świadczenie usług i niniejszych Zasad. 2. Mimo utraty mocy obowiązującej Umowy na świadczenie usług, na Wykonawcy ciąży obowiązek zachowania w tajemnicy wszystkich danych, które uzyskał w ramach i w celu realizacji Umowy. Obowiązek zachowania tajemnicy ma charakter bezterminowy. 3. Mimo utraty mocy obowiązującej Umowy na świadczenie usług, na Wykonawcy ciążą obowiązki wskazane w 7 niniejszych Zasad. Rozdział IX 1. Wszelkie zamiany niniejszych Zasad wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszymi Zasadami zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu Cywilnego i ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U Nr 101, poz. 926 ze zm.). WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY

4 Załącznik Nr 1 do Zasad powierzenia przetwarzania danych osobowych Wykaz pracowników Wykonawcy upoważnionych do przetwarzania danych osobowych powierzonych przez PGE Dystrybucja S.A. Oddział Łódź-Miasto Ip Nazwisko i imię Stanowisko Adres WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY

5