MINISTERSTWO PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

Transkrypt

1 MINISTERSTWO PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ DEPARTAMENT KOORDYNACJI SYSTEMÓW ZABEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO ul. Nowogrodzka 1/3/5, Warszawa, tel , fax instytucja.lacz@mpips.gov.pl DSZ-II PG/12 Warszawa, 23 maja 2012 r. Pan Aleksander Kornatowski Wicedyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie ul. Młynarska Warszawa Szanowny Panie Dyrektorze, W odpowiedzi na Państwa pismo z dnia 18 kwietnia 2012 roku, znak: CIZ.III /12/EO, dotyczące formy, w jakiej powinny zostać złożone dokumenty będące podstawą do wydania decyzji administracyjnej w sprawie przyznania prawa do zasiłku lub wydania dokumentu urzędowego potwierdzającego okresy ubezpieczenia, zatrudnienia lub pracy na własny rachunek spełnione przez zainteresowanego w Rzeczypospolitej Polskiej, Departament Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego uprzejmie przedstawia swoje stanowisko. W myśl 3 ust.1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 26 listopada 2004 roku w sprawie rejestracji bezrobotnych i poszukujących pracy (Dz. U. z 2004 roku, Nr 262, poz z późn. zm.) zwanego dalej rozporządzeniem o rejestracji osoba rejestrująca się jako bezrobotny przedkłada do wglądu pracownikowi powiatowego urzędu pracy dokonującemu rejestracji m. in. świadectwa pracy oraz inne dokumenty niezbędne do ustalenia jej uprawnień. Zdaniem Departamentu Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego ww. przepis rozporządzenia o rejestracji powinien być stosowany nie tylko do przyznania temu bezrobotnemu prawa do zasiłku, lecz również do wydania dokumentów SED U002 lub U017, dokumentu U1 albo formularza E-301. Zgodnie z art. 76a 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.: Dz. U. z 2000 roku, Nr 98, poz z późn. zm.) zwanej dalej k.p.a. w przypadku, gdy dokument znajduje się w aktach organu lub podmiotu uprawnionego do wydawania dokumentów urzędowych wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Art. 76a 2 i 3 k.p.a. dopuszczają również możliwość przedłożenia przez stronę odpisu dokumentu uwierzytelnionego przez notariusza

2 lub przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Na mocy art. 76a 4 k.p.a. organ administracji ma możliwość zażądania oryginału dokumentu, którego odpis został uwierzytelniony przez notariusza, adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego lub doradcę podatkowego, jeśli okaże się to uzasadnione okolicznościami konkretnej sprawy. Mając na uwadze ww. okoliczności, Departament Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego uważa, że dokumenty (świadectwa pracy lub inne dokumenty) będące podstawą do wydania, na wniosek zainteresowanego, dokumentu U1 lub formularza E-301 potwierdzającego okresy ubezpieczenia, zatrudnienia lub pracy na własny rachunek spełnione przez zainteresowanego w Rzeczypospolitej Polskiej powinny być przekazane do wglądu pracownikowi powiatowego urzędu pracy lub wojewódzkiego urzędu pracy w formie oryginałów lub odpisów uwierzytelnionych w sposób, o którym mowa w art. 76a k.p.a. W aktach sprawy należy zachować jedynie kopie tych dokumentów, które mogą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez pracownika jednego z ww. urzędów. Podobne zasady należy stosować w przypadkach dotyczących wydania decyzji administracyjnej w sprawie przyznania prawa do zasiłku dla bezrobotnych na zasadach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, w których bezrobotny sam przedłoży dokument U1 lub formularz E-301 wydane przez instytucję innego państwa. Należy jednak podkreślić, że w szczególnych przypadkach istnieje możliwość zażądania od strony, na mocy art. 76a 4 k.p.a., przedstawienia oryginału danego dokumentu zamiast jego odpisu. Należy jednak podkreślić, że w przypadku wystąpienia przez instytucję właściwą innego państwa o wydanie dokumentu SED U002 lub SED U017 albo formularza E-301 w pierwszej kolejności należy stosować przepisy prawa Unii Europejskiej. W myśl art. 2 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 roku dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) Nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE L 284 z dnia 30 października 2009 roku) zwanego dalej rozporządzeniem 987/2009 a także art. 84a ust. 1 zdanie pierwsze rozporządzenia Rady (EWG) Nr 1408/71 z dnia 14 czerwca 1971 roku w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek i do członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (Dz. Urz. (WE) L 149 z dnia 5 lipca 1971 roku z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 5, t. 1 z późn. zm.) zwanego dalej rozporządzeniem 1408/71 instytucje innych państw powinny niezwłocznie dostarczyć instytucji właściwej wszelkie dane i dokumenty niezbędne dla ustalenia uprawnień bezrobotnego. Należy jednak zaznaczyć, że zgodnie z art. 3 ust. 2 rozporządzenia 987/2009 oraz art. 84a ust. 1 zdanie trzecie rozporządzenia 1408/71 osoby bezrobotne mają obowiązek przekazania instytucjom innych państw wszelkich informacji, dokumentów lub dowodów, niezbędnych dla ustalenia ich sytuacji. W świetle ww. przepisów prawa Unii Europejskiej należy uznać (zdaniem Departamentu Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego), że to wyłącznie instytucja innego państwa ma prawo do ustalania formy, w jakiej bezrobotny powinien przedłożyć dokumenty, będące podstawą do wydania przez wojewódzki urząd pracy dokumentu urzędowego potwierdzającego okresy ubezpieczenia, zatrudnienia lub pracy na własny rachunek spełnione przez zainteresowanego w Rzeczypospolitej Polskiej. Tym samym to instytucja innego państwa państwa, w którym bezrobotny ubiega się o zasiłek powinna zweryfikować autentyczność (zgodność z oryginałem) dokumentu przedstawionego przez zainteresowanego. W konsekwencji należy domniemywać, że w przypadku wystąpienia do wojewódzkiego urzędu pracy przez instytucję innego 2

3 państwa z wnioskiem o wydanie dokumentu SED U002 lub SED U017 albo formularza E-301, dokumenty dołączone przez zagraniczną instytucję do ww. wniosku w formie kopii są w każdym przypadku uwierzytelnione przez tę instytucję, nawet jeśli na samej kopii tego dokumentu nie znajdują się odpowiednie adnotacje lub pieczęcie. Z poważaniem Elżbieta Rożek (-) 3

4 MINISTERSTWO PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ DEPARTAMENT KOORDYNACJI SYSTEMÓW ZABEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO ul. Nowogrodzka 1/3/5, Warszawa, tel , fax instytucja.lacz@mpips.gov.pl DSZ-II PG/12 Warszawa, 23 maja 2012 r. Pan Aleksander Kornatowski Wicedyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie ul. Młynarska Warszawa Szanowny Panie Dyrektorze, W odpowiedzi na Państwa pismo z dnia 18 kwietnia 2012 roku, znak: CIZ.III /12/EO, dotyczące formy, w jakiej powinny zostać złożone dokumenty będące podstawą do wydania decyzji administracyjnej w sprawie przyznania prawa do zasiłku lub wydania dokumentu urzędowego potwierdzającego okresy ubezpieczenia, zatrudnienia lub pracy na własny rachunek spełnione przez zainteresowanego w Rzeczypospolitej Polskiej, Departament Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego uprzejmie przedstawia swoje stanowisko. W myśl 3 ust.1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 26 listopada 2004 roku w sprawie rejestracji bezrobotnych i poszukujących pracy (Dz. U. z 2004 roku, Nr 262, poz z późn. zm.) zwanego dalej rozporządzeniem o rejestracji osoba rejestrująca się jako bezrobotny przedkłada do wglądu pracownikowi powiatowego urzędu pracy dokonującemu rejestracji m. in. świadectwa pracy oraz inne dokumenty niezbędne do ustalenia jej uprawnień. Zdaniem Departamentu Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego ww. przepis rozporządzenia o rejestracji powinien być stosowany nie tylko do przyznania temu bezrobotnemu prawa do zasiłku, lecz również do wydania dokumentów SED U002 lub U017, dokumentu U1 albo formularza E-301. Zgodnie z art. 76a 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.: Dz. U. z 2000 roku, Nr 98, poz z późn. zm.) zwanej dalej k.p.a. w przypadku, gdy dokument znajduje się w aktach organu lub podmiotu uprawnionego do wydawania dokumentów urzędowych wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Art. 76a 2 i 3 k.p.a. dopuszczają również możliwość przedłożenia przez stronę odpisu dokumentu uwierzytelnionego przez notariusza

5 lub przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Na mocy art. 76a 4 k.p.a. organ administracji ma możliwość zażądania oryginału dokumentu, którego odpis został uwierzytelniony przez notariusza, adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego lub doradcę podatkowego, jeśli okaże się to uzasadnione okolicznościami konkretnej sprawy. Mając na uwadze ww. okoliczności, Departament Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego uważa, że dokumenty (świadectwa pracy lub inne dokumenty) będące podstawą do wydania, na wniosek zainteresowanego, dokumentu U1 lub formularza E-301 potwierdzającego okresy ubezpieczenia, zatrudnienia lub pracy na własny rachunek spełnione przez zainteresowanego w Rzeczypospolitej Polskiej powinny być przekazane do wglądu pracownikowi powiatowego urzędu pracy lub wojewódzkiego urzędu pracy w formie oryginałów lub odpisów uwierzytelnionych w sposób, o którym mowa w art. 76a k.p.a. W aktach sprawy należy zachować jedynie kopie tych dokumentów, które mogą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez pracownika jednego z ww. urzędów. Podobne zasady należy stosować w przypadkach dotyczących wydania decyzji administracyjnej w sprawie przyznania prawa do zasiłku dla bezrobotnych na zasadach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, w których bezrobotny sam przedłoży dokument U1 lub formularz E-301 wydane przez instytucję innego państwa. Należy jednak podkreślić, że w szczególnych przypadkach istnieje możliwość zażądania od strony, na mocy art. 76a 4 k.p.a., przedstawienia oryginału danego dokumentu zamiast jego odpisu. Należy jednak podkreślić, że w przypadku wystąpienia przez instytucję właściwą innego państwa o wydanie dokumentu SED U002 lub SED U017 albo formularza E-301 w pierwszej kolejności należy stosować przepisy prawa Unii Europejskiej. W myśl art. 2 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 roku dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) Nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE L 284 z dnia 30 października 2009 roku) zwanego dalej rozporządzeniem 987/2009 a także art. 84a ust. 1 zdanie pierwsze rozporządzenia Rady (EWG) Nr 1408/71 z dnia 14 czerwca 1971 roku w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek i do członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (Dz. Urz. (WE) L 149 z dnia 5 lipca 1971 roku z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 5, t. 1 z późn. zm.) zwanego dalej rozporządzeniem 1408/71 instytucje innych państw powinny niezwłocznie dostarczyć instytucji właściwej wszelkie dane i dokumenty niezbędne dla ustalenia uprawnień bezrobotnego. Należy jednak zaznaczyć, że zgodnie z art. 3 ust. 2 rozporządzenia 987/2009 oraz art. 84a ust. 1 zdanie trzecie rozporządzenia 1408/71 osoby bezrobotne mają obowiązek przekazania instytucjom innych państw wszelkich informacji, dokumentów lub dowodów, niezbędnych dla ustalenia ich sytuacji. W świetle ww. przepisów prawa Unii Europejskiej należy uznać (zdaniem Departamentu Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego), że to wyłącznie instytucja innego państwa ma prawo do ustalania formy, w jakiej bezrobotny powinien przedłożyć dokumenty, będące podstawą do wydania przez wojewódzki urząd pracy dokumentu urzędowego potwierdzającego okresy ubezpieczenia, zatrudnienia lub pracy na własny rachunek spełnione przez zainteresowanego w Rzeczypospolitej Polskiej. Tym samym to instytucja innego państwa państwa, w którym bezrobotny ubiega się o zasiłek powinna zweryfikować autentyczność (zgodność z oryginałem) dokumentu przedstawionego przez zainteresowanego. W konsekwencji należy domniemywać, że w przypadku wystąpienia do wojewódzkiego urzędu pracy przez instytucję innego 2

6 państwa z wnioskiem o wydanie dokumentu SED U002 lub SED U017 albo formularza E-301, dokumenty dołączone przez zagraniczną instytucję do ww. wniosku w formie kopii są w każdym przypadku uwierzytelnione przez tę instytucję, nawet jeśli na samej kopii tego dokumentu nie znajdują się odpowiednie adnotacje lub pieczęcie. Z poważaniem Elżbieta Rożek (-) 3

7 MINISTERSTWO PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ DEPARTAMENT KOORDYNACJI SYSTEMÓW ZABEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO ul. Nowogrodzka 1/3/5, Warszawa, tel , fax instytucja.lacz@mpips.gov.pl DSZ-II PG/12 Warszawa, 23 maja 2012 r. Pan Aleksander Kornatowski Wicedyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Warszawie ul. Młynarska Warszawa Szanowny Panie Dyrektorze, W odpowiedzi na Państwa pismo z dnia 18 kwietnia 2012 roku, znak: CIZ.III /12/EO, dotyczące formy, w jakiej powinny zostać złożone dokumenty będące podstawą do wydania decyzji administracyjnej w sprawie przyznania prawa do zasiłku lub wydania dokumentu urzędowego potwierdzającego okresy ubezpieczenia, zatrudnienia lub pracy na własny rachunek spełnione przez zainteresowanego w Rzeczypospolitej Polskiej, Departament Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego uprzejmie przedstawia swoje stanowisko. W myśl 3 ust.1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 26 listopada 2004 roku w sprawie rejestracji bezrobotnych i poszukujących pracy (Dz. U. z 2004 roku, Nr 262, poz z późn. zm.) zwanego dalej rozporządzeniem o rejestracji osoba rejestrująca się jako bezrobotny przedkłada do wglądu pracownikowi powiatowego urzędu pracy dokonującemu rejestracji m. in. świadectwa pracy oraz inne dokumenty niezbędne do ustalenia jej uprawnień. Zdaniem Departamentu Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego ww. przepis rozporządzenia o rejestracji powinien być stosowany nie tylko do przyznania temu bezrobotnemu prawa do zasiłku, lecz również do wydania dokumentów SED U002 lub U017, dokumentu U1 albo formularza E-301. Zgodnie z art. 76a 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.: Dz. U. z 2000 roku, Nr 98, poz z późn. zm.) zwanej dalej k.p.a. w przypadku, gdy dokument znajduje się w aktach organu lub podmiotu uprawnionego do wydawania dokumentów urzędowych wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Art. 76a 2 i 3 k.p.a. dopuszczają również możliwość przedłożenia przez stronę odpisu dokumentu uwierzytelnionego przez notariusza

8 lub przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Na mocy art. 76a 4 k.p.a. organ administracji ma możliwość zażądania oryginału dokumentu, którego odpis został uwierzytelniony przez notariusza, adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego lub doradcę podatkowego, jeśli okaże się to uzasadnione okolicznościami konkretnej sprawy. Mając na uwadze ww. okoliczności, Departament Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego uważa, że dokumenty (świadectwa pracy lub inne dokumenty) będące podstawą do wydania, na wniosek zainteresowanego, dokumentu U1 lub formularza E-301 potwierdzającego okresy ubezpieczenia, zatrudnienia lub pracy na własny rachunek spełnione przez zainteresowanego w Rzeczypospolitej Polskiej powinny być przekazane do wglądu pracownikowi powiatowego urzędu pracy lub wojewódzkiego urzędu pracy w formie oryginałów lub odpisów uwierzytelnionych w sposób, o którym mowa w art. 76a k.p.a. W aktach sprawy należy zachować jedynie kopie tych dokumentów, które mogą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez pracownika jednego z ww. urzędów. Podobne zasady należy stosować w przypadkach dotyczących wydania decyzji administracyjnej w sprawie przyznania prawa do zasiłku dla bezrobotnych na zasadach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, w których bezrobotny sam przedłoży dokument U1 lub formularz E-301 wydane przez instytucję innego państwa. Należy jednak podkreślić, że w szczególnych przypadkach istnieje możliwość zażądania od strony, na mocy art. 76a 4 k.p.a., przedstawienia oryginału danego dokumentu zamiast jego odpisu. Należy jednak podkreślić, że w przypadku wystąpienia przez instytucję właściwą innego państwa o wydanie dokumentu SED U002 lub SED U017 albo formularza E-301 w pierwszej kolejności należy stosować przepisy prawa Unii Europejskiej. W myśl art. 2 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 roku dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) Nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. U. UE L 284 z dnia 30 października 2009 roku) zwanego dalej rozporządzeniem 987/2009 a także art. 84a ust. 1 zdanie pierwsze rozporządzenia Rady (EWG) Nr 1408/71 z dnia 14 czerwca 1971 roku w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek i do członków ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (Dz. Urz. (WE) L 149 z dnia 5 lipca 1971 roku z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 5, t. 1 z późn. zm.) zwanego dalej rozporządzeniem 1408/71 instytucje innych państw powinny niezwłocznie dostarczyć instytucji właściwej wszelkie dane i dokumenty niezbędne dla ustalenia uprawnień bezrobotnego. Należy jednak zaznaczyć, że zgodnie z art. 3 ust. 2 rozporządzenia 987/2009 oraz art. 84a ust. 1 zdanie trzecie rozporządzenia 1408/71 osoby bezrobotne mają obowiązek przekazania instytucjom innych państw wszelkich informacji, dokumentów lub dowodów, niezbędnych dla ustalenia ich sytuacji. W świetle ww. przepisów prawa Unii Europejskiej należy uznać (zdaniem Departamentu Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego), że to wyłącznie instytucja innego państwa ma prawo do ustalania formy, w jakiej bezrobotny powinien przedłożyć dokumenty, będące podstawą do wydania przez wojewódzki urząd pracy dokumentu urzędowego potwierdzającego okresy ubezpieczenia, zatrudnienia lub pracy na własny rachunek spełnione przez zainteresowanego w Rzeczypospolitej Polskiej. Tym samym to instytucja innego państwa państwa, w którym bezrobotny ubiega się o zasiłek powinna zweryfikować autentyczność (zgodność z oryginałem) dokumentu przedstawionego przez zainteresowanego. W konsekwencji należy domniemywać, że w przypadku wystąpienia do wojewódzkiego urzędu pracy przez instytucję innego 2

9 państwa z wnioskiem o wydanie dokumentu SED U002 lub SED U017 albo formularza E-301, dokumenty dołączone przez zagraniczną instytucję do ww. wniosku w formie kopii są w każdym przypadku uwierzytelnione przez tę instytucję, nawet jeśli na samej kopii tego dokumentu nie znajdują się odpowiednie adnotacje lub pieczęcie. Z poważaniem Elżbieta Rożek (-) 3