ZAPYTANIE OFERTOWE nr 5/TDE/2017 z dnia r. prowadzone w trybie zasady konkurencyjności

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE nr 5/TDE/2017 z dnia r. prowadzone w trybie zasady konkurencyjności 1. ZAMAWIAJĄCY Fundacja OKNO NA WSCHÓD Białystok, ul. Legionowa 14/16 lok MIEJSCE PUBLIKACJI OGŁOSZENIA : 1. Siedziba Zamawiającego, 2. Strona internetowa Zamawiającego: 3. Strona 3. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA : Zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego zapytania jest finansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 4. OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Dostawa laptopów z oprogramowaniem do Zespołu Szkół w Brańsku w ramach projektu pt. TAK dla edukacji wzmocnienie atrakcyjności i podniesienie jakości oferty edukacyjnej w Zespole Szkół im. Armii Krajowej w Brańsku, współfinansowanym przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Komputery przenośne 1

2 5. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW a. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent/Wykonawca, który: Posiada wiedzę i doświadczenie Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Oferent/Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym czasie, wykonał co najmniej trzy zamówienia odpowiadające swoim rodzajem dostawie stanowiącej przedmiot niniejszego zamówienia (tj. dostawę sprzętu komputerowego (laptopów/komputerów stacjonarnych), oprogramowania wraz z konfiguracją), o wartości min. 30 tys. netto każde wraz podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca realizacji - Załącznik nr 3. Wykaz wykonanych dostaw wraz z dowodami potwierdzającymi, że dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie (m.in. ksero umowy/umów o współpracy, ksero faktury/faktur, protokół zdawczo-odbiorczy, itp.). Dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca oświadczy, iż dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia - Załącznik nr 5. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. Sytuacja ekonomiczna, finansowa i organizacyjna Wykonawcy Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca oświadczy, iż znajduje się w sytuacji ekonomicznej, finansowej i organizacyjnej zapewniającej prawidłowe wykonanie zamówienia Załącznik nr 5. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. Brak powiązań z Zamawiającym Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca oświadczy, iż nie jest wykluczony z ubiegania się o zamówienie jako podmiot powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym lub z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub z osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, w szczególności poprzez: a) uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji, c) pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika 2

3 d) pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. - Załącznik nr 4. Oświadczenie o braku powiązań do Formularza Ofertowego. b. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na zasadzie: Oferent/Wykonawca spełnia albo nie spełnia warunku. VI. ZAKRES ZAMÓWIENIA 1. Zamówienie dotyczy dostawy laptopów z oprogramowaniem do Zespołu Szkół w Brańsku w ramach projektu pt. TAK dla edukacji wzmocnienie atrakcyjności i podniesienie jakości oferty edukacyjnej w Zespole Szkół im. Armii Krajowej w Brańsku, współfinansowanym przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego Zamawiający nie przyjmuje ofert cząstkowych. 3. Opisane w SOPZ parametry techniczne laptopów wraz z oprogramowaniem to wymagania minimalne. Oznacza to, że Oferent może zaproponować artykuły o wyższych parametrach, jednakże musi zapewnić ich kompatybilność oraz mieć na uwadze, iż składniki infrastruktury komputerowo-informatycznej będą wykorzystywane w procesie dydaktycznym i nadmierny stopień skomplikowania może utrudnić lub uniemożliwić ich wykorzystanie w szkole. VII. WARUNKI REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Termin dostawy laptopów z oprogramowaniem i konfiguracją, objętych specyfikacją wynosi max 14 dni od daty podpisania umowy, lub jeśli Oferent/Wykonawca w swojej ofercie zaoferuje krótszy okres, to w tym okresie. 2. Zamawiający po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty, prześle Oferentowi, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, zawiadomienie na adres podany w ofercie o zamiarze podpisania umowy. Następnie wyznaczy termin i sposób podpisanie umowy. Termin realizacji zamówienia będzie biegł od dnia podpisania umowy przez obie strony. W przypadku niepodpisania umowy przez Wykonawcę w wyznaczonym terminie, Zamawiający wezwie Wykonawcę jednokrotnie za pośrednictwem poczty na adres podany w ofercie i wyznaczy dodatkowy termin w ciągu 2 dni roboczych na podpisanie umowy w powyżej opisanej procedurze, a jeżeli wówczas Wykonawca nie podpisze umowy, to zamówienie zostanie powierzone oferentowi, którego oferta została oceniona jako kolejna. 3. Wymienione w specyfikacji wyposażenie wraz z oprogramowaniem musi być fabrycznie nowe i wolne od obciążeń prawami osób trzecich, muszą posiadać deklaracje zgodności, wymagane prawem dopuszczenia, certyfikaty i atesty, posiadać dołączone niezbędne 3

4 instrukcje dotyczące użytkowania w języku polskim i posiadać okres gwarancji udzielony przez dostawcę nie krótszy niż 2 lata. 4. Wykonawca dostarczy laptopy z oprogramowaniem objęte zamówieniem po uprzednim poinformowaniu Zamawiającego o terminie dostawy z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. Dostawa jest możliwa w dni robocze od 8.00 do (planując dostawę Wykonawca musi uwzględnić czas niezbędny na zweryfikowanie kompletności dostawy). Weryfikacja kompletności dostawy polegać będzie na przeliczeniu poszczególnych sprzętów, sprawdzeniu, czy nie są uszkodzone mechanicznie, w obecności przedstawiciela Zamawiającego i Wykonawca. Instalacja i konfiguracja obejmuje podłączenie laptopów do sieci we właściwych lokalizacjach (pracowniach szkolnych) oraz sprawdzenie prawidłowego działania dostarczonego sprzętu i oprogramowania. Zamawiający w terminie do 2 dni od zakończenia konfiguracji i testowania przez Wykonawcę zweryfikuje prawidłowość funkcjonowania sprzętów w sieci, a pozytywna weryfikacja będzie podstawą do dokonania płatności za zamówienie. O ile w tym terminie jakiś sprzęt okaże się wadliwy, Wykonawca wymieni go na nowy. Wykonawca jest zobowiązany do bezzwłocznego usuwania usterek w razie wystąpienia jakichkolwiek problemów w funkcjonowaniu infrastruktury lub sprzętów zgodnie z zadeklarowanym terminem stanowiącym przedmiot oceny oferty, w okresie 2 lat od daty instalacji. 5. Co najmniej 1 dzień przed terminem dostawy Wykonawca dostarczy Zamawiającemu pocztą protokół zdawczo-odbiorczy w edytowalnej wersji elektronicznej oraz PDF, zawierający co najmniej: dokładną nazwę artykułu, krótki opis parametrów sprzętu zgodnie z wymaganiami zawartymi w SOPZ, cenę jednostkową brutto, liczbę sztuk, wartość brutto. Kolejność artykułów na fakturze, którą wystawi Wykonawca, powinna być zgodna z kolejnością na przekazanym protokole. 6. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni serwis gwarancyjny zarówno w odniesieniu do sprzętów, jak i infrastruktury. Maksymalny termin usuwania usterek infrastruktury wynosi 3 dni robocze (od daty złożenia informacji o problemie na wskazany przez dostawcę adres ), jednakże Oferent/Wykonawca może zaproponować czas krótszy. W odniesieniu do sprzętu (naprawa, wymiana podzespołu) maksymalny czas usuwania usterek wynosi 10 dni roboczych, jednakże Oferent/Wykonawca może zaproponować czas krótszy. Odbiór wadliwego sprzętu odbywa się na koszt i staraniem Oferenta/Wykonawcy. 4

5 VIII. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Zamawiający wyznaczył następujące kryteria oceny ofert i ich znaczenie: Lp. Kryterium Waga kryterium w % 1. Cena C Termin realizacji zamówienia T 20 Razem: Sposób dokonywania oceny ofert: a) Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę spośród ofert nieodrzuconych na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w niniejszej zapytaniu ofertowym. b) O wyborze najkorzystniejszej oferty zadecyduje największa ilość punktów uzyskanych przez Wykonawcę, obliczona wg wzoru arytmetycznego: O = C + T gdzie: O - ogólna ilość punktów przyznana ofercie C - ilość punktów przyznanych danej ofercie w Kryterium 1. Całkowita cena brutto T - ilość punktów przyznanych danej ofercie w Kryterium 2. Termin realizacji zamówienia c) Maksymalnie można uzyskać 100 punktów. Ostateczną liczbą punktów procentowych danej Oferty będzie suma punktów uzyskanych w dwóch kryteriach. d) Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i pozostałych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybierze spośród tych ofert ofertę z niższą ceną. e) Zamawiający informuje, iż cena podana w ofercie będzie ceną obowiązującą w okresie trwania umowy. 3. Informacje szczegółowe dotyczące kryteriów oceny ofert: a) Cena (C) 1) Komisja oceniająca stworzy ranking Wykonawców pod względem zaproponowanej ceny. Oferta o najniższej cenie zostanie sklasyfikowana najwyżej. Ilość uzyskanych punktów będzie równała się miejscu w rankingu x 80%. 2) Nadesłane oferty porównywane będą według cen brutto podanych w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 3) Wykonawcy są zobowiązani podać całkowitą cenę brutto z włączeniem wszystkich pozostałych kosztów. 4) Liczba punktów w Kryterium 1. Całkowita cena brutto zostanie przyznana zgodnie z poniższym wzorem: C = Cmin/CO x 100 pkt. x 80% gdzie: C liczba punktów za kryterium cena CO cena brutto oferty badanej Cmin najniższa cena brutto oferty, która wpłynęła na Zapytanie Ofertowe nr 5/TDE/2017 5

6 b) Termin realizacji zamówienia (T) 1) Wykonawca zamówienia polegającego na dostawie laptopów z oprogramowaniem do Zespołu Szkół w Brańsku jest zobowiązany dostarczyć przedmiot zamówienia w terminie maksymalnie 14 dni od daty podpisania umowy. 2) Punkty za termin realizacji przedmiotu zamówienia krótszy niż maksymalny będą przyznawane w sposób następujący: - 20 punktów, w przypadku realizacji podmiotu zamówienia w terminie 3 dni od dnia podpisania umowy, - 10 punktów, w przypadku realizacji podmiotu zamówienia w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy, - 0 punktów, w przypadku realizacji a podmiotu zamówienia w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy, W przypadku, kiedy Oferent/Wykonawca nie wskaże żadnej opcji terminu realizacji lub zaznaczy więcej niż jedną opcję w Kryterium 2. Termin realizacji zamówienia w Formularzu Ofertowym, Zamawiający przyjmie, że Wykonawca oferuje maksymalny termin realizacji zamówienia w ciągu 14 dni od daty podpisania umowy. IX. ROZLICZENIA i WARUNKI PŁATNOŚCI 1. Podana w ofercie cena realizacji przedmiotu zamówienia zawiera wszystkie składniki, w tym: podatki, koszty dostawy i transportu, koszty montażu, instalacji, konfiguracji oraz udzielonych co najmniej dwuletnich gwarancji. 2. Odbiór przedmiotu zamówienia nastąpi w terminie uzgodnionym w postępowaniu i zapisanym w umowie na wykonanie zamówienia. 3. Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność na podstawie otrzymanej faktury w terminie 14 dni od daty dostawy i zakończenia konfiguracji przedmiotu zamówienia, potwierdzonym protokołem odbioru przedmiotu zamówienia. 4. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od niniejszej umowy w przypadku opóźnienia w dostawie przekraczającego 7 dni. 5. Oferent jest związany ofertą 30 dni. X. MIEJSCE I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferent/Wykonawca powinien złożyć ofertę na Formularzu Ofertowym (Załącznik nr 2). 2. Kompletna oferta powinna składać się z następujących dokumentów: - wypełniony i podpisany Formularz Ofertowy (załącznik nr 2), 6

7 - Wykaz wykonanych dostaw (załącznik 3) wraz z dowodami potwierdzającymi, że dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, - Oświadczenie o braku powiązań (załącznik nr 4), - Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 5). 3. Oferty niekompletne i złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 4. Oferty należy składać w języku polskim. 5. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. 6. Oferty należy dostarczyć osobiście bądź pocztą/kurierem do dnia 10 października 2017 r. na adres Biura Projektu: Fundacja OKNO NA WSCHÓD ul. Sienkiewicza 86 lok. 16, Białystok 7. Oferta powinna zostać dostarczona w zaklejonej kopercie z dopiskiem: Oferta na Zapytanie Ofertowe nr 5/TDE/2017 z dnia r. 8. Strony Formularza Ofertowego oraz wszystkich załączników muszą być ponumerowane i parafowane przez składającego ofertę. 9. Kompletną ofertę wraz z podpisanymi i zeskanowanymi wszystkimi załącznikami można wysłać pocztą elektroniczną na adres beata.grygorczuk@onw.org.pl do dnia 10 października 2017 r. do godz. 16: O terminowości złożenia oferty decyduje data jej wpływu do siedziby Zamawiającego lub data otrzymania przez Zamawiającego oferty przesłanej przez Oferenta w formie elektronicznej (moment wejścia wiadomości na serwer pocztowy Zamawiającego). 11. Oferta wysłana pocztą elektroniczną powinna w tytule wiadomości zawierać określenie identyfikujące ofertę: Oferta na Zapytanie Ofertowe nr 5/TDE/2017 z dnia r. XI. KONTAKT W SPRAWIE ZAMÓWIENIA Osoba do kontaktów w sprawie zamówienia i udzielania informacji: Beata Grygorczuk tel beata.grygorczuk@onw.org.pl. 7