Przewodnik dla Lokalnych Grup Inicjatywnych

Transkrypt

1 Przewodnik dla Lokalnych Grup Inicjatywnych LOGODie DKMS to. Największe na świecie Odróżnia się od innych rejestrów poprzez - - Fundacja DKMS Baza Dawców Komórek Macierzystych Polska Organizacja Pożytku Publicznego ul. Altowa Warszawa Stan: czerwiec 2013

2 Spis treści SŁOWO WSTĘPU 3 1. GRUPA INICJATYWNA 4 2. TERMIN ORAZ MIEJSCE PRZEPROWADZENIA AKCJI 5 3. WOLONTARIUSZE, OSOBY POBIERAJĄCE KREW ORAZ LEKARZ WSPARCIE FINANSOWE DNIA DAWCY SZPIKU 8 5. AKCJA INFORMACYJNA POPRZEDZAJĄCA DZIEŃ DAWCY DZIEŃ AKCJI PO ZAKOŃCZENIU AKCJI DECYZJA ZAŁĄCZNIK 23 2

3 Słowo wstępu Drodzy organizatorzy, Organizacja dnia dawcy to bardzo duże i odpowiedzialne przedsięwzięcie, ale dające ogromną radość i satysfakcję, dzięki Twojej pomocy zarejestrujemy potencjalnych dawców, którzy zwiększą szanse na przeżycie dla osób chorych na białaczkę. Zachęcamy do obejrzenia filmu pokazującego organizację Dnia Dawcy Szpiku od Kuchni które z pewnością zachęci Cię do podjęcia wysiłku organizacji akcji rejestracji potencjalnych dawców. Koordynatorem Lokalnym Dnia Dawcy może być osoba indywidualna, która podejmuje się przygotowania większości ważnych spraw przed akcją, oczywiście przy wsparciu pracownika Fundacji DKMS Polska Istnieją dwie alternatywy organizacji Dnia Dawcy: Dzień Dawcy dedykowany pacjentowi Często zdarza się, że Dzień Dawcy dedykowany jest pacjentowi, który został zakwalifikowany do przeszczepienia szpiku od dawcy niespokrewnionego. Najlepiej, aby pacjent pochodził z miejscowości, w której ma się odbyć Dzień Dawcy Szpiku. Zdarza się również, że Dzień Dawcy dedykujemy dwóm pacjentom. Ideowy Dzień Dawcy (bez wskazania konkretnego, potrzebującego pacjenta) Akcje są otwarte dla wszystkich mieszkańców, którzy będą chcieli bezpłatnie zarejestrować się w bazie potencjalnych dawców szpiku. Okres moich studiów to niezliczona ilość różnego rodzaju inicjatyw. Zawsze starałem się zrobić coś nie tylko dla siebie, ale także dla otaczających mnie ludzi. Motywem, dla którego podjąłem się organizacji Dnia Dawcy jest realna chęć pomocy ludziom chorym na białaczkę. Doskonale wiem jak wygląda walka z tą chorobą, rozumiem bezsilność osoby chorej oraz dramat, jaki przeżywa jej rodzina. Dzień Dawcy dla mnie to: niesamowita satysfakcja z jego realizacji, spełnienie prywatnych ambicji oraz świetne podsumowanie mojej studenckiej aktywności w formie wolontariatu. Dzień Dawcy, który zorganizowaliśmy w Nowym Sączu chciałbym zadedykować mojej cioci, która zmarła na białaczkę. Tomasz Oćwieja, Koordynator Lokalny Dnia Dawcy, Pracownik DKMS Polska Lokalna Grupa Inicjatywna Dnia Dawcy Inicjator lokalny jest proszony o konsultowanie wszystkich poniższych kroków z koordynatorem Fundacji DKMS Polska. Stały kontakt z koordynatorem pomoże przeprowadzić przygotowanie akcji w najbardziej efektywny sposób. 3

4 1. Grupa inicjatywna Pierwszy krok: założenie grupy inicjatywnej Zorganizowanie i przeprowadzenie Dnia Dawcy Szpiku porównywalne jest ze zorganizowaniem dużej imprezy masowej. Uporanie się z licznymi wymogami organizacyjnymi jest możliwe wówczas, gdy podział kompetencji w obrębie zespołu zostaje jasno określony. Grupa inicjatywna powinna się składać z około czterech do pięciu osób godnych zaufania. Podział zadań Inicjator/ka Jest lokomotywą zespołu i w tejże grupie pociąga za wszystkie sznurki. Jest to osoba kontaktowa zarówno dla Fundacji DKMS Polska, jak i dla pozostałych członków grupy i odpowiada za płynną, bezkolizyjną wymianę informacji pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi. Osoba obejmująca tę centralną funkcję powinna być zawsze osiągalna, zarówno telefonicznie, jak i przez . W ramach Dnia Dawcy Szpiku wyróżniamy cztery obszary, które wymagają koordynacji: Osoba odpowiedzialna za kontakty z prasą i PR Powodzenie akcji rejestracyjnej zależy w dużej mierze od skutecznego poinformowania mieszkańców danego regionu. Osoba odpowiedzialna za ten obszar nawiązuje kontakty z mediami regionalnymi i regularnie informuje je o postępach w przygotowaniach do Dnia Dawcy Szpiku. Zawsze Fundacja DKMS Polska opracowuje w uzgodnieniu z grupą inicjatywną teksty informacji prasowych w postaci: notki prasowej, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, plakatu oraz ulotki, które następnie zostają przekazywane przez osobę odpowiedzialną za kontakt z prasą i PR do redakcji z prośbą o publikację przy wsparciu i w porozumieniu z pracownikiem Fundacji DKMS Polska. 4

5 Osoba odpowiedzialna za pozyskiwanie funduszy na dawców Zarejestrowanie każdego nowego dawcy oznacza dla Fundacji DKMS Polska koszt w wysokości 250 złotych. Jako że Fundacja DKMS Polska zdana jest na utrzymanie się wyłącznie z darowizn, konieczne jest intensywne pozyskiwanie nowych źródeł finansowania. Osoba odpowiedzialna za ten dział powinna aktywnie zabiegać wśród mieszkańców oraz regionalnych przedsiębiorstw o wsparcie finansowe. Osoba odpowiedzialna za logistykę (miejsce akcji i wyposażenie) Przygotowania należy rozpocząć od znalezienia stosownego pomieszczenia na przeprowadzenie akcji rejestracyjnej. Osoba odpowiedzialna za ten obszar odpowiada za sprawy techniczne związane z wyposażeniem (stoły, krzesła, oznakowanie, apteczki pierwszej pomocy, leżanki, etc.), zarówno w momencie przygotowania jak i demontażu lub oddaniu. Osoba odpowiedzialna za pozyskiwanie wolontariuszy i wsparcia medycznego Zależnie od oczekiwań odnośnie ilości osób rejestrujących się w dniu przeprowadzania akcji konieczne jest zorganizowanie odpowiedniej liczby wolontariuszy oraz osób pobierających krew. Ponadto przez cały czas akcji na miejscu musi znajdować się lekarz posiadający uprawnienia do wykonywania zawodu. Jeszcze przed akcją należy przesłać listę wolontariuszy pań pielęgniarek oraz kontakt do lekarza. Poniżej znajdziesz szczegółowe informacje dotyczące każdego z elementów akcji. 2. Termin oraz miejsce przeprowadzenia akcji Datę przeprowadzenia akcji należy ustalić w porozumieniu z Fundacją DKMS Polska Z doświadczenia Fundacji wynika, że największej frekwencji potencjalnych dawców można spodziewać się w weekendy. Oczywiście datę akcji rejestracji trzeba dostosować do specyfiki społeczności lokalnej. Stąd, na uczelniach najlepiej organizować akcję w tygodniu (od poniedziałku do czwartku), ponieważ studenci zazwyczaj wyjeżdżają na weekendy w piątek po południu. Zalecany czas trwania Dnia Dawcy Szpiku to 6 godzin, w przypadku bardzo dużych akcji można go wydłużyć do 8 godzin. Najodpowiedniejszymi godzinami przeprowadzenia akcji są: - w weekendy od w tygodniu W największych polskich miastach godziny można przesunąć do 18.00, ze względu na późniejsze powroty z pracy. Wszystkie ustalenia dotyczące wyboru miejsca akcji oraz terminu powinny być wcześniej uzgodnione z pracownikiem Fundacji, który jest odpowiedzialny za przygotowanie Dnia Dawcy. 5

6 Od czego należy rozpocząć Organizację Dnia Dawcy należy rozpocząć od poszukiwania i znalezienia stosownej lokalizacji. Najlepsze do organizacji Dnia Dawcy Szpiku są budynki użyteczności publicznej zlokalizowane w centrum miasta. Z naszego doświadczenia wynika, że najlepszymi miejscami są: - szkoły/uczelnie, - ośrodki kultury, - kluby sportowe, - kościoły (sale parafialne), - budynki administracji miejskiej, - siedziby związków / stowarzyszeń. Przy wyborze lokalizacji należy pamiętać o tym, aby wybrany budynek był przystosowany do prowadzenia akcji na większą skalę z łatwo dostępną salą lub holem zlokalizowanym na parterze tak, aby osoby przychodzące na Dzień Dawcy Szpiku nie błądziły po całym budynku. Ponadto, w wybranym budynku musi znajdować się kilkanaście stołów i kilkadziesiąt krzeseł, które można wykorzystać podczas akcji. Po telefonicznym ustaleniu lokalizacji pracownik Fundacji DKMS Polska prześle Ci pisemną prośbę do administratora budynku o udostępnienie miejsca. Twoim zadaniem jest dostarczenie prośby o udostępnienie miejsca na akcję rejestracji oraz odebranie pisemnej zgody od administratora budynku i dostarczenie jej do Fundacji DKMS Polska (w formie skanu, faxu lub po prostu prześlij zgodę listem). Miejsce, w którym odbędzie się akcja, powinno być duże i przestronne. Często zdarza się, że akcja rejestracji potencjalnych dawców jest organizowana w dużej pojedynczej sali, w holu lub w dwóch sąsiadujących ze sobą pomieszczeniach (w jednym z pomieszczeń wypełniane są formularze natomiast drugie pomieszczenie służy do pobierania krwi). Pomieszczenie do pobierania krwi powinno mieć otwierane okna lub klimatyzację oraz być dobrze oświetlone (oświetlenie naturalne i sztuczne). Bardzo istotny jest też dostęp do ciepłej wody i toalet, a także dostępny parking i wejście główne blisko ulicy. Przy wyborze miejsca akcji rejestracji warto pamiętać o tym jak wyglądają poszczególne etapy rejestracji potencjalnych dawców. Nie należy lekceważyć kwestii czasu koniecznego dla znalezienia odpowiedniego miejsca na planowaną akcję. Ten element powinien rozpoczynać organizację każdej akcji rejestracji potencjalnych dawców. Zwłaszcza w dużych miastach poszukiwanie wolnych pomieszczeń zająć może wiele dni, ponieważ duże i zlokalizowane w centrum miasta lokale wynajmowane są zwykle z dużym wyprzedzeniem. Wielkość pomieszczenia zależy od przewidywanej liczby dawców, nie powinna być jednak mniejsza niż około 70 m 2. 6

7 Przykład: Aby przeprowadzić akcję rejestracji potencjalnych dawców, którą szacujemy na do dawców potrzebujesz przygotować pomieszczenie o powierzchni około 70 m 2 oraz: dużych stołów, - 60 krzeseł, - torby lekarskiej (poproś lekarza o zaopatrzenie się w torbę lekarską), - kozetka (na wypadek gdyby ktoś zemdlał na skutek pobierania krwi) sprawdź czy taki sprzęt znajduje się w budynku, - ewentualnie parawany oddzielające sekcje rejestracji danych i pobierania krwi. Dobrze jest, jeśli uda się optycznie oddzielić stołami miejsce rejestracji od miejsca, w którym pobierana jest krew. W dalszej części informatora znajdziesz graficzną prezentację ułożenia stołów. 3. Wolontariusze, osoby pobierające krew oraz lekarz. Pozyskanie wolontariuszy, osób pobierających krew oraz lekarza Gdy tylko ustalony zostanie termin akcji należy rozpocząć pozyskiwanie wolontariuszy oraz personelu pobierającego krew. Im wcześniej rozesłane zostaną zapytania, tym osoby te będą mieć więcej czasu na ewentualne przesunięcia terminów, zmiany dyżurów lub takie zmiany w organizacji zajęć, które umożliwią im udział w akcji. Panie pielęgniarki są zawsze ubezpieczane przez Fundację od odpowiedzialności cywilnej, dlatego na tydzień przed akcją osoba odpowiedzialna za pozyskanie personelu medycznego przez koordynatora lokalnego proszona jest o przesłanie listy pań pielęgniarek zawierającej dane osobowe (patrz załączniki). Ponadto, Panie pielęgniarki proszone są o przybycie na 30 minut przed rozpoczęciem akcji. Warunkiem koniecznym do przeprowadzenia akcji jest obecności lekarza dowolnej specjalności przez cały czas trwania akcji ze względu na ubezpieczenie. Osoba odpowiedzialna za pozyskanie wolontariuszy i personelu medycznego zobowiązana jest do powiadomienia lekarza o potrzebie posiadania torby zawierającej przybory do udzielenia pierwszej pomocy oraz przybycie na miejsce akcji na 15 minut przed jej rozpoczęciem. Jeżeli zorganizowanie torby lekarskiej nie jest możliwe, prosimy o powiadomienie pracownika Fundacji DKMS Polska. 7

8 Aby zaangażować panie pielęgniarki i lekarza najlepiej skontaktować się z lokalnymi szpitalami, przychodniami, Okręgową Izbą Pielęgniarek i Położnych lub Okręgową Izbą Lekarską. Kontakt i adres takich instytucji można znaleźć w Internecie to pozwoli na wystawienie przez pracownika Fundacji pisma z prośbą o pomoc. Najlepiej spotkać się z Przełożoną Panią Pielęgniarek lub osobą odpowiedzialną za zespół medyczny przekazać pismo oraz opowiedzieć o akcji rejestracji. Wszyscy wolontariusze pracujący podczas akcji powinni przybyć godzinę przed rozpoczęciem Dnia Dawcy na przeszkolenie. Lista wolontariuszy (patrz załącznik) w wersji elektronicznej powinna być przesłana do biura Fundacji na tydzień przed Dniem Dawcy. Jest ona potrzebna ze względów formalnych. Przykład: Aby przeprowadzić akcję rejestracji potencjalnych dawców, na której zarejestruje się do dawców potrzebujemy: - 25 osób spisujących dane, - 3 osoby do kontroli pośredniej, - 8 osób pobierających krew, - lekarz z pełnymi uprawnieniami (ze względów ubezpieczeniowych obecny musi być przez cały czas trwania akcji), - 3 osoby do kontroli końcowej, - 2 osoby wskazujące miejsca, - jeden pomocnik ogólny. W wielu miastach, w których organizowaliśmy już akcję rejestracji, posiadamy siatkę kontaktów obejmującą personel medyczny. Stąd pracownik Fundacji zawsze powiadomi Cię czy jest potrzeba pozyskiwania personelu medycznego. W przypadkach, kiedy przewidujesz, że zorganizowanie personelu medycznego może być kłopotliwe poinformuj jak najwcześniej pracownika Fundacji DKMS Polska. Jeżeli akcja rejestracyjna potrwać ma ponad sześć godzin, zaplanować należy dwie zmiany wolontariuszy. Oznaczać to będzie, że dla wszystkich stanowisk konieczne jest pozyskanie podwójnej liczby wolontariuszy / personelu pobierającego krew. Personel medyczny, wolontariusze oraz osoby rejestrujące się jako potencjalny dawca szpiku kostnego są ubezpieczone przez Fundacje DKMS Polska w trakcie trwania Dnia Dawcy Szpiku! 4. Wsparcie finansowe Dnia Dawcy Szpiku Koszt przebadania jednego potencjalnego dawcy to 250 zł. Niestety koszty te nie są refundowane ani przez Ministerstwo Zdrowia, ani przez NFZ, więc w całości ponosi je Fundacja ze środków własnych. W związku z tym, że koszty badań są bardzo wysokie, zależy nam żeby zminimalizować przynajmniej te związane z organizacją Dnia Dawcy Szpiku. Fundacja ponosi wszystkie koszty niezbędne do organizacji akcji tzn.: wydruk plakatów i ulotek, ubezpieczenie, materiały potrzebne do rejestracji, materiały medyczne do pobrania krwi, przejazd na miejsce akcji, wyżywienie dla wolontariuszy oraz hotelu pracownika, który będzie obecny podczas 8

9 Dnia Dawcy. Jeśli to możliwe prosimy Cię o pomoc w pozyskaniu wsparcia finansowego. Poniżej znajdziesz listę propozycji jak można wesprzeć Fundację DKMS Polska: Aktywności promujące Dzień Dawcy Intensywne działania promujące wsparcie finansowe dla Fundacji DKMS Polska W każdej informacji prasowej, w Internecie, telewizji oraz w wywiadach radiowych proś o udzielenie wsparcia finansowego Fundacji. Podaj numer konta - to pomoże osobie, która będzie chciała nas wesprzeć, w przekazaniu wsparcia. Ponadto, podkreśl, że rejestracja jest darmowa natomiast koszty zarejestrowania jednego potencjalnego dawcy to 250 złotych, dlatego LICZY SIĘ KAŻDA ZŁOTÓWKA. Tylko w ten sposób darowizny mogą wpływać na konto jeszcze przed rozpoczęciem akcji. Oczywiście wpłat na rzecz Fundacji DKMS Polska dokonywać można również w samym dniu akcji gotówką. Pozyskanie wsparcia materialnego Często inicjatorzy Dnia Dawcy Szpiku mają możliwość pozyskania za darmo poczęstunku dla wolontariuszy lub wręcz wolontariusze sami przygotowują poczęstunek (sałatki, kanapki, ciasta, napoje). W wyjątkowych sytuacjach Fundacja DKMS Polska może pokryć dodatkowe wydatki, jeśli są one niezbędne do przeprowadzenia akcji, ale musi być to każdorazowo uzgodnione wcześniej. Aby zorganizować wsparcie materialne w postaci posiłków najlepiej zwrócić się z pisemną prośbą do lokalnych restauracji lub pizzerii. Z naszego doświadczenia wynika, że w większości przypadków restauracje i pizzerie podchodzą do tego rodzaju propozycji bardzo entuzjastycznie. W zamian za udzielone wsparcie możemy umieścić logotyp firmy na plakatach i ulotkach informacyjnych oraz umieścić baner firmy w miejscu rejestracji potencjalnych dawców. Organizacja zbiórki publicznej Podczas każdego Dnia Dawcy Szpiku Fundacja DKMS Polska organizuje zbiórkę publiczną. Pracownik Fundacji przywiezie ze sobą specjalną puszkę, która zostanie umieszczona w miejscu kontroli pośredniej. Nocleg dla pracowników Fundacji DKMS Polska Możesz poprosić lokalne hotele o nieodpłatne udostępnienie dwóch pokoi jednoosobowych dla pracowników Fundacji DKMS Polska, którzy przyjadą na dzień dawcy. Wydruk plakatów i ulotek Możesz poprosić lokalną drukarnie o darmowe wydrukowanie plakatów i ulotek promujących Dzień Dawcy Szpiku. Informację odnośnie możliwości darmowego wydrukowania materiałów informacyjnych na akcję musisz przekazać pracownikowi Fundacji najpóźniej na 3 tygodnie przed akcją. Jeśli uda Ci się poprosić lokalną drukarnie o pomoc wtedy pracownik Fundacji DKMS Polska prześlę Ci projekt plakatu i ulotki przeznaczony do druku. Z reguły na akcję średniej wielkości 9

10 drukujemy 500 plakatów w rozmiarze A3 oraz 3000 ulotek dwustronnie w rozmiarze A5. Należy zwrócić się do lokalnych przedsiębiorstw z prośbą o wsparcie finansowe Do tematu pozyskiwania darowizn dla Fundacji DKMS Polska należy podejść optymistycznie. W wielu firmach zaangażowanie społeczne stanowi istotny element filozofii firmowej. W całym kraju Fundacja DKMS Polska już teraz cieszy się szerokim wsparciem przedsiębiorstw, a ich liczba stale rośnie Osoba odpowiedzialna za pozyskiwanie funduszy powinna sporządzić listę lokalnych przedsiębiorców, z którymi potencjalnie warto się skontaktować i spotkać w celu przedstawienia Dnia Dawcy Szpiku oraz możliwości wsparcie. Poproś pracownika Fundacji DKMS Polska o stworzenie pisma z prośbą o wsparcie finansowe następnie podczas spotkanie przekaż je przedstawicielowi firmy. Jeśli firma zdecyduje się na przekazanie darowizny Fundacja DKMS Polska może wystawić umowę darowizny jednorazowej, która pozwala na odliczenie kwoty darowizny od podatku. Podczas spotkania warto również: - zachęcić przedstawiciela Firmy do przeprowadzenia akcji informacyjnej w firmie (można przekazać plakaty oraz ulotki), - wspomnieć o możliwości przekazania 1% podatku na rzecz Fundacji DKMS Polska przez pracowników firmy - poprosić o pomoc w kontakcie z innymi firmami z regionu (często właściciele firm znają się osobiście) Przykładem przedsiębiorstwa, które można zaangażować jest piekarnia. W tym celu należy ustalić z właścicielem piekarni, że przez kilka tygodni przed akcją będzie można nabyć w piekarni specjalny wypiek dedykowany osobą chorym na białaczkę, a dochód ze sprzedaży zostanie przekazany na rzecz Fundacji DKMS Polska. Jeśli piekarnia się zgodzi warto informować o jej zaangażowaniu w mediach lokalnych co z pewnością spowoduje, że dużo osób zakupi okolicznościowy wypiek. Warto również skontaktować Lokalną Izbę Gospodarczą. Często członkowie takich organizacji spotykają się i jest to świetna okazja dla Was do zaprezentowania Waszego zaangażowania w Dzień Dawcy Szpiku oraz Fundacji DKMS Polska. Może któraś z Firm zdecyduje się na przekazanie darowizny lub powiadomi swoich pracowników o możliwości rejestracji. W 1% podatku siła!!! Fundacja DKMS Polska posiada status organizacji pożytku publicznego, dlatego prosimy zwróć się do lokalnych biur księgowych z prośbą o rekomendowanie swoim klientom umieszczenia KRS Fundacji DKMS Polska w deklaracjach PIT. 10

11 Wsparcie urzędów Warto zwrócić się z pisemną prośbą o wsparcie finansowe do Urzędów, ponieważ często tego rodzaju instytucje w swoich budżetach dysponują środkami pieniężnymi, które mogą zostać przekazane na takie inicjatywy. Taca podczas mszy Poproś proboszczów lokalnych parafii o przekazanie pieniędzy z tacy na rzecz ratowania ludzkiego życia poprzez wsparcie badań potencjalnych dawców szpiku kostnego. Wesele Warto zwrócić się do par młodych z prośbą o zorganizowanie zbiórki pieniędzy na rzecz Fundacji DKMS Polska. Para moda w zaproszeniach na wesele może poprosić gości, aby pieniądze na ewentualne kwiaty, które miałyby być im wręczone, przekazali na rzecz Fundacji DKMS Polska. Cegiełki w formie ciast i prezentów Dobrym pomysłem na zbieranie funduszy jest przygotowanie ciast lub małych prezentów, które potencjalni dawcy będą mogli nabyć w formie cegiełki. Zorganizowanie biegu, wyścigu rowerowego Warto poprosić dzieci z lokalnej szkoły o pomoc w zbieraniu funduszy na badanie dawców. W tym celu zwróć się do dyrekcji szkoły z prośbą o zorganizowanie wyścigu charytatywnego. Dzieci mogą zwrócić się do lokalnych przedsiębiorców i poprosić ich o przekazanie 1 zł za każdy kilometr, który zostanie przebyty przez uczniów. Impreza charytatywna Dobrym pomysłem jest zorganizowanie imprezy charytatywnej na terenie lokalnego klubu. W tym celu zwróć się z propozycją do właściciela i poproś go o przekazanie części dochodu z wejściówek. Inicjatorzy NIE odpowiadają za koszty akcji rejestracyjnej! Ale moga pomóc w znalezieniu środków finansowych na badania dawców! 5. Akcja informacyjna poprzedzająca Dzień Dawcy Zaraz po tym jak ustalisz miejsce, datę oraz godziny akcji należy przekazywać te informacje wszystkim odbiorcom, którzy mogą zarejestrować się jako potencjalny dawca szpiku kostnego przy pomocy ogólnie dostępnych kanałów: 11

12 - informacje prasowe, - ulotki, - plakaty, - Internet, - stanowisko informacyjne (opcjonalne), - imprezy informacyjne (opcjonalne). Informacje prasowe Informacje w regionalnych dziennikach, tygodnikach, radio i TV Aktywne informowanie mediów rozpoczyna się z reguły na dwa tygodnie przed rozpoczęciem akcji rejestracyjnej. Aby o akcji i numerze konta na wpłatę darowizn dowiedziało się możliwe wielu ludzi, najlepiej skontaktuj się ze wszystkimi dziennikami, tygodnikami, a także stacjami radiowymi i telewizyjnymi w regionie informując o danej akcji. Należy skorzystać z ewentualnych kontaktów z przedstawicielami mediów, pytać w każdej redakcji o stałą osobę kontaktową, z którą będziemy następnie wymieniać informacje oraz utrzymywać kontakt. W porozumieniu z Tobą pracownik Fundacji DKMS Polska opracuje notatki prasowe, które następnie prześle do redakcji z prośbą o publikację. Celem jest podtrzymywanie uwagi czytelników licznymi sprawozdaniami z prac aż do dnia akcji. W niektórych przypadkach celowe może okazać się włączenie również mediów ponadregionalnych. W przypadku Dnia Dawcy zadedykowanego pacjentowi musisz rozważyć każdy krok oraz skonsultować go z pracownikiem Fundacji DKMS Polska, wynika to ze względów ochrony sfery prywatnej pacjenta. Z reguły nie powinieneś publikować swojego numeru prywatnego. Prowadzenie akcji informacyjnej w przypadku Dnia Dawcy Szpiku dla Pacjenta: - Wraz ze stopniem osobistego zaangażowania ludzi rośnie ich gotowość do niesienia pomocy. Dla każdego z pacjentów publiczne podzielenie się swym losem stanowi poważny krok. Niektórzy, co zrozumiałe, robią to niechętnie. Sprawą jednak jasną jest fakt: wezwanie o pomoc dla człowieka, którego twarz, nazwisko i historia są znane, poruszy serca ludzi znacznie mocniej, niż anonimowy apel. - Ochrona prywatności pacjenta powinna być zawsze kwestią priorytetową. Szczegóły dotyczące choroby oraz życia prywatnego pacjenta przekazywać i publikować wolno jedynie w porozumieniu z nim samym. Już na samym początku akcji należy wyjaśnić z chorym, czy jest on gotów do publicznego wystąpienia. Fundacja DKMS Polska wymaga pisemnej zgody określającej rodzaj i zakres upublicznianych informacji (czy podawać można tylko imię, czy również nazwisko? Czy wolno opublikować zdjęcie?). Stosowne formularze otrzymasz od pracownika Fundacji DKMS Polska. - Znani ludzie budzą zainteresowanie opinii publicznej. Szanse na opublikowanie rosną w przypadku, gdy w akcję rejestracyjną zaangażują się znane w regionie osobistości. Przy poszukiwaniu patrona warto jest zwrócić się do lokalnych związków, stowarzyszeń, czy lekarzy. 12

13 Imprezy benefisowe zapewniają finansowanie i reklamę akcji rejestracyjnej Często lokalne kluby sportowe lub szkoły angażują się na rzecz akcji rejestracyjnej. Organizują one turnieje benefisowe, biegi sponsorowane lub przedstawienia teatralne, jarmarki (bazary) i koncerty, z których dochód zasila akcję rejestracyjną. Każda impreza tego rodzaju stanowi okazję do skontaktowania się z prasą i zwrócenia z prośbą o opublikowanie informacji. O wszelkiego rodzaju imprezach towarzyszących akcji rejestracyjnej poinformuj pracownika Fundacji DKMS Polska. Ulotki Fundacja DKMS Polska udostępnia grupie inicjatywnej wzorzec ulotki. Z reguły grupom inicjatywnym udaje się znaleźć lokalną drukarnię, gotową do nieodpłatnej pomocy. W przypadku trudności ze znalezieniem drukarni Fundacja DKMS Polska może wydrukować ulotki na Dzień Dawcy Szpiku proszę poinformuj pracownika. Ulotki takie są rozprowadzane i wywieszane w regionie przez grupę inicjatywną. Przykład: przednia strona ulotki 13

14 Przykład: tylna strona ulotki Plakaty Z chwilą rozpoczęcia informowania mediów oraz rozdawania ulotek, na 14 dni przed planowaną akcją rejestracyjną należy wywiesić również plakaty. Fundacja DKMS Polska może wydrukować plakaty na własny koszt. Natomiast jeśli uda się Wam znaleźć drukarnie która wydrukuje bezpłatnie plakaty, podobnie jak w przypadku ulotek pracownik Fundacji udostępni projekt plakatu gotowy do druku. Plakaty z reguły drukowane są w rozmiarze A3. Z prośbą o wywieszenie plakatów w witrynach należy zwrócić się do sklepów, aptek. Ponadto, warto rozwiesić plakaty również w szkołach i urzędach. Zazwyczaj nikt nie odmawia pomocy i wszyscy decydują się na powieszenie plakatu. Nie należy również zapominać o tablicach ogłoszeniowych w siedzibie różnych firm, związków czy stowarzyszeń. Plakaty można również rozwiesić na tablicach informacyjnych przy kościołach oczywiście po uprzednim ustaleniu działań z proboszczem parafii. Często 14

15 zdarza się, że Urzędy Miast dysponują tablicami informacyjnymi oraz posiadają służby zajmujące się kolportażem, w ramach możliwości należy poprosić osobę odpowiedzialną za te powierzchnie o zgodę. Co więcej jeśli w mieście w którym organizowana jest akcja, istnieje Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne należy wystąpić z pisemną prośbą o możliwość wywieszenia plakatów w autobusach lub umieszczenie grafiki na wyświetlaczach. Niektóre grupy inicjatywne pragną dodatkowych, indywidualnie zaprojektowanych plakatów lub ogłoszeń, przykładowo do użytku w Internecie lub w informatorach dla pracowników. W takim przypadku możecie zwrócić się do Fundacji DKMS Polska o stosowne wzorce, poddawane następnie indywidualnym adaptacjom. Przykład: plakat 15

16 Internet Internet oferuje możliwość błyskawicznego rozpowszechniania informacji. Własną stronę internetową stworzyć można relatywnie niskim nakładem. Portale społecznościowe takie jak Facebook czy Nasza-Klasa pozwalają na błyskawiczne rozpowszechnianie informacji. Z racji licznych i wszechstronnych możliwości oferowanych przez Internet. Tutaj znajdziesz link do informatora na temat tego jak stworzyć wydarzenie na Facebook i jak nim zarządzać /. Inne Organizacja pochód. Warto zaangażować dużą grupę ludzi do tego, aby zamanifestowała to, że działając wspólnie można wygrać walkę z białaczką. Poniżej znajdują się zdjęcia z pochodu zorganizowanego przez lokalną grupę inicjatywną poprzedzającego akcję rejestracji w Sierakowicach (miasteczko w północnej części kraju około 7000 mieszkańców). Organizatorem akcji była nauczycielka, która zaangażowała około 1600 uczniów lokalnych szkół. Finałem akcji było wypuszczenie 1600 czerwonych baloników w centralnym punkcie miasta. 6. Dzień akcji W zależności od tego gdzie organizowany jest Dzień Dawcy pracownik Fundacji DKMS Polska przyjedzie dzień wcześniej lub kilka godzin przed rozpoczęciem rejestracji. 16

17 Czas przybycia wolontariuszy Poinstruowania wolontariuszy oraz personelu pobierającego krew dokonuje na miejscu akcji pracownik Fundacji DKMS Polska. W dniu akcji potrzebujemy, aby: - Grupa inicjatywna (najbardziej zaangażowane osoby) przybyła na miejsce na dwie godziny przed akcją w celu przygotowania miejsca, - Wszyscy wolontariusze przybyli nie później niż na jedną godzinę przed akcją w celu przeszkolenia, - Personel pobierający krew przybył na 30 minut przed akcją w celu przeszkolenia, - Lekarz przybył na 15 minut przed akcją. Przygotowanie miejsca akcji oraz etapy rejestracji potencjalnych dawców Aby potencjalni dawcy mogli kolejno i bez tworzenia się kolejek poddać się najpierw rejestracji, a następnie kontroli pośredniej, pobraniu krwi i kontroli końcowej, zaleca się ustawienie poszczególnych stanowisk po obwodzie pomieszczenia. Rejestracja obejmuje cztery etapy. Poniżej znajdziesz graf prezentujący etapy rejestracji, natomiast w dalszej części organizatora ich szczegółowy opis. 17

18 Poniżej znajdziesz graficzną prezentację układu stołów i krzeseł. Ważne jest to aby stworzyć ciąg komunikacyjny pozwalający na sprawne przeprowadzenie rejestracji. Jedna sala. Kombinacja Sali i holu Hol 18

19 Stanowisko 1: Rejestracja danych Potencjalni dawcy podchodzą do wolontariuszy, którzy przy pomocy specjalnych podkładów dla potencjalnych dawców wyjaśniają kwestie dotyczące ewentualnych kryteriów wykluczających oraz procedurę pobrania. Jeżeli nic nie stoi na przeszkodzie w dokonaniu pobrania od konkretnego dawcy, następuje rejestracja jego danych osobowych na formularzu rejestracyjnym. Następnie naklejane są specjalne kody na fiolkę do pobierania krwi oraz formularz, pozwalające na zidentyfikowanie danych osobowych z wynikami typizacji HLA. Po uzupełnieniu wszystkich danych, formularz i fiolka oddawane są potencjalnemu dawcy, który następnie kierowany jest do kolejnego etapu: kontroli pośredniej. Przykład: plakat 19

20 Przykład: Formularz rejestracyjny

21 Wypełnianie formularza rejestracyjnego Pole 1 Pole 2 Pole 3 Pole 4 Pole 5 Tutaj znajdują się dane osobowe dawcy Każda akcja rejestracyjna posiada własny skrót, pozwalający na jednoznaczne przyporządkowanie do niej dawców. Uzgodniony wcześniej skrót akcji wpisuje się w tym polu. Każda deklaracja zgody opatrzona jest etykietą z kodem kreskowym. Etykieta ta wymagana jest do oznakowania próbki krwi; dwie dalsze stanowią rezerwę. Pozwala to w każdej chwili na wzajemne przyporządkowanie deklaracji oraz próbki krwi. Odrywane etykiety na próbówki z krwią umieszczone są w górnej części formularza deklaracji zgody! Na oryginale wpisuje się rodzaj i wysokość darowizny. WAŻNE: W tym polu wymagane jest wpisanie daty, miejsca oraz złożenie podpisu przez potencjalnego dawcę. Stanowisko 2: Kontrola pośrednia i wsparcie Fundacji DKMS Polska Aby wykluczyć ewentualne błędy, przed pobraniem krwi dokonuje się kontroli pośredniej. Sprawdza się tu ponownie, czy formularz rejestracyjny dawcy został poprawnie wypełniony, podpisany oraz czy spełnione są warunki rejestracji (wiek, ciąża, ). Na stanowisku kontroli pośredniej zwraca się uwagę dawcy na możliwość dokonania darowizny pieniężnej. Może mieć ona postać gotówki wrzuconej do skrzynki na darowizny. Darowizny kwitowane są przez pomocników na stanowisku kontroli pośredniej. Również osoby niekwalifikujące się na potencjalnych dawców lub niechcące się zarejestrować mają tu możliwość dokonania wpłaty. 21

22 Stanowisko 3: Pobranie krwi Wszystkie materiały medyczne potrzebne do pobierania krwi są zapewnione przez Fundację DKMS Polska. Bardzo ważne jest aby stanowiska do pobierania krwi były zlokalizowane w dobrze oświetlonym miejscu ponieważ jest to jeden z warunków dobrze przygotowanego miejsca pracy dla pani pielęgniarki. Pobranie krwi następuje w tzw. systemie Vacutainer. Do oznaczenia cech zgodności tkankowej potrzebne jest pobranie 4 mililitry krwi. W przypadku jeśli nie uda się pobrać krwi (z powodu niewidocznych żył u dawcy) rejestracja może być wykonana przy pomocy specjalnych pałeczek. W pobliżu miejsca w którym następuje pobór krwi musi znajdować się kozetka na wypadek gdyby ktoś zemdlał. Stanowisko 4: Kontrola końcowa Po pobraniu krwi dawca z wypełnionym formularzem deklaracją zgody oraz pełną krwi próbówką udaje się do kontroli końcowej. Ponownie sprawdza się tam, czy numer na formularzu rejestracyjnym i na próbówce są identyczne oraz czy próbówka wypełniona jest w dostatecznym stopniu. Jeśli wszystko jest w porządku, dawca oddaje próbówkę oraz deklarację i otrzymuje potwierdzenie rejestracji (różową kopię formularza rejestracyjnego). Kartę dawcy DKMS otrzymuje on pocztą w przeciągu trzech miesięcy. Nakład czasowy Wypełnienie formularza zajmuje z reguły około dziesięć minut, pobranie krwi wymaga przeciętnie trzech minut. Średni nakład czasowy poinformowania jednego dawcy jest różny. W idealnej sytuacji wszyscy wolontariusze powinni być w stanie udzielić wszystkich podstawowych informacji. W razie wątpliwości lub pytań dodatkowych do dyspozycji dawców jest pracownik Fundacji DKMS Polska. Posiłki dla wolontariuszy Należy pamiętać o zapewnieniu wolontariuszom dostatecznej ilości posiłków i napojów. Obok kanapek, wody, herbaty i kawy na miejscu powinny być również napoje zawierające cukier (w przypadku problemów z krążeniem). Jeśli 22

23 zorganizowanie posiłków i napojów nie jest możliwe proszę poinformuj pracownika Fundacji przed Dniem Dawcy. 7. Po zakończeniu akcji Podziękowanie dla wszystkich wolontariuszy Zorganizowanie i przeprowadzenie akcji rejestracyjnych wiąże się u dużym nakładem pracy. Fakt, iż tak wielu ludzi dobrowolnie poświęciło swój czas i siły, nie jest wcale tak oczywisty! Dlatego warto poinformować o efektach akcji lokalne media. Najpóźniej kolejnego dnia należy poinformować prasę o: - liczbie nowo pozyskanych dawców, - możliwości zarejestrowania się jako dawca również po zakończeniu akcji, - ewentualnych dalszych planowanych akcjach, - całkowitych kosztach przebadania dawców zarejestrowanych podczas akcji z prośbą o wsparcie finansowe. 8. Decyzja Po zapoznaniu się z niniejszym przewodnikiem masz już ogólne wyobrażenie tego, co Cię czeka. Zaplanowanie, organizacja i przeprowadzenie akcji rejestracji oznacza wiele pracy, ale również liczne, głęboko poruszające momenty. Możliwość osobistego doświadczenia ludzkiej gotowości do niesienia pomocy jest wspaniałym, niezwykle intensywnym przeżyciem. Z pomocą przyjaciół, krewnych i kolegów oraz przy odpowiednim planowaniu zadanie to jest jak najbardziej do wykonania. Spróbuj oszacować własną energię: - ile czasu możecie zainwestować w akcję tak, aby nie odbiło się to niekorzystnie na pracy i rodzinie? Kto mógłby pomóc? - czy masz krewnych lub przyjaciół gotowych, by udzielić wsparcia? - a może masz kontakt do jakiegoś klubu / zrzeszenia / stowarzyszenia, którego członków udałoby się zmobilizować do udziału w akcji? - kto ze znajomych ma wpływy i kontakty, np. z prasą lub z burmistrzem? - kto mógłby przejąć określoną część zadań? Oczywiście, w razie pytań w każdej chwili radą służy pracownik Fundacji DKMS Polska. W przypadku kiedy się zdecydujesz na poprowadzenie przygotowań do Dnia Dawcy Szpiku będziesz w ścisłym kontakcie z pracownikiem Fundacji DKMS Polska, wzajemnie informując się o postępach przygotowań. Stała i nieprzerwana wymiana informacji pomiędzy grupą inicjatywną a Fundacja DKMS Polska jest najważniejszym warunkiem płynnego przebiegu akcji rejestracyjnej. 23

24 9. Załącznik Przykłady dla publikacji w prasie Poniżej znajdziesz przykładowe publikacje w prasie poprzedzające Dzień Dawcy orza te które ukazały się po akcji rejestracji. Przykłady dla publikacji w prasie poprzedzające Dzień Dawcy 24

25 25

26 Przykłady dla publikacji w prasie, które ukazały się po Dniu Dawcy 26

27 27

28 Harmonogram Zadania Czas KTO Załatwione Ustalić zadania i kompetencje wewnątrz grupy inicjatywnej Ustalić termin akcji w porozumieniu z pracownikiem Fundacji DKMS Polska Znaleźć stosowne miejsce na przeprowadzenie Dnia Dawcy Szpiku Stworzyć listę mediów z kontaktami prasowymi Stworzyć listę przedsiębiorstw w regionie Przesłać do Fundacji DKMS Polska zdjęcia Pacjenta (w przypadku organizacji Dnia Dawcy dla pacjenta) Bezpośrednio po decyzji Zastanowić się nad kanałami komunikacji: radio, telewizja, prasa, Internet, poczta pantoflowa, prezentacje, spotkania informacyjne. Pozyskać patronaty honorowe, przesłać logotypy do Fundacji DKMS Polska Zwrócić się do stowarzyszeń Czy chcesz zorganizować prezentację informacyjną? Jeśli tak: Kiedy? Gdzie? Gdy tylko zostanie ustalony termin akcji Stworzyć wspólnie z pracownikiem Fundacji DKMS Polska notkę prasową. Oraz nawiązać kontakt z prasą: Pierwsze doniesienie prasowe (apel, termin akcji, miejsce akcji) Ustalić miejsca i czasy dystrybucji ulotek i plakatów (kto Ci pomoże?) Poinformuj prasę o postępie prac i poproś o pomoc! Około 2 tygodnie przed akcją 28

29 Zadania Czas KTO Załatwione Zaapelować do przedsiębiorstw w regionie o darowizny pieniężne. Osobiście przekazać lub wysłać listy Dystrybucja ulotek i plakatów Skontaktuj się z zarządami spółdzielni mieszkaniowych i poproś o rozwieszenie plakatów, rozwieś plakaty na tablicach ogłoszeń Urzędu Miasta (pozyskaj zgodę), rozwieś plakaty w sklepach aptekach, przychodniach, galeriach handlowych, dostarcz plakaty do Zarządu komunikacji miejskiej (pozyskaj zgodę), rozłóż ulotki za wycieraczkami samochodów, rozdaj ulotki na ulicach. Zorganizować ewentualną imprezę informacyjną w porozumieniu z DKMS Dziesięć do 14 dni przed akcją: Ostatnie nawiązanie kontaktu z prasą jako przypomnienie dla apelu prasowego w dniu akcji Ewentualne zorganizuje konferencję prasową 1-2 dni przed akcją Przygotowanie i rozłożenie sprzętu Instruktaż wolontariuszy Rozmowy z mediami oraz informowanie o aktualnej liczbie dawców W dniu akcji Prasa donosi o sukcesie akcji (wraz z podziękowaniem w imieniu Fundacja DKMS Polska); w razie potrzeby wskazanie na konieczność dalszego finansowego wsparcia Późniejsza rozmowa lub podsumowanie Fundacji DKMS Polska i inicjatorów wymiana doświadczeń (podziękowanie, pochwała, krytyka i sugestie) perspektywa na przyszłość 1-2 dni po akcji Dalsze kroki mające na celu finansowanie akcji: akcje benefisowe, biegi sponsorowane, zwrócenie się do przedsiębiorstw Do maksymalnie 14 dni po akcji Dalsze meldunki prasowe, jeśli zostanie znaleziony Dawca dla Pacjenta lub Dawca będzie wyłoniony z akcji. Możliwe w każdym czasie po akcji 29

30 Krótki zarys Materiały informacyjne/reklama Informacja prasowa dla mediów (notka prasowa, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, plakat i ulotka) Plakaty Ulotka Film informacyjny Fundacji DKMS Polska znajduje się na naszym profilu YouTube Działania prasowe i informacyjno-promocyjne Poinformować prasę i radio/tv Strona internetowa Dnia Dawcy lub blog informacyjny Aktywacja portali społecznościowych w Internecie Facebook Naszaklasa Komunikacja wewnętrzna (np. internet, gazetka pracownicza, tablica ogłoszeń) Impreza informacyjna, ewentualnie obecny pracownik Fundacji DKMS Polska Finansowanie Apele o darowizny pieniężne w doniesieniach prasowych Apel o darowizny pieniężne na ulotkach Apele o darowizny pieniężne online Wsparcie finansowe ze strony przedsiębiorstw z regionu Imprezy benefisowe (teatr, koncerty, zawody sportowe ) Czy organizujemy sprzedaż ciast podczas akcji Planowanie i przeprowadzenie dnia akcji Czy jest dostępny/obecny lekarz zakładowy lub lekarz działający charytatywnie? Czy jest dostępna apteczka pierwszej pomocy (torba lekarska) i kozetka? Czy mamy zarezerwowane miejsce akcji? Czy mamy odpowiednią ilość krzeseł i stołów? Czy personel medyczny jest zorganizowany i poinformowany kiedy ma przybyć na miejsce akcji? Czy mamy wystarczającą ilości wolontariuszy do rejestracji kontroli pośredniej i końcowej? Czy mamy napoje i wyżywienie dla wolonariuszy? Materiał medyczny i formularze deklaracji zgody udostępni Fundacja DKMS Polska.

31 Lista Wolontariuszy - Dzień Dawcy Szpiku Kod Dnia Dawcy: Opis miejsca akcji:.. Dnia brałem/brałam udział jako wolontariusz w akcji Dnia Dawcy która, miała na celu pozyskanie potencjalnych dawców szpiku kostnego. L.P. Imię i Nazwisko Nr PESEL Adres Tel. Kontaktowy Podpis (Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Fundację DKMS Baza Dawców Komórek Macierzystych Polska z siedzibą w Warszawie, ul. Altowa 18, Warszawa DKMS wskazanych powyżej danych osobowych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997r. z póź. zmianami. Zostałem poinformowany o celu zbierania danych osobowych) Zgodność danych potwierdzili: 1. 2

32 Lista Pań Pielęgniarek - Dzień Dawcy Szpiku Kod Dnia Dawcy:.. Opis miejsca akcji:. Dnia. pobierałam/łem próbki krwi do oznaczenia kodu HLA od potencjalnych dawców szpiku w ramach Dnia Dawcy zorganizowanego przez Fundację DKMS Polska. Ze względu na tę okoliczność Fundacja ubezpieczyła mnie od odpowiedzialności cywilnej. L.P. Imię i Nazwisko Nr PESEL Adres Tel. Kontaktowy Podpis (Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Fundację DKMS Baza Dawców Komórek Macierzystych Polska z siedzibą w Warszawie, ul. Altowa 18, Warszawa DKMS wskazanych powyżej danych osobowych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997r. z póź. zmianami. Zostałem poinformowany o celu zbierania danych osobowych) 12 Zgodność danych potwierdzili: