ZARZĄDZENIE NR i.. DYREKTORA GENERALNEGO MINISTERSTW A ŚRODOWISKA. Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR i.. DYREKTORA GENERALNEGO MINISTERSTW A ŚRODOWISKA z dnia.1?~~a.. ~Ą5v. w sprawie ustalenia procedury realizacji zagranicznych podróży służbowych pracowników Ministerstwa Środowiska oraz osób niebędących pracownikami Ministerstwa Środowiska Na podstawie art. 25 ust. 10 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2014 r. poz i 1199) zarządza się, co następuje: l. Postanowienia ogólne l. Ustala się procedurę, zwaną dalej "procedurą", realizacji zagranicznych podróży służbowych, zwanych dalej "wyjazdami", dla pracowników Ministerstwa Środowiska oraz osób niebędących pracownikami Ministerstwa Środowiska. 2. Ilekroć w procedurze jest mowa o: l) komórce wysyłającej - należy przez to rozumieć właściwą merytorycznie komórkę organizacyjną Ministerstwa, a w przypadku delegacji osób z różnych komórek organizacyjnych, komórkę organizacyjną według właściwości przewodniczącego delegacji; 2) Ministrze- należy przez to rozumieć Ministra Środowiska; 3) Ministerstwie- należy przez to rozumieć Ministerstwo Środowiska; 4) Członku Kierownictwa - należy przez to rozumieć: Ministra, Sekretarza Stanu, Podsekretarza Stanu oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa; 5) delegowanym - należy przez to rozumieć pracownika Ministerstwa lub osobę, o której mowa w ust. 5lub 6; 6) kosztach podróży służbowej - należy przez to rozumieć wszystkie koszty bezpośrednio związane z odbyciem podróży służbowej; 7) jednostce podległej - należy przez to rozumieć centralne organy administracji rządowej nadzorowane przez Ministra oraz jednostki organizacyjne nadzorowane przez Ministra albo podległe Ministrowi; 8) dyrektorze - należy przez to rozumieć także zastępcę dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa; 9) DZR- należy przez to rozumieć Departament Zrównoważonego Rozwoju; 10) BDG- należy przez to rozumieć Biuro Dyrektora Generalnego; 11) BF- na l eży przez to rozumieć Biuro Finansowe. 3. Procedura ma zastosowanie do wszystkich wyjazdów finansowanych w całości lub w części ze środków pozostających w dyspozycji Ministerstwa nieza l eżnie od źródła finansowania. 4. Dyrektor komórki wysyłającej odpowiada za celowość, właściwe przygotowanie oraz za właściwe wykorzystanie wyników wyjazdu.

2 5. W przypadku wyjazdu osób niebędących pracownikami Ministerstwa, których wyjazdy finansowane są w całości lub w części ze środków pozostających w dyspozycji Ministerstwa, niezbędne jest podpisanie umowy, na podstawie której wyjazd będzie rozliczany, której wzór stanowi załącznik nr l. Przed podpisaniem umowy przez osobę upoważnioną do dysponowania środkami, z których finansowany będzie wyjazd, umowa parafowana jest przez dyrektora komórki wysyłającej. Wzór umowy może być w uzasadnionych przypadkach modyfikowany, po uzyskaniu opinii formalno-prawnej Departamentu Prawnego i akceptacji Dyrektora Generalnego Ministerstwa. 6. Postanowień ust. 5 nie stosuje się w przypadku osób niebędących pracownikami Ministerstwa, którzy zawarli z Ministrem lub Ministerstwem odrębne umowy, w których określono zasady rozliczania wyjazdów służbowych. 2. Instrukcja wyjazdowa l. Instrukcja wyjazdowa, zwana dalej "instrukcją", określa szczegółowy zakres obowiązków delegowanych. Instrukcję przygotowuje komórka wysyłająca, na podstawie wzoru stanowiącego załącznik nr 2, a w przypadku wyjazdu, który wiąże się z reprezentowaniem Rzeczypospolitej Polskiej na posiedzeniu organów Rady Unii Europejskiej lub Komisji Europejskiej - załącznik nr 3. Do instrukcji należy załączyć dokumenty zawierające informacje dotyczące terminów i programów planowanych spotkań. 2. Za przygotowanie instrukcji w terminie umożliwiającym jej zatwierdzenie, zgodnie z ust. 3 i 4, odpowiedzialny jest dyrektor komórki wysyłającej. W przypadku konieczności przedłożenia pełnomocnictwa do reprezentowania Rzeczypospolitej Polskiej, stosowny wniosek skierowany do Ministra Spraw Zagranicznych o wydanie pełnomocnictw wraz z załączoną kopią instrukcji oraz agendą posiedzenia przygotowuje i przedkłada do podpisu Ministrowi komórka wysyłająca, a w przypadku delegacji, której przewodniczy przedstawiciel jednostki podległej - komórka sprawująca merytoryczny nadzór nad daną jednostką, na co najmniej 14 dni roboczych przed planowanym terminem wyjazdu. 3. Instrukcję zatwierdza: l) Minister jeżeli: a) w skład delegacji wchodzi Członek Kierownictwa lub Szef Gabinetu Politycznego Ministra, lub b) celem wyjazdu za granicę są sprawy, które mogą skutkować zaciągnięciem zobowiązań finansowych nieujętych w ustawie budżetowej lub planie finansowym Ministerstwa; 2) Członek Kierownictwa nadzorujący komórkę wysyłającą albo zajmujący się obszarem tematycznym, którego dotyczy wyjazd, jeżeli w skład delegacji wchodzi dyrektor nadzorowanej przez niego komórki lub kierujący nadzorowaną przez niego komórką zastępca dyrektora; 3) dyrektor komórki wysyłającej- w pozostałych przypadkach. 4. Instrukcja powinna zostać zatwierdzona co najmniej na 3 dni przed wyjazdem; w uzasadnionych przypadkach termin ten może ulec skróceniu. 5. Komórka wysyłająca zamieszcza zatwierdzoną instrukcję na dysku sieciowym, a jej oryginał przekazuje dobf. 2

3 6. Do wyjazdów, których celem jest kształcenie pracownika w obszarze jego kompetencji, takich jak: szkolenia, seminaria, warsztaty, staże, wizyty studyjne oraz konferencje, przepisów ust. 1-5 nie stosuje się. 3. Wniosek wyjazdowy l. Wyjazd odbywa się na podstawie wniosku wyjazdowego, zwanego dalej "wnioskiem", zatwierdzonego pod względem celowości, zgodnie z ust. 6, oraz zaakceptowanego pod względem finansowym, zgodnie z ust. 4 i Komórka wysyłająca przygotowuje wniosek według wzoru stanowiącego załącznik nr W przypadku wyjazdu do krajów, w których obowiązuje wymóg wizowy, wniosek o wydanie wizy przygotowuje sam delegowany i przekazuje do komórki wysyłającej. 4. Dyrektor komórki wysyłającej wskazuje we wniosku źródła finansowania dla wszystkich wnioskowanych wydatków, a w przypadku gdy jest dysponentem tych środków, akceptuje wniosek pod względem finansowym. 5. W przypadku uzasadnionej potrzeby przekroczenia limitów wydatków określonych przepisami wykonawczymi, wydanymi na podstawie art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks Pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502), dyrektor komórki wysyłającej zwraca się do Dyrektora Generalnego Ministerstwa o akceptację tych przekroczeń. 6. Wniosek pod względem celowości zatwierdza: l) Minister, jeżeli: a) w skład delegacji wchodzi Członek Kierownictwa lub Szef Gabinetu Politycznego Ministra, lub b) celem wyjazdu za granicę są sprawy, które mogą skutkować zaciągnięciem zobowiązań finansowych nieujętych w ustawie budżetowej lub planie finansowym Ministerstwa; 2) Członek Kierownictwa nadzorujący komórkę wysyłającą albo zajmujący się obszarem tematycznym, którego dotyczy wyjazd, jeżeli w skład delegacji wchodzi dyrektor nadzorowanej przez mego komórki lub kierujący nadzorowaną przez niego komórką zastępca dyrektora; 3) Dyrektor Generalny Ministerstwa- w przypadku wyjazdów, o których mowa w 2 ust. 6; 4) dyrektor komórki wysyłającej- w pozostałych przypadkach. 7. Wniosek zatwierdzony pod względem celowości wraz z podpisaną umową, w przypadku osób, o których mowa w l ust. 5 lub 6, należy złożyć w sekretariacie BDG najpóźniej: l) na 21 dni przed planowanym terminem wyjazdu - w przypadku delegacji wymagających uprzedniego załatwienia czynności wizowych; 2) na 10 dni przed planowanym terminem wyjazdu - w przypadku wyjazdów niewymagających dodatkowych formalności; 3) na l dzień roboczy przed planowanym terminem wyjazdu- w przypadku gdy wyjazd nie generuje żadnych kosztów, a obsługa logistyczna wyjazdu zapewniona jest przez organizatora lub zapraszającego. W przypadku usprawiedliwionej lub niezawinionej przyczyny niezachowania terminu złożenia wniosku we wniosku lub załączonym do niego piśmie należy zawrzeć stosowne uzasadnienie niezachowania terminu. 3

4 8. W przypadku gdy znany jest termin wyjazdu, wniosek powinien być złożony w BDG niezwłocznie po uzyskaniu danych niezbędnych w celu rozpoczęcia procedury w sprawie obsługi logistycznej wniosku, w szczególności zapewnienia dostępności oraz uzyskania niższych cen biletów lotniczych i miejsc noclegowych. BDG prowadzi rejestr wniosków, zamieszczany na dysku sieciowym. 9. BDG szacuje koszty wyjazdu oraz przedkłada wniosek do akceptacji pod względem finansowym osobie upoważnionej do dysponowania środkami, z których jest finansowany wyjazd. W przypadku gdy szacunkowy koszt wyjazdu przekracza złotych, wniosek wymaga akceptacji Dyrektora Generalnego Ministerstwa, niezależnie od źródła finansowania. Wnioski dotyczące tego samego wydarzenia, traktuje się jako jeden wniosek pod względem finansowym. lo.szacowanie kosztów wyjazdu przez BDG odbywa się zgodnie z przepisami wykonawczymi wydanymi na podstawie art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks Pracy, a w przypadku cen biletów lotniczych- na podstawie ceny obowiązującej w dniu rezerwacji biletu. 11.Po zweryfikowaniu poprawności przygotowania wniosku i uzyskaniu akceptacji pod względem finansowym, zgodnie z ust. 4 i 9, BDG przystępuje do czynności związanych z obsługą logistyczną, według wskazań zawartych we wniosku, w tym: l) rezerwuje oraz wykupuje bilety lotnicze; 2) rezerwuje oraz wykupuje miejsca noclegowe; 3) realizuje procedurę wizową, tj. składa wniosek o wydanie wizy w odpowiedniej ambasadzie, dokonuje opłaty za wydanie wizy oraz odbiera wizę, za wyjątkiem wyjazdów Członków Kierownictwa lub Szefa Gabinetu Politycznego Ministra, których obsługę wizową realizuje DZR na wniosek komórki wysyłającej; 4) wykupuje polisę ubezpieczeniową na czas podróży, w przypadku podróży służbowych poza krajami Unii Europejskiej, jeżeli potrzeba ubezpieczenia delegowanych jest wskazana we wniosku wyjazdowym. 12.W przypadku wyjazdu realizowanego na terenie Unii Europejskiej, zalecane jest pobranie przez delegowanego z Narodowego Funduszu Zdrowia Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego. 13.Delegowani są zobowiązani do samodzielnego odprawienia się przed podróżą. W szczególnych przypadkach (np. podróży z przesiadkami, lotów międzykontynentalnych) odprawa odbywa się za pośrednictwem BDG. 14.W przypadku wystąpienia w trakcie wyjazdu nieprzewidzianych okoliczności, niezależnych od delegowanych, które powodują konieczność poniesienia dodatkowych kosztów, zmiany terminu powrotu (np. zmiana harmonogramu wyjazdu, wypadki losowe itp.), przewodniczący delegacji ma prawo samodzielnie, w porozumieniu z BDG, o ile pozwalają na to okoliczności, dokonać tych zmian. Z takiego wydarzenia sporządza się notatkę z uzasadnieniem zmiany i przedkłada ją niezwłocznie po powrocie Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa. 15.W przypadku wyjazdów, których koszty są refundowane przez organizatora, BDG udostępni na życzenie delegowanego kopię właściwej faktury, o ile będzie to możliwe przed planowanym terminem wyjazdu. 16.BDG po zakończeniu czynności, o których mowa w ust. 11, niezwłocznie przekazuje zatwierdzony wniosek do BF, celem dalszego procedowania pod względem finansowym, w tym zabezpieczenia waluty obcej na wypłatę zaliczki. 4

5 4. Rozliczenie wyjazdu l. Oryginał wypełnionego wniosku wraz z instrukcją oraz umowami, o których mowa w l ust. 5 lub 6, jest przechowywany w BF. 2. W przypadku zatwierdzonych wniosków złożonych w sekretariacie BF w terminie uniemożliwiającym pobranie waluty obcej z banku, tj. krótszym niż 3 dni robocze przed planowaną datą wyjazdu, wypłata waluty obcej nastąpi po powrocie z wyjazdu i dokonaniu rozliczenia kosztów wyjazdu. 3. Delegowani, zobowiązani są do rozliczenia pobranych w formie zaliczki środków płatniczych oraz do przedłożenia zestawienia kosztów wyjazdu w terminie 14 dni od dnia powrotu z wyjazdu, przedkładając w BF oświadczenie, zgodne ze wzorem określonym w załączniku nr 5, i formularz rozliczenia, zgodny ze wzorem określonym w załączniku nr 6, wraz z dokumentami wymaganymi i niezbędnymi do ustalenia właściwej wysokości kosztów wyjazdu poniesionych przez delegowanego. 4. W przypadku pobrania zaliczki na wyjazd, który nie doszedł do skutku, delegowany ma obowiązek dokonać zwrotu pobranej zaliczki, najpóźniej w terminie 3 dni od planowanej daty wyjazdu, z jednoczesnym przedłożeniem wypełnionego formularza rozliczenia, zgodnego ze wzorem określonym w załączniku nr 6. Obowiązek wypełnienia i przedłożenia formularza rozliczenia w ww. terminie dotyczy również delegowanego, który zawnioskował o zaliczkę, a nie pobrał jej z kasy. 5. Zaliczki nierozliczone w terminach, o których mowa w ust. 3 i 4, będą potrącane z wynagrodzeń delegowanych, na podstawie oświadczenia podpisanego na pokwitowaniu pobrania zaliczki. Przed dokonaniem potrącenia delegowany otrzyma dwukrotnie przypomnienie, wysłane pocztą elektroniczną z odstępem co najmniej 3 dni, oraz w przypadku braku odpowiedzi, pracownik BF dokona w Biurze Kadr i Szkoleń potwierdzenia obecności pracownika w pracy. W przypadku braku rozliczenia i obecności pracownika w pracy potrącenie zaliczki nastąpi w najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia. W przypadku braku rozliczenia i nieobecności w pracy trwającej ponad l miesiąc, potrącenie pobranej zaliczki nastąpi najpóźniej w drugim miesiącu nieobecności. 6. Potrącenie zaliczek, o którym mowa w ust. 5, dokonywane będzie według kursu złotego w stosunku do waluty obcej, według którego BF pobrał walutę obcą z banku. 7. W przypadkach szczególnych, w których niezbędnajest realizacja kolejnego wyjazdu, delegowany może złożyć pisemne wyjaśnienie do BF, zaakceptowane przez dyrektora komórki wysyłającej oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa, dotyczące powodów braku rozliczenia w terminie wskazanym w ust. 3 i 4 oraz konieczności odbycia kolejnego wyjazdu. 8. Brak wyjaśnienia, o którym mowa w ust. 7, wstrzyma wypłatę zaliczki na kolejny wyjazd. 9. Rozliczenie dodatkowych kosztów poniesionych przez delegowanego (nieuwzględnionych we wniosku), możliwe jest wyłącznie osoby upoważnionej. po uzyskaniu pisemnej akceptacji Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub l O. Formularze rozliczenia dla Członków Kierownictwa lub Szefa Gabinetu Politycznego Ministra przygotowują pracownicy właściwego sekretariatu. 11. W przypadku zakupu usługi noclegowej lub innych zakupów dokonanych w podróży przy użyciu służbowej karty płatniczej, delegowani mają obowiązek pobrania z hotelu lub pozostałych podmiotów właściwych dokumentów księgowych np. faktur albo rachunków za usługi wystawionych na 5

6 Ministerstwo i dostarczyć niezwłocznie do BDG po powrocie z wyjazdu. Szczegółowe zasady dokonywania zakupów przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych określają odrębne przepisy. 5. Sprawozdanie z wyjazdu l. Przewodniczący delegacji lub osoba przez niego wskazana, przygotowuje sprawozdanie z wyjazdu według wzoru, stanowiącego załącznik nr 7, w terminie 14 dni od dnia powrotu z wyjazdu. 2. Sprawozdanie wymaga akceptacji: l) Ministra - w przypadku sprawozdania z wyjazdu z udziałem Członka Kierownictwa lub Szefa Gabinetu Politycznego Ministra lub z wyjazdu mogącego skutkować zaciągnięciem zobowiązań fmansowych nieujętych w ustawie budżetowej lub planie finansowym Ministerstwa; 2) Członka Kierownictwa, jeżeli sprawozdanie z wyjazdu składa dyrektor nadzorowanej przez niego komórki lub kierujący nadzorowaną przez niego komórką zastępca dyrektora; 3) dyrektora komórki wysyłającej- w pozostałych przypadkach. 3. Zaakceptowane sprawozdania z wyjazdu są przechowywane w komórce wysyłającej oraz zamieszczane na dysku sieciowym. 6. Wyjazdy przedstawicieli jednostek podległych l. W przypadku wyjazdu kierowników lub pracowników jednostek podległych, które skutkować mogą zaciągnięciem zobowiązań finansowych nieujętych w ustawie budżetowej lub planie finansowym Ministerstwa, wymagane jest zatwierdzenie instrukcji oraz akceptacja sprawozdania z wyjazdu przez Ministra. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. l, instrukcja przekazywana jest przez jednostkę podległą do komórki sprawującej nadzór nad działaniem tej jednostki, która akceptuje ją pod względem zasadności wyjazdu i przekazuje do zatwierdzenia przez Ministra, a także do wiadomości Członka Kierownictwa nadzorującego jednostkę podległą. 3. Pracownicy jednostek podległych zobowiązani są do przekazania komórce sprawującej nadzór nad działaniem jednostki podległej, sprawozdania z wyjazdu zaakceptowanego przez kierownika tej jednostki, opracowanego zgodnie z załącznikiem nr Kierownicy jednostek podległych zobowiązani są do przekazania sprawozdania z wyjazdu komórce sprawującej nadzór nad działaniem jednostki podległej, w terminie określonym w 5 ust. l, celem uzyskania akceptacji Członka Kierownictwa nadzorującego jednostkę podległą. 5. W przypadku wyjazdów kierowników jednostek podległych wymagana jest zgoda na wyjazd Członka Kierownictwa nadzorującego jednostkę podległą, według wzoru stanowiącego załącznik nr 8. 6

7 7. Przepisy końcowe l. Traci moc zarządzenie Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska nr 2 z dnia 9 maja 2012 r. w sprawie ustalania procedury wyjazdów zagranicznych zmienione zarządzeniem Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska nr 8 z dnia 27 grudnia 2012 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie ustalania procedury wyjazdów zagranicznych. 2. Do rozliczenia wyjazdów zrealizowanych do dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 7

8 Załącznik nr l "WZÓR" UMOWA Nr zawarta dnia... r. w Warszawie pomiędzy: Skarbem Państwa - Ministerstwem Środowiska, z siedzibą w Warszawie, ul. Wawelska 52/54, NIP , zwanym dalej "Zleceniodawcą", w imieniu i na rzecz którego działa, a Panią!Panem*..., zameldowanąlym/zamieszkałąlym (podać dokładny adres miejsca zamieszkania/zameldowania)*... teł:..., (miejscowość, ulica, nr domu, nr lokalu, nr te l.) legitymującąlym się dowodem osobistym m..., m PESEL...., NIP..., zwanąlym dalej "Ekspertem", o następującej treści: l. Zleceniodawca zleca, a Ekspert zobowiązuje się do: l. w okresie od dnia... roku do dnia... roku. 2. Szczegółowy zakres obowiązków Eksperta określa instrukcja stanowiąca załącznik do niniejszej umowy. wyjazdowa, l. Z tytułu realizacji niniejszej umowy Ekspertowi przysługują 1 : l) diety; 2) zwrot kosztów podróży na trasie... ; 3) zwrot kosztów ubezpieczenia; 4) zwrot kosztów uzyskania wizy... ; 5) zwrot kosztów szczepienia 2 ; 6) inne ; 2. Z tytułu realizacji niniejszej umowy Ekspert otrzyma zaliczkę Należy wybrać i zaznaczyć/podkreślić właściwe punkty z listy. 2 Jeżeli wyjazd następuje do kraju, gdzie zalecane są szczepienia. 3 Należy dokładnie wymienić jakie koszty * niepotrzebne skreślić 8

9 3. Zleceniodawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów, o których mowa w ust. l pkt l i 2, na zasadach określonych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r.- Kodeks Pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502). 3. Ekspert zobowiązuje się do rozliczenia pobranej zaliczki i przedłożenia dokumentów potwierdzających koszty podróży oraz złożenia sprawozdania z wyjazdu, o którym mowa w l, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. Ekspert nie może powierzyć wykonania niniejszej umowy osobom trzecim. Ekspert oświadcza, że posiada kwalifikacje umożliwiające wykonanie niniejszej umowy W przypadku nienależytego wykonania przez Eksperta niniejszej umowy, Zleceniodawca może odstąpić od umowy i żądać zwrotu kosztów, wymienionych w 2 ust. l i Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 8. Do spraw nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. 9. Ewentualne spory, mogące wyniknąć z wykonania niniejszej umowy strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu właściwego miejscowo dla siedziby Zleceniodawcy. 10. Umowa niniejsza została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzyma Ekspert, a dwa Zleceniodawca. Zleceniodawca Ekspert 9

10 Załącznik nr 2 "WZÓR" ZATWIERDZAM: [Minister/Sekretarz/Podsekretarz Stanu/ Dyrektor Generalny/dyrektor komórki wysyłającej] INSTRUKCJA DLADELEGOWANYCH ZA GRANICĘ l. Podstawa wyjazdu: 2. Przewodniczący i skład delegacji: 3. Cel wyjazdu: 4. Państwo, miejscowość i okres pobytu za granicą (od- do): S. Zadania do realizacji. Należy podać porządek dzienny narady, spotkania, konferencji lub rodzaj zadania i szczegółowo określić stanowisko delegacji odnośnie każdego punktu porządku dziennego lub innego zadania, w tym planowane do podjęcia inicjatywy i zobowiązania powodujące skutki finansowe nieujęte w ustawie budżetowej 6. Delegowany, bez odrębnego upoważnienia Ministra, nie może podejmować zobowiązań innych, niż określone w pkt S. Podpis delegowanego (w przypadku delegacji wieloosobowych- przewodniczącego delegacji) Podpis dyrektora komórki wysyłającej/dyrektora komórki sprawującej nadzór nad działaniem jednostki podległej Podpis kierownika jednostki podległej (tylko w przypadku wniosków zgłaszanych za pośrednictwem właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa) lo

11 Załącznik nr 3 "WZÓR" Warszawa, dnia roku INSTRUKCJA DLA PRZEDSTAWICIELA RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ na w dniu... r. Uzgodniona między następującymi instytucjami: Zatwierdzona przez KSE na posiedzeniu w dniu:.... Data poprzedniego posiedzenia danej formacji Rady UE lub Komisji Europejskiej: Informacje na temat przedstawiciela Polski na posiedzenie Imię i nazwisko/stanowisko: Instytucja/komórka organizacyjna: Numer telefonu: Adres poczty elektronicznej: Skład towarzyszącej delegacji: Numertel.: Numer faksu/serwera faksu: PORZĄDEK OBRAD Rozpatrywane dokumenty: Instytucja wiodąca: Instytucje współpracujące: Stanowisko R z e c z y p o s p o l i t e i P o l ski e i do zaprezentowania podczas posiedzenia: Do wiadomości polskiego przedstawiciela Sporządził: Zatwierdził: Data: 11

12 Załącznik nr 4 "WZÓR" ZATWIERDZAM: pod względem celowości AKCEPTUJĘ: pod względemfinansowym (Minister/Sekretarz/Podsekretarz Stanu, Dyrektor Generalny, dyrektor komórki wysyłającej) SYMBOL KOMÓRKI WYSYŁAJĄCEJ (Dyrektor Generalny lub/i osoba upoważniona do dysponowania środkami, z których finansowany jest wyjazd) IDENTYFIKATORBDG J?atą wpływu do BDQ WNIOSEK WYJAZDOWY (wniosek wypełnia komórka wysyłająca z wyłączeniem pól zaznaczonych na szaro) T~RMINQWY/ "NffiTERMINOytY* Uzasadnienie dla niezachowania terminu AkceptacjaDyr~ktb~a BDG UW AGA!!! W przypadku złożenia do BF zatwierdzonego wniosku później niż 3 dni robocze przed planowanym dniem wyjazdu, wypłata waluty obcej nastąpi po dokonaniu rozliczenia kosztów podróży służbowej. l. Nazwa spotkania (jednostka organizująca): 2. Skł a d d e l egacji: Imię i nazwisko - Stanowisko i miejsce pracy, Poprzednie Rozliczenie poprzedniej przewodniczący/członek nr telefonu komórkowego i sprawozdania: delegacji: stacjonamego (wew.): (wypełnia komórka (wypełnia BF) wysyłająca) Przewodniczący Taklnie/nie dotyczy Taklnie/nie dotyczy Członek Tak/nie/nie dotyczy Taklnie/nie dotyczy Członek Taklnie/nie dotyczy Taklnie/nie dotyczy 3. Cel wyjazdu. 4. Państwo, miejscowość i okres pobytu za granicą ( od - do ):!Miejsce: Kraj/Miasto Daty: Wyjazdu Rozpoczęcia spotkania (wg agendy) Dzień: Powrotu Godzina: 12

13 l Zakończenia spotkania D., zten: (wg agendy) 5. Informacje dodatkowe w sprawie wyjazdu: Godzina: l 6 K oszty1zro /' 'dł o fi mansowama. ( wyp1 ł ełnik a o mor 'k a wysyiająca. Budżetlub Informacje dodatkowe: Źródło/a finasowania* Rezerwa celowalinne (wskazać źródło finansowania dla konkretnych kosztów ) Transport* samolot; pociąg;* inny Uaki)... Hotel* Tak/nie/nie dotyczy Sugerowany hotellub miejsce Ubezpieczenie* Tak/nie/nie dotyczy Uwagi... Salonik VIP* Taklnie/nie dotyczy Uwagi Wiza* Tak/nie/nie dotyczy Dla kogo/jakie... Odprawa* Tak/nie/nie dotyczy Uwagi *właściwe zaznaczyć podkreślemem lub mewłaściwe skreślić. Data i podpis dyrektora komórki wysyłającej 7. Opinia BDG pod względem finansowym BD@ akceptuje>~os~ty i przękazuje.z prośbą o iąkcepta~ję.. wniosku. ipo względem finanso w Uzasadnienie BDG w przypadku braku akceptacji wniosku. Data i podpis Dyrektora BDG UWAGI: 13

14 Załącznik nr 5 "WZÓR" l Nazwisko i imię l l Miejscowość, data l l Departament, Biuro l OŚWIADCZENIE Oświadczam, że w trakcie delegacji służbowej do:..... w dniach: od... do I. WYŻYWIENIE l. Organizator lub hotel nie zapewnił bezpłatnego, całodziennego wyżywienia. * 2. Organizator lub hotel zapewnił bezpłatne, całodzienne wyżywienie. * 3. Organizator lub hotel zapewnił bezpłatne wyżywienie, w tym wliczone w cenę hotelu, w następującym zakresie: * - śniadanie - w dniach obiad - w dniach... -kolacja -w dniach...* II. TRANSPORT 4. Organizator lub hotel nie zapewnił żadnego bezpłatnego transportu i w każdej dobie podróży służbowej ponoszone były wydatki z tytułu przejazdów komunikacji miejscowej *. 5. Organizator lub hotel zapewnił bezpłatny transport w następującym zakresie: - dojazd z/do dworca autobusowego, kolejowego, portu lotniczego lub morskiego; * -dojazdy środkami komunikacji miejscowej. * * właściwe zaznaczyć l podpis delegowanego l Uwaga: Informacja o wysokości potrącenia przy zapewnionym bezpłatnym częściowym wyżywieniu: -śniadanie- 15% diety, - obiad - 30% diety, -kolacja - 30% diety. 14

15 Załącznik nr 6 "WZÓR" ZESTAWIENIE KOSZTÓW PODRÓŻY ZAGRANICZNEJ I ROZLICZENIE ZALICZKI W W ALUClE OBCEJ Część A. Informacje ogólne l. Nazwisko i imię Oddelegowany do (państwo) Czas podróży zagranicznej: data i godzina wylotu, wyjścia statku z portu lub przekroczenia granicy kraju.... data i godzina przylotu, wpłynięcia statku do portu lub przekroczenia granicy kraju..... razem dni..., godz..... Część B. Zestawienie kosztów podróży Rozliczenie diet l. Kraj Waluta Ilość dni i Stawka diety Kwota (ilość dni godzin w danym kraju x stawka diety) a) Razem Rozliczenie kosztów noclegów 2. Nazwa hotelu Waluta Rozliczenie wg rachunków Rozliczenie wg Ilość Cena za Razem ryczałtu noclegów nocleg a) b) c) Razem Rozliczenie kosztów dojazdów z i do dworca autobusowego, kolejowego, portu lotniczego lub morskiego 3. Opis Waluta Stawka diety w danymkraju a) Zgodnie z oświadczeniem - zał. 5 b) c) Razem Rozliczenie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej 4. Opis Waluta Kwota (ilość dni x stawka ryczałtu) a) Zgodnie z oświadczeniem- zał. 5 b) c) Razem Rozliczenie innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą służbową 5. Opis Waluta Kwota wg rachunków a) Opłaty dodatkowe b) Inne wydatki: Razem 6. Łączny koszt odbytej podróży służbowej l l Rozliczenie w walucie obcej l l l Waluta Kwota l 15

16 Pobrana zaliczka Kwoty wydatkowane Do wypłaty l zwrotu * UWAGI, wyjaśnienia i informacje o przyczynach zwrotu pobranej i niewykorzystanej zaliczki (ew. zaliczki zawnioskowanej, a nie pobranej z kasy): (data i podpis osoby składającej rozliczenie) Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym Sprawdzono pod względem merytorycznym (data i podpis pracownika BF) (data i podpis Dyrektora komórki wysyłającej) Część C. ZATWIERDZONO poniesione wydatki w walucie obcej na kwotę... (słownie:... ) (data i podpis Głównego Księgowego) (data i podpis Dyrektora BF) Część D. Potwierdzenie operacji kasowej Kwituję odbiór/zwracam środki * waluta obca... kwota... (słownie...) Powyższa kwota została: - wypłacona osobie składającej rozliczenie * -przyjęta do kasy MŚ* (data i podpis osoby składającej rozliczenie) Niewykorzystaną zaliczkę w kwocie: waluta obca kwota... (słownie... ) zwrócono na rachunek bankowy nr..... dnia.... (data i podpis kasjera) * niepotrzebne skreślić (data i podpis kasjera) 16

17 Załącznik nr 7 "WZÓR" AKCEPTUJĘ: (Minister/Sekretarz/Podsekretarz Stanu/Dyrektor Generalny/ dyrektor komórki wysyłającej/ kierownik jednostki podległej) SPRA WOZDANIE Z WYJAZDU /tytuł spotkania/ /miejsce/ /data/ Skład delegacji: l organizator/ CZĘŚĆ PIERWSZA Abstrakt ze sprawozdania - ogólne podsumowanie wyjazdu zawierające cel, stanowisko delegacji, problematykę, podjęte decyzje i konkluzje (maksymalnie 1500 znaków) oraz informacje dotyczące realizacji zapisów instrukcji wyjazdowej według wzoru: - Podczas spotkania stanowisko Polski zostało przekazane zgodnie z instrukcją wyjazdową. - Podczas spotkania stanowisko Polski zostało przekazane zgodnie z instrukcją wyjazdową, przy tym dodatkowo delegacja poruszyła następujące kwestie: CZĘŚĆDRUGA Szczegółowe sprawozdanie z wyjazdu zawierające cel wyjazdu, informacje na temat stanowiska delegacji odnośnie dyskutowanych punktów, informacje na temat odbytych spotkań i ich rezultatów, całościowe podsumowanie spotkania, osiągnięte konkluzje. Szczegółowy opis zgłoszonych inicjatyw lub podjętych zobowiązań, również tych, na które osoby biorące udział w wyjeździe wyraziły zgodę, a które pociągają za sobą skutki finansowe lub świadczenia rzeczowe, z jednoczesnym wskazaniem sposobów realizacji i gwarantowanych źródeł ich finansowania, wnioski, wskazanie dodatkowych adresatów sprawozdania. /podpis osoby przygotowującej sprawozdanie/ /podpis dyrektora komórki wysyłającej/ 17

18 Załącznik nr 8 "WZÓR" (nazwisko i imię) (miejscowość, data) Uednostka organizacyjna) Zgoda na wyjazd Pan/Pani Ministerstwo Środowiska W związku z OoooooooooooooooooooooooooooOOooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooOOOoooooooooooooooooOOooooo zwracam się z uprzejmą prośbą o zgodę na wyjazd w dniach Celem wyjazdu jest ooooooooooooooo Ooo o o W czasie mojej nieobecności zastępować mnie będzie o o o o o o o o o o o o o o (podpis) AKCEPTUJĘ (podpis nadzorującego Członka Kierownictwa) 18

19 UZASADNIENI E Potrzeba wydania nowego zarządzenia Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska w sprawie ustalania procedury realizacji podróży służbowych za granicę, spowodowana jest przede wszystkim zmianami w strukturze organizacyjnej Ministerstwa Środowiska, w szczególności zmianą kompetencji komórek organizacyjnych zajmujących się obsługą w zakresie realizacji podróży służbowych oraz utworzeniem nowej komórki organizacyjnej, tj. Biura Finansowego i przejęciem przez nią części zadań z tego zakresu. Dodatkowo wprowadzono następujące zmiany: l) doprecyzowano i uproszczono regulacje związane z obiegiem dokumentów; 2) zrezygnowano z opracowywania kwartalnego planu wyjazdów; 3) uściślono zasady rozliczania się z zagranicznego wyjazdu służbowego; 4) zmieniono następujące formularze: a) "wniosek wyjazdowy"- zał. nr 4, b) "zestawienie kosztów podróży zagranicznej rozliczenie zaliczki w walucie obcej" - zał. nr 7, c) "oświadczenie delegowanego"- zał. nr 8. Wyżej wymienione zmiany nie spowodują zaangażowania dodatkowych środków budżetowych na ich realizację na lata następne. 19

20