Mandat Komitetu ds. Audytu

Transkrypt

1 EBC-JAWNE Mandat Komitetu ds. Audytu Komitet wysokiego szczebla ds. audytu ustanowiony przez Radę Prezesów zgodnie z art. 9a regulaminu EBC umacnia istniejące mechanizmy kontroli na płaszczyźnie wewnętrznej i zewnętrznej oraz przyczynia się do ugruntowania ładu korporacyjnego EBC i Eurosystemu. 1. Cel i zakres działania Komitetu ds. Audytu Komitet ds. Audytu wspiera Radę Prezesów w wypełnianiu przez nią obowiązków związanych z realizacją zadań i czynności EBC i Eurosystemu 1, które zostały określone w statucie ESBC, poprzez udzielanie porad i/lub opinii dotyczących: a) rzetelności informacji finansowych, b) nadzoru nad kontrolą wewnętrzną, c) zgodności z odpowiednimi przepisami prawa, regulacjami i kodeksami postępowania, d) działalności pionów audytu. 2. Obowiązki 2.1 Rzetelność informacji finansowych Komitet ds. Audytu ocenia sprawozdania finansowe EBC oraz rozważa, czy dają one prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji oraz czy zostały sporządzone zgodnie z zatwierdzonymi zasadami rachunkowości. W tym celu Komitet ds. Audytu: a) dokonuje przeglądu rocznych sprawozdań finansowych przed ich zatwierdzeniem przez Radę Prezesów; b) omawia z audytorami zewnętrznymi i wewnętrznymi oraz kierownictwem EBC związane z tymi sprawozdaniami raporty z audytu (wraz z listem do Zarządu) oraz ewentualne trudności napotkane podczas badania i/lub istotne różnice zdań w zakresie zarządzania; c) otrzymuje od zewnętrznego biegłego rewidenta oświadczenie potwierdzające, że sprawozdania finansowe zostały zbadane prawidłowo; d) doradza Radzie Prezesów w sprawie zatwierdzenia sprawozdań finansowych. Ponadto Komitet ds. Audytu analizuje wszelkie istotne kwestie związane z rachunkowością lub sprawozdawczością finansową Eurosystemu, które mogłyby wpłynąć na sprawozdania finansowe EBC. 1 Z wyjątkiem decyzji w zakresie polityki, takich jak decyzje dotyczące polityki pieniężnej i dochodu pieniężnego.

2 2.2 Nadzór nad kontrolą wewnętrzną Komitet ds. Audytu ocenia ogólną skuteczność i adekwatność ramowych zasad kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem w EBC i Eurosystemie oraz przedstawia Radzie Prezesów opinię na ten temat. W tym celu Komitet ds. Audytu: a) ocenia ramowe zasady zarządzania ryzykiem operacyjnym i finansowym oraz związane z nim procesy; b) omawia z audytorami wewnętrznymi i zewnętrznymi oraz osobami zarządzającymi ryzykiem odpowiednie sprawozdania, a w szczególności główne ekspozycje na ryzyko operacyjne, finansowe i reputacyjne; c) rozważa, czy środki na rzecz monitorowania i kontroli tych ekspozycji są adekwatne i stosowane na czas, a na poziomie bardziej ogólnym pilnuje, by zalecenia i zastrzeżenia były traktowane z odpowiednią uwagą; d) w razie potrzeby opracowuje zalecenia, współtworząc w ten sposób warunki sprzyjające rzetelności i sprawowaniu kontroli. 2.3 Zgodność z odpowiednimi przepisami prawa, regulacjami i kodeksami postępowania Komitet ds. Audytu ocenia ogólną adekwatność ramowych zasad EBC i Eurosystem dotyczących zgodności z przepisami oraz skuteczność procesów monitorowania zgodności i przedstawia Radzie Prezesów opinię na ten temat. W tym celu Komitet ds. Audytu: a) dokonuje przeglądu ramowych zasad dotyczących zgodności z przepisami i związanych z nimi procesów monitorowania; b) omawia z audytorami wewnętrznymi i zewnętrznymi, głównym radcą prawnym i w razie potrzeby z doradcą ds. etyki lub przewodniczącymi komitetów Eurosystemu i EBC odpowiednie sprawozdania, a zwłaszcza konkretne zagadnienia związane ze zgodnością mogące mieć istotny wpływ na sprawozdania finansowe EBC i/lub reputację EBC i Eurosystemu; c) jest informowany o istotnych incydentach i/lub przypadkach braku zgodności oraz rozważa, czy środki podjęte w ich następstwie są adekwatne i stosowane na czas; d) w razie potrzeby opracowuje zalecenia, współtworząc w ten sposób warunki sprzyjające rzetelności i ładowi korporacyjnemu. 2.4 Piony audytu w EBC i Eurosystemie Komitet ds. Audytu ocenia ogólną skuteczność i adekwatność działania pionów audytu w EBC i Eurosystemie. W tym celu Komitet ds. Audytu: a) dokonuje przeglądu programu prac Komitetu Eurosystemu/ESBC ds. Audytu Wewnętrznego przed zatwierdzeniem programu przez Radę Prezesów i przedstawia Radzie opinię na ten temat; Page 2 of 5

3 b) dokonuje przeglądu programu prac Dyrekcji Audytu Wewnętrznego EBC oraz w razie potrzeby przedstawia opinię na ten temat; c) ocenia działalność Dyrekcji Audytu Wewnętrznego EBC i Komitetu Eurosystemu/ESBC ds. Audytu Wewnętrznego oraz działalność zewnętrznego biegłego rewidenta EBC, aby zapewnić zgodność funkcjonowania pionów audytu z właściwymi obowiązującymi standardami zawodowymi; d) zwraca uwagę Rady Prezesów na wszelkie problemy mogące utrudniać skuteczne funkcjonowanie pionów audytu, w tym dotyczące ich niezależności, poufnego i bezpośredniego dostępu do odpowiednich organów decyzyjnych oraz do pracowników i informacji, a także adekwatności zasobów; e) doradza Radzie Prezesów w sprawie zaleceń dotyczących mianowania zewnętrznych biegłych rewidentów Eurosystemu. 2.5 Pozostałe obowiązki Na wniosek Rady Prezesów Komitet ds. Audytu oprócz obowiązków opisanych powyżej może wykonywać inne czynności związane z niniejszym mandatem. 3. Dostęp do pracowników i informacji oraz opinii zewnętrznych Komitet ds. Audytu ma nieograniczony dostęp do członków kierownictwa i pracowników oraz do wszelkich dokumentów i informacji, które uzna za niezbędne do właściwego wypełniania swoich obowiązków wymienionych w niniejszym mandacie. W szczególności Komitet ds. Audytu może odbywać osobne spotkania bez udziału członka Zarządu EBC z kierownikiem pionu audytu wewnętrznego i zewnętrznym biegłym rewidentem EBC z własnej inicjatywy lub na wniosek kierownika pionu audytu wewnętrznego lub zewnętrznego biegłego rewidenta EBC. Ponadto Komitet ds. Audytu regularnie spotyka się z kierownikami pionów zarządzania ryzykiem operacyjnym i finansowym, a w razie potrzeby z głównym radcą prawnym i doradcą ds. etyki lub innym członkiem kierownictwa, jeśli uzna to za niezbędne do właściwego wypełniania swoich obowiązków. Jeśli chodzi o sprawozdania, Komitet ds. Audytu systematycznie otrzymuje streszczenia sprawozdań z audytu opracowanych przez Dyrekcję Audytu Wewnętrznego EBC, które dostarczają pewności co do kontroli wewnętrznej w EBC, oraz opracowanych przez Komitet ds. Audytu Wewnętrznego, które dostarczają pewności co do kontroli wewnętrznej w zakresie zadań i czynności Eurosystemu zdefiniowanych w części 1. Pełne wersje sprawozdań są dostępne na żądanie. Ponadto Komitet ds. Audytu otrzymuje, w tym samym czasie co Rada Prezesów, następujące dokumenty: i) roczne opinie z badania sprawozdań finansowych EBC; ii) listy zewnętrznego biegłego rewidenta EBC do Zarządu wraz z jego odpowiedzią; iii) sprawozdanie z uwagami wstępnymi Europejskiego Trybunału Obrachunkowego (ETO) (art. 27 ust. 2 statutu ESBC) wraz z odpowiedzią Zarządu; iv) egzemplarz okazowy publicznego sprawozdania ETO przed jego publikacją. Page 3 of 5

4 Ponadto Komitet ds. Audytu otrzymuje sprawozdania dotyczące istotnych z punktu widzenia kontroli kwestii związanych z ryzykiem finansowym i/lub operacyjnym rozpoznanych na poziomie EBC i/lub Eurosystemu i ESBC oraz ogólne sprawozdania dotyczące kwestii zgodności z odpowiednimi przepisami prawa, regulacjami i kodeksami postępowania i/lub sprawozdania w sprawie konkretnych poważnych przypadków braku zgodności. 4. Sprawozdawczość Komitet ds. Audytu zdaje Radzie Prezesów roczne sprawozdanie na temat prac przeprowadzonych w roku poprzednim. W ramach tego Komitet przedstawia Radzie ocenę skuteczności całości zasad ramowych dotyczących kontroli obowiązujących w EBC i Eurosystemie oraz w razie potrzeby opracowuje zalecenia. Ponadto Komitet zdaje Radzie sprawozdanie, gdy uzna to za właściwe i/lub gdy wymaga tego wykonanie jego obowiązków. 5. Skład Komitetu ds. Audytu Komitet ds. Audytu składa się z pięciu członków: wiceprezesa EBC, dwóch starszych stażem prezesów krajowych banków centralnych strefy euro i dwóch członków zewnętrznych, wybranych spośród urzędników wysokiego szczebla z doświadczeniem w bankowości centralnej. Z wyjątkiem wiceprezesa EBC, który jest członkiem Komitetu ds. Audytu z urzędu, pozostali członkowie są mianowani przez Radę Prezesów na okres trzech lat z możliwością jednokrotnego odnowienia kadencji. Spośród swoich członków Komitet ds. Audytu wybiera przewodniczącego (funkcji tej nie może pełnić wiceprezes EBC). Członkom zewnętrznym Komitetu ds. Audytu przysługuje roczne wynagrodzenie ryczałtowe oraz wynagrodzenie dzienne za każdy dzień obrad Komitetu. Wysokość wynagrodzenia określa Rada Prezesów. 6. Poufność informacji i Kodeks postępowania Członkowie Komitetu ds. Audytu nie ujawniają osobom ani instytucjom spoza EBC i Eurosystemu żadnych informacji o charakterze poufnym otrzymanych podczas wykonywania swoich obowiązków. Zasadniczo podczas wykonywania swoich obowiązków członkowie Komitetu ds. Audytu przestrzegają zasad podanych w Kodeksie postępowania dla członków Rady Prezesów, który jasno określa ich odpowiedzialność za ochronę wiarygodności i reputacji Eurosystemu. 7. Niezależność członków Komitetu ds. Audytu Przy wykonywaniu obowiązków określonych w niniejszym mandacie członkowie Komitetu ds. Audytu cieszą się niezależnością. Nie biorą oni udziału w obradach w razie spodziewanego lub potencjalnego konfliktu interesów. Page 4 of 5

5 8. Posiedzenia Posiedzenia Komitetu ds. Audytu odbywają się co najmniej cztery razy w roku. Jeśli wymagają tego okoliczności, przewodniczący może zwołać dodatkowe posiedzenia. Wszyscy członkowie Komitetu powinni osobiście uczestniczyć w każdym z posiedzeń. Do udziału w posiedzeniach z zasady zapraszany jest kierownik pionu audytu wewnętrznego. 9. Przegląd niniejszego mandatu Co najmniej raz na trzy lata Komitet ds. Audytu dokonuje przeglądu swojego mandatu i zdaje Radzie Prezesów sprawozdanie w tej sprawie. 10. Ogłoszenie niniejszego mandatu Mandat Komitetu ds. Audytu jest opublikowany w serwisie internetowym EBC. Page 5 of 5