REGULAMIN ORGANIZACYJNY

Transkrypt

1 REGULAMIN ORGANIZACYJNY Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipsku. I. Postanowienia ogólne. 1 Regulamin organizacyjny zwany dalej regulaminem określa zadania szczegółowe, zasady kierowania pracą, strukturę wewnętrzną, zadania pracowników, zasady obsługi interesantów Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, zwanego dalej ośrodkiem W ramach zadań ustawowych i statutowych Ośrodek realizuje zadania wynikające z ustawy o pomocy społecznej w zakresie: Zadań własnych gminy o charakterze obowiązkowym, do których naleŝy: - przyznawanie i wypłacanie zasiłków celowych, - przyznawanie i wypłacanie zasiłków okresowych, - przyznawanie i wypłacanie zasiłków celowych na pokrycie wydatków powstałych w wyniku zdarzenia losowego, - podejmowanie innych zadań z zakresu pomocy społecznej wynikających z rozeznanych potrzeb gminy, w tym tworzenie i realizacja programów osłonowych, - opracowanie i realizacja gminnej strategii rozwiązywania problemów społecznych ze szczególnym uwzględnieniem programów pomocy społecznej, profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i innych, których celem jest integracja osób i rodzin z grup szczególnego ryzyka, - sporządzanie bilansu potrzeb gminy w zakresie pomocy społecznej, - udzielanie schronienia, zapewnienie posiłku oraz niezbędnego ubrania osobom tego pozbawionym, - przyznawanie i wypłacanie zasiłków celowych na pokrycie wydatków na świadczenia zdrowotne osobom bezdomnym oraz innym osobom nie mającym dochodu i moŝliwości uzyskania świadczeń na podstawie przepisów o Narodowym Funduszu Zdrowia, - opłacanie składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe za osobę, która zrezygnuje z zatrudnienia w związku z koniecznością sprawowania bezpośredniej, osobistej opieki nad długotrwale lub cięŝko chorym członkiem rodziny oraz wspólnie nie zamieszkującymi matką, ojcem lub rodzeństwem, - praca socjalna - organizowanie i świadczenie usług opiekuńczych, w tym specjalistycznych, w miejscu zamieszkania, - tworzenie gminnego systemu profilaktyki i opieki nad dzieckiem i rodziną, - doŝywianie dzieci, - sprawianie pogrzebu, w tym osobom bezdomnym, - kierowanie do domu pomocy społecznej i ponoszenie odpłatności za pobyt mieszkańca gminy w tym domu, - sporządzanie sprawozdawczości oraz przekazywanie jej właściwym organom, równieŝ w wersji elektronicznej, z zastosowaniem systemu informatycznego, Zadań własnych gminy, do których naleŝy: - przyznawanie i wypłacanie zasiłków celowych specjalnych, - przyznawanie i wypłacanie pomocy na ekonomiczne usamodzielnienie w formie zasiłków, poŝyczek oraz pomocy w naturze, - podejmowanie innych zadań z zakresu pomocy społecznej wynikających z rozeznanych potrzeb gminy, w tym tworzenie i realizacja programów osłonowych.

2 - 2 - Zadań zleconych z zakresu administracji rządowej realizowanych przez gminę, do których naleŝy: - przyznawanie i wypłacanie zasiłków stałych, - opłacanie składek na ubezpieczenie zdrowotne określonych w przepisach o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu zdrowia, - organizowanie i świadczenie usług opiekuńczych specjalistycznych w miejscu zamieszkania dla osób z zaburzeniami psychicznymi, - przyznawanie i wypłacanie zasiłków celowych na pokrycie wydatków związanych z klęską Ŝywiołową lub ekologiczną, - prowadzenie i rozwój infrastruktury środowiskowych domów samopomocy dla osób z zaburzeniami psychicznymi, - realizacja zadań wynikających z rządowych programów pomocy społecznej, mających na celu ochronę poziomu Ŝycia osób, rodzin i grup społecznych oraz rozwój specjalistycznego wsparcia. II. Struktura organizacyjna Ośrodka W skład Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipsku wchodzą następujące działy i stanowiska pracy: A/ Kierownik Ośrodka B/ Dział Finansowo-Księgowy / w tym kasa i obsługa kadrowa/ C/ Dział Pomocy Środowiskowej pracownicy socjalni w rejonach opiekuńczych, D/ Dział Świadczeń koordynator ds. pomocy społecznej, E/ Dział Usług Opiekuńczych opiekunki środowiskowe, F/ Dział Świadczeń Rodzinnych i Zaliczki Alimentacyjnej, G/ Dział Dodatków Mieszkaniowych, H/ Radca Prawny, I/ Informatyk, 2. Szczegółowy zakres czynności zadania stanowisk pracy wchodzących w skład ośrodka ustala Kierownik Ośrodka. 3. Podział obowiązków w zakresie czynności powinien być dokonany w taki sposób, by suma tych zadań wyczerpała ustalony dla Ośrodka zakres zadań. Kierownik Ośrodka Kierownik odpowiedzialny jest za całokształt działalności Ośrodka, a w szczególności za realizację zadań w zakresie: - pomocy społecznej - świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej - dodatków mieszkaniowych 2. W szczególności do zadań Kierownika naleŝy: a/ ogólne kierownictwo Ośrodkiem

3 - 3 - b/ kierowanie pracą podległych bezpośrednio pracowników c/ czuwanie nad planowym, terminowym wykonywaniem zadań Ośrodka d/ dbanie o właściwy podział zadań i obowiązków w Ośrodku oraz odpowiedni poziom organizacji pracy e/ reprezentowanie Ośrodka na zewnątrz f/ wydawanie decyzji administracyjnych g/ dbałość o dobór kadry i podnoszenie kwalifikacji pracowników, h/ zarządzanie mieniem wydzielonym i przekazanym przez gminę, i/ dysponowanie i nadzorowanie środkami finansowymi określonymi w planie finansowym, j/ udzielanie upowaŝnień do zastępstw w zakresie wykonywania wybranych czynności słuŝbowych, k/ sporządzanie bilansu potrzeb mieszkańców gminy w zakresie pomocy społecznej, l/ przyjmowanie klientów ośrodka w sprawach skarg i wniosków, ł/ wykonywanie zadań administratora systemu informatycznego Pomost oraz administratora danych osobowych zgodnie z ustawa o ochronie danych osobowych, m/ przygotowywanie projektów uchwał dotyczących działalności ośrodka 3. W ramach nadzoru i kontroli do zakresu działania Kierownika naleŝy: a/ stała kontrola i koordynacja pracy podległych pracowników b/ czuwanie nad poziomem dyscypliny pracy c/ sprawdzanie wykonania przez podległych pracowników poleceń i zadań d/ opracowanie planów, zakresów działania oraz analiza sprawozdań z działalności Ośrodka. Dział Finansowo Księgowy: 5. Dział Finansowo- Księgowy przygotowuje plany finansowe, prowadzi rachunkowość zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami, prowadzi obsługę finansową Ośrodka, sporządza sprawozdania finansowe oraz sprawozdania w odniesieniu do realizacji świadczeń z pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych, zaliczki alimentacyjnej i dodatków mieszkaniowych. Do zadań Działu Finansowo-Księgowego naleŝą w szczególności: - prace związane z prawidłowym przebiegiem wykonywania budŝetu, - bieŝące ewidencjonowanie / księgowanie / dochodów i wydatków / wpłat i wypłat/ wpływających na rachunek bankowy, - kompletowanie wyciągów bankowych z poszczególnych kont, uzgadnianie, dekretowanie i przygotowywanie do księgowania, - uzgadnianie danych do konstrukcji planów finansowych, przygotowywanie planów, - prowadzenie księgowości syntetycznej i analitycznej, - kontrola formalno rachunkowa dowodów księgowych, - dokonywanie przelewów z wszystkich rachunków bankowych, - przyjmowanie wpłat i innych naleŝności z tytułu dochodów Ośrodka oraz dokonywanie wypłat, w tym wypłat świadczeń pomocy społecznej, - przygotowywanie danych opracowywanie sprawozdania finansowego zwanego bilansem, - pobieranie z banku i odprowadzanie do banku gotówki,

4 prowadzenie rejestru dowodów kasowych, sporządzanie raportów kasowych, - rozliczanie druków ścisłego zarachowania, - prowadzenie rejestru pobranych zaliczek i czuwanie nad terminowym ich rozliczeniem, - sporządzanie sprawozdań finansowych z realizacji świadczeń prowadzonych przez Ośrodek, - obsługa Zakladowego Funduszu Świadczeń Socjalnych - prowadzenie dokumentacji płacowej, - współdziałanie z bankami, Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych - przeprowadzanie inwentaryzacji składników majątkowych Ośrodka i rozliczanie wyników inwentaryzacji, - prowadzenie ksiąg inwentarzowych, - przygotowywanie akt księgowych do archiwizacji, - obsługa kadrowa Ośrodka. Dział Pomocy Środowiskowej: - rozpoznawanie i ustalanie potrzeb z zakresu pomocy społecznej w mieście i gminie Lipsko, - wspomaganie osób i rodzin wymagających pomocy w osiągnięciu moŝliwie pełnej aktywności społecznej, - zapobieganie procesowi marginalizacji osób i grup, a takŝe przeciwdziałanie negatywnym zjawiskom w środowisku, - współdziałanie z osobami, grupami, społecznościami mające na celu rozwijanie u nich zdolności i motywacji do rozwiązywania własnych problemów, - przyjmowanie indywidualnych zgłoszeń / wniosków / o udzielenie pomocy społecznej, - rozpoznawanie potrzeb osób i rodzin w drodze wywiadu środowiskowego i przedkładanie propozycji w zakresie przyznania świadczeń, - sporządzanie wymaganej dokumentacji wraz z załącznikami dla celów przyznania świadczeń z pomocy społecznej, - udzielanie pomocy w postaci poradnictwa prawnego, psychologicznego, pedagogicznego, - współpraca z organizacjami społecznymi, kościołem, stowarzyszeniami, osobami prawnymi w zakresie realizowanej przez nich działalności charytatywnej i pomocy społecznej, - współdziałanie z placówkami słuŝby zdrowia/ lekarzem rodzinnym, pielęgniarką środowiskową /, - analizowanie celowości przyznania i prawidłowości wykorzystania środków przez osoby i rodziny, które otrzymują pomoc. - wprowadzanie danych osobowych do systemu informatycznego Pomost - przeprowadzanie wywiadów społecznych celem przyznania dodatku mieszkaniowego i weryfikacji niektórych świadczeń rodzinnych. Dział Świadczeń koordynator ds. pomocy społecznej : - weryfikacja pod względem merytorycznym dokumentacji podopiecznych ubiegających się o świadczenia pomocy społecznej, - konsultowanie wspólnie z pracownikami socjalnymi indywidualnych przypadków, uzgadnianie sposobów rozwiązań trudnych sytuacji,

5 - organizowanie nie rzadziej jak raz na dwa miesiące zebrań z udziałem pracowników socjalnych mających na celu omówienie aktualnej sytuacji, problemów, potrzeb w poszczególnych rejonach i ich dokumentowanie w formie protokółów. - współdziałanie z instytucjami i organizacjami w zakresie pomocy społecznej, informowanie pracowników socjalnych o zmieniających się uregulowaniach prawnych, zagadnieniach dotyczących pracy socjalnej, - nadzór merytoryczny nad pracą pracowników socjalnych Działu Pomocy Środowiskowej, - przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych dotyczących przyznania/ odmów/ świadczeń pomocy społecznej, - terminowe sporządzanie list wypłat zasiłków / do kasy i na konta bankowe/, - prowadzenie ewidencji osób i rodzin korzystających z pomocy społecznej w formie prowadzenia akt i zapisu w rejestrze spraw, - prowadzenie ewidencji odwołań od decyzji administracyjnych i przekazywanie akt w tej sprawie do organów odwoławczych, - prowadzenie ewidencji pomocy świadczonej w naturze i w usługach, - sporządzanie sprawozdań i analiz w zakresie wykorzystania środków z pomocy społecznej. - realizacja świadczeń w systemie informatycznym Pomost. - Nadzór nad realizacją gminnej strategii rozwiązywania problemów społecznych. Dział Usług Opiekuńczych : - organizowanie usług opiekuńczych na terenie Miasta i Gminy Lipsko, - ustalanie harmonogramu pracy dla opiekunek i organizowanie zastępstw za nieobecne w pracy opiekunki, - przeprowadzanie kontroli pracy opiekunek przynajmniej raz w miesiącu, - rozliczanie kontrolek czasu pracy, - opiekunka wykonuje na rzecz podopiecznego czynności: pielęgnacyjno - opiekuńcze, gospodarcze, załatwiania innych spraw związanych z opieką nad podopiecznym. Dział Świadczeń Rodzinnych i Zaliczki alimentacyjnej. - przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków wraz z kompletem dokumentów, - sporządzanie decyzji administracyjnych w sprawach świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej, - terminowe sporządzanie list wypłat świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej / do kasy i na konta bankowe /, - prowadzenie ewidencji osób, którym przyznano świadczenia rodzinne i zaliczkę alimentacyjną, - prowadzenie ewidencji odwołań od decyzji administracyjnych i przekazywanie akt do organu odwoławczego, - sporządzanie sprawozdań i analiz w zakresie wypłaconych świadczeń. - prowadzenie dokumentacji związanej z odprowadzaniem składek zdrowotnych i emerytalno-rentowych, - wprowadzanie danych osobowych i rejestracja świadczeniobiorców w systemie informatycznym Świadczenia rodzinne. Dział Dodatków Mieszkaniowych :

6 - przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie dodatków mieszkaniowych - wydawanie decyzji w sprawach przyznania i odmów dodatków mieszkaniowych, - terminowe sporządzanie list wypłat zasiłków dodatków / do kasy i na konto zarządcy /, - prowadzenie ewidencji i rejestru przyznanych dodatków, prowadzenie rejestru odwołań od decyzji administracyjnych i przekazywanie akt w tej sprawie do organów odwoławczych, - obsługa programu informatycznego dodatków mieszkaniowych Radca Prawny: - udzielanie porad prawnych pracownikom Ośrodka, - sporządzanie opinii prawnych, - sporządzanie pod względem formalno prawnym projektów decyzji administracyjnych, umów, porozumień, uchwał itp. - udzielanie pomocy prawnej osobom uprawnionym do świadczeń z pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych, dodatków mieszkaniowych i zaliczki alimentacyjnej. Informatyk: - nadzór nad zabezpieczeniem i funkcjonowaniem sieci komputerowej, - szkolenie pracowników w zakresie obsługi programów uŝywanych w Ośrodku, - stała pomoc pracownikom w zakresie rozwiązywania problemów i trudności związanych z uŝytkowaniem sprzętu komputerowego, - przesyłanie drogą elektroniczną dokumentacji do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych związanej z odprowadzaniem składek zdrowotnych i emerytalno rentowych. III. Pracownicy Ośrodka Do obowiązków pracownika prowadzącego określone rodzaje spraw Ośrodka naleŝy: a/ rzetelne, prawidłowe i terminowe załatwianie powierzonych spraw zgodnie z obowiązującymi przepisami, okolicznościami i stanem faktycznym b/ dokładna znajomość obowiązujących zasad, norm i przepisów w zakresie prowadzonych spraw c/ przestrzeganie dyscypliny pracy oraz przepisów o zabezpieczeniu tajemnicy słuŝbowej i ochronie danych osobowych. d/ kierowanie się dobrem osób i rodzin którym słuŝy, poszanowania ich godności i prawa tych osób do samostanowienia, e/ udzielać osobom pełnej informacji o przysługujących im świadczeniach i dostępnych formach pomocy, f/ zachowanie w tajemnicy informacji uzyskanych w toku czynności zawodowych, takŝe po ustaniu zatrudnienia, chyba Ŝe działa to przeciwko dobru osoby lub rodziny, g/ podnoszenie swoich kwalifikacji zawodowych. IV. Zasady kierowania Ośrodkiem. 7.

7 1. Działalnością Ośrodka kieruje kierownik zatrudniany i zwalniany przez Burmistrza Miasta i Gminy Lipsko. 2. Kierownik kieruje ośrodkiem jednoosobowo na podstawie Zarządzenia udzielonego przez Burmistrza Miasta i Gminy Lipsko. 3. Zwierzchnikiem słuŝbowym Kierownika jest Burmistrz Miasta i Gminy Lipsko. 4. Podczas nieobecności Kierownika w pracy zastępstwo pełni wyznaczony pracownik Podpisywanie pism i udzielanie informacji Plany oraz sprawozdania podpisuje Kierownik Ośrodka 2. Pisma wychodzące na zewnątrz podpisuje Kierownik Ośrodka oraz pracownicy opracowujący daną sprawę. 3. Informacje w sprawach podstawowych z zakresu działalności Ośrodka udziela Kierownik Ośrodka. 4. Pracownicy Ośrodka udzielają informacji z zakresu przekazanych im spraw pod warunkiem, Ŝe informacje te nie naruszają przepisów o zachowaniu tajemnicy słuŝbowej, ochronie danych osobowych, o ile udzielanie informacji nie przyniesie szkody Ośrodkowi. 5. Informacje udzielane przez pracowników Ośrodka mogą dotyczyć tylko spraw wynikających z normalnej działalności Ośrodka, a przekazywane mogą być tylko pracownikom jednostki nadrzędnej względnie osobom upowaŝnionym. 9. Kontrolę wewnętrzną w Ośrodku przeprowadza zatrudnionych pracowników. Kierownik w stosunku do wszystkich IV. Zasady obsługi interesantów Przyjęcia interesantów odbywają się codziennie w godzinach pracy Ośrodka: - dla wszystkich zatrudnionych pracowników są to godziny od 7.30 do dla pracowników socjalnych wykonujących pracę w terenie przyjęcia interesantów odbywają się w godzinach: od 7.30 do 9.30 i od do W pozostałych godzinach pracownicy wykonują pracę w terenie. 2. Załatwianie indywidualnych spraw interesantów odbywa się zgodnie z przepisami Kodeksu Postępowania Administracyjnego oraz przepisami ustaw szczególnych Nadzór nad przebiegiem załatwiania indywidualnych spraw sprawuje Kierownik. 12. W sprawie skarg i wniosków interesantów przyjmuje Kierownik w godzinach urzędowania.

8 V. Postanowienia ogólne. 13. Kierownik Ośrodka w czasie nieobecności podległego pracownika wyznacza na ten okres innego pracownika lub rozdziela czynności pracownika nieobecnego innym pracownikom W razie nieobecności Kierownika Ośrodka, decyzje administracyjne w zakresie pomocy społecznej podpisuje pracownik upowaŝniony przez Burmistrza Miasta i Gminy Lipsko. 15. W sprawach nie unormowanych w niniejszym regulaminie mają zastosowanie przepisy o pracownikach samorządowych i przepisy Kodeksu Pracy. 16. Wszelkie zmiany do niniejszego regulaminu będą wprowadzane przez Kierownika Ośrodka aneksem po uprzednim zapoznaniu pracowników. 17. Strukturę organizacyjną Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipsku przedstawia załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 18. Regulamin wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania. Zatwierdzam regulamin organizacyjny Ośrodka: Sporządził:......

9 Lipsko, dnia rok Oświadczenia pracowników: Oświadczam, Ŝe zapoznałem / łam się z treścią niniejszego regulaminu i nie mam Ŝadnych uwag, oraz zobowiązuję się do przestrzegania postanowień w nim zawartych