SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na Usługi hotelarskie w okresie styczeń - marzec 2014r., niezbędne dla realizacji zadań statutowych Zamawiającego (CPV ) I. Zamawiający: 1. Pełna nazwa zamawiającego: Opera Krakowska w Krakowie 2. Adres: ul. Lubicz 48, Kraków 3. Numer telefonu: Numer fax-u: Adres strony internetowej: II. Informacje o trybie udzielania zamówienia: 1. Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi wyłącznie oferent. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. III. Przedmiot zamówienia: 1. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia są usługi hotelarskie realizowane w okresie: styczeń marzec 2014, niezbędne dla realizacji zadań statutowych Zamawiającego. Przewidywane ilości noclegów zawarte są w harmonogramie rezerwacji pokoi, stanowiącym załącznik nr 4 do SIWZ. Harmonogram ten określa przewidywane zapotrzebowanie przez okres obowiązywania umowy realizowane według bieżących potrzeb, co oznacza maksymalne zapotrzebowanie przez ten okres. Ilości noclegów rzeczywiście zrealizowane przez Zamawiającego mogą być niższe niż przewidywane zapotrzebowanie. Określenie maksymalnego zapotrzebowania nie rodzi po stronie Zamawiającego obowiązku realizacji wszystkich noclegów w ilościach wskazanych w załączniku nr 4 do SIWZ. W przypadku zmniejszenia ilości usług wskazanych w szczegółowym harmonogramie rezerwacji pokoi, stanowiącym załącznik nr 4 do SIWZ, cena jednostkowa zamawianej usługi nie ulega zmianie. Z uwagi na charakter i specyfikę przedmiotowych usług zostały one podzielone na dwie następujące części: 1. Część I Usługi hotelarskie w hotelach posiadających kategorię co najmniej trzygwiazdkową, Str. 1/8 Opera Krakowska w Krakowie, ul. Lubicz 48, Kraków,, tel. (+48) (02), fax: (+48) KONTO BANKOWE: Bank Pekao S.A Nr Działająca na podstawie wpisu w Rejestrze Instytucji Kultury Nr RIK 2/99 założonej w dniu 12 lipca 1999 r.

2 2. Część II Usługi hotelarskie w obiektach noclegowych typu apartamentowego ze śniadaniem, Część I Usługi hotelarskie w hotelach posiadających kategorię co najmniej trzygwiazdkową Zamówienie dotyczy świadczenia usług hotelarskich w hotelu posiadającym kategorię co najmniej 3-gwiazdkową, (w rozumieniu przepisów par. 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie). Dodatkowe wymogi: a) odległość od siedziby Opery przy ul. Lubicz 48; Kraków: do 2 km (mierzone na podstawie mapy umieszczonej na stronie wariant komunikacji: pieszo),, b) wyposażenie hotelu i pokoi nie zawierające lub zawierające w minimalnym wymiarze elementy o możliwym oddziaływaniu alergicznym (antyki, dywany i ciężkie tkaniny, itp.), c) brak odczuwalnych hałasów komunikacyjnych w pokojach (pokoje z oknami nie wychodzącymi na ulicę o dużym natężeniu ruchu), d) miejsca parkingowe, e) darmowy dostęp do Internetu, f) zaplecze rekreacyjne do dyspozycji gości (pomieszczenia fitness, lub spa lub centrum odnowy biologicznej). Część II Usługi hotelarskie w obiektach noclegowych typu apartamentowego ze śniadaniem Zamówienie dotyczy świadczenia usług hotelarskich typu apartamentowego ze śniadaniem, spełniających następujące wymogi: a) odległość od siedziby Opery przy ul. Lubicz 48; Kraków: do 2 km (mierzone na podstawie mapy umieszczonej na stronie wariant komunikacji: pieszo), b) pokoje z łazienkami (łazienki wyposażone w kabiny prysznicowe, suszarki, ręczniki), c) w pokojach: TV, standard wyposażenia apartamentowego, radio, telefon, budzik, biurko/stolik do pracy, - codzienne sprzątanie pokoi, d) śniadanie w formie bufetu szwedzkiego lub serwowane, e) wyposażenie obiektu i pokoi nie zawierające lub zawierające w minimalnym wymiarze elementy o możliwym oddziaływaniu alergicznym (antyki, dywany i ciężkie tkaniny, itp.), f) brak odczuwalnych hałasów komunikacyjnych w pokojach (pokoje z oknami nie wychodzącymi na ulicę o dużym natężeniu ruchu), g) darmowy dostęp do Internetu, h) recepcja. Str. 2/8

3 Planowa (przybliżona) ilość dób w czasie trwania umowy: 213, w tym dla części I: 139, dla części II: 74, (szczegółowy harmonogram rezerwacji pokoi w załączniku nr 4 do SIWZ). Przedmiotem zamówienia są pokoje jednoosobowe. W przypadku braku pokoju jednoosobowego Zamawiający dopuszcza możliwość wykorzystania pokoju dwuosobowego do pojedynczego wykorzystania, po wcześniejszym każdorazowym uzgodnieniu z Zamawiającym. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych, w zakresie części wskazanych w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ, odrębnie dla części: Część I Usługi hotelarskie w hotelach posiadających kategorię co najmniej trzygwiazdkową, Część II Usługi hotelarskie w obiektach noclegowych typu apartamentowego ze śniadaniem. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. 4. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej, nie przewiduje ustanowienia dynamicznego systemu zakupów, nie przewiduje zastosowania aukcji elektronicznej. 5. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień uzupełniających. IV. Termin wykonania zamówienia: Termin realizacji zamówienia: od dnia podpisania umowy (lecz nie wcześniej niż ) do r. V. Warunki udziału w postępowaniu oraz sposób oceny spełnienia warunków: 1. W postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności i do wykonywania składających się na przedmiot zamówienia czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, d) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu wymienionych w punkcie 1 zostanie dokonana w oparciu o treść dokumentów wymienionych w podpunkcie VI SIWZ. VI. Informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy, w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. W celu potwierdzenia spełniania wymaganych warunków udziału w postępowaniu wykonawcy obowiązani są złożyć następujące dokumenty: a) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ. 2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania o Str. 3/8

4 udzielenie zamówienia wykonawcy obowiązani są złożyć następujące dokumenty: a) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ. b) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert; c) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert; d) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert. 3. Wykonawca może, zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych, polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia 4. Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnianie warunków udziału w postępowaniu określonych w pkt. V.1. SIWZ, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych, a podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia w odniesieniu do tych Wykonawców dokumentów wskazanych w pkt VI.2. SIWZ. 5. Wykonawcy mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zamiast dokumentów określonych w ust. 2 składają dokumenty zgodnie z wymogami zawartymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013r. (Dz.U. z 2013r., poz. 231). wystawione w Kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości; b) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, 6. Dokument, o którym mowa w punkcie 5 a), powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania Ofert. Dokument, o którym mowa w punkcie 5 b), powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert. Str. 4/8

5 Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa powyżej w ust. 5 zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio Kraju pochodzenia osoby lub Kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Przepis podpunktu 6 stosuje się odpowiednio. 7. Dokumenty składane są w oryginale lub kserokopii poświadczonej na każdej stronie za zgodność z oryginałem przez wykonawcę poprzez umieszczenie napisu za zgodność z oryginałem i opatrzenie podpisem osoby reprezentującej wykonawcę. 8. Dokumenty sporządzone w językach obcych należy złożyć z zachowaniem wymogów wskazanych w ust. 7, wraz z tłumaczeniem na język polski. 9. Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest złożyć listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, albo informację o tym, że nie należy do grupy kapitałowej - na formularzu stanowiącym załącznik nr 5a lub 5b do SIWZ. VII. Sposób porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami, osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami: 1. Oświadczenia, dokumenty, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie lub faksem. Jeżeli jedna ze stron przekazuje oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje faksem, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 2. Zamawiający nie przewiduje zwoływania zebrania wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących SIWZ. 3. Udzielanie wyjaśnień następować będzie z zachowaniem zasad określonych w art. 38 ustawy Prawo zamówień publicznych. 4. Osoba uprawniona do porozumiewania się z wykonawcami: a) Monika Kominiak, tel VIII. Wymagania dotyczące wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. IX. Termin związania ofertą: Wykonawca będzie związany złożoną ofertą przez 30 dni od upływu terminu składania ofert. X. Sposób przygotowania oferty: 1. Oferta powinna zawierać następujące dokumenty, informacje i materiały: a) wypełniony formularz oferty (stanowiący załącznik nr 2 do SIWZ), b) dokumenty wymienione w punkcie VI SIWZ, w tym oświadczenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ), Str. 5/8

6 c) parafowany tekst umowy o zamówienie publiczne, stanowiący załącznik nr 3 do SIWZ, d) pełnomocnictwo udzielone przez podmioty wspólnie składające ofertę do ich reprezentowania w postępowaniu (jeśli dotyczy), e) wskazanie części zamówienia, której wykonanie Wykonawca powierzy podwykonawcom (jeśli dotyczy). 2. Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, sam lub jako reprezentant firmy. Wykonawca, który złoży więcej niż jedną ofertę, zostanie wykluczony z postępowania. 3. Nie dopuszcza się składania ofert alternatywnych. 4. Dopuszcza się składanie ofert wspólnych, przy czym dokumenty określone w punkcie VI.2. winny zostać złożone w odniesieniu do każdego z wykonawców z osobna, natomiast dokumenty określone w punkcie VI.1. w odniesieniu do wszystkich wykonawców działających wspólnie. 5. Sposób przygotowania oferty: a) Oferta powinna być napisana czytelnie, odręcznie, literami drukowanymi, maszynowo lub w formie wydruku komputerowego, w języku polskim, poprzez wypełnienie formularza oferty stanowiącego załącznik nr 2 do SIWZ, b) Zmiany lub uzupełnienia treści formularza oferty poprzez dodatkowe zastrzeżenia lub warunki nie przewidziane przez Zamawiającego w SIWZ, uznane zostaną za złożenie oferty, której treść nie odpowiada treści SIWZ. c) Wszystkie strony oferty wraz z załącznikami powinny być podpisane przez osobę (osoby) uprawnioną do występowania w imieniu wykonawcy. d) Wszystkie strony oferty wraz z załącznikami powinny być trwale połączone. e) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być datowane i parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę lub przez osobę upoważnioną. 6. Ofertę należy złożyć w zamkniętym opakowaniu, które powinno być oznaczone dokładną nazwą i adresem wykonawcy oraz zapisem: PRZETARG USŁUGI HOTELARSKIE STYCZEŃ - MARZEC 2014 i dopiskiem NIE OTWIERAĆ PRZED godz. 11:00 7. Wykonawca może wprowadzić zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonych ofert oraz wycofać ofertę pod warunkiem, że zamawiający otrzyma stosowne pisemne powiadomienie przed terminem składania ofert. Powiadomienie musi być złożone z zachowaniem takich samych wymagań jak składana oferta, przy czym opakowanie winno być opatrzone dodatkowo określeniem ZMIANA lub WYCOFANIE. XI. Miejsce i termin składania oraz otwarcia ofert: 1. Oferty należy składać w sekretariacie Opery Krakowskiej w Krakowie przy ul. Lubicz 48, Kraków, I piętro, w terminie do dnia do godz. 10: Otwarcie ofert nastąpi w sekretariacie Opery Krakowskiej w Krakowie przy ul. Lubicz 48, Kraków, I piętro, w terminie do dnia o godz. 11: Oferty złożone po terminie będą niezwłocznie zwrócone wykonawcy ich bez otwierania. 4. Otwarcie ofert następuje z zachowaniem wymogów z art. 86 ustawy Prawo zamówień publicznych. 5. Zamawiający oceni wypełnienie warunków udziału w postępowaniu, zgodność oferty z warunkami SIWZ oraz dokona oceny ofert z uwzględnieniem ustalonych kryteriów. Str. 6/8

7 XII. Opis sposobu obliczania ceny oferty, waluta rozliczeń: 1. Cena powinna być podana na formularzu oferty, stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ, liczbą i słownie, wyłącznie w złotych polskich, jako cena dla celów porównawczych obliczona w sposób wskazany w załączniku nr 2, będąca wynagrodzeniem za wykonanie wszystkich czynności Wykonawcy niezbędnych do należytego i całkowitego wykonania zamówienia. 2. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w złotych polskich (PLN). XIII. Opis kryteriów wyboru oferty: 1. Oferty ocenione zostaną w oparciu o kryterium cena 100%. Skala kryterium wynosi od 1 do 100 punktów, gdzie ofercie o najniższej cenie oferty dla celów porównawczych (określonej w formularzu oferty) przypisane zostanie 100 punktów. Natomiast pozostałym ofertom zostanie przypisana ilość punktów obliczona jako iloraz najniższej ceny oferty spośród złożonych ofert oraz ceny badanej oferty, przemnożonej przez 100, zgodnie z podanym wzorem arytmetycznym: Najniższa cena oferty dla celów porównawczych spośród złożonych ofert Liczba punktów= x 100 punktów cena oferty dla celów porównawczych oferty badanej 2. Ocena zostanie dokonana odrębnie dla dwóch części zamówienia, w zakresie części wskazanych w załączniku nr 1 do SIWZ. 3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę oferty uzyskując 100 punktów, oddzielnie dla każdej części zamówienia. 4. W przypadku złożenia dwóch lub więcej ofert o takiej samej najniższej cenie, Zamawiający wezwie tych oferentów do złożenia ofert dodatkowych. Za wyjątkiem przypadku opisanego powyżej, każdy z Wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić po upływie terminu do składania ofert. XIV. Formalności niezbędne do zawarcia umowy o zamówienie publiczne: 1. Zawiadomienie o wyborze oferty zostanie niezwłocznie doręczone Wykonawcom, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia. 2. Umowa zostanie zawarta z wybranym Wykonawcą z zachowaniem wymogów z art. 94 i 85 ustawy Prawo zamówień publicznych. Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisywaniu umowy powinny przedłożyć dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentacji Wykonawcy, o ile nie wynika ono z dokumentów załączonych do oferty. 3. W razie wybrania oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Wykonawcy zobowiązani będą do przedstawienia umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. XV. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 1. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Str. 7/8

8 XVI. Istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy: 1. Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby zawarł umowę w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych we wzorze umowy o zamówienie publiczne stanowiącym załącznik nr 3 do SIWZ. 2. Zamawiający dopuszcza zmianę umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania w przypadku: a) zmiany ilości noclegów oraz zmiany wynagrodzenia w przypadku konieczności zmiany ilości noclegów podlegających usłudze świadczonej przez wykonawcę w wyniku okoliczności niezależnych od stron, których w chwili obecnej strony nie mogły przewidzieć, w szczególności w przypadku konieczności zmiany terminu, zmiany ilości noclegów oraz w przypadku anulowania noclegu. b) zmiany ustawowej stawki podatku VAT, obowiązującej dla usług objętych przedmiotem zamówienia, jedynie w zakresie uzasadnionym zmianą stawki tego podatku. XVII. Środki ochrony prawnej: Tym wykonawcom, których interes prawny doznał uszczerbku w trakcie postępowania w wyniku naruszenia przez zamawiającego określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych przepisów, przysługuje środek odwoławczy w postaci odwołania wnoszonego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej (art ustawy Prawo zamówień publicznych), wyłącznie wobec czynności: 1) opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu; 2) wykluczenia odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia; 3) odrzucenia oferty odwołującego. Od orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej przysługuje skarga do sądu (art. 198a 198g ustawy Prawo zamówień publicznych). XVIII. Postanowienia końcowe: 1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej specyfikacji mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz przepisy kodeksu cywilnego. 2. Integralną część niniejszej SIWZ stanowią załączniki: a) Załącznik nr 1 szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, b) Załącznik nr 2 formularz oferty, c) Załącznik nr 3 tekst umowy o zamówienie publiczne, d) Załącznik nr 4 harmonogram rezerwacji pokoi. e) Załącznik nr 5a lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, f) Załącznik nr 5b oświadczenie o braku przynależności do grupy kapitałowej. Kraków, r. Str. 8/8