REGULAMIN IMPREZY VWP RUN 2016 ORGANIZOWANEJ W DNIU

Transkrypt

1 REGULAMIN IMPREZY VWP RUN 2016 ORGANIZOWANEJ W DNIU POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Regulamin określa: cele Imprezy VWP RUN 2016 organizowanej przez Volkswagen Poznań Sp. z o.o. ( Organizator ), termin i miejsce Imprezy, warunki uczestnictwa i zgłoszenia oraz zasady organizacyjnoporządkowe Imprezy. 2. Celami Imprezy są: popularyzacja biegania jako najprostszej formy aktywności ruchowej, propagowanie zdrowego trybu życia wśród pracowników Organizatora i ich rodzin, motywacja i integracja pracowników, identyfikacja pracowników z produktem oraz wzmacnianie pozytywnego wizerunku pracodawcy. 3. Impreza jest organizowana przy współpracy z firmą Sportlife, oraz SPORTWIN. Zasady współpracy są określone w odrębnej umowie. TERMIN I MIEJSCE IMPREZY 2 1. Impreza (bieg oraz sztafeta) odbędzie się w dniu 12 czerwca 2016 roku. 2. Impreza odbędzie się na terenie fabryki Organizatora, Zakład nr 1 Antoninek/HOF. 3. Zawodnicy zobowiązani są pojawić się na stracie pomiędzy godziną 09:00 a 10:00 w celu podpisania listy obecności. Brak podpisu na 15 minut przed startem uważa się za rezygnację z udziału w Imprezie. 4. Wybór długości dystansu dokonywany jest w trakcie zapisów i może zostać zmieniony nie później niż 4 tygodnie przed startem. BIEG 5. Bieg odbędzie się do wyboru na dwóch dystansach: 5 oraz 10 km. 6. Miejsce biegu: tereny leśne sąsiadujące z Zakładem nr 1 po wyznaczonej trasie. 7. Godzina startu biegu: godzina 10: W trakcie biegu zawodnik nie ma możliwości zmiany dystansu. Ukończenie innego dystansu niż wcześniej deklarowany oznacza dyskwalifikację. 9. Odcinki biegu odbywają się na ulicach wyłączonych z ruchu kołowego. Uczestnicy mają obowiązek stosowania się do poleceń Policji, Straży Miejskiej oraz osób zabezpieczających trasę biegu.

2 SZTAFETA 10. Sztafeta odbędzie na dystansie 7 km. Każdy uczestnik pokonuje dystans ok.1120 metrów. 11. Miejsce sztafety: teren Zakładu nr 1 Antoninek po wyznaczonej trasie. 12. Godzina startu sztafety: godzina 13: W sztafecie biorą udział drużyny 6-osobowe. 14. Maksymalna liczba drużyn zgłoszonych do sztafety wynosi Zawodników sztafety zgłasza kapitan drużyny w trakcie rejestracji poprzez zgłoszenie poszczególnych zawodników. 16. Zmiany dystansu oraz członków drużyny można dokonać w uzasadnionych przypadkach przez osobiste zgłoszenie do Organizatora. 17. W sztafecie powinni brać udział pracownicy z danego obszaru fachowego, ale z różnych zakładów (np. pracownicy działu zapewnienia jakości z zakładów 1, 2, 3 i 4 lub pracownicy zapewnienia jakości lakierni, montażu itp.). UCZESTNICY, WARUNKI UCZESTNICTWA I ZGŁOSZENIA 3 1. W Imprezie mogą wziąć udział osoby, które są zatrudnione przez Volkswagen Poznań Sp. z o.o. oraz pracownicy agencji pracy tymczasowej zatrudnieni na rzecz pracodawcy użytkownika Volkswagen Poznań Sp. z o.o. 2. Każda z osób, wskazana w punkcie 1 powyżej może przyprowadzić ze sobą maksymalnie trzy osoby towarzyszące, które wcześniej zostaną zgłoszone za pomocą formularza zgłoszeniowego. 3. Organizator ustala maksymalną liczbę uczestników na 700 osób w biegu oraz 90 osób w sztafecie (15 drużyn sztafety, po 6 osób w każdej drużynie). O uczestnictwie decyduje kolejność zgłoszeń. Organizator ma prawo do zakończenia przyjmowania zgłoszeń w momencie przekroczenia limitu uczestników. 4. Warunkiem uczestnictwa jest: a) zgłoszenie się za pomocą kompletnie i poprawnie wypełnionego formularza zgłoszeniowego znajdującego się na stronach internetowych: lub w terminie od dnia do dnia lub do wyczerpania limitu miejsc, b) pisemne wyrażenie zgody na przestrzeganie treści niniejszego Regulaminu, która będzie dostarczona pracownikom wraz z imiennym zaproszeniem na Imprezę. 5. Uczestnicy biegu na 5 i 10 km nie mogą brać udziału w sztafecie. 6. Do biegu i sztafety dopuszczone zostaną tylko osoby, które okażą przepustkę zakładową. 7. Uczestnik biegu lub sztafety poprzez zapoznanie się z niniejszym Regulaminem oświadcza, że stan jego zdrowia umożliwia mu udział w Imprezie oraz że bierze on w niej udział na własną odpowiedzialność. Organizator w razie uzasadnionych wątpliwości odnośnie stanu zdrowia zastrzega sobie prawo do odsunięcia od udziału w biegu / sztafecie zawodnika. 8. Dla wszystkich pracowników, którzy odbiorą imienne zaproszenie na Imprezę u Organizatora, koszt Imprezy jest świadczeniem rzeczowym na rzecz pracownika i stanowi jego przychód. Koszty PDOF (podatek dochodowy od

3 osób fizycznych) i składek ZUS za pracownika ponosi VWP i pokrywane są z MPK działu przypisania organizacyjnego pracownika. Wartość świadczenia rzeczowego wraz z zapłaconym podatkiem i składką ZUS jest przychodem pracownika uwzględnionym w PIT przez dział PF-1/4. ZASADY ORGANIZACYJNO-PORZĄDKOWE Wstęp na teren Imprezy 4 1. Wstęp na teren Imprezy przysługuje pracownikom posiadającym imienne zaproszenie oraz opaskę identyfikacyjną, a także osobom odpowiedzialnym za organizację i przebieg Imprezy. 2. Zaproszenia są imienne, wobec czego jest zakazane ich rozpowszechnianie, sprzedaż lub przekazywanie innym osobom. 3. Zaproszenia wraz z pakietami startowymi będą rozdawane w terminie od Zakaz wstępu na Imprezę dotyczy: a) osób nie posiadających imiennego zaproszenia lub osób nie zgłoszonych przez pracowników, b) osób znajdujących się pod wpływem alkoholu, środków odurzających lub substancji psychotropowych, c) osób posiadających broń, wyroby pirotechniczne lub wybuchowe lub inne niebezpieczne narzędzia lub przedmioty, d) osób zachowujących się agresywnie, e) osób odmawiających wylegitymowania się dokumentem w celu wejścia na teren Imprezy lub sprawdzenia bagażu lub odzieży, jeśli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że usiłują wnieść na teren Imprezy niebezpieczne narzędzia lub przedmioty; ocena przedmiotów jako niebezpiecznych należy do służb porządkowych i Organizatora, f) dzieci bez dorosłych opiekunów. 5. Osoby niepełnoletnie mają wstęp tylko i wyłącznie pod opieką osób dorosłych, którzy podczas Imprezy ponoszą za nie pełną odpowiedzialność. Depozyt 5 1. Szatnia oraz depozyt będą znajdowały się przy mecie biegu w specjalnie oznaczonym miejscu. 2. Szatnia będzie czynna od godziny 08:30 do godziny 17: Rzeczy w szatni będą wydawane na podstawie numeru startowego pracownika oraz imienia i nazwiska. Zasady bezpieczeństwa 6 1. Organizator zapewnia bezpieczeństwo uczestnikom Imprezy oraz porządek podczas jej trwania poprzez służby porządkowe oraz osoby odpowiedzialne za organizację i przebieg Imprezy. 2. Uczestnicy Imprezy zobowiązani są stosować się do poleceń służb porządkowych oraz zachowywać się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób obecnych na Imprezie, w szczególności przestrzegać postanowień Regulaminu.

4 3. Zakazane jest niszczenie pomieszczeń, oznaczeń i tablic informacyjnych, nośników reklamowych, wszelkich urządzeń i sprzętu znajdującego się na terenie Imprezy. Uczestnicy korzystają z pomieszczeń na terenie Imprezy zgodnie z ich przeznaczeniem. 4. W trakcie trwania Imprezy obowiązuje zakaz wchodzenia do budynków biurowych i hal produkcyjnych. Wyjątek stanowią służby porządkowe oraz osoby odpowiedzialne za przebieg Imprezy. 5. Na terenie Imprezy obowiązuje zakaz: a) wjazdu rowerów, pojazdów mechanicznych za wyjątkiem wózków dziecięcych i wózków inwalidzkich, b) wprowadzania zwierząt, c) wnoszenia broni, wyrobów pirotechnicznych lub wybuchowych lub innych niebezpiecznych narzędzi lub przedmiotów, w tym napojów w szklanych opakowaniach, d) wnoszenia i spożywania alkoholu, środków odurzających lub substancji psychotropowych, e) prowadzenia działalności handlowej lub innej działalności zarobkowej, za wyjątkiem wyraźnie zezwolonych przez Organizatora. 6. Służby porządkowe, legitymując się identyfikatorem umieszczonym w widocznym miejscu, są uprawnione do: a) sprawdzania uprawnień osób do przebywania na terenie Imprezy, a w razie ich braku wezwania do opuszczenia Imprezy, b) legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, a w razie odmowy wezwania do opuszczenia Imprezy, c) sprawdzenia bagażu lub odzieży osób, jeśli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że usiłują wnieść na teren Imprezy niebezpieczne narzędzia lub przedmioty, d) wydawania poleceń organizacyjno-porządkowych, a w razie braku dostosowania się wezwania do opuszczenia Imprezy, e) stosowania siły fizycznej w postaci technik obrony, obezwładniających i transportowych w przypadku zagrożenia dóbr powierzonych ochronie, zdrowia lub życia osób, f) ujęcia osób stwarzających w sposób oczywisty bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego oraz chronionego mienia w celu niezwłocznego oddania ich Policji. 7. W przypadku zauważenia pożaru lub innego zagrożenia bezpieczeństwa osoby przebywając na terenie Imprezy powinny: a) niezwłocznie powiadomić służby porządkowe o zagrożeniu, b) unikać paniki, c) stosować się do poleceń organizacyjno-porządkowych służb porządkowych i komunikatów, d) kierować się do wyjść ewakuacyjnych oznaczonymi drogami, e) nie utrudniać dojazdu służbom ratowniczym. 8. Palenie tytoniu i wyrobów nikotynowych, w tym e-papierosów jest dozwolone tylko w specjalnie oznaczonych strefach. 9. Organizator nie odpowiada za przedmioty pozostawione bez zabezpieczenia lub skradzione podczas Imprezy, w tym również za rzeczy pozostawione w szatni. Zasady organizacyjne 7 1. Organizator zapewnia nieodpłatnie zawodnikom po zakończeniu biegu posiłek regeneracyjny oraz wodę, a także punkty pomocy medycznej na trasie i mecie biegu oraz zaplecze higieniczno-sanitarne. 2. Organizator zapewnia odpłatny catering dla zawodników oraz osób im towarzyszących.

5 3. Zawodnik w czasie biegu musi mieć na sobie koszulkę z pakietu startowego oraz numer startowy zawodnika przypięty na klatce piersiowej pod groźbą dyskwalifikacji. 4. Zawodnik w czasie sztafety musi mieć na sobie koszulkę z pakietu startowego pod groźbą dyskwalifikacji. 5. Organizator w pakiecie startowym zapewnia: numer startowy + chip, okolicznościową koszulkę sportową, worek na odzież, posiłek regeneracyjny po biegu i po sztafecie, powergel (żel energetyczny). Pomiar czasu 8 1. Ustawienie zawodników na starcie i pomiar czasu odbywają się zgodnie z powszechnie obowiązującymi zasadami organizacji maratonów i biegów. 2. Klasyfikacja przeprowadzona zostanie według czasu brutto. Czas netto podawany będzie na indywidualne życzenie uczestnika jako rekord życiowy. 3. Pomiar czasu prowadzony jest z wykorzystaniem systemu elektronicznego. 4. Organizator określa limit czasu ukończenia biegu na 2 godziny. 5. Organizator określa limit czasu ukończenia sztafety na 1 godzinę. 6. Zawodnicy, którzy nie ukończą biegu w limicie 2 godzin (do godziny 12:30) zobowiązani są do zejścia z trasy biegu i udania się do biura zawodów. Punkty regeneracyjne 9 1. Punkty regeneracyjne, informacyjne i medyczne będą znajdowały się co ok. 3 km na trasie biegu. 2. Podczas sztafety nie przewidziane są punktu regeneracyjne, wynika to ze zbyt krótkiego dystansu do pokonania. 3. Szczegółowe ich rozmieszczenie zaznaczone będzie na mapie. 4. Na trasie biegu do dyspozycji zawodników będzie woda mineralna. NAGRODY I KLASYFIKACJE Warunkiem otrzymania nagród jest ukończenie biegu / sztafety na zadeklarowanym dystansie oraz osobiste stawienie się na ceremonii wręczenia nagród odbywającej się po zakończeniu biegu.

6 2. Wśród wszystkich zawodników, którzy spełniają warunki określone w Regulaminie losowania nagrody głównej VWP RUN rozlosowana zostanie nagroda główna w postaci użyczenia samochodu VW Caddy 4 na okres jednego roku. 3. Klasyfikacja prowadzona będzie w następujących kategoriach: generalna kobiet i mężczyzn na trasie 10 km generalna kobiet i mężczyzn na trasie 5 km wiekowa kobiet i mężczyzn na trasie 10 km wiekowa kobiet i mężczyzn na trasie 5 km generalna miejsce: 1 / 2 / 3 w sztafecie działowej. 4. Osoby poniżej 20. roku życia wliczane są do kategorii wiekowej 20+. Osoby powyżej 60. roku życia wliczane są do kategorii wiekowej W zależności od ukończonego dystansu przewidziano różną wartość nagród w klasyfikacjach generalnych. 6. Odbiór nagrody możliwy jest po potwierdzeniu podpisem przez osobę nagrodzoną. 7. Nagrody są świadczeniami na rzecz pracownika, a koszty PDOF (podatku dochodowego od osób fizycznych) oraz składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za pracownika ponosi VWP. Wartość nagród wraz z zapłaconym podatkiem i składką ZUS jest przychodem pracownika uwzględnionym w PIT przez dział PF 1/4. 8. Zwycięzcy nagród mają możliwość zrzeczenia się nagrody na rzecz fundacji wybranej w tegorocznej edycji programu 1+1=3 (Stowarzyszenie Przyjaciół Dzieci Specjalnej Troski, Os. Kościuszkowców 13, Swarzędz. KRS ). W tej sytuacji, pracownik nie odbiera nagrody i w związku z tym nie stanowi ona przychodu pracownika. 9. Warunkiem dopisania nagród do przychodu pracownika jest odbiór nagrody potwierdzony podpisem zwycięzcy.

7 10. Nagrody nie kumulują się, co oznacza, że osoby nagrodzone w klasyfikacji generalnej nie otrzymują nagród w klasyfikacjach wiekowych. Nagrody przechodzą na osoby kolejne. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Dane osobowe, wizerunek Dane osobowe uczestników Imprezy w zakresie podanym w formularzu zgłoszeniowym, stanowiącym załącznik do niniejszego Regulaminu, będą przetwarzane przez Volkswagen Poznań Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu, przy ul. Warszawskiej 349, Poznań, jako administratora danych wyłącznie w celu właściwej organizacji oraz przeprowadzenia Imprezy, a także w celach związanych z rozliczeniami podatkowymi. Uczestnikom Imprezy przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Podanie danych jest dobrowolne, z tym jednak z zastrzeżeniem, że podanie danych w zakresie punktów 1-3 formularza zgłoszeniowego stanowiącego załącznik do niniejszego Regulaminu jest niezbędne do umożliwienia uczestnictwa w Imprezie. 2. Za dobrowolnie wyrażoną zgodą dane uczestników Imprezy w postaci ich wizerunków mogą być dodatkowo przetwarzane przez Volkswagen Poznań Sp. z o.o. (w tym udostępniane innym podmiotom) w zakresie i celu każdorazowo określonym w oświadczeniu zgody zawartym w formularzu zgłoszeniowym stanowiącym załącznik do niniejszego Regulaminu. Wykorzystanie wizerunków (w tym ich rozpowszechnianie w rozumieniu ustawy z dnia roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych, Dz.U. z 2006 r., Nr 90, poz. 631 z późn.zm.) odbywa się na zasadzie pełnej dobrowolności i jedynie w celu i zakresie wyrażonej przez Uczestników zgody. 3. Organizator ma prawo do upubliczniania wizerunku osób uczestniczących w Imprezie (w tym wizerunku osób niepełnoletnich) bez zgody tych osób w przypadku, gdy wizerunek danej osoby stanowi szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza, ponieważ zgoda taka nie jest wymagana na podstawie obowiązujących przepisów prawa tj. art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Pozostałe postanowienia Niniejszy Regulamin będzie dostępny u osób odpowiedzialnych za organizację i przebieg Imprezy oraz w Internecie na stronie internetowej 2. Uczestnicy Imprezy w razie pytań związanych ze zgłoszeniami, kwestiami organizacyjno-porządkowymi lub przebiegiem Imprezy mogą kontaktować się z Organizatorem pod numerem telefonu: w godzinach od 06:00 do 18:00 w dniach od do Organizator zastrzega sobie możliwość wprowadzenia dodatkowych klasyfikacji i nagród. 4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania, przerwania i do zmiany przebiegu Imprezy bez podawania przyczyn w każdym czasie. 5. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania biegu, będącego częścią imprezy w dniu roku w przypadku nie zgłoszenia się minimalnej liczby uczestników, ustalonej na 70 osób oraz z przyczyn niezależnych od Organizatora. 6. Organizator zastrzega sobie prawo do interpretacji niniejszego Regulaminu oraz do jego zmiany w każdym czasie i według swojego uznania. 7. We wszystkich sprawach dotyczących organizacji i przebiegu Imprezy oraz w sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie ostateczną decyzję podejmuje Organizator. Od decyzji nie przysługuje odwołanie.