2015 ZOO WROCŁAW EAZA EXECUTIVE OFFICE

Transkrypt

1 EXHIBITORS GUIDE Secretariat of EAZA ANNUAL CONFERENCE 2015 Contact: Mateusz Jarzombek ul. Wystawowa 1 (IASE room 219) Wrocław, Poland Phone: Phone: jarzombek@convention. wroclaw.pl Host ZOO WROCŁAW Contact: Marta Gondek m.gondek@zoo.wroc.pl Anna Mękarska a.mekarska@zoo.wroc.pl ul. Wróblewskiego 1-5, Wrocław, Poland Phone: Website: Scientific Organizer EAZA EXECUTIVE OFFICE Contact: David Williams-Mitchell Manager - Communications and Membership c/o Artis Zoo Amsterdam, 1000 HD Amsterdam, The Netherlands PO Box Phone: Fax: david.williams-mitchell@eaza.net Website:

2 EXHIBITORS GUIDE EXHIBITION SPACE RENTAL Exhibition rental fee: EAZA Corporate Members: PLN Non-EAZA Members: PLN Rental fee includes: Shell scheme stand - 6 m² with company name 1 table, 2 chairs Carpet Electricity connection Basic cleaning Security service Free registration for one exhibitor Company logo and link on the website Free insert in delegate bag

3 THE FORM OF PAYMENT FOR THE EXHIBITION IS BANK TRANSFER ONLY (payments must be made in PLN) POSITION 2015 EAZA CONFERENCE - EXHIBITORS Fee (without VAT) PLN Approx. in EUR (without VAT) EUR* Exhibition rental fee EAZA Corporate Members 8 200,00 PLN 2 000,00 EUR* VAT reverse charge Exhibition rental fee Non Eaza Members (international) ,00 PLN 2 500,00 EUR* VAT reverse charge 2015 EAZA CONFERENCE - POLISH EXHIBITORS Fee Fee Approx. in EUR Approx. in EUR POSITION (without VAT) (incl. VAT 23%) (without VAT) (incl. VAT 23%) PLN PLN EUR* EUR* Exhibition rental fee Non Eaza Members (Polish) ,00 PLN ,50 PLN 2 500,00 EUR* 3 075,00 EUR* Notes Details for payments: Bank Name: Bank Zachodni WBK S.A. Bank Address: Rynek 9/11, Wrocław, Poland Bank Account Name: Convention Bureau Wrocław IBAN: PL SWIFT CODE/BIC CODE: WBKPPLPP * All fees should be paid in PLN Exchange rate for the conference purpose: 1,- EUR = 4,10 PL Exhibition rental fee does not include VAT. ADDITIONAL REGISTRATION FOR OTHER STAFF MEMBERS Fee Fee Approx. in EUR Approx. in EUR (without VAT) (incl. VAT 23%) (without VAT) (incl. VAT 23%) PLN PLN EUR* EUR* Additional Person fee (international) 723,65 PLN 176,50 EUR* Notes VAT reverse charge Additional Person fee (Polish) 723,65 PLN 890,09 PLN 176,50 EUR* 217,10 EUR*

4 EXHIBITORS GUIDE

5 EXHIBITORS GUIDE SHELL SCHEME STANDS: 6 m² shell schemes (see the picture below) are available for your exhibition space. If you would like to order extra equipment or furniture for your stand, please contact Secretariat of EAZA ANNUAL CONFERENCE 2015 directly. Please note that the deadline for this order is 31 August. Internet: The exhibition area has got a free WiFi access. Security: Security service for the exhibition area is included in the rental fee during the exhibition period (please note this is general security of the venue not of individual stands and exhibition goods).

6 EXHIBITORS GUIDE Cleaning: Daily cleaning before the opening of the conference includes vacuuming and waste disposal. Power Supply: All of the stands include basic electrical connection. Parking: Paid parking space is available : 1 h/ 6 PLN EXHIBITOR REGULATIONS Arrival deadline: Deliveries/shipments (promo materials, brochures) can be made from 31st of August to 10th of September Delivery address: Convention Bureau Wrocław (budynek IASE, pok. 219) ul. Wystawowa Wrocław, Poland If you need assistance with your shipments we can recommend a company that has experience in such matters: Dor-Cel Sp. z o.o. Ul. Bokserska 64, Warszawa, Polska wro@dorcel.pl Phone: Insurance: It is the exclusive responsibility of the Exhibitors, to carry an all-risk insurance policy for their goods for the round trip including the transport to the event and back, as well as for the period of the open days and storage. Contact person: Mateusz Jarzombek ( ) When shipping foodstuffs, animal and public health certificate and/or phytosanitary certificate are also needed in accordance with international and Polish regulations. Some animal products, like meat products, are subject to an animal health import permit from the Ministry of Agriculture and Rural Development. There are a lot of other commodities like: medical tools and products or dangerous goods, which are subject to different permits or licenses from different Authorities in Poland.

7 EXHIBITORS GUIDE Care of the building: Due to the uniqueness of the venue listed on the UNESCO World Heritage List, where the exhibition area is located, any painting, nailing, drilling, sticking is not permitted. In case of any damages on the walls or on the floor incurred by the exhibitor will be passed on the exhibitor.

8 EXHIBITORS GUIDE SCHEDULES AND ACCESS STANDS Setting up From Monday, 14th September from at the Wrocław Congress Center, Wystawowa 1 Street, Wrocław Please note that you have to inform the Secretariat of EAZA ANNUAL CONFERENCE about your presence in terms of parking in front of the venue on 14th of September. During the conference parking is strictly forbidden in front of the venue. Daily opening times will be synchronized with the conference program. Exhibition Dismantling Saturday, 19 September WCC AVAILABILITY EXHIBITION AREA Day Date Time Location What s going on Tuesday :00-20:00 WCC Conference Day 1 / Icebreaker Wednesday :30-20:00 WCC Conference Day 2 Thursday :30-16:00 WCC Conference Day 3 Friday :30-20:00 WCC Conference Day 4 Saturday :30-17:00 WCC Conference Day 5

9 In Polish

10 PRZEWODNIK WYSTAWCY Sekretariat EAZA ANNUAL CONFERENCE 2015 Kontakt: Mateusz Jarzombek ul. Wystawowa 1 (IASE, p. 219) Wrocław, Polska Tel.: ; Tel.: jarzombek@convention.wroclaw.pl Gospodarz ZOO WROCŁAW Kontakt: Marta Gondek m.gondek@zoo.wroc.pl Anna Mękarska a.mekarska@zoo.wroc.pl ul. Wróblewskiego 1-5, Wrocław, Polska Tel.: Organizator Naukowy EAZA EXECUTIVE OFFICE Kontakt: David Williams-Mitchell Manager - Communications and Membership c/o Artis Zoo Amsterdam, 1000 HD Amsterdam, The Netherlands, PO Box Tel.: ; Fax: david.williams-mitchell@eaza.net

11 PRZEWODNIK WYSTAWCY WYNAJEM POWIERZCHNI WYSTAWIENNICZEJ Opłata za wynajem: Członkowie EAZA: PLN Instytucje niebędące członkiem EAZA: PLN Opłata za wynajem obejmuje: Stoisko wystawiennicze - 6 m² z nazwą firmy 1 stół, 2 krzesła Dywan Podłączenie do prądu Podstawowe sprzątanie Ochronę Darmową rejestrację dla jednego wystawcy Logo firmy wraz z linkiem na stronie WWW Bezpłatną wkładkę do pakietu konferencyjnego

12 FORMA PŁATNOŚCI - WYŁĄCZNIE PRZELEW BANKOWY (płatności muszą być dokonane w PLN) POZYCJA 2015 EAZA CONFERENCE - WYSTAWCY Opłata (bez VAT) PLN Ok. w EUR (bez VAT) EUR* Opłata za wynajem powierzchni - członkowie korporacyjni EAZA 8 200,00 PLN 2 000,00 EUR* Opłata za wynajem powierzchni - instytucje niebędące członkiem EAZA (zagranica) ,00 PLN 2 500,00 EUR* Uwagi Odwrócone obciążenie VAT Odwrócone obciążenie VAT Szczegóły płatności: Nazwa Banku: Bank Zachodni WBK SA Adres: Rynek 9/11, Wrocław, Polska Nazwa konta odbiorcy: Convention Bureau - Wrocław IBAN: PL SWIFT CODE/BIC CODE: WBKPPLPP * Wszystkie opłaty powinny być dokonane w złotych Średni kurs na potrzeby konferencji: 1,- EUR = 4,10 PLN POZYCJA Opłata za wynajem powierzchni - instytucje niebędące członkiem EAZA 2015 EAZA CONFERENCE POLSCY WYSTAWCY Opłata Opłata Ok. w EUR Ok. w EUR (bez VAT) (zaw. VAT 23%) (bez VAT) (zaw. VAT 23%) PLN PLN EUR* EUR* ,00 PLN ,50 PLN 2 500,00 EUR* 3 075,00 EUR* Opłata za wynajem powierzchni nie zawiera VAT DODATKOWA REJESTRACJA DLA POZOSTAŁYCH PRACOWNIKÓW Opłata Opłata Ok. w EUR Ok. w EUR (bez VAT) (zaw. VAT 23%) (bez VAT) (zaw. VAT 23%) PLN PLN EUR* EUR* Opłata za dodatkową osobę (zagranica) 723,65 PLN 176,50 EUR* Uwagi Odwrócone obciążenie VAT Opłata za dodatkową osobę (Polska) 723,65 PLN 890,09 PLN 176,50 EUR* 217,10 EUR*

13 PRZEWODNIK WYSTAWCY

14 PRZEWODNIK WYSTAWCY STOISKA WYSTAWIENNICZE: Dostępne jest 6 m² powierzchni wystawienniczej (zdjęcie poniżej). Jeśli chcą Państwo zamówić dodatkowy sprzęt lub meble na stoisko, prosimy o bezpośredni kontakt z Sekretariatem EAZA ANNUAL CONFERENCE Należy pamiętać, że termin składania zamówień upływa 31 sierpnia 2015 r. Internet: Powierzchnia wystawiennicza posiada darmowy dostęp do WiFi. Bezpieczeństwo: Centrum Kongresowe posiada własną ochronę, która będzie obecna w trakcie trwania konferencji. Prosimy pamiętać, iż jest to ogólna ochrona budynku, a nie ochrona poszczególnych stoisk wystawienniczych.

15 PRZEWODNIK WYSTAWCY Sprzątanie: Codzienne sprzątanie przed otwarciem konferencji obejmuje odkurzanie oraz usuwanie odpadów. Zasilanie: Wszystkie stoiska zawierają podstawowe podłączenia elektryczne. Parking: Parking jest płatny: 1 h/ 6 PLN REGULAMIN WYSTAWCY Termin przyjazdu: Dostawy / wysyłki (materiały promocyjne, foldery) mogą być dokonane w okresie od 31 sierpnia do 10 września Adres przesyłki: Convention Bureau Wrocław (budynek IASE, pok. 219) ul. Wystawowa 1, Wrocław, Poland Jeśli potrzebują Państwo pomocy z przesyłką, poniżej znajdą Państwo kontakt do firmy świadczącej profesjonalne usługi z tego zakresu: Dor-Cel Sp. z o.o. Ul. Bokserska 64, Warszawa, Polska wro@dorcel.pl Tel.: Ubezpieczenie: Organizator nie zapewnia ubezpieczenia. Wszelkie kwestie związane z ubezpieczeniem znajdują się po stronie wystawców. Osoba do kontaktu: Mateusz Jarzombek ( ) Podczas transportu artykułów spożywczych albo zwierząt - świadectwo zdrowia publicznego i / lub świadectwo fitosanitarne jest wymagane zgodnie z przepisami międzynarodowymi i polskimi. Niektóre produkty zwierzęce, takie jak produkty mięsne, są przedmiotami potrzebującymi zezwolenia na przywóz od Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi RP. Istnieje wiele innych towarów, takich jak: narzędzia medyczne oraz produkty lub towary niebezpieczne, które są przedmiotem innych pozwoleń lub licencji od różnych organów w Polsce.

16 PRZEWODNIK WYSTAWCY Dbałość o obiekt: Ze względu na wyjątkowość miejsca, będącą częścią obiektu wpisanego na Listę Światowego Dziedzictwa UNESCO, zakazane jest: malowanie, wbijanie gwoździ, wiercenie oraz przyklejanie czegokolwiek. W przypadku jakichkolwiek uszkodzeń na ścianach lub na podłodze wystawca zostanie obciążony kosztami związanymi z naprawami, renowacjami itp.

17 PRZEWODNIK WYSTAWCY ROZKŁAD ORAZ DOSTĘP DO STOISK WYSTAWIENNICZYCH Montaż Od poniedziałku, 14 września od godz do godz we Wrocławskim Centrum Kongresowym (WCK), ul. Wystawowa 1, Wrocław Należy poinformować Sekretariat EAZA ANNUAL CONFERENCE 2015 o potrzebie skorzystania z parkingu przed obiektem w dniu 14 września 2015 r. Podczas Konferencji parkowanie przed obiektem jest zabronione. Godziny otwarcia zostaną zsynchronizowane z programem konferencji. Wystawa WCK DOSTĘPONOŚĆ POWIERZCHNIA WYSTAWIENNICZA Dzień Data Czas Lokalizacja Wydarzenia na terenie obiektu Wtorek :00-20:00 WCK 1 dzień konferencji / Icebreaker Środa :30-20:00 WCK 2 dzień konferencji Czwartek :30-16:00 WCK 3 dzień konferencji Piątek :30-20:00 WCK 4 dzień konferencji Sobota :30-17:00 WCK 5 dzień konferencji Demontaż Sobota, 19 września 2015 r. od godz do godz