Informacje dotyczące czynności dowodowych związanych z danymi cyfrowymi przeprowadzanych przez OLAF

Transkrypt

1 Informacje dotyczące czynności dowodowych związanych z danymi cyfrowymi przeprowadzanych przez OLAF

2 Czym są czynności dowodowe związane z danymi cyfrowymi? Czynności dowodowe związane z danymi cyfrowymi polegają na technicznej kontroli, pozyskaniu i zbadaniu nośników cyfrowych lub ich zawartości. Czynności te przeprowadzane są przez biegłych OLAF-u zajmujących się danymi cyfrowymi przy wykorzystaniu sprzętu kryminalistycznego i oprogramowania. Celem tych działań jest zlokalizowanie, zidentyfikowanie, zgromadzenie lub pozyskanie danych, które mogą być przydatne w dochodzeniu oraz mogą zostać wykorzystane jako dowód w postępowaniach administracyjnych, dyscyplinarnych i sądowych. W trakcie takich czynności mogą również zostać zgromadzone dane, z których OLAF nie tworzy kopii dowodowej. Jaka jest podstawa prawna dla czynności dowodowych związanych z danymi cyfrowymi przeprowadzanych przez OLAF w ramach dochodzeń wewnętrznych? W art. 4 ust. 2 rozporządzenia (WE) 883/2013 uprawniono OLAF do sporządzania kopii i wyciągów z każdego dokumentu i zawartości każdego nośnika danych będącego w posiadaniu instytucji, organu, urzędu i agencji, i w razie potrzeby do zabezpieczania tych dokumentów lub danych przed niebezpieczeństwem zaginięcia. Każdy urzędnik, inny pracownik, członek instytucji lub organu, szef urzędu lub agencji lub członek personelu ma obowiązek w pełni współpracować z OLAF-em. Jaka jest podstawa prawna dla czynności dowodowych związanych z danymi cyfrowymi przeprowadzanych przez OLAF w ramach dochodzeń zewnętrznych? W art. 7 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) 2185/96 uprawniono OLAF do dostępu, na takich samych warunkach, jak krajowi kontrolerzy administracyjni i w oparciu o ustawodawstwo krajowe, do wszystkich informacji i

3 dokumentów posiadanych przez podmioty gospodarcze, włącznie z danymi komputerowymi, niezbędnymi do właściwego przeprowadzenia kontroli. Inne szczegółowe przepisy sektorowe również mogą mieć zastosowanie. Co się dzieje jeżeli moje urządzenie cyfrowe zawiera osobiste dane, które nie mają związku z dochodzeniem? Czynności dowodowe związane z danymi cyfrowymi są prowadzone z poszanowaniem zasady legalności, konieczności i proporcjonalności w kontekście dochodzenia. Urzędnicy śledczy OLAF-u są uprawnieni do zabezpieczenia/pozyskania do celów dowodowych danych znajdujących się na nośnikach lub urządzeniach elektronicznych, które mają potencjalne znaczenie dla dochodzenia, nawet jeżeli zawierają one dane osobiste niezwiązane z dochodzeniem. Jednak, jak wyjaśniono powyżej, OLAF wykorzysta i będzie przetwarzał wyłącznie te dane, które mają związek z dochodzeniem. Jakie procedury obowiązują podczas czynności dowodowych związanych z danymi cyfrowymi? Procedury OLAF-u są opisane w wytycznych dotyczących czynności dowodowych związanych z danymi cyfrowymi, które są dostępne na Europejskiej stronie internetowej OLAFu ( W skrócie procedury te są następujące: Urzędnik śledczy OLAF-u przedstawia kopię Upoważnienia do przeprowadzenia badania oraz czynności dowodowych związanych z danymi cyfrowymi, które zostało podpisane przez Dyrektora Generalnego OLAF-u lub Dyrektora upoważnionego, a także dostarcza kopię niniejszej broszury. Biegli OLAF-u zajmujący się danymi cyfrowymi robią zdjęcia i sporządzają spis urządzeń/nośników, które

4 zostaną poddane czynnościom dowodowym związanym z danymi cyfrowymi. Biegli OLAF-u zajmujący się danymi cyfrowymi tworzą cyfrową kopię dowodową ( obraz dowodu ) danych, która będzie przechowywana w formacie binarnym z niepowtarzalną wartością skrótu. Zapewni to integralność kopii, przy jednoczesnym zagwarantowaniu integralności nośnika cyfrowego i jego danych. Jeżeli ze względów technicznych nie jest możliwe zrobienie cyfrowej kopii dowodowej, biegli OLAF-u zajmujący się danymi cyfrowymi mogą zabezpieczyć urządzenie/nośnik elektroniczny lub zrobić częściową kopię danych. Biegli OLAF-u zajmujący się danymi cyfrowymi sporządzają sprawozdanie z czynności dowodowych związanych z danymi cyfrowymi opisujące wszystkie działania dotyczące dostępu, pozyskania, gromadzenia i przechowywania danych. Wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach dowodowych związanych z danymi cyfrowymi włącznie z organami krajowymi zostają wymienione. Sprawozdanie zostaje podpisane przez biegłych OLAF-u, którzy przeprowadzili czynności dowodowe związane z danymi cyfrowymi oraz, jeżeli ma to zastosowanie, przez personel techniczny, który na miejscu wspomagał pracowników OLAF-u w wykonywaniu ich zadań. Sprawozdanie składa się w aktach sprawy OLAF-u, a zainteresowane osoby otrzymują jego kopię. Co OLAF robi z pozyskanymi/zgromadzonymi danymi? OLAF przechowuje dane w bezpiecznym miejscu. Wszelkie dane dotyczące dochodzenia będą identyfikowane przy pomocy słowa kluczowego i innych sposobów wyszukiwania. Wyłącznie takie dane zostaną włączone do akt sprawy.

5 Po zakończeniu badania biegli OLAF-u zajmujący się danymi cyfrowymi sporządzą sprawozdanie i złożą je w aktach sprawy. OLAF przechowuje dane maksymalnie przez okres 15 lat po zamknięciu dochodzenia. Jeżeli dane takie mogą być przydatne w kolejnym dochodzeniu, mogą one zostać ponownie pozyskane do celów takiego dochodzenia. W takiej sytuacji zostaną Państwo poinformowani o dacie i miejscu takiego ponownego pozyskania. Oświadczenie o polityce ochrony prywatności Zgodnie z art. 15 i 16 rozporządzenia 2018/1725 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych informujemy Państwa, że ich dane osobowe są przechowywane w elektronicznych i papierowych aktach OLAF-u dotyczących przedmiotowej sprawy do celów działań lub w związku z działaniami prowadzonymi w celu realizacji zadań OLAF-u, o których mowa w art. 2 decyzji 1999/352/WE, EWWiS, Euratom i rozporządzeniu (UE, Euratom) 883/2013 dotyczącym dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF). Przetwarzane są następujące kategorie danych osobowych: dane kontaktowe, dane identyfikacyjne, dane zawodowe i dane dotyczące udziału w sprawie. Państwa dane mogą pochodzić z różnych źródeł, w tym z informacji dostępnych publicznie. Państwa dane mogą być przekazywane innym instytucjom, organom, urzędom i agencjom UE, właściwym organom państw członkowskich i państw trzecich oraz organizacjom międzynarodowym. OLAF nie stosuje zautomatyzowanej procedury podejmowania decyzji w odniesieniu do jakiejkolwiek osoby, której dane dotyczą. Państwa dane przechowywane będą maksymalnie przez okres 15 lat. Przysługuje Państwu prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia bądź ograniczenia ich przetwarzania oraz do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania z przyczyn dotyczących Państwa szczególnej sytuacji. Jeżeli życzą sobie Państwo uzyskać dostęp do swoich danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem akt określonej sprawy, proszę przedstawić odpowiednie odniesienie lub opis w Państwa wniosku. Wszelkie takie wnioski należy kierować do administratora danych (OLAF-FMB-Data-Protection@ec.europa.eu). Pełne oświadczenie o ochronie prywatności dotyczące opisywanych i wszelkich innych operacji przetwarzania danych osobowych przez OLAF znajduje się na stronie: W razie pytań dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych lub Państwa praw, prosimy o kontakt z inspektorem ochrony danych OLAF-u (OLAF-FMB-DPO@ec.europa.eu) W każdej chwili mogą Państwo odwołać się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (edps@edps.europa.eu) w kwestii przetwarzania Państwa danych osobowych.