ZARZĄDZENIE Nr 5/2011 Prezesa Krajowej Rady Notarialnej z dnia 16 września 2011 r. Regulamin

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 5/2011 Prezesa Krajowej Rady Notarialnej z dnia 16 września 2011 r. Na podstawie art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U z 2002 r. Nr 144 poz. 1204), 11 uchwały Nr VI/78/ 2008 Krajowej Rady Notarialnej z dnia 15 listopada 2008 r. w sprawie utworzenia i zasad funkcjonowania systemu informatycznego do prowadzenia rejestru aktów poświadczenia dziedziczenia oraz 15 uchwały Nr VII/46/2011 Krajowej Rady Notarialnej z dnia 4 czerwca 2011 r. w sprawie utworzenia rejestru testamentów i zasad jego funkcjonowania, ustalam poniższy Regulamin świadczenia przez Krajową Radę Notarialną usług w zakresie zapewnienia użytkownikom dostępu do rejestrów notarialnych, dokonywania wpisów w tych rejestrach i uzyskiwania wynikających z nich informacji 1. DEFINICJE 1) Pon - ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. Nr 189 poz z 2008 r. z późn. zm.). 2) KRN - Krajowa Rada Notarialna. 3) Rejestry Notarialne - informatyczny system (system RN) obejmujący: a) RAPD - rejestr aktów poświadczenia dziedziczenia utworzony na podstawie art. 95i Pon oraz uchwały Nr VI/78/ 2008 KRN z dnia 15 listopada 2008 r. w sprawie utworzenia i zasad funkcjonowania systemu informatycznego do prowadzenia rejestru aktów poświadczenia dziedziczenia. b) NORT - notarialny rejestr testamentów utworzony na podstawie uchwały Nr VII/46 /2011 KRN z dnia 4 czerwca 2011 r. w sprawie utworzenia rejestru testamentów i zasad jego funkcjonowania. 4) Użytkownik - notariusz, zastępujący notariusza emerytowany notariusz lub asesor notarialny, prezes rady izby notarialnej lub prezes KRN. 5) Administrator - osoba odpowiedzialna za prawidłowe i bezpieczne funkcjonowanie Rejestrów Notarialnych na podstawie umowy zawartej z KRN lub podmiotem powołanym w celu prowadzenia lub obsługi rejestrów notarialnych, 6) Infolinia Techniczna - zespół osób wraz z odpowiednim zapleczem technicznym zapewniających użytkownikom telefoniczną pomoc techniczną w imieniu administratora. 1

2 7) Wpis do rejestru - zarejestrowanie aktu poświadczenia dziedziczenia lub testamentu, sprostowanie lub wykreślenie takiego wpisu, a także zamieszczenie informacji o ustanowieniu lub odwołaniu zastępcy notariusza. 8) Informacja z NORT - odpowiedź udzielana notariuszowi przez system, obejmująca listę testamentów sporządzonych przez jednego testatora, albo stwierdzenie, że żaden testament wymienionego testatora nie został zarejestrowany. 9) Protokół - akt notarialny sporządzony przez notariusza na podstawie art Pon. 2. POSTANOWIENIE OGÓLNE Przed dokonaniem pierwszego wpisu w rejestrze notarialnym notariusz potwierdza, że zapoznał się z uchwałami KRN w sprawie utworzenia i zasad funkcjonowania rejestrów notarialnych oraz z niniejszym regulaminem, a ponadto, że zobowiązuje się do przestrzegania zawartych w nich postanowień. 3. WYMAGANIA TECHNICZNE I BEZPIECZEŃSTWO 1) Korzystanie przez użytkownika z systemu RN wymaga posiadania: a) systemu operacyjnego Windows 2000, XP, Vista, Windows7 lub nowszego, b) przeglądarki Internet Explorer w wersji 8.0 lub nowszej, ustawionej na szyfrowanie danych kluczem 128 bitowym, c) stałego połączenia z siecią Internet, oraz d) kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez centrum certyfikacji zarejestrowane w Narodowym Centrum Certyfikacji. 2) Użytkownik dodatkowo zobowiązany jest do stosowania zaawansowanych elementów bezpieczeństwa systemów informatycznych: a) bieżącej aktualizacji zabezpieczeń krytycznych używanego przez siebie systemu operacyjnego, przeglądarki internetowej oraz oprogramowania użytkowego, b) stosowania aktualizowanego na bieżąco oprogramowania antywirusowego zapewniającego ochronę przed wirusami, trojanami, oprogramowaniem szpiegowskim oraz innymi programami mogącymi stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa danych oraz poprawności funkcjonowania rejestrów notarialnych, c) odpowiedniej konfiguracji zasad bezpieczeństwa - zapory połączenia internetowego oraz poziomów bezpieczeństwa systemu operacyjnego i przeglądarki internetowej. 3) Przed rozpoczęciem korzystania z systemu RN użytkownik zobowiązany jest do sprawdzenia bezpieczeństwa transmisji danych. 4) W sytuacji, która stwarza lub może stwarzać zagrożenie dla funkcjonowania systemu RN lub zgromadzonych w nim danych, użytkownik zobowiązany jest niezwłocz- 2

3 nie zawiadomić administratora o tym zagrożeniu. Sposoby kontaktowania się z administratorem określone są w samym systemie RN. 5) W sytuacji, gdy użytkownik nie jest pewien konsekwencji wykonywanych przez siebie operacji, powinien się skontaktować z infolinią techniczną. Sposoby kontaktu z infolinią określone są w systemie RN. 6) W sytuacji podyktowanej bezpieczeństwem systemu RN lub zgromadzonych w nim danych a także jego wymaganiami technicznymi, administrator może zablokować (czasowo lub na stałe) dostęp do tego systemu poszczególnym użytkownikom albo czasowo zawiesi funkcjonowanie całego systemu lub jednego z rejestrów. O dokonanym zablokowaniu administrator zawiadomi niezwłocznie prezesa KRN. 4. KORZYSTANIE Z SYSTEMU RN 1) System RN dostępny jest za pośrednictwem Internetu pod adresem rejestry.net.pl. 2) Przed rozpoczęciem pracy konieczne jest przeprowadzenie jednorazowej instalacji. 3) Dostęp do systemu RN możliwy jest wyłącznie po uprzednim wypełnieniu formularza rejestracyjnego i podpisaniu go własnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym użytkownika. 4) Formularz rejestracyjny jest weryfikowany i zatwierdzany przez prezesa właściwej rady izby notarialnej oraz przez administratora. 5) Istnieje możliwość ograniczonego dostępu do systemu RN bez podpisu elektronicznego, z wykorzystaniem nazwy użytkownika i hasła podanych w trakcie rejestrowania się w systemie. Użytkownik udostępniając nazwę użytkownika i swoje hasło osobom trzecim robi to na własną odpowiedzialność i ponosi wszelkie konsekwencje działalności tych osób. Osoby trzecie korzystające z systemu RN w ramach dostępu ograniczonego także zobowiązane są do przestrzegania niniejszego regulaminu. 6) Każdy wpis w rejestrze musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym użytkownika. To samo dotyczy wniosku notariusza o udzielenie mu informacji z rejestru. 7) Notariusz otrzymuje z systemu RN potwierdzenia: - zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, - zarejestrowania testamentu, - sprostowania lub wykreślenia testamentu oraz - udzielenia informacji z NORT. Otrzymane potwierdzenia mogą być przez notariusza wydrukowane. 3

4 8) Po ustanowieniu lub odwołaniu zastępcy notariusz zamieszcza w systemie RN odpowiednią informację umożliwiającą lub odbierającą zastępcy dostęp do tego systemu. 5. CZYNNOŚCI PREZESA RADY IZBY NOTARIALNEJ W SYSTEMIE RN Czynnościami dokonywanymi w systemie RN przez prezesów rad izb notarialnych są: a) weryfikacja i zatwierdzenie formularza rejestracyjnego, o którym mowa w 4 pkt 3), b) zamieszczenie informacji o ustanowieniu lub odwołaniu zastępcy notariusza na podstawie art i art. 22 Pon, c) poinformowanie KRN o niemożności dokonania wpisu przez notariusza ani przez jego zastępcę, oraz d) prowadzenie i aktualizowanie listy użytkowników systemu RN działających na terenie danej izby notarialnej. 6. CZYNNOŚCI UŻYTKOWNIKÓW ZWIĄZANE Z RAPD 1) Czynnościami dokonywanymi w RAPD przez notariuszy są: a) zarejestrowanie aktu poświadczenia dziedziczenia (art. 95h 1 Pon), b) uzupełnienie wcześniej dokonanego wpisu przez ujawnienie w jego treści aktu wskazującego spadkobierców gospodarstwa rolnego (art. 95l Pon), c) sprostowanie wcześniej dokonanego wpisu w wyniku: - sprostowania aktu poświadczenia dziedziczenia z udziałem jego uczestników, - sprostowania oczywistej omyłki w akcie poświadczenia dziedziczenia przez notariusza (art Pon), - popełnienia omyłki przy dokonywaniu wpisu powodującej niezgodność tego wpisu z treścią prawidłowo sporządzonego aktu poświadczenia dziedziczenia, d) poinformowanie KRN o konieczności: - wykreślenia wpisu po uchyleniu aktu poświadczenia dziedziczenia (art. 95k 1 Pon), - sprostowania wpisu, w którego treści zamieszczono błędny numer PESEL spadkodawcy, oraz - dokonania wpisu w przypadkach wynikających z 6 pkt 1). 2) Prezes KRN może dokonać w RAPD: - każdego wpisu w zastępstwie innego użytkownika, jeżeli uprawniony do jego dokonania sam nie może tego uczynić, a ponadto - innej czynności potrzebnej do prawidłowego funkcjonowania rejestru. Użytkownik, który zawiadomił KRN o potrzebie dokonania wpisu w RAPD powinien przesłać Prezesowi KRN, na jego wniosek, niezbędne dokumenty i wyjaśnienia. 7. CZYNNOŚCI UŻYTKOWNIKÓW ZWIĄZANE Z NORT 1) Notariusz sporządzający testament notarialny zamieszcza w jego treści pouczenie o następującej treści: Notariusz poinformował testatora o zasadach funkcjonowania 4

5 Notarialnego Rejestru Testamentów (NORT) oraz o zakresie danych podlegających ujawnieniu w rejestrze w przypadku zarejestrowania testamentu w NORT.. Po powyższym pouczeniu notariusz zamieszcza jedno z wymienionych niżej oświadczeń, w których testator: a) wnosi o zarejestrowanie sporządzonego testamentu w notarialnym rejestrze testamentów (NORT), utworzonym przez Krajową Radę Notarialną, albo b) rezygnuje z możliwości zarejestrowania sporządzonego testamentu w notarialnym rejestrze testamentów (NORT), utworzonym przez Krajową Radę Notarialną. 2) Notariusz sporządzający protokół przyjęcia na przechowanie testamentu własnoręcznego zamieszcza w tym protokole pouczenie oraz jedno z oświadczeń testatora, wymienionych w pkt 1), odnoszące się do deponowanego testamentu, 3) Przedmiotem zarejestrowania może być wcześniej sporządzony testament notarialny, pod warunkiem okazania notariuszowi przez testatora wypisu tego testamentu oraz złożenia w oddzielnym protokole oświadczenia, o którym mowa w pkt 1) lit. a); oświadczenie poprzedzone jest pouczeniem, o którym mowa w pkt 1) lit. a). 4) Notariusz, który przechowuje niezarejestrowany testament własnoręczny może zarejestrować go po złożeniu przez testatora w oddzielnym protokole oświadczenia, o którym mowa w pkt 1) lit. a); oświadczenie poprzedzone jest pouczeniem, o którym mowa w pkt 1) lit. a). 5) Notariusz może sprostować każdy wpis w NORT, na podstawie wniosku testatora lub z urzędu, w szczególności w przypadku: - sprostowania testamentu notarialnego lub protokołu zawierającego wniosek o zarejestrowanie testamentu, gdy sprostowanie dokonane zostało z udziałem testatora, - sprostowania oczywistej omyłki w jednym z wymienionych aktów przez notariusza w trybie art Pon, albo - niezgodności tego wpisu z treścią prawidłowo sporządzonego aktu, 6) Notariusz wykreśla wpis w NORT: a) na podstawie wniosku testatora, albo b) z urzędu, gdy przechowywany przez notariusza testament własnoręczny testatorowi zwrócony. 7) Notariusz dysponuje nieograniczonym dostępem do NORT w zakresie wpisów, których sam w rejestrze dokonał i może w tym trybie prostować lub wykreślać te wpisy na zasadach wynikających z pkt 5) i 6). 8) Sprostowanie lub wykreślenie wpisu dokonanego przez innego notariusza wymaga przeprowadzenia poszukiwania informacji, o którym mowa w pkt 9). 9) Notariusz poszukuje informacji w NORT tylko na podstawie odpowiedniego wniosku testatora lub innej osoby; wyłączone jest działanie w tym zakresie przez notariusza z urzędu lub dla własnych potrzeb. 5

6 10) System uzależni udzielenie notariuszowi informacji od powołania się na wniosek wymieniony w pkt 9), a w przypadku poszukiwania testamentu na zlecenie innej osoby niż testator, także od powołania się na akt zgonu testatora lub odpis tego aktu poświadczony przez notariusza lub sąd spadku. 11) Akt zgonu lub jego odpis, o których mowa w pkt 10), może być zastąpiony przez inny dokument, jeżeli notariusz uzna go za wystarczający dowód śmierci testatora. 12) Wnioski, o których mowa w pkt 5), 6a) i 10) składane są na formularzach, których wzory określi Prezes KRN. 13) Wnioski wymienione w pkt 12) rejestrowane są w dzienniku korespondencyjnym. 14) Wymogu przewidzianego w pkt 12 nie stosuje się do wniosków o poszukiwanie testamentów złożonych na piśmie przez sąd spadku. 15) Jeżeli okaże się, że dane zawarte we wniosku o udzielenie informacji z NORT dotyczyć mogą kilku osób, konieczne będzie uzupełnienie danych i ponowne złożenie wniosku, o którym mowa w pkt 9). 16) Wynik poszukiwania informacji w NORT notariusz zamieszcza w protokole z przebiegu tej czynności; protokół ten może podpisać wyłącznie notariusz, jeżeli wnioskujący o poszukiwanie jest przy protokołowanej czynności nieobecny. 17) Na życzenie testatora notariusz może także sporządzić protokół z dokonania sprostowania lub wykreślenia wpisu w NORT. 8. UTRATA PODPISU ELEKTRONICZNEGO 1) W przypadku utraty podpisu elektronicznego i jego unieważnienia lub zablokowania go w centrum certyfikacji, użytkownik zobowiązany jest niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 1 godziny usunąć swój certyfikat z systemu RN, niezależnie od obowiązku zgłoszenia potrzeby unieważnienia certyfikatu podmiotowi świadczącemu usługi certyfikacyjne. 2) W celu usunięcia certyfikatu należy zalogować się do systemu RN przy pomocy nazwy użytkownika i hasła (podanych podczas rejestrowania się w systemie) i wykonać operacje opisane w podręczniku użytkownika. 9. OCHRONA DANYCH 1) Transmisja danych między systemem RN i użytkownikiem została zabezpieczona przy użyciu protokołu SSL z 128 bitowym kluczem. 2) Do skorzystania z systemu RN konieczne jest podanie określonych danych osobo- 6

7 wych, które będą gromadzone i wykorzystywane przez system zgodnie z obowiązującym prawem. Użytkownik ma pełny wgląd w gromadzone dane przy wykorzystaniu odpowiednich funkcji systemu RN. 3) Dane identyfikacyjne użytkownika są dostępne po zalogowaniu się do systemu i mogą być zmieniane przez użytkownika, który ponosi pełną odpowiedzialność za treść tych danych. 4) Dane gromadzone w systemie RN są danymi publicznie dostępnymi i mogą być usunięte tylko w przypadkach wynikających z niniejszego zarządzenia. 10. OPŁATY PONOSZONE PRZEZ NOTARIUSZY Za usługi świadczone notariuszom przez system RN uiszczają oni na rzecz KRN, albo podmiotu prowadzącego lub obsługującego rejestry notarialne, należności ustalone w uchwale KRN, która określi w szczególności wysokość tych należności oraz terminy ich uiszczania. 11. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1) Zarządzenie wchodzi w życie z dniem uruchomienia NORT. 2) Po uruchomieniu NORT: a) użytkownicy zarejestrowani dotychczas w RAPD stają się użytkownikami systemu RN, bez potrzeby dokonania czynności przewidzianych w 4 pkt 2 i 3), a ponadto b) prowadzone dotychczas listy użytkowników RAPD stają się listami użytkowników systemu RN w rozumieniu 5 lit. c). 3) Z chwilą wejścia w życie niniejszego zarządzenia traci moc zarządzenie Nr 3/2009 Prezesa Krajowej Rady Notarialnej z dnia 6 lutego 2009 r. wprowadzające Regulamin świadczenia przez Krajową Radę Notarialną usług w zakresie zapewnienia notariuszom i innym użytkownikom dostępu do rejestru aktów poświadczenia dziedziczenia oraz dokonywania wpisów w tym rejestrze. Prezes Krajowej Rady Notarialnej /-/ Lech Borzemski 7