ISBN Redakcja Mirosława Szprenglewska. Korekta Beata Królicka. Redakcja techniczna Czesław Rygielski

Transkrypt

1

2

3

4

5 Redakcja Mirosława Szprenglewska Korekta Beata Królicka Redakcja techniczna Czesław Rygielski Redaktor prowadzący Monika Frąckowiak Projekt okładki Zdzisław Ptak Copyright by Oicyna Wydawnicza BRANTA 2008 Copyright by Marcin Bieńko 2008 Copyright by Grzegorz Borys 2008 Copyright by Agnieszka Gruszczyńska 2008 Copyright by Joanna Misztal-Konecka 2008 Copyright by Agnieszka Pyszny 2008 Copyright by Piotr Telusiewicz 2008 Copyright by Grzegorz Tylec 2008 ISBN Oicyna Wydawnicza BRANTA - Rok założenia Bydgoszcz, ul. Królowej Jadwigi 18 tel./fax (052) , (052) oicyna@branta.com.pl Wydanie I Ark. druk. 7,0 Druk ukończono w lutym 2009 r. Skład i łamanie: Lucyna Miller Druk i oprawa:

6 SPIS treści Wprowadzenie... 7 Od Redaktorów Marcin Bieńko Elektroniczny dostęp do krajowego Rejestru Sądowego...13 Grzegorz Borys funkcjonowanie elektronicznej księgi wieczystej zarys problematyki Agnieszka Gryszczyńska Migracja ksiąg wieczystych Joanna Misztal-Konecka Pisma procesowe w postępowaniu cywilnym wnoszone na nośnikach elektronicznych Agnieszka Pyszny Informatyzacja sądownictwa szansa czy zagrożenie dla wymiaru sprawiedliwości Piotr Telusiewicz Projekt elektronicznego postępowania upominawczego Grzegorz Tylec Podpis elektroniczny w postępowaniu cywilnym Informacja o autorach publikacji

7

8 WPROWADZENIE Temat konferencji naukowej, która odbyła się w kwietniu 2008 roku w Stalowej Woli na Wydziale Zamiejscowym Nauk o Społeczeństwie Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II, Elektroniczne aspekty wymiaru sprawiedliwości mieści w sobie odniesienie do dwóch dziedzin życia, dziedzin wydawałoby się niemających ze sobą zbyt wiele wspólnego. Elektronika jako wyraz nowoczesności i licznych udogodnień życia codziennego z trudnością kojarzyć się może z wymiarem sprawiedliwości pojmowanym jako rozstrzyganie sporów między obywatelami i wymierzaniem sankcji za czyny sprzeczne z prawem karnym. Mimo jednak tak daleko posuniętego sceptycyzmu obserwacja rzeczywistości społecznej skłania do wniosku, że również do tak przenikniętego tradycjami systemu, jakim jest wymiar sprawiedliwości, wkracza nowoczesność. Dzieje się tak dlatego, że wszechobecna wręcz elektronika wpływa nie tylko na styl życia jednostki i rodziny, ale także na sposób zdobywania wiedzy i świadczenia pracy oraz zasady funkcjonowania organizacji państwowej. Na skutek tego kształtuje się społeczeństwo informacyjne, społeczeństwo, w którym towarem staje się informacja traktowana jako szczególne dobro niematerialne, w którym udostępnianie i wykorzystanie informacji warunkuje powodzenie wielu przedsięwzięć, w tym sukces gospodarczy. W konsekwencji nowoczesne technologie zyskują coraz większy wpływ na każdą dziedzinę ludzkiego życia. Nie dziwi zatem, że nawet wymiar sprawiedliwości nie może oprzeć się postępowi technicznemu. Z jednej strony związane jest to z koniecznością ujęcia w toku postępowań nowych środków dowodowych (takich jak elektroniczne umowy, e-faktury, korespondencja elektroniczna), z drugiej zaś strony skorzystanie w bieżącej działalności sądów z nowych technologii wspomaga funkcjonowanie sądu jako instytucji oraz pracowników wymiaru sprawiedliwości.

9 8 Wprowadzenie Najbardziej widocznym dowodem wkraczania nowoczesnych technologii do sądów jest ich komputeryzacja. Udostępnienie komputerów powoduje nie tylko możliwość wykorzystania ich w czasie sporządzania protokołów z rozpraw i posiedzeń oraz orzeczeń i zarządzeń, ale także ułatwia wykonanie czynności technicznych związanych z przesyłaniem korespondencji czy sporządzaniem wypisów dokumentacji z akt sądowych. Nadto w razie zapewnienia każdemu pracownikowi sądu dostępu do sprzętu komputerowego możliwe jest zbudowanie wewnętrznej sieci komputerowej ułatwiającej wymianę niezbędnych informacji. Łatwo zauważyć, że wykorzystanie tego sprzętu przyczynia się do zwiększenia sprawności postępowania, zwłaszcza przez eliminację czynności powtarzających się i automatyzację niektórych innych czynności, oraz do redukcji kosztów związanych ze zużyciem papieru czy zapewnieniem archiwizacji dokumentów. Oczywiście wykorzystanie możliwości współczesnej techniki nie może ograniczać się tylko do samego funkcjonowania sądu jako instytucji, ale winno także przynosić korzyści obywatelom. Pierwszym z etapów realizacji tego postulatu jest wprowadzenie elektronicznych rejestrów publicznych i ułatwienie dostępu do nich. W polskich realiach rejestrami takimi są księgi wieczyste prowadzone w celu ustalenia stanu prawnego nieruchomości, własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego i prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, oraz Krajowy Rejestr Sądowy, składający się z rejestru przedsiębiorców, rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz rejestru dłużników niewypłacalnych. Ogromne znaczenie w przyszłości mieć będzie z pewnością wprowadzona z dniem 1 października 2000 r. możliwość wnoszenia do sądu pism procesowych na urzędowych formularzach lub na elektronicznych nośnikach informatycznych. Stworzenie alternatywnych form komunikacji z sądem obok tradycyjnego pisma ułatwi nie tylko sporządzenie samego pisma, ale także przyspieszy przekazanie go organowi procesowemu, w samym zaś sądzie umożliwi prowadzenie automatycznej rejestracji spraw, weryikację spełnienia wymogów formalnych i uiszczenia opłat. W ścisłym związku z wykorzystaniem możliwości elektronicznego wnoszenia pism do sądu pozostaje wprowadzenie elektronicznego podpisu, w przypadku którego kluczowe znaczenie ma konieczność wprowadzenia gwarancji eliminujących wątpliwości co do autentyczności, integralności oraz poufności dokumentów elektronicznych.

10 Wprowadzenie 9 Nakreślone pokrótce płaszczyzny, na których nowoczesne technologie wkraczają do wymiaru sprawiedliwości, pozwalają z ostrożnym optymizmem patrzeć w przyszłość. By jednak ów optymizm był uzasadniony, konieczne jest zinstytucjonalizowanie wprowadzanych rozwiązań i zapewnienie ich bezpiecznego funkcjonowania. Niezbędne staje się zatem stworzenie gwarancji prawnych bezpiecznego i sprawnego funkcjonowania systemu. Na ile postulat ten został dotychczas zrealizowany w polskim systemie prawnym odpowiedzi udzielają artykuły zebrane w niniejszej publikacji. prof. dr hab. Henryk Cioch

11

12 OD REDAKTORÓW Niniejsze opracowanie zawiera artykuły przygotowane w związku z konferencją naukową pt. Elektroniczne aspekty wymiaru sprawiedliwości, która odbyła się 3 kwietnia 2008 r. w murach Wydziału Zamiejscowego Nauk o Społeczeństwie w Stalowej Woli Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II. Inspiracją dla zorganizowania tego spotkania naukowego była chęć nakreślenia postępu wykorzystania nowych technologii w wymiarze sprawiedliwości, zestawienia wprowadzonych w tym zakresie regulacji prawnych oraz przedstawienia postulatów legislacyjnych. Na pierwszy plan w zakresie elektronicznych aspektów wymiaru sprawiedliwości wysuwają się problemy związane z funkcjonowaniem w nowej rzeczywistości technologicznej rejestrów sądowych. Artykuł Marcina Bieńko przedstawia zagadnienia związane ze zmianami przepisów kodeksu postępowania cywilnego oraz ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym w obszarze elektronicznego dostępu do Krajowego Rejestru Sądowego i Centralnej Informacji KRS wprowadzonymi ustawą z 18 października 2006 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw. Natomiast prace Agnieszki Gryszczyńskiej i Grzegorza Borysa stanowią próbę przybliżenia istoty elektronicznej księgi wieczystej oraz zasad jej funkcjonowania. Autorzy, wychodząc od założeń przyświecających twórcom tej instytucji oraz od celów, które zamierzano osiągnąć na skutek jej wprowadzenia, przedstawiają postępy wdrażania systemu elektronicznej księgi wieczystej oraz zalety i wady nowego systemu. Kolejny blok zagadnień stanowią problemy prawne, które stwarza zastosowanie podpisu elektronicznego i elektronicznych sposobów komunikowania się w postępowaniu sądowym. Artykuł Grzegorza Tylca przybliża konstrukcję podpisu elektronicznego, podstawy prawne jego stosowania oraz aktualne kierunki interpretacji przepisów dotyczących tej problematyki w aspekcie stosowania podpisu elektronicznego w postępowaniu sądowym. Rewolucja w polskim postępowaniu cywilnym związana z wprowadzeniem możliwości wnoszenia pism procesowych na nośnikach informatycznych stanowi przedmiot dociekań Joanny Misztal-Koneckiej.

13 12 Od Redaktorów Szczególny charakter, wobec odniesienia do przyszłości polskiego wymiaru sprawiedliwości, mają uwagi Piotra Telusiewicza dotyczące prac nad przygotowaniem zmian do obowiązujących przepisów z zakresu postępowania upominawczego, które nie tylko zrewolucjonizują ten tryb postępowania, ale także, przez wprowadzenie tzw. e-sądów, doprowadzą do zmian w zakresie ustroju sądów powszechnych. Natomiast artykuł Agnieszki Pyszny omawia cele i sposób realizacji założeń polskiego prawodawcy, które mają na celu zinformatyzowanie polskiego wymiaru sprawiedliwości, przy czym problematyka ta ukazana została przez wskazanie zalet i wad tego przedsięwzięcia. Zachęcając do lektury, warto wskazać, że uwagi przedstawione przez autorów nie są jedynie wynikiem spekulatywnych dociekań akademickich, ale stanowią pogłębioną releksję opartą na analizie przepisów ustaw i rozporządzeń wykonawczych oraz ich funkcjonowania w ramach wymiaru sprawiedliwości i rzeczywistości społecznej. Joanna Misztal-Konecka Grzegorz Tylec

14 Marcin Bieńko ELEktROnICznY DOStĘP DO krajowego REjEStRU SĄDOWEgO 1. Wprowadzenie Gwałtowny rozwój sieci teleinformatycznych w ostatnich latach umożliwił stosowanie nowych technik elektronicznych do działań w sądownictwie, realizowanych do tej pory za pośrednictwem tradycyjnych środków. Proces ten wymusił reakcję po stronie polskiego ustawodawcy i zaowocował pierwszymi zmianami w przepisach, umożliwiającymi załatwianie spraw przez obywateli w sądach na drodze elektronicznej przy użyciu Internetu 1. Przejawem tego procesu są zmiany w kodeksie postępowania cywilnego, umożliwiające wnoszenie pism procesowych i wydawanie orzeczeń drogą elektroniczną, ze szczególnym uwzględnieniem postępowań, których stronami są przedsiębiorcy, oraz plany utworzenia e-sądu 2. Zmiany te będą jednak możliwe dopiero w momencie zapewnienia środków technicznych gwarantujących stworzenie odpowiednich systemów informatycznych w zakresie komunikacji z sądami przez Internet. Jedną z pierwszych kompleksowych zmian w zakresie elektronicznego dostępu do sądu była zmiana przepisów ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym 3 oraz kodeksu postępowania cywilnego regulujących postępowanie 1 Ustawa z 24 maja 2000 r. o zmianie ustawy Kodeks postępowania cywilnego, ustawy o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów, ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych oraz ustawy o komornikach sądowych i egzekucji (DzU z 2000 r., Nr 48, poz. 554). 2 Założenia proponowanych zmian opracowanych przez Centrum Badań Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej oraz zbiór przyjętych przez Ministerstwo Sprawiedliwości propozycji zmian znajdują się na stronach rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw druk nr 859 na stronie 3 Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jednolity DzU z 2007 r., Nr 168, poz. 1186).

15 14 Elektroniczny dostęp do Krajowego Rejestru Sądowego rejestrowe, dokonana ustawą z 18 października 2006 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym i niektórych innych ustaw 4. W wyniku przedmiotowej nowelizacji ustawodawca umożliwił w postępowaniu rejestrowym składanie wniosków drogą elektroniczną. Nowelizacja została spowodowana koniecznością implementacji Pierwszej Dyrektywy Rady Europy z 9 marca 1968 r. (68/151/EWG) w sprawie koordynacji gwarancji, jakie są wymagane w Państwach członkowskich od Spółek w rozumieniu art. 58 akapit drugi Traktatu, w celu uzyskania ich równoważności w całej Wspólnocie dla zapewnienia ochrony interesów zarówno wspólników, jak i osób trzecich, zmienionej Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady z 15 czerwca 2003 r. (2003/58/WE) 5. Znowelizowana Dyrektywa nałożyła na Państwa wspólnotowe obowiązek udostępnienia informacji i dokumentów dotyczących spółek także drogą elektroniczną do dnia 1 stycznia 2007 r. Ponadto do tej daty Państwa członkowskie są zobowiązane do tego, by wszystkie dokumenty i informacje składane w formie papierowej były przetwarzane w Rejestrze na formę elektroniczną. Umożliwienie elektronicznego dostępu do sądu czyni ponadto zadość wymogom art. 58 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym 6. Przepis ten nakłada na organy władzy publicznej obowiązek umożliwienia odbiorcom usług certyikacyjnych dostępu do sądów, w przypadkach gdy przepisy wymagają składania ich w określonej formie lub według określonego wzoru w terminie 4 lat od wejścia ustawy w życie. Udostępnienie informacji drogą elektroniczną w rozumieniu Dyrektywy oznacza wysyłanie i otrzymywanie przesyłek w miejscu przeznaczenia za pomocą urządzeń elektronicznych służących do przetwarzania oraz przechowywania danych, tj. drogą kablową, radiową, optyczną lub inną drogą elektromagnetyczną (np. Internetem). Wyłączone jest natomiast wykorzystywanie elektronicznych nośników informatycznych w postaci dysków, płyt, nośników z pamięcią itp. Dokonane zmiany zmierzają do realizacji zasady powszechnego dostępu do sądu. W zakresie przewidzianym przez Dyrektywę zostały one wprowadzone wyłącznie w odniesieniu do postępowania rejestrowego i Krajowego Rejestru Sądowego, które to przepisy ze względu na swoją specyikę uregulowane zostały w szczególny sposób i nie dotyczą innych rodzajów postępowań. 4 DzU z 2006 r., Nr 208, poz Dz. Urz. WE L 221 z 4 września 2003 r. (dalej jako Dyrektywa). 6 DzU z 2001 r., Nr 130, poz z późn. zm.

16 Marcin Bieńko 15 W dalszej części opracowania omówiony zostanie elektroniczny katalog dokumentów spółek oraz związane z tym nowe zadania, jakie ustawodawca powierzył Centralnej Informacji KRS, a ponadto regulacje dotyczące składania wniosków elektronicznych do sądu rejestrowego. 2. Elektroniczny katalog dokumentów spółek Krajowy Rejestr Sądowy został utworzony jako centralna ewidencja prowadzona w systemie informatycznym, stanowiąca urzędowy spis jednostek i dotyczących ich danych 7. Ustawodawca w celu rozdzielenia funkcji rejestracyjnej od funkcji informacyjnej powierzył zadanie informacyjne Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego, rejestracyjne zaś sądom rejestrowym. Utworzenie Centralnej Informacji i powierzenie jej zadań informacyjnych jest realizacją zasady jawności, w myśl której rejestr jest jawny i każdy ma prawo dostępu do danych w nim zawartych za pośrednictwem Centralnej Informacji oraz możliwość otrzymania poświadczonych odpisów i wyciągów, a także zaświadczeń o danych zawartych w Rejestrze (art. 8 ustawy o KRS). Centralna informacja jest jednostką organizacyjną Ministerstwa Sprawiedliwości, która działając poza sądem rejestrowym składa się z centrali oraz oddziałów utworzonych przy sądach rejestrowych (art. 4 ust. 1 ustawy o KRS) 8. Od początków funkcjonowania Krajowego Rejestru Sądowego do jej zadań należało utworzenie i eksploatacja połączeń Rejestru w systemie informatycznym, prowadzenie zbioru informacji z KRS, wydawanie odpisów, wyciągów i zaświadczeń oraz informacji z KRS w formie papierowej. Wydawane przez Centralną Informację dokumenty mają moc dokumentów wydawanych przez sąd (art. 4 ust. 3 ustawy o KRS). Oznacza to, że każdy odpis, wyciąg lub zaświadczenie wydane przez Centralną Informację jest uznawane za dokument urzędowy i stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone 9. Udzielane informacje obejmują wyłącznie dane zawarte w Rejestrze ( 4 cyt. rozp.). W wyniku omawianej nowelizacji w celu zapewnienia jawności dokumentów spółek obok dotychczasowych zadań Centralnej Informacji usta- 7 W. Wrzołek-Romańczuk, Wpis niedopuszczalny w Krajowym Rejestrze Sądowym, Przegląd Prawa Handlowego 2002, nr 4, s ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 21 grudnia 2000 r. w sprawie ustroju i organizacji Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz szczególnych zasad udzielania informacji z Krajowego Rejestru Sądowego (DzU Nr 117, poz. 1238). 9 S. Sołtysiński i in., Kodeks spółek handlowych. Komentarz, t. 5, Warszawa 2004, s. 561.

17 16 Elektroniczny dostęp do Krajowego Rejestru Sądowego wodawca zgodnie z nałożonym przez Dyrektywę obowiązkiem utworzył elektroniczny katalog dokumentów spółek (art. 4 ust. 2) 10. Objął on swoim zakresem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, spółki komandytowo-akcyjne i spółki europejskie. W zakresie przedmiotowym katalog obejmuje: 1) akty założycielskie, umowy oraz statuty, jeżeli są oddzielnymi aktami, a także uchwały o ich zmianie; 2) teksty jednolite dokumentów wymienionych w pkt 1; 3) uchwały o zmianie wysokości kapitału zakładowego, jeżeli nie wymagały jednoczesnej zmiany umowy lub statutu; 4) uchwały o powołaniu i odwołaniu członków organów spółek; 5) roczne sprawozdania inansowe oraz roczne skonsolidowane sprawozdania inansowe grup kapitałowych, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, odpisy uchwał o zatwierdzeniu rocznych sprawozdań inansowych i podziale zysku lub pokryciu straty, a także opinie biegłych rewidentów i sprawozdania z działalności jednostek, jeżeli obowiązek ich sporządzenia wynika z przepisów szczególnych. W przedmiotowym katalogu mogą się zatem znaleźć wyłącznie dokumenty spółek, które stanowiły podstawę wpisu do Rejestru lub zostały przyjęte do akt rejestrowych. Z tego też względu informacje znajdujące się w rejestrze zostaną powtórzone przez ich ujawnienie w katalogu. Ta okoliczność oraz konieczność podejmowania dodatkowych czynności w odróżnieniu od tradycyjnej formy uzyskiwania odpisów z KRS w praktyce spowoduje zdublowanie istniejącej już informacji. Katalog jednakże stanowi swoistą alternatywę dla akt rejestrowych i został stworzony w celu ułatwienia dostępu do wyżej wymienionych dokumentów. W chwili obecnej nie utworzono odpowiedniej platformy cyfrowej umożliwiającej stworzenie katalogu. Ta sytuacja uniemożliwia dokonanie oceny jego praktycznego zastosowania, tym bardziej że poza wymogiem implementacji Dyrektywy do polskiego systemu prawnego nie było głosów o zapotrzebowaniu na podobną instytucję, a Krajowy Rejestr Sądowy jako rejestr prowadzony w systemie elektronicznym miał w przyszłości zapewnić elektroniczny dostęp do informacji w nim zawartych. 10 Stosownie do art. 3 ust. 2 Dyrektywy wszystkie dokumenty i informacje określone w art. 2 składane najpóźniej od dnia 1 stycznia 2007 r. w formie papierowej lub elektronicznej należy przechowywać w dokumentacji lub wpisać do rejestru w formie elektronicznej. W tym celu Państwa Członkowskie zapewniają, że wszystkie takie dokumenty i informacje składane w formie papierowej najpóźniej od dnia 1 stycznia 2007 r. są przetwarzane w rejestrze na formę elektroniczną.

18 Marcin Bieńko 17 Należy zauważyć, że zakres ujawnionych dokumentów został oceniony przez doktrynę prawa dość krytycznie. Zarzucono, że katalog dokumentów obejmuje szerszy zakres dokumentów, niż jest to wymagane przez Dyrektywę oraz że ujawnione informacje stanowią powtórzenie danych ujawnianych w Rejestrze na skutek dokonanego wpisu 11. Należy jednakże stwierdzić, że elektroniczny katalog dokumentów ma w swojej istocie ułatwić dostęp do mieszczących się w nim kopii dokumentów i stanowić alternatywę dla akt rejestrowych. Nie pokrywa się on wprawdzie z treścią akt rejestrowych, jednakże zawiera informacje szczególnie istotne z punktu widzenia obrotu gospodarczego. 3. tworzenie elektronicznego katalogu dokumentów spółek Elektroniczny katalog dokumentów spółek tworzy się na podstawie składanych do akt rejestrowych dokumentów. Dokumenty mogą być składane zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej 12. Od formy składanych dokumentów uzależniony jest zakres czynności podejmowanych przez sąd. Złożenie do akt rejestrowych dokumentów w formie papierowej wymaga przed przekazaniem do katalogu przetworzenia ich na formę elektroniczną. W takim przypadku sędzia lub referendarz sądowy po wydaniu orzeczenia, na podstawie którego następuje przyjęcie do akt dokumentu złożonego do sądu w formie papierowej, zarządza przesłanie danych identyikujących dokument do systemu teleinformatycznego. Dokument złożony do akt rejestrowych w formie papierowej jest przekazywany z sądu rejestrowego do katalogu drogą elektroniczną po otrzymaniu z systemu teleinformatycznego wniosku o udostępnienie jego kopii i po przetworzeniu tego dokumentu na formę elektroniczną. Z kolei w przypadku złożenia dokumentów drogą elektroniczną po wydaniu orzeczenia, na podstawie którego następuje przyjęcie do akt rejestrowych formy papierowej dokumentu złożonego do sądu w formie elektronicznej, sędzia bądź referendarz zarządza po jego sprawdzeniu pod kątem poprawności danych 11 A. Nowacki, Nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, Prawo Spółek 2007, nr 1, s Warunki organizacyjno-techniczne przekazywania przez sądy rejestrowe dokumentów drogą elektroniczną do katalogu zostały uregulowane w zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z 27 grudnia 2006 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych przekazywania przez sądy rejestrowe dokumentów drogą elektroniczną do katalogu oraz sposobu ich przechowywania (Dz. Urz. MS z 29 grudnia 2006 r.).

19 18 Elektroniczny dostęp do Krajowego Rejestru Sądowego identyikujących i opatrzeniu podpisem elektronicznym przekazanie drogą elektroniczną do katalogu. W aktach rejestrowych będzie przechowywany ponadto wydruk w formie papierowej celem udostępnienia go w aktach rejestrowych do wglądu osobom zainteresowanym (art. 9 ust. 5) 13. Należy zaznaczyć, że dokumenty te mogą być składane jedynie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przez zarejestrowanego użytkownika. W przypadku zaś wniosków składanych do sądów rejestrowych przez pełnomocników zarejestrowanym użytkownikiem powinna być osoba uprawniona do występowania w imieniu wnioskodawcy 14. Rejestracji użytkownik-wnioskodawca dokonuje na stronie internetowej stworzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości 4. Udostępnianie dokumentów z elektronicznego katalogu dokumentów spółek Utworzony elektroniczny katalog dokumentów spółek nie jest rejestrem, a jedynie osobną platformą elektroniczną, umożliwiającą udostępnianie kopii dokumentów złożonych do akt rejestrowych. Udostępnianie dokumentów odbywa się zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej na wniosek osoby zainteresowanej w zależności od formy składanego wniosku. Kopie dokumentów są doręczane drogą elektroniczną w formacie plików pdf i opatrzone podpisem elektronicznym uprawnionego pracownika Centralnej Informacji KRS bądź sądu rejestrowego. Pomimo wskazania przez Dyrektywę granicznej daty na 1 stycznia 2007 r. udostępnia się dokumenty i informacje bez względu na to, czy zostały one złożone przed, czy po tej dacie. Ograniczenie dostępności w formie elektronicznej zostało wprowadzone tylko wobec dokumentów złożonych do akt rejestrowych przed 1 stycznia 2007 r., jeżeli upłynął 10-letni okres między datą ich złożenia a datą złożenia wniosku o udostępnienie. Ograniczenie w tym zakresie jest zgodne z art. 3 ust. 3 Dyrektywy, którego treść pokrywa się z przepisem przyjętym przez polskiego ustawodawcę, 13 Uzasadnienie projektu ustawy z 18 października 2006 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym i niektórych innych ustaw, s. 9; zob. 2 4 ww. zarządzenia Ministra Sprawiedliwości ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 20 grudnia 2006 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych dotyczących formy wniosków i dokumentów oraz ich składania do sądów rejestrowych i Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego drogą elektroniczną, a także orzeczeń, odpisów, wyciągów, zaświadczeń, informacji i kopii dokumentów doręczanych wnioskodawcom drogą elektroniczną przez sądy rejestrowe i Centralną Informację (DzU z 2006 r., Nr 247, poz. 1813).

20 Marcin Bieńko 19 wobec wykorzystania maksymalnego 10-letniego czasu trwania tego ograniczenia (art. 8a ust. 3 ustawy o KRS). Zakres udostępnienia dokumentów w formie elektronicznej został rozciągnięty na możliwość żądania wydania przez Centralną Informację w formie elektronicznej odpisów, wyciągów, zaświadczeń i informacji (art. 8 ust. 3 ustawy o KRS). Jest to realizacja art. 3 ust. 3 Dyrektywy nakładającej obowiązek, aby Państwa członkowskie udostępniały drogą elektroniczną każdą dostępną dla zainteresowanych informację. Należy jednakże zaznaczyć, że dokumenty zawierające powyższe informacje nie będą posiadały mocy dokumentu wydanego przez sąd. W chwili obecnej z uwagi na brak elektronicznej okrągłej pieczęci sądowej nie jest możliwe nadanie im odpowiedniej mocy prawnej (art. 4 ust. 3 ustawy o KRS). Jednak wobec braku mocy urzędowej wydawanych dokumentów bezsprzecznie stanowią one informację, że wskazany w nich podmiot jest wpisany do KRS 15. Pomimo umożliwienia spółkom składania wskazanych dokumentów zarówno drogą elektroniczną, jak i w formie papierowej ewolucja tej instytucji powinna zmierzać do całkowitego zastąpienia przy składaniu dokumentów i otrzymywaniu ich kopii formy papierowej formą elektroniczną. Jest to uzasadnione potrzebą przyspieszenia postępowania, albowiem przy składaniu dokumentów w tradycyjnej formie papierowej ich przetwarzanie na formę elektroniczną będzie niezmiernie czasochłonne i wiąże się ze znacznymi kosztami. Należy jednakże zwrócić uwagę, że nie stworzono jeszcze systemu informatycznego umożliwiającego udostępnianie informacji z katalogu drogą elektroniczną i nie jest możliwa pełna ocena jego przydatności Dobrowolne ogłoszenia w innych językach urzędowych UE W wyniku przedmiotowej nowelizacji ustawodawca umożliwił spółkom z ograniczoną odpowiedzialnością, spółkom akcyjnym, spółkom komandytowo-akcyjnym i spółkom europejskim sporządzanie i dodatkowe składanie do akt rejestrowych dokumentów w jakimkolwiek języku urzędowym Unii Europejskiej. Ponadto spółki mogą dobrowolnie ogłaszać treść tych dokumentów w Dzienniku Urzędowym Rzeczpospolitej Polskiej Monitor 15 Uzasadnienie cyt. projektu ustawy, s Zob. oraz

21 20 Elektroniczny dostęp do Krajowego Rejestru Sądowego Polski B w jakimkolwiek języku urzędowym Unii Europejskiej (art. 47a ustawy o KRS). Przepis ten jest konsekwencją treści art. 3a Dyrektywy, stanowiącego, że niezależnie od obowiązkowego ujawnienia dokumentów i danych zgodnie z art. 3 Dyrektywy Państwa członkowskie powinny pozwolić na dobrowolne ujawnienie dokumentów i danych, o których mowa w art. 2 Dyrektywy w sposób zgodny z art. 3 Dyrektywy w językach urzędowych Unii Europejskiej. Państwa członkowskie powinny przedsięwziąć niezbędne środki w celu ułatwienia dostępu osób trzecich do dobrowolnie ujawnionych tłumaczeń. W celu zagwarantowania wiarygodności i zgodności dokumentów muszą być one składane oraz ogłaszane wraz z towarzyszącym im tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego na język polski. Taka praktyka jest niezbędna w sytuacji, gdy informacje o dokonanych wpisach będą się różnić od treści samego wpisu z powodu dokonanego tłumaczenia. W wypadku istnienia różnic między wpisem ogłoszonym w języku polskim a dobrowolnym ogłoszeniem informacji, jak też między treścią dokumentów złożonych do akt rejestrowych w języku polskim a treścią dokumentów ogłoszonych dobrowolnie, treść ogłoszenia dobrowolnego nie może stanowić podstawy zarzutu wobec osób trzecich. Niemniej jednak osoby trzecie mogą powoływać się na dobrowolnie ujawnione tłumaczenie, chyba że spółka udowodni, że osoba trzecia wiedziała o treści ogłoszenia w języku polskim (art. 47a ust. 4 ustawy o KRS). 6. Składanie wniosków drogą elektroniczną Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym nakłada na podmioty wpisane do Rejestru obowiązek ujawnienia określonych danych. W związku z tym na podmiocie ciąży obowiązek zgłoszenia wniosku o wpis do sądu rejestrowego właściwego ze względu na jego siedzibę, w wymaganym terminie, na urzędowym formularzu 17. Sąd rejestrowy zgodnie z regułą wyrażoną w art. 19 ust. 1 ustawy o KRS dokonuje wpisów w Rejestrze na wniosek. Wnioski składa się na urzędowych formularzach lub ewentualnie na niebarwnych formularzach stanowiących wydruki komputerowe lub będących kserokopiami formularzy urzędowych (art. 19 ust. 2a ustawy o KRS). W celu realizacji wymogu art. 58 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym ustawodawca wprowadził do kodeksu postępowania 17 S. Sołtysiński i in., Kodeks spółek handlowych..., s

22 Marcin Bieńko 21 cywilnego możliwość składania do sądu rejestrowego wniosków w drodze elektronicznej (art k.p.c.). Możliwość składania wniosków o wpis w drodze elektronicznej stwarza ponadto dodany art. 19 ust. 2b ustawy o KRS, którego treść stanowi powtórzenie regulacji zawartej w kodeksie postępowania cywilnego. Przepis ten stanowi ponadto implementację art. 3 ust. 2 Dyrektywy, zgodnie z którym Państwa członkowskie powinny do 1 stycznia 2007 r. zapewnić, żeby było możliwe składanie dokumentów i danych przez spółki, jak również inne osoby i podmioty, które są obowiązane do składania dokumentów i danych lub pośredniczenia przy ich składaniu, w formie elektronicznej. Ponadto Państwa członkowskie mogą wymagać, aby wszystkie lub niektóre rodzaje spółek składały wszystkie lub niektóre rodzaje dokumentów i danych w formie elektronicznej. Wnioski, podobnie jak wskazane wcześniej dokumenty, mogą być składane jedynie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przez zarejestrowanego użytkownika bądź osobę uprawnioną do występowania w imieniu wnioskodawcy będącą takim zarejestrowanym użytkownikiem. Wnioski wraz z załącznikami wypełnia się na urzędowych formularzach dostępnych pod adresem internetowym Dokumenty dołączone do wniosków należy składać jedynie w formatach wskazanych w przepisach o minimalnych wymaganiach dla systemów teleinformatycznych takich jak -pdf, -doc, -odt, -txt, -rtf 18. Wniosek składany drogą elektroniczną musi być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryikowanym za pomocą kwaliikowanego certyikatu w rozumieniu art. 3 pkt 2, 10, 12 i 22 ustawy o podpisie elektronicznym. Zgodnie z wymaganiami tej ustawy bezpieczny podpis elektroniczny musi być sporządzony za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego. Bezpieczne urządzenie służące do składania podpisu elektronicznego składa się z oprogramowania podpisującego oraz współpracującego z nim komponentu technicznego 19. Przykładem takiego urządzenia może być odpowiednio skonigurowany komputer wyposażony w czytnik i kartę kryptograiczną z zainstalowaną odpowiednią aplikacją do podpisywania dokumentów. Dane służące do składania podpisu elektro rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 20 grudnia 2006 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 7 sierpnia 2002 r. w sprawie określenia warunków technicznych i organizacyjnych dla kwaliikowanych podmiotów świadczących usługi certyikacyjne, polityk certyikacji dla kwaliikowanych certyikatów wydawanych przez te podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych urządzeń służących do składania i weryikacji podpisu elektronicznego (DzU z 2002 r., Nr 128, poz. 1094).