Wytyczne dotyczące organu zarządzającego operatorów rynku i dostawców usług w zakresie udostępniania informacji

Transkrypt

1 Wytyczne dotyczące organu zarządzającego operatorów rynku i dostawców usług w zakresie udostępniania informacji 19/12/2017 ESMA PL

2 Spis treści 1 Zakres stosowania Definicje Cel Obowiązki dotyczące zgodności z przepisami i sprawozdawczości Status wytycznych Wymogi sprawozdawcze Wytyczne dotyczące organów zarządzających zgodne z art. 45 ust. 9 i art. 65 ust. 3 dyrektywy MiFID II Poświęcanie wystarczającej ilości czasu: ogólne Poświęcanie wystarczającej ilości czasu: obliczenie liczby funkcji dyrektorskich Wiedza, umiejętności i doświadczenie Uczciwość i etyczność Niezależność osądu Odpowiednie zasoby ludzkie i finansowe przeznaczone na wprowadzenie w obowiązki i szkolenie członków organu zarządzającego operatorów rynku Różnorodność Prowadzenie rejestrów

3 1 Zakres stosowania Kto? 1. Niniejsze wytyczne odnoszą się do właściwych organów krajowych, operatorów rynku i dostawców usług w zakresie udostępniania informacji. Co? 2. Wytyczne dla operatorów rynku i dostawców usług w zakresie udostępniania informacji oparte odpowiednio na art. 45 ust 9 i art. 63 ust. 2 dyrektywy 2014/65/UE (MiFID II) 1 doprecyzowują wymogi obowiązujące członków organów zarządzających operatorów rynku i dostawców usług w zakresie udostępniania informacji. Wytyczne oparte na art. 16 rozporządzenia (UE) nr 1095/2010 (rozporządzenie w sprawie ESMA) 2 służą wyjaśnieniu, w jaki sposób operatorzy rynku i dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji mają rejestrować informacje w celu udostępniania ich właściwym organom na potrzeby wykonywania przez nie obowiązków nadzorczych. Kiedy? 3. Niniejsze wytyczne stosuje się od dnia 3 stycznia 2018 r. 1 Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/65/UE w sprawie rynków instrumentów finansowych oraz zmieniająca dyrektywę 2002/92/WE i dyrektywę 2011/61/UE (Dz.U. L 173 z , s ). 2 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1095/2010 z dnia 24 listopada 2010 r. w sprawie ustanowienia Europejskiego Urzędu Nadzoru (Europejskiego Urzędu Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych), zmiany decyzji nr 716/2009/WE i uchylenia decyzji Komisji 2009/77/WE (Dz.U. L 331 z , s. 84). 3

4 2 Definicje 4. O ile nie podano inaczej, terminy zastosowane w MiFID II mają to samo znaczenie w niniejszych wytycznych. 4

5 3 Cel 5. Celem niniejszych wytycznych jest opracowanie wspólnych norm, które operatorzy rynku i dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji mają uwzględnić podczas powoływania nowych oraz oceny obecnych członków organu zarządzającego, jak również zapewnienie zaleceń dotyczących sposobu rejestracji informacji przez operatorów rynku i dostawców usług w zakresie udostępniania informacji w celu udostępniania ich właściwym organom na potrzeby wykonywania przez nie obowiązków nadzorczych. 5

6 4 Obowiązki dotyczące zgodności z przepisami i sprawozdawczości 4.1 Status wytycznych 6. Dokument ten zawiera wytyczne wydane na podstawie art. 45 ust. 9 i art. 63 ust. 2 dyrektywy MiFID II oraz wytyczne wydane zgodnie z art. 16 rozporządzenia w sprawie ESMA. Zgodnie z art. 16 ust. 3 rozporządzenia w sprawie ESMA właściwe organy i uczestnicy rynku finansowego mają obowiązek dołożyć wszelkich starań, aby zastosować się do wytycznych i zaleceń. 7. Właściwe organy, do których odnoszą się wytyczne, powinny zastosować się do nich i uwzględnić je w swoich praktykach nadzorczych, również w sytuacji, gdy konkretne wytyczne zawarte w dokumencie skierowane są w pierwszej kolejności do uczestników rynku finansowego. 4.2 Wymogi sprawozdawcze 8. Właściwe organy, do których odnoszą się niniejsze wytyczne, mają obowiązek powiadomić ESMA, czy stosują się lub czy zamierzają zastosować się do niniejszych wytycznych, podając powody w przypadku niestosowania się do wytycznych, w ciągu dwóch miesięcy od ich publikacji przez ESMA we wszystkich językach urzędowych UE, wysyłając wiadomość na adres smk@esma.europa.eu. W przypadku braku odpowiedzi w powyższym terminie właściwe organy zostaną uznane za niestosujące się do wymogów. Wzór powiadomień dostępny jest na stronie internetowej ESMA. 9. Operatorzy rynku i dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji nie mają obowiązku powiadamiania, czy stosują się do niniejszych wytycznych. 5 Wytyczne dotyczące organów zarządzających zgodne z art. 45 ust. 9 i art. 65 ust. 3 dyrektywy MiFID II 5.1 Poświęcanie wystarczającej ilości czasu: ogólne 10. Operatorzy rynku i dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji powinni mieć pisemną politykę wyszczególniającą funkcje i obowiązki organu zarządzającego oraz określającą ex ante kompleksowy opis poszczególnych stanowisk pracy i przewidywane zaangażowanie pod względem poświęcanego czasu. Przewidywane zaangażowanie pod względem poświęcanego czasu należy dostosować do funkcji i obowiązków, 6

7 uwzględniając przede wszystkim to, czy stanowisko ma charakter wykonawczy czy też niewykonawczy. 11. W przypadku wybrania osoby na członka organu zarządzającego przewidywane zaangażowanie pod względem czasu poświęcanego na sprawowanie danego stanowiska należy odnotować na piśmie, a operator rynku bądź dostawca usług w zakresie udostępniania informacji powinien wymagać od potencjalnego członka potwierdzenia, że będzie on w stanie poświęcić wymaganą ilość czasu na pełnienie danej roli oraz że w razie potrzeby, w okresie szczególnie wzmożonej aktywności operatora rynku lub dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji, będzie mógł przeznaczyć na działalność dodatkowy czas. Skuteczne powołanie na to stanowisko nie może mieć miejsca bez takiego pisemnego potwierdzenia przez potencjalnego członka. 12. W przypadku wyboru osoby na członka organu zarządzającego operatora rynku o istotnym znaczeniu pod względem wielkości, organizacji wewnętrznej oraz charakteru, zakresu i złożoności działalności, osoba ta powinna potwierdzić na piśmie, że stosuje się do określonych w art. 45 ust. 2 lit. a) dyrektywy MiFID II ograniczeń w zakresie liczby funkcji dyrektorskich. 13. Potencjalni członkowie powinni przedstawić operatorowi rynku bądź dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji informacje na temat: a. funkcji dyrektorskich sprawowanych w innych spółkach finansowych i niefinansowych, również wykonywanych w ramach reprezentacji osoby prawnej lub działania w charakterze zastępcy wyznaczonego przez członka organu zarządzającego do udziału w posiedzeniach; b. funkcji dyrektorskich w organizacjach, które nie realizują celów głównie komercyjnych; c. innych funkcji i działalności zawodowej realizowanych w sektorze finansowym i poza nim istotnych ze względu na zaangażowanie pod względem poświęcanego czasu; oraz d. charakteru swoich obowiązków pełnionych w ramach funkcji wymienionych powyżej. 14. Członkowie organu zarządzającego operatorów rynku lub dostawców usług w zakresie udostępniania informacji powinni powiadomić operatora rynku bądź dostawcę usług w zakresie udostępniania informacji o każdej istotnej zmianie informacji udostępnionych zgodnie z powyższym punktem. 15. Rejestry przewidziane w punkcie 5.8 niniejszych wytycznych należy aktualizować za każdym razem, gdy członek powiadomi operatora rynku bądź dostawcę usług w zakresie 7

8 udostępniania informacji o zmianie w pełnionych przez siebie zewnętrznych funkcjach zawodowych lub gdy operator rynku lub dostawca usług w zakresie udostępniania informacji poweźmie wiedzę o takiej zmianie. Po dokonaniu takiej aktualizacji operator rynku lub dostawca usług w zakresie udostępniania informacji powinien dokonać ponownej oceny zdolności członka do poświęcenia wymaganej ilości czasu. 16. Komitet ds. nominacji (o ile został utworzony) lub organ zarządzający pełniący funkcję nadzorczą powinien uwzględnić łączną ilość czasu poświęconego przez członków organu zarządzającego, za jeden ze wskaźników zaangażowania w tym zakresie uznając udział w posiedzeniach tego organu. 5.2 Poświęcanie wystarczającej ilości czasu: obliczenie liczby funkcji dyrektorskich 17. W przypadku gdy stanowisko dyrektorskie obejmuje jednocześnie obowiązki wykonawcze i niewykonawcze, należy je uznawać za funkcję dyrektora wykonawczego. 18. W sytuacji gdy kilka funkcji dyrektorskich uznaje się za jedną funkcję dyrektorską zgodnie z art. 45 ust. 2 lit. a) akapit trzeci dyrektywy MiFID II (funkcje dyrektorskie pełnione w ramach tej samej grupy lub w przedsiębiorstwach, w których operator rynku posiada znaczny pakiet akcji), funkcję tę uznaje się za jedną funkcję dyrektora wykonawczego wówczas, gdy obejmuje ona co najmniej jedną funkcję dyrektora wykonawczego. W przeciwnym razie należy ją uznawać za jedną funkcję dyrektora niewykonawczego. 19. Wszystkie funkcje dyrektorskie sprawowane w przedsiębiorstwach, w których operator rynku posiada znaczny pakiet akcji, uznaje się za jedną funkcję dyrektorską. Tę jedną funkcję dyrektorską należy dodać do funkcji dyrektorskich pełnionych w operatorze rynku. 20. Wszystkie funkcje dyrektorskie sprawowane w przedsiębiorstwach zależnych w ramach tej samej grupy oraz funkcję dyrektorską w operatorze rynku uznaje się za jedną funkcję dyrektorską. 21. W przypadku gdy przedsiębiorstwa zależne należące do tej samej grupy posiadają znaczny pakiet akcji w innych przedsiębiorstwach, funkcje dyrektorskie sprawowane w takich przedsiębiorstwach należy uznawać za jedną odrębną funkcję dyrektorską. W rezultacie funkcje dyrektorskie sprawowane w przedsiębiorstwach zależnych oraz funkcję dyrektorską pełnioną w operatorze rynku należy uznawać za jedną funkcję dyrektorską, natomiast funkcje dyrektorskie w przedsiębiorstwach za kolejną, odrębną funkcję dyrektorską. 22. Funkcji dyrektorskich sprawowanych w organizacjach, które nie realizują celów głównie komercyjnych, nie należy uwzględniać podczas obliczania liczby funkcji dyrektorskich. 8

9 Taką działalność należy jednak wziąć pod uwagę przy ocenie zaangażowania danego członka pod względem poświęcanego czasu. 23. Do organizacji, które nie realizują celów głównie komercyjnych, należą: a. organizacje charytatywne; b. inne organizacje niedochodowe; oraz c. przedsiębiorstwa zawiązane wyłącznie w celu zarządzania prywatnymi interesami gospodarczymi członka organu zarządzającego, z tym zastrzeżeniem, że nie wymagają one bieżącego zarządzania. 5.3 Wiedza, umiejętności i doświadczenie 24. Operatorzy rynku i dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji dopilnowują, by ich organ zarządzający rozumiany jako całość dysponował kompetencjami zarządczymi wymaganymi do pełnienia swojej roli i swoich obowiązków oraz wystarczającym zrozumieniem działalności firmy, jak i rodzajów ryzyka, z jakimi się wiąże, stosownie do skali organu zarządzającego. Podczas oceny odpowiedniości organu zarządzającego jako całości operatorzy rynku i dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji powinni uwzględnić co najmniej następujące obszary wiedzy ogólnej i specjalistycznej: a. każdy z istotnych obszarów działalności operatora rynku / dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji; b. rachunkowość i sprawozdawczość finansową; c. planowanie strategiczne; d. zarządzanie ryzykiem; e. zgodność działalności z prawem i audyt wewnętrzny; f. technologię i bezpieczeństwo informacyjne ; g. w odpowiednich przypadkach rynki lokalne, regionalne i globalne; h. otoczenie regulacyjne; oraz i. w odpowiednich przypadkach zarządzanie krajowymi (lub międzynarodowymi) grupami oraz czynnikami ryzyka związanymi ze strukturą grupy. 9

10 25. Na poziomie indywidualnym potencjalni członkowie organu zarządzającego powinni wykazywać bieżące zrozumienie działalności operatora rynku bądź dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji oraz powiązanego z nią ryzyka, mechanizmów zarządczych tych podmiotów, charakteru potencjalnego stanowiska oraz związanych z nim obowiązków, jak również w stosownych przypadkach struktury grupy na poziomie proporcjonalnym do swoich obowiązków. Obejmuje to właściwe zrozumienie tych obszarów, za które dany członek nie odpowiada bezpośrednio, ale za które jest odpowiedzialny łącznie wraz z innymi członkami organu zarządzającego. 26. Jeśli chodzi o wykształcenie, należy wziąć pod uwagę jego poziom i profil oraz to, czy odnosi się do usług finansowych lub działalności finansowej bądź innej odpowiedniej dziedziny wiedzy wskazanej powyżej (rachunkowość i sprawozdawczość finansowa, planowanie strategiczne i tak dalej). W tym celu operatorzy rynku i dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji powinni uwzględnić zarówno wiedzę teoretyczną i umiejętności osiągnięte w drodze kształcenia i szkoleń, jak i praktyczne doświadczenie zdobyte przez potencjalnego członka na poprzednich etapach kariery zawodowej. 27. Jeśli chodzi o praktyczne doświadczenie, należy wziąć pod uwagę doświadczenie praktyczne i zawodowe nabyte na stanowiskach kierowniczych sprawowanych przez wystarczająco długi okres. Stanowiska sprawowane krótkoterminowo bądź tymczasowo można ująć w ocenie, ale zazwyczaj nie są one wystarczającym dowodem na dysponowanie odpowiednią wiedzą specjalistyczną. 5.4 Uczciwość i etyczność 28. Podczas oceny uczciwości i etyczności potencjalnego członka organu zarządzającego operatorzy rynku i dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji powinni zażądać przedłożenia oraz zweryfikować poprawność dokumentów określonych w art. 4 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) 2017/571 z dnia 2 czerwca 2016 r. w sprawie zezwoleń, wymogów organizacyjnych i publikacji transakcji dla dostawców usług w zakresie udostępniania informacji 3 oraz powinni w szczególności wziąć pod uwagę, czy potencjalny członek: a. jest przedmiotem niekorzystnej decyzji wydanej w wyniku jakichkolwiek postępowań dyscyplinarnych prowadzonych przez organ regulacyjny lub organy lub agencję rządową bądź też czy jest przedmiotem takich postępowań, które nie zostały jeszcze zakończone; 3 Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2017/571 z dnia 2 czerwca 2016 r. uzupełniające dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/65/UE w odniesieniu do regulacyjnych standardów technicznych dotyczących zezwoleń, wymogów organizacyjnych i publikacji transakcji dla dostawców usług w zakresie udostępniania informacji (Dz.U. L 87 z , s. 126). 10

11 b. jest przedmiotem niekorzystnej decyzji sądowej wydanej w wyniku postępowania cywilnego toczącego się przed sądem w związku ze świadczeniem usług finansowych lub dotyczących danych bądź też w związku z naruszeniem przepisów lub popełnieniem oszustwa podczas zarządzania przedsiębiorstwem; c. był członkiem organu zarządzającego przedsiębiorstwa, wobec którego wydano niekorzystną decyzję lub na które nałożono sankcję organu regulacyjnego, bądź też którego rejestracja lub zezwolenie zostały wycofane przez organ regulacyjny; d. otrzymał odmowę prawa prowadzenia działalności wymagającej rejestracji lub wydania zezwolenia przez organ regulacyjny; e. był członkiem organu zarządzającego przedsiębiorstwa, które ogłosiło niewypłacalność lub zostało zlikwidowane w okresie, kiedy dana osoba sprawowała to stanowisko lub w ciągu roku po zaprzestaniu sprawowania przez nią tego stanowiska; f. był przedmiotem decyzji organizacji zawodowej w sprawie nałożenia na niego jakiejkolwiek grzywny, zastosowania wobec niego zawieszenia w funkcjach lub zwolnienia ze stanowiska bądź też nałożenia na niego jakiejkolwiek innej sankcji w związku z popełnieniem oszustwa lub sprzeniewierzenia lub w związku ze świadczeniem usług finansowych lub dotyczących danych; lub g. został zwolniony ze stanowiska dyrektora, ze stanowiska związanego z funkcją kierowniczą, zwolniony z pracy lub stanowiska w przedsiębiorstwie pod zarzutem naruszenia przepisów lub nadużycia. 29. Członkowie organu zarządzającego powinni niezwłocznie zgłosić operatorowi rynku bądź dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji wszelkie okoliczności wskazane powyżej celem dokonania ponownej oceny odpowiedniości takich członków. 30. Należy wziąć pod uwagę odpowiedni rejestr karny lub rejestry administracyjne prowadzone na mocy prawa krajowego, z uwzględnieniem rodzaju wyroku skazującego lub oskarżenia, szczebla apelacji, nałożonej kary, etapu postępowania sądowego i efektów środków rehabilitacyjnych. Należy uwzględnić okoliczności towarzyszące danemu przestępstwu lub działaniu administracyjnemu bądź nadzorczemu, w tym okoliczności łagodzące i formalne, oraz jego wagę, okres, jaki upłynął od popełnienia przestępstwa lub przeprowadzenia działania administracyjnego bądź nadzorczego, oraz postępowanie członka od tamtego czasu, jak również znaczenie przestępstwa bądź działania administracyjnego lub nadzorczego w kontekście pełnionej roli. 11

12 5.5 Niezależność osądu 31. Członkowie lub potencjalni członkowie organu zarządzającego operatora rynku / dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji powinni identyfikować i zgłaszać organowi zarządzającemu wszelkie okoliczności, które mogą powodować konflikty interesów mogące zaszkodzić ich zdolności do pełnienia obowiązków w sposób niezależny i obiektywny oraz narażać ich pełnienie na niewłaściwy wpływ z uwagi na: a. stosunki osobiste, zawodowe lub gospodarcze z innymi osobami (na przykład akcjonariuszami danego operatora rynku lub dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji bądź konkurencyjnego operatora rynku lub dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji); b. stanowiska sprawowane obecnie lub w przeszłości; c. stosunki osobiste, zawodowe lub gospodarcze z innymi członkami organu zarządzającego bądź kadry kierowniczej wyższego szczebla (lub z innymi podmiotami w obrębie grupy); d. inne interesy gospodarcze (np. pożyczki udzielane spółkom członka lub potencjalnego członka); lub e. inne interesy, w tym interes rodzinny, które mogą powodować faktyczne konflikty interesów. 32. Identyfikacja opisanych w powyższym punkcie okoliczności, które mogą powodować konflikty interesów, powinna obejmować co najmniej informację, czy członek lub potencjalny członek: a. jest lub był akcjonariuszem, którego udział wynosi lub przekracza 5% praw głosu w operatorze rynku lub dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji, lub pełni bądź pełnił funkcję kierowniczą u akcjonariusza, którego udział wynosi lub przekracza 5% praw głosu w operatorze rynku lub dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji, bądź jest z nim bezpośrednio powiązany; b. jest lub w ciągu ostatnich 18 miesięcy był zatrudniony na stanowisku wykonawczym przez operatora rynku / dostawcę usług w zakresie udostępniania informacji lub inny podmiot w ramach grupy operatora rynku / dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji; c. jest lub w ciągu ostatnich 18 miesięcy był zleceniodawcą istotnego profesjonalnego doradcy bądź istotnego konsultanta operatora rynku lub dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji lub innego podmiotu w ramach grupy operatora rynku lub 12

13 dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji bądź pracownikiem w istotnym zakresie związanym ze świadczoną usługą; d. w przypadku organu zarządzającego operatorów rynku jest lub w ciągu ostatnich 18 miesięcy był akcjonariuszem, którego udział wynosi lub przekracza 5% praw głosu, bądź członkiem organu zarządzającego spółki notowanej na tym rynku; e. jest lub był istotnym dostawcą lub klientem operatora rynku lub dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji bądź innego podmiotu z grupy operatora rynku / dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji lub pełni stanowisko kierownicze u istotnego dostawcy lub klienta bądź jest z nim w inny sposób bezpośrednio lub pośrednio powiązany; lub f. jest lub był związany innym istotnym stosunkiem umownym z operatorem rynku / dostawcą usług w zakresie udostępniania informacji lub innym podmiotem z grupy operatora rynku lub dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji w inny sposób niż w charakterze członka organu zarządzającego. 33. Zawarte w poprzednim punkcie odniesienia do operatora rynku lub dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji obejmują zarówno operatora rynku lub dostawcę usług w zakresie udostępniania informacji, którego dana osoba jest członkiem bądź potencjalnym członkiem, jak i konkurencyjne podmioty o tym charakterze. 34. Istnienie okoliczności, która może powodować konflikt interesów, nie wyklucza automatycznie przynależności członka bądź potencjalnego członka do organu zarządzającego operatora rynku lub dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji. Przed powołaniem członka operator rynku / dostawca usług w zakresie udostępniania informacji powinien ocenić każdą okoliczność, która może powodować konflikt interesów, lub faktyczne konflikty interesów, zwłaszcza na tle opisanej poniżej polityki organu zarządzającego w zakresie konfliktów interesów, i w stosownych przypadkach ustalić środki łagodzące. Po powołaniu członka należy ujawniać wszelkie nowe okoliczności, które mogą powodować konflikt interesów, lub nowe faktyczne konflikty interesów, a środki łagodzące wymagają zatwierdzenia przez organ zarządzający. 35. Organ zarządzający operatorów rynku i dostawców usług w zakresie udostępniania informacji powinien stosować oficjalną pisemną politykę w zakresie konfliktów interesów oraz obiektywny proces zapewniania zgodności służący wdrażaniu tej polityki. Polityka ta powinna obejmować przynajmniej: a. obowiązek unikania przez członka, w największym możliwym zakresie, działań, które mogłyby powodować konflikty interesów; 13

14 b. przykłady obszarów, w których może dochodzić do konfliktów interesów podczas wykonywania działań w charakterze członka organu zarządzającego; c. rygorystyczny proces przeglądu i zatwierdzania, któremu członkowie są poddawani, zanim zaangażują się w określoną działalność (na przykład członkostwo w innym organie zarządzającym), w celu zapewnienia, że taka działalność nie spowoduje konfliktu interesów; d. obowiązek niezwłocznego ujawnienia przez członka wszelkich kwestii, które mogą powodować bądź już spowodowały konflikt interesów, ze szczególnym uwzględnieniem okoliczności wskazanych powyżej; e. obowiązek wstrzymania się członka od głosowania we wszelkich kwestiach, w których może on mieć konflikt interesów lub w których obiektywność członka lub jego zdolność do należytego sprawowania obowiązków względem operatora rynku / dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji może być w inny sposób zagrożona; f. odpowiednie procedury dotyczące transakcji z podmiotami powiązanymi, gwarantujące, że są one zawierane na warunkach rynkowych; oraz g. określenie sposobu postępowania organu zarządzającego w przypadku nieprzestrzegania polityki. 36. Organ zarządzający powinien zapewnić podanie polityk dotyczących konfliktów interesów przyjętych przez operatora rynku i dostawcę usług w zakresie udostępniania informacji do wiadomości publicznej. Należy powiadamiać właściwe organy krajowe o wszelkich stwierdzonych istotnych konfliktach interesów oraz środkach łagodzących przedsięwziętych przez organ zarządzający. 5.6 Odpowiednie zasoby ludzkie i finansowe przeznaczone na wprowadzenie w obowiązki i szkolenie członków organu zarządzającego operatorów rynku 37. Poszczególni członkowie organu zarządzającego operatorów rynku powinni być odpowiedni do sprawowanej funkcji oraz pozostawać odpowiedni przez cały okres jej pełnienia, w tym poprzez odbywanie szkoleń. Operatorzy rynku powinni ustanowić politykę dotyczącą wprowadzania w obowiązki członków swojego organu zarządzającego. Operatorzy rynku powinni dbać o to, by członkowie zawsze rozumieli działalność operatora rynku, jego strukturę, model biznesowy, profil ryzyka, otoczenie regulacyjne i mechanizmy zarządcze, jak i swoją rolę w działalności operatora. Operatorzy rynku powinni ponadto zapewniać odpowiednie ogólne oraz w stosownych przypadkach 14

15 indywidualne programy szkoleniowe, aby zagwarantować, że wszyscy członkowie dysponują aktualnymi informacjami. Polityka w zakresie szkoleń powinna również promować świadomość kwestii różnorodności w organie zarządzającym. 38. Politykę w zakresie szkoleń powinien przyjąć organ zarządzający pełniący funkcję nadzorczą. Organ zarządzający powinien włączyć w te działania komitet ds. nominacji, o ile został on ustanowiony. 39. W polityce w zakresie szkoleń należy określić: a. cele wprowadzenia w obowiązki i szkoleń odnoszące się do organu zarządzającego, oddzielnie dla funkcji zarządczych i nadzorczych oraz w odpowiednich przypadkach konkretnych stanowisk, stosownie do ich obowiązków i udziału w komitetach; b. odpowiedzialność za opracowanie szczegółowego programu szkoleniowego; c. zasoby finansowe i ludzkie dostępne na potrzeby zapewnienia, by wprowadzenie w obowiązki i szkolenia przebiegały zgodnie z polityką; oraz d. przejrzysty proces wnioskowania przez dowolnego członka organu zarządzającego o wprowadzenie w obowiązki bądź szkolenie. 40. Polityka i programy szkoleniowe powinny być na bieżąco aktualizowane i powinny uwzględniać zmiany w zarządzaniu, strategii, objętych nimi produktach oraz innych właściwych procesach, jak również zmiany w stosownych przepisach oraz rozwój sytuacji rynkowej. 41. Operatorzy rynku powinni stosować procesy oceny w celu weryfikacji skuteczności organizowanych szkoleń. 5.7 Różnorodność 42. Operatorzy rynku powinni stosować politykę w zakresie rekrutacji i różnorodności odpowiadającą charakterowi, skali i złożoności ich działalności, aby zapewnić, by podczas rekrutacji członków organu zarządzającego uwzględniany był szeroki zakres cech i kompetencji. W tym celu należy ustalić szczegółowe założenia dotyczące różnorodności. 43. Operatorzy rynku powinni ustalić wartość docelową reprezentacji niedostatecznie reprezentowanej płci. 44. Polityka w zakresie rekrutacji i różnorodności powinna odnosić się co najmniej do wykształcenia i doświadczenia zawodowego, płci, wieku oraz pochodzenia geograficznego, tak by zapewnić uwzględnienie szerokiego spektrum poglądów i 15

16 doświadczeń. Bez uszczerbku dla przepisów krajowych w przypadku, gdy operator rynku prowadzi działalność w więcej niż jednej jurysdykcji, polityka w zakresie różnorodności powinna odnosić się do pochodzenia geograficznego. 45. Bez uszczerbku dla przepisów krajowych polityka w zakresie rekrutacji i różnorodności może przewidywać reprezentację pracowników w organie zarządzającym z myślą o wprowadzeniu innej perspektywy i prawdziwej wiedzy dotyczącej działań podejmowanych przez operatora rynku oraz ich znajomości. 46. Procedury wyboru stosowane przez operatorów rynku powinny gwarantować, że po wstępnej selekcji kandydaci na członków ich organów zarządzających wpisują się w co najmniej jedną z opisanych powyżej kategorii różnorodności, która nie jest obecnie uwzględniona w organie zarządzającym. Operatorzy rynku nie powinni rekrutować członków organu zarządzającego wyłącznie w celu zwiększenia różnorodności kosztem funkcjonowania i odpowiedniości organu zarządzającego jako całości bądź odpowiedniości poszczególnych członków organu. 47. Dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji mogą stosować powyższe wytyczne dotyczące różnorodności zwłaszcza wówczas, gdy charakter, skala i złożoność ich działalności oraz wielkość organu zarządzającego są porównywalne do operatora rynku. 5.8 Prowadzenie rejestrów 48. Bez uszczerbku dla właściwych przepisów z zakresu ochrony danych operatorzy rynku i dostawcy usług w zakresie udostępniania informacji powinni rejestrować i przechowywać przez co najmniej pięć lat na trwałym nośniku oraz udostępniać na żądanie właściwemu organowi krajowemu co najmniej następujące pozycje: a. pisemną politykę wyszczególniającą funkcje i obowiązki funkcji zarządczych; b. pisemne potwierdzenie potencjalnego członka dotyczące jego zdolności do spełnienia wymagań obowiązujących dla danego stanowiska; c. informacje przekazane przez członka bądź potencjalnego członka organu zarządzającego dotyczące funkcji dyrektorskich, funkcji bądź działalności zawodowej, które mogłyby mieć wpływ na jego zdolność do poświęcania wystarczającej ilości czasu na działanie w organie zarządzającym; d. informacje przekazane przez członka bądź potencjalnego członka organu zarządzającego dotyczące jego wiedzy, umiejętności i doświadczenia; e. ocenę wiedzy, umiejętności i doświadczenia organu zarządzającego jako całości; 16

17 f. dokumentację przekazaną bądź otrzymaną w związku z oceną uczciwości i etyczności członka lub potencjalnego członka organu zarządzającego; g. dokumentację przekazaną bądź otrzymaną w związku z oceną niezależnego osądu członka lub potencjalnego członka organu zarządzającego; h. pisemną politykę w zakresie konfliktów interesów oraz właściwy proces zapewniania zgodności służący wdrażaniu tej polityki; i. informacje ujawnione publicznie lub przekazane nadzorcom dotyczące polityk w zakresie konfliktów interesów i istotnych konfliktów interesów; j. politykę operatora rynku dotyczącą wprowadzania w obowiązki i szkolenia członków organu zarządzającego; k. politykę w zakresie rekrutacji i różnorodności; oraz l. dokumentację procedur wyboru związanych z wymogami przewidzianymi w niniejszych wytycznych. 17