ZARZĄDZENIE Nr 3^ł/VI/2011 Prezydenta Miasta Zgierza z dnia ^.U grudnia 2011 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZEIE r 3^ł/VI/2011 Prezydenta Miasta Zgierza z dnia ^.U grudnia 2011 r. w sprawie: wprowadzenia regulaminu udzielania, kontroli i rozliezania dotacji celowych na realizacje zadań publicznych Gminy Miasto Zgierz finansowanych zgodnie z ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie a podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. r 142. poz. 1591, z 2002 r. r 23, poz. 220, r 62, poz r 113, poz. 984, r 153. poz. 1271, r 214, poz. 1806, z 2003 r. r 80, poz. 717, r 162, poz. 1568, z 2004 r. r 102, poz. 1055, r 116, poz. 1203, r 167, poz. 1759, z 2005 r. r 172. poz r 175. poz z 2006 r. r 17. poz. 128, r 181, poz. 1337, z 2007 r. r 48, poz r 138. poz r 173, poz z 2008 r. r 180. poz. 1111, r 223, poz. 1458, z 2009 r. r 52, poz. 420, r 157, poz. 1241, z 2010 r. r 28, poz. 142, poz. 146, r 40. poz. 230, r 106, poz. 675, z 2011 r. r 21 poz r 117, poz. 679, r 134 poz r 217. poz. 1281), art. 11 ust. 2. art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 15 ust. 2a, 2b i 2d ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. r 234, poz. 1536, z 2011 r. r 112, poz. 654, r 205, poz r 209, poz. 1244) zarządzam, co następuje: 1. Wprowadzam regulamin udzielania, kontroli i rozliczania dotacji celowych na realizację zadań publicznych Gminy Miasto Zgierz finansowanych zgodnie z ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. 2. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta Zgierza i Skarbnikowi Miasta Zgierza. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. \ PREZYDET MIASTA ZGIERZA dr Iwona Wieczórek

2 Załącznik: do zarządzenia r.3 l jf.. /VI/2011 Prezydenta Miasta Zgierza z dnia grudnia 2011 r. Regulamin udzielania, kontroli i rozliczania dotacji celowych na realizację zadań publicznych Gminy Miasto Zgierz, finansowanych zgodnie z ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie I. Postanowienia ogólne 1 Regulamin udzielania, kontroli i rozliczania dotacji celowych na realizację zadań publicznych Gminy Miasto Zgierz, finansowanych zgodnie z ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, zwany dalej Regulaminem", określa zasady udzielania, kontroli i rozliczania dotacji celowych na realizację zadań publicznych Gminy Miasto Zgierz, finansowanych zgodnie z ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. r 234, poz. 1536, z późn. zm.), zwanych dalej dotacjami**. 2 Ilekroć w regulaminie jest mowa o: 1) Gminie - rozumie się przez to Gminę Miasto Zgierz; 2) Prezydencie - rozumie się przez to Prezydenta Miasta Zgierza; 3) Urzędzie - rozumie się przez to Urząd Miasta Zgierza; 4) pracowniku merytorycznym - rozumie się przez to pracownika Wydziału zgodnie z regulaminem organizacyjnym Urzędu merytorycznie odpowiedzialnego za realizację danego zadania publicznego; 5) Programie współpracy - rozumie się przez to Program współpracy Gminy Miasto Zgierz z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, uchwalany corocznie na dany rok kalendarzowy; 6) ustawie o działalności pożytku publicznego - rozumie się przez to ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie; 7) konkursie - rozumie się przez to otwarty konkurs ofert, o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego; 8) ofercie - rozumie się przez to ofertę realizacji zadania publicznego, o której mowa w art. 11 ust. 2 i art. 14 ustawy o działalności pożytku publicznego; 9) oferentach - rozumie się przez to organizacje pozarządowymi oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego, które w ogłoszonym konkursie złożyły ofertę: 10) podmiocie uprawnionym - rozumie się przez to podmioty wymienione w art. 11 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego; 11) rozporządzeniu - rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących

3 realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U z 2011 r. r 6. poz. 25). 3 Zakres zadań mogących być przedmiotem ogłoszonego konkursu określany jest każdorazowo w uchwalanym przez Radę Miasta Zgierza Programie współpracy. II. Udzielanie dotacji celowych na realizację zadania publicznego Miasta 4 1. Udzielenie dotacji na wsparcie bądź powierzenie realizacji zadania publicznego podmiotowi uprawnionemu odbywa się w drodze konkursu. 2. Konkurs ogłasza Prezydent w drodze zarządzenia. 3. Ogłoszenie o konkursie podaje się do publicznej wiadomości na zasadach określonych w ustawie o działalności pożytku publicznego Warunkiem uczestnictwa podmiotu uprawnionego w konkursie jest złożenie poprawnej oferty według wzoru określonego w rozporządzeniu. 2. Ofertę uznaje się za poprawnie wypełnioną, jeżeli posiada czytelnie wypełnione wszystkie rubryki i wszystkie wymagane rozporządzeniem załączniki. 3. Oferta powinna być opatrzoną pieczęcią oferenta i podpisana przez osoby uprawnione do dokonywania czynności prawnym w jego imieniu. 4. W przypadku braku pieczęci imiennych wymagane jest złożenie każdorazowo czytelnego podpisu przez osoby, o których mowa w ust Poświadczenia zgodności z oryginałem złożonych wraz z ofertą kopii dokumentów (załączników) może dokonać jedna z osób wymienionych w ust Prezydent może w ogłoszeniu o konkursie wymagać dodatkowych załączników dokumentujących zdolność do rzetelnego i pełnego wykonania zadania publicznego. 7. Jeżeli podmiot uprawniony składa do konkursu więcej niż jedną ofertę, za wystarczające uznaje się dołączenie jednego kompletu załączników i wskazania, do której oferty został załączony. ie dotyczy to umów partnerskich. 8. Oferty należy składać w zaklejonych kopertach opatrzonych napisem Konkurs" oraz nazwą zadania publicznego podaną w ogłoszeniu o konkursie, w terminie i w miejscu wskazanym w ogłoszeniu Oceny formalnej i merytorycznej ofert dokonuje Komisja konkursowa powołana przez Prezydenta w drodze zarządzenia zgodnie z zasadami określonymi w Programie współpracy. 2. Regulamin pracy Komisji konkursowej zawiera załącznik do Regulaminu Decyzję o zleceniu zadania publicznego oraz udzieleniu dotacji podejmuje Prezydent po zapoznaniu się z opinią komisji konkursowej w terminie 7 dni od otrzymania kompletu protokołów.

4 2. Wyniki konkursu podlegają niezwłocznie publikacji w trybie określonym w ogłoszeniu o konkursie. 8 Zlecenie zadania publicznego do realizacji oraz udzielenie dotacji następuje w drodze umowy, według wzoru określonego w rozporządzeniu, zwanej dalej umową. III. Bieżąca kontrola realizacji zleconych zadań 9 Bieżąca realizacja zadań zleconych podlega kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. 10 Bieżącą kontrolę merytoryczną zleconego zadania przeprowadza pracownik merytoryczny bądź inni pracownicy Wydziału, na podstawie imiennych upoważnień wystawionych przez Prezydenta. U Bieżąca kontrola merytoryczna dokonywana jest zgodnie z warunkami określonymi w umowie i obejmuje w szczególności sprawdzenie: a) stanu realizacji zadania, b) efektywności, rzetelności i jakości wykonywania zadania, c) prowadzenia merytorycznej dokumentacji wykonywanego zadania. 12 Sposób przeprowadzenia kontroli oraz realizacji przekazanych wniosków i zaleceń mających na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości reguluje umowa Bieżąca kontrola formalna i rachunkowa zadań zleconych jest przeprowadzana na podstawie sprawozdań częściowych z realizacji zadania. 2. Do przeprowadzania kontroli, o której mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio zapisy Działu IV. IV.Rozliczanie dotacji celowych na realizację zadań publicznych 14 Zleceniobiorca w terminie określonym w umowie składa sprawozdanie z wykonania zadania publicznego na formularzu określonym w rozporządzeniu. 15 Kontroli prawidłowości sporządzenia sprawozdania dokonują osoby wskazane w 10 na podstawie imiennych upoważnień wystawionych przez Prezydenta.

5 16 1. Sprawozdanie uznaje się za poprawnie sporządzone pod względem formalnym, jeżeli posiada czytelnie wypełnione wszystkie rubryki i wszystkie wymagane umową załączniki. 2. Sprawozdanie powinno być opatrzone pieczęcią podmiotu je składającego i podpisane przez osoby uprawnione do dokonywania czynności prawnych Zleceniobiorcy. 3. W przypadku braku pieczęci imiennych wymagane jest złożenie każdorazowo czytelnego podpisu przez osoby, o których mowa w ust Poświadczenia zgodności z oryginałem złożonych wraz ze sprawozdaniem kopii dokumentów (załączników) może dokonać jedna z osób wymienionych w ust W przypadku, gdy płatność należności dokonywana była w formie innej niż gotówkowa, Zleceniobiorca obowiązany jest udostępnić osobie kontrolującej właściwe dokumenty potwierdzające dokonanie płatności należności. 18 W przypadku umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego do sprawozdania Zleceniobiorca dodatkowo dołącza zestawienie faktur (rachunków) dokumentujących pokrycie kosztów ze środków innych niż przekazana dotacja, opisanych w sposób analogiczny do wydatków dokumentujących pokrycie kosztów z dotacji. 19 O ile wymaga tego rodzaj realizowanego zadania publicznego, do sprawozdania załącza się także inne materiały dokumentujące działania faktycznie podjęte przy realizacji zadania (np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, raporty, wyniki prowadzonych ewaluacji), jak również konieczne działania prawne (kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych, o ile z umowy lub przepisów odrębnych wynika obowiązek stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 1994 r. - Prawo zamówień publicznych. 20 Obowiązki sprawozdawcze Zleceniobiorcy oraz zasady zwrotu środków finansowych określa umowa.

6 Załącznik do Regulaminu REGULAMI PRACY KOMISJI KOKURSOWEJ 1 1. Komisja Konkursowa, zwana dalej Komisją, obraduje na posiedzeniach zamkniętych, bez udziału oferentów, z zastrzeżeniem 5 ust Komisja podejmuje decyzje zwykłą większością głosów, w obecności co najmniej 2/3 liczby jej członków. 3. Pracami Komisji kieruje jej przewodniczący. W przypadku nieobecności przewodniczącego, posiedzeniu przewodniczy jeden z członków Komisji wyznaczony przez przewodniczącego. 4. W posiedzeniach Komisji mogą brać udział osoby niebędące członkami Komisji, wykonujące czynności związane z obsługą posiedzenia Przed przystąpieniem do pracy wszyscy członkowie Komisji składają oświadczenie na formularzu określonym w załączniku r 1 do Regulaminu pracy Komisji konkursowej. 2. Wszystkie decyzje dotyczące przebiegu konkursu Komisja podejmuje w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów. 3. W przypadku równej ilości głosów,.za" i przeciw" decyduje głos przewodniczącego. 3 Członkowie Komisji zobowiązani są do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji związanych z przedmiotem pracy Komisji Komisja przystępuje do pracy niezwłocznie po upływie terminu wskazanego na składanie ofert. 2. Komisja dokonuje oceny formalnej i merytorycznej złożonych ofert oraz przygotowuje propozycję przyznania dotacji Ocena formalna obejmuje sprawdzenie ofert pod względem: a) terminowości złożenia, b) zgodności ze wzorem formularza określonym w rozporządzeniu, c) kompletności wypełnionych pozycji, d) braku błędów rachunkowych, e) kompletności wymaganych załączników, ł) prawidłowości złożonych podpisów przez osoby uprawnione, g) spełnienia wymogów określonych w ogłoszeniu o konkursie. 2. Ocena formalna dokonywana jest na arkuszu oceny formalnej zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik r iespełnienie choćby jednego z kryteriów oceny formalnej powoduje negatywną ocenę formalną oferty.

7 6 1. Po dokonaniu oceny formalnej Komisja konkursowa dokonuje oceny merytorycznej złożonych ofert. 2. Komisja nie rozpatruje ofert, które uzyskały negatywną ocenę formalną. 3. Przy opiniowaniu ofert Komisja ocenia: 1) możliwość realizacji zadania przez oferentów, w tym kwalifikacje osób, przy udziale których zadanie będzie realizowane; 2) liczbę adresatów zadania; 3) proponowany koszt realizacji zadania; 4) wielkość planowanego przez oferentów udziału środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł lub wkładu rzeczowego, osobowego itp. w stosunku do kosztów realizacji zadania; 5) ocena doświadczenia oferenta w realizacji zadań identycznych lub zbliżonych do będących przedmiotem konkursu, w tym dotychczasowej współpracy z Miastem; 6) inne kryteria według ogłoszenia o konkursie, stosownie do przedmiotu konkursu. 3. Ocenę merytoryczną przeprowadza się na arkuszu oceny merytorycznej według wzoru stanowiącego załącznik r Członkowie Komisji przeprowadzają dyskusję w ramach każdego z kryteriów podlegających ocenie i uzgadniają ilość przyznanych punktów. 5. W przypadku rozbieżnych opinii i braku możliwości uzgodnienia oceny, Komisja ustala ocenę w głosowaniu. 6. a podstawie arkusza oceny merytorycznej Komisja przygotowuje propozycję przyznania dotacji. Propozycję sporządza się na arkuszu wyboru oferty/ofert według wzoru stanowiącego załącznik r Z posiedzenia Komisji sporządzany jest protokół, do którego dołącza się arkusze: oceny formalnej, oceny merytorycznej i oraz wyboru oferty/ofert. 8. Komisja może zaprosić oferenta na posiedzenie w celu złożenia dodatkowych wyjaśnień. 9. Komisja może zaproponować oferentowi kwotę dotacji inną niż wskazana przez niego w ofercie. W takim przypadku Komisja w ciągu 3 dni informuje oferenta na piśmie o swojej propozycji, a oferent w ciągu 7 dni od otrzymania informacji może przedstawić na piśmie nową kalkulację realizacji zadania bądź zrezygnować z jego realizacji. 10. W przypadku określonym w pkt 9 Komisja zbiera się ponownie w ciągu 3 dni od otrzymania odpowiedzi oferenta i przyjmuje ostateczną propozycję wyboru oferty/ofert. 11. Komplet protokołów z posiedzeń Komisji przewodniczący Komisji przedkłada Prezydentowi w ciągu 3 dni od dnia ostatniego posiedzenia. 7 Decyzję o przyznaniu dotacji Prezydent podejmuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania kompletu protokołów. Wyniki konkursu wraz z informacją o przeznaczeniu i kwotach przyznanych dotacji zamieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej: w zakładce Przetargi i Konkursy" oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu.

8 Załącznik r 1 do Regulaminu pracy Komisji konkursowej Wzór Zgierz, dnia zakresie W związku z otwartym konkursem ofert na realizację zadania publicznego Miasta w oświadczam, że: - nie jestem przedstawicielem, osobą bliską czyli małżonkiem, wstępnym, zstępnym, rodzeństwem, powinowatym w tej samej linii lub stopniu, osobą pozostającą w stosunku przysposobienia, a także osobą pozostającą we wspólnym pożyciu żadnego z oferentów przystępujących do tego konkursu,* - nie jestem członkiem władz statutowych żadnego z oferentów przystępujących do tego konkursu.* Imię i nazwisko (Podpis)

9 Załącznik r 2 do Regulaminu pracy Komisji konkursowej Wzór Arkusz oceny formalnej oferty złożonej do konkursu na realizację zadań publicznych Miasta w zakresie ()ferent: Lp. Kryteria oceny Ocena (+/-) Uwagi 1 Terminowość złożenia 2 Prawidłowy druk oferty 3 Kompletność wypełnionych pozycji 4 Brak błędów rachunkowych 5 Kompletność wymaganych załączników 6 Prawidłowość /łożonych podpisów 7 Spełnienie wymogów określonych w ogłoszeniu o konkursie postawienie znaku + oznacza brak zastrzeżeń postawienie znaku - oznacza brak formalny i wymaga opisu w rubryce, r Uwagi'" podpisy członków Komisji konkursowej Zgierz, dnia

10 Z i I I 00 CL SO -i * o o._ -3T r 2 E 3 s «- CL CS 1 1 _2-2 S -o o ci OIJ n o o J2 - ~z 1 s 5 g o O. O -< o ~ B (J a- Si la O -. O "3 xi = o _o tata 3 5 ~C5 C <S o.*> c u o ';. _ 5> W,, -o S 3 a 5-3 > ^ *Q i \ Is. - B U O i >. _ = 'o CS S -a CL Ł> B U c c/j S M Si 1 = C- 3 I 5 ; * -Si," i c ci.5 ~ 1 -s.5 * - s Li U ~Z U ni O i i: s C 5 X, V. C 3 = O o 'd. "O c 2_

11