1. Informacje ogólne dot. stosowania Kodeksu postępowania administracyjnego w sprawach studenckich

Transkrypt

1 II. Instrukcja stosowania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego w sprawach studenckich na Uniwersytecie Warszawskim najważniejsze zagadnienia 1. Informacje ogólne dot. stosowania Kodeksu postępowania administracyjnego w sprawach studenckich Powyższa instrukcja została stworzona, aby ułatwić Państwu korzystanie z dostępnych wzorów decyzji administracyjnych oraz wdrożonej w systemie USOS procedury skreśleń. Opracowanie to nie rozwiąże z pewnością wszystkich wątpliwości, które mogą pojawić się w trakcie przygotowania decyzji administracyjnej. Każda sprawa studencka ma bowiem swoją specyfikę i wymaga odrębnej analizy przepisów prawa, faktów oraz zgromadzonych w sprawie dokumentów. Pamiętajmy również, że gwarancją prawidłowego przeprowadzenia postępowania administracyjnego jest nie tylko właściwe redagowanie pism oraz decyzji administracyjnych, ale także stosowanie się do zasad regulujących sposób prowadzenia postępowania, w tym zasad ogólnych, określonych w art Kodeksu postępowania administracyjnego, tj.: 1) pisemności postępowania oznacza to, że decyzje administracyjne i inne pisma w postępowaniu powinny być wydane w formie pisemnej (papierowa, elektroniczna), 2) terminowego załatwiania spraw niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy niewymagające postępowania wyjaśniającego. Natomiast w przypadku sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego załatwienie sprawy powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, sprawy szczególnie skomplikowane w ciągu dwóch miesięcy od wszczęcia postępowania. 3) dwuinstancyjności postępowania oznacza, że studentowi przysługuje uprawnienie do dwukrotnego merytorycznego rozpoznania sprawy. 4) informowania strony o jej prawach w zakresie prowadzonego postępowania; 5) przestrzegania prawa strony do zapoznania z aktami sprawy i uczestniczenia w postępowaniu na każdym jego etapie oraz wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów przed wydaniem decyzji; 6) udzielania stronie postępowania niezbędnych wyjaśnień i wskazówek, tak aby strona nie poniosła szkody z powodu nieznajomości prawa. Nowelizacja k.p.a., która weszła w życie 1 czerwca 2017 r. przewiduje dodatkowo następujące zasady: 1) zasada rozstrzygania wątpliwości interpretacyjnych, 2) zasada adekwatności, 3) zasada polubownego rozstrzygania kwestii spornych. 2. Jakie elementy powinna zawierać prawidłowo wydana decyzja administracyjna? 1. Oznaczenie organu, który wydał decyzję Dziekan/Dyrektor/Kierownik jednostki organizacyjnej. Uwaga: niedopuszczalne jest wskazanie jako organu np. Wydziału 2. Data wydania decyzji 3. Oznaczenie strony 4. Powołanie podstawy prawnej 5. Rozstrzygnięcie 6. Uzasadnienie faktyczne i prawne ustosunkowanie się do wszystkich zarzutów wskazanych przez studenta w podaniu/piśmie złożonym w dziekanacie Wydziału/Instytutu

2 Mając na uwadze powyższe, uzasadnienie decyzji powinno być wnikliwe, logiczne i zawierające zindywidualizowane przesłanki występujące w sprawie. W szczególności powinno zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa. Pominięcie w uzasadnieniu decyzji okoliczności faktycznych, które mogą mieć istotny wpływ na rozstrzygnięcie, stwarza przesłankę do uznania naruszenia przez organ przepisów o postępowaniu administracyjnym w stopniu wywierającym istotny wpływ na wynik sprawy i może stanowić przesłankę do uchylenia przez Rektora decyzji organu I instancji i przekazania sprawy do ponownego rozpoznania. 7. Pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie oraz o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach zrzeczenia się odwołania. 8. Podpis osoby upoważnionej do wydania decyzji z podaniem imienia nazwiska oraz stanowiska służbowego (jeśli decyzja wydawana jest przez Prodziekana ds. studenckich/ Dyrektora ds. studenckich, musi on posiadać upoważnienie do wydawania takich decyzji, udzielone mu przez Dziekana/ Dyrektora). 9. W przypadku decyzji, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego, sprzeciw od decyzji lub skarga do sądu administracyjnego - pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa, sprzeciwu od decyzji lub skargi oraz wysokości opłaty od powództwa lub wpisu od skargi lub sprzeciwu od decyzji, jeżeli mają one charakter stały, albo podstawie do wyliczenia opłaty lub wpisu o charakterze stosunkowym, a także możliwości ubiegania się przez stronę o zwolnienie od kosztów albo przyznanie prawa pomocy. Uwaga: Decyzja podpisana przez osobę nieuprawnioną, nieposiadającą właściwego upoważnienia, jest wadliwa 3. W jakich sytuacjach Dziekan/Dyrektor ma obowiązek wydawania rozstrzygnięcia w formie decyzji administracyjnej? Decyzje administracyjne wydawane na UW Organ powinien powiadomić studenta telefonicznie/listownie/osobiście o zamiarze skreślenia z listy studentów z uwagi na niepodjęcie studiów. Powyższe postępowanie jest uzasadnione, ze względu na zasadę informowania i czynnego udziału strony w postępowaniu. Może to jednak przyjąć postać nieformalną jak wskazano powyżej ( , telefon). Oczywiście im bardziej ocenna przesłanka skreślenia (np. niepodjęcie studiów) tym ta czynność ma większe znaczenie. 1. Decyzje dot. skreśleń z listy studentów Decyzja administracyjna o skreśleniu z listy studentów z powodu niepodjęcia studiów Z decyzji skorzystamy w przypadku stwierdzenia, że student nie odebrał legitymacji studenckiej, nie podpisał tekstu ślubowania, nie uczestniczył w żadnych zajęciach w ramach studiów. Zalecamy dokonywać skreślenia z tej przyczyny niedługo po rozpoczęciu roku akademickiego. Decyzja administracyjna o skreśleniu z listy studentów z powodu rezygnacji ze studiów Należy zwrócić uwagę, aby rezygnacja studenta miała formę pisemną ( 35 ust. 8 pkt 2 Regulaminu Studiów). Decyzja o skreśleniu powinna zostać wydana niezwłocznie po otrzymaniu rezygnacji studenta.

3 Decyzja administracyjna o skreśleniu z listy studentów z powodu niezłożenia w terminie pracy dyplomowej Pracę dyplomową składa się nie później niż miesiąc przed planowym terminem ukończenia studiów, chyba że szczegółowe zasady studiowania stanowią inaczej. Student zobowiązany jest przedłożyć ostateczną wersję pracy dyplomowej zaakceptowaną przez opiekuna pracy w wersji papierowej oraz w formie pliku w informatycznym systemie obsługi studiów. Przedłożenie takiej pracy jest warunkiem zaliczenia ostatniego cyklu seminarium dyplomowego lub innych zajęć prowadzących do złożenia pracy dyplomowej ( 40 ust. 1 Regulaminu Studiów). Uwaga: Zastosowanie właściwego wzoru decyzji jest istotne z punktu widzenia ewentualnego wznowienia i opłat z tym związanych. Decyzja administracyjna o skreśleniu z listy studentów z powodu niezłożenia w terminie egzaminu dyplomowego Decyzja powinna być wydawana w sytuacji, gdy student nie zda egzaminu dyplomowego w drugim terminie lub do niego nie przystąpi. Uwaga: Nie należy stosować tego wzoru w przypadku gdy student nie złożył pracy dyplomowej. Dla opisanej sytuacji właściwy jest inny wzór. Decyzja administracyjna o skreśleniu z listy studentów z powodu ukarania karą dyscyplinarną wydalenia z uczelni Decyzja administracyjna o skreśleniu z listy studentów z powodu stwierdzenia braku postępów w nauce Decyzja powinna być wydawana kiedy student więcej niż jeden raz nie zaliczył danego etapu studiów. W przypadku studenta pierwszego roku studiów pierwszego stopnia lub studiów jednolitych magisterskich brak postępów w nauce stwierdza się, gdy stopień realizacji programu studiów wyklucza możliwość zaliczenia roku studiów, chyba, że szczegółowe zasady studiowania stanowią inaczej ( 35 ust. 9 pkt 1 Regulaminu Studiów). Decyzja administracyjna o skreśleniu z listy studentów z powodu nieuzyskania zaliczenia semestru lub roku w określonym terminie Decyzja powinna być stosowana w przypadku, gdy student nie wywiąże się z obowiązku zaliczenia etapu w terminach wynikających z organizacji roku, określonej corocznie w Postanowieniu Rektora UW w sprawie określenia organizacji roku akademickiego na Uniwersytecie Warszawskim. Decyzja administracyjna o skreśleniu z listy studentów z powodu niewniesienia opłat związanych z odbywaniem studiów Decyzja powinna być wydawana w sytuacji, gdy pomimo pisemnego wezwania do uiszczenia opłaty w terminie 14 dni od daty jego doręczenia opłata nie została wniesiona. Uwaga: wezwania do zapłaty powinny być wysyłane jeżeli upłynął termin wniesienia opłaty bądź raty opłaty wynikający z ustalonego harmonogramu wnoszenia opłat. Decyzja administracyjna o skreśleniu z listy studentów z powodu niepodpisania umowy o warunkach odpłatności Umowa powinna być zawierana nie wcześniej niż po wydaniu decyzji o przyjęciu na studia i nie później niż w terminie trzydziestu dni od rozpoczęcia zajęć. 2. Decyzje dot. przeniesienia lub zmiany kierunku studiów

4 Decyzja administracyjna dot. przeniesienie z innej uczelni Decyzja administracyjna dot. odmowy przeniesienia z innej uczelni Decyzja administracyjna dot. zmiany kierunku, specjalności lub jednostki macierzystej w ramach UW Procedura postępowania w przypadku zmiany kierunku została opisana w piśmie o sygnaturze: BSS / Decyzje dot. opłat za studia Należy zaznaczyć, że wszystkie decyzje w przedmiocie zwolnienia, odmowy zwolnienia z opłat lub nałożenia opłat, powinny być bezwzględnie wydawane w formie decyzji administracyjnej. Decyzja administracyjna odmowa zwolnienia z opłat w jakiejkolwiek części Decyzja administracyjna zwolnienie z opłat w części Decyzja administracyjna zwolnienie z opłat w całości lub w części, o którą wnioskował student Decyzja administracyjna dot. nałożenia opłat za powtarzanie zajęć w związku z uzyskaniem warunkowego zaliczenia semestru/roku Decyzja administracyjna dot. nałożenia opłat za powtarzanie zajęć w związku z powtarzaniem semestru /roku 4. Decyzje podejmowane przez organ I instancji w trybie autokontroli Zgodnie z treścią art. 132 k.p.a. Dziekan/Dyrektor, który wydał decyzję ma prawo w terminie 7 dni od wniesienia przez studenta odwołania, uwzględnić je w całości, wydając nową decyzję, w której uchyli lub zmieni pierwotną, zaskarżoną decyzję (od nowej decyzji studentowi także przysługuje odwołanie). Uchylenie/zmiana decyzji o skreśleniu z powodu braku postępów w nauce Uchylenie/zmiana decyzji o skreśleniu z powodu nieuzyskania zaliczenia Uchylenie/zmiana decyzji o skreśleniu z powodu niewniesienia opłat Uchylenie/zmiana decyzji o skreśleniu z powodu niezłożenia w terminie pracy dyplomowej Uchylenie/zmiana decyzji o skreśleniu z powodu niepodpisania umowy Uchylenie/zmiana decyzji o skreśleniu z powodu niepodjęcia studiów Uwaga: W przypadku nieuwzględnienia w całości odwołania studenta, Dziekan/Dyrektor ma obowiązek przekazać odwołanie wraz z aktami sprawy, zwrotnymi potwierdzeniami odbioru (lub jeśli decyzja była dwukrotnie awizowana wraz z kopertą wskazującą daty awizowania przesyłki) i właściwą opinią Rektorowi w terminie 7 dni od dnia otrzymania odwołania. Kwestia dotycząca terminowego przekazywania do Rektora odwołań studentów została poruszona w piśmie o sygnaturze BSS / Decyzje dot. wznowienia studiów Wznowienie (WYDAWANA W PRZYPADKU OPISANYM W PUNKCIE II i III PISMA PANI REKTOR Z DNIA 25 MAJA 2015 R. BSS /2015) Wznowienie (WYDAWANA W PRZYPADKU OPISANYM W PUNKCIE I PODPUNKT 2 PISMA PANI REKTOR Z DNIA 25 MAJA 2015 R. BSS /2015) Odmowa wznowienia

5 4. Odwołania Postępowanie administracyjne jest dwuinstancyjne, co oznacza że stronie postępowania przysługuje prawo do dwukrotnego rozpatrywania sprawy, tj.: w pierwszej kolejności przez organ pierwszej instancji, a w przypadku wydania przez Dziekana/Dyrektora decyzji, która w ocenie wnoszącego jest niezadowalająca także przez Rektora. Student wnosi odwołanie do Rektora za pośrednictwem organu pierwszej instancji tj. Dziekana/ Dyrektora. Organ pierwszej instancji, przesyłając odwołanie do organu drugiej instancji, załącza następujące dokumenty: data wpływu odwołania (koperta ze stemplem pocztowym lub potwierdzenie daty wpływu pisma na wydział), decyzję organu pierwszej instancji z potwierdzeniem jej odbioru przez stronę (tzw. zwrotką), opinię dotyczącą powodu nieuwzględnienia odwołania. Po merytorycznym rozpatrzeniu odwołania Rektor może wydać następujące rozstrzygnięcia: 1) Utrzymanie w mocy 2) Uchylenie i orzeczenie co do istoty 3) Uchylenie i umorzenie postępowania przed I instancją 4) Umorzenie postępowania odwoławczego 5) Uchylenie i przekazanie do ponownego rozpatrzenia organowi I instancji 6) Niedopuszczalność odwołania 7) Stwierdzenie nieważności 8) Odmowa stwierdzenia nieważności 9) Odmowa wznowienia postępowania 10) Uchylenie/zmiana decyzji 11) Odmowa uchylenia/zmiany decyzji 5. Jaki czynniki sprawiają, że organ drugiej instancji uchyla decyzję Dziekana/Dyrektora i przekazuje sprawę do ponownego rozpatrzenia? Do czego zobowiązany jest w takiej sytuacji Dziekan/Dyrektor? Najczęstsze uchybienia skutkujące uchyleniem decyzji organu pierwszej instancji i przekazaniem sprawy do ponownego rozpoznania wynikają m. in. z: Błędnie określonej podstawy skreślenia, Braku wydania rozstrzygnięcia w formie decyzji administracyjnej (gdy jest ona obligatoryjna), Brak któregokolwiek z obligatoryjnych elementów decyzji administracyjnych określonych w art. 107 k.p.a., o których mowa w punkcie 1 niniejszej instrukcji (w szczególności brak prawidłowego uzasadnienia decyzji czy brak podpisu organu wydającego decyzję), Skreślenie studenta z niewłaściwego etapu (np. student warunkowo wpisany na drugi rok studiów, który w przewidzianym terminie nie zrealizował obowiązku uzyskania zaliczenia z przedmiotu będącego podstawą wpisu warunkowego, powinien zostać skreślony z pierwszego roku studiów), rażące braki w postępowaniu wyjaśniającym, prowadzonym przez organ I instancji tzn. dziekana/prodziekana, który wydając rozstrzygnięcie nie zbadał wszystkich istotnych okoliczności sprawy.

6 WAŻNE! Kwestie dotyczące sposobu obliczania terminów w postępowaniu administracyjnym zostały zawarte w piśmie o sygnaturze BSS /2016. W przypadku uchylenia decyzji organu pierwszej instancji i przekazania sprawy do ponownego rozpoznania, organ ten zobowiązany jest wydać w sprawie nową decyzję administracyjną (eliminuje ona z obrotu prawnego poprzednio wydaną decyzję administracyjną), uwzględniającą wytyczne zawarte w uzasadnieniu decyzji organu drugiej instancji. Należy zaznaczyć, że od nowej decyzji w sprawie, studentowi przysługuje prawo do wniesienia odwołania do Rektora.