REGULAMIN otwartego konkursu ofert nr 25/2017

Transkrypt

1 Załącznik do uchwały nr 18/916/17 Zarządu Województwa Kujawsko - Pomorskiego z dnia 10 maja 2017 roku ZARZĄD WOJEWÓDZTWA KUJAWSKO POMORSKIEGO, działając na podstawie art. 11 ust. 2 i art. 13, 14, 16 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz t. j.), ogłasza otwarty konkurs ofert nr 25/2017 na wykonywanie zadań publicznych związanych z realizacją zadań Samorządu Województwa w 2017 roku w zakresie kultury fizycznej i sportu pod nazwą: UPOWSZECHNIANIE I ROZWÓJ KULTURY FIZYCZNEJ I SPORTU REGULAMIN otwartego konkursu ofert nr 25/2017 Rozdział I Rodzaje zadań objętych konkursem 1. Organizacja na terenie Województwa przez kluby i stowarzyszenia sportowe, jednostki samorządu terytorialnego i instytucje im podległe, następujących imprez sportowych w 2017 roku: 1) Mistrzostw Europy U-23 w lekkiej atletyce Bydgoszcz 2017, 2) Mistrzostw Europy U-23 w wioślarstwie Kruszwica 2017, 3) Światowych Letnich Igrzysk Polonijnych Toruń 2017, 4) Mistrzostw Świata w Akrobacji Szybowcowej Toruń 2017, 5) Mistrzostw Świata Modeli Lotniczych /Mistrzostw Europy w sportach balonowych Włocławek 2017, 6) Mistrzostw Świata U-23 w zapasach Bydgoszcz 2017, 7) Plaża Gotyku Ogólnopolski Turniej Siatkówki Plażowej Toruń 2017, 8) Obchodów 60-lecia TKKF na Kujawach i Pomorzu, 9) Speedway Grand Prix Toruń Rozdział II Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania. 1. Na realizację zadania, zgodnie z budżetem Województwa na rok 2017, planuje się przeznaczyć kwotę do ,00 zł. w tym na organizację: 1) Mistrzostw Europy U-23 w lekkiej atletyce Bydgoszcz kwotę do ,00 zł, 2) Mistrzostw Europy U-23 w wioślarstwie Kruszwica kwotę do ,00 zł, 3) Światowych Letnich Igrzysk Polonijnych Toruń kwotę do ,00 zł, 4) Mistrzostw Świata w Akrobacji Szybowcowej Toruń kwotę do ,00 zł, 1

2 5) Mistrzostw Świata Modeli Lotniczych /Mistrzostw Europy w sportach balonowych Włocławek kwotę do ,00 zł, 6) Mistrzostw Świata U-23 w zapasach Bydgoszcz kwotę do ,00 zł, 7) Plaża Gotyku Ogólnopolski Turniej Siatkówki Plażowej Toruń kwotę do ,00 zł, 8) Obchodów 60-lecia TKKF na Kujawach i Pomorzu - kwotę do ,00 zł, 9) Speedway Grand Prix Toruń kwotę do ,00 zł. Kwota ta może ulec zmniejszeniu w przypadku, gdy złożone oferty nie uzyskają akceptacji Zarządu Województwa Kujawsko - Pomorskiego lub zaistnieje konieczność zmniejszenia budżetu Województwa w części przeznaczonej na realizację zadania z ważnych przyczyn, niemożliwych do przewidzenia w dniu ogłaszania konkursu. 2. W przypadku niewykorzystania w całości środków na realizację niniejszego konkursu Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego może ogłosić konkurs uzupełniający na nabór ofert dotyczących zadań z zakresu sportu i kultury fizycznej planowanych do realizacji w 2017 r. 3. Na wykonywanie zadań publicznych związanych z realizacją zadań Samorządu Województwa przez organizacje prowadzące działalność pożytku publicznego w ramach konkursów pn.: Upowszechnianie i rozwój kultury fizycznej i sportu przeznaczono w roku 2016 kwotę ,00 zł. Wymieniona kwota obejmowała również środki przyznane na dofinansowanie organizacji szkolenia sportowego. Wykaz wszystkich podmiotów, które otrzymały dofinansowanie w roku 2016, znajduje się na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego: (zakładka sport i zakładka organizacje pozarządowe ) oraz Rozdział III Zasady przyznawania dofinansowań 1. Zlecenie zadania i udzielenie dofinansowania następuje z zastosowaniem przepisów art.16 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r. poz t. j.). 2. O przyznanie dotacji na realizację zadania mogą ubiegać się jedynie Oferenci wymienieni w art. 3 ust. 2, m.in. stowarzyszenia (w tym stowarzyszenia zwykłe, które powstały po r. lub dokonały zmian zgodnie z nowelizacją ustawy Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.) i zawierają w regulaminie działalności wymagane w rozdziale 6 ustawy (Prawo o stowarzyszeniach) informacje) i 3 ww. ustawy prowadzący nieodpłatną i/lub odpłatną działalność pożytku publicznego w obszarze kultury fizycznej i sportu z zastrzeżeniem ust Złożenie ofert nie jest jednoznaczne z przyznaniem dofinansowania, nie gwarantuje również przyznania dofinansowania w wysokości wnioskowanej. 4. W przypadku wyboru oferty zlecenie realizacji zadania nastąpi w formie wsparcia zadania wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie jego realizacji, przy czym udział procentowy udzielonego dofinansowania ze środków budżetu województwa nie może przekroczyć w 2017 r. 50 % całkowitej wartości zadania 5. Ze środków dotacji Województwa nie mogą być pokrywane wydatki poniesione przed terminem podjęcia uchwały Zarządu Województwa Kujawsko Pomorskiego o rozstrzygnięciu otwartego konkursu ofert nr 25/

3 6. Dotacja z budżetu Województwa nie może być przeznaczona na wydatki niezwiązane bezpośrednio z realizacją danego zadania. Z dotacji Województwa nie można również finansować prac budowlanych, remontowych i zakupów inwestycyjnych. 7. Wkład własny osobowy mogą stanowić świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków organizacji, natomiast wkładem rzeczowym są przedmioty służące realizacji projektu, np. nieruchomości, środki transportu, maszyny, urządzenia. Zasobem rzeczowym może być również zasób udostępniony, względnie usługa świadczona na rzecz tej organizacji przez inny podmiot nieodpłatnie (np. usługa transportowa, hotelowa, poligraficzna itp.) planowana do wykorzystania w realizacji zadania publicznego. a. kalkulacja wartości wkładu rzeczowego dokonywana jest jedynie w zakresie w jakim wkład ten będzie wykorzystany podczas realizacji zadania publicznego (np. w oparciu o koszt wynajęcia danej rzeczy) i powinna opierać się na podstawie cen rynkowych Zaleca się, aby kalkulacja wysokości wkładu rzeczowego była przygotowana wg wzoru oświadczenia organizacji pozarządowej wykorzystanego do realizacji projektu, zamieszczonego na stronie internetowej w zakładce otwarte konkursy ofert. W przypadku, gdy wartość wkładu rzeczowego będzie szacowana na podstawie zawartej umowy np. użyczenia lub przekazania na rzecz organizacji pozarządowej, to niezbędne będzie w razie kontroli, przedłożenie powyższego dokumentu b. jeśli wolontariusz wykonuje prace wymagające odpowiednich kwalifikacji to kalkulacja wkładu pracy wolontariusza powinna być dokonana w oparciu o obowiązujące stawki rynkowe. W pozostałych przypadkach przyjmuje się, iż wartość pracy jednego wolontariusza nie może przekroczyć kwoty 15 zł za jedną godzinę pracy. 8. Ze środków Województwa finansowane będą jedynie niezbędne koszty związane bezpośrednio z realizacją zadania: 1) Koszty merytoryczne: np. wydatki związane z uczestnictwem bezpośrednich adresatów zadania, takie jak: ryczałt sędziowski, obsługa medyczna, obsługa techniczna, zakup środków niezbędnych do przeprowadzenia zawodów (paliwo, magnezja, tarcze, itp.) wynajem sal, wyżywienie, zakwaterowanie i przejazdy beneficjentów, transport sprzętu sportowego, nagrody dla zawodników w zawodach, koszt wyjazdów służbowych trenerów, ekspertów, specjalistów zaangażowanych w realizację zadania, przygotowanie i druk publikacji oraz koszty promocji zadania (w tym m. in. plakaty, ulotki, ogłoszenia prasowe itp.). UWAGA! W przypadku realizacji zadania w ramach działalności odpłatnej zastosowanie mają limity wynagrodzeń określone w art. 9 ustawy. 2) koszty administracyjne - do wysokości 10% dotacji, np.: wykonywanie zadań administracyjnych, księgowych (jedynie w części odpowiadającej zaangażowaniu danej osoby w realizację projektu), opłaty za telefon/faks, opłaty pocztowe, czynsz, CO, materiały biurowe (w stosownej części, przypadającej na obsługę danego projektu),; 9. Ze środków Województwa nie będą finansowane następujące koszty: 1) poniesione przed terminem podjęcia uchwały Zarządu Województwa Kujawsko- Pomorskiego o rozstrzygnięciu ww. otwartego konkursu ofert; 3

4 2) przekraczające kwoty przypisane poszczególnym pozycjom kosztorysu, z zastrzeżeniem 4 ust. 2 obowiązujących procedur zlecania, realizacji i rozliczania zadań publicznych; 3) wydatków powstałych przed lub po dacie obowiązywania umowy, z zastrzeżeniem 4 ust. 5 obowiązujących procedur zlecania, realizacji i rozliczania zadań publicznych. 4) nieuwzględnione w ofercie; 5) z tytułu podatku od towarów i usług, jeżeli podmiot ma prawo do jego odliczenia; 6) z tytułu opłat i kar umownych; 7) poniesione na przygotowanie oferty; 8) związane z nabyciem i dzierżawą gruntów. 10. W uzasadnionych przypadkach w rozliczeniu dotacji można uwzględnić faktury i rachunki wystawione w okresie 21 dni przed datą rozpoczęcia realizacji zadania, ale nie wcześniej niż w dniu podjęcia przez Zarząd Województwa decyzji, o której mowa w 2 ust. 18 obowiązujących procedur zlecania, realizacji i rozliczania zadań publicznych, w terminie do 14 dni od ostatniego dnia realizacji zadania (w przypadku zadań kończących się w trakcie roku budżetowego i realizowanych na terenie kraju), oraz 21 dni od ostatniego dnia realizacji zadania (w przypadku zadań kończących się w trakcie roku budżetowego i realizowanych za granicą) jednak nie później niż do końca danego roku budżetowego (w przypadku zadań kończących się w grudniu danego roku). Oznacza to, że wydatki poniesione po 31 grudnia danego roku, w żadnym wypadku nie będą uwzględniane. 11. W rozliczeniu zadania uwzględnia się wydatkowanie środków innych niż pochodzące z dotacji w okresie do 21 dni przed rozpoczęciem realizacji zadania i 14 dni w przypadku zadań realizowanych w kraju oraz 21 dni w przypadku zadań realizowanych za granicą - po jego zakończeniu - jednak nie później niż do końca danego roku budżetowego (w przypadku zadań kończących się w grudniu danego roku), przy czym wydatki muszą być poniesione w okresie maksymalnie od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku budżetowego. Oznacza to, że wydatki poniesione po 31 grudnia danego roku, w żadnym wypadku nie będą uwzględniane. Rozdział IV Termin i warunki składania ofert 1. Warunkiem przystąpienia do konkursu jest złożenie oferty na realizację zadania elektronicznie za pomocą Generatora ofert 2 oraz w wersji papierowej stanowiącej wydruk z Generatora zawierający zgodną sumę kontrolną 1 na niżej podany adres: w terminie do 2 czerwca 2017 r. do godz Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego Departament Promocji, Sportu i Turystyki Plac Teatralny 2, Toruń lub osobiście w punkcie podawczo-kancelaryjnym Urzędu Marszałkowskiego: Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego, Biuro podawczo-kancelaryjne - parter 1 Pojęcie sumy kontrolnej oznacza numer automatycznie nadany przez Generator ofert po zakończeniu procesu wypełnienia oferty i jej złożeniu na otwarty konkurs ofert. Wydruk złożonej w ten sposób oferty należy podpisać przez osobę/osoby upoważnione oraz przesłać wraz załącznikami na adres wskazany w regulaminie konkursu. 4

5 Plac Teatralny 2, Toruń O zachowaniu terminu decyduje łącznie: data oraz godzina złożenia oferty w Generatorze ofert oraz data dostarczenia oferty do Urzędu Marszałkowskiego (najpóźniej w dniu 2 czerwca 2017 r.). 1. Druk oferty znajdujący się Generatorze ofert powstał na podstawie wzoru określonego w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra, Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2016, poz. 1300). Ofertę należy złożyć za pośrednictwem Generatora ofert dostępnego na stronie (nowa edycja) 2 oraz na w zakładce (Generator ofert 2017). Oferty złożone wyłącznie w wersji papierowej lub z inną sumą kontrolną niż nadaną przez Generator ofert, zostaną odrzucone z przyczyn formalnych. 2. Do złożenia oferty na ogłoszony konkurs uprawnione są następujące podmioty działające w obszarze kultury fizycznej i sportu i posiadające odpowiednie zapisy w swoim statucie: 1) organizacje pozarządowe w rozumieniu ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r., poz t. j.), w tym stowarzyszenia zwykłe, które powstały po r. lub dokonały zmian zgodnie z nowelizacją ustawy Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2015 r. poz z późn. zm.) i zawierają w regulaminie działalności wymagane w rozdziale 6 ustawy (Prawo o stowarzyszeniach) informacje, 2) osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych Kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego, 3) stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego, 4) spółdzielnie socjalne, 5) spółki akcyjne i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz kluby sportowe będące spółkami działającymi na podstawie przepisów ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. z 2014 r., poz. 715 oraz z 2015 r. poz i 1932), które nie działają w celu osiągnięcia zysku oraz nie przeznaczają zysku do podziału między swoich członków, udziałowców, akcjonariuszy i pracowników. 3. Oferta w wersji papierowej stanowiącej wydruk z Generatora zawierający zgodną sumę kontrolną musi być podpisana czytelnie przez osobę/osoby, które zgodnie z postanowieniami statutu lub innego aktu są uprawnione do reprezentowania podmiotu i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych i zawierania umów. 4. Do oferty w wersji papierowej stanowiącej wydruk z Generatora zawierający zgodną sumę kontrolną, przedkładanej na konkurs należy załączyć 3 : 1) kopię aktualnego odpisu z rejestru lub wyciąg z ewidencji (w przypadku KRS nie ma tego obowiązku, jedynie zaleca się jego załączenie) lub innego dokumentu potwierdzającego status prawny Oferenta i umocowanie osób go reprezentujących (z podaniem nazwisk i funkcji osób upoważnionych do składania oświadczeń woli), np. wypis z ewidencji klubów sportowych, dekret biskupi; 2 W wyjątkowych przypadkach, w sytuacji unieruchomienia Generatora ofert, dopuszcza się złożenie oferty/korekty wyłącznie w wersji papierowej zarówno w trybie konkursowym, jak i pozakonkursowym. W razie wystąpienia okoliczności, o których mowa wyżej - informacja w tej sprawie zostanie podana do publicznej wiadomości w formie komunikatu na stronie 3 (do wersji elektronicznej oferty, złożonej za pomocą Generatora, nie ma obowiązku załączenia poniższych załączników) 5

6 2) w przypadku stowarzyszeń zwykłych (które powstały po r. lub dokonały zmian zgodnie z nowelizacją ustawy Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2015 r., poz z późn. zm.) i zawierają w regulaminie działalności wymagane w rozdziale 6 ustawy (Prawo o stowarzyszeniach) informacje) regulamin działalności stowarzyszenia; 3) inne dokumenty, jeśli są wymagane: a) szczególne upoważnienie osób do reprezentowania Oferenta; b) pełnomocnictwa udzielone przez zarząd główny w przypadku przedkładania oferty przez terenowe oddziały organizacji, które nie posiadają osobowości prawnej; c) dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta w przypadku złożenia oferty wspólnej, o której mowa w ust. 5; d) umowę partnerską, oświadczenie lub list intencyjny w przypadku projektów z udziałem partnera. 5. Załączniki do oferty w wersji papierowej stanowiącej wydruk z Generatora zawierający zgodną sumę kontrolną, winny być: 1) ponumerowane; 2) podpisane przez osoby uprawnione, które zgodnie z postanowieniami statutu lub innego aktu są upoważnione do reprezentowania podmiotu na zewnątrz i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych; 3) potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę lub osoby uprawnione, jeśli przedkładane są w formie kserokopii. 6. Oferta w wersji papierowej stanowiącej wydruk z Generatora zawierający zgodną sumę kontrolną, wraz z ponumerowanymi załącznikami powinna być trwale połączona - na przykład złożona w papierowej lub plastikowej teczce - skoroszyt typu wczep (niebindowana). Zalecane jest nieużywanie koszulek foliowych. 7. Na niniejszy konkurs uprawniony podmiot może złożyć tylko 1 ofertę. Złożenie przez Oferenta więcej ofert spowoduje, że żadna ze złożonych ofert nie będzie rozpatrywana Za poprawność i kompletność oferty, termin, sposób i miejsce jej złożenia odpowiada Oferent. 9. Złożenie oferty na niniejszy konkurs jest równoznaczne z potwierdzeniem przez Oferenta zapoznania się z treścią regulaminu konkursowego nr 25/2017 oraz obowiązujących procedur zlecania, realizacji i rozliczania zadań publicznych dofinansowywanych z budżetu województwa kujawsko-pomorskiego oraz ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w trybie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, przyjętych uchwałą Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego. 10. Nie można składać tej samej oferty na inny otwarty konkurs ofert ogłaszany przez Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Ta sama oferta nie może też być przedmiotem wniosku o dofinansowanie z pominięciem otwartego konkursu ofert, zgodnie art. 19a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. 11. Na zadanie wyłonione w konkursie Oferent nie może się ubiegać o inne dodatkowe środki z budżetu Województwa Kujawsko-Pomorskiego. 4 Dotyczy to również sytuacji, kiedy Oferent złoży dwie (lub więcej) tożsame lub różne oferty na to samo zadanie zarówno za pomocą Generatora jak i w formie papierowej. 6

7 Rozdział V Termin i warunki realizacji zadania 1. Zadanie, na które jest składana oferta, winno być wykonane w roku Umowa może obowiązywać strony od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2017 r., przy czym wydatki ponoszone w ramach przyznanej dotacji stanowią koszty kwalifikowalne od dnia podjęcia przez Zarząd Województwa uchwały o rozstrzygnięciu otwartego konkursu ofert nr 25/2017 i przyznaniu dotacji na ww. zadanie. Wydatki w ramach zadania publicznego ponoszone przed datą rozstrzygnięcia konkursu uznaje się za kwalifikowalne, jeżeli zostały poniesione ze środków własnych lub z innych źródeł. Dotacja musi być wykorzystana nie później niż do dnia 31 grudnia Zadanie winno być zrealizowane z najwyższą starannością, zgodnie z zawartą umową oraz z obowiązującymi standardami i przepisami, w zakresie opisanym w ofercie. Wydatki ponoszone w ramach zadania muszą być dokonane w sposób umożliwiający prawidłową jego realizację. Szczególną uwagę zwrócić należy na uwzględnienie działań wynikających z harmonogramu i związane z tym racjonalne finansowanie poszczególnych etapów realizacji zadania. 3. W sytuacji wystąpienia okoliczności, o których mowa niżej, tj.: 1) wykorzystywania udzielonej dotacji niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrania w nadmiernej wysokości lub nienależnie, tj. bez podstawy prawnej; 2) nieterminowego oraz nienależytego wykonywania umowy, w szczególności zmniejszenia zakresu rzeczowego realizowanego zadania publicznego; 3) przekazania przez Zleceniobiorcę(-ców) części lub całości dotacji osobie trzeciej w sposób niezgodny z niniejszą umową; 4) nieprzedłożenia przez Zleceniobiorcę(-ców) sprawozdania z wykonania zadania publicznego w terminie określonym i na zasadach określonych w niniejszej umowie; 5) odmowy poddania się przez Zleceniobiorcę(-ców) kontroli albo niedoprowadzenia przez Zleceniobiorcę(-ców) w terminie określonym przez Zleceniodawcę do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości; 6) stwierdzenia, że oferta na realizację zadania publicznego była nieważna lub została złożona przez osoby do tego nieuprawnione; umowa może być rozwiązana przez Zleceniodawcę w drodze uchwały Zarządu ze skutkiem natychmiastowym. Zleceniodawca ma prawo żądać szczegółowych wyjaśnień, co do zaistniałych w ust. 3 okoliczności, a w przypadku stwierdzenia rażących naruszeń postanowień umowy, w ostateczności żądać zwrotu dotacji w pełnej wysokości wraz z odsetkami, jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania dotacji na rachunek Zleceniobiorcy. 4. Wszelkie zmiany merytoryczne zadania, jak również zmiany związane z terminem i harmonogramem jego realizacji, winny być zgłaszane do Departamentu Sportu i Turystyki w formie pisemnej z prośbą o akceptację. Rozdział VI Termin, tryb i kryteria wyboru 1. Wybór ofert do realizacji i tym samym ostateczne rozstrzygnięcie konkursu nastąpi nie później niż w ciągu 45 dni od ostatniego dnia przyjmowania ofert. 2. Do oceny merytorycznej ofert złożonych na konkurs, Zarząd Województwa Kujawsko- Pomorskiego powoła Komisję i określi tryb jej pracy. 7

8 3. Warunkiem dokonania oceny merytorycznej oferty przez komisję konkursową będzie uznanie oferty za spełniającą następujące wymogi: 1) oferta została złożona za pośrednictwem Generatora ofert 2 w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej stanowiącej wydruk z Generatora zawierający zgodną sumę kontrolną; 2) oferta została złożona przez podmiot uprawniony do jej złożenia, którego działalność statutowa zgadza się z zakresem zadania publicznego, będącego przedmiotem konkursu i zgodna jest z odpowiednim zapisem w statucie/ regulaminie działalności; 3) złożenie oferty nastąpiło w terminie wskazanym w regulaminie konkursu: a) w wersji elektronicznej za pośrednictwem Generatora ofert do godziny w dniu 2 czerwca 2017 r., b) w wersji papierowej stanowiącej wydruk z Generatora ofert zawierający zgodną sumę kontrolną nastąpiło do dnia 2 czerwca 2017 r.; 4) dołączono do oferty złożonej w wersji papierowej stanowiącej wydruk z Generatora ofert zawierający zgodną sumę kontrolną, wymagane regulaminem załączniki określone w rozdziale IV ust. 6, podpisane czytelnie przez osobę lub osoby uprawnione, które zgodnie z postanowieniami statutu lub innego aktu upoważnione są do reprezentowania podmiotu na zewnątrz i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych; 5) oferta w wersji papierowej stanowiącej wydruk z Generatora ofert zawierający zgodną sumę kontrolną, została podpisana przez osobę lub osoby uprawnione, które zgodnie z postanowieniami statutu lub innego aktu upoważnione są do reprezentowania podmiotu na zewnątrz i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych; 6) zgłoszenie w ofercie zadania zgodnego z celami i założeniami konkursu, 7) zadeklarowanie przez Oferenta wymaganego regulaminem konkursu wkładu własnego wynoszącego 50% całkowitych kosztów zadania, przy uwzględnieniu zasad wskazanych w rozdz. III ust. 7, 8) poprawne wypełnienie oświadczeń w ostatniej. 4. Dopuszcza się możliwość uzupełnienia uchybień formalnych, o których mowa w rozdziale VI ust. 3 pkt 4 i 5, 8 w terminie 7 dni od dnia ukazania się na stronie internetowej (zakładka organizacje pozarządowe i zakładka Sport - konkursy ) oraz wykazu ofert, w których stwierdzono ww. uchybienia. Wykaz ofert zawierających uchybienia formalne zostanie zamieszczony na stronie internetowej w ciągu 21 dni od ostatniego dnia składania ofert. W przypadku nieusunięcia wskazanych uchybień formalnych oferta nie będzie rozpatrywana. 5. Komisja dokona oceny merytorycznej zadań zgłoszonych do konkursu i zarekomenduje Zarządowi Województwa zadania do udzielenia wsparcia finansowego wraz z jego wysokością. 6. Kryteria oceny merytorycznej: OCENA MERYTORYCZNA (oceny dokonuje komisja konkursowa/pracownik merytoryczny*) Rodzaj kryterium MERYTORYCZNA WARTOŚĆ ZADANIA 1. Możliwość realizacji zadania publicznego (w odniesieniu do priorytetów i celów konkursu): Maksymaln a liczba punktów 16 Przyznana liczba punktów 8

9 a) celowość realizacji zadania - W jakim stopniu uzasadniono potrzebę realizacji zadania? (Czy wskazano problem? Czy opisano jego przyczyny i skutki? Czy wskazano dane uzasadniające potrzebę realizacji zadania, powołując się na oficjalne dane, badania lub na własne doświadczenie? 3 W jakim stopniu opisano grupę odbiorców projektu? Czy opisano, jak będzie przebiegać rekrutacja odbiorców projektu? (nie dotyczy imprez masowych) - Czy cel/cele projektu zostały prawidłowo sformułowane? - Czy zakładane cele wynikają ze zidentyfikowanych potrzeb? - Jakie znaczenie ma zadanie dla środowiska lokalnego lub regionalnego oraz dla sfery zadań publicznych, w ramach której będzie realizowane? b) opis działań - W jakim stopniu opisano działania realizowane w ramach zadania publicznego? -- Czy uwzględniono i opisano wszystkie działania projektu? Czy opis zawiera liczbowe określenie skali działań planowanych przy realizacji zdania publicznego? - Czy zaplanowane działania są adekwatne do założonych celów? - W jakim stopniu opis działań wraz z harmonogramem tworzy spójną całość? c) rezultaty realizacji zadania - Czy wymieniono konkretne rezultaty (ilościowe i jakościowe) zadania oraz czy są one realne do osiągnięcia? - Czy efekty po zakończeniu realizacji zadania będą trwałe? - W jakim stopniu założone rezultaty przyczynią się do osiągnięcia celu konkursu? 2. Analiza i ocena realizacji zleconych zadań publicznych, w przypadku 1 organizacji, które w okresie ostatnich trzech lat realizowały zlecone zadania publiczne /rzetelność, terminowość, sposób rozliczenia otrzymanych na ten cel środków w ramach konkursów w trybie pożytku publicznego, ogłaszanych przez Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego/ 5 3. Zasoby osobowe i rzeczowe oraz doświadczenie oferenta a) W jakim stopniu poziom kwalifikacji i doświadczenia osób zaangażowanych w realizację zadania jest adekwatny do zaplanowanych działań (ocenie podlega również opis kwalifikacji) b) Doświadczenie organizacji w realizacji podobnych zadań - dotyczy oferenta i partnerów (merytoryczne i co do skali projektu) 3 2 c) Czy oferta zakłada partnerstwo formalne lub nieformalne, które przyczyni się do 2 skutecznej realizacji projektu? W jakim stopniu do realizacji zadania zaangażowano różne środowiska (z wyłączeniem odbiorców zadania) 4. Innowacyjność /oryginalność pomysłu / 1 5. Dostępność dla osób z niepełnosprawnością /czy w projekcie wzięto pod uwagę kwestię dostępności dla osób z niepełnosprawnością, np. brak barier architektonicznych w miejscu, gdzie jest realizowany projekt, dostępność dla osób z dysfunkcją wzroku, słuchu/ 6. Kryteria strategiczne 2 a) Projekt jest realizowany przez podmiot, działający nie dłużej niż 2 lata (liczy się 1 data wpisu, rejestracji w KRS lub innym rejestrze bądź data utworzenia) b) Projekt jest realizowany przez podmiot mający swoją siedzibę w jednym z powiatów charakteryzujących się najniższą aktywnością na danym terenie RAZEM 28 5 Ocena obejmuje organizacje, które wcześniej terminowo i prawidłowo rozliczyły dotację inne nie otrzymują punktu. 6 Powiaty charakteryzujące się najniższą aktywnością zostaną wskazane w poszczególnych regulaminach konkursowych. 9

10 BUDŻET 1. Prawidłowość i przejrzystość budżetu 6 /czy budżet jest prawidłowo sporządzony, kompleksowy, czytelny (zrozumiały,) czy są zachowane progi procentowe kosztów, kwalifikowalność kosztów, kalkulacja kosztów realizacji zadania publicznego, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania/ 2. Efektywność ekonomiczna zadania 10 /adekwatność proponowanych kosztów do planowanych działań, zasadność przyjętych stawek jednostkowych w odniesieniu do średnich cen rynkowych, relacje kosztów do planowanych rezultatów/ 3. Planowany udział środków finansowych własnych 7 lub środków 6 pochodzących z innych źródeł na realizację zadania publicznego oraz planowany wkład osobowy (w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków) i rzeczowy RAZEM 22 PODSUMOWANIE PUNKTACJI Maksymalna liczba uzyskanych punktów: 50 ŁĄCZNIE Minimalna liczba punktów, umożliwiająca przyznanie dotacji a. W 2017 r. punkty za kryterium strategiczne, o którym mowa w karcie oceny, otrzymują organizacje, których siedziba mieści się na terenie powiatu wąbrzeskiego. 7. Do dofinansowania z budżetu województwa rekomendowane będą zadania, które w ocenie merytorycznej uzyskają nie mniej niż 28 punktów. 8. Ostateczną decyzję o wyborze zadań oraz wysokości udzielonego dofinansowania podejmuje Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego w formie uchwały. 9. Do uchwały Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego w sprawie rozstrzygnięcia otwartego konkursu ofert nie stosuje się trybu odwoławczego. 10. O wynikach postępowania konkursowego Oferenci biorący udział w konkursie zostaną powiadomieni pisemnie. Informacje na temat rozstrzygnięcia konkursu zamieszczone zostaną również na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego (zakładka organizacje pozarządowe i zakładka sport konkursy ), oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Rozdział VII Postanowienia końcowe 1. Uchwała Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego, o której mowa w rozdziale VI ust. 8, stanowi podstawę do zawarcia umowy z Oferentem, którego oferta została wybrana w konkursie. Umowa określi szczegółowe warunki realizacji, finansowania i rozliczenia zadania. Ramowy wzór umowy znajduje się na stronie internetowej (zakładka organizacje pozarządowe i zakładka sport konkursy ) oraz 2. W przypadku, gdy Zarząd Województwa przyzna dotację na realizację zadania niższą niż wnioskowana w ofercie, Oferent może: 1) odstąpić od zawarcia umowy, powiadamiając o tym pisemnie Departament Sportu 7 W przypadku wsparcia, ocenie podlega wkład własny finansowy, przekraczający minimalny wymagany wkład finansowy. W przypadku powierzenia, kryterium to nie jest brane pod uwagę. 10

11 i Turystyki Urzędu Marszałkowskiego w ciągu 14 dni od dnia powiadomienia o wysokości przyznanej dotacji. W szczególnie uzasadnionych przypadkach oświadczenie to można złożyć po terminie wymienionym wyżej. Oświadczenie powinno zawierać nazwę zadania, pieczęć Oferenta oraz podpisy osób uprawnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta. 2) zaproponować zaktualizowany harmonogram i kosztorys realizacji zadania, zwany dalej korektą - w formie elektronicznej za pomocą Generatora oraz w wersji papierowej stanowiącej wydruk z Generatora zawierający zgodną sumę kontrolną. Druk korekty znajdujący się Generatorze ofert powstał na podstawie wzoru określonego w załączniku nr 3 do uchwały Nr 44/1719/16 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 9 listopada 2016 r. w sprawie procedur zlecania, realizacji i rozliczania zadań publicznych dofinansowanych z budżetu Województwa Kujawsko-Pomorskiego: a) korekta powinna uwzględniać wkład własny, którego minimalny udział procentowy określony został w rozdziale VI ust. 3 pkt 7. b) korekta powinna być złożona w czasie umożliwiającym terminowe przygotowanie i podpisanie umowy c) wydruk korekty z Generatora zawierający zgodną sumę kontrolną, powinien zostać podpisany przez osobę lub osoby uprawnione, które zgodnie z postanowieniami statutu lub innego aktu upoważnione są do reprezentowania podmiotu na zewnątrz i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych. 3. Oferent przystępujący do zawarcia umowy winien przedstawić: 1) W przypadku zmiany zakresu rzeczowego bądź finansowego zadania, korektę zakresu rzeczowego i finansowego zadania, którą należy złożyć w sposób, o którym mowa w ust. 2 pkt 2; 2) W przypadku oferty wspólnej, umowę pomiędzy Oferentami 8 określającą zakres ich świadczeń, składających się na realizację zadania publicznego. 4. Zarząd Województwa może odmówić podmiotowi wyłonionemu w konkursie przyznania dotacji i podpisania umowy w przypadku, gdy okaże się, iż rzeczywisty zakres realizowanego zadania znacząco odbiega od opisanego w ofercie, podmiot utracił zdolność do czynności prawnych, zostaną ujawnione nieznane wcześniej okoliczności podważające wiarygodność merytoryczną lub finansową Oferenta. 5. Zarząd Województwa odmówi podpisania umowy podmiotowi wyłonionemu w konkursie, gdy w wyniku kontroli dokumentacji finansowej i merytorycznej Oferenta okaże się, że wcześniej przyznana dotacja została wydana lub rozliczona nieprawidłowo. 6. W przypadku rezygnacji podmiotu lub odmowy podpisania umowy przez Zarząd Województwa z przyczyn opisanych wyżej, Zarząd może zarezerwowane środki przeznaczyć na: 1) zwiększenie dotacji na zadanie wyłonione wcześniej w konkursie; 2) inne zadanie w ramach niniejszego konkursu, które spełniło wymogi formalne oraz otrzymało w ocenie merytorycznej minimalną liczbę punktów stanowiącą próg umożliwiający przyznanie dotacji; 3) zlecenie zadań z pominięciem otwartego konkursu ofert, zgodnie z art. 19a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie; 8 Umowę pomiędzy Oferentami należy załączyć do wersji papierowej korekty, stanowiącej wydruk z Generatora zawierający zgodną sumę kontrolną. Nie ma obowiązku załączenia umowy do wersji elektronicznej korekty. 11

12 4) zlecenie zadań w nowym, ogłoszonym przez Zarząd Województwa otwartym konkursie ofert. 7. Oferent, który otrzyma dofinansowanie z budżetu województwa, zobowiązany jest do: 1) zamieszczania we wszystkich drukach związanych z realizacją zadania (plakatach, zaproszeniach, regulaminach, komunikatach, itp.), a także w ogłoszeniach prasowych, reklamach, wykazach sponsorów, na banerach i własnych stronach internetowych herbu Województwa Kujawsko-Pomorskiego (z podpisem Województwo Kujawsko-Pomorskie) oraz informacji o tym, że zadanie jest dofinansowane przez Województwo Kujawsko-Pomorskie (szczegółowe wymogi promocji będą określone w umowie z oferentem), 2) wyodrębnienia w ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację zadania. 8. W celu informowania o prowadzonych działaniach zaleca się przesyłanie informacji prasowej oraz materiałów graficznych i filmowych dotyczących realizowanego zadania na adres: promocja@kujawsko-pomorskie.pl. 9. Sprawozdanie końcowe, sporządzone przez Zleceniobiorcę zgodnie ze wzorem, ustalonym w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r., poz. 1300) należy złożyć w formie elektronicznej za pomocą Generatora ofert i w wersji papierowej (wydruk z Generatora ofert) w terminie wskazanym w umowie, jednak nie później niż w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania. W wyjątkowych przypadkach, w sytuacji unieruchomienia Generatora ofert, dopuszcza się złożenie sprawozdania wyłącznie w wersji papierowej zarówno w trybie konkursowym jak i pozakonkursowym. W razie wystąpienia okoliczności, o których mowa wyżej - informacja w tej sprawie zostanie podana do publicznej wiadomości w formie komunikatu na stronie W sytuacji, gdy na skutek unieruchomienia Generatora ofert, oferta została złożona wyłącznie w wersji papierowej, sprawozdanie należy złożyć jedynie w wersji papierowej. 10. W przypadku zadań długoterminowych (dłuższych niż 90 dni), dofinansowanych kwotą dotacji o wartości przekraczającej ,00 zł, można wezwać Zleceniobiorcę do przedłożenia sprawozdania częściowego z wydatkowania danej transzy i realizacji określonego etapu zadania. Sprawozdanie powinno zostać dostarczone (należy przesłać w formie elektronicznej za pomocą Generatora ofert i w wersji papierowej (wydruk z Generatora ofert) w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania. Zatwierdzenie sprawozdania częściowego jest warunkiem przekazania kolejnej transzy. W przypadku umów o realizację zadań publicznych przez okres wykraczający poza rok budżetowy, Zleceniobiorca(-y) składa(-ją) sprawozdanie częściowe (należy przesłać w formie elektronicznej za pomocą Generatora ofert i w wersji papierowej (wydruk z Generatora ofert) z uwzględnieniem sytuacji wskazanej w 6 ust 1a z realizacji zadania publicznego bez wezwania, w terminie 30 dni od dnia zakończenia roku budżetowego. 11. Rozliczenie stanowi wykaz wszystkich dokumentów księgowych potwierdzających koszty zadania w podziale wg źródeł finansowania. 12. Wymaga się, aby dokumentacja dotycząca rozliczenia zadania publicznego zawierała: 12

13 1) Dokumenty finansowe wystawione na Zleceniobiorcę (rachunki, faktury, noty księgowe itp.), dotyczące wydatków finansowanych z dotacji Województwa, opatrzone przez Zleceniobiorcę: a) opisem merytorycznym, uzasadniającym poniesienie wydatku na realizację przez Zleceniobiorcę zadania ze wskazaniem numeru umowy; b) klauzulą Płatne ze środków województwa kujawsko-pomorskiego w wysokości (kwota) oraz, w przypadku dzielenia wydatku na kilka źródeł finansowania, wskazanie pozostałych źródeł finansowania wraz z kwotami; c) stwierdzeniem, że dokument sprawdzono pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym. 2) przelewy lub inne dowody przekazania środków odnoszące się do wydatków realizowanych w formie bezgotówkowej; 3) protokoły sędziowskie, protokoły jury, listy uczestników itp.; 4) dokumenty potwierdzające odbiór nagród; 5) materiały dokumentujące konieczne w trakcie realizacji zadania czynności prawne: kopie umów, kopie dowodów przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych; 6) opinie, recenzje, artykuły prasowe, płyty CD/DVD, publikacje, raporty związane z realizowanym zadaniem; 7) dokumenty potwierdzające podawanie do publicznej wiadomości informacji o dofinansowaniu zadania przez Województwo lub oświadczenie o zrealizowaniu tych czynności; 8) inne dokumenty mogące mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonania zadania. 13. Zadanie rozlicza właściwa komórka organizacyjna. Prawidłowość rozliczenia stwierdzają: pracownik sporządzający rozliczenie, bezpośredni przełożony /koordynator oraz dyrektor komórki organizacyjnej, który zatwierdza kartę oceny realizacji zadania. Ewentualne wątpliwości rozstrzyga Zarząd Województwa. 14. Dla sprawozdań złożonych po terminie wymagana jest akceptacja dyrektora komórki organizacyjnej. 15. Akceptacja rozliczenia dotacji przez Skarbnika Województwa jest równoznaczna z jego przyjęciem. 16. Rozliczenia dotacji dokonuje się w oparciu o kartę oceny realizacji zadania publicznego stanowiącą załącznik nr 4 do uchwały Nr 44/1719/16 Zarządu Województwa Kujawsko- Pomorskiego z dnia 9 listopada 2016 r. 13