SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW KONKURSU NA ORGANIZACJĘ ZAWODÓW W RAMACH CENTRALNEGO TERMINARZA IMPREZ POLSKIEGO ZWIĄZKU ORIENTACJI SPORTOWEJ

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW KONKURSU NA ORGANIZACJĘ ZAWODÓW W RAMACH CENTRALNEGO TERMINARZA IMPREZ POLSKIEGO ZWIĄZKU ORIENTACJI SPORTOWEJ w roku ORGANIZATOR KONKURSU: Polski Związek Orientacji Sportowej, Al. Jerozolimskie 30/21, Warszawa zwany w dalszej części dokumentu Związkiem lub PZOS. 2. TRYB: Postępowanie prowadzi się w trybie konkursu ofert. 3. KOMISJA KONKURSOWA W skład komisji wchodzą: 1. Przewodniczący Komisja Kontroli i Organizacji Zawodów 2. Przewodniczący Komisji NBnO, RJnO i OP (dla zawodów w NBnO, RJnO lub OP) 3. Przewodniczący Podkomisji Kartograficznej 4. Przewodniczący Komisji Marketingu Głos doradczy mają: 1. Przewodniczący Komisji Międzynarodowej, 2. Trenerzy kadr 4. PRZEDMIOT POSTĘPOWANIA 1. Przedmiotem niniejszego postępowania jest wyłonienie organizatorów zawodów Centralnego Terminarza Imprez PZOS w RJnO, w BnO, w OP, w NBnO, Grand Prix Polonia w BnO. 2. PZOS zastrzega sobie prawo do modyfikacji oraz negocjacji terminu i miejsca organizacji zawodów do czasu podpisania umowy. 3. W trakcie trwania postępowania konkursowego, oferenci mogą zwracać się do Związku o dodatkowe informacje pocztą elektroniczną na adres: biuro@zielonysport.pl z tematem Konkurs CTZ. 5. PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA: 1. Zawody mistrzowskie (MP, KMP) powinny umożliwić przygotowanie zawodników kadry Polski do imprez głównych. 2. Zawody organizowane są z zachowaniem zasady najniższych kosztów udziału. 3. Organizacja zawodów powinna zapewniać możliwość przyjazdu większości uczestników w dniu zawodów pierwszego dnia. 4. Organizator Mistrzostw Polski w Długodystansowym BnO będzie miał pierwszeństwo w ubieganiu się o organizację Pucharu Najmłodszych, o ile przystąpi on do konkursu. 5. Organizatorzy tradycyjnych zawodów wielodniowych w BnO (Grand Prix Mazowsza, Puchar Bałtyku, Puchar Wawelu, Limanowa Cup i Grand Prix Pomorza) potwierdzają organizację w tradycyjnym terminie poprzez złożenie oferty konkursowej w I terminie. W przypadku nie wpłynięcia oferty w I terminie daty te zostaną uwolnione dla innych oferentów. 6. Oferty na organizację Grand Prix Polonia składane na dłużej niż 1 rok będą preferowane.

2 7. W dniach Polska będzie organizatorem Igrzysk Światowych WG2017. Priorytetem będzie organizacja zawodów otwartych w terenach WG2017. Inne zawody CTZ nie mogą być organizowane w tym terminie. 6. WARUNKI 1. Jeden organizator może złożyć dowolną liczbę ofert w każdej kategorii. 2. Oferty należy składać na obowiązującym wniosku. 3. Punktacja Wybór terenu zawodów odpowiedniego do rangi zawodów (0-5pk) waga 50; Doświadczenie w organizacji (0-5pk) - waga 20; Proponowany zespół głównych organizatorów (główny kartograf, budowniczy tras, sędzia główny) (0-5pk) waga 10; Propozycja zastosowanie nowych technologii (0-5pk) - waga 10; Marketing, promocja, inne (0-5pk) waga 10; 4. Jedynym kryterium wyboru oferty jest łączna punktacja przyznana przez Komisję Konkursową, 7. INFORMACJE DOTYCZĄCE SKŁADANIA OFERT 1. Oferty należy dostarczyć w formie elektronicznej na adres: biuro@zielonysport.pl 2. Oferty dostarczone po terminie zostaną odrzucone i nie będą rozpatrywane. 3. Składane oferty będą rozpatrywane jedynie w przypadku spełnienia wymagań sprecyzowanych w niniejszej specyfikacji. 4. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim i złożona w jednym egzemplarzu. 5. Oferta, łącznie ze wszystkimi załącznikami, powinna być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta. Pełnomocnictwo do podpisania oferty należy dołączyć do oferty, o ile nie wynika to z innych dokumentów załączonych przez Oferenta. W przypadku załączenia kopii dokumentów niezbędne jest ich potwierdzenie za zgodność z oryginałem. PZOS ma prawo zażądać przedstawienia oryginałów dokumentów lub kopii potwierdzonych notarialnie. 6. Złożenie kompletnej oferty w przewidzianym terminie jest równoznaczne z akceptacją przez Oferenta wszelkich warunków postępowania zawartych w Specyfikacji Istotnych Warunków Konkursu. 8. TERMINY 1. Oferty powinny być dostarczone do PZOS w nieprzekraczalnym terminie, do godziny 24:00, dnia r. (I termin). Za chwilę skutecznego doręczenia oferty nadesłanej drogą elektroniczną, uznaje się chwilę, w której przyjęcie oferty zostanie potwierdzone przez biuro PZOS. 2. Oferty zgłoszone w konkursie CTZ2017 ogłoszonym w roku 2014 zachowują ważność. 3. Rozpatrzenie ofert nastąpi w ciągu dziesięciu dni roboczych od wyznaczonego terminu ich złożenia, bez udziału Oferentów. 4. Przewidywany termin zatwierdzenia wyboru oferty, został określony na 20 dni roboczych od daty wskazanej w ust. 2. Wyniki konkursu w formie kalendarza CTZ zostaną opublikowane na stronie internetowej PZOS. 5. Przewidywany termin podpisania umowy pomiędzy Oferentem i PZOS, został określony na 25 dni roboczych od daty publikacji wyników konkursu na stronie internetowej PZOS. Brak podpisania umowy w podanym terminie jest równoważny z rezygnacją oferenta z organizacji zawodów. 6. PZOS przewiduje możliwość ogłoszenia kolejnych etapów konkursu. 9. WARUNKI UCZESTNICTWA W POSTĘPOWANIU 1. Ofertę w konkursie może złożyć wyłącznie jednostka będąca członkiem PZOS z opłaconą składką członkowską za rok 2015.

3 2. Złożenie kompletnej oferty w przewidzianym terminie jest równoznaczne z akceptacją przez Oferenta wszelkich warunków postępowania zawartych w Specyfikacji Istotnych Warunków Konkursu. 10. ZAWARTOŚĆ OFERT 1. Oferta powinna zawierać: o Dane głównego organizatora o Miejsce i termin rozegrania zawodów wraz z miejscem (terenem) i terminem zapasowym (dotyczy zawodów mistrzowskich) o Miejsce lokalizacji centrum zawodów o Zespół głównych organizatorów o Termin zakończenia aktualizacji map i budowy tras o Informację o istniejących mapach wraz z ich elektroniczną kopią o Sposób i metoda aktualizacji map o Informację o organizowanych zawodach w ostatnich 5 latach o Inne dokumenty składane przez oferenta mające wpływ na ocenę oferty 11. INFORMACJE DODATKOWE 1. Związek odpowie na pytania dostarczone mu najpóźniej na trzy dni przed upływem terminu składania ofert. Pytania wpływające po tym terminie pozostaną bez odpowiedzi. Odpowiedzi na pytania, wraz z treścią pytań, będą niezwłocznie przesyłane do wszystkich uczestników konkursu bez podania źródła zapytania, pocztą elektroniczną na podane przez nich adresy. 2. Oferent ponosi wszelkie koszty związane ze sporządzeniem oferty i uczestnictwem w postępowaniu. PZOS w żadnym wypadku nie będzie zobowiązany do ich pokrycia. 3. Postępowanie nie podlega Ustawie z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U nr 113, poz. 759 ze zmianami). 4. PZOS zastrzega sobie prawo do przyjęcia, odrzucenia oferty lub rezygnacji z postępowania konkursowego bez podania przyczyny albo zamknięcia konkursu bez dokonania wyboru. 5. Warunki konkursu mogą być zmienione lub odwołane przez PZOS. 6. Terminarz BnO na rok Imprezy Mistrzowskie Długodystansowe MP start masowy Cała Polska Biega i Jeździ z Mapą KMP bieg klasyczny i bieg sztafetowy (sztafeta klubowa) Puchar Najmłodszych MP bieg klasyczny i MP bieg sztafetowy MP bieg nocny i MP bieg średniodystansowy 8. Terminarz OP na rok Imprezy Mistrzowskie MP PreO i MP TempO 9. Organizator MP w biegu sprinterskim i MP w sztafetach sprinterskich ( ) został wybrany w konkursie ogłoszonym w roku Jest nim KU AZS UMCS Lublin. Wykaz załączników: Załącznik nr 1 ramowy wzór oferty. Załącznik nr 2 ramowy wzór umowy.

4 OFERTA CTZ Załącznik nr 1 ramowy wzór oferty POLSKI ZWIĄZEK ORIENTACJI SPORTOWEJ Wnioskodawca NAZWA IMPREZY TERMIN IMPREZY TERMIN REZERWOWY KIEROWNIK IMPREZY: KONTAKT- ADRES, TELEFON SĘDZIA GŁÓWNY BUDOWNICZY TRAS MAPY KARTOGRAF TERMIN ZAKOŃCZENIA PRAC W TERENIE PLANOWANY TERMIN ZAKOŃCZENIA DRUKU MAPY CHARAKTERYSTYKA TERENU ZAWODÓW zasadniczego i alternatywnego GMINA WIĘKSZE MIASTO W POBLIŻU FRAGMENT MAPY zasadniczej i alternatywnej MOŻLIWOŚCI DOJAZDU INNE MOŻLIWOŚCI NOCLEG, WYŻYWIENIE, PROGRAM TURYSTYCZNY SZCZEGÓLNE ATUTY OFERTY DOTYCHCZASOWE DOŚWIADCZENIE PRZY ORGANIZACJI ZAWODÓW ZASOBY RZECZOWE, OSOBOWE I FINANSOWE DO WYKONANIA WNIOSKOWANEGO ZADANIA (własne i/lub pozyskane) Podpisy osób uprawnionych do reprezentowania zgodnie ze Statutem. (pieczęć wnioskodawcy)

5 UMOWA NR zawarta w Warszawie w dniu.. pomiędzy: Polskim Związkiem Orientacji Sportowej reprezentowanym przez: 1. Jerzy Antonowicz - Prezes PZOS 2. imię i nazwisko - Sekretarz PZOS zwanym dalej Zlecającym, a: reprezentowanym przez: zwanym dalej Organizatorem, następującej treści: 1 Zlecający przekazuje, a Organizator przyjmuje do realizacji zadanie w zakresie współorganizacji. 2 Umowa została zawarta na okres. Załącznik nr 2 ramowy wzór umowy. 3 Przyjmujący zobowiązany jest do: 1. Wykonania zadania określonego w 1 z należytą dbałością o jego wartość merytoryczną i oszczędne gospodarowanie środkami. 2. Uzyskania zgody kontrolera zawodów lub innej osoby wyznaczonej przez PZOS na przeprowadzenie zawodów w proponowanym terenie lub zmiana terenu na alternatywny, w przypadku, gdyby teren zasadniczy został uznany za nieodpowiedni. 3. Zatwierdzenia na minimum 90 dni przed zawodami biuletynu nr 1 (regulamin) a na 15 dni przed biuletynu nr 2 (komunikat techniczny). Wymienione dokumenty powinny zostać przesłane w edytowalnym pliku na adres biuro@zielonysport.pl 4. Zapewnienia obsługi zawodów poprzez licencjonowanych sędziów, kartografów i budowniczych tras. 5. Realizacji zaleceń kontrolera zawodów powołanego przez PZOS. 6. Przesłanie w ciągu 3 dni po zakończeniu zawodów w formie elektronicznej na adres: biuro@zielonysport.pl protokołu zawodów wraz z wynikami w wymaganym przez regulaminy PZOS formacie. 7. Przekazania w ciągu 30 dni po zawodach wykorzystanych map z trasami. 8. Wpłaty w terminie 30 dni po zakończeniu zawodów na rzecz PZOS 10% z pobranego wpisowego zgodnie z Regulaminem finansowym Polskiego Związku Orientacji Sportowej. 9. Uznania nałożonej przez PZOS kary i uregulowanie jej w ciągu 30 dni po zakończeniu imprezy w przypadku nie wywiązania się z warunków organizacyjnych imprezy, wynikających z przepisów PZOS i niniejszej umowy. 10. Zabezpieczenia uczestnikom odpowiednich warunków bytowych na arenie zawodów. 11. Ubezpieczenia organizacji zawodów w zakresie NNW/OC. 12. Pokrycia kosztów pobytu kontrolera w czasie wykonywania przez niego powierzonych zadań. 13. Zastosowania elektronicznego systemu potwierdzania punktów kontrolnych SportIdent lub innego zatwierdzonego przez PZOS. 14. Dbałości o dobry wizerunek PZOS i oficjalnych partnerów związku oraz wykazanie partnerstwa PZOS w realizacji w/w zadania poprzez umieszczenie logo, banerów, nazwy w biuletynach,

6 na stronie zawodów, w materiałach promujących imprezę oraz wyeksponowania podczas zawodów banerów lub flag PZOS i oficjalnych sponsorów wspierających PZOS w centrum zawodów, w okolicach startu i mety. 15. Przeprowadzenia analizy, jakie akty prawne regulują warunki przeprowadzenia imprezy i stosowania się do nich i. 16. Przeprowadzenia analizy ryzyka związanego z organizacją imprezy oraz do podjęcia kroków zmierzających do jego minimalizacji ii. 17. Zapewnienia głównego zespołu organizatorów w składzie: o Sędzia Główny -.. o Budowniczy Tras -.. o Główny Kartograf -.. o Obsługa IT Zlecający zobowiązany jest do: 1. Sprawowania nadzoru merytorycznego. 2. Zatwierdzenia terenu zawodów. 3. Wystawienia na prośbę Organizatora zaświadczeń o organizacji zawodów w celu okazania ich instytucjom, władzom samorządowym itd. 4. Zatwierdzenia Biuletynów zawodów nr 1 i nr Umieszczenia na stronie internetowej PZOS regulaminu i wyników zawodów. 6. Umieszczenia na stronie internetowej PZOS logo zawodów. 7. Powołania kontrolera zawodów będącego oficjalnym przedstawicielem PZOS. 8. Pokrycia kosztów dojazdu kontrolera zawodów celem wykonania powierzonych zadań. 9. Pokrycia kosztów ryczałtu dla kontrolera zawodów zgodnie z obowiązującym regulaminem finansowym PZOS. 5 Prawa i obowiązki stron nie mogą być przenoszone na osoby trzecie. 6 Zlecający zastrzega sobie pełne prawo kontrolowania wykonania zadania, pod względem merytorycznym, zarówno w trakcie jak i po jego realizacji. 7 Umowa może być rozwiązana ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naruszania przez Organizatora postanowień niniejszej umowy lub za porozumieniem stron w przypadku wystąpienia okoliczności, za które Strony nie ponoszą odpowiedzialności, a które uniemożliwiają wykonanie umowy. 8 Wszystkie zmiany do Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 9 W przypadku dofinansowania organizowanej imprezy przez PZOS strony podpiszą stosowny aneks. 10 Umowę sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. i Analiza przeprowadzona przez organizatora powinna wykazać w szczególności, czy organizowanej imprezy dotyczą lub nie dotyczą, np. ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, o lasach, Prawo o Ruchu Drogowym, rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci

7 i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania, itd., a także czy konieczność stosowania się do nich nie wynika z wymagań MSiT czy innej instytucji/agencji rządowej lub samorządowej ii Należy przeprowadzić analizę ryzyka czynników mogących doprowadzić do naruszenia przepisów obowiązujących aktów prawnych, przepisów i regulaminów PZOS, zasad sprawiedliwości sportowej oraz wpływu czynnika ludzkiego i awarii sprzętu lub oprogramowania, itd. na sprawne przeprowadzenie imprezy.