Pozostałe pojęcia pisane w Regulaminie wielką literą niewyjaśnione powyżej mają znaczenie nadane im w Statucie Stowa rzyszenia oraz Kodeksie Dobrych

Transkrypt

1 Regulamin Pracy Komisji Etyki Zawodowej Regulamin Pracy Komisji Etyki Zawodowej opracowano na podstawie Kodeksu Dobrych Praktyk Brokerskich oraz S tatutu Stowarzyszenia Brokerów Ubezpieczeniowych w Polsce. Poniższym pojęciom nadano w Regulaminie następujące znaczenia: Komisja zwana również Komisją Etyki Komisja Etyki Zawodowej działająca przy Stowarzyszeniu; Stowarzyszenie Stowarzyszenie Brokerów Ubezpieczeniowych w Polsce z siedzibą w Warszawie; Regulamin niniejszy regulamin pracy Komisji; Wnioskodawca osoba zainteresowana wszczęciem postępowania przed Komisją w przedmiocie przestrzeganiu norm etyki zawodowej przez Członków Stowarzyszenia; Strona - strona postępowania przed Komisją będąca uczestnikiem rynku ubezpieczeniowego tj. Brokerem Ubezpieczen iowym, Ubezpieczającym, Ubezpieczonym, Klienta Brokera Ubezpieczeniowego, którego dotyczy sprawa; Strony Wnioskodawca łącznie ze Stroną. Pozostałe pojęcia pisane w Regulaminie wielką literą niewyjaśnione powyżej mają znaczenie nadane im w Statucie Stowa rzyszenia oraz Kodeksie Dobrych Praktyk Brokerskich. I. Zakres prac Komisji 1. Komisja rozstrzyga wszelkie sprawy związane z naruszeniem postanowień Kodeksu Dobrych Praktyk Brokerskich. Komisja podejmuje uchwały w zakresie: a. opinii o przestrzeganiu norm etyki zawodowej przez Członków Stowarzyszenia w postępowaniu wszczętym na wniosek Wnioskodawcy; b. wniosku Komisji do Walnego Zebrania Członków o wykluczenie Członka ze Stowarzyszenia za działalność sprzeczną ze Statutem Stowarzyszenia; c. formułowania norm etyki zawodowej obowiązującej Brokerów Ubezpieczeniowych celem przedstawienia Walnemu Zebraniu Członków Stowarzyszenia propozycji zmian Kodeksu Dobrych Praktyk Brokerskich oraz Kodeksu Etyki. 2. Komisja działa i obraduje na podstawie Statutu Stowarzyszenia, Kodeksu Dobrych Praktyk Brokerskich, Regulaminu oraz uchwał Walnego Zebrania Członków.

2 3. Skład Komisji, jej kadencję oraz sposób wyboru reguluje Statut Stowarzyszenia. 4. Członkowie Komisji działają w dobrej wierze w celu przestrzegania Kodeksu Dobrych Praktyk Brokerskich, Kodeksu Etyki, dobrych zwyczajów kupieckich, Umów Serwisu Brokerskiego zawartych przez brokerów ubezpieczeniowych będących Członkami Stowarzyszenia, rozpatrując przypadki ich naruszenia przez Brokera, Ubezpieczającego, Ubezpieczonego lub Klienta Broker a. II. Tryb zbierania się Komisji 1. Członek Komisji ma prawo i obowiązek uczestnictwa w jej posiedzeniach. 2. Komisja odbywa posiedzenia nie rzadziej niż dwa razy w roku. 3. Posiedzenie Komisji zwołuje pismem poleconym, faksem bądź pocztą elektroniczną, Przewodniczący Komisji lub upoważniony przez niego Wiceprzewodniczący, podając proponowany porządek obrad, miejsce i godzinę posiedzenia. 4. Przewodniczący Komisji zawiadamia Członków o posiedzeniu na 7 dni przed wyznaczonym terminem Posiedzenia. 5. Z inicjatywą zwołania posiedzenia może wystąpić do Przewodniczącego każdy z Członków Komisji podając cel i proponowany program posiedzenia. W takim wypadku Przewodniczący Komisji po rozpatrzeniu wniosku obowiązany jest zwołać posiedzenie w ciągu 30 dni od daty jego wpłynięcia. 6. W posiedzeniach Komisji, obok Członków Komisji, mogą uczestniczyć bez prawa głosu osoby zaproszone przez Przewodniczącego Komisj i na żądanie choćby jednego Członka Komisji. 7. Obrady Komisji są protokołowane, głosowanie jest tajne. 8. Członek Komisji nie może z asiadać w składzie orzekającym Komisji w sprawach: w których jest jedną ze Stron, dotyczących pośrednio lub bezpośrednio jego interesów prawnych lub faktycznych; swego małżonka, osoby z którą pozostaje w faktycznym pożyciu, jego krewnych lub powinowatych w linii prostej, krewnych bocznych do czwartego stopnia i powinowatych bocznych do drugiego stopnia, a także osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. 9. Każda ze Stron może wnioskować o wyłączenie Członka Komisji ze składu orzekającego w przypadku, gdy istnieją uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności w danej sprawie. Wniosek

3 o wyłączenie Członka Komisji rozpatrywany jest przez pełny skład Komisji z wyłączenie Członka Komisji, którego wniosek dotyczy. Każda ze Stron może wnieść tylko jeden wniosek o wyłączenie w odniesieniu do danego Członka Komisji, a decyzja Komisji w przedmiocie wyłączenia jest ostateczna. 10. W przypadku wyłączenia Członka Komisji ze składu orzekającego w sytuacjach określonych w pkt 8 oraz 9 powyżej do składu orzekającego powołany zostaje Członek Komisji do tej pory niezasiadający w składzie orzekającym. W przypadku braku takiej osoby Komisja powołuje do swojego składu Tymczasowego Członka Komisja spośród osób mogących zasiadać w Komisji. III. Tryb podejmowania uchwał 1. Uchwały zapadają zwykłą większością głosów. W sytuacji gdy liczba głosów jest równa rozstrzygający głos należy do Przewodniczącego Komisji. 2. Uchwały Komisji mogą być podejmowane za pośrednictwem poczty elektronicznej na podstawie zarządzenia Przewodniczącego Komisji. W takim wypadku wszyscy Członkowie Komisji muszą być poinformowani drogą elektroniczną o przedmiocie głosowania. Taki tryb głosowania jest ważny jeżeli uczestniczy w nim co najmniej 2/3 składu Komisji. 3. Po zakończeniu głosowania Przewodniczący Komisji winien sporządzić notatkę z przebiegu i wyników głosowania, przedstawić ją Członkom Komisji, a następnie załączyć do dokumentacji posiedzeń Komisji. IV. Tryb przyjmowania wniosków 1. Postępowanie przed Komisją jest poufne. 2. Podstawą wszczęcia postępowania jest wniosek o rozpatrzenie sprawy w związku z naruszeniem przynajmniej jednej z następujących regulacji: Kodeksu Dobrych Praktyk Brokerskich, Kodeksu Etyki Zawodowej, dobrych zwyczajów kupieckich, Umowy Serwisu Brokerskiego zawartych przez b rokerów ubezpieczeniowych będących członkami Stowarzyszenia. 3. Wszczęcie postępowania przed Komisją następuje na pisemny wniosek Wnioskodawcy złożony na adres Al. Solidarności 115/2, Warszawa, lub w formie elektronicznej na adres komisjaetyki@stowarzyszeniebrokerow.pl bądź alternatywnie stu@stowarzyszeniebrokerow.pl. 4. Wniosek o wszczęcie postępowania powinien zawierać:

4 Oznaczenie: TYTUŁEM: SKARGA DO KOMISJI ETYKI ZAWODOWEJ ; Określenie Wnioskodawcy; Zwięzły opis okoliczności, w których w ocenie Wnio skodawcy nastąpiło naruszenie Kodeksu Dobrych Praktyk Brokerskich, Kodeksu Etyki, dobrych zwyczajów kupieckich, Umów Serwisu Brokerskiego; Wskazanie Strony, która zdaniem Wnioskodawcy dopuścił a się naruszenia Kodeksu Dobrych Praktyk Brokerskich, Kodeksu Etyki, dobrych zwyczajów kupieckich, Umów Serwisu Brokerskiego ; Kopie całej posiadanej przez Wnioskodawcę kores pondencji i dokumentacji sprawy; 5. Komisja dokonuje wstępnego rozpoznania wniosku oraz jego przyjęcia do rozpoznania w składzie 3 osobowym. 6. W przypadku, gdy wniosek zawiera braki, Komisja wzywa Wnioskodawcę do ich usunięcie w terminie 14 dni. 7. W przypadku nieusunięcia przez Wnioskodawcę braków w określonym terminie, wniosek podlega odrzuceniu. W przypadku uzupełnienia dokumentacji po upływie wskazanego terminu, wniosek powinien zostać zarejestrowany jako nowo złożony. Komisja może podjąć decyzję o rozpatrzeniu sprawy także w przypadku, g dy braki nie zostały usunięte, lecz posiadane przez Komisję informacje pozwalają na merytoryczne rozpatrzenie wniosku. 8. Gdy wniosek o wszczęcie postępowania spełnia wymaga nia, o których mowa w sekcji IV pkt 4 Regulaminu, a także gdy ewentualne braki wniosku zostały usunięte, lub pomimo ich nieusunięcia możliwe jest rozpatrzenie sprawy zgodnie z e zdaniem trzecim pkt 7 powyżej, Komisja przyjmuje sprawę do rozpoznania. 9. Komisja decyduje o przyjęciu sprawy do rozpoznania w terminie nie dłuższym niż 14 roboczych od dnia otrzymania wniosku, od dnia otrzymania uzupełnienia jego braków, bądź też od dnia, w którym upłynął termin do jego uzupełnienia. Termin ten może zostać przedłużony na podstawie uzasadnionej decyzji Komisji zatwierdzonej przez Przewodniczącego Komi sji. V. Rozpatrywanie spraw 1. Komisja przesyła odpis wniosku Stronie, której Wnioskodawca zarzuca dopuszczenie się naruszenia, wzywając jednocześnie do przedstawienia w formie pisemnej wyjaśnień, pełnej dokumentacji oraz stano wiska w sprawie w terminie 14 dni od otrzymania wezwania. W przypadku gdy wyjaśnienia lub dokumentacja są niekompletne, Komisja może jednokrotnie zwrócić się do Strony o ich uzupełnienie, wyznaczając

5 termin odpowiedni dla danej sprawy, jednak nie krótszy 14-dniowy termin do ich dostarczenia. 2. W razie nieudzielenia odpowiedzi i stosownych wyjaśnień, Komisja rozpatrzy sprawę na podstawie informacji i dokumentów, przedstawionych przez Wnioskodawcę i/lub Stronę. 3. Komisja rozpatruje sprawy w składzie trzy osobowym podczas specjalnych posiedzeń. 4. Przed Komisję mogą zostać zaproszone Strony, a także inne osoby posiadające specjalistyczną wiedzę w zakresie problematyki rozpatrywanej sprawy (eksperci), których opinie mogą mieć charakter doradczy. Wniosek o zaproszenie osób posi adających specjalistyczną wiedzę może wnieść każdy z Członków Komisji, Wnioskodawca oraz Strona. Wniosek rozpatruje Komisja w składzie rozpatrującym sprawę. Warunkiem dopuszczenia ekspertów do postępowania jest uzyskanie od nich oświadczenia o zachowaniu poufności co do uzyskanych w toku postępowania informacji. 5. Członkowie Komisji zobowiązani są do zachowania w tajemnicy informacji jakie posiedli w procesie rozpatrywania sprawy. W razie zaproszenia innych osób spoza grona Komisji i Stron, Komisja przedstawiając problematykę w miarę możliwości utajni dane umożliwiające identyfikację Stron. 6. W toku postępowania Komisja bierze pod uwagę wszystkie okoliczności istotne dla rozstrzygnięcia sprawy, Kodeks Dobrych Praktyk Brokerskich, Kodeks Etyki oraz dobre obyczaje kupieckie rynku ubezpieczeniowego. 7. Rozstrzygając sprawę Komisja wydaje orzeczenie, w którym: Stwierdza bezzasadność złożonego wniosku; bądź Stwierdza, że doszło do naruszenia zasad w obszarach: Kodeksu Dobrych Praktyk Brokerskich, Kodeksu Etyki, dobrych zwyczajów kupieckich, Umów Serwisu Brokerskiego zawartych przez brokerów ubezpieczeniowych będących członkami Stowarzyszenia. 8. Po zakończeniu postępowania Komisja podejmuje uchwałę w przedmiocie opinii o przestrzeganiu norm etyki zawodowej przez Stronę, sporządza orzeczenie wraz z uzasadnieniem oraz doręcza je Stronom postępowania w terminie 14 dni od dnia zakończenia postępowania. 9. Komisja może zobowiązać Strony do podjęcia kroków mających na celu polubowne rozstrzygnięcie sporu, wydając zalecenia w tym zakresie. W takim przypadku Komisja może wydać: Zalecenia dotyczące naprawienia Szkody lub Szkody ubezpieczeniowej; Opinię w zakresie przestrzegania norm oraz możliwości zaistnienia odpowiedzialności w zakresie Następstwa

6 Nieprawidłowego Wypowiedzenia oraz Dodatkowego Następstwa Nieprawidłowego Wypowiedzenia jeżeli przesłanki w tym obszarze zaistniały w badanym sporze ; Karę nagany lub upomnienia wobec Brokera Ubezpieczeniowego będącego członkiem Stowarzyszenia ; Orzeczenie o cofnięciu Brokerowi Ubezpieczeniowemu Certyfikatu Jakości Zarządzania Ryzykiem z żądaniem zwrotu oryginału Certyfikatu w przypadku poważnego naruszenia zasad etyki, ogólnie przyjętych dobrych zwyczajów kupieckich, bądź istotnego, świadomego naruszenia warunków Umowy Serwisu Brokerskiego przez Brokera Ubezpieczeni owego. W przypadku wydania takiego orzeczenia, zwrot Certyfikatu powinien nastąpić w terminie 14 dni od dnia wydania decyzji z usunięciem wszelkich wzmianek dotyczących uprawnień do posługiwania się Certyfikatem z materiałów informacyjnych/ reklamowych Brokera Ubezpieczeniowego, w tym ze strony WWW Brokera Ubezpieczeniowego. 10. W sytuacji stwierdzenia rażącego naruszenia przez Brokera Ubezpieczeniowego Kodeksu Dobrych Praktyk Brokerskich, Kodeksu Etyki, dobrych zwyczajów kupieckich, Umów Serwisu Brokerskiego lub niezrealizowania zalecenia usunięcia przyczyn wskazanego naruszenia Komisja może wystąpić do Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia z wnioskiem o wykluczenie Członka ze Stowarzyszenia. 11. W terminie 30 dni od daty doręczenia orzeczenia Komisji Strony mogą zwrócić się do Komisji z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy wskazując nowe okoliczności, które nie zostały wcześniej ujawnione w sprawie. Wniosek taki Komisja rozpatrzy w terminie 30 dni roboczych od daty jego otrzymania w trybie przewidzianym dla rozpoznania wniosku uregulowanym w poprzednich paragrafach niniejszej sekcji. 12. W przypadku braku możliwości polubownego rozstrzygnięcia sporu, Strony mogą zwrócić się o rozstrzygniecie sporu między nimi do Sądu Arbitrażowego działającego przy Stowarzyszeniu. 13. Koszty własne postępowania przed Komisją Strony ponoszą we własnym zakresie. Koszty poniesione przez Komisję pokrywa Stowarzyszenie. 14. Akta spraw rozpatrywanych przez Komisję przechowywane są w archiwum Stowarzyszenia przez okres 5 lat od końca roku, w którym sprawa została ostatecznie rozstrzygnięta.