Załącznik nr 5 do SIWZ ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY

Transkrypt

1 Załącznik nr 5 do SIWZ ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY UMOWA NR :.. Zawarta w dniu.. w pomiędzy: Miastem Limanowa, ul. Jana Pawła II 9, Limanowa REGON..., NIP... Reprezentowanym przez: 1..., 2..., Zwanym/ą dalej Zamawiającym, a. REGON....., NIP....., Reprezentowanym/ą przez: 1..., Zwanym/ą dalej Wykonawcą, została zawarta umowa o następującej treści: 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest dostawa zintegrowanego systemu zarządzania Urzędem Miasta Limanowa wraz z instalacją, wdrożeniem i szkoleniem użytkowników. 2. Wdrożenie systemu zarządzania Urzędem zakłada planowy rozwój systemów informatycznych Urzędu. W szczególności system umożliwić ma wykonywanie wszystkich przewidzianych przez prawo oraz dobre praktyki urzędowe czynności, pozwalając na odzwierciedlenie pełnego sposobu realizacji spraw w systemie. System ma umożliwić rozwój elektronicznych usług publicznych poprzez integrację systemów wewnętrznych urzędu, udostępnienie danych z tych systemów obywatelom oraz integrację z Elektroniczną Skrzynką Podawczą udostępnianą przez/na platformie krajowej epuap. 3. Umowa obejmuje realizację następujących zadań: Etap 1 - Dostawa i instalacja oprogramowania wraz z wdrożeniem Etap 2 - Szkolenie użytkowników systemu 68 godzin skutecznego szkolenia 4. Szczegółowy opis przedmiotu umowy: 1) Wymagania dotyczące systemu: a. Wymagania dotyczące administracji systemem Zarządzanie użytkownikami systemu: zakładanie nowych użytkowników systemu i modyfikacja istniejących; nadawanie identyfikatora systemowego; rejestracja daty założenia; wprowadzanie i modyfikacja opisu użytkownika systemu; ustawianie i zmiana hasła; wymuszanie zmiany hasła przy pierwszym zalogowaniu do bazy danych; blokowanie i odblokowywanie konta użytkownika; przydzielanie podsystemów - nadawanie i odbieranie uprawnień do podsystemów; Strona 28

2 możliwość generowania zestawień typu: ewidencja użytkowników systemu, lista użytkowników wybranego podsystemu; definiowanie i modyfikacja czasu ważności hasła, definiowanie i modyfikacja liczby przechowywanych haseł historycznych, definiowanie i modyfikacja okresu przechowywania haseł historycznych, definiowanie liczby nieudanych prób zalogowania, definiowanie złożoności hasła (m. in. ilości znaków, wykorzystania małych, dużych liter, cyfr i znaków specjalnych); wykonywanie kopii zapasowych bazy danych, automatyzacja wykonywania kopii periodycznych, możliwość definiowania harmonogramu wykonywania kopii periodycznych, możliwość definiowania wielu harmonogramów wykonania kopii; możliwość wykonywania kopii całej bazy danych, automatyczne wykonywanie kopii na dysk lokalny, automatyczne utrzymywanie określonej liczby kopii bezpieczeństwa, prowadzenie dziennika wykonanych kopii bezpieczeństwa; powiadamianie o zaistniałych błędach i awariach wykonania kopii na podany adres . b. Wymagania ogólne dla dostarczanego systemu system musi umożliwiać definiowanie dowolnej ilości użytkowników; musi posiadać budowę modułową, a jednocześnie stanowić kompleksowy zintegrowany system zarządzania obejmujący swoim zakresem określoną powyżej funkcjonalność. Wymagane jest wzajemne współdziałanie aplikacji programowych poprzez powiązania logiczne i korzystanie ze wspólnych danych przechowywanych w serwerze bazy danych; system musi być zbudowany w technologii klient-serwer w oparciu o bazę danych SQL typu open source. Licencja bazy danych powinna obejmować możliwość przyłączenia nieograniczonej liczby użytkowników, nie ograniczać wielkości bazy, a ponadto nie może w żadne sposób ograniczać Zamawiającego w przypadku rozbudowy serwera np. o dodatkowe dyski, pamięci czy procesory, włączając w to również możliwością przeniesienia systemu na inny serwer; system musi być w całości spolonizowany, a więc posiadać polskie znaki i instrukcję obsługi po polsku dla użytkownika oraz administratora; system musi posiadać graficzny interfejs użytkownika gwarantujący wygodne wprowadzanie danych, bieżącą kontrolę poprawności wprowadzanych danych, przejrzystość prezentowania danych na ekranie oraz wygodny sposób wyszukiwania danych po dowolnych kryteriach; system musi pracować w środowisku sieciowym i posiadać wielodostępność pozwalającą na równoczesne korzystanie z bazy danych przez wielu użytkowników; system musi posiadać mechanizmy umożliwiające identyfikację użytkownika i ustalenie daty wprowadzenia i modyfikacji danych; system musi posiadać mechanizmy ochrony danych przed niepowołanym dostępem, nadawania uprawnień dla użytkowników do korzystania z modułów jak również do korzystania z wybranych funkcji; system musi posiadać słowniki wewnętrzne; system musi działać w środowisku zintegrowanych baz danych posiadającym następujące cechy: o relacyjność i transakcyjność; o komunikacja z aplikacjami w standardzie SQL. Strona 29

3 c. Wymagania ogólne dla dostarczanych rozwiązań system powstały w wyniku niniejszego zamówienia musi funkcjonować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; Zamawiający zastrzega sobie prawo zażądania testów poszczególnych funkcjonalności przed wyborem oferty; oferowane oprogramowanie w dniu składania ofert nie może być przeznaczone przez producenta do wycofania z produkcji, sprzedaży lub wsparcia technicznego; Zamawiający wymaga, by dostarczone oprogramowanie było oprogramowaniem w wersji aktualnej na dzień składania ofert; dla dostarczonego oprogramowania należy dostarczyć: o licencje; o nośniki instalacyjne; o instrukcje użytkownika i administratora. d. System musi obejmować swoim zakresem funkcjonalnym następujące obszary działalności Urzędu Miasta: d.1. Odpady komunalne moduł ewidencyjno wymiarowy 1 licencja umożliwienie założenie ewidencji na podstawie danych zaimportowanych z systemów podatkowych ( podatek od nieruchomości rolny i leśny osób fizycznych, prawnych); podgląd do danych z ewidencji podatkowej w zakresie wyłapania nowo założonych pozycji w zadanym okresie czasowym; powiązanie z Ewidencję Ludności w zakresie wykorzystania danych osobowych, weryfikacja ilości osób zameldowanych w danej nieruchomości w oparciu o Ewidencję Ludności; ewidencja nieruchomości, z których wywożone są odpady na podstawie złożonych deklaracji; wprowadzanie danych o nieruchomościach (zamieszkała, niezamieszkała, wytwarzająca odpad) oraz informacji o zastosowanych urządzeniach wodno-kanalizacyjnych; wprowadzenie danych dodatkowych o nieruchomości: umiejscowienie pojemników, pojemność pojemników, częstotliwość wywozu; naliczanie opłat zgodnie z indywidualną uchwałą rady gminy, wprowadzenie korekt opłaty wynikających z wprowadzonymi zmianami elementów składowych lub ze złożeniem nowej deklaracji z podziałem na okresy rozliczeniowe; obsługa wszczęć, wezwań, decyzji określających; możliwość realizacji kodów kreskowych na decyzjach; możliwość importu danych z deklaracji składanych w formie dokumentu elektronicznego rejestrowanie sprawozdań od przedsiębiorców odbierających odpady oraz generowanie sprawozdań rocznych; ewidencja zbiorników bezodpływowych oraz przydomowych oczyszczalni ścieków; ewidencja wraz z analizą wywiezionych odpadów komunalnych oraz nieczystości ciekłych; ewidencja przedsiębiorców prowadzących odbiór nieczystości ciekłych oraz rejestr działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych; rejestracja informacji o przeprowadzonych kontrolach; prowadzenie ewidencji punktów zbierania zużytego sprzętu elektrycznego; prowadzenie ewidencji punktów selektywnego zbierania odpadów komunalnych; możliwość eksportu danych z rejestru działalności regulowanej do CEIDG; możliwość przydziału nieruchomości do odpowiednich sektorów; rejestracja wydania danych osobowych; oparcie wprowadzanych danych w systemie o słownik TERYT; Strona 30

4 d.2. Odpady komunalne moduł księgowości 1 licencja księgowanie wpłat wraz z podpowiedzią odsetek w przypadku wpłat po terminie; możliwość zastosowania różnych rodzajów operacji księgowych umożliwiających analizę wpłat, np. wpłaty gotówkowe, wyciągi bankowe, przeksięgowania, zwroty wg podmiotów u których dokonano wpłaty; możliwość zablokowania zapisów księgowych do wybranej daty w przypadku uzgodnienia danego okresu obliczeniowego; możliwość korekty księgowania dla zapisów księgowych nie objętych blokadą zapisów; wydawanie decyzji o odroczeniu terminów płatności podatku, rozłożeniu zaległości na dodatkowe raty z możliwością zastosowania opłaty prolongacyjnej; drukowanie postanowień o sposobie zarachowania wpłaty; możliwość wydzielenia zaległości dotyczących przedsiębiorców; prowadzenie dziennika obrotów z możliwością drukowania wg zadanych kryteriów; prowadzenie ewidencji zaległości z możliwością wydawania oraz drukowania postanowień o wszczęciu postępowania, decyzji określających zaległość, upomnień oraz tytułów wykonawczych; współpraca z kasą pracującą w urzędzie z zastosowaniem kodów kreskowych do identyfikacji wpłacającego; automatyczne wykonanie sprawozdań RB-27 na podstawie zapisów księgowych; automatyczne wykonanie sprawozdań RBN na podstawie zapisów księgowych; podgląd z możliwością wydruku kartoteki konta z uwzględnieniem aktualnych odsetek do wszystkich zaległości; prowadzenie ewidencji upomnień, tytułów wykonawczych i postanowień o zarachowaniu wpłat; współpraca z czytnikami kodów kreskowych Obsługa płatności masowych możliwość przesyłania noty do systemu finansowo - księgowego d.3. Moduł do obsługi umów dzierżawy 1 licencja wprowadzenie informacji dotyczących umów dzierżawnych i dzierżawionych nieruchomości z możliwością podglądu na dane z ewidencji gruntów możliwość prowadzenia rat dla płatności typowych, nietypowych i cyklicznych, wprowadzenie informacji dotyczących płatników z możliwością wykorzystania informacji z Ewidencji ludności, tworzenie różnorodnych zestawień na podstawie wprowadzonych danych, zestawienie Rozliczenie umowy drukowanie zawiadomień generowanie faktur VAT na podstawie umów, Moduł musi zostać zintegrowany z obecnie posiadanym systemem Rejestr Opłat autorstwa firmy Rekord. d.4. Ewidencja umów z tytułu wieczystego użytkowania 1 licencja obsługa umów użytkowania wieczystego możliwość prowadzenia umów w ścisłym powiązaniu z danymi pochodzącymi z EGB obsługa naliczania VAT w górę i w dół wprowadzenie informacji dotyczących użytkowników z możliwością wykorzystania informacji z Ewidencji ludności prowadzenie historii zmian użytkowników wieczystych w jednostce rejestrowej prowadzenie historii zmian na działkach obsługa podwyżki stopniowanej drukowanie zawiadomień tworzenie różnorodnych zestawień na podstawie wprowadzonych danych możliwość generowania sprawozdań do excela Strona 31

5 Moduł musi zostać zintegrowany z obecnie posiadanym systemem Rejestr Opłat autorstwa firmy Rekord. d.5. System fakturowania 1 licencja wystawianie faktur VAT (dokumentów korygujących) możliwość wystawiania paragonów automatyczne naliczanie odpowiedniego % podatku VAT przy wystawianiu faktur i bieżąca kontrola naliczonego podatku VAT (od brutto, od netto) kompletna informacja dotycząca faktury (numer, data, pełna informacja o kontrahencie sposób i termin zapłaty, % podatku, terminy płatności, wartość faktury, wielkość naliczonego podatku itp.) obsługa kartoteki kontrahentów i kartoteki osób fizycznych wydruk faktur z możliwością podglądu przed wydrukiem możliwość tworzenia przez Użytkownika faktury o żądanej szacie graficznej i zawierającej wybrane dane zmienne prowadzenie kartoteki zawierającej kompletne dane dotyczące klientów m. in. numer identyfikacji podatkowej NIP, podział klientów wg dowolnych kryteriów tworzenie dowolnych zestawień dotyczących wystawionych faktur, sprzedanych usług, towarów i współpracujących kontrahentów współpraca z drukarkami możliwość tworzenia przez Użytkownika dowolnych tekstów z możliwością wykorzystania ich przy wystawianiu faktury możliwość wykorzystania słowników w trakcie wprowadzania danych ograniczenie dostępu do niektórych funkcji systemu w zależności od uprawnień poszczególnych operatorów możliwość generowania faktur od nadpłat z tytułu umów dzierżaw d.6. System finansowo-księgowy 3 licencje pełna zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi w zakresie zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, finansów publicznych, podatku od towarów i usług; możliwość prowadzenia wielu ksiąg oraz dzienników (rejestrów); równoległa ewidencja syntetyczna (konta księgi głównej) i analityczna (wg podziałki budżetowej); ewidencja danych wg klasyfikacji budżetowej jak i równolegle w tzw. układzie zadaniowym budżetu z zachowaniem zasady jednokrotnego wprowadzania dokumentów; możliwość prowadzenia wykonania w układzie klasyfikacji wydatków strukturalnych (Rb WS) ewidencja pozabilansowa; rejestr podatku VAT - naliczonego i należnego z podziałem wg rodzaju i stawek VAT; automatyczne dekretowanie danych pochodzących z systemów dziedzinowych; np. środki trwałe, wyposażenie, płace, rejestr umów (zaangażowanie); prowadzenie dzienników cząstkowych oraz jednego dziennika ciągłego; moduł rozrachunków z kontrahentami w tym windykacja należności wraz z zapewnieniem odpowiedniej korespondencji: uzgodnienie sald, wezwanie do zapłaty, noty odsetkowe; narzędzia weryfikacji poprawności wprowadzanych obrotów celem ujmowania w dziennikach tylko zapisów sprawdzonych (zatwierdzanie dokumentów, blokowanie rejestrów); pełen dostęp do danych archiwalnych, zarówno w ramach bieżącego roku obliczeniowego jak i lat ubiegłych; możliwość eksportu danych do zewnętrznych systemów (Budżet sprawozdawczy, przelewy) definiowanie reguł przeksięgowań, tworzenie na ich podstawie automatycznych przeksięgowań miesięcznych i rocznych Strona 32

6 automatyczne tworzenie BO, przeksięgowanie BO na podstawie bilansu przekształcenia import planu budżetowego z systemu budżetowego; ewidencji zmian planu budżetowego (decyzje kierowników jednostek) i możliwość wysłania ich w formie elektronicznej do zarządu JST. kontrola wartości kosztów, zaangażowania i wykonania budżetu w oparciu o plan budżetowy; tworzenie sprawozdań budżetowych oraz finansowych możliwość definiowania reguł sporządzania sprawozdań finansowych nadawanie uprawnień do poszczególnych ksiąg, dzienników, wydziałów budżetowych oraz rejestrów kontrahentów Moduł musi zostać zintegrowany z obecnie posiadanymi systemami Posesja, Firmy, Pojazd autorstwa firmy Rekord. d.7. System do analizy wykonania budżetu 1 licencja możliwość ewidencji danych wg klasyfikacji budżetowej jak i równolegle w tzw. układzie zadaniowym budżetu z zachowaniem zasady jednokrotnego wprowadzania dokumentów, z możliwością przypisywania wielu pozycji (paragrafów) klasyfikacji budżetowej do danego zadania; obsługa danych dla poszczególnych dysponentów budżetowych z możliwością ograniczenia lub wyłączenia dostępu do danych budżetowych określonych dysponentów dla poszczególnych użytkowników programu; tworzenie planu dochodów i wydatków dla poszczególnych dysponentów możliwość ewidencji uchwał budżetowych w dokładności do grup paragrafów wg nowej ustawy o finansach publicznych; drukowanie uchwał jako załączników; ewidencja dokumentów planu budżetowego z dokładnością do paragrafów; eksport uchwał i dokumentów planu budżetowego do programu Bestia; wysyłanie planu w formie elektronicznej do podległych jednostek budżetowych; możliwość importu dokumentów zmieniających plan (decyzji kierowników) z programu finansowo - księgowego eksploatowanego w jednostkach budżetowych; kartoteka miesięcznych sprawozdań jednostkowych z podległych jednostek budżetowych (m.in. RB-27S, RB-28S, RB-27ZZ, RB-50, RB-30S, RB-34S, RB-N, RB-Z, RB- WS, Bilans, Rachunek Zysków i Strat, Zestawienie Zmian Funduszu Jednostki); wczytywanie sprawozdań jednostkowych w formie elektronicznej z systemu sprawozdawczości budżetowej, Bestia i innych weryfikacja miesięczna i kwartalna wczytywanych sprawozdań; weryfikacja identyfikatora sprawozdania (zgodność z wersją papierową); kontrola zgodności planu jednostki z planem wg uchwał; agregowanie sprawozdań jednostkowych i sporządzanie sprawozdań zbiorczych oraz przesyłanie ich w formie elektronicznej do RIO za pośrednictwem programu Bestia (m.in. RB-27S, RB-28S, RB-27ZZ, RB-50, RB-30S, RB-34S, RB-N, RB-Z, RB-WS, Bilans, Rachunek Zysków i Strat, Zestawienie Zmian Funduszu Jednostki); możliwość przeglądania i grupowania danych na dowolnych poziomach struktury klasyfikacji budżetowej (dział - rozdział - paragraf - pozycja) lub na dowolnych poziomach struktury układu zadaniowego; przeglądanie kartoteki budżetowej według dowolnego, ustalanego przez Użytkownika tabelarycznego sposobu prezentacji danych; możliwość przedstawienia w kartotece budżetowej bieżących podsumowań na wielu poziomach grupowania danych; filtry danych uwzględniające rodzaj finansowania, grupy dysponentów, klasyfikację oraz zadania budżetowe; tworzenie zestawień o dowolnej dokładności obsługa archiwum z lat poprzednich prezentacja danych, wg stanu na dowolny dzień roku kalendarzowego; Strona 33

7 tworzenie różnorodnych zestawień; eksport danych i zestawień do arkuszy kalkulacyjnych Excel oraz OpenOffice d.8. Oprogramowanie dla potrzeb sprawozdawczości budżetowej 1 licencja Moduł musi umożliwiać dwustronną elektroniczną wymianę informacji w zakresie sprawozdań budżetowych i finansowych pomiędzy jednostką budżetową sporządzającą sprawozdanie a organem to sprawozdanie przyjmującym. Musi zapewniać sporządzenie kompletu sprawozdań wynikających z przepisów prawa, a w szczególności Rozporządzeń Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. generowanie planu budżetowego w systemie budżet i jego elektroniczna transmisja w postaci pliku do jednostki budżetowej; odczyt planu w jednostce; możliwość wypełnienia kompletnych sprawozdań budżetowych i finansowych; możliwość przygotowania kompletnych sprawozdań budżetowych i finansowych automatycznie w oparciu o zapisy na kontach księgowych z systemu finansowoksięgowego; weryfikacja poprawności danych na sprawozdaniach w układzie miesięcznym i kwartalnym; wydruki sprawozdań zgodnie z obowiązującymi rozporządzeniami; wysyłanie sprawozdań w formie elektronicznej do Zarządu Gminy; identyfikacja sprawozdań umożliwiająca weryfikację zgodności danych na wydruku z wersją elektroniczną; filtry danych umożliwiające analizę i wydruk sprawozdania częściowego. d.9.elektroniczny system zarządzania obiegiem spraw i dokumentów dla 18 użytkowników przechowywanie plików dokumentów w bazie danych, prosty, intuicyjny interfejs dostępu do danych poprzez przeglądarkę WWW wykorzystywanie wspólnych z systemami podatkowymi kartotek osób prawnych (kontrahentów) i osób fizycznych, wspólny system informowania o zdarzeniach dla zarządzania dokumentami i innych systemów dziedzinowych, wspólne repozytorium dokumentów dla systemu zarządzania dokumentami i systemów dziedzinowych, jednolity dostęp do korespondencji, spraw i dokumentów dla systemu zarządzania dokumentami i systemów dziedzinowych poprzez dedykowaną usługę sieciową (web service) z jednolitym systemem uprawnień do dokumentów, integracja z portalem analitycznym pozwalająca na podgląd dokumentów z poziomu tego portalu, integracja ze elektroniczną skrzynką podawczą systemu epuap, obsługa spraw zgodnie z instrukcją kancelaryjną, zakładanie i znakowanie spraw w oparciu o klasyfikację RWA, obsługa elektronicznych teczek aktowych i spisów spraw, dekretacja spraw na wydziały i osoby, możliwość przypisywania uwag do spraw wyróżnianie kolorem spraw o określonym statusie rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej z automatyczną numeracją, wyszukiwarka korespondencji, dekretacja korespondencji na jednego lub wielu pracowników z jednoznacznym określeniem osoby odpowiedzialnej, możliwość dekretacji na grupy pracowników, Strona 34

8 możliwość przypisywania uwag do korespondencji w trakcie dekretacji i niezależnie od niej, możliwość zadekretowania wstępnego terminu załatwienia dla korespondencji, historia dekretacji, obsługa wielu miejsc rejestracji korespondencji, obsługa wielu rejestrów korespondencji, obsługa listy podmiotów powiązanych (osób fizycznych i/lub prawnych) z korespondencją, możliwość rejestracji korespondencji bezpośrednio z programu możliwość rejestracji wysyłki korespondencji w jednej kopercie możliwość tworzenia specjalnie oznaczonych kopii korespondencji przechowywanie dokumentów własnych w folderach o strukturze hierarchicznej, obsługa wersjonowania plików związanych z dokumentem, obsługa wersjonowania dokumentów, możliwość tworzenia dokumentów powiązanych, obsługa operacji zatwierdzania dokumentu własnego przez jednego lub wielu pracowników, obsługa operacji potwierdzenia zapoznania się z dokumentem własnym przez pracownika, automatyczne wersjonowanie przy edycji pliku zatwierdzonego, dekretacja dokumentu własnego na jednego lub wielu pracowników z jednoznacznym określeniem osoby odpowiedzialnej, możliwość przypisywania uwag do dokumentu własnego w trakcie dekretacji i niezależnie od niej, obsługa statusów dokumentów obsługa wielu rejestrów dokumentów, automatyczne generowanie dokumentów na podstawie szablonów, prosta edycja istniejących szablonów z poziomu programu obsługa listy podmiotów (osób fizycznych i/lub prawnych) powiązanych z danym dokumentem, możliwość tworzenia specjalnie oznaczonych kopii dokumentów. możliwość przekazywania dokumentów własnych do wysyłki do pracownika rejestrującego korespondencję wychodzącą, zaawansowany system uprawnień - do folderów dokumentów, dokumentów, rodzajów spraw, funkcjonalności (role), obsługa zastępstw, logowanie kontekstowe do systemu, raporty predefiniowane i szybkie tworzone z okien programu, organizacja raportów w hierarchiczny, wielopoziomowy układ grup, łączenie raportów w wielopoziomowe układy hierarchiczne poprzez mechanizm odnośników z przekazywaniem parametrów różne raporty podrzędne wywoływane są przez kliknięcia w odnośniki w raportach nadrzędnych (mechanizm drill down i drill through), możliwość prezentacji graficznej raportów w postaci wykresów wydruk kopert na podstawie informacji z dokumentów przeznaczonych do wysyłki dostęp do udostępnionej dla danego systemu dziedzinowego korespondencji przychodzącej i wychodzącej w ramach posiadanych uprawnień użytkownika, wyszukiwarka korespondencji, podgląd plików korespondencji, dostęp do informacji o dekretacji i przypisanej sprawie, dostęp do udostępnianej dla danego systemu dziedzinowego listy spraw w ramach posiadanych uprawnień użytkownika, wyszukiwarka spraw, dostęp do korespondencji i dokumentów w sprawie w ramach posiadanych uprawnień, możliwość związania sprawy z obiektami w systemie dziedzinowym, Strona 35

9 możliwość tworzenia dokumentów w repozytorium na podstawie danych z systemu dziedzinowego, możliwość akceptowania (zatwierdzania) dokumentów, możliwość związania dokumentu z obiektami w systemie dziedzinowym, możliwość przekazywania dokumentów do wysyłki do pracownika rejestrującego korespondencję wychodzącą, automatyczne wersjonowanie przy edycji pliku zaakceptowanego, e. Zakres wdrożenia systemów e.1. Instalacja i konfiguracja oprogramowania na serwerze. e.2. Dostawa licencji; e.3. Przygotowanie serwera bazodanowego do pracy z systemem; Weryfikacja i aktualizacja mikrokodów urządzeń (firmware): o BIOS; o Karty rozszerzeń; o dyski; instalacja i konfiguracja systemu operacyjnego; instalacja i konfiguracja dodatkowych usług niezbędnych do prawidłowego działania systemu zintegrowanego; testowanie konfiguracji; instalacja, konfiguracja i testowanie serwera bazodanowego; instalacja i konfiguracja oprogramowania do archiwizacji danych; konfiguracja harmonogramu archiwizacji systemu operacyjnego i bazy danych wraz z testowaniem konfiguracji. e.4. Przygotowanie serwera aplikacji do pracy z systemem Weryfikacja i aktualizacja mikrokodów urządzeń (firmware): o BIOS; o Karty rozszerzeń; o dyski; instalacja i konfiguracja systemu operacyjnego; instalacja i konfiguracja dodatkowych usług niezbędnych do prawidłowego działania systemu zintegrowanego; instalacja i konfiguracja oprogramowania do zarządzania serwerem dołączanego do serwera przez producenta; testowanie konfiguracji. 2) Wymagania formalno-prawne Dostarczone oprogramowanie winno być zgodne z obowiązującym stanem prawnym we wszystkich dziedzinach funkcjonowania obsługiwanej przez system jednostki, w szczególności musi spełniać wszelkie wymagania stawiane normami z zakresu finansów publicznych. System musi zapewniać przestrzeganie procedur kontroli finansowej, zgodnie z obowiązującymi standardami w tym zakresie. 3) Przeprowadzenie skutecznych szkoleń 68 godzin a) Szkolenia pracowników Do każdego modułu wspomagającego obsługę obszarów działalności urzędu będących przedmiotem niniejszego zamówienia, Zamawiający wskaże osoby, które Wykonawca przeszkoli. W każdej grupie użytkowników modułu wspomagającego do przeszkolenia zostanie wskazany przez Zamawiającego lider, który dodatkowo zostanie przeszkolony w zakresie możliwości parametryzacji aplikacji będącej przedmiotem szkolenia oraz będzie osobą odpowiedzialną za kontakt z Wykonawcą w zakresie merytorycznej obsługi systemu. Strona 36

10 Szkolenia będą realizowane w pomieszczeniach i na sprzęcie udostępnionym przez Zamawiającego w terminach uzgodnionych z Zamawiającym. Nie przewiduje się przeprowadzania szkoleń typu e-learning w zastępstwie szkoleń tradycyjnych. b) Szkolenia administratorów: Wykonawca przeszkoli 2 osoby pełniące obowiązki administratorów wskazanych przez Zamawiającego w zakresie zarządzania użytkownikami i uprawnieniami, zabezpieczania i odtwarzania danych. Wykonawca zapewni przeszkolenie administratora wskazanego przez Zamawiającego w zakresie administracji i konfiguracji zaoferowanego sieciowego systemu operacyjnego. Szkolenie musi obejmować, co najmniej instalację, konfigurację systemu operacyjnego oraz usług sieciowych udostępnianych przez serwer, administrację, zarządzanie użytkownikami i ich uprawnieniami, utrzymanie bieżące, tworzenie kopii bezpieczeństwa, odtwarzanie systemu operacyjnego po awarii. Nie przewiduje się przeprowadzania szkoleń typu e-learning w zastępstwie szkoleń tradycyjnych. c) Dokumentacja: Wykonawca przed rozpoczęciem szkolenia dostarczy do każdego modułu będącego przedmiotem niniejszego zamówienia, dokumentację w języku polskim w postaci elektronicznej i papierowej (w ilości 1 sztuki), zawierającą : opis ogólnych informacji o systemie (poruszanie się po systemie); opis słowników aplikacji; opis parametryzacji aplikacji możliwej do wykonania przez użytkowników merytorycznych liderów, administratora; opis wszystkich funkcji dostępnych w aplikacji; opis wraz z procedurami instalacji i konfiguracji całego systemu od instalacji systemu operacyjnego do uruchomienia aplikacji klienckiej na stanowisku użytkownika; opis struktury zbiorów danych wskazujących zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi, plan odtwarzania systemu po awarii. 2 Termin wykonania zamówienia, gwarancja i asysta techniczna 1. Termin wykonania zamówienia: 1) Etap 1 - Dostawa i instalacja oprogramowania wraz z wdrożeniem: 21 dni od dnia podpisania umowy 2) Etap 2 - Szkolenie użytkowników systemu: 2 miesiące od podpisania umowy 3) asysta techniczna 36 miesięcy od dnia podpisania protokołu instalacji 2. Wykonawca udzieli 36 miesięcznej gwarancji i 36 miesięcznej asysty technicznej na dostarczone oprogramowanie (okres gwarancji i asysty technicznej rozpoczyna się z dniem podpisania protokołu instalacji). 3. W ramach gwarancji Wykonawca będzie świadczył nieodpłatnie następujące usługi przez okres 36 miesięcy od daty podpisania protokołu instalacji: 1) usuwanie usterek i awarii systemów objętych umową w następujących terminach: * przystąpienie do usunięcia awarii lub zaproponowania zastępczej metody pracy, aż do momentu całkowitego usunięcia awarii w terminie 24 godzin (z wyłączeniem dni wolnych od pracy) * awaria rozumiana jest jako niepoprawne działanie oprogramowania, które jest niemożliwe do samodzielnego usunięcia przez Zamawiającego, a uniemożliwia eksploatację systemu; Strona 37

11 * przystąpienie do usunięcia usterki w terminie 3 dni roboczych - usterka to nieprawidłowe lub niezgodne z dokumentacją wykonywanie funkcji systemu, która jednak nie powoduje konieczności wstrzymania eksploatacji systemu; 4. W ramach asysty technicznej Wykonawca będzie świadczył następujące usługi przez okres 36 miesięcy od daty podpisania protokołu instalacji: 1) udzielanie konsultacji telefonicznych w dni robocze w godzinach pod numerami telefonów określonymi w umowie; 2) informowanie o zmianach w programach objętych umową (za pośrednictwem poczty elektroniczne na adres informatyk@miasto.limanowa.pl ); 3) aktualizowanie dokumentacji drukowanej i elektronicznej w ilości nie mniejszej niż określona w umowie; 4) dostarczania i instalacji nowych wersji programów zwiększających ich funkcjonalność oraz dostosowanych do wymogów prawnych obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej w terminach uzgodnionych z Zamawiającym nie później jednak niż 14 dni od ich stworzenia i jednocześnie na tyle wcześnie żeby Zamawiający mógł się przygotować do zmian obowiązujących przepisów prawa; 3 Wynagrodzenie i zapłata wynagrodzenia 1. Za wykonanie przedmiotu Umowy, określonego w 1 niniejszej Umowy, Strony ustalają wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości, złotych (słownie złotych:...). Wynagrodzenie obejmuje podatek VAT, w kwocie... złotych. 2. Cena, o której mowa w ust. 1 obejmuje następujące składniki: a) Dostawa i instalacja oprogramowania wraz z wdrożeniem oraz szkoleniem użytkowników opłata jednorazowa w wysokości... zł b) Asysta techniczna opłata miesięczna w wysokości... zł x 36 miesięcy =... zł 3. Wynagrodzenie ryczałtowe o którym mowa w ust 1. obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia, w tym ryzyko Wykonawcy z tytułu oszacowania wszelkich kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy, a także oddziaływania innych czynników mających lub mogących mieć wpływ na koszty. 4. Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu przedmiotu umowy nie może być podstawą do żądania zmiany wynagrodzenia ryczałtowego określonego w ust. 1 niniejszego paragrafu. 5. Wykonawca oświadcza, że jest płatnikiem podatku VAT, uprawnionym do wystawienia faktury VAT. 6. Wynagrodzenie nie będzie podlegało zmianom w trakcie trwania umowy. 7. Strony uzgadniają, że wypłata wynagrodzenia, nastąpi przelewem, na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę, po dostarczeniu Zamawiającemu faktury wystawionej na Miasto Limanowa, ul. Jana Pawła II 9, Limanowa, NIP: , w tym: a) Wynagrodzenie, o którym mowa w ust 2 pkt a) płatne w terminie 30 dni, licząc od daty dostarczenia Zamawiającemu faktury b) Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2 pkt a) płatne w okresach miesięcznych w terminie 14 dni, licząc od daty dostarczenia Zamawiającemu faktury za dany okres 8. Wykonawca przed i w trakcie realizacji zamówienia nie będzie żądał zaliczki na poczet wykonania zamówienia. Strona 38

12 9. Za nieterminowe płatności faktur, Wykonawca ma prawo naliczyć odsetki ustawowe. 4 Kary umowne 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne za: 1) Za zwłokę w wywiązywaniu się z obowiązków wynikających z umowy w wysokości 0,3 % wynagrodzenia brutto, określonego w 3 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia 2) Za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 20 % wynagrodzenia brutto, określonego w 3 ust Zamawiający zapłaci Wykonawcy kary umowne za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego w wysokości 20 % wynagrodzenia brutto, określonego w 3 ust. 1, z wyłączeniem odstąpienia na podstawie art. 145 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych 3. Strony zastrzegają sobie prawo do dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych, o ile wartość faktycznie poniesionych szkód przekracza wysokość kar umownych. 4. Wykonawca nie może zbywać ani przenosić na rzecz osób trzecich praw i wierzytelności powstałych w związku z realizacją niniejszej umowy. 5. Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty kary umownej w terminie 14 dni od wezwania go przez Zamawiającego do zapłaty. 6. W razie nie uiszczenia kary w wyznaczonym terminie Zamawiający ma prawo do potrącenia jej z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia. 7. Stosowanie wyżej określonych kar umownych, nie wyłącza dochodzenia przez Zamawiającego, na zasadach ogólnych, odszkodowania przewyższającego wysokość kar. 5 Umowne prawo odstąpienia od umowy 1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy, gdy: 1) Wykonawca przerwał z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy realizację przedmiotu umowy i przerwa ta trwa dłużej niż 14 dni w terminie 14 dni od dnia powzięcia przez Zamawiającego informacji o upływie 14- dniowego terminu przerwy w realizacji umowy; 2) Wystąpi istotna zmiana okoliczności powodująca, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy odstąpienie od umowy w tym przypadku może nastąpić w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy; 3) Wykonawca realizuje dostawy przewidziane niniejszą umową w sposób niezgodny z niniejszą umową lub wskazaniami Zamawiającego - w terminie 14 dni od dnia stwierdzenia przez Zamawiającego danej okoliczności. 2. Wykonawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy, jeżeli Zamawiający: 1) Nie wywiązuje się z obowiązku zapłaty faktur VAT mimo dodatkowego wezwania - w terminie 30 dni od upływu terminu zapłaty, określonego w niniejszej umowie; 2) Odmawia bez wskazania uzasadnionej przyczyny odbioru dostawy ; Strona 39

13 3. Odstąpienie od umowy, o którym mowa w ust. 1 i 2, powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia i powinno zawierać uzasadnienie. 4. Jeżeli Wykonawca będzie wykonywał przedmiot umowy wadliwie, albo sprzecznie z umową Zamawiający może wezwać go do zmiany sposobu wykonywania umowy i wyznaczyć mu w tym celu odpowiedni termin; po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu Zamawiający może od umowy odstąpić, powierzyć poprawienie lub dalsze wykonanie przedmiotu umowy innemu podmiotowi na koszt Wykonawcy. 6 Umowy o podwykonawstwo 1. Wykonawca może powierzyć, zgodnie z ofertą Wykonawcy, wykonanie części zamówienia podwykonawcom pod warunkiem, że posiadają oni kwalifikacje do ich wykonania. 2. Wykonawca zwraca się z wnioskiem do Zamawiającego o wyrażenie zgody na podwykonawcę, który będzie uczestniczył w realizacji przedmiotu umowy. Wraz z wnioskiem Wykonawca przedstawia umowę lub jej projekt. Umowa lub projekt umowy pomiędzy Wykonawcą a podwykonawcą powinien w szczególności zastrzegać spełnienie przez podwykonawcę wymagań związanych z gwarancją jakości i rękojmią za wady. 3. Zamawiający może zażądać od Wykonawcy przedstawienia dokumentów potwierdzających kwalifikacje podwykonawcy. Zamawiający wyznaczy termin, nie krótszy niż 3 dni, na dostarczenie powyższych dokumentów. 4. Zamawiający w terminie 7 dni od otrzymania wniosku może zgłosić sprzeciw lub zastrzeżenia i żądać zmiany wskazanego podwykonawcy z podaniem uzasadnienia. 5. Jeżeli Zamawiający w terminie 7 dni od przedstawienia mu przez Wykonawcę umowy z podwykonawcą lub jej projektu, nie zgłosi na piśmie sprzeciwu lub zastrzeżeń, uważa się, że wyraził zgodę na zawarcie umowy. 6. Umowa pomiędzy Wykonawcą a podwykonawcą powinna być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 7. W przypadku powierzenia przez Wykonawcę realizacji usługi Podwykonawcy, Wykonawca jest zobowiązany do dokonania we własnym zakresie zapłaty wynagrodzenia należnego Podwykonawcy z zachowaniem terminów płatności określonych w umowie z Podwykonawcą. 8. Jeżeli w terminie określonym w umowie z Podwykonawcą Wykonawca nie dokona w całości lub w części zapłaty wynagrodzenia Podwykonawcy, a Podwykonawca zwróci się z żądaniem zapłaty tego wynagrodzenia bezpośrednio przez Zamawiającego na podstawie art. 647¹ 5 kc i udokumentuje zasadność takiego żądania fakturą zaakceptowaną przez Wykonawcę i dokumentami potwierdzającymi wykonanie i odbiór fakturowanych robót, Zamawiający zapłaci na rzecz Podwykonawcy kwotę będącą przedmiotem jego żądania. Zamawiający dokona potrącenia powyższej kwoty z kolejnej płatności przysługującej Wykonawcy. 9. Do zawarcia przez podwykonawcę umowy z dalszym podwykonawcą jest wymagana zgoda Zamawiającego i Wykonawcy. Strona 40

14 10. Wykonanie usługi w podwykonawstwie nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za wykonanie obowiązków wynikających z umowy i obowiązujących przepisów prawa. Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania podwykonawców jak za własne. 11. Wykonawca nie może w trakcie realizacji zamówienia korzystać z pracy lub świadczenia usług osób innych niż zatrudnione u niego w ramach umów o pracę lub cywilnoprawnych lub zgłoszonych Zamawiającemu podwykonawców. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć dokumenty świadczące o stosunku prawnym istniejącym między Wykonawcą, a osobą wykonującą jakiekolwiek pracy przy realizacji zamówienia. 12. Obowiązek, określony w ust. 11 dotyczy także Podwykonawców. 13. Dane, określone w ust mogą być zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa. W takim przypadku do danych objętych tego rodzaju informacją dostęp mieć będą jeden przedstawiciel Inspektora Nadzoru i jeden przedstawiciel Zamawiającego. 7 Zmiana umowy 1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia treści niniejszej umowy, wymagają aneksu sporządzonego z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Niedopuszczalna jest zmiana postanowień oraz wprowadzenia nowych postanowień do umowy, jeżeli przy ich uwzględnieniu należałoby zmienić treść oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, z wyjątkiem sytuacji wymienionych w pkt Cena może zostać zmieniona gdy: a) nastąpi urzędowa zmiana stawki podatku VAT, przy czym wartość netto pozostanie bez zmian b) Zamawiający ograniczy zakres zamówienia. Podstawą ustalenia nowej ceny będą niezmienione stawki z wyceny załączonej do oferty wykonawcy z dnia Zakres rzeczowy zamówienia określony umową może zostać ograniczony przez Zamawiającego w przypadku gdy wykonanie przedmiotu zamówienia w pełnym zakresie rzeczowym nie leży w interesie publicznym, lub stało się to niemożliwe z przyczyn niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy, czego nie można było przewidzieć przed zawarciem umowy. 6. Dopuszcza się wszelkie nieistotne zmiany w treści umowy, które to zmiany nie wpłynęłyby na krąg wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia ani na wynik postępowania m.in. zmiana danych adresowych Wykonawcy, jego formy organizacyjnej, osób reprezentujących Wykonawcę, osób przy pomocy których Wykonawca realizuje zamówienie (z zachowaniem co najmniej równoważnych uprawnień i kwalifikacji). 7. O wprowadzenie zmian do zawartej umowy może wnioskować zarówno Wykonawca jak i Zamawiający, przy czym przewidziany powyżej katalog zmian nie jest równoznaczny ze zobowiązaniem Zamawiającego do każdorazowego wyrażenia zgody na dokonanie zmiany. 8 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie spory, mogące wyniknąć z tytułu niniejszej umowy, będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. Strona 41

15 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy ustaw: ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) oraz Kodeksu cywilnego, o ile przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych nie stanowią inaczej. 3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: Strona 42