Czynności Kalkulacje Ogólne Finanse... 64

Transkrypt

1

2 Spis treści Część 4 Elementy główne... 4 Elementy ogólne... 5 Pulpit... 8 Moduł Sprawy... 9 Zaawansowane wyszukiwanie spraw Widok sprawy Zakładka Ogólne informacje podstawowe o sprawie Zakładka Ogólne pracownicy kancelarii Zakładka Ogólne Strony Zakładka Ogólne Pola dodatkowe Zakładka Dokumenty Zakładka Terminy Zakładka Zadania Zakładka Czynności Zakładka Finanse Zakładka Obliczenia Zapiski Moduł Kontakty Okono kontaktu Moduł Kalendarz Okno terminu Moduł Zadania Okno zadania Moduł Dokumenty Moduł Czynności Okno czynności Arkusz czynności Moduł Finanse Okno dokumentów finansowych Moduł Konfiguracja Pulpit Kancelaria Sprawa Kontakt Kalendarz i zadania Dokumenty

3 Czynności Kalkulacje Ogólne Finanse

4 4

5 Część 4 Elementy główne Elementy ogólne Wszystkie okna w Kleosie mają wspólne elementy i funkcje. Przycisk Wyloguj znajduje się na górze ekranu programu. Ze względów bezpieczeństwa zdecydowanie zaleca się opuszczenie Kleosa przy użyciu przycisku Wyloguj. Możliwe jest opuszczenie aplikacji przy użyciu standardowego przycisku zamykania okna, ale w tym przypadku sesja użytkownika pozostanie zarejestrowana jako otwarta na serwerze. Nazwa użytkownika i nazwa bazy również znajdują się w górnym części programu. Wyświetlone są na ekranie tylko dla celów informacyjnych. Jeśli chcesz używać innego konta w programie, musisz się wylogować z Kleosa i zalogować się ponownie przy użyciu nowego użytkownika i jego hasła. W lewym górnym rogu ekranu umieszczono pasek narzędzi pokazujący aktualną datę i godzinę oraz listę Dzisiejszych terminów. Klikając na pasek Dzisiejsze terminy otworzysz moduł Kalendarz i będziesz mógł zarządzać zaplanowanymi spotkaniami. Możliwa jest zmiana konfiguracji w oknie spraw, kontaktów, zadań, dokumentów oraz czynności. Można ukryć, wyświetlać lub zmienić kolejność każdej kolumny w modułach. Aby zmienić rozmiar kolumny, umieść kursor myszy między dwiema kolumnami i po pojawieniu się kursora połączonych strzałek powiększ lub pomniejsz szerokość kolumny do żądanej. Możliwe jest rozmieszczenie kolumn według własnych potrzeb. W tym celu kliknij nagłówek wybranej kolumny i przeciągnij ją do żądanej pozycji. Aby ukryć lub wyświetlić wybrane kolumny, kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek jakiejkolwiek kolumny i wybierz lub odznacz kolumnę, którą chcesz pokazać lub ukryć. Jeśli chcesz zresetować układ kolumn w danym oknie do wartości domyślnych, kliknij ikonę w lewym dolnym rogu okna i wybierz opcję "Resetuj widok". 5

6 Przycisk wyszukiwania globalnego znajduje się w prawym górnym rogu Kleosa. Jest najszybszym sposobem na znalezienie informacji w Kleosie. Możesz go użyć, aby przeprowadzić przeszukiwanie całej bazy danych zgromadzonych w Twoim Kleosie. Ikona domku przeniesie Cię bezpośrednio na pulpit. Znajduje się ona po lewej stronie głównego menu. Przycisk koła zębatego przeniesie Cię do modułu konfiguracji. Znajduje się on po prawej stronie głównego menu i jest zawsze widoczny. Menu główne służy do nawigacji między głównymi modułami Kleosa. Znajduje się ono w górnej części programu i jest zawsze widoczne. 6

7 Kleos pozwala pracować jednocześnie z wieloma sprawami. Możesz otworzyć sprawę i użyć menu głównego, aby przejść do innego modułu. Możliwe jest także szybki powrót do otwartych spraw, korzystając z paska szybkiego przełączania, znajdującego się z prawej strony programu. Przycisk szybkiego dodawania znajduje się po prawej stronie głównego menu. Jest najszybszym sposobem na tworzenie nowych elementów w Kleosie. Możesz użyć przycisku Szybkie dodawanie, aby utworzyć: sprawę, kontakt, termin, zadanie, dokument, e-miał, notatkę, raport telefoniczny, czynność lub hiperłącze. 7

8 Przycisk pomocy znajduje się między przyciskiem szybkiego dodawania a przyciskiem konfiguracji. Jest to najszybszy sposób na dostęp do dokumentacji Kleosa (strona www programu). W menu pomocy można także włączyć lub wyłączyć zielone krople z podpowiedziami. Stoper znajduje się w dolnej części program. Wystartuj go, a po jego zatrzymaniu zostanie wyświetlone okno dialogowe z możliwością utworzenia nowej czynności. Pulpit Program Kleos pozwala użytkownikowi na dostosowanie wyglądu pulpitu. Pulpit może zawierać następujące panele aplikacji: Ostatnie sprawy - wyświetla listę wszystkich spraw, jakimi dany Użytkownik się ostatnio zajmował. Lista ostatnich spraw jest różna dla każdego użytkownika. Każdy użytkownik zobaczy swoją osobistą listę ostatnich spraw. Z tego miejsca można przejść do sprawy lub otworzyć ją do edycji. Maksymalna ilość spraw wyświetlonych w tym oknie to 25. Moje zadania - wyświetla listę wszystkich zadań zalogowanego użytkownika. Lista ta filtruje listę zadań w ten sposób, że wyświetla tylko zadania oczekujące użytkownika, które jednocześnie spełniają ustawienia filtra dla tego okna, do dzisiaj, +7 dni oraz +30 dni. Zadania wyświetlona w tym polu może zostać użyte do otwarcia zadania, otwarcia sprawy związanej z zadaniem i do oznaczenia zadania jako zakończonego. Gdy zadanie zostanie oznaczone jako zakończone, zostanie ono usunięte z pola "Moje zadania". Mój kalendarz - wyświetla listę terminów zalogowanego użytkownika, umożliwia także szybki wgląd w dzisiejsze terminy innych pracowników. Terminy wyświetlone w tym polu, podobnie jak zdania muszą spełniać określone kryteria aby były wyświetlone: do dziś +7dni, oraz do dziś +30 dni. Za pomocą pola "Mój kalendarz" można edytować, usuwać, kopiować termin do nowej daty, a także otwierać sprawę związaną z tym terminem. Pracownik ma tu także możliwość wyświetlenia terminów innych pracowników, bez konieczności przechodzenia do modułu Kalendarz. Do dalszej pracy - wyświetla listę wszystkich dokumentów przeznaczonych do dalszej pracy. Okno Do dalszej pracy możesz mieć zawsze widoczne w oknie pulpitu Twojego Kleosa, w którym będziesz widział dokumenty przypisane przez 8

9 Ciebie innym pracownikom, a także te przypisane Tobie. Z tego miejsca możesz taki dokument otworzyć do edycji, tylko go wyświetlić, zarejestrować, zapoznać się z jego szczegółami, otworzyć powiązaną z nim sprawę, przekazać go kolejnemu pracownikowi, załączyć do wiadomości , wydrukować lub zakończyć jego obieg. "Podsumowanie czynności" - zawiera listę zarejestrowanych dziś lub innego wybranego dnia. Bezpośrednio z tego pola możesz utworzyć nową czynność, edytować wybraną lub usunąć istniejącą. Będziesz tu widział tylko swoje czynności. Moduł Sprawy Za pomocą modułu Spraw możesz zarządzać całym przebiegiem sprawy, od jej założenia aż do przekazania jej do archiwum. Sprawa stanowi odpowiednik papierowej teczki i zawiera w sobie wszelkie informacje oraz dokumenty dotyczące konkretnej kwestii, której obsługą zajmuje się Kancelaria. Pole szybkiego wyszukiwania w module, pozwala szukać sprawy według nazwy, opisu oraz numeru sprawy. Są to najczęstsze kryteria wyszukiwania w programie, dlatego też zostały użyte w tym polu. Wystarczy napisać tekst (min. 3 znaki), który może być zawarty w powyższych elementach sprawy, a wyszukiwanie rozpocznie się automatycznie po zakończeniu pisania. Strzałka w dół pokazuje listę ostatnich użytych wyszukiwani. 9

10 Jeśli po zakończeniu wyszukiwania chcesz zresetować kryteria szukania, naciśnij znak x znajdujący się w polu szybkiego wyszukiwania. Menu modułu Sprawy znajduje się w prawym górnym rogu okna pozwala na: - Tworzenie nowej sprawy poprzez kliknięcie przycisku Nowy - Otwieranie sprawy poprzez kliknięcie przycisku Otwórz - Dodawanie powiązanych elementów (np. termin, zadnia, czynność) do wybranej sprawy bez jej otwierania - Wygenerowanie raportu dla wybranych spraw poprzez kliknięcie przycisku Raporty - Edytowanie sprawy poprzez kliknięcie przycisku Edytuj - Dodawanie postępowań poprzez kliknięcie przycisku Dodaj postępowanie - Archiwizacja sprawy poprzez kliknięcie przycisku Archiwizuj opcja zalecana do użycia, aby na liście spraw w module wszystkim użytkownikom pojawiały się sprawy tylko otwarte (domyślny widok listy spraw) - Ponowne otwieranie sprawy poprzez kliknięcie przycisku Otwórz ponownie - Duplikowanie sprawy poprzez kliknięcie przycisku Duplikuj. W przeciwieństwie do opcji Dodaj postepowanie, nowa sprawa otrzyma kolejny wolny nr z puli numeracji dla spraw w danym typie - Zarządzanie dostępem do konkretnych spraw poprzez kliknięcie przycisku Uprawnienia - Usuwanie sprawy poprzez kliknięcie przycisku Usuń W zależności od rozdzielczości ekranu komputera na którym został uruchomiony Kleos, niektóre opcje są widoczne Zaawansowane wyszukiwanie spraw Zaawansowane wyszukiwanie umożliwia wykonanie złożonych opcji szukania, łącząc wszystkie pola struktury danych spraw. Możliwe jest także użycie dodatkowych pól dla spraw zdefiniowanych w konfiguracji dla wszystkich lub wybranych typów spraw. 10

11 Przycisk "Szukaj" wyszuka wszystkie sprawy spełniające wybrane kryteria wyszukiwania we wszystkich polach. Przycisk "Ostatnie sprawy" wyświetli listę ostatnich spraw and którymi pracował zalogowany pracownik, tak samo jak lista ostatnich spraw na pulpicie wyświetli maksymalnie 25 spraw. Przycisk "Wyczyść kryteria" powoduje skasowanie wszystkich wybranych wcześniej elementów w polach wyszukiwarki. Jeśli chcesz anulować zaawansowane wyszukiwanie i wrócić do listy spraw, kliknij przycisk "X" znajdujący się w prawym górnym rogu ekranu wyszukiwania. Za każdym razem, gdy rozpoczynasz wyszukiwanie w programie Kleos, możesz zachować zastosowane przez siebie kryteria wyszukiwania poprzez utworzenie odpowiedniego Filtra. Aby utworzyć Filtr wyszukiwania, określ kryteria wyszukiwania i Kliknij przycisk Zapisz, aby zapisać wskazane kryteria. 11

12 Wpisz nazwę filtra i jeżeli, chcesz być jedyną osobą, która będzie mogła korzystać z danego filtra, wybierz opcję Mój filtr. Lub wybierz opcję Filtr zespołowy, jeśli chcesz udostępnić swój filtr wszystkim pracownikom Kancelarii. Widok sprawy Okno sprawy jest głównym elementem Kleosa. Służy do zarządzania wszystkimi informacjami o sprawie oraz dokumentami w niej zawartymi. Okno sprawy zawiera do sześć kart: Ogólne, Dokumenty, Terminy, Zadania, Czynności Finanse oraz Obliczenia. Na karcie Ogólne znajdują się cztery pola danych: Ogólne informacje o sprawie, Pracownicy kancelarii, Strony i Dodatkowe pola jako tzw. pod zakładka. Po prawej stronie dostępna jest także okno Zapisków, dostępne we większości kart sprawy. Zakładka Ogólne informacje podstawowe o sprawie Ogólne pole informacji zawiera podstawowe dane o sprawie takie jak: nazwa i opis sprawy, typ, numer, datę utworzenie i darzenia, twórcę sprawy, informacje kto aktualnie jest w posiadaniu akt sprawy, oraz profil autoryzacji i jeżeli są, podsumowanie informacji o finansach. Menu informacji ogólnych znajduje się w prawym górnym pola i zawiera następujące opcje: - Edytuj, co pozwala na edycję sprawy i zmiany np. jej opisu, - Raporty pozwala na przygotowania raportu sprawy z wszystkimi informacjami z zakładki Ogólne - Postępowania poinformuje liczbie postępowań łącznie ze sprawą główną, z której postepowania były generowane - Dodaj postępowanie utworzenie sprawy z takimi samymi danymi w ogólnej zakładce sprawy, oraz umieści informację o ilości postepowań w oknie tej sprawy - Archiwizuj zamyka sprawę i nadaje jej numer z puli numeracji dla dokumentów archiwalnych, sprawa będzie jako wyszarzona na liście spraw - Otwórz ponownie sprawa zostanie otwarta z numerem jaki miała przed archiwizacją - Duplikuj - ta opcja utworzy duplikat wybranej sprawy - Uprawnienia pozwala na zdefiniowanie poziomu dostępu do sprawy dla użytkowników programu 12

13 - Odśwież i Odśwież wszystko pozwala na zaktualizowane informacje o sprawie. Wielu użytkowników może pracować równocześnie z tą samą sprawą. Ta opcja umożliwia odświeżenie informacji o sprawie, aby zobaczyć zmiany wprowadzone przez innych użytkowników. - Usuń kasuje sprawę, jednak koniecznym warunkiem do spełnienia, jest wcześniejsze usunięcia elementów z pozostałych zakładek w sprawie Zakładka Ogólne pracownicy kancelarii Okno "Pracownicy kancelarii" obejmuje relacje osób pracujących w Kleosie, które są w jakikolwiek sposób zaangażowane w sprawię. Typy tego powiązania można definiować dowolnie w programie, a domyślna konfiguracja pozwala na dodanie pracownika kancelarii w typie prowadzący lub zlecający. Kryterium te może zostać także użyte przy zaawansowanym wyszukiwaniu spraw. Zakładka Ogólne Strony Pole te wskazuje listę stron zaangażowanych w sprawie. Możliwe jest zdefiniowanie i dodawanie różnych typów stron do sprawy oraz wskazywanie relacji między nimi. Na przykład można zdefiniować stronę pozwany i pełnomocnika pozwanego. Jeden Kontakt może pełnić w różnych sprawach różne funkcje. Menu okna Stron znajduje się w prawym górnym rogu pola. Z niego możliwe jest wykonanie następujących operacji: - Dodaj stronę. Ta opcja otwiera okno dialogowe, aby zdefiniować stronę dla sprawy, wybierając typ dla tej strony i kontakt. Możliwe jest utworzenie nowej kontaktu w trakcie dodawania strony do sprawy. Możliwe jest również zarejestrowanie dodatkowego adresu strony, jeśli zajdzie taka potrzeba. 13

14 - Edytuj stronę. Ta opcja otwiera okno dialogowe umożliwiające edycję roli strony w sprawie, oraz dodanie dodatkowego adresu lub edycję powiązanych kontaktów ze stroną. - Dodaj powiązany kontakt. Ta opcja pozwala definiować połączoną wybranej strony sprawy z innym kontaktem z baz programu. - Edytuj kontakt. Opcja ta otwiera okno kontaktu, aby edytować informacje go dotyczące. Ważne jest, aby zrozumieć, że strony sprawy są jedynie odniesieniami do kontaktów zarejestrowanych w Kleos. Jeśli chcesz zmienić nazwę lub główny adres strony, musisz zmodyfikować dane takiego kontaktu edytując go albo z poziomu sprawy albo z modułu Kontakty. - Pokaż sprawy (otwarte / wszystkie). Ta opcja spowoduje wyświetlenie list spraw, w których wybrany kontakt zdefiniowany jako strona sprawy. - Usuń. Ta opcja usuwa wybrany kontakt z listy stron sprawy. Zakładka Ogólne Pola dodatkowe Dla każdej sprawy możliwe jest zarządzanie zestawem Dodatkowych pól. Więcej na temat konfiguracji pól dodatkowych znajdziesz w tym miejscu. Zakładka Dokumenty Za pomocą zakładki Dokumenty możesz zarządzać dokumentami w ramach wybranej sprawy. 14

15 Biblioteka dokumentów znajduje się po lewej stronie. Zawiera strukturę folderów wirtualnych. Liczba w nawiasach oznacza, ile dokumentów zawiera każdy folder. Domyślnie na karcie Dokumenty są wyświetlane wszystkie dokumenty sprawy (folder wirtualny o nazwie "Wszystkie foldery"). Możesz kliknąć dowolny folder, aby wyświetlić listę dokumentów tylko tego folderu. Folder dla dokumentu jest wybierany, gdy tworzony lub importowany jest do Kleosa. Aby zmienić folder dokumentu, zaznacz właściwy dokument i wybierz opcję "Właściwości" znajdującego się pod menu Więcej. Możliwa jest konfiguracja struktury folderów wirtualnych dla wszystkich spraw globalnie lub tylko dla wybranej sprawy. W zakładce Dokumenty w konkretnej sprawie, spod menu Więcej wybierz opcję Foldery dokumentów. W tym oknie skonfigurujesz foldery tylko dla tej jednej sprawy. 15

16 Konfiguracji folderów dla wszystkich typów spraw możesz dokonać w module Konfiguracja > Dokumenty > Inne > Robocze foldery dokumentów. Dokumenty w Kleosie muszą zawsze być przypisane do sprawy. Jeżeli będziesz tworzył nowy dokument z okna sprawy, zostanie on automatycznie w tej sprawie zapisany. Przy tworzeniu lub importowaniu dokumentu z poziomu modułu dokumenty, będziesz zobowiązany do wskazania sprawy, gdzie ten dokument ma być przypisany. 16

17 Możliwe jest zastąpienie sprawy innym sprawą dla aktualnie tworzonego dokumentu, lub wykonanie tej czynności w późniejszym terminie. Na karcie dokumentów w oknie sprawy, znajdują się dwie opcje, które nie jest dostępne w module Dokumentów: - Importuj foldery. Ta opcja pozwala na zaimportowanie z dysku Twojego komputera do Kleosa folderu wraz z wszystkim pod folderami w nim zawartymi i wszystkimi dokumentami. Taki import zachowa także strukturę katalogów i dokumentów w nich zawartych. - Postępowania. Jeżeli sprawa, w której przeglądasz dokumenty jest postępowaniem, wybranie spod menu Więcej przycisku Postępowania otworzy okno modułu Dokumenty z listą wszystkich dokumentów, które wchodzą w skład wszystkich postępowań. 17

18 Zakładka Terminy W zakładce Terminy znajduje się lista spotkań związanych z daną sprawą. Menu zakładki w oknie sprawy zawiera takie same opcje, jak menu moduł Kalendarz. Każdy termin dodawany z poziomu sprawy będzie automatycznie do tej sprawy przypisany. Jeśli zaś skorzystasz z tej samej funkcji w module Kalendarz, okno sprawy domyślnie nie będzie wypełnione i chcąc termin przypisać do wybranej sprawy należy ją wybrać w polu Sprawa. 18

19 Podobnie jak w przypadku dokumentów, możesz wyświetlić terminy powiązane z postępowaniami. Ta funkcja jest dostępna tylko w menu terminów w sprawie. Zakładka Zadania W tej zakładce znajdują się zadania powiązane daną sprawą. Zadanie oznacza zakres pracy, jaką kancelaria musi wykonać. Zadanie może zostać przyporządkowane do jednego pracownika lub grupy pracowników kancelarii. Pracownik ten uznawany będzie wówczas za "Wykonawcę danego zadania i ponosić będzie odpowiedzialność za jego wykonanie oraz za śledzenie jego następstw. Menu zakładki w oknie sprawy zawiera takie same opcje, jak menu moduł Zadania. Każde zadanie dodawane z poziomu sprawy będzie automatycznie do tej sprawy przypisane. Jeśli zaś skorzystasz z tej samej funkcji w module zadania, okno sprawy domyślnie nie będzie wypełnione i chcąc zadanie przypisać do wybranej sprawy należy ją wybrać w polu Sprawa. 19

20 Tak jak dla terminów, możesz wyświetlić zadanie powiązane z postępowaniami. Ta funkcja jest dostępna tylko w menu zadań w sprawie. Zakładka Czynności Zakładka Czynności zawiera listę działań związanych z tą sprawą. Okno czynności podzielone jest na trzy części. W górnej lewej znajduje się lista czynności. Dolna lewa część wyświetla szczegóły wybranej czynności, w skład której może wchodzić jedna lub wiele pozycji rozliczeniowych. Po prawej stronie znajduje się Analiza finansów. Jest to pełne podsumowanie wszystkich pozycji rozliczeniowych ze wszystkich czynności w danej sprawie. Możesz tam odczytać ile pozycji zostało już zafakturowanych, ile jest do zafakturowania, a także wartość samego honorarium oraz tylko kosztów. Klikając w przycisk Postępowania możesz się przełączać między podsumowaniem tylko sprawy w której aktualnie się znajdujesz, lub sumą wszystkich postepowań. 20

21 Menu zakładki Czynności zawiera takie same opcje, jak menu modułu Czynności. Tworząc czynność z okna sprawy, pole Sprawa będzie już wypełnione. W przypadku dodawania czynności z innego miejsca, np. z modułu Czynności, pole sprawy trzeba uzupełnić. Przycisk Postępowania dostępny jest tylko w zakładce Czynności w sprawie. I tak samo jak dla dokumentów, terminów czy zadań, użycie tego elementu spowoduje otwarcie okna z listą czynności przypisanych do wszystkich postepowań danej sprawy. Zakładka Finanse Zakładka Finanse służy do generowania i przeglądani listy faktur w sprawie. Możliwe jest generowanie faktur na podstawie istniejących czynności w sprawie, lub również zdefiniowanie nowych czynności już w trakcie wysawiania faktury. Pozycje rozliczeniowe 21

22 Jest to pierwsza pod zakładka z Finansów w sprawie. Zawiera ona wszystkie pozycje rozliczeniowe jakie istnieją w ramach utworzonych dla tej sprawy czynnościach. Menu Finansów w sprawie zawiera następujące opcje: - Nowa faktura. Ta opcja umożliwia utworzenie nowej faktury na podstawie zarejestrowanych czynności lub utworzenie nowych w oknie nowej faktury. W pierwszym oknie faktury konieczne jest wskazanie Rozrachunku oraz dziennika. - Nowa faktura zaliczkowa. Ta opcja umożliwia utworzenie nowej faktury zaliczkowej, w której koniecznym elementem do wypełniania jest kwota zaliczki. - Nowa faktura korygująca. Pozwala na skorygowanie kwot z istniejących faktur. - Edytuj. Otwiera do edycji wybraną czynność lub wybraną fakturę. - Oznacz jako zafakturowane. Zmienia status wybranej pozycji rozliczeniowej jako zafakturowany. - Raporty. Opcja ta otwiera okno Reportów i umożliwia generowanie i drukowanie raportów związanych z pozycjami rozliczeniowymi. - Dodaj zaliczkę. Przyjmowanie kwoty na poczet prowadzonej sprawy, możliwej do rozliczenia w ramach faktury. - Opcje. Ta opcja pozwala na zdefiniowanie domyślne rozrachunku oraz stawki VAT. Możesz tu także wskazać kwotę ryczałtu, jeżeli sprawa ma być rozliczna wg ustalonej kwoty, a nie wartości z czynności, a także wskazać podział, jeżeli sprawa ma być fakturowana na więcej niż jednego klienta. - Odśwież. - Usuń. Ta opcja umożliwia usunięcie wybranej pozycji rozliczeniowe lub faktury Dokumenty Druga pod zakładka wyświetlająca listę faktur sprawy. 22

23 Niektóre opcje menu Finansów pokrywają się. Różnią się one jednak zachowaniem, w zależności od tego, w jakiej karcie się obecnie znajdujesz. Są też opcje które występują tylko w zakładce Dokumenty, a są to: - Generuj dokument. Wygeneruj nowy dokument faktury z listy dostępnych szablonów. - Wyślij. Pozwala na wysyłkę maile wybranej faktury, jeżeli został dla niej wcześniej wygenerowany dokument. - Nowa płatność. Pozwala na przyjęcie płatności i rozliczenie faktury. - Podgląd dokumentu. Podgląd wygenerowanej faktury. Klienci W karcie znajduje się lista klientów wskazanych do fakturowania w ramach wybranej sprawy, oraz podsumowanie wystawionych dokumentów finansowych. 23

24 W menu tej zakładki możliwe jest dodawanie klienta rozliczanego, jego edycja, usuwanie, przegląd dokumentów finansowych tylko tej sprawy lub sumy dla postepowań. Z opcji możesz także ustawić regułę podziału, jeżeli dla sprawy zostało by wskazanych więcej odbiorców. Zakładka Obliczenia Zakładka Obliczenia pozwala wyliczyć kalkulację odsetek i zadłużenia. W oknie tym możesz utworzyć: - Nową kalkulację odsetek. Ta opcja pozwala wprowadzić nową stopę odsetek do aktywnej sprawy. - Nową kalkulacje zadłużenia. Ta opcja pozwala wprowadzić nową stawkę zadłużenia do aktywnej sprawy. - Edytować istniejąca kalkulację. - Wydruk istniejącej kalkulacji. - Odświeżenie widoku okna. - Usuwanie istniejących kalkulacji Ta opcja odświeża element listy. Zapiski Z prawej strony okna spraw, możesz znaleźć pole zapisków. Zapiski to krótki tekst, który może być użyty do utworzenia przypomnienia, wskazówki lub komentarza powiązanego ze sprawą. Możesz ukryć pole Zapisków używając małej strzałki znajdującą się po lewej stronie pola. W prawym górnym rogu możesz znaleźć trzy ikony. Pozwalają one na: Dodanie nowej notatki Edytowanie wybranej notatki Usunięcie wybranej notatki 24

25 Pole zapisków jest dostępne w zakładkach okna spraw: ogólne, dokumenty, terminy oraz zadania. Moduł Kontakty Za pomocą modułu Kontakty można zarządzać danymi osób wchodzących w interakcje z Kancelarią, takich jak na przykład pracownicy samej kancelarii, klienci, prawnicy, sądy, dostawcy. Osoby te określane są mianem Kontaktów. Pole szybkiego wyszukiwania, które znajduje się w lewym górnym rogu, pozwala znaleźć kontakty po imieniu, nazwisku lub nazwie. Wpisując część znaków znajdujących się w tych miejscach kontaktów (minimum 3 znaki) rozpocznie się automatyczne przeszukani bazy i wyświetlenie listy kontaktów spełniających dane kryteria szukania. 25

26 Wyszukiwanie zaawansowane pozwala na kompleksowe wyszukanie kontaktów. Jeśli zdefiniowałeś dodatkowe pola dla kontaktów możesz ich także użyć w zaawansowanym wyszukiwaniu. Menu kontaktów znajduje się w prawym górnym rogu listy. Zawiera ono następujące opcje: - Nowy. Ta opcja otwiera okno kontaktów, aby utworzyć nowy kontakt. - Edytuj. Ta opcja pozwala edytować wybrany kontakt. - Raporty. Ta opcja otwiera okno Przeglądarka raportów. Możesz użyć to okno do wygenerowania i wydrukowania raportów powiązanych z kontaktami, które są zapisane w Kleosie. - Pokaż sprawy. Ta opcja wyświetla listę spraw, zawierającą zaznaczony przez Ciebie kontakt. - Outlook import. Ta opcja pozwala importować listę kontaktów z Outlooka do Kleosa. Ta opcja wymaga instalacji wtyczki Outlooka w Kleosie. - Dezaktywuj. Pozwala na dezaktywację kontaktu, dzięki czemu nie będzie on widoczny i dostępny w standardowych opcja dodawania kontaktów jako stron w sprawie. Możesz wyszukać dezaktywowane kontakty poprzez zaawansowane wyszukiwanie. - Reaktywuj. Ta opcja reaktywuje dezaktywowany kontakty. - Usuń. Ta opcja usuwa wybrane kontakty. Okono kontaktu Okno kontaktu zawiera wszystkie informacje o kontaktach zapisanych na siedmiu polach. Można w nie wejść klikając na konkretny kontakt. Zakładka Ogólne zawiera informacje do zidentyfikowania kontaktu. Informacje różnią się dla osoby fizycznej i osoby prawnej. Dla kontaktu możesz zdefiniować dodatkowy adres używając zakładki Zapiski i dodatkowe adresy. Zakładce Ogólne w oknie kontaktu możesz tez zamieścić informacje takie jak: numer telefonu, numer fax, adres , strona www, skype i komunikator do bezpośredniego kontaktu. 26

27 Zakładka Zapiski i dodatkowe adresy zawiera dwa pola: - Pole zapiski pozwala wpisać tekst powiązany z kontaktem. Możesz dodawać, edytować I usuwać zapiski. - Drugie pole Dodatkowe adresy pozwala rejestrować dodatkowe adresy dla kontaktów. Możesz rejestrować tyle dodatkowych adresów dla jednego kontaktu ile potrzebujesz. - Zakładka Powiązane kontakty jest używana do rejestrowania związków między różnymi podmiotami. W tej zakładce znajdziesz informacje o kontaktach powiązanych z edytowanym kontaktem, oraz jego powiązania z innymi kontaktami w bazie. - Zakładka Profile jest używana do zawierania dodatkowych informacji dla określonych kontaktów. - Zakładka Dodatkowe pola zawiera informacje o dodatkowych polach zdefiniowanych w Kleosie. Moduł Kalendarz Za pomocą modułu Kalendarz można zarządzać własnym planem terminów, a także planami terminów swoich współpracowników w ramach kancelarii. W jego górnej części można znaleźć przyciski do szybkiego konfigurowania wyglądu kalendarza. Możesz wybrać: Dzień, Tydzień roboczy, Tydzień, Miesiąc, Listę oraz Dziś. Lista łączy ze sobą informacje z kalendarza i listy zadań. Pokazuje ona terminy w kalendarzu i oczekujące zadania w formie listy. Po lewej stronie okna znajduje się ogólny podgląd kalendarza zawierający miesiące. Możesz użyć tego podglądu, aby wybrać konkretny dzień, tydzień lub miesiąc. Dni oznaczone wytłuszczoną czcionką wskazują, że na te dni zostały zaplanowane terminy. W Kleosie możesz wyświetlić listę kalendarzy wielu użytkowników na raz. Aby to jednak zrobić, należy ustawić widok w oknie kalendarza Dzień. Po tym, z listy pracowników wybrać osoby, których chcesz przeglądać terminy. Program w osobnych kolumnach zaprezentuje spotkania wybranych pracowników. 27

28 Po prawej stronie okna kalendarza znajdziesz listę oczekujących zada. Możesz użyć w tym oknie filtrów, aby wyświetlić interesujący Cię okres zadań. Okno kalendarza nie posiada pola do szybkich filtrów. Wyszukiwanie zaawansowane pojawi się po naciśnięciu przycisku Szukaj. z zaawansowanymi opcjami wyszukiwania. Wyniki wyszukiwań w kalendarzu wyświetlane zostaną w formie listy. Menu kalendarza zwiera następujące opcje: - Nowy. Ta opcja otwiera okno terminu, aby utworzyć nowy termin w kalendarzu. - Edytuj. Ta opcja otwiera okno terminu. Możesz edytować wszystkie informacje o terminie. 28

29 - Dodaj/Nowy dokument. Ta opcja pozwala tworzyć nowy dokument używając dostępnych szablonów. Musisz przypisać dokument do sprawy zanim zaczniesz go tworzyć - Dodaj/Nowy . Ta opcja tworzy i pozwala wysłać nowa wiadomość , dla której jak w przypadku dokumentu musisz wybrać sprawę, oraz możesz lub nie skorzystać z szablonu. - Dodaj/Nowa czynność. Ta opcja tworzy nową czynność w Kleosie. - Kopiuj do nowej daty. Ta opcja tworzy kopię wybranego terminu i zapisuje go w wskazanym dniu o godzinach. Opis terminu zawiera notatkę wskazującą, że termin został skopiowany z innej daty. - Raporty. Ta opcja otwiera okno raportów. Możesz użyć tego okna do generowania raportów powiązanych z terminami, które są zapisane w Kleosie. - Otwórz sprawę. Ta opcja otwiera sprawę powiązaną z terminem. - Idź do... Ta opcja pozwala szybko przekierować się do innej daty w kalendarzu. - Synchronizuj z Outlook. Ta opcja pozwala na wykonanie synchronizacji terminów i zadań w Kleosie z Outlookiem. - Usuń. Ta opcja usuwa wybrany termin. Okno terminu Okno terminu jest używane do tworzenia i edytowania terminów w kalendarzu. Okno to zawiera dwie zakładki: termin i zapiski. Pierwsze z nich (termin) zawiera wszystkie ważne informacje o tym terminie. Drugie natomiast (zapiski) pozwalają dołączyć tekstowe notatki powiązane z terminem. W terminie musisz wskazać jego typ w polu Typ. W Kleosie w domyślnej konfiguracji znajdziesz kilka typów terminów. Możesz jednak w konfiguracji programu edytować istniejące oraz tworzyć nowe typy terminów. Pod nagłówkiem Dodatkowe Pola możesz znaleźć pięć przycisków: - Utwórz zadanie. - Utwórz termin. 29

30 - Utwórz czynność. - Utwórz dokument. - Utwórz . Przyciski te pozwalają tworzyć elementy powiązane z nową lub uaktualnianym terminem. Na przykład, jeśli wybierzesz utwórz zadanie, po zapisaniu terminu, Kleos otworzy okno z nowym zadaniem. Możesz łączyć te przyciski w taki sposób jaki chcesz. Zakładka zapiski zawiera trzy podstawowe funkcje: - Nowy. Ta opcja tworzy nowe zapiski używając wewnętrznego edytora tekstu w Kleosie. - Modyfikuj. Ta opcja pozwala edytować wybrane zapiski. - Usuń. Ta opcja usuwa wybrane zapiski. Moduł Zadania Okno zadań zawiera listę zadań wpisanych do Kleosa. Możesz użyć szybkich filtrów znajdujących się w górnej, środkowej części okna, aby wyświetlić listę zadań. Możesz wyświetlać także tylko oczekujące zadania z całej listy zadań, zadania tylko do Ciebie przypisane, lub wyświetlać zadania innych użytkowników. Pole szybkiego wyszukiwania jako kryterium używa tematu zadania i opisu. Zaawansowane wyszukiwanie jest podobne do innych zaawansowanych wyszukiwań w Kleosie. Pozwala ono na łączenie wszystkich pól, aby wyszukiwanie było bardziej kompleksowe. Tak jak w innych oknach Kleosa, możesz ponownie użyć poprzednich wyników wyszukiwania lub zapisać kryteria wyszukiwań, aby użyć ich później. W menu modułu Zadania można wykonywać następujące czynności: - Utworzyć nowe zadanie poprzez kliknięcie przycisku Nowy - Edytować wybrane zadanie poprzez kliknięcie przycisku Edytuj - Usuwać wybrane Zadania poprzez kliknięcie przycisku Usuń - Zmienić status zadania jako "Zakończony" poprzez kliknięcie przycisku Zakończ 30

31 - Utworzyć dokument (powiązany z zadaniem ) poprzez kliknięcie przycisku Nowy dokument - Utworzyć (powiązany z zadaniem ) poprzez kliknięcie przycisku Nowy - Utworzyć czynność (powiązaną z zadaniem ) poprzez kliknięcie przycisku Nowa czynność - Otworzyć sprawę z którą powiązane jest wybrane zadanie poprzez kliknięcie przycisku Otwórz sprawę - Wyszukiwać inne zadania poprzez kliknięcie przycisku Szukaj - Sporządzać raport zadań poprzez kliknięcie przycisku Raport - Dokonywać synchronizacji zadań pomiędzy programem Kleos a programem Outlook poprzez kliknięcie przycisku Synchronizuj z MS Outlook Okno zadania Okno zadań używane jest do tworzenia owego zadania lub edytowania już istniejącego. Okno to zawiera dwie zakładki: zadania i zapiski. Pierwsze z nich (zadanie) zawiera wszystkie ważne informacje o zadaniu. Drugie natomiast (zapiski), pozwala dołączyć tekstowe notatki powiązane z zadaniem. Tak jak w oknie kalendarza, możesz znaleźć tu pięć przycisków pod nagłówkiem Dodatkowe Pola: - Utwórz zadanie. - Utwórz termin. - Utwórz czynność. - Utwórz dokument. - Utwórz . Działają one na tej samej zasadzie jak w oknie kalendarza. Zakładka zapiski zawiera trzy podstawowe funkcje: - Nowy. Ta opcja tworzy nową notatkę tekstową używając wewnętrznego edytora tekstu w Kleosie. - Modyfikuj. Ta opcja pozwala edytować wybrane zapiski. - Usuń. Ta opcja usuwa wybrane zapiski. 31

32 Moduł Dokumenty Okno dokumentów pokazuje listę dokumentów przechowywanych w Kleosie. Możesz zmieniać wygląd listy używając standardowych opcji jak wyłączenie kolumny czy jej przeniesienie. W górnej, środkowej części okna możesz znaleźć filtry, dzięki którym wyświetlisz tylko ostatnie dokumenty lub wszystkie. Pole szybkiego wyszukiwania pozwala znaleźć dokumenty po nazwie i po opisie. Możesz użyć listy ostatnio używanych wyszukiwani, a także zapisanych filtrów. Zaawansowane wyszukiwanie pozwala łączyć wszystkie pola powiązane z dokumentami, aby uzyskać bardziej kompleksowe wyniki wyszukiwania. Możesz także filtrować wyniki wyszukiwania np. po typie dokumentu, sprawie. Możesz wyszukiwać dokumenty także po ich treści używając pola Wyszukaj w treści. 32

33 Menu dokumentów znajduje się w prawym górnym rogu listy dokumentów. Zawiera ono następujące opcje: - Nowy dokument. Ta opcja pozwala tworzyć nowy dokument DOC lub DOCX używając szablonu. Musisz przypisać dokument do sprawy zanim go utworzysz. Możesz wybrać arkusz stylów i szablon. Dokument zostanie utworzony poprzez domyślny edytor tekstu. Po jego zapisaniu, dokument zostanie automatycznie przesłany do Kleosa. - Nowy . Ta opcja tworzy i pozwala wysyłać mail opcjonalnie używając szablonu. Musisz określić sprawę zanim zaczniesz pisać maila. - Nowa notatka. Dzięki tej opcji możesz utworzyć nową notatkę używając wewnętrznego edytora tekstu w Kleosie. Dla nowej notatki możesz od razu przypisać dalszą pracę. - Nowy raport telefoniczny. Ta opcja tworzy raport telefoniczny używając wewnętrznego edytora tekstu w Kleosie. Możesz dołączyć kontakty powiązane z tym raportem. Możesz również zdefiniować dalszą pracę dla raportu telefonicznego w trakcie jego tworzenia. - Importuj plik. Ta opcja otwiera okno dialogowe do importowania pliku do Kleosa. Plik zostanie przeniesiony do Kleosa, gdy wybierzesz sprawę i plik. Możesz importować pliki do Kleosa używając funkcji przeciągnij i upuść. - Importuj . Ta opcja łączy Kleosa z serwerem poczty emial skonfigurowanym przez użytkownika w Kleosie. Okno dialogowe wyświetla listę maili przechowywanych na serwerze. Aby importować maile jako dokumenty, musisz wybrać mail oraz sprawę. - Edytuj. Ta opcja pobiera wybrany dokument z listy i otwiera go używając domyślnego edytora tekstu na Twoim komputerze. Jeśli dokument jest plikiem PDF, Kleos użyje domyślnej przeglądarki PDF. Jeśli dokument jest notatką lub raportem telefonicznym, Kleos użyje wewnętrznego edytora tekstu. Po zakończeniu edycji dokumentów w zewnętrznym edytorze, konieczne jest zarejestrowanie dokumentu, aby został on przesłany do Kleosa. - Podgląd. Ta opcja pobiera kopię wybranego dokumentu i otwiera ją tylko do odczytu używając odpowiedniego oprogramowania. - Wyślij. Ta opcja jest równoznaczna z opcją Nowy , ale w tym przypadku wybrany plik zostanie zawarty w mailu jako załącznik. Jeśli wybrany plik nie jest w formacje PDF, Kleos zaproponuje opcję zapisania tego pliku jako PDF i wysłania go zamiast oryginalnej wersji dokumentu. - Edycja dalszej pracy lub zamknij. Ta opcja pozwala zarządzać dalszą pracą dla wybranego dokumentu. Opcja edycji pozwala tworzyć nową dalszą pracę lub modyfikować już istniejącą. Opcja zamknij usuwa dalszą pracę przypisaną do wybranego dokumentu. 33

34 - Zapisz jako PDF. Ta opcja jest dostępna tylko dla dokumentów w formacie DOC i DOCX. Opcja ta tworzy kopię wybranego dokumentu w formacie PDF. Domyślnie pliki PDF są generowane na lokalnym komputerze. Wymagane jest posiadanie wirtualnej drukarki zainstalowanej na lokalnym komputerze (na przykład PDFCreator). Możesz konfigurować Kleosa tak, aby generować pliki PDF używając wewnętrznego generatora PDF w Kleosie. Aktywacja tej opcji znajduje się w oknie Konfiguracji > zakładka Ogólne > Moje preferencje > zakładka Dokumenty. - PDF/Otwórz. Ta opcja pozwala wyświetlać wersję PDF danego dokumentu. Wersja ta powinna być stworzona wcześniej poprzez użycie funkcji Zapisz jako PDF. - PDF/Usuń. Ta opcja usuwa wersję PDF z dokumentu utworzonego wcześniej poprzez użycie funkcji Zapisz jako PDF. - Właściwości. Ta opcja wyświetla okno dialogowe do zmiany nazwy, opisu lub sprawy dla wybranego dokumentu. - Drukuj. Ta opcja pozwala wydrukować wybrany dokument. - Kopiuj do. Ta opcja pozwala tworzyć lokalną kopię dokumentu. Musisz wybrać folder systemu plików w oknie dialogowym. Możesz wybrać kilka dokumentów i pobrać wszystkie w tym samym czasie. W tym przypadku, wszystkie dokumenty będą ściągnięte do tego samego folderu na Twoim komputerze. - Duplikuj. Ta opcja tworzy duplikat wybranego dokumentu. - Uprawnienia. Ta opcja pozwala zarządzać dostępem do dokumentu. Możesz udzielać dostępu lub cofać dostęp dla każdego dokumentu z bazy danych. - Historia. Ta opcja pokazuje okno dialogowe zawierające listę wydarzeń dla wybranego dokumentu. - Raporty. Ta opcja otwiera okno Raportów dla dokumentów. Poprzez to okno możesz wybrać i wydrukować raporty powiązane z określonymi dokumentami. - Odśwież. Ta opcja odświeża listę dokumentów. Uaktualniona lista zachowa te same kryteria wyszukiwania co poprzednia lista. - Zarejestruj. Ta opcja sprawdza czy wybrany dokument jest aktualnie edytowany. Jeśli tak, aktualna wersja (otwarta w edytorze tekstu) zostanie zapisana w Kleosie zastępując tym samym wersję poprzednią dokumentu. - Cofnij zmiany. Ta opcja sprawdza czy wybrany dokument jest aktualnie edytowany. Jeśli tak jest, wszystkie zmiany zostaną usunięte i dokument jak zarejesrtowany powróci do Kleos bez dokonanych w nim zmian. - Usuń. Ta opcja pozwala usunąć wybrany dokument. Zalecanym sposobem na zaimportowanie dokumentów do Kleos jest funkcja przeciągnij i upuść. Wystarczy przeciągnąć plik z systemu plików i przenieść go do Kleos. Jeśli dokument zostanie upuszczony do okna sprawy, dokument zostanie automatycznie przydzielony do sprawy. Jeśli dokument zostanie upuszczony na ekranie dokumentów, musisz wskazać sprawę. Możliwe jest przeciąganie i upuszczanie wielu dokumentów naraz. Zaznacz wszystkie dokumenty, które chcesz zaimportować i przeciągnij je do okna Kleosa. Moduł Czynności Za pomocą modułu Czynności, Kancelaria może prowadzić rejestr wszystkich działań wykonywanych przez Kancelarię. 34

35 Na górze, po środku okna możesz znaleźć filtry dla czynności. Pozwalają one na szybkie wyświetlanie wszystkich czynności, czynności z aktualnego miesiąca i czynności z określonego dnia. Możesz wyświetlić także tylko Twoje czynności oraz czynności innych użytkowników Twojej kancelarii. Możesz przełączać pomiędzy czynnościami i pozycjami rozliczeniowymi używając zakładek znajdujących się na dole w lewym rogu okna. Pole szybkiego wyszukiwania znajduje czynności po typie i opisie. Zaawansowane wyszukiwanie pozwala na łączenie informacji powiązanych z czynnościami, aby uzyskać kompleksowe wyniki. Możesz zapisać kryteria wyszukiwania w filtrach, abyś mógł użyć ich. Menu okna czynności zawiera następujące opcje: - Nowy. Ta opcja pozwala utworzyć nową czynność używając okna czynności. - Arkusz czynności. Ta opcja otwiera arkusz czynności, gdzie możesz wpisać wiele czynność na raz. - Edytuj. Ta opcja otwiera wybraną czynność. - Raporty. Ta opcja otwiera raport okna czynności. Poprzez to okno możesz wybrać i wydrukować raporty powiązane z czynnościami i pozycjami rozliczeniowymi. - Otwórz sprawę. Ta opcja otwiera sprawę powiązana z czynnością. - Przelicz. Ta opcja jest aktywna tylko w polu Czynności. Natomiast w polu Pozycji rozliczeniowych jest niedostępna. Dzięki niej możesz wybrać nową tabelę stawek dla wybranej czynności i przeliczyć wartość pozycji rozliczeniowych przypisanych do danej czynności. - Oznacz jako zafakturowane. Ta opcja zaznacza wybraną czynność jako zafakturowaną. - Usuń. Ta opcja usuwa wybraną czynność. 35

36 Okno czynności Okno czynności służy do tworzenia i edytowania czynności. Górna część okna zawiera informacje powiązane z czynnością, natomiast dolna część zawiera listę pozycji rozliczeniowych przypisanych do tej czynności. Z technicznego punktu widzenia nie ma określonej liczby pozycji rozliczeniowych, która może być przypisana do jednej czynności. Jednak z drugiej strony każda czynność składa się z logicznej i ograniczonej liczby. Konfiguracja Kleosa zawiera standardowy zestaw czynności z przypisanymi do nich pozycjami rozliczeniowymi, jednak w momencie tworzenia czynności pozycje te mogą by dowolnie zmieniane. Konfigurację czynności można przeprowadzić w module Konfiguracja. Menu okna pozycji rozliczeniowych zawiera następujące opcje: - Dodaj honorarium. Twórz nową pozycję rozliczeniową opisaną jako honorarium. - Dodaj koszt. Twórz nową pozycję rozliczeniową opisaną jako koszt. - Usuń. Usuwa wybrane pozycje rozliczeniowe. - Przelicz wszystko. Ta opcja przelicza łączną wartość czynności po uaktualnieniu wartości pozycji rozliczeniowych oraz ilości na nich. - Przywróć stawki. Ta opcja jest aktywna tylko wtedy, gdy zmienisz wartość stawki jakiejkolwiek pozycji rozliczeniowej. Opcja ta przywraca oryginalne wartości z tabeli stawki przypisanej do tej czynności. Aby edytować daną pozycję rozliczeniową z listy, kliknij na nią i zmień pożądane wartości pól. Jeśli chcesz utworzyć nową czynność zaraz po zapisaniu aktualnie tworzonej, możesz użyć przycisku Ok>Nowy, który zapisuje aktualnie wpisywaną czynność i otwiera puste okno nowej czynności. 36

37 Arkusz czynności Arkusz czynności jest najszybszym sposobem na wprowadzenie zestawu czynności. W wielu kancelariach zadanie rejestrowania czynności i rachunków spoczywa na prawniku lub asystencie, raz w tygodniu lub raz w miesiącu. Arkusz czynności jest alternatywnym narzędziem do standardowego wprowadzania czynności. Okna pokazuje zarówno czynności jak i pozycje rozliczeniowe w postaci prostej struktury drzewa. Menu arkusza czynności zawiera następujące opcje: - Nowa czynność. Ta opcja pozwala tworzyć czynność wybranego typu. - Nowa pozycja rozliczeniowa. Ta opcja pozwala tworzyć pozycje rozliczeniową i przypisać ją do wybranego typu czynności. Możesz dodać tyle pozycji rozliczeniowych ile chcesz do danej czynności. - Usuń. Ta opcja pozwala usuwać wybrane czynności lub pozycje rozliczeniowe. - Ustaw typ pracy. Zmiana statusu czynności jak pilny lub normalny. - Rozwiń wszystkie. Ta opcja pozwala wyświetlić listę wszystkich czynności i pozycji rozliczeniowych. - Zwiń wszystkie. Ta opcja zwija pozycje rozliczeniowe do danej czynności. W rezultacie, na liście będą widniały tylko czynności. Możesz poszerzyć lub zwinąć pozycje rozliczeniowe dla jednej czynności klikając na małą strzałkę znajdującą się po lewej stronie ikony czynności. Możesz utworzyć czynność i pozycję rozliczeniową korzystając ze skrótów na klawiaturze: - Nowa czynność - wciskając jednocześnie CTRL-A. - Nowa pozycja rozliczeniowa - wciskając jednocześnie CTRL-B. Lub klikając opisy skrótów na szarej belce w oknie arkusza czynności. 37

38 Moduł Finanse Okno finansów wyświetla listę dokumentów finansowych. Domyślnie okno te domyślnie filtruje listę według typu dokumentu. Menu modułu zawiera następujące opcje: - Nowa faktura. Ta opcja umożliwia utworzenie nowej faktury, faktury zaliczkowej lub faktury korygującej. - Edytuj. Otwarcie wybranego dokumentu rozliczeniowego do edycji. - Generuj dokument. Generowanie dokumentu faktury z szablonu. - Wyślij jako . Pozwala wysłać wybrany dokument pocztą elektroniczną. - Drukuj. Wydruk wygenerowanego dokumentu. - Otwórz sprawę. Ta opcja otwiera sprawę związaną z wybranym dokumentem rozliczeniowym. - Podgląd dokumentu. Podgląd wygenerowanego dokumentu finansowego. - Raporty. Opcja ta otwiera okno Przeglądarka raportów. Okno to służy do generowania i drukowania raportów związanych z dokumentami rozliczeniowymi. - Kopiuj do. Ta opcja tworzy lokalną kopię wygenerowanego dokumentu finansowego. - Usuń. Ta opcja umożliwia usunięcie wybranego dokumentu finansowego. 38

39 Okno dokumentów finansowych Okno modułu Finanse służy do globalnego przeglądu wystawionych dokumentów finansowych, do generowania nowych faktur seryjnych oraz tworzenia wezwań do zapłaty. - Zakładka Dokumenty, pozwala na przeglądanie wybranego rozrachunku, konkretnych lat podatkowych na nie przypadających oraz dzienników. Możesz w tej zakładce użyć domyślne filtry, które wyświetlą wszystkie dokumenty, tylko faktury, faktury zaliczkowe lub faktury korygujące. - Seryjne fakturowanie. Okno te pozwala na przeglądanie i generowanie faktur seryjnych. Faktury seryjne domyślnie są zapisywane jak wersje robocze i każdą z nich należy później konwertować na wersje ostateczną. - Wezwania. W tym oknie wygenerujesz wezwanie do zapłaty dla przeterminowanych faktur. PO utworzeniu wezwania konieczne jest wygenerowanie dokumentu z szablonu, aby móc wysłać wezwanie dla strony. Wygenerowane wezwanie możesz tak samo jak dokumenty faktur wysyłać mailem bezpośrednio z Kleosa. Moduł Konfiguracja Pulpit Konfiguracja pulpitu pozwala Ci wybrać kafle, które będą pojawiać się na głównej stronie Kleosa. 39

40 Kliknij na wybrany kafel, aby go włączyć lub wyłączyć. Kancelaria Sekcja Kancelaria w oknie konfiguracji służy do zmieniania informacji o Twojej kancelarii, pracownikach oraz pozwala na zarządzanie dostępami do programu. Sekcja Kancelaria zawiera następujące elementy: Kancelaria Ta opcja wyświetla ogólne informacje o Twojej kancelarii. Dane o Kancelarii są przechowywane w module kontakty. W wyświetlonym oknie wybierz przycisk Zmień, aby wprowadzić dane Twojej kancelarii, lub Kleos Connect, aby wprowadzić dane załączane do emalii wysyłanych do Twoich klientów/kontrahentów (Kleos Connect dotyczy wersji Business). 40

41 Lokalizacja Ta opcja umożliwia wprowadzenie listy lokalizacji Twoich kancelarii. Informację o lokalizacji możesz używać w sprawach, aby dokładnie wskazać, jakiego biur dotyczy sprawa. Pracownicy kancelarii Pracownicy Kancelarii to osoby działające w ramach Kancelarii. W przypadku kancelarii prawnej będą to zazwyczaj prawnicy oraz personel administracyjny taki jak sekretarki czy księgowi. Niektórzy z nich mogą być zarazem użytkownikami systemu Kleos, inni zaś nie. Okno kontaktów używane przy rejestrowaniu pracowników zawiera dodatkowe pole: Konto. Jest ono potrzebne do zdefiniowania konta Kleos przydzielonego do danego pracownika. Kreator kont jest narzędziem do tworzenia nowego użytkownika i przypisania mu jednocześnie konta użytkownika. Przechodząc przez to krok po kroku wprowadzisz najpierw podstawowe informacje o pracowniku (Imię i nazwisko, grupę do jakiej należy i profil), następnie przypiszesz mu konto w Kleos, a na koniec przydzielisz mu wybrane licencje. 41

42 42

43 Grupy pracowników Ta opcja pokazuje listę grup pracowników. Aby dodać pracownika do konkretnej grupy, kliknij w grupę, aby ją edytować i dodać do niej nowego pracownika używając przycisku Dodaj pracownika kancelarii. Możesz wprowadzić tyle grup pracowników ile chcesz. Możesz dołączyć tego samego pracownika do różnych grup, którym można nadawać uprawnienia. Kontrakt i uprawnienia Ta opcja zawiera trzy różne przyciski: Menedżer kontraktów. Zawiera on informacje o Twoich modułach w Kleosie i dodatkowo informację o ilości wolnego oraz zajętego miejsca na Twoje dokumenty. Ilość miejsca jest podana tylko informacyjnie, ponieważ Kleos nie ma ograniczeń co do ilości miejsca na dokument. Uprawnienia. Jest to jeden z głównych komponentów konfiguracji Kleosa. Zawiera on szczegółowe uprawnienia dla każdego pracownika oraz grupy pracowników. Wybierz z listy pracownika lub grupę, następnie przydziel mu odpowiednie uprawnienia w wybranej sekcji wraz ze szczegółami tej sekcji w ostatniej zakładce operacji. Informacje o kontrakcie. Ta opcja otwiera podsumowanie Twojej licencji w Kleos. 43

44 Rejestr aktywności Ta opcja otwiera szczegóły aktywności użytkowników w Kleosie. Sprawa Sekcja Sprawa w oknie konfiguracji pozwala zmieniać numerację spraw, typy spraw, typy stron w sprawie, zasady sprawdzania konfliktów oraz szczegółowe profile autoryzacji dla zarządzania sprawami. Sekcja ta zawiera następujące opcje: Numeracja spraw Ta opcja pozwala Ci zdefiniować format numerowania spraw. Kleos domyślnie posiada dwie różne numeracje, jedna dla otwartych spraw i druga dla archiwalnych spraw. Możesz zdefiniować dodatkowy sposób numerowania spraw. Menu numerowania spraw zawiera trzy elementy: - Nowy. Ta opcja pozwala zdefiniować nową numerację spraw. - Edytuj. Ta opcja umożliwia Ci zmienianie konfiguracji wybranej numeracji spraw. - Usuń. Ta opcja usuwa wybraną numerację spraw. Każda numeracja może być zbudowana z elementów: data, tekst oraz licznik. Możesz dowolnie konfigurować własne numeracje. Aby dodać nowy element do Twojej numeracji kliknij przycisk Dodaj i wybierz interesujący Cię typ, wartość, separator i format. 44

45 Typy spraw Konfiguracja typów spraw jest zazwyczaj jednym z najważniejszych kroków konfiguracji w kancelarii. Domyślna konfiguracja Kleosa zawiera mały zestaw najczęściej używanych typów spraw. Menu zawiera następujące opcje: - Nowy. Ta opcja pozwala Ci definiować nowy typy sprawy. - Edytuj. Ta opcja pozwala Ci edytować informacje wybranego typu sprawy. - Dezaktywuj. Ta opcja dezaktywuje wybrany typ sprawy. - Reaktywuj. Ta opcja jest ukryta, chyba, że użytkownik wybierze opcję Pokaż elementy nieaktywne. Przycisk Reaktywuj pozwala reaktywować typy spraw. - Pokaż/ukryj elementy nieaktywne. Ta opcja pokazuje lub ukrywa dezaktywowane typy spraw. 45

46 Możesz definiować dodatkowe pola dla każdego typu sprawy. Dodatkowe pola dla typów spraw nie zastępują pól dodatkowych zdefiniowanych globalnie dla spraw (patrz Konfiguracja > Ogólne > Dodatkowe pola dla spraw). Jeśli zdefiniowałeś ogólne dodatkowe pola dla spraw i określone dodatkowe pola dla typów spraw, okno spraw pokaże oba zestawy dodatkowych pól. Typy stron w sprawie Domyślna konfiguracja Kleosa zawiera zestaw najczęściej używanych stron w sprawie. Możesz edytować listę stron w sprawie. Strony w sprawie są wyświetlane w oknie spraw i są sortowane tak samo jak lista wyświetlana w oknie konfiguracji. Możesz przenieść strony w sprawie w górę i w dół listy, aby dostosować Twoje preferencje sortowania. Menu zawiera następujące opcje: - Nowy. Ta opcja pozwala na definiowanie nowego typu strony. - Edytuj. Ta opcja pozwala na edytowanie informacji wybranego typu strony. - Przesuń w górę. Ta opcja umożliwia przesuwanie w górę wybranego typu strony. - Przesuń w dół. Ta opcja umożliwia przesuwanie w dół wybranego typu strony. - Dezaktywuj. Ta opcja dezaktywuje wybrany typ strony. - Reaktywuj. Ta opcja jest ukryta, chyba, że użytkownik wybierze opcję Pokaż elementy nieaktywne. Pozwala ona na reaktywację dezaktywowanych typów stron. - Pokaż/Ukryj elementy nieaktywne. Ta opcja pokazuje lub ukrywa strony w sprawie zdefiniowane jako nieaktywne z listy stron w sprawie. 46

47 Możesz zdefiniować dodatkowe pola dla każdego typu strony w sprawie. Definicja dodatkowych pól w stronach w sprawie jest skonstruowana tak samo jak definicja dodatkowych pól dla kontaktów (patrz Konfiguracja > Ogólne > Dodatkowe pola dla kontaktów). Zasady sprawdzania konfliktów Zasady sprawdzania konfliktów to mechanizmy w Kleosie do ostrzegania o potencjalnym konflikcie interesów pomiędzy stronami w różnych sprawach. Kleos umożliwia definiowanie zasad sprawdzania konfliktów dla określonych stron w sprawie, która nie może być dodana w żadnej innej sprawie. Na przykład kontakt, określony już jako Strona przeciwna w jednej sprawie nie może być już określony jako Klient w innej sprawie. 47

48 Zasady sprawdzania konfliktów mogą być definiowane jako aktywne lub nieaktywne. Aktywna zasada będzie przestrzegała definicji kontaktu jako strony w sprawie. Menu zawiera następujące opcje: - Nowy. Ta opcja pozwala definiować nową zasadę sprawdzania konfliktu. - Edytuj. Ta opcja pozwala uaktualniać wybraną zasadę sprawdzania konfliktu. - Usuń. Ta opcja usuwa wybraną zasadę sprawdzania konfliktu. Profile autoryzacji Profile autoryzacji są wcześniej definiowanym zestawem praw dostępu do sprawy. Każdy profil definiuje określone uprawnienia przypisane do każdej grupy pracowników lub do każdego pracownika. Kiedy profil autoryzacji jest przypisany do sprawy, sprawa automatycznie przejmuje wszystkie zdefiniowane uprawnienia w profilu. Możesz przypisać te same profile autoryzacji do wielu różnych spraw, ułatwiając sobie konfigurację praw dostępów do spraw. 48

49 Kontakt Typy powiązań dla kontaktów W Kleosie możesz definiować każdy rodzaj powiązań między kontaktami. Domyślne konfiguracje w Kleos zawierają najczęściej używane typy powiązań, ale możesz definiować swoje własne typy. Menu zawiera następujące opcje: - Nowy. Ta opcja pozwala definiować nowy typ powiązania kontaktu. - Edytuj. Ta opcja pozwala uaktualniać typ powiązanego kontaktu. - Usuń. Ta opcja usuwa wybrany typ powiązania kontaktu. 49

50 Typy powiązań w Kleosie pozwalają wskazywać relacje pomiędzy kontaktami. Na przykład, możesz definiować powiązanie, które będzie opisywać kontakt jako osobę fizyczną, która jest pracownikiem kontaktu opisanego jako korporacja. Możesz nazwać powiązanie jako pracownik. Kleos pozwala także definiować dodatkowe pola na wybranym typie powiązania. Profile Profile są używane do opisania konkretnego kontaktu. Na przykład, możesz zdefiniować profil prawnik, ekspert, notariusz itp., aby później móc łatwo taką grupę kontaktów wyszukać. Menu zawiera następujące opcje: - Nowy. Ta opcja pozwala definiować nowy profil. - Edytuj. Ta opcja pozwala uaktualniać wybrany profil. - Usuń. Ta opcja usuwa wybrany profil. 50

51 Profile są bardzo użyteczne do rejestrowania dodatkowych informacji do kontaktu. Kleos pozwala Ci definiować dodatkowe pola dla każdego profilu w których mogą być zawierane inne informacje związane z tym profilem. Więcej o definiowaniu dodatkowych pól (patrz Konfiguracja > Ogólne > Dodatkowe pola dla spraw ). Kalendarz i zadania Typy terminów/zadań Domyślna konfiguracja Kleosa zawiera podstawowy zestaw typów terminów w kalendarzu i rodzajów zadań. Możesz definiować nowe typy lub zmieniać już istniejące. W Kleosie, terminy dla kalendarza oraz zadania zawierają taką samą strukturę danych i definiowane są w tym samym oknie. Menu dla terminów i zadań zawiera następujące opcje: 51

52 - Nowy. Ta opcja pozwala Ci definiować nowy termin lub zadanie. - Edytuj. Ta opcja pozwala Ci uaktualniać wybrany termin lub zadanie. - Usuń. Ta opcja usuwa wybrany termin lub zadanie. Okno edycji jest nieco inne dla terminów zadań. Kiedy tworzysz nowy typ terminu, wyświetlają się okna konfiguracji terminów. Jeśli zdefiniujesz wprowadzany element jako zadanie okno zmieni jego konfiguracją. Przy tworzeniu nowego zadania możemy w polu opisanym jako przypomnienie wskazać ilość dni dla przypomnienia. W Kleosie możemy zdefiniować dwa typy zadań: zadania terminowe oraz zadania zwykłe. Aby zdefiniować typ zadania terminowego wybierz zadanie terminowe w polu Rodzaj. W takim zadaniu pojawi się dodatkowa opcja dodawania zadań powiązanych. Dokumenty Szablony dokumentów Szablony są głównym komponentem automatyzacji dokumentów w Kleosie. Szablony mogą być definiowane jako już napisane bloki tekstu zawierające znaczniki i metadane. Kleos łączy szablony z informacjami kontekstowymi, przechowywanymi bazie danych, aby skomponować pełny dokument. Ten sposób pracy pozwala Ci zaoszczędzić dużo czasu przy opracowywaniu nowych dokumentów. Patrz Konfiguracja > Dokumenty > Szablony dokumentów, aby dowiedzieć się więcej o definiowaniu nowych szablonów. 52

53 Menu zawiera następujące opcje: - Edytuj. Ta opcja otwiera wybrany szablon dokumentu. Edycja i nanoszenie informacji jest możliwe tylko za pomocą MS Word. - Usuń. Ta opcja usuwa wybrany szablon. - Importuj szablon. Ta opcja pozwala przesyłać plik z Twojego komputera do Kleosa, aby użyć go jako szablon. - Importuj szablon a. Ta opcja pozwala przesłać plik z Twojego komputera do Kleosa, aby użyć go jako szablon e- maila. - Importuj blok tekstu. Ta opcja pozwala przesłać plik z Twojego komputera do Kleosa, aby użyć go jako blok tekstu. Bloki tekstu są używane w szablonach, aby generować bardziej złożone dokumenty. - Podgląd. Ta opcja pozwala otworzyć podgląd (szablonu lub bloku tekstu). - Duplikuj. Ta opcja generuje kopię wybranego szablonu w bazie danych Kleosa. Jest to rekomendowany sposób generowania kolejnej wersji określonego szablonu. - Zarejestruj. Ta opcja wgrywa do Kleosa szablon, który aktualnie edytujesz w Wordzie. - Cofnij zmiany. Ta opcja usuwa zmiany jakie wprowadziłeś, w aktualnie edytowanym szablonie i rejestruje go w Kleosie baz zmian. - Właściwości. Ta opcja wyświetla okno dialogowe, które możesz użyć do edytowania nazwy, opisu, folderu wirtualnego i innych informacji o wybranym szablonie. Inne Dokumenty sprawy są zorganizowane w folderach wirtualnych. Robocze foldery dokumentów pozwalają edytować strukturę folderów wirtualnych. Wszystkie sprawy posiadają tą samą strukturę folderów. 53

54 Menu zawiera następujące opcje: - Dodaj. Ta opcja pozwala tworzyć nowy folder. Nowy folder będzie przechowywany wewnątrz innego wybranego folderu. Aby stworzyć nowy folder na szczycie hierarchii musisz wybrać folder Dokumenty. - Edytuj. Ta opcja pozwala edytować nazwę wybranego folderu. - Usuń. Ta opcja pozwala usuwać wybrany folder. Wszystkie pod-foldery zdefiniowane w wybranym folderze zostaną również usunięte. Czynności Typy czynności Czynność jest określonym elementem sprawy, na podstawie którego można wystawiać faktury dla klientów. Każdy typ czynności może zawierać kilka różnych pozycji rozliczeniowych. Na przykład, spotkanie poza biurem zawiera czas pracy, czas podróży oraz pozycję kosztów w postaci biletów. Możesz swobodnie modyfikować konfigurację wszystkich typów czynności oraz wprowadzać nowe. Menu konfiguracji czynności zawiera następujące opcje: - Nowy. Ta opcja pozwala tworzyć nowy typ czynności. - Edytuj. Ta opcja pozwala edytować wybrany typ czynności. - Dezaktywuj/Reaktywuj. Możesz reaktywować lub dezaktywować typ czynności. Nie można usuwać typów czynności z bazy danych Kleosa, które zostały wcześniej użyte w programie. Z tego powodu, jeśli nie chcesz dłużej używać wybranej czynności możesz ją jedynie dezaktywować. - Pokaż/Ukryj elementy nieaktywne. Ta opcja przełącza się pomiędzy pokazywaniem a ukrywaniem dezaktywowanych typów czynności z listy. Widok okna czynności wraz z dodanymi do niej pozycjami rozliczeniowymi. 54

55 Tabele stawek Tabele stawek zawierają wartości każdej pozycji rozliczeniowych. Możesz zdefiniować dowolną ilość tabeli stawek. Menu zawiera następujące opcje: - Nowa standardowa tabela stawek. Ta opcja pozwala stworzyć standardową tabelę stawek. W programie może funkcjonować tylko jedna taka tabela. - Nowa niestandardowa tabela stawek. Ta opcja pozwala tworzyć niestandardową tabelę stawek. Tabela niestandardowa jest używana dla konkretnych spraw i klientów. - Otwórz tabelę stawek. Ta opcja otwiera wybraną tabelę stawek w oknie stawek. - Dezaktywuj/Reaktywuj. Możesz reaktywować lub dezaktywować tabelę stawek. Nie możesz usuwać tabeli stawek z bazy danych Kleosa. Jeśli nie chcesz dłużej używać wybranej tabeli stawek możesz ją jedynie dezaktywować. - Duplikuj tabelę stawek. Ta opcja tworzy kopię wybranej tabeli stawek. - Utwórz pochodną tabelę stawek. Ta opcja tworzy nową tabelę stawek na podstawie istniejącej. - Pokaż/Ukryj elementy nieaktywne. Ta opcja przełącza się pomiędzy pokazywaniem a ukrywaniem dezaktywowanych tabel stawek z listy. Okno tabeli stawek używane jest do zdefiniowania stawek dla pozycji rozliczeniowych. Zawiera ona następujące opcje: - Nowa stawka szczegółowa. Ta opcja pozwala zdefiniować nową stawkę dla danego typu pozycji rozliczeniowej. - Nowa stawka ogólna. Ta opcja pozwala zdefiniować nową stawkę dla określonej pozycji rozliczeniowej. - Zmień. Ta opcja otwiera wybraną stawkę w oknie stawek. - Usuń. Ta opcja usuwa wybraną stawkę. 55

56 Dla każdej pozycji rozliczeniowej można definiować dodatkowe odstępstwa, np. gdy czynność jest wykonana w trybie pilnym, to stawka wynosi x2, lub kwota może wynosić +100zł, gdy wykonawcą jest partner kancelarii. Kalkulacje Typy odsetek Ta konfiguracja pozwala zdefiniować różne typy odsetek. Odsetki są używane przy kalkulacji odsetek lub zadłużenia. Możesz zdefiniować tyle typów odsetek ile potrzebujesz. Menu zawiera trzy opcje: Nawy, Edytuj i Usuń. Tworzenie i edytowanie typów odsetek odbywa się w oknie odsetek. 56

57 Dla każdego typu odsetek możesz definiować różne wartości w różnych odstępach czasowych. Użyj przycisku Dodaj, aby zawrzeć nową stawkę i przedział czasowy. Przycisk edytuj pozwala na uaktualnianie wartości lub wprowadzonych wcześniej dat. Nie możesz definiować nakładających się na siebie okresów dla tego samego typu odsetek. Ogólne Pola dodatkowe dla spraw Dodatkowe pola dla spraw są mechanizmem poszerzającym wprowadzone informacje zapisane w danej sprawie. Wszystkie dodatkowe pola zdefiniowane w tej sekcji będą widoczne we wszystkich sprawach zapisanych w bazie danych, również w sprawach utworzonych przed zdefiniowaniem dodatkowych pól. Dodatkowe pola są tworzone w oknie pola dodatkowe dla spraw. 57

58 Menu tego okna zawiera następujące opcje: - Dodaj grupę. Wszystkie dodatkowe pola powinny być zawarte w grupie pól. Ta opcja pozwala tworzyć nową grupę. Aby utworzyć nową grupę, kliknij przycisk Dodaj grupę i wprowadź nazwę. - Dodaj pole. Ta opcja tworzy nowe pole wewnątrz wybranej grupy. Pierwszym krokiem to utworzenia pola jest zdefiniowanie jego typu. Po wybraniu typu, okno zmieni konfiguracje i wyświetli dodatkowe informacje do uzupełnienia nowego pola. - Przesuń w górę/dół. Te opcje przesuwają w górę i dół wybrane pola lub grupy z listy. - Usuń. Ta opcja usuwa wybrane pola lub grupy. - Podgląd. Ta opcja wyświetla wygląd grup i pól w oknie spraw. Pola dodatkowe dla kontaktów Dodatkowe pola dla kontaktów pozwalają zdefiniować dodatkowe informacje dla kontaktów. Wszystkie dodatkowe pola zdefiniowane w tej sekcji będą widoczne we wszystkich kontaktach z Twojej bazy danych, również w kontaktach wprowadzonych przed zdefiniowaniem dodatkowych pól. Dodatkowe pola są tworzone w oknie pola dodatkowe dla kontaktów. Menu tego okna zawiera następujące opcje: - Dodaj grupę. Wszystkie dodatkowe pola powinny być zawarte w grupie pól. Ta opcja pozwala tworzyć nową grupę. Aby utworzyć nową grupę, kliknij przycisk Dodaj grupę i wprowadź nazwę. - Dodaj pole. Ta opcja tworzy nowe pole wewnątrz wybranej grupy. Pierwszym krokiem to utworzenia pola jest zdefiniowanie jego typu. Po wybraniu typu, okno zmieni konfiguracje i wyświetli dodatkowe informacje do uzupełnienia nowego pola. - Przesuń w górę/dół. Te opcje przesuwają w górę i dół wybrane pola lub grupy z listy. - Usuń. Ta opcja usuwa wybrane pola lub grupy. - Podgląd. Ta opcja wyświetla wygląd grup i pól w oknie kontaktów. 58

59 Podpowiedzi Kleos umożliwia rejestrowanie różnych list wcześniej wprowadzonych form grzecznościowych i tytułów dla kontaktów. Są one wyświetlane w odpowiednich oknach kontaktów. Możesz zapisywać tytuły dla osób fizycznych i dla osób prawnych, a także formy grzecznościowe i typy adresów. Wszystkie z nich są przechowywane w liście w module Konfiguracji. Konta Ta opcja otwiera okno kont mailowych wyświetlając listę zapisanych wcześniej kont mailowych. Możesz definiować tyle kont ile potrzebujesz, lecz tylko jedno z nich może być zdefiniowane jako domyślne. 59

60 Menu tego okna zawiera następujące opcje: - Dodaj. Ta opcja otwiera kreator konfiguracji konta mailowego. - Zmień. Ta opcja pozwala edytować informacje w wybranym koncie . Początkowe okno zawiera podstawowe parametry konta. Aby edytować jego szczegóły kliknij przycisk Pokaż konfigurację zaawansowaną. - Usuń. Ta opcja usuwa wybrane konto . - Ustaw jako domyślne. Ta opcja ustawia wybrane konto jako konto domyślne. PO skonfigurowaniu konta pocztowego, możesz importować i wysyłać maile bezpośrednio z Kleosa. Moje preferencje Każda z tych opcji otwiera okno umożliwiające konfigurację kliku konkretnych parametrów obowiązujących dla aktualnie zalogowanego pracownika. 60

61 Możesz konfigurować następujące parametry: Ogólne - Pokaż błędy kompilatora dokumentów. Gdy ta opcja jest aktywna, Kleos wyświetli błędy powiązane z integracją zmiennych pól szablonów, kiedy dokument jest otwarty w MS Word. - Edytor szablonów. Możesz wybrać między wewnętrznym edytorem, a domyślnym zewnętrznym edytorem (MS Word). - Importuj z program MS Office. Możesz wybrać między formatami EML lub MSG. - Żądaj potwierdzenia dostarczenia. Gdy jest to aktywne, maile są wysyłane z żądaniem potwierdzenia dostarczenia. - Żądaj potwierdzenia przeczytania. Gdy jest to aktywne, maile są wysyłane z żądaniem potwierdzenia przeczytania. - Zaawansowany edytor poczty . Gdy jest to aktywne, edytor maili wprowadzany w Kleosie, wyświetli wszystkie zaawansowane opcje edytowania. - Ustawienia regionalne. Otworzy okno konfiguracji ustawień regionalnych Twojego komputera. Dokumenty - Domyślny format dokumentów. Możesz przełączać między formatem doc i docx. - Włącz bezpośrednie rejestrowanie dokumentów. Gdy jest ono aktywne, dokumenty są automatycznie wgrywane do Kleosa, jeśli zapiszesz i zamkniesz dokument w MS Word. - Użyj lokalnego programu dla PDF. Aktywna opcja będzie włączała lokalny program służący do konwersji dokumentów do formatu pdf. - Wyłącz tryb cichy podczas konwersji pdf. Gdy jest to aktywne, Kleos wyświetla błędy i ostrzeżenia powiązane z lokalną konwersją plików PDF. - Rozszerzenia plików do odczytu. Jeśli dokument ma jakiekolwiek rozszerzenia zawarte w liście, Kleos otworzy okno podglądu tego pliku. 61

62 - Włącz automatyczne importowanie plików z katalogu. Gdy jest to aktywne, Kleos będzie wgrywał automatycznie wszystkie dokumenty przechowywane w wskazanym folderze na komputerze. Czynności - Domyślny tryb czynności dla stopera. Ta opcja pozwala na definiowanie domyślnej czynności, gdy stoper jest używany przy tworzeniu czynności. - Pozycja rozliczeniowa dla stopera. Opcja pozwala na zdefiniowanie pozycji rozliczeniowej, jaka się pojawi w oknie czynności tworzonej po zatrzymaniu stopera. - Zamykanie sprawy. Domyślny typ aktywności. Ta opcja pozwala definiować domyślną czynność powiązaną z zamykaną sprawą. - Minimalny czas trwania czynności. - Tworzenie dokumentu. Ten zestaw opcji pozwala definiować domyślne czynności rejestrowane przy tworzeniu dokumentu. - Importowanie dokumentów. Ten zestaw opcji pozwala definiować domyślne czynności rejestrowane przy importowaniu dokumentu. - Edycja dokumentu. Ten zestaw opcji pozwala definiować domyślne czynności rejestrowane przy edycji dokumentu. Terminy - Wyświetl okno potwierdzające przesunięcie terminu w kalendarzu. - Domyślny wykonawca terminu. Ta opcja pozwala definiować wykonawcę nowych terminów w kalendarzu. - Tworzenie dokumentu. Ten zestaw opcji pozwala definiować domyślne terminy rejestrowane przy tworzeniu dokumentu. - Importowanie dokumentów. Ten zestaw opcji pozwala definiować domyślne terminy rejestrowane przy importowaniu dokumentu. - Edycja dokumentu. Ten zestaw opcji pozwala definiować domyślne terminy rejestrowane przy edycji dokumentu. Zadania - Domyślny wykonawca zadania. Ta opcja pozwala definiować domyślnego wykonawcę dla nowego zadania. - Włącz zadania terminowe w widoku kalendarza. Gdy ta opcja jest aktywna, zadania terminowe pokazywane są w kalendarzu. Jeśli ta opcja jest nieaktywna, zadania terminowe wyświetlane są tylko na liście zadań. - Tworzenie dokumentu. Ten zestaw opcji pozwala definiować domyślne zadania rejestrowane przy tworzeniu dokumentu. - Importowanie dokumentów. Ten zestaw opcji pozwala definiować domyślne zadania rejestrowane przy importowaniu dokumentu. - Edycja dokumentu. Ten zestaw opcji pozwala definiować domyślne zadania rejestrowane przy edycji dokumentu. Opcje synchronizacji - Synchronizuj pozycje od x dni w przeszłości. Ta opcja pozwala definiować liczbę dni, które będą zsynchronizowane z kalendarza w Kleosie z kalendarzem Outlooka. - Domyślny typ dla terminu lub zadnia. Ta opcja pozwala definiować domyślny typ przypisany do terminu i zadania dla tych elementów importowanych z Outlooka. - Zachowanie przy nowym terminie/zadaniu z Outlooka. Ta para opcji pozwala definiować w jaki sposób Kleos przypisze terminy lub zadania do sprawy importowane z Outlooka. - Zachowanie przy zmianie elementów zarówno w Outlooku jak i w Kleosie. Ta opcja pozwala definiować w jaki sposób Kleos rozpozna konflikt w kalendarzach Kelosa i Outlooka. Ustawienia globalne 62

63 Czynności - Czas trwania. Ta opcja pozwala definiować format do opisywania długości czynności. Możesz wybrać format godzinowy lub dzisiętny. - Zarządzaj stawkami wewnętrznymi. Gdy ta opcja jest aktywna możesz używać stawek wewnętrznych do obliczania stawek w czynnościach. - Długość trwania dnia roboczego. To maksymalna długość trwania dnia roboczego zdeklarowanego dla okna podsumowania czynności na pulpicie. - Wybór slotu czasowego. Ta opcja pozwala definiować długość trwania interwałów dla czynności. Kalendarz - Domyślny czas terminu. Ta opcja pozwala definiować domyślną długość terminów. - Godziny pracy. Ta para pól pozwala definiować limity godzin pracy widoczny w kalendarzu. Dokumenty - Praca z różnymi wersjami. Ten zestaw opcji pozwala definiować konfiguracje wersji dokumentów. - Śledzenie poczty. Gdy ta opcja jest aktywna, za każdym razem gdy mail jest wysyłany, unikalny ID dodawany jest do maila. Ten kod używany podczas importowania maili i automatycznie wskaże sprawę w Kleosa z której pierwotnie był wysłany. - Włącz zarządzanie folderami dla sprawy. Gdy ta opcja jest aktywna możesz zdefiniować foldery dla każdej sprawy. - Nadpisz użyte w szablonach bloki tekstu zdefiniowanymi przez kancelarię. Szablon może zawierać wiele bloków tekstu. Ta opcja decyduje który blok tekstu zostanie użyty. Finanse - Tryb wyświetlania pozycji. Wybór elementów wyświetlanych w zakładce finanse w sprawie: czynności lub pozycje rozliczeniowe. - Zapisz fakturę jako dokument w sprawie. Powoduje zapisanie dokumentu faktury jako word w sprawie, z poziomu której faktura była wystawiona, oraz zapisanie dokumentu w każdej sprawie, której czynności również znalazły się w tym samym dokumencie. - Edycja dokumentów finansowych po wygenerowaniu wydruku. - Pytaj o utworzenie wydruku zawsze po zapisie nowej faktury. W przypadku zaznaczenia jednej lub obu opcji, zawsze po zapisie faktury program wyświetli okno generowania dokumentu faktury. - Uwzględniaj wszystkie sprawy podczas seryjnego fakturowania. - Jedna faktura dla postępowań w fakturowaniu seryjnym. Umożliwia fakturowanie postępowań na jednej fakturze, w przypadku korzystania z fakturowania seryjnego. Wyłączenie opcji spowoduje wystawienie osobnych faktur dla każdego postępowania w sprawie. Włącznie, spowoduje zafakturowanie wszystkich postępowań w sprawie na jednej fakturze. - Włącz system zatwierdzania faktur. System zatwierdzania dokumentów finansowych jest powiązany z zaawansowanym modułem finansowym i działa tylko dla użytkowników, którym przydzielono taką licencję w ustawieniach Menedżera kontraktów. System - System zarządzania hasłami. Gdy ta opcja jest aktywna Kleos wymusi przedawnienie hasła po określonej liczbie dni. Kontakt - Włącz pole Opiekun kontaktu. Gdy ta opcja jest aktywna możesz przypisać określoną osobę z kancelarii do wybranego kontaktu w bazie. Kolory zadań i terminów 63

64 Ta opcja pozwala definiować koloru terminów w kalendarzu i zadań. Możesz dodać tyle dodatkowych kolorów ile potrzebujesz. Menu ustawień kolorów zawiera następujące opcje. - Dodaj. Ta opcja pozwala dodawać nowe kolory. - Edytuj. Ta opcja pozwala edytować nazwę lub odcień wybranego koloru. - Usuń. Ta opcja pozwala usuwać wybrany kolor. Test szybkości łącza internetowego Ta opcja wykonuje test szybkości połączenia internetowego, którego przeprowadzenie wyświetli informacje odnośnie możliwej szybkości działania Kleosa na Twoim komputerze. Finanse Modele dokumentów finansowych Sekcja ta zawiera modele: faktura, faktura korygująca i faktura zaliczkowa. Modele dokumentów są tworzone z wcześniej zdefiniowanej struktury standardowej faktury. Można wybrać, które elementy będą wyświetlane w danym modelu faktury. 64

65 Typy pozycji rozliczeniowych Każda pozycja rozliczeniowa, jaką zdefiniujesz dla danej czynności, zawsze zaliczać się będzie do ustalonego z góry typu. Istnienie typów pozycji rozliczeniowych jest niezbędne do pozyskiwania wszelkich informacji domyślnych oraz wszelkich danych potrzebnych do wyliczenia prawidłowej kwoty. W oknie tym możliwe jest wykonanie następujących czynności: - Przeglądanie listy istniejących Typów pozycji rozliczeniowych - Utworzenie nowego Typu pozycji rozliczeniowej poprzez kliknięcie przycisku Nowy - Edytowanie danych istniejącego Typu pozycji rozliczeniowej poprzez wybranie go z listy, a następnie kliknięcie przycisku Edytuj - Usunięcie istniejącego Typu pozycji rozliczeniowej poprzez wybranie go z listy, a następnie kliknięcie przycisku Usuń - Wyświetlenie lub ukrycie elementów pozycji dezaktywowanych Szablony dokumentów Ten temat umożliwia tworzenie, edytowanie i usuwanie szablonów faktur oraz tekst bloków występujących na fakturach i załącznikach do faktur. 65

66 Menu zawiera następujące opcje: - Edytuj. Ta opcja otwiera wybrany szablon przy użyciu domyślnego edytora tekstowego. Praca z dodatkiem Edytor Kleos jest możliwa tylko w programie MS Word. - Usuń. Ta opcja powoduje usunięcie wybranego szablonu. - Importuj szablon. Ta opcja umożliwia przesłanie pliku z komputera do Kleosa jako szablonu dokumentu. - Importuj blok tekst. Ta opcja umożliwia przesyłanie plików z komputera do Kleosa jako bloku tekstowego. Bloki tekstu są wykorzystywane w szablonach do generowania bardziej złożonych dokumentów. - Podgląd. Ta opcja umożliwia wyświetlenie wybranego elementu (szablonu lub bloku tekstowego) w domyślnym edytorze tekstu. - Duplikuj. Opcja ta generuje kopię wybranego szablonu w bazie danych Kleos. Jest to zalecany sposób generowania kolejnych szablonów. - Zarejestruj. Ta opcja powoduje przesłanie szablonu, który jest edytowany w edytorze tekstów do bazy danych Kleos. - Cofnij zmiany. Ta opcja usuwa wprowadzone zmiany w szablonie aktualnie edytowanym przy użyciu edytora tekstu i rejestruje szablon bez zmian. - Właściwości. Ta opcja wyświetla okno dialogowe, w którym można edytować nazwę, opis, folder wirtualny dla wybranego szablonu. Inne Ta opcja umożliwia skonfigurowanie domyślnie doliczanej kwoty do każdej faktury, stanowiące koszty administracyjne kancelarii. Wartość jest podawana w procentach. 66

67 Jednostka podatkowa Aktywności związane z rachunkowością, wykonywane przez Twoją Kancelarię, w przypadku korzystania z modułu Finanse, muszą być zarządzane w ramach Jednostki podatkowej. W niej będzie przypisana Twoja kancelaria jako strona wystawiająca faktury w programie. W niektórych przypadkach (np. spółki), w programie może funkcjonować kilka jednostek podatkowych, które prowadzić będę osobny rejestr sprzedaży. W oknie tym możliwe jest wykonanie następujących czynności: - Przeglądanie listy istniejących Jednostek Podatkowych - Utworzenie nowej Jednostki Podatkowej poprzez kliknięcie przycisku Nowa - Edytowanie Jednostki Podatkowej poprzez wybranie jej z listy, a następnie kliknięcie przycisku Otwórz - Usuwanie Jednostki Podatkowej poprzez wybranie jej z listy, a następnie kliknięcie przycisku Usuń Rozrachunek Każda Jednostka Podatkowa może być użyta do zarządzania jednym bądź kilkoma Rozrachunkami. Musi on być podpięty pod wskazaną jednostkę podatkową. W ramach rozrachunku są definiowane lata podatkowe, niezbędne do wystawiania faktur w danym okresie. 67

68 W drugiej zakładce Rozrachunku, wskazywane są: - termin płatności dla faktur, możliwy do zmiany dla wybranego klienta w jego profilu, - sposób numerowania dla faktur Dzienniki 68

69 Aby umożliwić wpisywanie poszczególnych transakcji, konieczne jest utworzenie dzienników. Dzienniki definiowane są dla konkretnych, pojedynczych lat podatkowych. Domyślnie w programie są już wprowadzone dwa dzienniki: Sprzedaż i Korekty, pod które w zależności od rodzaju dokumentu finansowego będą przypisywane faktury w module Finanse. Menu zawiera następujące opcje: - Nowy. Ta opcja umożliwia utworzenie nowego dziennika. - Edytuj. Ta opcja umożliwia zmianę nazwy wybranego dziennika. - Usuń. Ta opcja umożliwia usunięcie wybranego dziennika. Możliwe jest skasowanie tylko dziennik, w ramach którego nie zostały zarejestrowane żadne dokumenty finansowe. Stawki VAT W Kleos zdefiniowane są następujące stawki podatku VAT: VAT podstawowy - 23% VAT obniżony 1-8% VAT obniżony 2-5% VAT 0% VAT zw 69