SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1do Uchwały Nr 759/2007 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 9 października 2007 r. URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO Poznań, Al. Niepodległości 18 budynek C SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA udzielanego w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego pracę Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego CPV: (Usługi programowania oprogramowania aplikacyjnego) (Usługi konfiguracji oprogramowania) (Usługi wdrażania oprogramowania) (Systemy komputerowe) (Oprogramowanie) Znak postępowania: DSI.V.3324/5/07 Poznań, październik 2007 r. 1/73

2 I. ZAMAWIAJĄCY Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego, zwany dalej Zamawiającym ogłasza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego pracę Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego. Adres zamawiającego: Al. Niepodległości 16/18, Poznań Telefon: (061) , Fax (061) , Internet: Dane Zamawiającego: NIP: , REGON: Dokładny adres do korespondencji: Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego, Poznań, al. Niepodległości 18, Departament Społeczeństwa Informacyjnego, pok. 430 Faks do korespondencji w sprawie Zamówienia: do korespondencji w sprawie Zamówienia: dsi@umww.pl Znak Postępowania: DSI.V.3324/5/07 Uwaga: w korespondencji kierowanej do Zamawiającego należy posługiwać się tym znakiem. Użyte w Specyfikacji terminy mają następujące znaczenie: a) Zamawiający Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu b) Postępowanie postępowanie prowadzone przez Zamawiającego na podstawie niniejszej Specyfikacji. c) SIWZ niniejsza Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. d) Ustawa Pzp - ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych. e) Zamówienie należy przez to rozumieć zamówienie publiczne, którego przedmiot został w sposób szczegółowy opisany w niniejszym SIWZ. f) Wykonawca podmiot, który ubiega się o wykonanie Zamówienia, złoży ofertę na wykonanie Zamówienia albo zawrze z Zamawiającym umowę w sprawie wykonania Zamówienia. II. TRYB Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 w związku z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Tekst jednolity z 2006 r. Dz. U. z 2006 r. Nr 164 poz. 1163, zmiany: Dz. U z 2006 r. Nr 170 poz. 1217, Nr 227 poz. 1658, Dz. U z 2007 r. Nr 64 poz. 427 oraz Nr 82 poz. 560) zwana dalej Ustawą Pzp z zastosowaniem przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie. 2/73

3 III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia publicznego jest dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego pracę Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego, zwanego dalej Systemem. Użyte w Specyfikacji terminy i pojęcia odnoszące się do przedmiotu zamówienia zostały zdefiniowane w Załączniku nr 5 do SIWZ. Do przedmiotu zamówienia należą w szczególności: wykonanie projektu Systemu na podstawie wymagań Zamawiającego dostarczenie, instalacja i konfiguracja sprzętu i oprogramowania systemowego niezbędnego do działania Systemu, wykonanie i przystosowanie, dostarczenie, instalacja i konfiguracja oprogramowania aplikacyjnego, dostarczenie 50 urządzeń umożliwiających składanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem wraz z kwalifikowanymi certyfikatami 1 migracja istniejących danych do Systemu, wykonanie i dostarczenie dokumentacji projektowej, powykonawczej i eksploatacyjnej Systemu, przeprowadzenie szkolenia pracowników Zamawiającego w zakresie obsługi Systemu, obsługa gwarancyjna oprogramowania przez okres 5 lat od dnia odbioru końcowego przedmiotu zamówienia publicznego (zgodnie z def. W pkt W235 do W241 w Załączniku nr 1, udzielenie gwarancji na dostarczony sprzęt i zastosowane materiały na okres minimum 2 lat, realizacja asysty technicznej przez okres minimum 2 lat; System winien wykorzystywać istniejącą i aktualnie rozbudowywaną infrastrukturę sieciową (w budynkach przy: al. Niepodległości 16/18, pl. Wolności 18, ul. Kościuszki 95, ul. Piekary 17 zapewniającą połączenia w technologii switched Ethernet 10Mb/s pomiędzy budynkami, 100Mb/s w obrębie budynków i 1Gb/s pomiędzy serwerami w obrębie tego samego budynku. System winien wykorzystywać istniejący sprzęt użytkowników klasy PC. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia przedstawiono w załączniku nr 1 do niniejszej SIWZ. Równoważny przedmiot zamówienia - Zamawiający wymaga złożenia ofert na wykazany przedmiot zamówienia o cechach technicznych, jakościowych, opisanych w SIWZ lub równoważnych w pełni odpowiadających cechom nie gorszym niż określone w przedstawionym opisie przedmiotu z preferencją parametrów korzystniejszych spełniających te same wymagania jakościowe i funkcjonalne. Dopuszczając składanie ofert równoważnych lub odpowiedników jakościowo odpowiadających cechom technicznym, jakościowym i funkcjonalnym oczekuje udokumentowania, że oferowany sprzęt, produkty spełniają wymagania określone dla przedmiotu zamówienia. 1 W rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym z dnia 18 września 2001 r. (Dz. U. nr 130, poz. 1450) 3/73

4 Kody Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) określające przedmiot zamówienia: (Usługi programowania oprogramowania aplikacyjnego) (Usługi konfiguracji oprogramowania) (Usługi wdrażania oprogramowania) (Systemy komputerowe) (Oprogramowanie) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. Zamawiający nie przewiduje zamówień uzupełniających. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej. IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA, TERMIN PŁATNOŚCI, Wymagany termin realizacji zamówienia: r. Termin płatności: 30 dni. V. WARUNKI WYMAGANE OD WYKONAWCÓW UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZAMÓWIENIE 1. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 Ustawy Pzp i nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia, z przyczyn określonych w art. 24 ust. 1 i 2 Ustawy Pzp. 2. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, za które uznaje się łączne spełnianie następujących warunków: 1) w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności przez Wykonawcę jest krótszy to w okresie prowadzenia działalności, wykonał przynajmniej jedno zamówienie, w ramach którego dostarczono i wdrożono system informatyczny obejmujący jednocześnie: obsługę elektronicznego obiegu dokumentów na minimum 250 użytkowników 2 ; obsługę przepływu prac (ang. workflow); obsługę kwalifikowanego podpisu elektronicznego; portal transakcyjny umożliwiający komunikację za pośrednictwem formularzy elektronicznych przez sieć Internet, o wartości nie mniejszej dla każdego zamówienia niż 1,5 mln zł brutto. 2 Przez użytkownika Zamawiający rozumie pracownika, dla którego system ten stanowi narzędzie pracy na rzecz podmiotu (pracodawcy) i którego system identyfikuje personalnie. 4/73

5 2) Wykonawca dysponuje kierownikiem projektu z wykształceniem wyższym kierunkowym o profilu informatycznym oraz minimum 5 letnim doświadczeniem zawodowym w zakresie prowadzenia projektów informatycznych tj. prowadził w tym okresie nadzór przynajmniej nad 2 projektami informatycznymi (zgodnie z załącznikiem nr 7). 3. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia tj. 1) posiadający środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż zł. 2) ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę min zł. VI. DOKUMENTY SKŁADAJĄCE SIĘ NA OFERTĘ 1. W celu potwierdzenia spełnienia warunków podmiotowych udziału w postępowaniu oferta musi zawierać następujące dokumenty i oświadczenia: 1.1 oświadczenie o spełnieniu warunków wymaganych w niniejszym postępowaniu składane na podstawie art. 22 ustawy Pzp. (wg załącznika Nr 3 do SIWZ), 1.2 aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (oryginał lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę). 1.3 w celu potwierdzenia spełnienia wymagań o których mowa w rozdziale V ust. 2 pkt 1) Wykonawca załączy wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, (minimum 1 zamówienie o wartości 1,5 mln zł brutto) odpowiadających swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia z podaniem ich przedmiotu, wartości, dat wykonania i odbiorców, wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi te zostały wykonane należycie (załącznik nr 6 do SIWZ); 1.4 w celu potwierdzenia spełnienia wymagań Wykonawca załączy wykaz praktyki zawodowej (doświadczenia) kierownika projektu (min. 5 lat w zakresie prowadzenia projektów informatycznych) z podaniem informacji na temat jego wykształcenia, niezbędnych do wykonania zamówienia (nadzór nad prowadzeniem przynajmniej 2 projektów) z uwzględnieniem wytycznych o których mowa w rozdz. V ust. 2 pkt. 2 SIWZ (załącznik nr 7 do SIWZ); 1.5 w celu potwierdzenia spełnienia wymagań o których mowa w rozdz. V ust.2 pkt. 3 Wykonawca załączy: a) Informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, w którym wykonawca posiada rachunek, potwierdzający wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawioną nie 5/73

6 wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, w wysokości nie mniejszej niż łącznie zł., b) Polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności Polisa winna być aktualna co najmniej na dzień składania ofert na kwotę min zł. W dniu podpisania umowy Zamawiający zażąda przedłożenia nowej polisy, jeśli polisa załączona do oferty utraciła ważność. Również, gdy polisa utraci ważność w trakcie wykonywania umowy Zamawiający zażąda przedłożenia nowej, tak aby była zachowana ciągłość ubezpieczenia. Nowe polisy muszą być zawarte na warunkach nie gorszych niż polisa przedłożona do oferty. 1.6 aktualne zaświadczenia właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające odpowiednio, że wykonawca nie zalega z opłaceniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne, lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert (oryginał lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę) 1.7 aktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust.1 pkt 4-8 ustawy Pzp, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (oryginał lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę) 1.8 aktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust.1 pkt 9 ustawy Pzp, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (oryginał lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę). 2. Wykonawcy zagraniczni: 2.1 Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej zamiast dokumentów, o których mowa w pkt VI.1 1.2, 1.6, 1.8 składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, b) nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie, c) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu. Zamiast dokumentu o którym mowa w pkt. VI składa zaświadczenie właściwego organy sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust.1 pkt 4-8 ustawy Pzp. 6/73

7 2.2 Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt VI , 1.6, 1.7, 1.8 zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. 2.3 Dokumenty o których mowa w niniejszym punkcie SIWZ (VI.2) powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Dokument o którym mowa w pkt.2.1 lit.c ) powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. 2.4 Dokumenty składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. 3. Wykonawcy występujący wspólnie: 3.1 W przypadku składania oferty wspólnej, wymienione dokumenty w pkt VI (w zakresie art.22 ust.1 pkt.4 ustawy Pzp), 1.2, 1.6, 1.7, 1.8 SIWZ muszą być złożone przez każdego z Wykonawców z osobna, pozostałe mogą być złożone wspólnie. 3.2 Oferty przedstawione przez dwa lub więcej podmiotów występujących wspólnie, będą musiały spełniać dodatkowo następujące wymagania: a) Zawierać Pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia. b) Wszyscy partnerzy będą ponosić odpowiedzialność solidarną za wykonanie umowy zgodnie z jej postanowieniami; c) Jeden z partnerów konsorcjum zostanie ustanowiony jako pełnomocnik, upoważniony do reprezentowania wszystkich uczestników konsorcjum w postępowaniu albo reprezentowania wszystkich uczestników konsorcjum w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego; d) Zamawiający może w ramach odpowiedzialności solidarnej żądać wykonania umowy w całości przez partnera kierującego lub od wszystkich partnerów łącznie lub od każdego z osobna, albo też w inny sposób ustalony w umowie konsorcjum. 3.3 Jeżeli oferta wykonawców, którzy ubiegają się wspólnie o udzielenie zamówienia zostanie wybrana, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, umowy regulującej współpracę tych wykonawców. 4. Do oferty należy ponadto dołączyć następujące formularze i dokumenty: 4.1. Formularz oferty (wg załącznika nr 2 do SIWZ) 4.2. Dokument potwierdzający wniesienie wadium 4.3. W przypadku, gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik do oferty musi być załączone pełnomocnictwo określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy. 5. Oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawcę, zamawiający dokona biorąc pod uwagę złożone dokumenty i oświadczenia, na zasadzie warunku granicznego spełnia / nie spełnia. 7/73

8 6. Nie spełnienie warunków udziału w postępowaniu stanowi podstawę do wykluczenia Wykonawcy 7. Zamawiający żąda, w wyznaczonym przez siebie terminie, uzupełnienia dokumentów i oświadczeń przedstawionych przez Wykonawców, o których mowa w postanowieniach niniejszej SIWZ ( z wyłączeniem dokumentów o których mowa w pkt. VI.4). 8. Zamawiający żąda, w wyznaczonym przez siebie terminie złożenia wyjaśnień dotyczących przedstawionych przez Wykonawców dokumentów i oświadczeń, o których mowa w postanowieniach niniejszej SIWZ VII. WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI ORAZ INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMII PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW 1) Osobami uprawnionymi ze strony Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami są: Artur Kośmider (061) (artur.kosmider@umww.pl) Adam Minkowski (061) (adam.minkowski@umww.pl) Jarosław Organista (0-61) (jaroslaw.organista@umww.pl); Arkadiusz Stanisławiak (0-61) (arkadiusz.stanislawiak@umww.pl). 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy przekazują pisemnie. Zamawiający dopuszcza również przekaz w/w dokumentów oraz informacji faksem, pod warunkiem niezwłocznego ich potwierdzenia pisemnie. Nr faksu: Wykonawca może zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienia dotyczące wszelkich wątpliwości związanych ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia, sposobem przygotowania i złożenia oferty, kierując swoje zapytania pisemnie na : Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Departament Społeczeństwa Informacyjnego Poznań, al. Niepodległości 18, pokój 430 budynek B. Zapytania mogą być składane faksem pod warunkiem niezwłocznego potwierdzenia treści zapytania na piśmie 3. Zamawiający niezwłocznie udzieli odpowiedzi na wszelkie zapytania związane z prowadzonym postępowaniem pod warunkiem, że treść zapytania dotarła nie później niż na 6 dni przed terminem składania ofert. 4. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zostanie przekazana jednocześnie wszystkim Wykonawcom, którym doręczono SIWZ bez wskazania źródła zapytania oraz zamieszczona zostanie na stronie internetowej zamawiającego, na której udostępniona jest specyfikacja. 5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, przed upływem terminu składania ofert, Zamawiający może zmodyfikować treść SIWZ. a) Dokonaną modyfikację Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym doręczono SIWZ oraz zamieści ją na własnej stronie internetowej, na której udostępniona jest specyfikacja. 8/73

9 b) W przypadku, gdy zmiana powodować będzie konieczność modyfikacji oferty, Zamawiający przedłuży termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do wprowadzenia tych zmian w ofertach. c) O przedłużeniu terminu składania ofert zamawiający niezwłocznie zawiadomi wszystkich wykonawców, którym przekazano SIWZ oraz zamieści tę informację na własnej stronie internetowej, na której udostępniona jest specyfikacja. 2) Modyfikacja i wycofanie oferty. 1. Wykonawca może wprowadzić zmiany, poprawki, modyfikacje i uzupełnienia do złożonej oferty pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian, poprawek itp. przed terminem składania ofert. 2. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta (patrz rozdział IX SIWZ) tj. w zamkniętej kopercie, odpowiednio oznakowanej z dopiskiem ZMIANA i oznakowanej wg. wytycznych pkt. I SIWZ pn. Zamawiający. 3. Koperty oznakowane dopiskiem ZMIANA oznakowanej wg. wytycznych pkt. I SIWZ pn. Zamawiający zostaną otwarte przy otwieraniu oferty Wykonawcy, który wprowadził zmiany i po stwierdzeniu poprawności procedury dokonania zmian, zostaną dołączone do oferty. 4. Wykonawca ma prawo przed upływem terminu składania ofert wycofać się z postępowania poprzez złożenie pisemnego powiadomienia (wg takich samych zasad jak wprowadzanie zmian) z napisem na kopercie WYCOFANIE. VIII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM 1. Oferta musi być zabezpieczona wadium w wysokości: ,00 zł (słownie złotych: siedemdziesiąt dwa tysiące) dla całości zamówienia, wniesionym przed upływem terminu składania ofert. 2. Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach: a) pieniądzu, b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej, z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, c) gwarancjach ubezpieczeniowych, d) gwarancjach bankowych, e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6 b, ust. 5, pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. Nr 109, poz z późń. zm). Dokumenty wymienione w ust. 2 litera b e muszą uwzględniać zapisy art. 46 ust. 5 ustawy Pzp. 3. Wadium musi obejmować okres związania ofertą. 4. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy zamawiającego: w banku PKO Bank Polski S.A I Oddział/ Poznań, numer konta /73

10 W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu, zamawiający uzna, iż będzie ono wniesione skutecznie jedynie w przypadku wpływu pieniędzy na konto zamawiającego przed terminem składania ofert. Na poleceniu przelewu należy zamieścić adnotację: dotyczy przetargu numer sprawy DSI.V.3324/5/07 5. Poświadczona za zgodność z oryginałem, przez wykonawcę, kopia przelewu z potwierdzeniem bankowym, powinna być dołączona do oferty. 6. Potwierdzeniem wniesienia wadium w jednej z form określonych w ust. 2, litery b, c, d i e jest oryginalny dokument banku, ubezpieczyciela lub poręczyciela, wystawiony na Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu, al. Niepodległości 18, Poznań z oznaczeniem, iż dotyczy przetargu - numer sprawy DSI.V.3324/5/07 złożony w pokoju nr 430 w bud. B al. Niepodległości 18 w Poznaniu przed upływem terminu wyznaczonego na dzień składania ofert.. 7. Kopia dokumentu, o którym mowa w pkt 6, poświadczona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę, powinna być dołączona do oferty. 8. Wykonawca, którego oferta niezabezpieczona będzie akceptowalną formą wadium zostanie wykluczony z postępowania a jego oferta uznana za odrzuconą bez dalszego rozpatrywania. 9. Zamawiający dokona zwrotu wadium niezwłocznie, jeżeli: 1) upłynął termin związania ofertą; 2) zawarto umowę w sprawie zamówienia publicznego; 3) zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia, a protesty zostały ostatecznie rozstrzygnięte lub upłynął termin do ich wnoszenia. 10. Zamawiający zwróci niezwłocznie wadium na wniosek wykonawcy: 1) który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert; 2) który został wykluczony z postępowania; 3) którego oferta została odrzucona. 11. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana: 1) odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie, 2) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. IX. OKRES ZWIĄZANIA OFERTĄ Wykonawcy pozostają związani złożoną ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. X. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Ofertę należy złożyć wg formularza ofertowego stanowiącego Załącznik Nr 2 do niniejszej SIWZ i wymaganymi dokumentami, zaświadczeniami i oświadczeniami określonymi w punkcie VI SIWZ. Zamawiający dopuszcza złożenie oferty i załączników do oferty na formularzach sporządzonych przez Wykonawcę, pod warunkiem, że ich treść a także opis kolumn i wierszy odpowiadać będą formularzom określonym przez Zamawiającego. 2. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści SIWZ. 10/73

11 3. Oferta powinna być napisana w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana przez osobę(y) upoważnioną(e) do reprezentowania firmy 4. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. 5. Oferta i załączniki do oferty (oświadczenia i dokumenty) muszą być podpisane przez upoważnion(ego)ych przedstawiciel(a)i Wykonawcy Dokumenty mogą być przedstawione w formie oryginałów albo kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub upoważnion(ego)ych przedstawiciel(a)i Wykonawcy Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być podpisane przez Wykonawcę lub upoważnion(ego)ych przedstawiciel(a)i Wykonawcy W przypadku podpisywania oferty lub poświadczania za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osob(ę)y niewymienion(ą)e w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Wykonawcy, należy do oferty dołączyć pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo powinno wskazywać zakres umocowania i być przedstawione w formie oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii Zaleca się aby oferta wraz z załącznikami była zestawiona w sposób uniemożliwiający jej samoistną dekompletację (bez udziału osób trzecich) oraz uniemożliwiający zmianę jej zawartości bez widocznych śladów naruszenia. 6. Wszelkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany (w tym załącznikach do oferty) muszą być parafowane (lub podpisane) własnoręcznie przez osob(ę)y podpisując(ą)e ofertę. 7. Zamawiający informuje, iż zgodnie z art. 96 ust. 3 Ustawy P.z.p. oferty składane w postępowaniu o zamówienie publiczne są jawne i podlegają udostępnieniu od chwili ich otwarcia, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeśli Wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą one być udostępniane Przez tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. Nr. Nr 47 z dnia 8 czerwca 1993 r., poz. 211, z późn. zm.) rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności, tzn. zastrzegł składając ofertę, iż nie mogą być one udostępnione innym uczestnikom postępowania. 7.2 Stosowne zastrzeżenie Wykonawca winien złożyć na formularzu ofertowym. 7.3 Informacje zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa muszą być złożone przez Wykonawcę w oddzielnej wewnętrznej kopercie z oznakowaniem tajemnica przedsiębiorstwa, lub spięte (zszyte) oddzielnie od pozostałych, jawnych elementów oferty. 7.4 Wykonawca w szczególności nie może zastrzec informacji dotyczących ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofercie (por. art. 8 ust. 3 Ustawy P.z.p.). 8. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, z zastrzeżeniem art. 93 ust. 4 Ustawy P.z.p. 11/73

12 9. Zamawiający nie przewiduje zorganizowania zebrania z Wykonawcami. 10. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu z zastrzeżeniem art. 93 ust. 4 Ustawy P.z.p Zamawiający nie wyraża zgody na powierzenie przez Wykonawcą prac podwykonawcom. XI. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT ORAZ ICH OZNAKOWANIE Ofertę należy złożyć w zamknięt(ych)ej koper(tach)cie w siedzibie zamawiającego al. Niepodległości 18 w Poznaniu - pokój nr 430 w terminie do dnia 26 listopada 2007r. do godz. 9:00. Oferty złożone po terminie będą zwrócone Wykonawcom bez otwierania. Kopert(y)a powinn(y)a być zaadresowan(e)a: Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego al. Niepodległości 18, Poznań oraz oznakowan(e)a napisem: Oferta na dostawę i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego pracę Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego. Nie otwierać przed 26 listopada 2007r. godz. 9:30 i opatrzona nazwą oraz dokładnym adresem Wykonawcy. OTWARCIE OFERTY Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 26 listopada 2007r. o godzinie 9:30 przy al. Niepodległości 18 w Poznaniu, pok. 430 budynek B. Otwarcie ofert jest jawne. XII. SPOSÓB OBLICZENIA CENY OFERTY Cena oferty jest ceną ryczałtową i winna być obliczona poprzez dodanie łącznej wartości netto (bez podatku VAT) poszczególnych elementów zamówienia (pkt. III SIWZ), a następnie dodana wartość podatku VAT. Tak wyliczoną cenę z podatkiem VAT zamieszcza się w ofercie ostatecznej. Cena musi być wyrażona w złotych polskich niezależnie od wchodzących w jej skład elementów. Cena oferty winna być liczona do dwóch miejsc po przecinku. Na cenę winny składać się wszystkie koszty towarzyszące realizacji zamówienia wymienione w pkt. III Przedmiot zamówienia. Cena oferty winna uwzględniać również koszty związane z promocją Projektu w wymaganym zakresie dotyczące realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej przez Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowany Program Operacyjny Rozwoju Regionalnego, Priorytet 1 - Rozbudowa i modernizacja infrastruktury służącej wzmacnianiu konkurencyjności regionów, Działanie Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego w zakresie oznakowania dokumentów, oznakowania miejsca realizacji inwestycji, oznakowania produktów projektów (wytworzonych i dostarczonych), oznakowania dokumentacji powykonawczej Cena podana w ofercie jest ceną ostateczną i nie podlega negocjacjom. 12/73

13 XIII. KRYTERIA OCENY OFERTY Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria, (podane poniżej w kolejności zgodnej z ich znaczeniem): 1. cenę oferty (podaną w kwocie brutto tj. z uwzględnieniem podatku VAT) waga 70 %, 2. warunki Asysty technicznej Systemu oceniane parametrem A waga 20 %. 3. warunki gwarancji na sprzęt oceniane parametrem G waga 10 %, Ocena końcowa zostanie przeprowadzona na podstawie wartości parametru K obliczonego wg następującego wzoru: C C A A MIN K = 0.7 * * + 0.1* MAX G G MAX gdzie: - C jest ceną brutto (łącznie z podatkiem VAT) badanej oferty, - C MIN jest najniższa ceną brutto ważnej oferty, Parametr A ocenia warunki oferty na Asystę techniczną Systemu, przy czym: A = 0 jeżeli oferowany okres Asysty technicznej na System wynosi mniej niż 3 lata, A = 30 jeżeli oferowany okres Asysty technicznej na System wynosi 3 lata i więcej, lecz mniej niż 4 lata, A = 65 jeżeli oferowany okres Asysty technicznej na System wynosi 4 lata i więcej, lecz mniej niż 5 lat, A = 100 jeżeli oferowany okres Asysty technicznej na System wynosi 5 lat i więcej, i A MAX = /73

14 Parametr G ocenia warunki gwarancji na sprzęt, przy czym: G = 0 jeżeli oferowany okres gwarancji na sprzęt wynosi 2 lata i więcej, lecz mniej niż 3 lata G = 25 jeżeli oferowany okres gwarancji na sprzęt wynosi 3 lata i więcej, lecz mniej niż 4 lata, G = 60 jeżeli oferowany okresu gwarancji na sprzęt wynosi 4 lata i więcej, lecz mniej niż 5 lat, G = 100 jeżeli oferowany okres gwarancji na sprzęt wynosi 5 lat i więcej, i G MAX = 100 Zamawiający udzieli niniejszego zamówienia temu Wykonawcy (tym Wykonawcom), którego (których) oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, tj. otrzyma najwyższą wartość parametru K. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert będzie posiadało taką samą (równą najwyższej) wartość K. Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z niższą wartością parametru C czyli niższą ceną brutto, Wszystkie operacje matematyczne zostaną wykonane z dokładnością do 3 miejsc dziesiętnych. XIV. TRYB OGŁASZANIA WYNIKÓW informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 1. Zamawiający po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty powiadomi na piśmie o wynikach postępowania wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty, podając nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano i uzasadnienie jej wyboru a także nazwy (firmy), siedziby adresy wykonawców, którzy złożyli oferty wraz z streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierającym punktację przyznaną oferentom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację. Informację tę zamawiający zamieści również na własnej stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie (tablica ogłoszeń). (Art. 92. ust. 1) 2. Zamawiający powiadomi pisemnie wybranego Wykonawcę o miejscu i terminie podpisania umowy. 3. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 93 ust. 1 P.z.p. 4. Umowa zostanie zawarta w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, ale przed upływem terminu związania ofertą w siedzibie Zamawiającego. XV. ISTOTNE DLA ZAMAWIAJĄCEGO POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI UMOWY 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy zgodnie z wymaganiami specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz przedłożoną ofertą, której postanowienia stanowią integralną część umowy. patrz Ustawa P.z.p. art. 140 ust. 1 14/73

15 2. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 3. Umowa w sprawie realizacji zamówienia publicznego zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści SIWZ oraz danych zawartych w ofercie Wykonawcy. XVI. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCOM W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA Wykonawcom, a także innym osobom, jeżeli ich interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Dziale VI art ww. ustawy tj. protest, odwołanie i skarga do Sądu. PROTEST. 1. Protest dotyczący treści ogłoszenia, Istotnych także postanowień Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia wnosi się w terminie 14 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, lub zamieszczenia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na stronie internetowej. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość wnoszenia przez Wykonawcę protestów w formie faksu na numer faks podany w pkt. 1 specyfikacji, przy czym za pomocą faksu uważa się za wniesiony w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem wyznaczonego terminu i została niezwłocznie potwierdzona pisemnie. 3. Protest uważa się za wniesiony z chwilą, gdy dotarł on do zamawiającego w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią przed wymaganym terminem. 4. Zamawiający przekaże kopię protestu wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu o udzielenie zamówienia. W przypadku protestu dotyczącego ogłoszenia lub postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia kopię protestu zamieści również na stronie internetowej, na której udostępniona została specyfikacja istotnych warunków zamówienia wzywając wykonawców do wzięcia udziału w postępowaniu toczącym się w wyniku wniesienia protestu. ODWOŁANIE 1. Odwołanie wnosi się do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w terminie 5 dni od daty doręczenia rozstrzygnięcia protestu lub upływu terminu do rozstrzygnięcia protestu jednocześnie przekazując jego kopię Zamawiającemu. 2. Kopię odwołania Zamawiający przekazuje jednocześnie wszystkim uczestnikom postępowania toczącego się w wyniku wniesienia protestu, w terminie 2 dni od dnia jej otrzymania, wzywając ich do wzięcia udziału w postępowaniu odwoławczym. 3. Uczestnik postępowania toczącego się w wyniku wniesienia protestu może zgłosić przystąpienie do postępowania odwoławczego najpóźniej do czasu otwarcia posiedzenia składu orzekającego Krajowej Izby Odwoławczej, wskazując swój interes prawny w 15/73

16 przystąpieniu i stronę, do której przystępuje. Zgłoszenie przystąpienia doręcza się Prezesowi Urzędu, przekazując jego kopię zamawiającemu oraz wykonawcy wnoszącemu odwołanie. 4. Czynności wykonawcy, który przystąpił do postępowania odwoławczego, nie mogą pozostawać w sprzeczności z czynnościami i oświadczeniami strony, do której przystąpił. 5. Do postępowania odwoławczego stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296, z późniejszymi zmianami) o sądzie polubownym, jeżeli ustawa nie stanowi inaczej. SKARGA 1. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego właściwego dla siedziby albo miejsca Zamawiającego, za pośrednictwem Prezesa Urzędu, w terminie 7 dni od dnia doręczenia orzeczenia zespołu arbitrów, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. 2. Prezes Urzędu przekazuje skargę wraz z aktami postępowania odwoławczego sądowi właściwemu w terminie 7 dni od dnia jej otrzymania. 3. W terminie 21 dni od dnia wydania orzeczenia skargę może wnieść także Prezes Urzędu. Do czynności podejmowanych przez Prezesa Urzędu stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego o prokuratorze. Pozostałe informacje dotyczące protestu, odwołania, skargi znajdują się w Dziale VI Środki Ochrony prawnej rozdział 2 Protest, rozdział 3 Odwołanie, rozdział 4 Skarga do sądu. Niniejszą specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdził: Poznań, dnia r Z up. Marszałka Województwa Wojciech Jankowiak Członek Zarządu Załączniki: Załącznik nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 Formularz ofertowy Załącznik nr 3 - Oświadczenie Wykonawcy Załącznik Nr 4 Projekt kontraktu zawierający ogólne postanowienia umowy Załącznik Nr 5 - Słownik pojęć oraz definicji używanych w SIWZ Załącznik Nr 6 Wykaz zrealizowanych prac przez Wykonawcę Załącznik nr 7 Wykaz praktyki zawodowej kierownika projektu 16/73

17 Załącznik nr 1 do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1 Cele wdrożenia Systemu Cel 1: Umożliwienie świadczenia usług urzędowych klientom drogą elektroniczną. Cel 1.1: Umożliwienie wypełniania wybranych formularzy wniosków i sprawozdań za pośrednictwem portalu Urzędu. Osiągnięcie tego celu umożliwi klientom realizację spraw w Urzędzie za pomocą zdefiniowanych formularzy wniosków i sprawozdań za pośrednictwem portalu Urzędu. Po wypełnieniu formularza wniosku w postaci elektronicznej przez klienta powinien on zostać wprowadzony do Systemu w postaci podpisanego pliku XML. Dzięki weryfikacji wypełnienia formularza wniosku on-line zmniejszy się liczba błędów w formularzach, a wypełniony formularz wniosku dotrze bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej za realizację danej sprawy. Cel 1.2: Umożliwienie przesyłania podpisanych elektronicznie dokumentów bezpośrednio z aplikacji zewnętrznych posiadanych przez klienta. Klient może posiadać własne aplikacje wytwarzające dane np. wymagane przez Urząd w formie sprawozdań. W takim przypadku należy udostępnić klientom standardowy interfejs dla usług aplikacji zewnętrznych (ang. webservices) umożliwiający automatyczne wprowadzenie tych danych do Systemu przez aplikację zewnętrzną. Cel 2: Zwiększenie efektywności pracy urzędników Cel 2.1: Ułatwienie dostępu do informacji. Na efektowność pracy urzędników w dużej mierze wpływa trudność znalezienia potrzebnych informacji. Najistotniejsze z nich to informacje kontaktowe, dotyczące zarówno samych pracowników, jak i podmiotów zewnętrznych, oraz informacje dotyczące powiązań pracowników Urzędu ze sprawami oraz dokumentami. Cel 2.2: Większa kontrola nad procesem realizacji spraw. Wdrożenie Systemu ułatwi dostęp do danych umożliwiających sprawdzenie stanu obecnie realizowanych spraw, w tym takich informacji jak: nazwisko/stanowisko osoby zajmującej się daną sprawą, sprawy już zrealizowane, czas realizacji i czynności wykonane w związku z daną sprawą. Dzięki temu, że informacje te będą udostępnione bezpośrednio przez System, nie trzeba będzie kontaktować się z pracownikiem Urzędu w celu ich pozyskania. Cel 2.3: Automatyczne kierowanie dokumentów do odpowiednich adresatów. 17/73

18 Dzięki powiązaniu pracowników Urzędu z typem spraw przez nich realizowanych oraz z rodzajem czynności przez nich wykonywanych, System będzie automatycznie kierować dokumenty o określonym typie do właściwych adresatów. Cel 2.4: Wsparcie mechanizmów pracy grupowej. Wdrożenie nowych narzędzi komunikacji, takich jak m.in.: komunikatory, spójny system poczty elektronicznej, pozwoli usprawnić mechanizm pracy grupowej, co wpłynie na poprawę współpracy między urzędnikami. Cel 3: Dostarczenie klientom informacji na temat funkcjonowania Urzędu. Cel 3.1: Zwiększenie transparentności pracy urzędników. Zwiększenie transparentności pracy pracowników Urzędu możliwe będzie dzięki udostępnieniu klientom możliwości sprawdzenia stanu sprawy oraz historii sprawy. Cel 3.2: Publikacja aktualnych informacji wytwarzanych w Urzędzie. Cel ten osiągnięty będzie przez automatyczne umieszczanie w BIP informacji będącej wynikiem zdefiniowanych procesów obiegu dokumentów takiej jak na przykład uchwały sejmiku. Dzięki wdrożeniu Systemu możliwa będzie komunikacja podmiotów zewnętrznych z Urzędem w formie elektronicznej. System umożliwi ponadto kompleksowe zarządzanie powiązanymi obszarami działalności Urzędu, w tym zarządzanie obiegiem, digitalizacją, archiwizacją i drukowaniem dokumentów, zarządzanie komunikacją wewnętrzną, przepływem pracy, rejestrami, uprawnieniami, raportami i publikacją treści. 2 Rezultaty wdrożenia Systemu Dzięki wdrożeniu Systemu powinna być możliwa komunikacja podmiotów zewnętrznych z Urzędem w formie elektronicznej. Oprócz tego ułatwione zostanie zarządzanie obiegiem dokumentów w ramach Urzędu. 2.1 System elektronicznego obiegu dokumentów Wprowadzenie dokumentów do Systemu Obsługa dokumentów w Urzędzie realizowana będzie następującymi sposobami: 1. Dokument jest przesyłany na adres Urzędu drogą pocztową. Każdy z dokumentów, z wyjątkiem publikacji 3 jest digitalizowany w Kancelarii Ogólnej. Pracownicy Kancelarii Ogólnej wypełniają w Systemie metrykę dokumentu zawierającą takie dane jak adresat, typ dokumentu czy nadawca oraz zatwierdzają zgodność z oryginałem zeskanowanej wersji własnym podpisem elektronicznym. Na podstawie metryki dokument w wersji 3 zdefiniowane w instrukcji kancelaryjnej 18/73

19 elektronicznej przydzielany jest do odpowiedniej jednostki organizacyjnej Urzędu. Po tej czynności Kancelaria Ogólna wysyła, wersję oryginalną dokumentu. 2. Do Urzędu wpływa podpisany elektronicznie dokument funkcję podawczą spełnia Elektroniczna Skrzynka Podawcza. Dokument tego rodzaju wprowadzany jest do Systemu automatycznie. Metryka dokumentu jest wypełniana przez pracowników Kancelarii Ogólnej (w przypadku, gdy list ten jest adresowany do Urzędu) lub przez adresatów listu (w pozostałych przypadkach). 3. Dokument jest wprowadzany do Systemu przez wypełnienie formularza wniosku za pośrednictwem portalu Urzędu: funkcję podawczą spełnia Elektroniczna Skrzynka Podawcza. Dokument wprowadzany jest automatycznie do Systemu (to znaczy, że pracownik Urzędu nie musi wprowadzać dokumentu jeszcze raz do Systemu za pomocą interfejsu użytkownika). Ponieważ formularz wniosku powinien zawierać wszystkie potrzebne dane, metryka dokumentu wypełniana jest automatycznie. Każdy z formularzy jest przypisany do konkretnego typu dokumentu i na tej podstawie kierowany jest do odpowiedniego adresata odpowiedzialnego za obsługę danego dokumentu lub uruchamiane są funkcje. 4. Dokument jest dodawany przy wykorzystaniu standardowego interfejsu Systemu przez aplikację zewnętrzną: Elektroniczna Skrzynka Podawcza przyjmuje dokumenty w formacie XML Postępowanie z dokumentem jest analogiczne jak w punkcie 3. Po wprowadzeniu dokumentu do Systemu, rozpoczyna on obieg zdefiniowany przez opis procesów w module przepływu pracy Systemu Obieg dokumentów w Systemie Po wprowadzeniu dokumentu do Systemu rozpoczyna się jego obieg w Urzędzie, polegający na zlecaniu odpowiednim pracownikom wykonania czynności związanych z tym dokumentem bądź też wywoływania funkcji aplikacji informatycznych realizujących takie czynności. W rzeczywistości każda z wersji dokumentu przechowywana jest tylko w jednej elektronicznej kopii. Dzięki wcześniejszemu przydzieleniu pracownikom Urzędu lub jednostkom organizacyjnym typu dokumentów, jakimi się zajmują, możliwe jest automatyczne kierowanie dokumentów: o do właściwych jednostek organizacyjnych w tym przypadku sekretariat bądź szef jednostki mogą zdecydować, który z pracowników ma się zająć danym dokumentem, oprócz tego mają możliwość przypisania dokumentu do sprawy, o do konkretnego pracownika Urzędu zajmującego się danym typem dokumentów. Przy kierowaniu dokumentów do pracowników Urzędu System będzie uwzględniał także sprawę, do której należy dokument, i na tej podstawie dokument będzie mógł być skierowany bezpośrednio do pracownika Urzędu zajmującego się daną sprawą. Osoby uprawnione będą mogły zweryfikować stan oraz historię obiegu zarówno dokumentu, jak i każdej ze spraw prowadzonych w Urzędzie (obecnie lub w przeszłości). Dzięki temu zarówno obywatel, jak i szef jednostki będą mogli prześledzić historię realizacji sprawy oraz wykrywać ewentualne nieprawidłowości, jakie zaszły w toku jej wykonywania. Elektroniczny obieg dokumentu umożliwi również przeprowadzenia analiz dotyczących realizacji spraw przez Urząd, takich jak np.: statystyki terminowości realizacji spraw w danych okresach. 19/73

20 2.1.3 System elektronicznej archiwizacji dokumentów Po spełnieniu przez dokumenty warunków określonych przez Instrukcję Kancelaryjną System będzie informował odpowiedzialnych pracowników o konieczności dokonania archiwizacji dokumentów oraz osoby bezpośrednio odpowiedzialne za prowadzenie archiwum o upłynięciu czasu archiwizacji dla przechowywanej w archiwum dokumentacji. 2.2 Komunikacja Wdrożenie Systemu oznaczać będzie wdrożenie nowych sposobów komunikacji pomiędzy pracownikami. Pracownicy Urzędu będą mieli do dyspozycji konta pocztowe (obecnie nie wszyscy pracownicy posiadają własne konta) oraz komunikację natychmiastową (poprzez komunikator). Ułatwione będzie ustalanie spotkań pomiędzy pracownikami dzięki temu, że każdy z nich będzie miał możliwość zweryfikowania dostępności innych pracowników w terminie kolejnych kilku dni. Dzięki jednej wspólnej liście kontaktowej łatwo będzie odnaleźć np. numer telefonu, adres innego pracownika lub na przykład adres instytucji współpracującej z Urzędem. 2.3 Publikacja dokumentów na stronach BIP Po wdrożeniu Systemu odpowiedzialność za umieszczanie informacji na stronach BIP i Portalu Urzędu przesunięta zostanie z DSI na działy bezpośrednio je tworzące. Informacja będzie mogła zostać opublikowana na stronach BIP i Portalu Urzędu zarówno automatycznie (jako efekt obiegu dokumentów), jak i ręcznie (umieszczona przez uprawnionych do tego pracowników Urzędu). 20/73