Pani Marzena Kowalczyk Dyrektor Samodzielnego Publicznego Szpitala Wojewódzkiego im. Jana Bożego w Lublinie

Transkrypt

1 KA-I DRK Lublin, 10 lutego 2016 r. Pani Marzena Kowalczyk Dyrektor Samodzielnego Publicznego Szpitala Wojewódzkiego im. Jana Bożego w Lublinie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie 25 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania kontroli podmiotów leczniczych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1331), w związku z art. 121 i 122 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 618, z późn. zm.) oraz Planu kontroli sprawdzających na rok 2015 po kontrolach przeprowadzonych w latach 2013/2014, będącego załącznikiem Nr 5 do uchwały Nr VII/73/2014 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 22 grudnia 2014 r., zmienionej uchwałami Nr XLVI/882/2015 z dnia 21 lipca 2015 r. oraz Nr LIV/1110/2015 z dnia 8 września 2015 r., przedstawia się wystąpienie po kontroli sprawdzającej przeprowadzonej od 9 do 22 września 2015 r., przez pracowników Departamentu Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie. Kontrolą objęto realizację zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym z 27 stycznia 2015 roku (KA-I JCU) po kontroli przeprowadzonej w okresie od 20 sierpnia 2014 r. do 19 września 2014 r. w byłym Okręgowym Szpitalu Kolejowym Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Lublinie. (akta kontroli str. 1-10) O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w księdze kontroli Szpitala pod numerem 44. Oceny i ustalenia kontroli Dyrektorem Samodzielnego Publicznego Szpitala Wojewódzkiego im. Jana Bożego w Lublinie od 15 marca 2013 r. jest pani Marzena Kowalczyk, która została powołana na stanowisko dyrektora uchwałą Nr CLXIV/3334/2013 Zarządu Województwa Lubelskiego.

2 Pani Marzena Kowalczyk, Dyrektor Samodzielnego Publicznego Szpitala Wojewódzkiego im. Jana Bożego w Lublinie, pismem DF-061/36/14 z dnia 24 lutego 2015 roku poinformowała o podjętych działaniach na rzecz realizacji zaleceń pokontrolnych. Realizację zaleceń pokontrolnych sprawdzono na podstawie dokumentacji prowadzonej w Szpitalu, po dacie przyjęcia zaleceń pokontrolnych do realizacji i odpowiedzi na zalecenia pokontrolne przez Dyrektora jednostki, tj. od 24 lutego 2015 r. Zalecenie nr 1 Przestrzegać przepisów art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) w zakresie spełniania warunków zatrudnianego pracownika do zajmowania stanowiska głównego księgowego. W zakresie przestrzegania przepisów w zakresie spełniania warunków zatrudnianego pracownika do zajmowania stanowiska głównego księgowego, w obszarze działalności, która została skontrolowana, a przeprowadzone dowody udokumentowane w aktach kontroli (akta kontroli str ) ocena pozytywna. W trakcie kontroli akt osobowych p. Doroty Dąbrowskiej pełniącej obowiązki głównego księgowego Szpitala od 10 marca 2014 r. ustalono, że udokumentowano spełnienie warunków do zajmowania stanowiska głównego księgowego określonych w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.). Zalecenie nr 2 Zabezpieczać interesy Szpitala poprzez zawieranie umów w sposób pozwalający na jednoznaczną interpretację zapisów w poszczególnych paragrafach, a w szczególności w zakresie naliczania kar umownych w przypadku niezrealizowania części umowy. W zakresie zabezpieczania interesów Szpitala w zakresie zawieranych umów, w obszarze działalności, która została skontrolowana, a przeprowadzone dowody udokumentowane w aktach kontroli (akta kontroli str ) ocena pozytywna. Kontrolą sprawdzającą objęto dziesięć losowo wybranych umów zawartych przez Samodzielny Publiczny Szpital Wojewódzki im. Jana Bożego w Lublinie: 1. Umowa Nr DZP/65/2015 zawarta 10 kwietnia 2015 r. z firmą Paul Hartman Polska Sp. z o. o. na dostawę opatrunków jałowych do mocowania kaniul, dodatkowo wzmocnionych włókniną. 2. Umowa Nr DZP/74/2015 zawarta 27 kwietnia 2015 r. z firmą NOBIPHARM Sp. z o. o. na dostawę produktów leczniczych (immunoglobulin IgG + IgM, anty-hbs, białek osocza ludzkiego. 3. Umowa Nr DZP/91/2015 zawarta 15 maja 2015 r. z firmą BioMerieux Sp. z o. o. na dostawę dostawa odczynników, kontroli, kalibratorów, części zużywalnych i akcesoriów do wykonywania oznaczeń biochemicznych. Strona 2 z 6

3 4. Umowa Nr DZP/94/2015 zawarta 18 maja 2015 r. z firmą WIA Dombrowicz Sp. jawna na dostawę. tuszy i tonerów zamienniki nieregenerowane (równoważne) kompatybilne do urządzeń Zamawiającego. 5. Umowa Nr DZP/99/2015 zawarta 25 maja 2015 r. z firmą Siemens Sp. z o. o. na dostawę odczynników, kontroli, kalibratorów, części zużywalnych i akcesoriów do badań równowagi kwasowo-zasadowej z elektrolitami i wapniem zjonizowanym. 6. Umowa Nr DZP/103/2015 zawarta 2 czerwca 2015 r. z firmą Sanofi-Aventis Sp. z o. o. na dostawę produktów leczniczych. 7. Umowa Nr DZP/110/2015 zawarta 11 czerwca 2015 r. z firmą Lubmedical Sp. z o. o., Spółka komandytowa na dostawę zestawów do autotransfuzji pooperacyjnej. 8. Umowa Nr DZP/112/2015 zawarta 16 czerwca 2015 r. z firmą OLYMPUS Sp. z o. o., na dostawę igieł do biopsji przezoskrzelowej, pod kontrolą aparatu EBUS. 9. Umowa Nr DZP/128/2015 zawarta w dniu 6 lipca 2015 r. z firmą ASCLEPIOS S. A. na dostawę produktów leczniczych, niesteroidowych leków przeciwzapalnych. 10. Umowa NR DZP/139/2015 zawarta w dniu 15 lipca 2015 r. z firmą Fresenius Kabi Polska Spółka z o. o. na dostawę preparatów oraz witamin dla dzieci do żywienia pozajelitowego Pakiet I i leku przeciwzakaźnego o nazwie międzynarodowej Ceftazidime Pakiet III. Wyżej wymienione umowy zawierają zapisy zabezpieczające interesy Szpitala, m. in. w zakresie kar umownych w przypadku niezrealizowania części umowy oraz nieuzasadnionych roszczeń wykonawcy: 1) podane w załączniku ilości asortymentu mają charakter orientacyjny. Wykonawcy nie będzie przysługiwało roszczenie o realizację ilości produktów zapotrzebowanych (wg. załączników), w przypadku niewyczerpania pełnej wartości umowy z upływem okresu jej obowiązywania. W takim przypadku wykonawcy będzie przysługiwać tylko wynagrodzenie wynikające ze zrealizowanych dostaw. 2) w przypadku niedotrzymania przez wykonawcę określonego terminu dostawy zamawiający naliczy wykonawcy kary umowne w wysokości 0,1% wartości opóźnionej dostawy za każdą godzinę/dzień opóźnienia. 3) zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W tym wypadku wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy. Strona 3 z 6

4 4) umowa wygasa w przypadku jej ilościowej realizacji przed upływem terminu jej obowiązywania. 5) w przypadku rozwiązania umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy, wykonawca zostaje zobowiązany do zapłaty kary umownej w wysokości 5% wartości niezrealizowanej części umowy netto w terminie 7 dni od dnia wezwania do ich zapłaty. W przypadku rozwiązania umowy z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, zamawiający zostaje zobowiązany do zapłaty kary umownej w wysokości 5% wartości niezrealizowanej części umowy netto w terminie 7 dni od dnia wezwania do ich zapłaty. Zalecenie nr 3 Spowodować zwrot kwoty 90,00 zł przez pracownika odpowiedzialnego za spowodowanie błędu pisarskiego w kwocie brutto złożonej oferty pakiet nr 8 na zakup leku przez firmę FRESENIUS KABI Sp. z o. o. ul. Hrubieszowska 209, Warszawa. W zawartej umowie i przeprowadzonej procedurze przetargowej wykazywano kwotę ,00 zł brutto, natomiast w złożonej ofercie zaoferowano lek w kwocie ,00 zł. Odstępuje się od badania zagadnienia z uwagi, że odpowiedź Szpitala z dnia 24 lutego 2015 r., (DF-061/36/14) nie została zakwestionowana. Zalecenie nr 4 Wprowadzić do instrukcji obiegu dokumentów księgowych wymóg wskazywania w opisie faktury umów, których faktura dotyczy. Stosować tą zasadę w celu zapewnienia prawidłowej ewidencji finansowo-księgowej. W zakresie prawidłowej ewidencji finansowo-księgowej, w obszarze działalności, która została skontrolowana, a przeprowadzone dowody udokumentowane w aktach kontroli (akta kontroli str ) ocena pozytywna. Kontrolą sprawdzającą objęto 44 losowo wybrane faktury, wystawione dla Szpitala po dniu 24 lutego 2015 r. z tytułu zawartych zobowiązań. Ustalono, że każdorazowo do kontrolowanych faktur załączano tzw. kontrolkę dokumentu, która zawierała m.in.: datę wpływu, numer dziennika, opis transakcji (numer umowy, której faktura dotyczy i datę zawarcia umowy), numer faktury, kwotę brutto, daty i podpisy osób upoważnionych do przeprowadzenia kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz osób upoważnionych do zatwierdzenia dokumentów do zapłaty, a także dekretację. Wyjaśnienie dotyczące wymogu wskazywania w opisie faktury umów, których faktura dotyczy złożyła p. Dorota Dąbrowska pełniąca obowiązki głównego księgowego Szpitala: Numer umowy oraz data zawarcia umowy są wpisywane na tzw. kontrolce dokumentu dopiętej do każdej faktury. Jest to standard w SPSzW im Jana Bożego stosowany od lat. Instrukcja obiegu dokumentów obowiązująca w OSK nie ma zastosowania w SPSzW im. Jana Bożego. Nowa instrukcja obiegu dokumentów księgowych, obejmująca Strona 4 z 6

5 pracowników świadczących pracę w lokalizacji przy Kruczkowskiego i w pozostałych lokalizacjach zostanie utworzona w IV kwartale 2015 roku i wprowadzona w życie zarządzeniem Dyrektora. Utworzenie instrukcji obiegu dokumentów księgowych w I połowie br. było utrudnione ze względu na dużą ilość spraw organizacyjnych związanych z połączeniem szpitali, istotne zmiany związane z przekazywaniem dokumentacji na Kruczkowskiego, sporządzenie sprawozdań finansowych za 2014 rok obu jednostek i sporządzenie sprawozdania łącznego. Okres urlopowy posłużył ugruntowaniu przyjętych rozwiązań i przyjrzeniu się kolejnym zadaniom takim jak: dalsza restrukturyzacja, spełnienie określonych wymogów jakościowych, realizacja inwestycji, wykonanie zaleceń pokontrolnych i inne, w zależności od potrzeb każdego oddziału, poradni lub działu administracji. Zalecenie nr 5 Przestrzegać przy zakupach postanowień umów dotyczących ceny i ilości dostarczanych leków a w razie konieczności aneksować te umowy. W zakresie przestrzegania postanowień umów dotyczących ceny i ilości dostarczanych leków, w obszarze działalności, która została skontrolowana, a przeprowadzone dowody udokumentowane w aktach kontroli (akta kontroli str ) ocena pozytywna. Kontrolą sprawdzającą objęto realizację dziesięciu losowo wybranych umów zawartych przez Samodzielny Publiczny Szpital Wojewódzki im. Jana Bożego w Lublinie. Do kontroli pobrano 44 faktury, wraz z załączonymi faksami, zamówieniami, zleceniami, PZ (przyjęcie zamówienia), kontrolkami oraz ofertą Wykonawcy. W trakcie kontroli ustalono, że przy zamówieniach przestrzegane są postanowienia umowy dotyczące ceny dostarczanego asortymentu. Ilość zamawianego asortymentu wskazana na zamówieniu była zgodna z ilością w otrzymanej fakturze. Umieszczone na fakturach stawki jednostkowe za zamówiony asortyment były zgodne z cenami ujętymi w ofercie Wykonawcy stanowiącej integralną część umowy. Kontrolowane umowy dodatkowo zawierają zapisy dotyczące ilości dostarczanych leków: 1. Strony dopuszczają możliwość zamian ilościowych poszczególnych pozycji asortymentowych w ramach danego zadania pod warunkiem nie przekroczenia ich łącznej wartości, w sytuacji gdy konieczność taka wynika z procedur leczniczych i diagnostycznych stosowanych przez zamawiającego. 2. Obniżenie cen jednostkowych przez wykonawcę może nastąpić w każdym czasie bez konieczności sporządzania aneksu do umowy Strona 5 z 6

6 Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. z up. MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA /-/ Arkadiusz Bratkowski Członek Zarządu.. Podmiot uprawniony do kontroli Od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Strona 6 z 6