Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztynie Olsztyn, Al. Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/9 tel , W.K.G.F fax W.I.A.S RIO.II /2016 Olsztyn, dnia 3 marca 2017 r. Wójt Gminy Nowe Miasto Lubawskie Wystąpienie pokontrolne W czasie kontroli kompleksowej gospodarki finansowej Gminy Nowe Miasto Lubawskie, przeprowadzonej przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie, stwierdzono nieprawidłowości wymienione w protokole podpisanym w dniu 20 stycznia 2017 r. W związku z tym, działając na podstawie art. 9 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561), proszę o podjęcie stosownych działań zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieżenia powstawaniu ich w przyszłości. W szczególności należy : 1. Zapewnić funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej umożliwiającej realizację wszystkich celów wskazanych w art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.), w oparciu o standardy kontroli zarządczej określone w komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), stosownie z postanowieniami art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Regulamin kontroli zarządczej wprowadzony w życie zarządzeniem nr 115/2013 Wójta Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie z dnia 2 grudnia 2013 r. stosować wyłącznie do samorządowej jednostki - Urząd Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie pkt str. 3-4 protokołu kontroli.

2 2 2. Zasady (politykę) rachunkowości przyjęte i wprowadzone do stosowania zarządzeniem Nr 128/2013 Wójta Gminy Nowe Miasto Lubawskie z dnia 30 grudnia 2013 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie, z późniejszymi zmianami, zaktualizować i doprowadzić do zgodności z obowiązującymi przepisami, w szczególności: a) wyeliminować z zakładowego planu kont Urzędu Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie, stanowiącego załącznik nr 5 do ww. zarządzenia, konta służące do księgowania operacji gospodarczych (przepływ środków gotówkowych do i z kasy) niewystępujących w jednostce, stosownie do obowiązujących przepisów 15 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289 z późn, zm.); b) uzupełnić wykaz programów komputerowych określonych w załączniku nr 8 do ww. zarządzenia o programy i moduły wykorzystywane w Urzędzie Gminy do prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.). Zgodnie z obowiązkiem określonymi w art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości za opracowanie polityki (zasad) rachunkowości i za jej aktualizację odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki pkt 1.1. str , pkt str protokołu kontroli. 3. Księgi rachunkowe prowadzić zgodnie z zasadami rachunkowości, a operacje gospodarcze ewidencjonować zgodnie z zasadami funkcjonowania poszczególnych kont: a) w rachunkowości budżetu Gminy (organu) - ewidencję operacji gospodarczych na kontach: Kredyty bankowe, Rozliczenie wydatków budżetowych", 260 Zobowiązania finansowe, 901- Dochody budżetowe", Wydatki budżetu oraz Rozliczenia międzyokresowe, odpowiednio do zasad ewidencjonowania operacji na wymienionych kontach określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności operacji związanych z naliczaniem i spłatą rat odsetek od zaciągniętych kredytów (konto 134) oraz pożyczek i wyemitowanych

3 3 obligacji (konto 260) w korespondencji z kontem 909, tj. zapisy: - Wn Rozliczenia międzyokresowe /Ma Kredyty bankowe" lub Wn 909/Ma Zobowiązania finansowe", które to zapisy odzwierciedlają naliczenie odsetek od raty odpowiednio kredytu lub pożyczki oraz wyemitowanych obligacji przypadającej do zapłaty między okresami rozliczeniowym. Na kontach tych należy ujmować odsetki w wysokości naliczonej od dnia następującego po dniu zapłaty ostatniej raty do dnia 31 grudnia danego roku, uwzględniając marże i stopy procentowe według stawek przypadających na ostatni dzień roku obrotowego. Istotą powyższych zapisów jest uchwycenie środków w budżecie według stanu na dzień bilansowy oraz ustalenie czy jednostka posiada odpowiednie zabezpieczenie w środkach zaewidencjonowanych na rachunku bankowym; - Wn 134/Ma 909 lub Wn 260/Ma zapis oznaczający przeksięgowanie naliczonych odsetek - w dniu ich zapłaty - odpowiednio od kredytów lub pożyczek oraz wyemitowanych obligacji - pkt str , pkt str. 26, pkt str , pkt str.32, pkt str , pkt str , pkt str protokołu kontroli; b) w księgach rachunkowych Urzędu Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie - ewidencję operacji gospodarczych na kontach: Rachunek bieżący jednostki, Należności z tytułu dochodów budżetowych", Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, Pozostałe rozrachunki z pracownikami, prowadzić zgodnie z zasadami ewidencjonowania operacji na wymienionych kontach określonymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności ewidencję diet radnych prowadzić na koncie 240 Pozostałe rozrachunki (zamiast na koncie 231) - pkt ppkt 3. str , pkt str , pkt str protokołu kontroli. 4. Przy zaciąganiu zobowiązań pieniężnych (umowy zlecenia) przestrzegać postanowień 12 ust. 6 Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie", stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 18/2014 Wójta Gminy Nowe Miasto Lubawskie z dnia 31 grudnia 2014 r. w sprawie ustalenia instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Urzędzie Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie oraz

4 4 art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446 z późn. zm.), które stanowią, że w przypadku czynności prawnej mogącej spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej - pkt str protokołu kontroli. 5. Wypłaty ekwiwalentu pieniężnego należnego członkom Ochotniczej Straży Pożarnej biorących udział w działaniu ratowniczym dokonywać niezwłocznie po przedłożeniu wykazu strażaków biorących udział w wypadku drogowym stosownie do art. 455 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2016 r. poz. 380 z późn. zm.), który to wykaz ( ) potwierdzając udział ochotników w działaniach ratowniczych stanowi podstawę do wyliczenia i wypłaty ekwiwalentu pkt ppkt 4. str. 46 protokołu kontroli. 6. Na dowodach księgowych (np. listy wypłat ekwiwalentu za udział akcji ratowniczej) zamieszczać numer identyfikacyjny. Do ewidencji księgowej wprowadzać dowody księgowe spełniające wszystkie wymagania stawiane wobec dowodu księgowego określone w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego pkt lit. a str protokołu kontroli. 7. Korespondencję wpływającą do Urzędu Gminy ewidencjonować w odpowiednim rejestrze, a po zarejestrowaniu umieszczać na jej pierwszej stronie (w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty na kopercie) i wypełniać pieczęć wpływu (identyfikator), zgodnie z procedurą określoną w 40 ust. 1 i 3, 42 ust. 1 i 2 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) lit. b str. 46, pkt str. 98 protokołu kontroli. 8. Uregulować zasady i sposób rozliczania oraz wypłaty ekwiwalentu pieniężnego dla członków Ochotniczych Straży Pożarnych za udział w akcjach ratowniczych i szkoleniach, zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, który stanowi, że do zadań Wójta należy określenie sposobu wykonywania uchwał Rady Gminy - pkt lit. c str protokołu kontroli.

5 5 9. Podczas sporządzania sprawozdań przestrzegać przepisów: a) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.), w szczególności: - zbiorcze sprawozdanie budżetowe Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie sporządzać na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu, stosownie do 6 ust. 1 pkt 3 ww. rozporządzenia pkt str protokołu kontroli; b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773), w szczególności: - sporządzając jednostkowe sprawozdanie Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych (obejmujące urząd jako jednostkę budżetową oraz jako organ) prezentować w układzie przedmiotowym sprawozdania Rb-N należności wynikających ze złożonych depozytów, stosownie do zasad sporządzania sprawozdania Rb-N określonych w 10 ust. 4 rozporządzenia oraz 13 ust. 1 pkt 4 Instrukcji sporządzania sprawozdań stanowiącej załącznik nr 9 do ww. rozporządzenia pkt str protokołu kontroli. 10. Przeprowadzając inwentaryzację przestrzegać zasad określonych w Instrukcji gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku oraz zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 124/2013 Wójta Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie z dnia 30 grudnia 2013 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku oraz zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy Nowe Miasto Lubawskie z/s w Mszanowie, ze zm., w szczególności: a) poprawiając błędne zapisy naniesione na arkuszach spisu z natury dokonać skreślenia błędnej liczby w taki sposób, aby pierwotna korygowana liczba pozostała czytelna, obok wpisywać poprawną liczbę oraz datę dokonanej poprawki i podpis (parafkę) osoby dokonującej korekty błędu, stosownie do zasad określonych w rozdziale V. pn. Spis z natury pkt 7 ww. Instrukcji gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku oraz zasad ( ) - pkt 4.3. lit. a str. 69 protokołu kontroli;

6 6 b) na arkuszach spisu z natury wskazywać godziny rozpoczęcia i zakończenia spisu, stosownie do zasad określonych w rozdziale V. pn. Spis z natury pkt 5 lit. d ww. Instrukcji pkt 4.3. lit. b str. 70 protokołu kontroli. 11. Opinie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Olsztynie w sprawie projektu Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Nowe Miasto Lubawskie oraz w sprawie możliwości sfinansowania deficytu budżetowego przedstawionego przez Gminę Nowe Miasto Lubawskie wydane na podstawie projektu uchwały budżetowej publikować na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy Nowe Miasto Lubawskie w terminie 7 dni od dnia jej otrzymania od Regionalnej Izby Obrachunkowej, tj. na zasadach i z zachowaniem terminu określonych w art. 246 ust. 2 ustawy o finansach publicznych - pkt 3 tiret drugie i trzecie str protokołu kontroli. 12. Przestrzegać obowiązku systematycznej kontroli terminowości zapłaty przez podatników zobowiązań pieniężnych z tytułu należnych gminie podatków oraz przestrzegać zasad i trybu postępowania przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania wierzycieli należności pieniężnych (Dz. U. poz z późn. zm.), w szczególności: a) systematycznie kontrolować terminowość zapłaty należności pieniężnych 2 rozporządzenia; b) podejmować działania informacyjne wobec zobowiązanego zmierzające do dobrowolnego wykonania przez niego obowiązku, w przypadku gdy zachodzi uzasadnione okolicznościami przypuszczenie, że zobowiązany wykona dobrowolnie obowiązek bez konieczności wszczęcia egzekucji administracyjnej, przed przesłaniem upomnienia lub tytułu wykonawczego, w przypadku gdy egzekucja administracyjna może być wszczęta bez uprzedniego doręczenia upomnienia 4 ust. 1 rozporządzenia; c) działania informacyjne podejmować w formie pisemnej, dźwiękowej lub graficznej w szczególności przez: internetowy portal informacyjny, krótką wiadomość tekstową (sms), , telefon, faks 4 ust. 2 rozporządzenia; d) upomnienie przesyłać zobowiązanemu z zachowaniem zasad określonych w 7 rozporządzenia: niezwłocznie, w szczególności jeżeli: łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia i nie zostały podjęte działania informacyjne;

7 7 z podjętych działań informacyjnych w sprawie wynika, że obowiązek nie zostanie dobrowolnie wykonany, nie później niż po upływie 21 dni od dnia, w którym po raz pierwszy podjęto działania informacyjne, jeżeli z tych działań wynika, że obowiązek nie zostanie dobrowolnie wykonany; e) w przypadkach, w których egzekucja administracyjna może być wszczęta bez uprzedniego doręczenia upomnienia, wystawiać tytuł wykonawczy, zgodnie z zasadami określonymi w 9 rozporządzenia: niezwłocznie, w szczególności jeżeli: łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnej przekroczy dziesięciokrotność kosztów upomnienia i nie zostały podjęte działania informacyjne; z podjętych działań informacyjnych w sprawie wynika, że obowiązek nie zostanie dobrowolnie wykonany, nie później niż po upływie 21 dni od dnia, w którym po raz pierwszy podjęto działania informacyjne, jeżeli z tych działań wynika, że obowiązek nie zostanie dobrowolnie wykonany; f) nie podejmować działań informacyjnych, jeżeli: okres do upływu terminu przedawnienia należności pieniężnej jest krótszy niż 6 miesięcy; zostanie ujawniony majątek lub źródła dochodu zobowiązanego przewyższające kwotę wydatków egzekucyjnych po uprzednim odstąpieniu od czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych w przypadku, o którym mowa w art. 6 1c ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2016 r. poz. 599 z późn. zm.) 4 ust. 1a rozporządzenia - pkt str. 85, pkt str protokołu kontroli. 13. Sporządzać i podawać do publicznej wiadomości, wywieszając w siedzibie właściwego urzędu, na okres 7 dni, informację o wynikach przetargów na zbycie nieruchomości w sposób określony w 12 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490) pkt ppkt 14 str protokołu kontroli.

8 O wykonaniu powyższych wniosków należy zawiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Olsztynie w terminie 30 dni od daty ich doręczenia. 8 Zgodnie z art. 9 ust. 4 powołanej ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenia składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych, podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Do wiadomości: 1. Przewodniczący Rady Gminy Nowe Miasto Lubawskie. 2. Członek Kolegium nadzorujący jednostkę. 3. A/a.