Zarządzenie Nr 50/08 Wójta Gminy Dobromierz z dnia

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 50/08 Wójta Gminy Dobromierz z dnia w sprawie instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Gminy Dobromierz Na podstawie art.33 ust.3 ustawy z dnia r. o samorządzie gminnym ( tekst jednolity Dz. U. z 2001r. nt 142 poz.1591 z późn. zm. ) art.10 ustawy z dnia r. o rachunkowości ( tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. nr 76 poz. 694 z późn. zm. ) zarządzam, co następuje: W prowadza się instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Gminy Dobromierz stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. Pracowników Urzędu Gminy Dobromierz i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Dobromierzu zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania przepisów powyższej instrukcji Traci moc Zarządzenie nr 19 Wójta Gminy Dobromierz z dnia 10 maja 2002 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji w Urzędzie Gminy Dobromierz i podległych jednostkach organizacyjnych. WÓJT /-/ Czesław Drąg

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 50/08 Wójta Gminy Dobromierz z dnia r. INSTRUKCJA w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania Rozdział I Podstawy prawne 1 Instrukcję niniejsza opracowano na podstawie wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, w szczególności na podstawie przepisów : 1. Ustawy z dnia 29 września 1994 r., o rachunkowości ( Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694, z późniejszymi zmianami ), 2. Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r., o finansach publicznych ( Dz. U. z 2005 r., Nr 249, poz. 2104, z późniejszymi zmianami ), 3. Komunikat Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych ( Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13). Rozdział II Objaśnienia Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o : 2 - jednostce oznacza to Urząd Gminy, - kierowniku jednostki oznacza Wójta Gminy, - księgowym oznacza to skarbnika lub zastępcę skarbnika Gminy Druki ścisłego zarachowania są to formularze i pokwitowania powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania. 2. Druki ścisłego zarachowania używane w jednostce podlegają oznakowaniu ( ponumerowaniu ), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej Księdze druków ścisłego zarachowania. stanowiącej Załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.

3 W książce tej rejestruje się, pod odpowiednia datą, liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy, każdorazowo wprowadza się też stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania. 3. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się takie formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola. W Urzędzie Gminy Dobromierz do druków ścisłego zarachowania zalicza się : - czeki gotówkowe, - kwitariusze przychodowe K 103, - arkusze spisu z natury, - karty drogowe, - opłaty targowe, - dowody wpłaty KP, - dowody wypłaty KW Dokładana ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawie gospodarki drukami ścisłego zarachowania. 2. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na : - komisyjnym przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu, - bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania, na podstawie rachunku dostawy, - oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię. 3. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki Kierownik jednostki zobowiązany jest umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należne przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą i zniszczeniem. 2. Do obowiązków komisji, o której mowa w 10 ust.1, należy : 1) sprawdzenie ze specyfikacja ( rachunkami ) wystawiona przez dostawcę, liczby druków oraz ewentualnie ich serii i numerów, 2) nadanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie posiadają serii numerów nadanych przez drukarnię, 3) sporządzenie protokołu z czynności wymienionych w punktach 1) i 2), który pozostaje w aktach przechowywanych prze osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

4 Rozdział III Zasady oznaczania i ewidencji druków 6 1.Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w niżej podany sposób: - każdy egzemplarz druku należy oznaczyć zastrzeżoną do tego celu pieczątka okrągłą, - każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym, - obok numeru druku ścisłego zarachowania, odpowiedzialny za ewidencję drukó4) pracownik stawia swój podpis. Pieczęć okrągłą należy zabezpieczyć, w kasie ogniotrwałej. Za należyte przechowywanie pieczęci, służących do cechowania druków ścisłego zarachowania, odpowiedzialny jest pracownik prowadzący gospodarkę druków ścisłego zarachowania. 2.W przypadku druków broszurowych ( w blokach), należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować ( dotyczy to również druków posiadających serie i numery nadane w drukarni) : - numer kolejny bloku, - numer kart bloku od nr.. do nr - liczbę kart każdego bloku, poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, a w odniesieniu do dowodów wpłaty i wypłaty przez księgowego Gminy lub osobę przez niego upoważnioną. 3.Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty należy ponumerować w momencie przyjęcia i zaprzychodować w księdze druków ścisłego zarachowania. 4.Poszczególne karty bloków należy ponumerować bezpośrednio przed wydaniem ich do użytku, w celu zachowania ciągłości numerów w ciągu roku. Na okładce należy wpisać numery kart bloku. Po wyczerpaniu bloku, przy wydaniu następnego, na okładce należy wpisać okres, w którym druki zostały wykorzystane. 5. Arkusze spisu z natury również traktuje się jako druki ścisłego zarachowania. Przed ich wydaniem osobie upoważnionej do odbioru, nadaje się im kolejny numer i od tego momentu są drukami ścisłego zarachowania. 6. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych w ewidencji oraz nie posiadających wszystkich wymienionych oznaczeń. Ewidencje wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie w miarę potrzeb dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach. 7

5 Na ostatniej stronie należy wpisać : księga zawiera..stron, słownie, kolejno ponumerowanych i przesznurowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem kierownika jednostki lub osoby upoważnionej oraz głównego księgowego lub jego zastępcy. 1.Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią : - dla przychodu rachunek dostawcy z ewentualnym dowodem przyjęcia, - dla rozchodu pokwitowanie osoby upoważnionej do odbioru druków, udokumentowane upoważnieniem i ewentualnym dowodem wydania. 2.Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, wyskrobywanie lub zamazywanie korektorem omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać prawidłowy, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy o rachunkowości. Osoba dokonująca poprawki powinna, obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności ( art.25 ust.1 pkt.1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ). 3.Wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia do ich pobrania, zaakceptowanego przez kierownika jednostki lub jego zastępcę. Wzór upoważnienia stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. 4.Pobranie nowego druku ( bloku ) może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego, w przypadku opłaty targowej wydanie następuje na podstawie zapotrzebowania. 8 5.Zapotrzebowanie powinno określać żądaną liczbę druków ścisłego zarachowania oraz wskazanie imienne pracownika upoważnionego do odbioru druków. 6.Pracownik prowadzący ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi rejestr upoważnień do pobrania druków ścisłego zarachowania. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji. 1. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły przyjęcia i ocechowania oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania ( zapotrzebowania, itp. ), należy przechowywać przez okres pięciu lat. Dotyczy to także druków anulowanych. 2.Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności. Anulowane druki, o ile są broszurowane, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce. 9

6 Rozdział IV Postanowienia końcowe 10 1.Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nierzadkiej niż raz w roku. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę. 2.W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania ( przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczoodbiorczym. 3.Rozliczenie wykorzystanych druków opłaty targowej dołączone jest do faktury określającej wynagrodzenie za inkaso poboru opłaty Rozliczenia druków dokonuje pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki. Pracownik ten dokonuje ostatecznego rozliczenia z druków poboru opłaty targowej z końcem każdego roku kalendarzowego poprzez sporządzenie wykazu pobranych i wydanych oraz rozliczonych wpłat przez inkasentów. Powyższe rozliczenie przekazywane jest do Referatu Finansów Planowania i Budżetu osobie odpowiedzialnej za ewidencje druków ścisłego zarachowania W przypadku zaginięcia ( zagubienia, kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę oraz cechy ( numery, serie, rodzaje pieczęci ) zaginionych druków. 2.Po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy : - sporządzić protokół zaginięcia, - w przypadku zaginięcia czeków, powiadomić niezwłocznie bank finansujący, który czeki wydał, - w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa zawiadomić policję. 3.W wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane : - liczbę zaginionych druków luźnych, uwzględnienie bloków z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków, - dokładne cechy zaginionych druków numer, seria nadana przez drukarnię lub opracowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci, - datę zaginięcia druków, - okoliczności zaginięcia druków, - miejsce zaginięcia druków, - nazwę i dokładny adres ( miejscowość, ulica, nr domu ) jednostki ewidencjonującej druki.

7 4.W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania. WÓJT /-/ Czesław Drąg

8 Załącznik Nr 1 do Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania (nazwa jednostki) (nazwa druku) Księga druków ścisłego zarachowania Lp. Data Treść od kogo otrzymano lub komu wydano Seria i numer Ilość Przychodu Rozchodu Stan Pokwitowa nie odbioru Księga zawiera... stron ponumerowanych i przesznurowanych pieczęć okrągła jednostki (m.p.) podpis Wójta Gminy

9 ... podpis Skarbnika Gminy Załącznik Nr 2 do Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania Upoważnienie (stałe* / jednorazowe*) Nr... do pobrania druków ścisłego zarachowania Upoważniam... (imię i nazwisko pracownika, stanowisko służbowe, nazwa wydziału ) do pobierania* pobrania* następujących druków ścisłego zarachowania... (rodzaj i ilość druków) Upoważnienie wydaje się na okres dnia podpis Wójta Gminy niepotrzebne skreślić

10 Załącznik Nr 3 do Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania Rejestr upoważnień do pobrania druków ścisłego zarachowania Lp. Nr upoważnienia Data wystawienia Czas obowiązywania Osoba upoważniona Osoba wydająca upoważnienie

11

12 Na podstawie: Ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (tj.: Dz. U. Nr 249. poz z późniejszymi zmianami), Ustawy z 29 września 1994r. o rachunkowości (tj.: Dz. U. Nr 76 z 2002r poz. 694 z późniejszymi zmianami ) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020) ustala się następujące zasady kontroli i obiegu dokumentów dla Urzędu Gminy Dobromierz.. ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Określenia użyte w niniejszej instrukcji oznaczają: ustawa - ustawa z 29 września 1994r. o rachunkowości (tj.: Dz. U. Nr 76 z 2002r. poz. 694 z późniejszymi zmianami), rozporządzenie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia28 lipca 2006r.. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości... (Dz. U. Nr 142, poz. 1020) kierownik jednostki, księgi rachunkowe, rok obrotowy lub inne określenia nazwy zdefiniowane w art. 3 ust. 1 pkt ustawy, działalność podstawowa działalność stanowiąca główny cel utworzenia jednostki określona w jej statucie, 2 Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze w Urzędzie, a także inne znaczące zdarzenia winny być rzetelnie dokumentowane. Dokumentacja winna być pełna, umożliwiająca prześledzenie każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu. Operacje finansowe, gospodarcze i inne znaczące zdarzenia należy rejestrować w wymaganych terminach i prawidłowo klasyfikować. 3 W celu oceny funkcjonowania jednostki pod względem: legalności tzn. zgodności funkcjonowania z obowiązującymi przepisami prawa, umowami, orzeczeniami sądowymi oraz innymi obowiązującymi aktami i normami w tym prawidłowości stanowienia przepisów wewnętrznych, 1

13 gospodarności tzn. zapewnienia oszczędnego i efektywnego wykorzystania środków, uzyskania właściwej relacji nakładów do efektów, celowości tzn. zgodności działań jednostki z jej celami statutowymi oraz zapewnienia optymalizacji zastosowanych metod i środków, ich adekwatności dla osiągnięcia założonych celów, rzetelności tzn. dokumentowania określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością, we właściwej formie i w wymaganych terminach, z uwzględnieniem wszystkich faktów i okoliczności, a także należytego wypełniania zadań jednostki oraz obowiązków przez jej pracowników, przejrzystości tzn. właściwego klasyfikowania dochodów i wydatków publicznych, stosowania obowiązujących zasad rachunkowości oraz prowadzenia sprawozdawczości, sprawności organizacyjnej wprowadza się zasady funkcjonowania kontroli wewnętrznej w jednostce. ROZDZIAŁ II OGÓLNE ZASADY FUNKCJONOWANIA SYSTEMU KONTROLI WEWNĘTRZNEJ 4 1. Działalność kontrolna wykonywana jest przez porównanie stanów faktycznych z postulowanymi lub pożądanymi tj. wyznaczonymi przez obowiązujące unormowania i decyzje wynikające z zarządzania. Podstawowym zadaniem działalności kontrolnej w Urzędzie jest: badanie zgodności kontrolowanego postępowania pracowników z obowiązującymi uregulowaniami ich działalności, badanie realizacji zadań i efektywności działania poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, badanie i ocena przebiegu realizacji i efektów operacji oraz procesów gospodarczych, czy innych rodzajów działalności, wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w wykonywaniu zadań, niegospodarności, niedbalstwa, zagrożeń dla zdrowia i życia ludzkiego oraz mienia, ustalenie przyczyn i skutków negatywnych odchyleń od stanu postulowanego oraz określenie pracowników odpowiedzialnych za nieprawidłowości, wskazanie sposobu i środków umożliwiających likwidację nieprawidłowości oraz stosowanie lub wnioskowanie sankcji w stosunku do pracowników odpowiedzialnych za ich wystąpienie. 2

14 2. Kontrolą należy również obejmować obowiązujące unormowania i procedury celem ewentualnego zgłoszenia uwag dotyczących ich prawidłowości. 5 Kontrola wstępna jako kontrola decyzji i operacji zamierzonych wykonywana jest w toku codziennego działania. Obejmuje ona zwłaszcza badanie prawidłowości projektów umów, zamówień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań. Na dowód dokonania kontroli wstępnej dokumentu upoważniona osoba opatruje go datą i podpisem. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej osoba kontrolująca: 1. zwraca bezzwłocznie dokumenty właściwym pracownikom lub wydziałom Urzędu z wnioskiem o usunięcie nieprawidłowości w samych dokumentach bądź w operacjach, których dotyczą, 2. odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z przepisami, zawiadamiając bezpośredniego przełożonego o ujawnionym fakcie. Przełożony, który został poinformowany o ww. faktach odpowiednio do wagi nieprawidłowości podejmuje decyzje w sprawie dalszego toku postępowania. 6 Kontrola bieżąca polega na badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji w toku ich wykonywania, celem stwierdzenia, czy wykonanie przebiega prawidłowo zgodnie z założeniami. Kontroli bieżącej podlega również badanie rzeczywistego stanu rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, między innymi w drodze inwentaryzacji kontrolnych kas, środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych w użytkowaniu oraz prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, pożarem i innymi szkodami. Kontrolę bieżącą obowiązani są prowadzić w ramach samokontroli własnego działania wszyscy pracownicy na stanowiskach kierowniczych lub pracownicy zobowiązani do wykonywania określonych czynności kontrolnych. 7 Kontrola następna polega na badaniu przedsięwzięć i operacji już zrealizowanych oraz odzwierciedlających je dokumentów. W wyniku kontroli, która ujawniła nieprawidłowości, podejmowane są czynności pokontrolne mające na celu ich usunięcie, likwidację przyczyn i skutków, zapobieganie im w przyszłości oraz usprawnienie badanej działalności, a także zastosowanie sankcji wobec pracowników odpowiedzialnych za powstanie nieprawidłowości i strat. Kontrolę następną sprawują głównie ogniwa kontroli instytucjonalnej, a także pracownicy zobowiązani do nadzoru i kontroli 3

15 prawidłowości wykonania zadań z tytułu funkcji kierowniczej. W razie ujawnienia w toku kontroli nadużycia lub innego czynu mającego znamiona przestępstwa, osoba kontrolująca powinna powiadomić bezpośredniego przełożonego, a następnie zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowody tego czynu. W przypadku ujawnienia czynu przestępczego osoba kontrolująca zobowiązana jest do: 1. przygotowania - przy współpracy z radcą prawnym - pisma Wójta powiadamiającego o tym fakcie właściwy organ powołany do ścigania przestępstw, 2. ustalenia, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu, 3. zbadania, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby zobowiązane do jej wykonywania, 4. przedstawienia na podstawie przeprowadzonego badania, do decyzji Wójta, wniosku w sprawie konsekwencji służbowych oraz przedsięwzięcia środków zapobiegających popełnieniu w przyszłości podobnych czynów. 8 Rozróżnia się następujące rodzaje kontroli: kontrole systematyczne - przeprowadzane stale i równocześnie z innymi czynnościami kontrolnymi oraz kontrole okresowe dokonywane w pewnych odstępach czasu, niezależnie od prawidłowości pracy, prowadzące do ustalenia stanu i sytuacji w określonej dziedzinie, kontrole pełne dotyczące całokształtu działalności danego wydziału oraz kontrole problemowe obejmujące tylko wybrane odcinki tej działalności, kontrole kompletne obejmujące wszystkie operacje gospodarcze i odpowiadające im czynności, dokumenty, zapisy ewidencyjne oraz kontrole wyrywkowe obejmujące wybrane operacje, czynności i dokumenty, kontrole merytoryczne prowadzone z punktu widzenia kryteriów oceny sprawności organizacji, celowości i gospodarności działania, a także kontrole formalno-prawne i rachunkowe, kontrole rzeczowe dotyczące badania ilości i jakości składników majątkowych, kontrole planowe wykonywane na podstawie ustalonego na okresy przyszłe planu kontroli oraz kontrole doraźne wynikające z bieżących potrzeb kierownictwa lub z sygnałów wskazujących na konieczność szybkiego sprawdzenia określonych dziedzin działalności. 4

16 ROZDZIAŁ III FORMY ORGANIZACYJNE SYSTEMU KONTROLI WEWNĘTRZNEJ, FUNKCJE I ZADANIA 9 Formy organizacyjne systemu kontroli wewnętrznej obejmują: 1. samokontrolę prawidłowości wykonywania własnej pracy, do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, zgodnie z zakresami swoich czynności, 2. kontrolę funkcjonalną - sprawowaną z urzędu w ramach obowiązków nadzoru przez pracowników na stanowiskach kierowniczych, a także sprawowana przez pozostałych pracowników w komórkach organizacyjnych Urzędu współdziałających przy realizacji danych operacji i opracowaniu dokumentów, jeżeli zostali zobowiązani do wykonywania określonych czynności w zakresach powierzonych im obowiązków, 3. kontrolę instytucjonalną - sprawowaną przez stanowiska pracy, którym poza ich własnymi zadaniami przypisano wykonywanie funkcji kontrolnych w określonych dziedzinach i zakresie. 10 Poza Wójtem, który odpowiada za zorganizowanie i prawidłowe działanie kontroli wewnętrznej oraz wykorzystanie jej wyników, ogniwami wykonującymi funkcję wewnętrzną kontroli instytucjonalnej, w tym zwłaszcza badającymi sprawność działania samokontroli i kontroli funkcjonalnej są: zastępca Wójta, Skarbnik, Sekretarz, Kierownicy Referatów, inni pracownicy zobowiązani w określonym zakresie przedmiotowym i podmiotowym do wykonywania kontroli. 11 Osoby zobowiązane do sprawowania kontroli z tytułu zajmowanego stanowiska kierowniczego mogą upoważnić innych pracowników, z wyjątkiem pracowników odpowiedzialnych za wystawienie dokumentów podlegających kontroli ze strony kierownika danego referatu, do wykonywania, w określonych granicach, nałożonych na nich obowiązków kontroli. 5

17 Upoważnienie takie nie zwalnia tych osób od odpowiedzialności za należyte wykonywanie obowiązków kontrolnych wynikających z ich zakresu czynności. 12 Wójt dla zapewnienia prawidłowego działania kontroli wewnętrznej oraz należytego wykorzystania jej wyników zastrzega sobie wyłączność: 1. ustalenia obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla swojego zastępy, 2. żądania od pracowników, którym zlecono funkcje kontrolne, okresowego sprawozdania o przebiegu i wynikach przeprowadzonych kontroli, w tym zwłaszcza o wykorzystaniu sygnałów o nieprawidłowościach stwierdzonych w czynnościach kontrolnych wykonywanych przez pracowników do tych czynności zobowiązanych, 3. zatwierdzenia planów kontroli wewnętrznej oraz zlecenia przeprowadzenia kontroli doraźnych, 4. zarządzenia okresowych kontroli dla sprawdzenia, czy obowiązki kontrolne są właściwe wykonywane przez wydziały Urzędu lub poszczególnych pracowników, czy wydawane zarządzenia i polecenia wewnętrzne w tym pokontrolne są należycie realizowane oraz czy organizacja i funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej odpowiadają aktualnym warunkom Urzędu, 5. stosowanie sankcji za udowodnione zaniedbania obowiązków z zakresu sprawowania nadzoru i kontroli. 13 Zastępca Wójta, Sekretarz i Skarbnik Gminy obowiązani są do realizacji w ramach powierzonych im kompetencji funkcji kierowania, nadzoru i kontroli oraz wspomagania działań Wójta w usprawnianiu organizacji i systemu kontroli wewnętrznej. Wyżej wymienione osoby obowiązane są między innymi do: 1. ustalenia zakresów obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla kierowników oraz sprawowania kontroli nad podległymi komórkami organizacyjnymi Urzędu, 2. bieżącej analizy warunków dla prawidłowego wykonywania zadań przez podporządkowane referaty Urzędu, w tym funkcji kontrolnych (sprecyzowanie obowiązków, kwalifikacji do ich wykonywania, korygowanie obowiązujących regulacji itd.), 3. bieżącej obserwacji przebiegu operacji, przedsięwzięć i procesów gospodarczych oraz związanych z nimi czynności wykonywanych przez podporządkowane wydziały Urzędu, 4. przeprowadzania wyrywkowych kontroli okresowych w podporządkowanych wydziałach Urzędu oraz kontroli rzetelności dokumentów zastrzeżonych do własnych kompetencji i podpisu, 6

18 5. organizowania i dokonywania analiz związanych z zakresem powierzonych im odcinków działalności Urzędu lub zleconych przez Wójta, 6. podejmowania (w przypadkach osobistego stwierdzenia lub uzyskania sygnałów o nieprawidłowościach) stosownych środków usprawniających i informowanie Wójta o sprawach wykraczających poza własne możliwości, a także stosowania w ramach uprawnień sankcji regulaminowych lub ich wnioskowania w stosunku do osób winnych wystąpienia nieprawidłowości, 7. dokonywania kontroli sprawdzających realizację zadań i wniosków otrzymanych w wyniku kontroli przeprowadzonych w podległych referatach Urzędu przez ogniwa wewnętrznej i zewnętrznej kontroli instytucjonalnej. 14 Przedmiotowe i podmiotowe zakresy sprawowania funkcji nadzorczo-kontrolnych wynikają z zadań określonych Regulaminem organizacyjnym dla poszczególnych referatów Urzędu oraz ustalonego w schemacie organizacyjnym Urzędu Gminy podporządkowania tych referatów.. 15 Szczególne obowiązki w zakresie sprawowania kontroli wewnętrznej pełni Skarbnik Gminy wraz z podległym mu Referatem Finansów, Planowania i Budżetu. 16 Skarbnik Gminy zobowiązany jest między innymi do: prowadzenia spraw finansowych Gminy z tytułu pełnienia funkcji głównego księgowego budżetu, składania kontrasygnaty w podejmowanych przez Wójta czynnościach prawnych powodujących powstanie zobowiązań finansowych, podejmowanie działań koordynacyjnych i kontrolnych w zakresie realizacji budżetu przez poszczególne referaty i jednostki organizacyjne Gminy, współpracy z Regionalną Izba Obrachunkową w zakresie wynikającym z przepisów prawa, opracowywania przepisów wewnętrznych wydawanych przez kierownika jednostki dotyczących prowadzenia rachunkowości, zakładowego planu kont, kontroli i obiegu dokumentów, zasad przeprowadzania i rozliczenia inwentaryzacji, instrukcji kasowej i druków ścisłego zarachowania oraz prowadzenia nadzoru nad ich przestrzeganiem, dokonywania wstępnego rachunku ekonomicznego podejmowanych działań oraz analiz ocen efektywności ekonomicznej realizowanych zadań. 7

19 17 Szczególne obowiązki w zakresie kontroli wewnętrznej pełni również główny księgowy urzędu. Dowodem dokonania kontroli przez głównego księgowego na dokumentach dotyczących danej operacji jest jego podpis. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że: 1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem; 2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji; 3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie. Główny księgowy, w razie ujawnienia nieprawidłowości zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia pisemnie kierownika jednostki. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. 18 W celu realizacji swoich zadań główny księgowy ma prawo: 1. żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielenia w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień, 2. wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości budżetowej. 19 Wszystkie osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych referatów Urzędu zobowiązane są, w ramach powierzonych im odcinków działania, do sprawowania funkcji kierowania, nadzoru i kontroli w stosunku do podległych im pracowników i wspomagania Wójta w usprawnieniu organizacji pracy i funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w swoich wydziałach. 8

20 20 Kierownicy referatów Urzędu zobowiązuje się do: 1. ustalania zakresów czynności dla podległych pracowników wraz z określeniem ich zadań w zakresie sprawowania kontroli załatwianych spraw i sporządzanych dokumentów, 2. bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania przez podległych pracowników przypisanych im czynności, w tym zadań kontrolnych, ROZDZIAŁ IV ZASADY DZIAŁANIA I TRYB PRZEPROWADZANIA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ Kontrola przeprowadzana w jednostce wykonywana jest jako: kontrola finansowa /pełna/ nazywana również ogólną - obejmuje całość działalności jednostki kontrolowanej tj. a) sprawy organizacyjne, b) sprawy kadrowe, c) wynagrodzenia, d) ewidencję finansowo księgową, e) majątek obrotowy, f) majątek trwały, g) ZFŚS, h) plany i sprawozdawczość, i) środki specjalne, Przedmiotem kontroli finansowej jest całokształt operacji gospodarczo finansowych, rozpatrywany na podstawie wszystkich dokumentów i czynności dotyczących badanej działalności. 2. Dopuszcza się stosowanie kontroli odcinkowej zwanej też fragmentaryczną lub ograniczoną, której przedmiotem jest określona część /kierunek/ działalności gospodarczej, finansowej bądź niektóre rodzaje operacji gospodarczych czy finansowych. Odcinki /kierunki/ działalności pominięte w toku danej kontroli powinny być bezwzględnie objęte następną kontrolą okresową. Jeżeli jednak kontrola odcinkowa doprowadzi do wykrycia określonych nadużyć, należy na danym odcinku przeprowadzić kontrolę pełną. 9

21 3. Zgodnie z ustawowym zapisem kontrola finansowa obejmuje również zapewnienie przestrzegania realizacji procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków; kontrola przestrzegania realizacji procedur kontroli w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości obejmuje w każdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych, kontrola doraźna /problemowa/ jest formą kontroli pozaplanowej. Kontrola doraźna może być stosowana z własnej inicjatywy komórki kontroli oraz na zlecenie lub wniosek innych organów. Zlecenie kontroli doraźnej powinno zawierać określenie jednostki i przedmiotu kontroli oraz termin i wskazówki metodyczne dotyczące przeprowadzenia czynności kontrolnych. Kontrola doraźna powinna być stosowana w każdym przypadku likwidacji jednostki budżetowej nieprzewidzianej w planie kontroli. kontrola sprawdzająca /zaleceń pokontrolnych/ przeprowadzana jest w jednostkach: a) w których występowały znaczne nieprawidłowości, a usunięcie ich wymagało wprowadzenia istotnych zmian natury organizacyjnej oraz wyciągnięcia konsekwencji służbowych i materialnych w stosunku do osób odpowiedzialnych za zaistniałe straty, b) które przedstawiły niewystarczające odpowiedzi dotyczące wykonania zaleceń pokontrolnych, budzące wątpliwości co do ich prawidłowego i pełnego wykonania. 22 Czynności kontrolne wykonują upoważnieni pracownicy Urzędu bądź osoby spoza Urzędu posiadające stosowne uprawnienia. Kontroler podlega wyłączeniu z czynności kontrolnych, jeżeli wyniki kontroli mogą dotyczyć praw, obowiązków i roszczeń jego oraz współmałżonka, krewnych, powinowatych i przysposobionych, a także z innych przyczyn, które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania. 23 Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej lub w innym terminie, jednakże za zgodą kierownika jednostki kontrolowanej. 24 W czasie wykonywania czynności kontrolujący ma prawo do: wstępu i poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, wglądu do dokumentów, akt i urządzeń ewidencyjnych, asystowania przy wszystkich czynnościach związanych z działalnością jednostki kontrolowanej, przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych, 10

22 wykonywania fotokopii i odpisów dokumentów zgodnie z przepisami o tajemnicy służbowej, żądania od pracowników kontrolowanej jednostki ustnych i pisemnych wyjaśnień, zabezpieczania dokumentów obrotu gospodarczego i finansowo księgowych oraz składników majątkowych mających znaczenie dowodowe dla kontroli. 25 Kontrola wewnętrzna przeprowadzana jest na podstawie rocznych planów kontroli lub kwartalnych planów operatywnych. Planowanie nie obejmuje kontroli doraźnych /problemowych/ przeprowadzanych w jednostkach, w zakresie i terminach wynikających z określonych potrzeb. Dla tych potrzeb przewidziana jest w planie rezerwa osobowa i czasowa. Plan kontroli powinien zawierać zakres przedmiotowy /temat/ i podmiotowy /jednostki przewidziane do kontroli/. Plan kontroli podlega zatwierdzeniu przez Wójta. Wszystkie wnioski dotyczące przeprowadzenia kontroli doraźnej zgłoszone poza planem kontroli podlegają zatwierdzeniu przez Wójta. 26 W celu zapewnienia obiektywnego, rzetelnego i kompleksowego badania, kontrolujący obowiązany jest do przestrzegania w toku czynności następujących zasad: 1. zasady prawdy materialnej /obiektywnej/, to jest obowiązku przedstawiania faktów kontrolnych w sposób obiektywny, rzetelny i zgodny z rzeczywistością. Ustaleniu prawdy materialnej służą źródła i środki dowodowe w postaci: dowodu z dokumentu, rozumianego jako każdy przedmiot zawierający utrwaloną za pomocą pisma treść, wyrażającą myśl jej autora. W świetle powyższej definicji obojętne więc jest tworzywo, z jakiego został zrobiony przedmiot, na który została naniesiona treść. Istotą jest jedynie treść wynikająca z tego pisma. W tym znaczeniu do dokumentów zaliczamy: księgi, rejestry, zestawienia, sprawozdania, notatki itp., które kontroler zastaje w jednostce kontrolowanej lub które na jego żądanie lub wniosek zostaną przez jednostkę sporządzone. W przypadku, gdy kontroler stwierdzi fałszerstwo dokumentu, jego podrobienie, wystawienie na okoliczność zdarzeń, które w rzeczywistości nie miały miejsca, a także w razie ujawnienia przestępstwa, obowiązany jest dokumenty zabezpieczyć w ich oryginalnej postaci. Zabezpieczenie dokumentów kontroler dokonuje w sposób zapewniający ich nienaruszalność przez: 11

23 a) przechowywanie w jednostce kontrolowanej w zabezpieczonym schowku lub pomieszczeniu, b) oddanie na przechowanie kierownikowi lub innemu pracownikowi jednostki kontrolowanej za pokwitowaniem, c) zabranie ich z jednostki kontrolowanej w celu późniejszego dołączenia do protokołu kontroli. Na okoliczność zabezpieczenia dokumentów kontroler sporządza odrębny protokół i podpisuje go wraz z kierownikiem tej komórki organizacyjnej, skąd zabezpieczone dokumenty pochodzą. O tym, który z wyżej wymienionych sposobów zabezpieczenia dokumentów ma być zastosowany decyduje kontroler z tym, że musi on zastosować sposób trzeci w przypadku ujawnienia nadużyć i przestępstw. dowodu z wyjaśnień, źródłem którego jest sam pracownik jednostki kontrolowanej, gdyż dostarcza on kontrolerowi na jego wezwanie wiadomości o faktach interesujących go w związku z przedmiotowym zakresem kontroli. Pracownik zobowiązany jest udzielić wyjaśnień nie tylko w sposób formalny, ale i merytorycznie prawdziwy, obiektywny pod rygorem odpowiedzialności służbowej; dowodu z oświadczeń rozumianego jako dobrowolne dostarczenie kontrolerowi przez pracownika jednostki kontrolowanej wiadomości o faktach, złożone w formie ustnej lub pisemnego oświadczenia; dowodu z oględzin rozumianego jako czynność formalną, polegająca na naocznym ustaleniu przez kontrolera rzeczywistego stanu faktycznego, w celu jego skonfrontowania z obowiązującym stanem normatywnym. Oględziny mogą mieć na celu sprawdzenie nie tylko rzeczywistego stanu składników majątkowych, ale również faktycznego przebiegu jakiegoś procesu, dla ustalenia czy odbywa się on zgodnie z określonymi dla tej czynności wyznaczeniami. 2. zasady podmiotowości to jest obowiązku dokonywania ustaleń w odniesieniu do jednostki kontrolowanej i do ujmowania w protokole kontroli tylko tych wyników, które dotyczą tej działalności. Nie stanowi jednakże naruszenia zasady podmiotowości zamieszczenie w protokole kontroli takich ustaleń, które wykazują skutki działania innej jednostki np. wydaniem błędnego merytorycznie polecenia przez jednostkę nadrzędną.. Ustalenia te, prawidłowo udowodnione i udokumentowane, stanowią podstawę do ewentualnego przeprowadzenia kontroli w innej jednostce organizacyjnej, która 12

24 nieprawidłowym działaniem wywołała ujemne następstwa w działalności jednostki aktualnie kontrolowanej. 3. zasady przedmiotowości kontroli to jest obowiązku dokonywania ustaleń według zakresu tematycznego wprowadzonego planem kontroli lub poleceniem Prezydenta z wyjątkiem podejmowania działań kontrolnych zawsze w przypadku zagrożenia życia lub zdrowia ludzkiego oraz mienia. 4. zasady kompleksowości badań to jest obowiązku dokonywania ustaleń pod kątem widzenia wszystkich możliwości kryterium kontroli (celowość, legalność, gospodarność). 5. zasady kontradykteryjności, to jest obowiązku zapewnienia równych praw w procesie kontroli stronie kontrolowanej. U podstaw tej zasady leży zapewnienie kompletności materiałów dowodowych i zgodności faktów utrwalonych w protokole kontroli ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie obiektywizmu ustalenia odpowiedzialności. 27 Wszczęcie kontroli powinno być poprzedzone odpowiednim jej przygotowaniem, polegającym na zapoznaniu się z problematyką gospodarczą jednostki przewidzianej do kontroli, z materiałami poprzednich kontroli, planami danej jednostki, sprawozdaniami z jej wykonania oraz z przepisami i innymi wyznaczeniami regulującymi kontrolowaną działalność. W tym celu kontrolującemu powinny być przekazane wszystkie wydawane wyznaczenia (uchwały, zarządzenia, polecenia, decyzje, normy). 28 Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontroler zawiadamia kierownika jednostki kontrolowanej o przedmiocie kontroli oraz przedstawia upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, zaopatrzone w pieczęć urzędową i podpisane przez Wójta lub osobę do tego upoważnioną oraz uzgadnia jej praktyczną organizację i warunki. Upoważnienie powinno zawierać określenie jednostki zarządzającej kontrolę, podstawę prawną kontroli, jej tematykę, termin rozpoczęcia i zakończenia oraz skład zespołu kontrolnego. Termin kontroli może być przedłużony przez osobę uprawnioną do podpisywania upoważnienia, jeżeli dobro kontroli będzie tego wymagało. 29 Kierownik jednostki kontrolowanej obowiązany jest zapewnić warunki do sprawnego wykonywania przez kontrolera czynności kontrolnych, a w szczególności: stworzyć kontrolerowi właściwe warunki pracy, stosownie do posiadanych możliwości, zalecić przedstawienie żądanych dokumentów i materiałów oraz sporządzenie niezbędnych odpisów (fotokopii) zestawień, protokołów itp., 13

25 zapewnić terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników, zapewnić pomoc przy sprawdzaniu stanu rzeczywistego składników majątkowych, w toku kontroli zapewnić niezbędną pomoc pracowników w terminach uzgodnionych z kontrolerem, likwidować na bieżąco uchybienia stwierdzone przez kontrolera, jeżeli leży to w kompetencjach i możliwościach kierownika, udzielać wszelkiej pomocy technicznej. 30 Realizacja czynności kontrolnych oraz ustalanie faktów odbywa się na podstawie dowodów zgodnie z zasadami określonymi w Kontroler może sporządzać lub zlecić pracownikom jednostki kontrolowanej sporządzenie niezbędnych dla kontroli odpisów oraz wyciągów z dokumentów, a także zestawień i obliczeń opartych na dokumentach. Zgodność sporządzonych odpisów, wyciągów, zestawień i obliczeń z dokumentami potwierdza kierownik jednostki kontrolowanej, w której dokumenty się znajdują. 32 W przypadku ujawnienia podczas kontroli nieprawidłowości w przebiegu operacji gospodarczych czy innych przedsięwzięć oraz związanych z nimi dokumentach, osoba kontrolująca zobowiązana jest przedsięwziąć w ramach kompetencji niezbędne środki zmierzające do usunięcia wykrytych nieprawidłowości lub gdy leży to w jej kompetencjach zawiadomić niezwłocznie o faktach bezpośredniego przełożonego, który podejmuje takie środki. 33 W przypadku ujawnienia podczas kontroli nadużycia lub innego czynu mającego znamiona przestępstwa, kontrolujący obowiązany jest powiadomić niezwłocznie bezpośredniego przełożonego oraz zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód tego czynu. W każdym przypadku ujawnienia czynu niezgodnego z prawem kontrolujący obowiązany jest postąpić zgodnie z dyspozycją określoną w W razie stwierdzenia w toku kontroli okoliczności grożących niebezpieczeństwem dla zdrowia i życia ludzkiego oraz mienia, a także grożących stratami z powodu niegospodarności, niedbalstwa i marnotrawstwa, kontroler występuje z wnioskiem do kierownika kontrolowanej 14

26 jednostki o natychmiastowe wydanie zarządzeń w sprawie podjęcia środków przeciwdziałających zagrożeniom Protokół kontroli stanowi podstawę podejmowania wszelkich czynności pokontrolnych oraz służy jako dowód w ewentualnym postępowaniu dyscyplinarnym i sądowym. 2. W protokole kontroli ujmuje się wyłącznie fakty kontrolne o negatywnej wymowie sformułowane w sposób konkretny i jednoznaczny oraz poparte dokumentami potwierdzającymi ujawnione nieprawidłowości wraz z powołaniem się na obowiązujące przepisy, które zostały naruszone. 3. W żadnym razie nie wolno w protokole zamieszczać własnych ocen i opinii kontrolera albo też ustaleń nie udowodnionych lub nienależycie udowodnionych. 4. Protokół kontroli poza udowodnionymi faktami określonymi w ust. 2 powinien zawierać: adnotację, że służy tylko do użytku wewnętrznego, nazwę kontrolowanej komórki organizacyjnej, imię i nazwisko kontrolera lub osób kontrolujących, data rozpoczęcia i zakończenia kontroli z uwzględnieniem przerw w kontroli, imię, nazwisko i stanowisko kierownika kontrolowanej jednostki i datę objęcia przez niego stanowiska wyszczególnienie załączników do protokołu, wzmiankę o poinformowaniu kierownika jednostki kontrolowanej o prawie zgłoszenia zastrzeżeń do faktów ujętych w protokole i złożenia wyjaśnień, dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu, datę i miejsce podpisania protokołu, dane o ilości egzemplarzy sporządzonego protokołu /rozdzielnik zgodnie z ust.9/ 5. Po podpisaniu protokołu kontroli, kierownik jednostki kontrolowanej składa na żądanie kontrolera lub z własnej inicjatywy w uzgodnionym z kontrolerem terminie /nie dłuższym niż 7 dni/ pisemne wyjaśnienie dotyczące okoliczności i przyczyn powstania nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, z uwzględnieniem zamierzeń prowadzących do usunięcia nieprawidłowości i usprawnienia działalności. 6. Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo kontradykteryjności zgodnie z 26 ust. 5 tj. możliwości wniesienia umotywowanego zastrzeżenia, co do zgodności ustaleń kontroli ze stanem faktycznym. Pociąga to za sobą obowiązek ponownego zbadania przez kontrolującego danego zagadnienia oraz zweryfikowania określonej części protokołu kontroli, jeśli zastrzeżenia okażą się zasadne. 15

27 7. W protokole dokonuje się adnotacji o okolicznościach lub działaniach wiążących się z ustaleniami, a w szczególności o: a) ustaleniach dokonanych w toku kontroli, podjętych decyzjach przez kierownika jednostki kontrolowanej oraz ich rezultatach, b) zabezpieczeniu dowodów, c) dokonaniu oględzin i pobraniu dowodu rzeczowego, d) przeprowadzeniu badań przez specjalistów, e) odmowie podpisania protokołu i odmowie złożenia wyjaśnień co do przyczyn tej odmowy. 8. Protokół kontroli, którego podpisania odmówił kierownik jednostki kontrolowanej, podpisuje kontrolujący, czyniąc w protokole zapis o odmowie podpisania i dołączając pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego. 9. Protokół kontroli sporządza się w 2 egzemplarzach wg następującego rozdzielnika: Wójt, Jednostka kontrolowana 10. Każda strona protokołu winna być parafowana przez kontrolera i osoby podpisujące protokół w celu uniemożliwienia ich wymiany /podmiany/. 36 Postępowanie kontrolne może być przeprowadzone bez konieczności sporządzania protokołu kontroli w przypadku, gdy zachodzi potrzeba: przeprowadzenia szybkiego rozpoznania kontrolnego określonych spraw i przedstawienia informacji kierownictwu jednostki, zbadania spraw wynikających ze skarg i wniosków dotyczących jednostki, przeprowadzenia kontroli sprawdzającej. 37 Do postępowania kontrolnego określonego w 36 mają zastosowanie wszystkie postanowienia określające dokonywanie ustaleń kontrolnych. Z przeprowadzonego w tym trybie postępowania sporządza się sprawozdanie. 38 Sprawozdanie sporządza się w 2 egzemplarzach /rozdzielnik zgodnie z 35 ust.9/. Sprawozdanie podpisuje kontrolujący i kontrolowany. Każda strona sprawozdania winna być parafowana przez kontrolera i osoby podpisujące sprawozdanie. 16

28 39 W przypadku, gdy ustalenia kontrolne, dokonywane w trybie określonym w 36, wskazują na potrzebę pociągnięcia do odpowiedzialności materialnej określonych pracowników konieczne jest sporządzenie protokołu kontroli. 40 Wnioski pokontrolne są drugim podstawowym dokumentem ujmującym wyniki przeprowadzonej kontroli finansowej. Ustalenia o charakterze uzupełniającym treść protokołu pozwalają zorientować się o przebiegu kontroli oraz o tych jej wynikach, które ze względu na tajność, pośrednie powiązanie z jednostką kontrolowaną itp. nie nadają się do umieszczenia w protokole. 41 Wnioski pokontrolne powinny: stworzyć przesłanki dla wnikliwego, prawidłowego opracowania zaleceń pokontrolnych, dostarczyć materiału do udoskonalenia planowania i przygotowywania kontroli finansowej, w szczególności do lepszego, dokładniejszego opracowywania zarządzeń, wykazać ewentualne braki w pracy osób kontrolujących /kontrola funkcjonalna/ i sposoby jej udoskonalenia. 42 Ustalenia zawarte w treści wniosków pokontrolnych mogą w szczególności dotyczyć: stwierdzonych w toku kontroli dodatnich odchyleń działalności faktycznej od obowiązujących unormowań, wraz ze wskazaniem osób zasłużonych w tym zakresie, spraw o charakterze poufnym, których w protokole nie można umieścić, ogólnej oceny prawidłowości funkcjonowania jednostki kontrolowanej zwłaszcza jakości pracy kierownictwa jednostki oraz głównego księgowego, charakterystyki przebiegu procesu kontroli, jej powiązania z innymi czynnościami kontrolnymi wykonywanymi w jednostce kontrolowanej. 43 Wnioski pokontrolne są dokumentem wewnętrznym, przeznaczonym wyłącznie dla potrzeb Wójta, kierowników kontrolowanych jednostek organizacyjnych Urzędu, nie udostępnianym innym jednostkom, podpisywane tylko przez kontrolera, a jego forma nie jest regulowana przepisami prawnymi. 44 Wnioski pokontrolne sporządza się w 1 egzemplarzu, przedkłada się Wójtowi.: 17

29 45 Po podpisaniu protokołu kontroli sporządza się w oparciu o dokonane ustalenia zawarte w protokole projekt zaleceń pokontrolnych i przedstawia do decyzji Wójta. Pisemne zalecenie pokontrolne ma na celu: spowodowanie usunięcia stwierdzonych w toku kontroli uchybień i nieprawidłowości oraz zapobieżenie ich powstaniu w przyszłości, usprawnienie działalności jednostki w zakresie wynikającym z ustaleń kontroli, wskazanie osób winnych naruszenia np. dyscypliny finansowej, obowiązków służbowych, jak również zastosowanie sankcji wobec tych osób. Zalecenia pokontrolne podpisuje Wójt lub osoba do tego upoważniona i kieruje je do kierownika jednostki kontrolowanej w terminie do 14 dni od daty podpisania lub otrzymania protokołu do wykonania. Zalecenie pokontrolne ma charakter obligatoryjny. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania zaleceń pokontrolnych zawiadamia o wykonaniu zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania. 46 Naradę pokontrolną organizuje się /po zakończeniu czynności kontrolnych, przed lub po podpisaniu protokołu kontroli/ w celu przedyskutowania w gronie kierownictwa ustaleń kontroli i wynikających z nich wniosków oraz ustalenia niezbędnych środków usprawniających. Celem narady pokontrolnej jest omówienie ujawnionych nieprawidłowości w gronie osób, których wyniki kontroli dotyczą, przedyskutowanie przyczyn, które je spowodowały lub przyczyniły się do ich powstania, rozpatrywanie negatywnych następstw oraz znalezienie i podjęcie skutecznych środków i kroków w celu ich usunięcia, jak również zapobiegania powstaniu podobnych uchybień i nieprawidłowości w przyszłym działaniu jednostki kontrolowanej. 47 Kontrole sprawdzające przeprowadza się przede wszystkim w jednostkach: w których występowały znaczne nieprawidłowości, a usunięcie ich wymagało wprowadzenia istotnych zmian natury organizacyjnej oraz wskazania osób odpowiedzialnych za naruszenie obowiązków służbowych i materialnych. które nadesłały niewystarczające odpowiedzi dotyczące wykonania zarządzeń pokontrolnych, budzące wątpliwości co do ich prawidłowego i pełnego wykonania. Kontrola sprawdzająca ma na celu szczegółowe sprawdzenie sposobu wykorzystania materiałów kontroli oraz przebiegu wprowadzenia w życie wynikających z nich wniosków. 18

30 ROZDZIAŁ V DOWODY KSIĘGOWE Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. 2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi": 1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów, 2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom, 3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki. 3. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: 1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, 2) korygujące poprzednie zapisy, 3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, 4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych. 4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, operację gospodarczą dokumentuje się za pomocą księgowych dowodów zastępczych, według wzoru określonego w załączniku nr 1. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, 19