SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA w przetargu nieograniczonym na dostawę i wdrożenie systemu ERP ZZ /2017

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA w przetargu nieograniczonym na dostawę i wdrożenie systemu ERP ZZ /2017 I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Zamek Królewski w Warszawie Muzeum. Rezydencja Królów i Rzeczypospolitej Plac Zamkowy 4, Warszawa NIP: , REGON: tel. (22) ; faks.: (22) strona internetowa: II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego według przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2015, poz z późn. zm.), zwanej później upzp. Znak sprawy: ZZ /2017 III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia są: dostawa i wdrożenie systemu ERP (zwanego dalej ERP) obejmujące: dostawę licencji oraz wdrożenie oprogramowania, przeniesienie (migrację) danych z systemów Zamawiającego do ERP, przeszkolenie personelu Zamawiającego, świadczenie usług serwisowych (wsparcia powdrożeniowego) dla wdrożonego ERP. dla łącznej liczby 30 jednoczesnych sesji klienckich (użytkowników system licencjonowania concurrent licensing). 2. Realizacja przedmiotu zamówienia zostanie podzielona na dwie części: 1) dostawa licencji i wykonanie analizy przedwdrożeniowej, wdrożenie ERP, przeniesienie danych z systemów Zamawiającego do ERP, przeszkolenie personelu Zamawiającego, 2) świadczenie usług serwisowych przed okres 36 miesięcy od daty odbioru pierwszej części przedmiotu zamówienia. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SIWZ. 4. Wykonawca złoży wraz z ofertą w pełni funkcjonalną wersję testową ERP, która będzie przedmiotem testowania przez Zamawiającego w zakresie spełniania funkcjonalności obligatoryjnych i dodatkowych wskazanych w załączniku nr 3 do SIWZ. W tym celu Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty komputer (laptop) z przygotowaną 1

2 wersją testową oferowanego systemu ERP. Do wersji testowej ERP będzie dołączona dokumentacja dla użytkowników i administratorów ERP. W przypadku wątpliwości co do spełniania wymogów funkcjonalnych wskazanych w załączniku nr 3 do SIWZ, Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści oferty w trybie art. 87 upzp. Niedołączenie do oferty laptopa z wersją testową ERP, jak również brak funkcjonalności obligatoryjnych w wersji testowej ERP będą skutkowały odrzuceniem oferty. UWAGA: Zgodnie z art. 97 upzp laptop z wersją testową ERP załączony do oferty przez wykonawcę, z którym zostanie zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego nie podlega zwrotowi i przez 4 lata będzie przechowywany przez Zamawiającego jako załącznik protokołu postępowania. W przypadku pozostałych wykonawców załączone przez nich do oferty laptopy z wersją testową ERP zostaną zwrócone na ich wniosek. 5. Kategoria zamówienia: usługa 6. Wspólny Słownik Zamówień: Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne Pakiety oprogramowania do rachunkowości/księgowości, Pakiety oprogramowania do rozliczania czasu lub zarządzania zasobami ludzkimi, Pakiety oprogramowania dla baz danych i operacyjne, Usługi szkoleniowe, Usługi w zakresie wsparcia systemu , Usługi w zakresie konserwacji i wsparcia systemów Usługi w zakresie oprogramowania 7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych i wariantowych, nie zamierza zawrzeć umowy ramowej, nie zamierza ustanowić dynamicznego systemu zakupów, nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej, nie przewiduje udzielenia zamówień w trybie art. 67 ust. 1 pkt 6 i Oferty niezawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia zostaną odrzucone. IV. PODWYKONAWCY Wykonawca na podstawie art. 36b ust. 1 jest zobowiązany umieścić w składanej ofercie informację o części zamówienia, które zamierza powierzyć podwykonawcom i podania przez Wykonawcę firm podwykonawców. Brak informacji o części zamówienia, których wykonanie Wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom, jest rozumiane przez Zamawiającego jako wykonanie całego przedmiotu zamówienia samodzielnie. V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT 1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Treść oferty musi odpowiadać treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 3. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 4. Oferta zostanie sporządzona w języku polskim, zgodnie z treścią formularza oferty, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do SIWZ oraz zgodnie z treścią oświadczenia na podstawie załącznika nr 3 do SIWZ (wymagania funkcjonalne), w którym Wykonawca winien zaznaczyć czy w oferowanym przez niego ERP występują funkcjonalności obligatoryjne i dodatkowe poprzez zakreślenie kółkiem właściwej odpowiedzi w rubryce pn. Spełnione. 5. Ofertę składa się w formie pisemnej. 2

3 6. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę, osobę/y reprezentującą/e Wykonawcę zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze, osobę/osoby uprawnioną/e do reprezentowania Wykonawcy albo osobę/y działającą/e na podstawie pełnomocnictwa, przy czym pełnomocnictwo to musi być załączone do oferty jako oryginał albo kopia poświadczona notarialnie. 7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia lub do reprezentowania ich w postępowaniu oraz do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W takim przypadku, wraz z ofertą należy złożyć stosowne pełnomocnictwo określające sposób współdziałania Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (oryginał albo kopia poświadczona notarialnie). 8. Ilekroć w SIWZ, a także w załącznikach do SIWZ występuje wymóg podpisywania oświadczeń lub dokumentów, należy przez to rozumieć, że oświadczenia i dokumenty te powinny być opatrzone podpisem/podpisami osoby/osób wskazanych w ust Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio Wykonawca, podmiot na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo podwykonawca, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą. 10. Dokumenty i oświadczenia sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski. 11. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty mają być parafowane własnoręcznie przez osobę/y podpisujące ofertę. 12. Dokumenty w ofercie, stanowiące informację zastrzeżoną dla innych uczestników postępowania, tj. stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz z późn. zm.), powinny znajdować się w oddzielnej zamkniętej kopercie opatrzonej napisem DOKUMENTY ZASTRZEŻONE. 13. Ofertę wraz ze wszystkimi wymaganymi oświadczeniami i dokumentami należy złożyć w miejscu wskazanym w SIWZ, w zamkniętym opakowaniu/kopercie, w sposób zabezpieczający nienaruszalność do terminu otwarcia ofert, ze wskazaniem nazwy i sygnatury postępowania. 14. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę wyłącznie przed terminem składania ofert i pod warunkiem, że przed upływem tego terminu Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty. Powiadomienie to musi być opisane w sposób wskazany w ust. 13 powyżej oraz dodatkowo oznaczone słowami ZMIANA lub WYCOFANIE. 15. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. VI. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Dostawa licencji, wykonanie analizy przedwdrożeniowej, wdrożenie i szkolenia zostaną zrealizowane do dnia 15 grudnia 2017 r. 2. Usługi serwisowe będzie świadczone w okresie 36 miesięcy od momentu odbioru pierwszej części przedmiotu zamówienia w zakresie, o którym mowa w ust. 1 powyżej. VII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 3

4 1. Spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej, tj.: 1) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonali minimum 3 wdrożenia systemu klasy ERP o wartości minimum ,00 zł brutto każde, przy czym każde z nich obejmowało co najmniej: a) wykonanie usługi analizy przedwdrożeniowej rozumianej jako część procesu wdrożenia oferowanego zintegrowanego systemu klasy ERP, polegającej na opracowaniu Dokumentu Analizy Przedwdrożeniowej. Dokument Analizy Przedwdrożeniowej powinien zawierać co najmniej specyfikację obszarów funkcjonalnych wymienionych w lit. b) poniżej, plan migracji danych, harmonogram wdrożenia. b) wdrożenie łącznie co najmniej następujących obszarów funkcjonalnych: Finanse-księgowość, Majątek trwały, Zakupy i Sprzedaż, Magazyn, Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa, Płace-Kadry (cześć płacowa, kadrowa i socjalna), Budżetowanie, dla 10 jednoczesnych sesji klienckich (użytkowników system licencjonowania concurrent licensing). UWAGA: Wykonawca wykaże wartości samych usług określonych w warunku udziału w postępowaniu, bez wartości pozostałych elementów kontraktu np. dostaw sprzętu. Wykonawca wskaże dokładną nazwę zrealizowanej usługi, która pozwoli na jednoznaczną identyfikację usługi, ze szczegółowym wskazaniem zakresów funkcjonalnych potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu. Zamawiający dopuszcza jedynie wykazywanie usług wdrożenia ostatecznie zakończonych i odebranych, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców wraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi te zostały wykonane należycie. 2) wykonali lub wykonują w okresie ostatnich 3 lat upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, usługi serwisowe oferowanego systemu klasy ERP dla co najmniej 3 podmiotów. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli każda z powyższych usług serwisowych na dzień składania ofert została należycie zrealizowana i trwała lub trwa od co najmniej 12 miesięcy. 3) przedstawią w ofercie (załącznik nr 7 do SIWZ) osoby, na każdą funkcję wymienioną poniżej, które spełniają następujące wymagania: Stanowisko (funkcja)/minimalna liczba osób: Kierownik Projektu Wykonawcy z wykształceniem wyższym magisterskim lub inżynierskim, który uczestniczył w minimalnie trzech wdrożeniach systemu informatycznego klasy ERP na stanowisku Kierownika Projektu; o wartości nie mniejszej niż zł. brutto, zdobytym w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert. Stanowisko (funkcja)/minimalna liczba osób: zespół konsultantów wdrożeniowych przypisanych do tego projektu w liczbie minimum 6 osób z co najmniej 2-letnim doświadczeniem wdrożeniowym, gwarantującym realizację 4

5 wdrożenia równolegle w kilku obszarach wdrożenia. Dodatkowo każda z osób powinna się wykazać co najmniej 2-letnim doświadczeniem we wdrażaniu obszaru funkcjonalnego, który będzie realizowała dla Zamawiającego oraz udziałem w co najmniej dwóch projektach informatycznych, dotyczących wdrożenia systemu informatycznego klasy ERP. Stanowisko (funkcja)/minimalna liczba osób: zespół min. 3 pracowników odpowiedzialnych za tworzenie i rozwój oprogramowania w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia, zapewniającym możliwość modyfikacji wdrożonego systemu w zależności od potrzeb Zamawiającego i zapewniającego rozwój systemu, z co najmniej 3-letnim doświadczeniem wdrożeniowym, gwarantującym realizację wdrożenia równolegle w kilku obszarach wdrożenia. UWAGA: Zamówienie będzie realizowane w języku polskim. Wykonawca musi zapewnić możliwość komunikowania się osób wykonujących zamówienie z Zamawiającym w języku polskim oraz sporządzania dokumentacji w języku polskim, w tym zapewnić tłumaczenie symultaniczne w przypadku konieczności komunikacji bezpośredniej oraz tłumaczenie przysięgłe w przypadku sporządzenia dokumentacji w języku obcym. 2. Nie podlegają wykluczeniu na podstawie przesłanek określonych w art. 24 ust. 1 pkt upzp. 3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunki określone w ust. 1 powyżej musi spełniać co najmniej jeden Wykonawca lub wszyscy Wykonawcy łącznie, natomiast warunek z ust. 2 powyżej musi spełniać każdy Wykonawca z osobna. 4. Zamawiający dokona oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia na podstawie oświadczeń i dokumentów wskazanych w Rozdziale VIII SIWZ. 5. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, polegać na zasadach określonych w art. 22a upzp na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. 6. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie złożonych dokumentów na zasadzie: spełnia lub nie spełnia. VIII. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW WYMAGANYCH DLA WYKAZANIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ BRAKU PODSTAW WYKLUCZENIA 1. Na podstawie art. 26 ust. 2f upzp Wykonawca wraz z ofertą złoży: a) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do SIWZ, b) oświadczenie o braku podstaw wykluczenia. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5 do SIWZ. c) wykaz usług wykonanych w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie. Wzór wykazu wykonanych usług stanowi załącznik nr 6 do SIWZ. d) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie 5

6 czynności, oraz informacją o podstawie dysponowania tymi osobami zgodnie z załącznikiem nr 7 do SIWZ. 2. Dowodami określającymi czy usługi zostały wykonane należycie, są: a) referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane. W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. b) oświadczenie Wykonawcy potwierdzające należyte wykonanie usług jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze, Wykonawca nie jest w stanie uzyskać referencji bądź dokumentów, o którym mowa w lit. a, przy czym w przypadku gdy Wykonawca składa oświadczenie, zobowiązany jest podać przyczyny braku możliwości uzyskania referencji bądź dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usług. 3. Jeżeli Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków, to zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia. Dokument, z którego będzie wynikać zobowiązanie podmiotu trzeciego powinien wyrażać w sposób wyraźny i jednoznaczny wolę udzielenia Wykonawcy, ubiegającemu się o zamówienie odpowiedniego zasobu oraz wskazywać w szczególności: a) zakres dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu, b) sposób wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez Wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia publicznego, c) zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia publicznego, d) czy podmiot, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą Przykładowy wzór zobowiązania podmiotu podany jest w załączniku nr 10 do SIWZ. 4. Wykonawca w terminie 3 dni od dnia zamieszczenia na stronie internetowej informacji, o której mowa w art. 86 ust. 5 upzp, składa oświadczenie Wykonawcy o przynależności albo braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2017 r. poz. 229, z późn. zm.). Wzór oświadczenia określony jest w załączniku nr 9 do SIWZ. W przypadku przynależności do tej samej grupy kapitałowej Wykonawca może złożyć wraz z oświadczeniem dokumenty bądź informacje potwierdzające, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia. 5. Wskazane dokumenty mogą być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 6. Zamawiający może zażądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości. 7. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. 6

7 IX. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW 1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert - pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. 2. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w ust.1 powyżej, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpatrywania. 3. Przedłużenie terminu składania ofert nie wpływa na bieg terminu składania wniosku, o którym mowa w ust. 1 powyżej. 4. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje Wykonawcom, którym przekazał specyfikację istotnych warunków zamówienia, bez ujawniania źródła zapytania, oraz zamieszcza na stronie internetowej, na której jest udostępniona specyfikacja. 5. Zamawiający nie przewiduje zwołania zebrania wszystkich Wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących SIWZ. 6. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dokonaną zmianę specyfikacji Zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia oraz udostępnia na stronie internetowej, na której jest udostępniona specyfikacja. 7. Postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. 8. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim. 9. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. W przypadku oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przekazywanych faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 10. Wybrany sposób przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji nie może ograniczać konkurencji; zawsze dopuszczalna jest forma pisemna, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie Prawo zamówień publicznych. 11. Zamawiający podaje osobę uprawnioną do kontaktu z Wykonawcami, adres poczty elektronicznej i numer telefaksu do kierowania wszelkiej korespondencji dotyczącej niniejszego postępowania: Artur Sadzewski, prawny@zamek-krolewski.pl, X. ZAMAWIAJĄCY NIE ŻĄDA WNIESIENIA WADIUM XI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 3. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed 7

8 upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni. XII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego, w Kancelarii Głównej, do dnia 26 czerwca 2017 r. do godz. 10: Zamawiający niezwłocznie zwróci ofertę po upływie terminu na wniesienie odwołania. 3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 26 czerwca 2017 r. o godz. 10:15 w siedzibie Zamawiającego, w Sali Konferencyjnej. 4. Otwarcie ofert jest jawne. 5. Bezpośrednio przed otwarciem ofert podana zostanie kwota, jaką Zamawiający przeznaczy na sfinansowanie zamówienia. 6. Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy (firmy) oraz adresy Wykonawców, a także informacje dotyczące cen zawartych w ofertach. 7. Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający zamieści na stronie internetowej informacje dotyczące: 1) kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia; 2) firm oraz adresów Wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie; 3) ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach. XIII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Wykonawca poda w formularzu oferty, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do SIWZ cenę brutto za wykonanie zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany również do wypełnienia i określenia wartości we wszystkich pozycjach występujących w formularzu oferty dotyczącej zamówienia. 2. Cenę oferty należy podać w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 3. Cena proponowana przez wykonawcę winna obejmować całość usługi oraz uwzględniać wszelkie inne koszty niezbędne do należytego wykonania przedmiotu zamówienia. 4. Upusty oferowane przez Wykonawcę muszą być zawarte w cenach jednostkowych. Podane ceny jednostkowe po zastosowaniu upustu nie mogą być niższe niż koszty własne lub koszty wytworzenia. 5. Zastosowanie przez Wykonawcę stawki podatku VAT od towarów i usług niezgodnego z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego spowoduje odrzucenie oferty. 6. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia. XIV. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT Oferta może otrzymać łącznie maksymalnie 100 pkt. 1. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty: A. Cena za realizację pierwszej części przedmiotu zamówienia (dostawa licencji i wykonanie analizy przedwdrożeniowej, wdrożenie ERP, przeniesienie danych z systemów Zamawiającego do ERP, przeszkolenie personelu Zamawiającego) - waga kryterium: 30 %. Wykonawca może otrzymać maksymalnie 30 pkt w tym kryterium. 8

9 Oferta w tym kryterium zostanie oceniona na podstawie podanej przez Wykonawcę w ofercie ceny za realizację pierwszej części przedmiotu zamówienia (wdrożenie ERP, przeniesienie danych z systemów Zamawiającego do ERP, przeszkolenie personelu Zamawiającego). Oferta z najniższą ceną za tę część zamówienia zostanie ocenia najwyżej. Każdej ofercie zostaną przyznane punkty według następującego wzoru: Najniższa oferowana cena brutto za I część zamówienia Wartość punktowa oferty = x 30 Cena brutto za I część zamówienia badanej oferty B. Cena miesięcznego abonamentu usług serwisowych - waga kryterium: 30 %. Wykonawca może otrzymać maksymalnie 30 pkt w tym kryterium. Oferta w tym kryterium zostanie oceniona na podstawie podanej przez Wykonawcę w ofercie ceny brutto miesięcznego abonamentu na usługi serwisowe, które będą realizowane przez okres 36 miesięcy po zakończeniu pierwszej części przedmiotu zamówienia (wdrożenie ERP, przeniesienie danych z systemów Zamawiającego do ERP, przeszkolenie personelu Zamawiającego). Oferta z najniższą ceną za miesięczny abonament usług serwisowych zostanie ocenia najwyżej. Każdej ofercie zostaną przyznane punkty według następującego wzoru: Najniższa oferowana cena brutto miesięcznego abonamentu Wartość punktowa oferty = x 30 Cena brutto miesięcznego abonamentu w badanej ofercie C. Gwarantowana przez Wykonawcę liczba godzin serwisowych w ramach miesięcznego abonamentu usług serwisowych - waga kryterium: 30 % (Wykonawca może otrzymać maksymalnie 30 pkt). W ramach tego kryterium badana oferta otrzyma liczbę punktów zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku Oferta w tym kryterium zostanie oceniona na podstawie podanej przez Wykonawcę w ofercie gwarantowanej liczby godzin serwisowych w ramach miesięcznego abonamentu usług serwisowych, które będą realizowane przez okres 36 miesięcy po zakończeniu pierwszej części przedmiotu zamówienia (wdrożenie ERP, przeniesienie danych z systemów Zamawiającego do ERP, przeszkolenie personelu Zamawiającego). Oferta z największą liczbą godzin w ramach miesięcznego abonamentu usług serwisowych zostanie ocenia najwyżej. Każdej ofercie zostaną przyznane punkty według następującego wzoru: Liczba godzin w miesięcznym abonamencie badanej oferty Wartość punktowa oferty = x 30 Największa oferowana liczba godzin w miesięcznym abonamencie 9

10 D. Funkcjonalności dodatkowe - waga kryterium: 10 % (Wykonawca może otrzymać maksymalnie 10 pkt). W ramach tego kryterium badana oferta otrzyma liczbę punktów zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku Oferta w tym kryterium zostanie oceniona w oparciu o oświadczenie Wykonawcy złożone na podstawie załącznika nr 3 do SIWZ oraz testów funkcjonalności w załączonej do oferty wersji testowej ERP. Każda z ofert zostanie oceniona pod kątem występowania funkcjonalności dodatkowych w wersji testowej ERP przez członków komisji przetargowej (każdy obszar funkcjonalny oceni członek komisji odpowiadający za ten obszar) w systemie spełnia/nie spełnia. W sytuacji, gdy wersja testowa ERP nie będzie posiadać żadnej z funkcjonalności dodatkowych określonych w załączniku nr 3 do oferty, Wykonawcy zostanie przyznanych 0 pkt w ramach powyższego kryterium. Każdej ofercie zostaną przyznane punkty według następującego wzoru: Liczba funkcjonalności dodatkowych w badanej ofercie Wartość punktowa oferty = x 10 Największa oferowana liczba funkcjonalności dodatkowych Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, dla której suma punktów w kryteriach nr A-D będzie najwyższa. 2. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Zamawiającym a Wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z zastrzeżeniem ust. 5 poniżej, dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści. 3. Jeżeli Wykonawca nie złoży oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 upzp, lub innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, oświadczenia lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. 4. Jeżeli wykonawca nie złożył wymaganych pełnomocnictw albo złożył wadliwe pełnomocnictwa, zamawiający wzywa do ich złożenia w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. 5. Zamawiający poprawia w ofercie: a. oczywiste omyłki pisarskie, b. oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, c. inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. 6. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując 10

11 nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku. 7. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: a. jest niezgodna z ustawą; b. jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, z zastrzeżeniem ust. 5 lit. c powyżej; c. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; d. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia; e. została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia; f. zawiera błędy w obliczeniu ceny; g. Wykonawca w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki, o której mowa w ust. 5 lit. c powyżej; h. wykonawca nie wyraził zgody, o której mowa w art. 85 ust. 2 upzp, na przedłużenie terminu związania ofertą; i. jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. XV. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 1. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia publicznego, z zastrzeżeniem art. 183 upzp, w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostanie przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, albo 10 dni jeżeli zostanie przesłane w inny sposób. Zawarcie umowy będzie możliwe przed upływem terminów, o których mowa powyżej, jeżeli wystąpią okoliczności wymienione w art. 94 ust. 2 upzp. 2. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę odrębnym pismem lub telefonicznie. 3. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. 4. W przypadku wyboru oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcja, spółki cywilne) Zamawiający może zażądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. XVI. ZAMAWIAJĄCY ŻĄDA ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY 1. Zamawiający przewiduje wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 2. Od Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą wymagane będzie wniesienie przed podpisaniem umowy zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% ceny całkowitej podanej w ofercie. 3. Kwota określona w punkcie 2 powyżej będzie podzielona w następujący sposób: a. 35% wniesionego zabezpieczenia jako zabezpieczenie należytego wykonania pierwszej części przedmiotu zamówienia (dostawa licencji i wykonanie analizy przedwdrożeniowej, wdrożenie ERP, przeniesienie danych z systemów Zamawiającego do ERP, przeszkolenie personelu Zamawiającego), 11

12 b. 35% wniesionego zabezpieczenia jako zabezpieczenie należytego wykonania usług serwisowych przez okres 36 miesięcy. c. 30% wniesionego zabezpieczenia jako zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi. 4. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy wnoszone jest w jednej lub kilku formach zgodnie z zapisami art. 148 ust. 1 upzp. 5. Wykonawca zobowiązany jest przed podpisaniem umowy: a) dokonać wpłaty gwarancji wnoszonej w pieniądzu na konto Zamawiającego: b) dostarczyć Zamawiającemu dokument potwierdzający posiadanie gwarancji lub poręczenia w oryginale. XVII. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO Projekt umowy stanowi załącznik nr 11 do niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia. XVIII. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA Środki ochrony prawnej, określone w Dziale VI upzp, przysługują Wykonawcy i innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu przedmiotowego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów upzp. XIX. POZOSTAŁE INFORMACJE Do spraw nieuregulowanych w niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia mają zastosowanie przepisy upzp oraz przepisy Kodeksu cywilnego. Załącznikami do niniejszego dokumentu są: 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia; 2. Formularz oferty; 3. Wymagania funkcjonalne (funkcjonalności) obligatoryjne i dodatkowe ERP; 4. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu; 5. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania; 6. Wykaz usług; 7. Wykaz osób; 8. Informacja o części zamówienia, której wykonanie zostanie powierzone podwykonawcom 9. Informacja o przynależności do tej samej grupy kapitałowej; 10. Zobowiązanie do oddania do dyspozycji Wykonawcy niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia; 11. Projekt umowy. Warszawa, dnia 7 czerwca 2017 r. Zatwierdzam Pierwszy Zastępca Dyrektora ds. Zarządzania Zamku Królewskiego w Warszawie Muzeum /-/ Irena Zalewska 12