KODEKS ZACHOWANIA I ETYKI BIZNESOWEJ CaixaBank

Transkrypt

1 KODEKS ZACHOWANIA I ETYKI BIZNESOWEJ CaixaBank 1

2 Spis Treści Wstęp 1 Cel i zakres stosowania 2 Zasady postępowania 3. Przestrzeganie prawa, zasad i regulacji 4. Szacunek 5. Uczciwość i przejrzystość 6 Doskonałość i profesjonalizm 7 Poufność 8 Odpowiedzialność społeczna

3 WSTĘP Caixabank, S.A. jest bankiem, poprzez który Caixa d'estalvis i Pensions de Barcelona ("la Caixa") pośrednio prowadzi swoją działalność finansową. Zarząd Caixabank, S.A. ("CaixaBank," "Spółka lub "Instytucja ) zatwierdził niniejszy Kodeks Zachowania i Etyki Biznesowej ("Kodeks") w celu określenia zasadniczych etycznych wartości i zasad kierujących jego postępowaniem i regulujących działania wszystkich pracowników, kierowników i funkcjonariuszy. 3

4 1 CEL I ZAKRES STOSOWANIA 1. Niniejszy kodeks dotyczy wszystkich pracowników, kierowników i funkcjonariuszy CaixaBank (dalej zwanych łącznie "Objętymi Osobami"). Wszystkie te osoby muszą znać Kodeks i go przestrzegać. 2. Wszystkie Objęte Osoby muszą respektować wartości, zasady i reguły Kodeksu, w swoich zawodowych interakcjach w ramach Spółki oraz w swoich zewnętrznych relacjach z udziałowcami, klientami, dostawcami i społeczeństwem w ogólności. 3. Wszelkie potencjalne naruszenia Kodeksu lub niepewności co do jego interpretacji lub stosowania powinny zostać skierowane do Jednostki Zgodności Regulacyjnej, która je przyjmie, zbada i opracuje rozwiązanie jednocześnie chroniąc poufność wysyłającego. Zawiadomienia od klientów będą obsługiwane poprzez kanały obsługi klienta ustalone przez CaixaBank. 4. Objęte Osoby będą współpracować z wszelkim wewnętrznym lub zewnętrznym dochodzeniem czy audytem realizowanym przez lub w imieniu CaixaBank. 2 ZASADY ZACHOWANIA ZGODNOŚĆ Z PRAWEM, SZACUNEK, UCZCIWOŚĆ, PRZEJRZYSTOŚĆ, DOSKONAŁOŚĆ, PROFESJONALIZM, POUFNOŚĆ i ODPOWIEDZIALNOŚĆ SPOŁECZNA TO PODSTAWOWE ZASADY ZACHOWANIA W CAIXABANK 1. Jako środek dla działalności bankowej "la Caixa", CaixaBank ma ten sam cel co "la Caixa," którym jest zachęcanie do oszczędzania i inwestowania oferując najlepszy i najszerszy zakres usług finansowych dla największej liczby klientów, pokrywając ich podstawowe potrzeby finansowe elastycznie i właściwie, generując wartość dla udziałowców i dokonując zdecydowanego wkładu dla społeczeństwa. 2. CaixaBank dąży do zapewnienia, by jego zasady i wartości etyczne były kamieniem węgielnym jego działalności. CaixaBank jest zaangażowany w podtrzymanie najwyższych standardów prawnych i etycznych oraz postępowania zawodowego w swojej działalności, w interesie swoich klientów, społeczeństwa i wszystkich stron, które w taki czy inny sposób wchodzą w bezpośredni kontakt ze Spółką. 3. Podstawowe zasady i wartości etyczne CaixaBank to: przestrzeganie prawa, reguł i regulacji w każdym czasie, szacunek, uczciwość, przejrzystość, doskonałość, profesjonalizm, poufność i odpowiedzialność społeczna. 4

5 4. CaixaBank będzie zachęcać podmioty kontrolowane i spółki, w których posiada udziały, a także swoich dostawców, do prowadzenia ich działalności zgodnie z wartościami i standardami zachowania nakreślonymi w niniejszym Kodeksie. 3 PRZESTRZEGANIE PRAWA, REGUŁ I REGULACJI KAŻDY W CAIXABANK MUSI ZAWSZE PRZESTRZEGAĆ OBOWIĄZUJĄCEGO PRAWA, REGUŁ I REGULACJI I. Poszanowanie prawa jako zasada podstawowa 1. Wszystkie Objęte Osoby muszą przestrzegać ustawodawstwa i regulacji obowiązujących w każdym czasie (w tym przepisów, standardów, postanowień wydawanych przez organy regulacyjne, etc.) a także wszystkich wewnętrznych regulaminów i okólników CaixaBank. II. Pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu 1. Wysiłki na rzecz wykorzenienia prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, określone w zaleceniach Grupy Specjalnej ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy (Financial Action Task Force (FATF)) oraz w odnośnych regulacjach, są nie tylko prawnym wymogiem obowiązującym CaixaBank i Objęte Osoby, lecz również priorytetowym celem. 2. Zwalczanie prania pieniędzy i finansowania terroryzmu jest priorytetem dla wszystkich Objętych Osób. Zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem, Spółka wdrożyła swoje własne obowiązkowe reguły i regulaminy wewnętrzne w tym względzie. 3. W razie wszelkich wątpliwości wynikających w ich codziennych działaniach w tym względzie, Objęte Osoby powinny kontaktować się natychmiast ze swoimi przełożonymi lub osobami odpowiedzialnymi za wszelkie wysiłki przeciwko praniu pieniędzy w Spółce. III. Ujawnienie postępowań sądowych lub administracyjnych 1. Wszelka Objęta Osoba, która musi stawić się przed organem sądowym lub administracyjnym jako pozwany/oskarżony, świadek, biegły lub w jakimkolwiek innym charakterze w związku z usługami świadczonymi dla CaixaBank, stosownie powiadomi swego przełożonego. 5

6 4 SZACUNEK CAIXABANK SZANUJE LUDZI, ICH GODNOŚĆ I WARTOŚCI ZASADNICZE. CAIXABANK SZANUJE KULTURY REGIONÓW I KRAJÓW, W KTÓRYCH DZIAŁA. CAIXABANK SZANUJE ŚRODOWISKO. I. Szacunek dla ludzi 1. Jedną z podstawowych wartości leżących u podstaw postępowania CaixaBank jest poszanowanie ludzi i ich godności. CaixaBank aprobuje Powszechną Deklarację Praw Człowieka przyjętą przez Narody Zjednoczone w roku 1948 oraz pakty z niej wynikające, mianowicie Międzynarodowy Pakt Praw Obywatelskich i Politycznych z roku 1966, Międzynarodowy Pakt Praw Gospodarczych, Społecznych i Kulturalnych z roku 1966 oraz Konwencja o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności z roku Honoruje on też Trójstronną Deklarację Zasad Dotyczących Przedsiębiorstw Wielonarodowych i Polityki Społecznej Międzynarodowej Organizacji Pracy (ILO), jak również zasadę reprezentacji związków zawodowych wśród swoich pracowników. 2. Wszystkie Objęte Osoby muszą respektować godność udziałowców, klientów, potencjalnych klientów, konkurentów, innych pracowników oraz każdego, kto wchodzi w interakcje ze Spółką. 3. CaixaBank zabrania wszelkiej dyskryminacji, nękania, obrażania czy niewłaściwego traktowania w oparciu o płeć, rasę, kolor, narodowość, przekonania, religię, poglądy polityczne, pochodzenie, wiek, orientację seksualną, stan cywilny, upośledzenie, niepełnosprawność, czy inne okoliczności chronione prawem, wobec pracowników, kierowników czy funkcjonariuszy, a także udziałowców, klientów, potencjalnych klientów i dostawców, czy kogokolwiek innego wchodzącego w interakcje ze Spółką. 4. CaixaBank zobowiązuje się zapewnić środowisko pracy wolne od nękania, zastraszania i obraźliwego czy niewłaściwego zachowania, w tym seksualnych propozycji czy sugestii, materiałów graficznych czy innych działań mogących urazić godność osoby. 5. CaixaBank zachęca do równowagi pracy i życia wśród ludzi pracujących w CaixaBank, a także wspiera równość szans dla pracujących tam kobiet i mężczyzn, zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem i umowami podpisanymi z przedstawicielami pracowników. II. Szacunek dla kultur 1. CaixaBank respektuje lokalne kultury społeczności i krajów w których prowadzi interesy, oraz stosuje aktywne i zaangażowane podejście do wkładu w postęp społeczno-ekonomiczny i rozwój tych obszarów. III. Szacunek dla środowiska 1. CaixaBank jest zaangażowany w ochronę środowiska, pełne przestrzeganie ustawodawstwa środowiskowego i przyjęcie procedur dla zmniejszenia wpływu środowiskowego swoich operacji. 6

7 IV. Szacunek dla instytucji 1. Interakcje CaixaBank z administracjami publicznymi muszą opierać się na maksymalnym poszanowaniu i odpowiedniej współpracy z instytucjami publicznymi. 5 UCZCIWOŚĆ I PRZEJRZYSTOŚĆ POSTĘPUJĄC UCZCIWIE, GENERUJEMY ZAUFANIE, PODSTAWOWĄ WARTOŚĆ DLA CAIXABANK. I. UCZCIWOŚĆ Ogólne zasady 1. Zaufanie udziałowców, klientów i ogólnie wszystkich osób w obszarze działania CaixaBank jest podstawą działalności biznesowej Spółki. To zaufanie może istnieć tylko wówczas, jeżeli uczciwość CaixaBank pozostaje bez zarzutu. 2. CaixaBank wierzy w wolną, uczciwą i sprawiedliwą konkurencję. Konflikty Interesów 1. Wszystkie Objęte Osoby muszą pracować w interesie CaixaBank i nie wolno im osobiście odnosić korzyści z okazji powstałych w ramach ich zawodowej działalności lub z wykorzystania aktywów czy informacji CaixaBank, ani udzielać korzyści osobom trzecim z wykorzystaniem rzeczonych aktywów i informacji. Pracownikom nie wolno przedkładać interesów osobistych ponad interes CaixaBank, jego klientów lub udziałowców. 2. Spółka wdrożyła obowiązkowe wewnętrzne zasady dotyczące zapobiegania konfliktom interesów w różnych obszarach. Te zasady muszą być przestrzegane zarówno dla uniknięcia takich konfliktów jak i dla zapewnienia ogólnych zasad i uczciwości i przejrzystości określonych w niniejszym ustępie. Pośród innych aspektów, te reguły obejmują następujące: wewnętrzne kodeksy zachowania w sprawach dotyczących rynku papierów wartościowych, polityk używania komputerów i Internetu, oraz zasad upoważniania ryzyk dla podmiotów powiązanych Spółki. 3. Realne lub potencjalne sytuacje konfliktu interesów powinny być unikane, w tym wynikające z pokrewieństwa lub podobnych relacji. W takich sytuacjach osoba dotknięta konfliktem interesów musi powstrzymać się od zaangażowania lub udziału w odnośnych negocjacjach czy transakcji. Objęte Osoby muszą powstrzymać się od uczestnictwa we wszelkich transakcjach CaixaBank w jakich oni sami lub wszelka powiązana osoba czy spółka jest również zainteresowana. 4. Pracownikom nie wolno wykorzystywać informacji niejawnych uzyskanych w toku ich działalności zawodowej we własnym interesie. 5. Objęte Osoby nie będą przyjmować upominków, korzyści ani przysług, i w szczególności będą unikać przyjmowania wszelkich takich upominków czy przysług w zamian za lub w celu 7

8 przeprowadzenia transakcji, chyba że jest to dozwolone w celach socjalnych określonych w regulaminach wewnętrznych CaixaBank. 6. Objętym Osobom nie wolno także oferować osobom trzecim żadnych upominków ani korzyści innych niż wyraźnie dozwolone upominki korporacyjne. Ochrona aktywów CaixaBank 1. Wszystkie Objęte Osoby będą starać się chronić aktywa CaixaBank, które mogą jedynie być wykorzystywane we własnych uzasadnionych celach CaixaBank w ramach jego operacji biznesowych. 2. Wszyscy pracownicy muszą przestrzegać zasad regulujących wykorzystanie zasobów Spółki, regulaminów bezpieczeństwa informatycznego CaixaBank, oraz praw zastrzeżonych do programów wykorzystywanych przez Spółkę. Tylko programy dopuszczone przez CaixaBank mogą być używane na terminalach Spółki. 3. Wszystkie aktywa, jakie pracownicy stworzą dla CaixaBank w toku ich obowiązków zawodowych, niezależnie od tego, czy zasoby Spółki były wykorzystane do ich stworzenia, należą do CaixaBank, nawet jeżeli relacja zawodowa ze Spółką zostanie zakończona. Zarządzanie własnymi sprawami 1. Reputacja CaixaBank zależy od obrazu, jaki przekazuje on publiczności poprzez działania prowadzone przezeń we wszystkich obszarach działalności, oraz zachowanie jego pracowników i funkcjonariuszy. Wobec tego pracownikom nie wolno angażować ani używać nazwy czy wizerunku CaixaBank w imieniu społecznych czy politycznych przedsięwzięć realizowanych prywatnie, szczególnie mogących przyciągnąć publiczną uwagę. 2. CaixaBank respektuje prywatne życie swoich pracowników, kierowników i funkcjonariuszy, i nie wtrąca się w ich działania czy zachowanie poza Spółką, o ile te działania czy zachowanie nie szkodzą dobremu imieniu CaixaBank lub jego prawnym interesom. 3. Wszelkie relacje, członkostwo czy współpraca z partiami politycznymi lub innymi rodzajami podmiotów publicznych, instytucji czy stowarzyszeń muszą być wyraźnie osobiste, bez angażowania CaixaBank. Obrót papierami wartościowymi 1. Objęte Osoby mogące posiadać znajomość wszelkich informacji uważanych za niejawne nie mogą realizować transakcji na papierach wartościowych czy instrumentach finansowych, których te informacje dotyczą, i nie mogą doradzać innym by to czynili ani dzielić się tymi informacjami z osobami trzecimi, chyba że taka komunikacja jest ściśle w ramach wykonywania ich obowiązków zawodowych. 2. W każdym wypadku wszystkie Objęte Osoby muszą ściśle przestrzegać wewnętrznych zasad postępowania w sprawach dotyczących rynku papierów wartościowych. II. PRZEJRZYSTOŚĆ 8

9 Przejrzystość wobec społeczeństwa 1. Zobowiązanie CaixaBank do przejrzystości wobec społeczeństwa jest jedną z zasadniczych wartości kierujących jego postępowaniem. Przejrzystość wobec klientów i udziałowców 1. CaixaBank zobowiązuje się dostarczać swoim klientom poprawnych, prawdziwych i zrozumiałych informacji o swoich transakcjach i prowizjach oraz procedurach załatwiania reklamacji i rozwiązywania incydentów. 2. CaixaBank udostępnia wszystkie swoje finansowe i istotne informacje korporacyjne swoim udziałowcom, zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem. Przejrzystość w relacjach z dostawcami 1. CaixaBank zawiera umowy z dostawcami w oparciu o wolną konkurencję i bez względu na wszelkie relacje czy zakłócenia poza swoim interesem. Bez uszczerbku dla warunków ekonomicznych i technicznych, relacje współpracy z dostawcami powinny tworzyć wartość dla obu stron. Towary muszą być nabywane i usługi angażowane obiektywnie i przejrzyście, unikając sytuacji, które mogłyby wpłynąć na obiektywizm zaangażowanych osób. wobec tego nie powinno być żadnych powiązań rodzinnych, ekonomicznych ani przyjacielskich z dostawcami. 6 DOSKONAŁOŚĆ I PROFESJONALIZM CENIMY CIĘŻKĄ PRACĘ I EFEKTYWNOŚĆ. DOSKONAŁOŚĆ JEST JEDNĄ Z PODSTAWOWYCH WARTOŚCI CAIXABANK. WOBEC TEGO ZADOWOLENIE KLIENTÓW I UDZIAŁOWCÓW KIERUJE NASZYM ZAWODOWYM POSTĘPOWANIEM. I. Obsługa klienta I. Klienci CaixaBank znajdują się w samym centrum jego działalności. W ramach tego zobowiązania, CaixaBank tworzy wartość dla swoich klientów oraz dla społeczności, w której działa. II. CaixaBank zobowiązuje się działać uczciwie i podtrzymywać swoją odpowiedzialność zawodową we wszystkich transakcjach z klientami. III. CaixaBank prowadzi pogłębione badania swoich produktów i usług przed zaoferowaniem ich klientom. Te produkty i usługi muszą być sprzedawane w ścisłej zgodzie z odpowiednimi warunkami. Wszelkie reklamacje należy załatwiać bezzwłocznie i traktować poważnie. CaixaBank posiada procedury dla adresowania rozbieżności z klientami. W tych wypadkach Spółka działa uczciwie i rozsądnie, usiłując rozwiązać sytuacje szybko i efektywnie. 9

10 II. Zobowiązanie wobec udziałowców 1. CaixaBank utrzymuje najwyższe standardy i najlepsze praktyki ładu korporacyjnego, raportując swoja zgodność z zaleceniami dobrego ładu zawartymi w Ujednoliconym Kodeksie Dobrego Ładu. Przejrzystość w jego relacjach z udziałowcami, rygor w jego inwestycjach i solidność oraz profesjonalizm jego codziennej pracy umożliwiają CaixaBank stała analizę i ocenę nowych możliwości biznesowych i sposobów dodania wartości dla swoich udziałowców. II. Profesjonalizm i praca zespołowa 1. Największym aktywem CaixaBank są jego ludzie oraz wartości i zasady, które ich motywują. CaixaBank ceni zdolności i wkład każdej osoby. 2. Jako zespół, CaixaBank kieruje się poczuciem zaangażowania i dążeniem do doskonałości. 7 POUFNOŚĆ CHRONIMY POUFNOŚĆ INFORMACJI POWIERZONYCH NAM PRZEZ NASZYCH UDZIAŁOWCÓW I KLIENTÓW. 1. Poufność informacji dotyczących naszych klientów i udziałowców jest kamieniem węgielnym zaufania leżącego u podstaw całej naszej działalności. 2. Wszyscy pracownicy muszą przestrzegać wewnętrznych zasad regulujących obsługę i poufność danych osobowych, a w szczególności Dyrektywy WE 95/46 Parlamentu Europejskiego i Rady z 24 października 1995 oraz hiszpańskiej Ustawy o ochronie danych 15/1999 z 13 grudnia, a także wszelkich regulacji ewentualnie wydanych w przyszłości. Prywatny charakter informacji osobowych pracowników, w szczególności wszelkich informacji dotyczących ich zdrowia, musi także być respektowany. 3. CaixaBank musi również chronić informacje osobowe swoich klientów, udziałowców, pracowników, członków organów zarządzających i wszelkich osób fizycznych lub prawnych związanych ze Spółką. Wszystkie otrzymane informacje uważane są za poufne, chyba że inaczej zaznaczono lub jest to oczywiste. CaixaBank wymaga też od zewnętrznych dostawców lub spółek, z którymi ma do czynienia, ochrony poufności informacji, jakie mogą uzyskać w swoich relacjach kontraktowych ze Spółką. 4. Informacje uzyskane od udziałowców, klientów, dostawców i pracowników mogą być wykorzystane tylko dla celu, w jakim zostały ujawnione, zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Dostęp do informacji, które nie są ściśle wymagane w celu określonej pracy jest zabroniony. Przed podzieleniem się informacjami z innymi, wszyscy pracownicy muszą się upewnić, że mają do tego upoważnienie, oraz że takie ujawnienie jest w interesie pracowników, dyrektorów lub funkcjonariuszy, którzy mają uzasadniony powód zapoznania się z danymi lub zaangażowania się w sprawę. Nawet po udzieleniu upoważnienia, ujawniane informacje muszą się ograniczać do absolutnego minimum wymaganego w danych okolicznościach. W razie wątpliwości, pracownicy powinni się skonsultować z przełożonym. 5. Pisemna korespondencja oraz dostawa dokumentów do klientów i osób trzecich będą ograniczone do tekstów o charakterze ogólnym. Należy się skonsultować w właściwym departamentem przed wysłaniem czy wydaniem dokumentów jak pisma czy zaświadczenia, które nie są objęte wewnętrznymi regulaminami Spółki. Wszelkie wnioski o informacje otrzymane od władz będą adresowane kanałami ogólnie ustalonymi w tym celu. Departament 10

11 Obsługi Prawnej musi być konsultowany, kiedy dany organ lub wnioskowane informacje nie są wymienione w wewnętrznych regulaminach CaixaBank, lub jeżeli osoba otrzyma wezwanie do zeznawania osobiście. 8 ODPOWIEDZIALNOŚĆ SPOŁECZNA MAMY ZOBOWIĄZANIA WOBEC SPOŁECZEŃSTWA I ŚRODOWISKA, I BIERZEMY TE KWESTIE POD UWAGĘ W PROWADZENIU NASZEJ DZIAŁALNOŚCI. I. Odpowiedzialność społeczna 1. CaixaBank rozumie, że dzisiejsze spółki, oprócz dążenia do zysku finansowego, muszą włączyć poszanowanie praw człowieka i równowagę środowiskową do swoich celów korporacyjnych. II. Przestrzeganie paktów międzynarodowych 1. CaixaBank stosuje się do Globalnego Paktu ONZ (UN Global Compact). Przestrzeganie tych zasad pociąga za sobą szerokie zobowiązanie odpowiedzialności społecznej i zrównoważonego rozwoju, z celem upowszechnienia tej postawy w całym łańcuchu wartości. Umowy z dostawcami CaixaBank obejmują klauzulę wymagająca od nich podobnego honorowania tych zasad. 2. CaixaBank przestrzega także Zasad Równikowych (Equator Principles), dobrowolnego zestawu standardów dla ustalania, oceny i zarządzania ryzykiem środowiskowym i społecznym w transakcjach finansowych. Przyjmując te zasady, CaixaBank zobowiązuje się zapewnić, by wszystkie jego znaczne projekty finansowe miały pozytywną społeczną i środowiskową ocenę opartą na standardach osiągów Międzynarodowej Korporacji Finansowej (IFC), członka Grupy Banku Światowego. 11