Zamawiający 2 Regionalna Baza Logistyczna, zawiadamia, żee w postępowaniu

Transkrypt

1 2 REGIONALNA BAZA LOGISTYCZNA Warszawa, ul. Marsa 110 Warszawa, dnia r. WYJAŚNIENIE / ZMIANA Dotyczy: Wyjaśnienie treści zapisów przedmiotu zamówienia, zapisów umowy, numer postępowania:436/rz/2016 Zamawiający 2 Regionalna Baza Logistyczna, zawiadamia, żee w postępowaniu na dostawę prototypowej indywidualnej racji żywnościowej S-RT, wpłynął wniosek: W odpowiedzi na ogłoszenie o zakupie na dostawę prototypowej indywidualnej racji żywnościowej S-RT numer referencyjny postępowania: 436/RZ/2016, jako podmiot zainteresowany złożeniem oferty, przedstawiamy poniżej uwagi dotyczące zaproponowanych warunkóww dostaw i projektu umowy: 1. Obowiązek oznakowania przedmiotu zamówienia kodami kreskowymi W projekcie umowy zawarto zobowiązanie Wykonawcy do oznakowania przedmiotu zamówienia kodami kreskowymi zgodnie z postanowieniami decyzji Nr 3/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 3 stycznia 2014r. w sprawie wytycznych określających wymagania w zakresie znakowania kodem kreskowym wyrobów dostarczanych do resortu obrony narodowej(dz. Urz. MON z dnia 7 stycznia 2014r., poz. 11), oraz zgodnie z przywołanym w treści tej decyzji standardem GSI. Informujemy, że znakowanie wyrobów kodem kreskowym w istotny sposób podwyższy koszty wykonania przedmiotu zamówienia. Wykonawca będzie musiał uzyskać w tym celu numery GTIN, które byłyby nadane wyłącznie dla prototypowego i nie będą mogły być wykorzystane po zakończeniu badań nad indywidualną racją żywnościową S-RT. Strona 1

2 Znakowanie produktów kodami kreskowymi ma na celu ułatwienie identyfikacji produktów w czasie ich przechowywania albo przekazywania Odbiorcom ostatecznych produktów. W niniejszym postępowaniu przetargowym przedmiotem dostawy ma być niewielka ilość prototypowej indywidualnej racji żywnościowej S-RT wykonanej w celach badawczych. Z uwagi na powyższe proponujemy rozważenie rezygnacji z obowiązku znakowania przedmiotu zamówienia kodami kreskowymi. W razie podtrzymania tego obowiązku informujemy, że przed przystąpieniem do produkcji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie musiał otrzymać od Zamawiającego Jednolity Indeks Materiałowy dla prototypowej indywidualnej racji żywnościowej S-RT ( w chwili obecnej dla tego brak jest Jednolitego Indeksu Materiałowego) i uzyskać numery GTIN nadawane przez Zamawiającego. Tylko w oparciu o powyższe będzie możliwe wystawienie przez Wykonawcę karty wyrobu. Zamawiający informuje, iż udzielił wyjaśnienia: Zamawiający 2 Regionalna Baza Logistyczna, informuje, iż w postępowaniu na dostawę prototypowej indywidualnej racji żywnościowej S-RT, dokonuje następującej zmiany treści zapisów przedmiotu zamówienia: W opisie przedmiotu zamówienia jest: Informacja o znakowaniu kodami kreskowymi. Wykonawca oznakuje przedmiot zamówienia kodami kreskowymi, zgodnie z postanowieniami decyzji nr 3/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 3 stycznia 2014 r. w sprawie wytycznych określających wymagania w zakresie znakowania kodem kreskowym wyrobów dostarczanych do resortu obrony narodowej (Dz. Urz. MON z dnia 7 stycznia 2014 r., poz. 11) oraz przywołanym w jej treści standardem GS1. (Specyfikacja generalna GS1 oraz dokumenty pomocnicze dla dostawcy dostępne są na stronach internetowych i Zamawiający zmienia treść przytaczanego zapisu poprzez wykreślenie; Nie jest wymagane znakowanie kodem kreskowym partii prototypowej z uwagi na fakt, przedmiotowa racja żywnościowa zakupywana jest na potrzeby realizacji pracy badawczej przez WOBW SŻ. Strona 2

3 2. niektóre zapisy umowy są niedostosowane do przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest specyficzny produkt jakim jest prototypowa indywidualna racja żywnościowa S-RT. Niektóre zapisy umowy wydają się być niedostosowane do przedmiotu zamówienia. I tak: 1 ust. 3 Dostarczony przedmiot umowy musi być fabrycznie nowy i wyprodukowany w 2016r. Racje żywnościowe stanowiące przedmiot umowy zostaną wyprodukowane specjalnie pod zamówienie, nie są przedmiotem seryjnej produkcji. 10 ust. 10 pkt. 1-3 Wykonawca wraz z dostawą przedmiotu umowy zobowiązany jest dostarczyć: 1. Karty gwarancyjne wyrobów wraz z informacją o warunkach udzielonej gwarancji oraz sposobie postępowania w przypadku konieczności uruchomienia procedury gwarancyjnej przed producentem. Na wyroby nie posiadające kart gwarancyjnych Wykonawca dostarcza zbiorcze świadectwo jakości lub deklarację zgodności. 2. Instrukcję użytkownika i obsługi 3. Wzór protokołu reklamacji Standardowo przy produkcji racji żywnościowych Wykonawca udziela gwarancji wskazując okres minimalnej trwałości wymagany w opisie przedmiotu zamówienia (tu 12 miesięcy od daty produkcji). Warunki udzielonej gwarancji nie zostały określone w Założeniami Taktyczno Technicznymi ZTT na realizację zadania Indywidualna racja żywnościowa S-RT zawierających opis zamówienia. Żadnych wskazań w tym zakresie nie zawiera również Umowa. Wobec tego Wykonawca prosi o sprecyzowanie jakiej ewentualnie informacji o warunkach udzielonej gwarancji Zamawiający oczekuje. Ponadto co do zasady racje żywnościowe stanowiące przedmiot umowy nie posiadają kart gwarancyjnych. Strona 3

4 Wyjaśnienia zatem wymaga, czy Zamawiający oczekuje wówczas przedłożenia zbiorczego świadectwa jakości lub deklaracji zgodności. Z uwagi na powyższe Wykonawca prosi o sprecyzowanie wymagań Zamawiającego co do obowiązku przedłożenia karty gwarancyjnej przez Wykonawcę. Dodatkowo Wykonawca stwierdza, że udzielona przez Wykonawcę gwarancja nie powinna obejmować trwałości w temperaturze +50 C. Parametr ten podlegać będzie badaniu na racjach żywnościowych dostarczonych przez Wykonawcę w wykonaniu umowy. Przedmiotem umowy jest dostarczenie materiału badawczego Żądanie przedłożenia Instrukcji użytkowania i obsługi w stosunku do prototypowej indywidualnej racji żywnościowej S-RT wykonanej według opracowanych przez stronę Zamawiającą Założeniami Taktyczno Technicznych jest niezrozumiałe. Wykonawca prosi o rozważenie, czy Zamawiający podtrzymuje obowiązek przedłożenia przez Wykonawcę Wzoru protokołu reklamacji w odniesieniu do przedmiotu zamówienia. 3 ust. 16 Za techniczną realizację postanowień umowy ze strony Odbiorcy Skład Warszawa 2 RBLog odpowiedzialna jest osoba p. Barbara Wieteska tel. Kontaktowy Osoba ta upoważniona jest do kontaktów z Wykonawcą na zasadach określonych niniejszą umową w zakresie praw i obowiązków związanych z: a) Odebraniem ilościowym i jakościowym od Wykonawcy sprzętu po wykonaniu przedmiotu umowy. Rozumiemy, że określenie sprzęt powinno odnosić się do prototypowej indywidualnej racji żywnościowej S-RT. 4 ust. 5 Na przedmiot umowy określony w 1 ust. 1 musi być udzielona..miesięczna gwarancja producenta, oparta o świadczenia gwarancyjne producenta sprzętu Strona 4

5 (niezależnie od statusu Wykonawcy), licząc od daty podpisania protokołu przyjęciaprzekazania przez przedstawicieli Wykonawcy i Odbiorcy/Użytkownika. Wykonawca może udzielić gwarancji wskazując okres minimalnej trwałości wymagany w opisie przedmiotu zamówienia (tu 12 miesięcy od daty produkcji). Okres minimalnej trwałości przedmiotowych racji żywnościowych został określony w Założeniach Taktyczno- Technicznych zawierających opis przedmiotu zamówienia. Zapisy umowy powinny być w tym zakresie zbieżne z zapisami Założeń Taktyczno- Technicznych i w umowie okres gwarancji powinien być wskazany ściśle na 12 miesięcy od daty produkcji. Wykonawca prosi o rozważenie przez Zamawiającego, że zapis o oparciu gwarancji o świadczenie gwarancyjne producenta sprzętu powinien mieć zastosowanie do prototypowej indywidualnej racji żywnościowej S-RT. 4 ust. 7 Zamawiający może wykorzystać uprawnienia z tytułu gwarancji za wady fizyczne i prawne sprzętu niezależnie od uprawnień wynikających z rękojmi; Rozumiem, że określenie sprzęt powinno odnosić się do prototypowej racji żywnościowej S-RT. 4 ust. 9 Wykonawca powiadomi Zamawiającego o nieprawidłowościach w użytkowaniu dostarczonych wyrobów oraz utrudnieniach w ich usprawnieniu, jeśli takie występują ze strony Użytkownika. Powyższy zapis nie powinien odnosić się do przedmiotu zamówienia. 4 ust. 11e) W przypadku stwierdzenia w okresie gwarancji wad fizycznych w dostarczonym przedmiocie umowy Wykonawca: e). ponosi odpowiedzialność z tytułu przypadkowej utraty lub uszkodzenia przedmiotu umowy w czasie od przyjęcia go do naprawy do czasu zwrócenia go, bez wad, Odbiorcy. Strona 5

6 Przedmiot zamówienia nie podlega naprawie. 4 ust. 15 Zamawiający zastrzega, iż przysługują mu prawa i obowiązki wynikające z gwarancji udzielonej przez Wykonawcę albo prawa i obowiązki wynikające z gwarancji udzielonej przez Producenta w zależności od tego, które z nich są korzystne dla Zamawiającego. Powyższy zapis nie powinien odnosić się do przedmiotu zamówienia. 11 ust. 1 pkt. 5 Zamawiający dopuszcza wprowadzenie istotnych zmian umowy, w przypadku gdy konieczność wprowadzenia takich zmian wynikałaby z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy; 5. zmiana określonego producenta, typu i modeli u przedmiotu umowy, w przypadku zakończenia jego produkcji lub wycofania go z produkcji, z tym, że cena wskazana w umowie nie może ulec podwyższeniu, a parametry techniczne nie mogą być gorsze niż wskazane w załączniku do umowy. Powyższy zapis nie powinien odnosić się do przedmiotu zamówienia. Zamawiający informuje, iż dokonał zmiany: - treści zapisów Wzoru umowy; poprzez anulowanie Wzoru umowy opublikowanego dnia r. i dodanie nowego Wzoru umowy. 3. Terminy reklamacyjne Przewidziane w umowie terminy reklamacyjne 14 dni na usunięcie wady i 30 dni na wymianę wadliwego przedmiotu umowy jest terminem zbyt krótkim. Z uwagi na prototypowy charakter racji żywnościowych stanowiących przedmiot zamówienia proces produkcji nie może być krótszy niż 60 dni. Taki czas jest również potrzebny na ewentualną wymianę wadliwego i usunięcia wady. Strona 6

7 Zamawiający informuje, iż dokonał zmiany: - treści zapisów Wzoru umowy; poprzez anulowanie Wzoru umowy opublikowanego dnia r. i dodanie nowego Wzoru umowy. 4. niezgodność gramatury składnika racji żywnościowych w opisie przedmiotu zamówienia W Założeniach Taktyczno-Technicznych zawierających szczegółowy opis przedmiotu zamówienia jeden ze składników racji- płatki owsiane w tabelach opisujących zestawy ma gramaturę 100 g, a w opisie wymagań dotyczących płatków owsianych - 80 g. Prosimy o sprecyzowanie która, gramatura jest właściwa. Zamawiający informuje, iż udzielił wyjaśnienia: Zamawiający 2 Regionalna Baza Logistyczna, informuje, iż w postępowaniu na dostawę prototypowej indywidualnej racji żywnościowej S-RT, dokonuje następującej zmiany treści zapisów przedmiotu zamówienia, I. W załączniku do opisu przedmiotu zamówienia jest: 4.2 Skład zestawów Lp. Zestaw S-RT-1 według tablicy 1 Nazwa Tablica 1 dla 1 osoby w opakowaniu jednostkowym g 1 Płatki owsiane z mlekiem i jabłkami 100 g 100 g 2 Konserwa lisiecka 100 g 100 g 3 Suchary 45 g 45 g 4 Ciastka z otrębami pszennymi 84 g 84 g 5 Koncentrat napoju herbacianego o smaku cytrynowym 30 g 15 g 6 Koncentrat napoju izotonicznego o smaku egzotycznym 40 g 40 g 7 Koncentrat napoju izotoniczno-energetycznego 20 g 20 g 8 Guma do żucia 1 szt. 1 szt. Przyprawy: 9 sól pieprz 10 Serwetka 1 szt. 1 szt. 11 Serwetka nawilżona 1 szt. 1 szt. 12 Papier toaletowy 1 szt. 1,5 m 13 Torebka strunowa 1 szt. 1 szt. 14 Łyżka jednorazowa 1 szt. 1 szt. Strona 7

8 15 Rurka do napojów 3 szt. 1 szt. 16 Torebka do napojów 1 szt. 1 szt. 17 Bezpłomieniowy podgrzewacz chemiczny 1 szt. 1 szt. Lp. Zestaw S-RT-2 według tablicy 2 Nazwa Tablica 2 dla 1 osoby w opakowaniu jednostkowym g 1 Płatki owsiane z mlekiem i wiśniami 100 g 100 g 2 Konserwa lisiecka 100 g 100 g 3 Suchary 45 g 45 g 4 Ciastka z otrębami pszennymi 84 g 84 g 5 Koncentrat napoju herbacianego o smaku malinowym 30 g 15 g 6 Koncentrat napoju izotonicznego o smaku pomarańczowym 40 g 40 g 7 Koncentrat napoju izotoniczno-energetycznego 20 g 20 g 8 Guma do żucia 1 szt. 1 szt. Przyprawy: 9 sól pieprz 10 Serwetka 1 szt. 1 szt. 11 Serwetka nawilżona 1 szt. 1 szt. 12 Papier toaletowy 1 szt. 1,5 m 13 Torebka strunowa 1 szt. 1 szt. 14 Łyżka jednorazowa 1 szt. 1 szt. 15 Rurka do napojów 3 szt. 1 szt. 16 Torebka do napojów 1 szt. 1 szt. 17 Bezpłomieniowy podgrzewacz chemiczny 1 szt. 1 szt. Lp. Zestaw S-RT-3 według tablicy 3 Nazwa Tablica 3 dla 1 osoby w opakowaniu jednostkowym g 1 Płatki owsiane z mlekiem i truskawkami 100 g 100 g 2 Konserwa lisiecka 100 g 100 g 3 Suchary 45 g 45 g 4 Ciastka z otrębami pszennymi 84 g 84 g 5 Koncentrat napoju herbacianego o smaku limonki z ekstraktem zielonej herbaty 30 g 15 g 6 Koncentrat napoju izotonicznego o smaku grejpfrutowym 40 g 40 g 7 Koncentrat napoju izotoniczno-energetycznego 20 g 20 g 8 Guma do żucia 1 szt. 1 szt. Przyprawy: 9 sól pieprz 10 Serwetka 1 szt. 1 szt. 11 Serwetka nawilżona 1 szt. 1 szt. 12 Papier toaletowy 1 szt. 1,5 m 13 Torebka strunowa 1 szt. 1 szt. 14 Łyżka jednorazowa 1 szt. 1 szt. 15 Rurka do napojów 3 szt. 1 szt. 16 Torebka do napojów 1 szt. 1 szt. 17 Bezpłomieniowy podgrzewacz chemiczny 1 szt. 1 szt. Strona 8

9 Zamawiający zmienia treść przytaczanego zapisu i nadaje mu nowe brzmienie: 4.2 Skład zestawów Lp. Zestaw S-RT-1 według tablicy 1 Nazwa Tablica 1 dla 1 osoby w opakowaniu jednostkowym g 18 Płatki owsiane z mlekiem i jabłkami 80 g 80 g 19 Konserwa lisiecka 80 g 80 g 20 Suchary 45 g 45 g 21 Ciastka z otrębami pszennymi 84 g 84 g 22 Koncentrat napoju herbacianego o smaku cytrynowym 30 g 15 g 23 Koncentrat napoju izotonicznego o smaku egzotycznym 40 g 40 g 24 Koncentrat napoju izotoniczno-energetycznego 20 g 20 g 25 Guma do żucia 1 szt. 1 szt. Przyprawy: 26 sól pieprz 27 Serwetka 1 szt. 1 szt. 28 Serwetka nawilżona 1 szt. 1 szt. 29 Papier toaletowy 1 szt. 1,5 m 30 Torebka strunowa 1 szt. 1 szt. 31 Łyżka jednorazowa 1 szt. 1 szt. 32 Rurka do napojów 3 szt. 1 szt. 33 Torebka do napojów 1 szt. 1 szt. 34 Bezpłomieniowy podgrzewacz chemiczny 1 szt. 1 szt. Lp. Zestaw S-RT-2 według tablicy 2 Nazwa Tablica 2 dla 1 osoby w opakowaniu jednostkowym g 18 Płatki owsiane z mlekiem i wiśniami 80 g 80 g 19 Konserwa lisiecka 80g 80 g 20 Suchary 45 g 45 g 21 Ciastka z otrębami pszennymi 84 g 84 g 22 Koncentrat napoju herbacianego o smaku malinowym 30 g 15 g 23 Koncentrat napoju izotonicznego o smaku pomarańczowym 40 g 40 g 24 Koncentrat napoju izotoniczno-energetycznego 20 g 20 g 25 Guma do żucia 1 szt. 1 szt. Przyprawy: 26 sól pieprz 27 Serwetka 1 szt. 1 szt. 28 Serwetka nawilżona 1 szt. 1 szt. 29 Papier toaletowy 1 szt. 1,5 m 30 Torebka strunowa 1 szt. 1 szt. 31 Łyżka jednorazowa 1 szt. 1 szt. 32 Rurka do napojów 3 szt. 1 szt. 33 Torebka do napojów 1 szt. 1 szt. Strona 9

10 34 Bezpłomieniowy podgrzewacz chemiczny 1 szt. 1 szt. Zestaw S-RT-3 według tablicy 3 Lp. Nazwa Tablica 3 dla 1 osoby w opakowaniu jednostkowym g 18 Płatki owsiane z mlekiem i truskawkami 80 g 80 g 19 Konserwa lisiecka 80 g 80 g 20 Suchary 45 g 45 g 21 Ciastka z otrębami pszennymi 84 g 84 g 22 Koncentrat napoju herbacianego o smaku limonki z ekstraktem zielonej herbaty 30 g 15 g 23 Koncentrat napoju izotonicznego o smaku grejpfrutowym 40 g 40 g 24 Koncentrat napoju izotoniczno-energetycznego 20 g 20 g 25 Guma do żucia 1 szt. 1 szt. Przyprawy: 26 sól pieprz 27 Serwetka 1 szt. 1 szt. 28 Serwetka nawilżona 1 szt. 1 szt. 29 Papier toaletowy 1 szt. 1,5 m 30 Torebka strunowa 1 szt. 1 szt. 31 Łyżka jednorazowa 1 szt. 1 szt. 32 Rurka do napojów 3 szt. 1 szt. 33 Torebka do napojów 1 szt. 1 szt. 34 Bezpłomieniowy podgrzewacz chemiczny 1 szt. 1 szt. Postanowienia uprawniające Zamawiającego do odstąpienia od realizacji umowy nie odpowiadają specyfice przedmiotu tej umowy. W projekcie przewidziano, że Zamawiający może odstąpić od umowy gdy stwierdzi, że wykonanie przedmiotu umowy prowadzone jest w sposób niezgodny z dokumentami (umową i opisem przedmiotu zamówienia). Jednocześnie umowa nie przewiduje żadnej procedury kontrolnej sposobu wykonania umowy. Należy zauważyć,że Zamawiający nie jest uprawniony do kontroli sposobu wykonania umowy w czasie produkcji. Odbioru jakościowego dokona Wojskowy Ośrodek Badawczo Wdrożeniowy Służby Żywnościowej dopiero po dostawie. W czasie odbioru jakościowego zostanie oceniona prawidłowość wykonania przedmiotu umowy i zgodność z umową oraz opisem przedmiotu zamówienia. Strona 10

11 Przedstawiciele Wojskowego Ośrodka Badawczo Wdrożeniowego Służby Żywnościowej uznali za zbędne przeprowadzanie jakichkolwiek kontroli w trakcie wykonywania umowy (przed dostawą). 9 ust. 4 zapisano: Jeżeli wykonanie przedmiotu umowy objętej umowa zostanie przerwane przez Zamawiającego lub z innych przyczyn, za które Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności strony dokonują rozliczenia zrealizowanej części przedmiotu umowy. Na przyjęcie tego postanowienia Wykonawca nie może się zgodzić. Zapis ten uprawnia Zamawiającego do przerwania realizacji umowy w dowolnym czasie, przy jednoczesnym obowiązku rozliczenia tylko tej części umowy, która została już zrealizowana. W razie przerwania realizacji umowy np. na dzień przed dostawą Wykonawca nie otrzyma żadnego wynagrodzenia gdyż żadna część umowy nie będzie jeszcze zrealizowana. Jeżeli Zamawiający chce mieć zagwarantowane prawo przerwania realizacji umowy, to w umowie należy określić w sposób ścisły sytuacje w których może to nastąpić. Umowa musiałaby wówczas gwarantować Wykonawcy zapłatę kary umownej za odstąpienie od umowy z powodów za które Wykonawca nie odpowiada oraz zwrot udokumentowanych kosztów realizacji umowy. 12 kary umowne Umowa nie przewiduje kary umownej za odstąpienie od umowy z przyczyn za które odpowiada Zamawiający, co w kontekście uwag do 9 ust. 4 jest do zaakceptowania przez Wykonawcę. Kary umowne zagwarantowane wyłącznie dla jednej strony umowy naruszają zasadę ekwiwalentności świadczeń. Jest to także sprzeczne z dobrymi obyczajami handlowymi. Zamawiający informuje, iż dokonał zmiany: - treści zapisów Wzoru umowy; poprzez anulowanie Wzoru umowy opublikowanego dnia r. i dodanie nowego Wzoru umowy. Strona 11

12 Zamawiający informuje, iż w wyniku złożonych wyjaśnień treści zapisów załącznika do opisu przedmiotu zamówienia, zapisów umowy dokonał zmiany: - treści załącznika do Opisu Przedmiotu Zamówienia, - dokonano zmian zapisów - Wzoru umowy- poprzez anulowanie i wprowadzenie nowego ; Wzoru umowy. Ponadto Zamawiający informuje, iż w wyniku złożonych wyjaśnień oraz wprowadzenia zmian wydłuża termin składania ofert do dnia r. do godz. 10:00. KOMENDANT 2 RBLog /-/ z up. ppłk Janusz KRYSZPIN Strona 12