Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych. Rozdział I część ogólna. Rozdział II część szczegółowa

Transkrypt

1 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych Rozdział I część ogólna 1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli, obiegu i archiwizowania dokumentów w Urzędzie Miejskim w Środzie Wielkopolskiej. 2. Instrukcja została opracowana na podstawie przepisów ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76,poz.694 z późn. zm. ), zwanej dalej ustawą. 3. Instrukcja obowiązuje wszystkich pracowników jednostki. 4. Nieprzestrzeganie postanowień instrukcji stanowi naruszenie obowiązków służbowych. 5. Każde zdarzenie gospodarcze powodujące skutki finansowe musi być udokumentowane w sposób umożliwiający kontrolę jego prawidłowości i objęcie go ewidencją księgową. Rozdział II część szczegółowa 1.Księgowość Urzędu Miejskiego prowadzona jest w oparciu o,, Zakładowy plan kont,, wprowadzony Zarządzeniem Nr 84/2006 Burmistrza Miasta z dnia 28 września 2006 roku, opracowany na podstawie 11 ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz ) 2.Księgowość syntetyczną dla Urzędu Miejskiego prowadzi się przy wykorzystaniu systemu finansowo księgowego,, Księgowość Budżetowa Jednostki wersja 1.04c zakupionym od Zakładu Systemów Informatycznych,, SIGID z siedzibą w Poznaniu. Do tego programu Urząd posiada dokumentację przetwarzania danych wraz z opisem zbiorów. Oprogramowanie umożliwia uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie, zgodnie z art.13 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Gmina Środa Wielkopolska realizuje zadania inwestycyjne, dofinansowywane z budżetu Unii Europejskiej, ujęte w planie wydatków urzędu. Księgowość jest prowadzona w oparciu o,,zakładowy plan kont wprowadzony Zarządzeniem Nr 84/2006 Burmistrza Miasta z dnia 28 września 2006 roku, opracowany na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku. Ewidencja analityczna do podatków i opłat prowadzona jest przy wykorzystaniu programów komputerowych, zakupionych od,, SIGID. - podatek od nieruchomości od osób fizycznych wersja NF1.03a, - podatek od nieruchomości od osób prawnych wersja NJ1.02m, - podatek od środków transportowych wersja PD1.02, - łączne zobowiązanie pieniężne od osób fizycznych wersja RF1.03g, - podatek rolny, leśny od osób prawnych wersja RJ1.02m, - opłaty dzierżawne wersja UD1.01o, - wieczyste użytkowanie wersja WU 1.01m Ewidencja dochodów niepodatkowych prowadzona jest ręcznie według podziałek klasyfikacji budżetowej w dzienniku należności nieprzypisanych oraz na luźnych kartach kontowych i w księgach kontowych,. Do elektronicznej obsługi bankowej wykorzystuje się Minibank 24 wersja Dowód księgowy zgodnie z ustawą powinien zawierać: - określenie rodzaju dowodu, - określenie numeru identyfikacyjnego, - określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych, 1

2 - opis operacji gospodarczej, - wartość operacji gospodarczej, - datę dokonania operacji, - datę sporządzenia dowodu, gdy został sporządzony pod inną datą niż data dokonania operacji, - podpis wystawcy dowodu, - podpis osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, - stwierdzenie sprawdzenia dowodu, potwierdzone podpisem osoby odpowiedzialnej za sprawdzenie dowodu, - stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dowody księgowe podlegają kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza jest zgodna z obowiązującymi przepisami. Dokonywana jest przez upoważnionych pracowników naczelników wydziałów, kierowników referatów Kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy dokument jest kompletny (nazwy, adresy kontrahentów, data wystawienia, podpisy). Kontrola rachunkowa polega na stwierdzeniu, czy dokument nie zawiera błędów arytmetycznych. Kontrola formalno rachunkowa jest dokonywana przez upoważnionych pracowników księgowości i Skarbnika. Fakt przeprowadzenia kontroli powinien być opatrzony klauzulą,, Sprawdzono pod względem... i potwierdzony podpisem upoważnionej osoby przeprowadzającej kontrolę oraz datę dokonania kontroli. Dowody księgowe powinny być rzetelne to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu (noty księgowej) zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Za dowód księgowy uważa się również: - polecenie księgowania sporządzone przez daną jednostkę dla udokumentowania jej niektórych operacji i zdarzeń gospodarczych, - notę księgową wystawioną w celu dokonania wstępnej korekty operacji gospodarczej wynikającej z dowodu księgowego obcego, - zestawienie dowodów księgowych sporządzone w celu dokonania w księgach rachunkowych księgowania zbiorczym zapisem operacji gospodarczych o jednakowym charakterze, - wewnętrzne dokumenty finansowe sporządzane przez poszczególne wydziały, referaty tj. - wnioski o zwrot wadium, - wnioski o zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy i na czas rękojmi, - wniosek o zapłatę za wyłączenie gruntów z produkcji rolnej na cele nierolnicze na rzecz Urzędu Marszałkowskiego, - wnioski o wypłatę odszkodowań na rzecz osób fizycznych, - wnioski o zwrot kosztów postępowań odwoławczych, 2

3 - listy wypłat dodatków mieszkaniowych, - listy płac dla pracowników Urzędu, - listy płac dla radnych, sołtysów, kierowców OSP. Listy płac obejmują: wynagrodzenia pracowników, zasiłki rodzinne, macierzyńskie, chorobowe, opiekuńcze, wychowawcze i pielęgnacyjne. Dokumentacja na powyższe wynagrodzenia jest dostarczana przez pracownika zajmującego się kadrami. Powyższe listy sporządza pracownik WGF zgodnie z zakresem czynności. Sprawdzenia pod względem merytorycznym dokonuje kierownik jednostki lub upoważniony pracownik. Sprawdzenia pod względem formalno rachunkowym dokonuje pracownik księgowości. Lista jest podpisana przez osobę sporządzającą. Wypłaty diet dla członków Rady Miejskiej, sołtysów i przewodniczących Komitetów Osiedlowych dokonywane są na podstawie wykazu sporządzonego przez Biuro Rady, a w przypadku zmian pracownicy Biura Rady dokonują aktualizacji wykazu. Wykonanie przelewów wynagrodzeń na poszczególne konta osobiste jest dokonywane przez upoważnionego pracownika w systemie Minibank i podlega akceptacji przez uprawnione osoby. Warunkiem koniecznym zatwierdzenia operacji jest posiadanie zainstalowanego czytnika kart procesorowych i i umieszczenie w nim osobistej cyfrowej karty identyfikacyjnej użytkownika systemu. Odpowiedzialność za przechowywanie list płac ponosi pracownik sporządzający płace. Zgodnie z zakresem czynności oblicza i prowadzi dokumentację zasiłków chorobowych, macierzyńskich i wszelkich innych dokumentów związanych z wynagrodzeniami i świadczeniami z ubezpieczenia społecznego oraz terminowo przekazuje naliczone składki i inne należności w oparciu o obowiązujące przepisy. Sporządza następujące deklaracje i sprawozdania: - DEK I a- deklaracja miesięcznych wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, - PIT 8 A deklaracja o zryczałtowanym podatku dochodowym, - RP 7 zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, - PIT 40 roczne odliczenie podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika, - PIT 11- informacje o dochodach pracownika oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, - Z03 kwartalne sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu za 3 kwartały, - Z06 sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach, o czasie pracy za rok, - Z13 sprawozdanie o stanie wypłat wynagrodzeń za I, II półrocze, - wnioski o refundację (zwrot kosztów)dla Powiatowego Urzędu Pracy. Płatnik- system elektronicznego przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS. Program drukuje imienne raporty RCA wyszczególniając w nich składki: społeczną i zdrowotną, raport RZA ze składką zdrowotną oraz raport RSA o okresie przerw w opłacaniu składek. Wszystkie typy składek zsumowane są w deklaracji miesięcznej DRA. Całość przekazywana jest elektronicznie do ZUS łącznie z przelewami. Podstawę zapisu w księgach rachunkowych stanowi oryginał dowodu dokumentującego określoną operację gospodarczą. Zapisy w księgach winny być dokonywane na bieżąco. Księgi rachunkowe oraz dowody księgowe na podstawie których dokonywane są w nich zapisy przechowywane są w siedzibie jednostki. Zbiory dokumentacji księgowej jednostki mogą być udostępniane osobie trzeciej jedynie za zgodą kierownika jednostki. Zasady przechowywania dokumentów księgowych określa w 74 ustawa o rachunkowości. 3

4 4. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania. Używane w jednostce druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu, ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w,,książce druków ścisłego zarachowania. Druki ścisłego zarachowania objęte są kontrolą przez cały czas ich posiadania przez jednostkę. W jednostce do druków ścisłego zarachowania zalicza się - czeki, - kwitariusze przychodowe K-103, - bloczki opłaty targowej, - arkusze spisu z natury, Podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania stanowi dokładna ewidencja obrotu tymi drukami. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: 1) przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu, 2) oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nieposiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię, 3) bieżącym rejestrowaniu w księdze przychodu lub rozchodu formularzy z określeniem ich rodzaju, liczby i numerów ewidencyjnych, 4) każdorazowym ustalaniu stanu poszczególnych druków ścisłego zarachowania. Prowadzenie prawidłowej gospodarki drukami należy do obowiązków wyznaczonego pracownika. Zobowiązany on jest do przechowywania druków w zamkniętym pomieszczeniu w odpowiednio zabezpieczonych szafach. Bloczki opłaty targowej przechowuje się w skrytce bankowej. Ewidencję druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie dla każdego rodzaju druków w zbroszurowanej księdze o ponumerowanych stronach. Wydanie druków następuje na podstawie zapotrzebowania określającego liczbę druków ścisłego zarachowania. W przypadku zniszczenia druków należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany przez osobę odpowiedzialną materialnie. Rozdział III Gospodarka finansowa Mówiąc o gospodarce finansowej w aspekcie gospodarowania środkami pieniężnymi, wyodrębniamy obrót gotówkowy i bezgotówkowy. W jednostce stosuje się następujące dokumenty: 1. Bankowy dowód wpłaty Służy do udokumentowania wpłaty gotówki do banku. 2. Raport kasowy Służy do rozliczania sprzedaży znaków skarbowych i weksli. Raport jest sporządzany w dwóch egzemplarzach i wraz ze wszystkimi dowodami jest przekazywany upoważnionemu pracownikowi. 3. Wniosek o zaliczkę Służy jako dokument umożliwiający pobranie zaliczki na zakupy gotówkowe. Wniosek o zaliczkę sporządza w jednym egzemplarzu wnioskujący wypłatę określonej sumy na dokonanie zakupów gotówkowych. Wypełnia on pierwszą stronę druku określając rodzaj wydatków, na które ma być wypłacona zaliczka. Wnioski o wypłacenie zaliczki 4

5 podpisywane są przez kierownika danej jednostki organizacyjnej: odpowiada on za kontrolę merytoryczną dokumentu, natomiast pod względem formalno rachunkowym dokument jest sprawdzany przez Skarbnika lub inną upoważnioną osobę. Wniosek podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki, wypełniony i zatwierdzony stanowi podstawę do wypłaty. Pracownicy, których charakter pracy wymaga dokonywania częstych zakupów korzystają z zaliczek stałych. Wysokość zaliczek stałych oraz osoby do nich upoważnione ustala kierownik jednostki. 4. Rozliczenie zaliczki Dokument służy do udokumentowania rozliczenia z pobranej zaliczki. Dokument sporządza zaliczkobiorca podczas rozliczania się z zaliczki w jednym egzemplarzu. Wypełnia on drugą stronę formularza, podając wszystkie dowody źródłowe(rachunki) opłacone przez zaliczkobiorcę z zaliczki lub własnych środków pieniężnych. Rozliczenie zaliczki zatwierdza skarbnik i ostatecznie kierownik jednostki. 5. Rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego Służy do udokumentowania decyzji o wyjeżdzie pracownika w podróż służbową i rozliczenia kosztów tej delegacji. Wystawienie polecenia wyjazdu służbowego następuje na podstawie decyzji kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej. Wystawione polecenie musi zawierać numer kolejny, imię i nazwisko, stanowisko, cel podróży, miejscowość, datę oraz określenie środka lokomocji. Pracownik udający się w podróż służbową ma prawo do zaliczki w wysokości przewidywanych kosztów podróży. Rozliczenia kosztów podróży i diet dokonuje osoba delegowana w ciągu 7 dni od daty zakończenia podróży. Stwierdzenia wykonania polecenia wyjazdu dokonuje osoba delegująca, a sprawdzenia formalno rachunkowego dokonuje upoważniony pracownik księgowości. Kwotę do wypłaty zatwierdza skarbnik i kierownik jednostki lub inny upoważniony pracownik. Na podstawie zawartej umowy cywilnoprawnej między pracodawcą a pracownikiem, pracownik może używać pojazd do celów służbowych. Rozliczenie z pracownika z pracodawcą dokonywane jest w oparciu o przyznany miesięczny ryczałt na podstawie pisemnego oświadczenia złożonego przez pracownika o używaniu przez niego pojazdu dla celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu tj. pojemność silnika, markę pojazdu, numer rejestracyjny oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. 6. Czek gotówkowy Służy do udokumentowania podjęcia gotówki z banku. Czek gotówkowy podobnie jak wszystkie dokumenty bankowe będące dyspozycją pieniężną, podpisywany jest przez upoważnione do tego osoby. Wzory podpisów osób upoważnionych oraz ich nazwiska powinny być podane do wiadomości banku i zamieszczone w karcie wzorów podpisów, która złożona jest w banku. Czeki wystawiane są na blankietach wydawanych przez bank, ujętych w książeczkach czekowych, zawierających nazwę banku i numer rachunku bankowego. Czeki gotówkowe mogą być czekami imiennymi lub na okaziciela, Wypłata czeku przez bank następuje po sprawdzeniu tożsamości osoby wymienionej na czeku. Czeki są przechowywane w kasie pancernej. 5

6 7. Polecenie przelewu Polecenie przelewu wystawia się na podstawie sprawdzonych faktur dostawców. Polecenia przelewów podpisywane są przez osoby upoważnione zgodnie z kartą wzorów podpisów złożoną w banku. Stosując system elektronicznej obsługi bankowej Minibank po zaewidencjonowaniu wszystkich operacji (faktur i innych dokumentów)generowany jest raport, zawierający listę wszystkich wprowadzonych operacji z podziałem na: - operacje złotowe (krajowe), - operacje płacowe umożliwia rejestrację pracowników i wykonanie przelewów wynagrodzeń na poszczególne konta osobiste, - operacje ZUS rejestracja przelewów na ZUS, - operacje US - rejestracja przelewów na Urzędy Skarbowe Raport jest podpisywany przez upoważnione podpisy zgodnie z kartą wzorów podpisów Natomiast przelewy w systemie Minibank są akceptowane przez uprawnione osoby. Konieczne w tym celu jest posiadanie zainstalowanego czytnika kart procesorowych i umieszczenie w nim osobistej cyfrowej karty identyfikacyjnej użytkownika systemu. 8.Polecenie księgowania Polecenie księgowania stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych wewnętrznych rozliczeń bądż też mylnych zapisów. Polecenia są sporządzane na bieżąco przez pracownika księgowości w jednym egzemplarzu. Dokument podlega kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. 9. Nota księgowa Zadaniem noty księgowej jest sprostowanie błędów wynikających z dokumentów już przyjętych przez jednostkę. Notę wystawia pracownik księgowości w dwóch egzemplarzach, którą sprawdza pod względem formalnym i rachunkowym skarbnik oraz zatwierdza kierownik jednostki. W nocie podaje się właściwy dokument, którego nota dotyczy, pozycję i różnicę w celu uznania lub obciążenia. Oryginał noty przesyła się listem poleconym do kontrahenta, którego operacja dotyczy, natomiast kopia stanowi podstawę do dokonania zapisów w ewidencji księgowej i podlega przechowywaniu w dokumentacji księgowości. Noty numeruje się narastająco w danym roku. 10. Faktura VAT Służy do udokumentowania zakupu i rozliczeń z kontrahentem. Faktury podlegają uregulowaniu w systemie bezgotówkowym na podstawie umowy między stronami. Oryginał faktury jest przekazywany pracownikowi sekretariatu w celu rejestracji w systemie poczty przychodzącej i nadaniu kolejnego numeru, a następnie przekazywany jest za potwierdzeniem w dzienniku korespondencji uprawnionej merytorycznie komórce w celu przeprowadzenia kontroli merytorycznej. Następnie jest przekazywany do komórki finansowej w celu przeprowadzenia kontroli formalno rachunkowej przez upoważnionego pracownika. W końcowym etapie faktura jest zatwierdzana do realizacji przez kierownika jednostki lub inną upoważnioną osobę. 6

7 11. Karta drogowa Służy jako podstawa do wyjazdu kierowcy z miejsca garażowania. rozliczenia czasu pracy pojazdu i kierowcy, prowadzenia książki pojazdu, rozliczenia kierowcy z pobranego i zużytego paliwa. Wypełniana jest na bieżąco w jednym egzemplarzu, danymi rzeczywistymi zgodnie z oznaczeniem rubryk. Rozliczenie karty podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki. 12. Wezwanie do zapłaty przed skierowaniem sprawy do sądu Służy do udokumentowania wezwania dłużnika do zapłaty nieuregulowanej należności. Wezwanie jest wystawiane przez pracownika księgowości w dwóch egzemplarzach w przypadku nieuregulowania należności, w ciągu 14 dni od daty wymaganej zapłaty. 13. Przyjęcie środka trwałego,,ot Służy do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Dokument,,OT wystawiany jest w dniu faktycznego przyjęcia środka trwałego do eksploatacji przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Podstawę sporządzenia dowodu,,ot stanowią: - przy zakupie: faktura VAT lub rachunek wraz z protokołem odbioru technicznego. 14. Przekazanie środka trwałego,, PT Służy do udokumentowania faktu przekazania środka trwałego innej jednostce gospodarczej. Nieodpłatne przekazanie środka trwałego innej jednostce następuje na podstawie decyzji upoważnionego organu. Dokument jest podpisany przez upoważnione osoby jednostki przyjmującej i przekazującej środek trwały oraz zatwierdzony przez Burmistrza i Skarbnika. 15. Protokół fizycznej likwidacji środka trwałego Służy do stwierdzenia faktu fizycznej likwidacji środka trwałego. Protokół wystawia komisja w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem: - oryginału dla księgowości, - pierwszej kopii dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi, - drugiej kopii dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi, Protokół podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki. 16. Deklaracje /decyzje/postanowienia/ zaświadczenia Wymiar podatków dokonywany jest w ustawowych terminach, zgodnie z ustalonymi przez Ministra Finansów stawkami uwzględniając obniżki zastosowane przez Radę Miejską. Do wystawionych decyzji wymiarowych dołączone są druki przelewów/wpłat na poszczególne rodzaje podatków. Pracownicy ds. wymiaru na bieżąco prowadzą rejestr przypisów i odpisów. Zobowiązani są do załatwiania wniosków o umorzenie należności podatkowej, odroczenie terminu płatności, rozłożenia na raty zaległości podatkowej zgodnie z podjętą przez Burmistrza decyzją wydając odpowiednie decyzje, postanowienia. Wystawiają zaświadczenia o: 7

8 - o stanie majątkowym podatnika, - o przychodowości z gospodarstwa i wielkości gospodarstwa, - czy jest podatnikiem podatku od nieruchomości i podatku rolnego, - o niezaleganiu w płatnościach, - oświadczenia o udzielonej pomocy de minimis Na powstałe zaległości wystawia się upomnienia, tytuły egzekucyjne oraz zabezpiecza się hipoteką. 8