Załącznik nr 7. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

Transkrypt

1 Załącznik nr 7 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Miasta Legionowo w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i paczek pocztowych (do każdego miejsca w kraju i zagranicą) oraz ich zwrotów, a także usług komplementarnych do przesyłek rejestrowanych. 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i paczek pocztowych (do każdego miejsca w kraju i zagranicą) oraz ich zwrotów, a także usług komplementarnych do przesyłek rejestrowanych. 2. Usługa będzie świadczona na podstawie przepisów prawa, z uwzględnieniem w szczególności: 1) Ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2008 r., Nr 189, poz ze zm.), 2) Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U. Nr 5, poz.34 ze.zm.), 3) Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz.U. z 2003 r. Nr 183, poz ze zm.), 4) w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym międzynarodowych przepisów pocztowych tj. wiążących Rzeczpospolitą Polską umów międzynarodowych dotyczących świadczenia usług pocztowych oraz wiążących regulaminów wykonawczych Światowego Związku Pocztowego w tym m.in. Światowa Konwencja Pocztowa, Regulamin Poczty Listowej, Regulamin dotyczący paczek pocztowych, 5) Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz.93 ze zm.), 6) Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz ze zm.), 7) Ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 1964 r. Nr 43, poz. 296), 8) Ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.) 9) innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy wydanych na podstawie ustaw i rozporządzeń oraz postanowień Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 3. Dane podane przez Zamawiającego w odniesieniu do prognozowanej do nadania w czasie realizacji zamówienia ilości przesyłek pocztowych i paczek pocztowych poszczególnego rodzaju są danymi szacunkowymi, przyjętymi w celu porównania ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej. 4. Zamawiający zastrzega, że ilości przesyłek pocztowych i paczek pocztowych poszczególnego rodzaju, określonych w formularzu cenowym będącym załącznikiem do formularza ofert, może ulec zmianie (zwiększeniu lub zmniejszeniu) w trakcie trwania umowy w zależności od potrzeb Zamawiającego. Z

2 tego tytułu Wykonawca nie będzie zgłaszać wobec Zamawiającego żadnych dalszych roszczeń w tym finansowych. 5. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g. (Gabaryt A i B). 6. Przez paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się paczki pocztowe o wadze do 5000 g. (Gabaryt A i B). 7. Przez gabaryt A i B: 1) dotyczące przesyłek listowych rozumie się: Gabaryt A to przesyłka o wymiarach: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. Gabaryt B to przesyłka o wymiarach: minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, maksimum suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 2) dotyczące paczek pocztowych rozumie się: Gabaryt A to przesyłka o wymiarach: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. Gabaryt B to przesyłka o wymiarach: minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm, maksimum suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie może być większa niż 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2 mm. 8. Przez przesyłki pocztowe rozumie się przesyłki listowe: 1) ekonomiczne (zwykłe) przesyłki nie rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, 2) ekonomiczne (zwykłe) priorytetowe przesyłki nie rejestrowane najszybszej kategorii, 3) polecone przesyłki rejestrowane będące przesyłką listową, przemieszczane i doręczane w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 4) polecone priorytetowe przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii, 5) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłki rejestrowane przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, 6) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru.

3 9. Przez paczki pocztowe rozumie się: 1) ekonomiczne (zwykłe) przesyłki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, 2) ekonomiczne (zwykłe) priorytetowe przesyłki rejestrowane będące paczkami najszybszej kategorii. 10. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usług doręczania przesyłek pocztowych i paczek pocztowych do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce i poza granicami Polski. 11. Usługa doręczania przesyłek pocztowych i paczek powinna być wykonana w jak najkrótszym czasie z uwzględnieniem terminów określonych w ustawie z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2008 r., Nr 189, poz ze zm.) oraz wydanym na jej podstawie Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U. Nr 5, poz.34 ze.zm.). 12. Wykonawca zobowiązany jest do stałego odbioru od Zamawiającego z Biura Obsługi Klienta Urzędu Miasta Legionowo (mieszczącego się w siedzibie Zamawiającego w Legionowie przy ul. marsz. Józefa Piłsudskiego 41) raz dziennie, w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach przesyłek pocztowych i paczek przygotowanych do wysłania lub do zapewnienia możliwości przyjmowania przesyłek pocztowych i paczek od Zamawiającego w placówce Wykonawcy realizującej usługi objęte przedmiotem zamówienia na terenie miasta Legionowo, pow. legionowski, woj. mazowieckie, w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach otwarcia placówki i wyznaczy do obsługi Zamawiającego placówkę nadawczoodbiorczą zlokalizowaną nie dalej niż 3 km w linii prostej od siedziby Zamawiającego (przez siedzibę Zamawiającego rozumie się adres Urzędu Miasta w Legionowie tj. ul. marsz. Józefa Piłsudskiego 41, Legionowo). 13. Odbioru od Zamawiającego przesyłek pocztowych i paczek o którym mowa w ust.12 dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel (pracownik) Wykonawcy po okazaniu stosowanego pisemnego upoważnienia. 14. Odbiór od Zamawiającego przesyłek pocztowych i paczek przeznaczonych do wysłania będzie każdorazowo dokumentowany przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych i paczek oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek nierejestrowanych z podziałem na kategorie wagowe. 15. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia, odebranych od Zamawiającego lub przyjętych w wyznaczonej placówce nadawczo-odbiorczej Wykonawcy następować będzie w dniu ich odbioru od Zamawiającego lub nadania przez Zamawiającego w placówce nadawczo-odbiorczej (przesyłki odebrane od Zamawiającego lub nadane przez Zamawiającego muszą mieć datę nadania zgodną z datą ich odbioru od Zamawiającego lub nadania przez Zamawiającego). 16. Wszelkie oznaczenia (numery nadawcze) przesyłek rejestrowanych muszą być zapewnione i naniesione na przesyłkach przez Wykonawcę.

4 17. Wykonawca gwarantuje, że nadanie przesyłki będzie skutkować zachowaniem terminów doręczeń oraz zasad doręczeń wynikających z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz ze zm.), ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 1964 r. Nr 43, poz. 296), ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2002 r. Nr 153, poz ze zm.), oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012 r., poz. 749). 18. WYKONAWCA zobowiązuje się do doręczania do siedziby ZAMAWIAJĄCEGO (do Biura Obsługi Klienta Urzędu Miasta Legionowo mieszczącego się w siedzibie ZAMAWIAJĄCEGO w Legionowie przy ul. marsz. Józefa Piłsudskiego 41) w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach pokwitowanych przez adresatów potwierdzeń odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczeń przesyłek, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia lub do zapewnienia możliwości odbioru pokwitowanych przez adresatów potwierdzeń odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczeń przesyłek, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia w placówce WYKONAWCY realizującej usługi objęte przedmiotem zamówienia na terenie miasta Legionowo pow. legionowski woj. mazowieckie, w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach otwarcia placówki i wyznaczy do obsługi ZAMAWIAJĄCEGO placówkę nadawczo-odbiorczą zlokalizowaną nie dalej niż 3 km w linii prostej od siedziby ZAMAWIAJĄCEGO (przez siedzibę Zamawiającego rozumie się adres Urzędu Miasta w Legionowie tj. ul. marsz. Józefa Piłsudskiego 41, Legionowo). 19. W przypadku nieobecności adresata pod wskazanym adresem odbioru, przedstawiciel Wykonawcy zobowiązany jest do pozostawienia zawiadomienia (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki pocztowej lub paczki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę pocztową lub paczkę. Termin odbioru przez adresata przesyłki pocztowej lub paczki wynosi 14 dni, liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego zawiadomienia (pierwsze awizo), w tym terminie przesyłka pocztowa lub paczka jest awizowana dwukrotnie. Po upływie terminu przewidzianego na odbiór przesyłki pocztowej lub paczki przez adresata, przesyłka zwracana jest do Zamawiającego (do Biura Obsługi Klienta Urzędu Miasta Legionowo mieszczącego się w siedzibie Zamawiającego w Legionowie przy ul. marsz. Józefa Piłsudskiego 41 w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach ) wraz z podaniem na piśmie przyczyny nieodebrania przesyłki pocztowej lub paczki przez adresata lub WYKONAWCA zapewnieni możliwości odbioru nieodebranej przesyłki pocztowej lub paczki w placówce WYKONAWCY realizującej usługi objęte przedmiotem zamówienia na terenie miasta Legionowo pow. legionowski woj. mazowieckie, w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach otwarcia placówki i wyznaczy do obsługi ZAMAWIAJĄCEGO placówkę nadawczoodbiorczą zlokalizowaną nie dalej niż 3 km w linii prostej od siedziby ZAMAWIAJĄCEGO (przez siedzibę Zamawiającego rozumie się adres Urzędu Miasta w Legionowie tj. ul. marsz. Józefa Piłsudskiego 41, Legionowo). 20. Wykonawca powinien posiadać taką strukturę organizacyjną i techniczną, aby odbiór przesyłki pocztowej lub paczki przez adresata był możliwy od Wykonawcy w dni robocze, w godzinach otwarcia

5 placówki. 21. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek pocztowych i paczek w stanie uporządkowanym tj. 1) w przypadku przesyłek rejestrowanych - po wpisaniu każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony będzie dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, z uwzględnieniem podziału na: przesyłki krajowe i zagraniczne, ekonomiczne i priorytetowe oraz gabaryt A i B, 2) w przypadku przesyłek nierejstrowanych po sporządzeniu zestawienia ilościowego przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzonego dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, z uwzględnieniem podziału na: przesyłki krajowe i zagraniczne, ekonomiczne i priorytetowe oraz gabaryt A i B, 22. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłkach pocztowych lub paczkach nazwy odbiorcy (adresata) wraz z jego danymi adresowymi (w przypadku przesyłek rejestrowanych pokrywające się z danymi w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki ( ekonomiczna ; ekonomiczna priorytetowa ; polecona ; polecona priorytetowa ; polecona za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO); polecona priorytetowa za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO)) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki pieczątki określającej pełna nazwę i adres Zamawiającego (nadawcy). W celu wyróżnienia przesyłek najszybszej kategorii ZAMAWIAJĄCY będzie umieszczał na nich napis/nadruk PRIORYTET/PRIORYTARE. 23. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek pocztowych i paczek pocztowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie ich bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 24. Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach pocztowych i paczkach pocztowych oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty w postaci nadruku na kopercie lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą. 25. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki pocztowej powinno gwarantować zabezpieczenie przed dostępem do jej zawartości oraz uniemożliwiać uszkodzenie zawartości paczki w czasie przemieszczania. Nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dołączania przez Wykonawcę do opakowanych przesyłek, przekazanych przez Zamawiającego, jakichkolwiek przedmiotów wpływających na wagę przesyłki oraz cenę usługi. 26. W przypadku stwierdzenia zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, WYKONAWCA bez zbędnej zwłoki wyjaśni je z osobą odpowiedzialną ze strony ZAMAWIAJĄCEGO za nadzór nad realizacją postanowień umowy. 27. Przesunięcie terminu nadania przesyłek określonego w ust.15 na dzień następny może nastąpić w

6 przypadku uzasadnionych zastrzeżeń do odebranych przesyłek, a w szczególności nieprawidłowego opakowania, braku pełnego adresu, niezgodności wpisów do dokumentów nadawczych z wpisami na przesyłkach, braku znaków opłaty, a także braku możliwości wyjaśnienia lub usunięcia tych zastrzeżeń w dniu ich odbioru z osobą odpowiedzialną ze strony ZAMAWIAJĄCEGO za nadzór nad realizacją postanowień umowy. 28. Za przesunięcie nadania przesyłek - wynikłe wskutek okoliczności, o których mowa w ust.27 WYKONAWCA nie ponosi odpowiedzialności. 29. Jeżeli Wykonawca nie odbierze od Zamawiającego przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie Zamawiający zastrzega sobie prawo zlecenia usługi objętej zamówieniem innemu operatorowi, a kosztami tego wykonania zastępczego obciąży Wykonawcę. 30. Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający będzie uiszczał wynagrodzenie w formie opłaty z dołu. 31. Podstawą rozliczenia Zamawiającego z Wykonawcą i zapłaty na jego rzecz wynagrodzenia jest suma opłata za faktycznie nadane (w tym zwrócone z powodu braku możliwości doręczenia) przesyłki pocztowe i paczki pocztowe w okresie rozliczeniowym, stwierdzone na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych. 32. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi będącej przedmiotem zamówienia stosuje się przepisy ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2008 r., Nr 189, poz ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz.U. z 2003 r. Nr 183, poz ze zm.).