Z A R Z Ą D Z E N I E NR 6/2010/MZOPO z dnia 18 września 2010 roku Dyrektora Miejskiego Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych w Radlinie

Transkrypt

1 Z A R Z Ą D Z E N I E NR 6/2010/MZOPO z dnia 18 września 2010 roku Dyrektora Miejskiego Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych w Radlinie w sprawie zasad sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów w Miejskim Zespole Obsługi Placówek Oświatowych w Radlinie Na podstawie art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2009 roku Nr 152, poz wraz z późn. zm.), zarządzam, co następuje : 1 Wprowadzam do realizacji Instrukcję obiegu dokumentów finansowo-księgowych stanowiących załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Traci moc 1 pkt 1 Zarządzenia nr 4/2007/MZOPO z dnia 28 grudnia 2007 roku w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w Miejskim Zespole Obsługi Placówek Oświatowych w Radlinie. 3 Wykonanie zarządzenia powierzam głównej księgowej MZOPO w Radlinie i P.T. Dyrektorom jednostek, których obsługę finansowo-księgową prowadzi MZOPO w Radlinie. 4 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2011 roku. 1

2 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 6/2010/MZOPO Dyrektora MZOPO w Radlinie z dnia. 18 września 2010 r. INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA, OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW FINANSOWO - KSIĘGOWYCH CZĘŚĆ I -ogólna 1 Instrukcja została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 roku Nr 76 poz. 694 wraz z późn. zm.). 2 Instrukcja reguluje zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów finansowo - księgowych w Miejskim Zespole Obsługi Placówek Oświatowych w Radlinie oraz w placówkach oświatowych, których obsługę ekonomiczno - finansową prowadzi Miejski Zespół Obsługi Placówek Oświatowych w Radlinie. 3 Użyte w instrukcji, następujące określenia oznaczają : 1) placówka - placówki oświatowe, dla których organem prowadzącym jest Miasto Radlin; 2) MZOPO - Miejski Zespół Obsługi Placówek Oświatowych w Radlinie 3) rok obrotowy - rok kalendarzowy, od 1 stycznia do 31 grudnia CZĘŚĆ II - szczegółowa 4 1. Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument, świadczący o zaszłych lub zamierzonych czynnościach (przedsięwzięciach) albo stwierdzający pewien stan rzeczy. W odróżnieniu od dokumentu ogólnego, dokumentem księgowym nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych. 2. Poza spełnieniem podstawowej roli, jaką jest uzasadnienie zapisów księgowych oraz odzwierciedlenie operacji gospodarczych - prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dokumenty księgowe mają za zadanie : 1) stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności gospodarczej, szczególnie z punktu widzenia legalności i celowości dokonanych operacji gospodarczych, 2) stworzenie podstaw do dochodzenia praw i do udowodnienia dopełnienia obowiązków Zgodnie z ustawą o rachunkowości, za prawidłowy uważa się dowód księgowy: 1) stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej, zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający, co najmniej : a) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, b) określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy; w dowodach własnych, wystawionych przez MZOPO do obiegu wewnętrznego, określenie wystawcy oraz nazw i adresów stron może być zastąpione nazwami lub symbolami placówek, c) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej jest zbieżna z datą wystawienia dowodu, wystarczy podanie tej daty, d) przedmiot i wartość operacji gospodarczej oraz ilościowe jej określenie, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych, e) inne dane, określone w odrębnych przepisach, jako warunek prawidłowości określonego rodzaju dowodu, f) podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie; 2) sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym przez placówki oraz na dowód sprawdzenia podpisane przez osoby upoważnione; 2

3 3) oznaczone numerem lub innym sposobem, umożliwiającym powiązanie dowodu z zapisami księgowymi, dokonanymi na jego podstawie. 2. MZOPO wystawia dowody księgowe w celu : 1) udokumentowania wewnętrznych operacji, w których uczestniczą placówki, 2) udokumentowania poniesionych kosztów, nie wynikających ze świadczeń kontrahentów, ustalania powstałych strat lub osiągniętych zysków, potwierdzenia ilości i wartości otrzymanych od kontrahentów składników majątku, robót i usług lub innych świadczeń, jak też powierzania składników majątku osobom materialnie za nie odpowiedzialnym (współodpowiedzialnym), 3) udokumentowania zewnętrznych operacji gospodarczych, to jest operacji, w których uczestniczą placówki i ich kontrahenci, jeżeli operacje te polegają na przekazaniu lub sprzedaży składników majątkowych, wykonywaniu robót i świadczeniu usług, jak też należnych kontrahentowi świadczeń umownych lub określonych przepisami. Dowody wymienione w pkt. 1/ i 2/ nazywa się dowodami własnymi wewnętrznymi, a wymienione w pkt. 3/ - dowodami własnymi zewnętrznymi. 3. Kontrahenci placówek są właściwi do wystawienia dowodów księgowych, w celu udokumentowania operacji gospodarczych, polegających na przekazaniu lub sprzedaży tej placówce składników majątkowych, wykonywania robót i świadczenia usług oraz należnych jej świadczeń umownych lub określonych przepisami. Dowody wystawione przez kontrahentów placówek nazywa się dowodami obcymi. 4. Zasad ustalonych w ust. 2 i 3 nie stosuje się, jeżeli przepisy szczególne określają inne jednostki jako właściwe do udokumentowania określonych operacji gospodarczych. 5. Dowody wymienione w ust. 2 pkt. 3/ oraz w ust. 3 mogą być zastąpione dowodami wystawionymi wspólnie przez placówkę i jej kontrahenta (protokoły zdawczo odbiorcze). 6. Jeżeli między dowodami wymienionymi w ust. 2 pkt. 2/ i 3/, a dowodami wymienionymi w ust. 3, dotyczących tej samej operacji gospodarczej, zachodzą różnice ilościowo - wartościowe, podlegają one ujęciu w księgach rachunkowych w sposób określony w planie kont. 7. MZOPO jest właściwe do wystawiania dowodów własnych, wewnętrznych, dla udokumentowania operacji gospodarczych, dla których wymagane są dowody obce, jeżeli jest to niezbędne do zachowania kompletności zapisów księgowych, a dowód obcy nie wpłynął w terminie umożliwiającym sporządzenie sprawozdania finansowego. 8. W dowodach własnych wewnętrznych, zawierających ilościowe określenie operacji, jeżeli zostanie podana w zestawieniach dowodów ( 6) na sporządzonych tabulogramach. 9. Sprawdzenie, pod względem merytorycznym, dowodów księgowych polega na: 1) ustaleniu rzetelności ich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych - wynikających z ustawy, o wydatkach ze środków publicznych, wyróżnionych w dowodach, 2) stwierdzeniu, że dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki, 10. Sprawdzenie dowodów, pod względem formalno - -rachunkowym, polega na ustaleniu, że: 1) wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy ( 7), zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu (ust. 1), 2) dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. 11. Można nie dokonywać kontroli rachunkowej dowodów własnych, w których treści zawarte są rezultaty obliczeń dokonanych i wpisanych przez, przystosowane do tego, maszyny. 12. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub w załączniku do dowodu przez osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodu. Nieprawidłowości merytoryczne, w zakresie celowości i gospodarności operacji gospodarczych, nie stanowią przeszkody do księgowania dowodu, jeżeli jego dane są prawdziwe. Nieprawidłowości formalnorachunkowe powinny być skorygowane, w sposób ustalony dla poprawiania błędów w dowodach księgowych Za dowody księgowe uważa się również : 3

4 1) zestawienia dowodów księgowych przygotowane do zaksięgowania zapisem zbiorczym, 2) polecenie księgowania, 3) noty księgowe, 4) faktury korygujące, 5) dowody zastępcze - dokumenty będące podstawą do księgowania obowiązujące do czasu otrzymania zewnętrznych dowodów źródłowych, 6) zlecenia wypłaty wypisywane na podstawie zawartych umów, porozumień, itp. 2. Zestawienia dowodów księgowych powinny : 1) składać się z określenia jednostki wystawiającej, nazwy zestawienia, daty lub okresu, którego dotyczą objęte nim dowody, kwot do księgowania oraz podpisu osoby sporządzającej, 2) obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane wyłącznie w jednym okresie sprawozdawczym lub jego części, 3) zapewnić sprawdzalne powiązanie ujętych w nim kwot z dowodami, na których podstawie zostały sporządzone. 3. Polecenia księgowania sporządza się : 1) w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej (np. wystornowania błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, przeniesienia rozliczonych przychodów i wyniku finansowego, otwarcia i zamknięcia ksiąg, naliczania kosztów w zakresie płac), 2) w innych przypadkach, wynikających ze stosowanej techniki księgowości. 4. Za noty księgowe i faktury korygujące uważa się dowody wystawione przez kontrahenta placówki,w celu skorygowania jej własnych dowodów zewnętrznych (lub dowodów obcych uprzednio wystawionych przez kontrahentów) oraz dowody wystawione przez jednostki dokonujące ich księgowania w celu skorygowania dowodów obcych lub własnych zewnętrznych. Noty księgowe mogą wystawione również w przypadku obciążenia innych placówek wydatkami dotyczącymi ich kosztów. 5. Za dowody zastępcze uważa się dokumenty będące podstawą do księgowania do czasu otrzymania zewnętrznych dowodów źródłowych np. Przedpłaty. 6. Do dowodów wymienionych w ust. 1 stosuje się odpowiednio przepisy Dowód księgowy sporządza się w języku polskim. Dowód księgowy może być również sporządzony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym. Niezależnie od języka, w jakim dowód został sporządzony, treść jego winna być pełna i zrozumiała. W treści dowodu, dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. W dowodach obrotu rzeczowymi składnikami majątku, dopuszcza się zastępowanie nazw tych składników symbolami (liczbowymi, literowymi), jeżeli jednostki uczestniczące w obrocie mają wykaz wyjaśniający znaczenie tych symboli. 2. Dowód opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską - w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Jeżeli układ dowodu księgowego na to pozwala, przeliczenie danych w walucie obcej może być zamieszczone w wolnych polach tego dowodu. 3. Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały (atramentem, długopisem lub pismem maszynowym, w tym również w formie wydruku komputerowego). Podpisy na dowodach księgowych składa siê odręcznie, atramentem lub długopisem. Dane dowodów księgowych nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane w inny sposób. 1) błędy w dowodach księgowych należy poprawić przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Skreślenia dokonuje się w taki sposób, aby można było odczytać tekst lub liczbę pierwotną. Poprawka tekstu lub liczby powinna być zaopatrzona w podpis lub skrót podpisu osoby upoważnionej. 2) błędy w dowodach kontrahentów mogą być poprawiane jedynie przez wystawienie i przesłanie przez tego kontrahenta dowodu korygującego (faktury korygującej). 4

5 3) dowody własne zewnętrzne, przesłane uprzednio kontrahentowi, mogą być również poprawione przez wystawienie dowodu korygującego. 4. Zakupy rzeczowych składników majątku mogą być udokumentowane wyłącznie fakturami (rachunkami) dostawców. Nie stanowią podstawy księgowania zakupu rzeczowych składników majątku - paragony, wpłaty do kasy, itp. 5. Udokumentowaniem zapisów księgowych mogą być, wyłącznie, prawidłowe dowody księgowe Zapis w księgach rachunkowych, prowadzonych przy użyciu komputera, musi posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie programu wprowadzenia danych i osoby zlecającej tę czynność. 2. Stwierdzone błędy we wprowadzonych zapisach komputerowych poprawia się przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywanych tylko zapisami dodatnimi lub ujemnymi. 3. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca, dozwolone są tylko korekty dokonane w sposób określony w ust Zapisy w dzienniku prowadzone przy użyciu komputera muszą zapewniać: 1) ujmowanie w dzienniku wyłącznie zapisów sprawdzonych, 2) niedostępność zbioru do modyfikacji poza wprowadzeniem danych bieżących lub korekt dowodów księgowych, 3) automatyczną kontrolę ciągłości zapisów i przenoszenie obrotów, 4) wydruk dziennika w postaci kolejno numerowanych stron, nie rzadziej niż na koniec każdego kolejnego miesiąca, 5) zapisy dokonane na kontach księgi głównej, prowadzonej w sposób chronologiczny, ujęte na koniec każdego miesiąca w zestawieniu obrotów i sald. 9 W zatwierdzaniu dokumentów bierze udział dyrektor i główny księgowy lub upoważnione przez nich osoby Dekretacją określa się ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania. Dekretacja obejmuje następujące etapy : 1) segregacja dokumentów - według dowodów wydatków budżetowych (np. wyciąg bankowy, raport kasowy, itp.), 2) sprawdzenie prawidłowości dokumentów - czy są zatwierdzone przez upoważnione osoby, 3) właściwa dekretacja (oznaczenie sposobu księgowania). 2. Właściwa dekretacja polega na : 1) nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one wprowadzone do ewidencji księgowej, 2) umieszczeniu na dokumentach adnotacji, na jakich kontach syntetycznych i analitycznych ma być dokument zaksięgowany, 3) określenie daty, jeżeli ma być zaksięgowany pod inną datą niż data wystawienia, 4) podpisaniu przez głównego księgowego lub inną osobę upoważnioną do dekretacji przez głównego księgowego. 3. W celu zmniejszenia pracochłonności należy stosować pieczątkę z odpowiednimi rubrykami. 11 Stosuje się następujące kryteria klasyfikacyjne dokumentów : 1) według jednostek wystawiających : a) własne - wystawiane przez własną placówkę, b) obce - wystawiane przez inną jednostkę, 5

6 2) według podstawy sporządzania : a) pierwotne - zwane źródłowymi, b) wtórne - wystawiane są na podstawie dokumentów pierwotnych lub danych księgowości Dokumentami księgowymi, dotyczącymi zakupu towarów, materiałów i usług oraz rozrachunków z dostawcami, są : 1) dowód przyjęcia materiałów PZ ( w odniesieniu do materiałów), 2) oryginał faktury (rachunku) dostawcy. 2. Faktura jest dokumentem księgowym, którym dokumentuje zakupy składników majątkowych. Faktura zawiera : 1) nazwę, adres i NIP jednostki wystawiającej, 2) datę wystawienia i numer kolejny, 3) nazwę i adres odbiorcy, 4) sposób zapłaty, 5) wykaz ilości, rodzajów i cen zafakturowanych towarów, materiałów i usług, 6) sumę brutto, 7) kwoty potraceń z określeniem ich tytułów (upusty, zaliczki, wydatki zwrotne dokonane za odbiorcę, przedpłaty, potrącenia podatkowe, itp.) 8) sumę należności, kwotę należności wpisaną słownie, 9) pieczęć i podpis wystawcy, 10) pokwitowanie zapłaty gotówkowej lub termin zapłaty, 3. Faktury wpływające do placówki są rejestrowane w dzienniku korespondencji przy jednoczesnym potwierdzeniu pieczęcią ich daty wpływu. 4. Dokumentami, na podstawie których ewidencjonuje się sprostowanie pierwotnej sumy faktury, są kopie not własnych oraz uznane przez placówkę oryginały not (faktur korygujących) dostawców. 5. Dokumentami stwierdzającymi uregulowanie zobowiązania są np. wyciągi bankowe podające sumy zrealizowanych czeków, załączone do wyciągów kopie przelewów bankowych, dowody kasowe, rozliczenia pracowników z sum pobranych na zakup, z dołączonymi dowodami stwierdzającymi poniesione wydatki. 1. Dokumentami kasowymi są: 1) listy płatnicze 2) faktury, rachunki, 3) wnioski o zaliczki, 4) rachunki kosztów podróży, 5) bankowe dowody wpłaty, 6) dowody KP i KW, 7) raporty kasowe Wypłaty gotówkowe z kasy następują na podstawie oryginalnych dowodów źródłowych Dowodami bankowymi są : 1) dowód wpłaty, 2) czeki, 3) polecenie przelewu pobrania, 4) wyciągi z rachunków bankowych, 5) zrealizowane przez bank polecenie własne i obce. 2. Operacje bankowe (wpływ na rachunek, wydatek z rachunku) są prowadzone drogą elektroniczną. Przelewy rachunków są podpisywane podpisem lub elektronicznie (login, hasło) przez upoważnione osoby. 3. Wszelkie wpłaty na rachunek własny lub obcy do banku, dokonywane są przy pomocy specjalnych druków dowodów wpłaty. 6

7 4. Czeki gotówkowe są wystawiane przez upoważnioną osobę w jednym egzemplarzu i podpisywane przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami, złożonymi w banku. Osoba przyjmująca czek do realizacji winna pokwitować jego odbiór w grzbiecie książeczki czekowej lub księdze druków ścisłego zarachowania. Po otrzymaniu wyciągu bankowego, suma podjęta czekiem, wynikająca z tego wyciągu, podlega sprawdzeniu porównawczemu. 5. Podstawą do wystawienia polecenia przelewu jest oryginał dokumentu podlegający zapłacie lub przelewu - pobrania. Polecenie przelewu dokonywane jest droga elektroniczną, a sporadycznie (w przypadku zakłóceń działania systemu elektronicznego) przez polecenie przelewu wystawione przez upoważnionego pracownika MZOPO, które składa się w banku, po podpisaniu przez upoważnione osoby. 6. Otrzymane z banku wyciągi rachunków bankowych, z załączonymi do nich dokumentami są sprawdzone przez pracownika MZOPO. W przypadku stwierdzenia niezgodności, należy pisemnie uzgodnić je z bankiem Faktury - rachunki kontrahentów wpływają drogą pocztową, bądź są przynoszone do placówek, które: 1) opisują wydatek, jeżeli nie wynika on jasno z treści faktury, 2) wpisują na nich datę wpływu, 3) opisują rachunek w sposób określony w ust. 2, 4) przekazują do księgowości MZOPO. 2. Opis dowodu księgowego powinien, w formie odpowiednich pieczątek, zawierać : 1) adnotację o sprawdzeniu dowodu pod względem merytorycznym 2) informację dotyczącą tego, czy wydatek jest dokonany w oparciu o umowę, decyzję lub postanowienie oraz odpowiednią klasyfikacją budżetową wydatków (rozdział, paragraf), które należy wpisać w informację, 3) adnotację o sposobie realizacji zamówienia w zakresie ustawy - Prawo zamówień publicznych 3. Księgowość MZOPO sprawdza dowody pod względem formalno - rachunkowym i wpisuje operację zgodnie z klasyfikacją budżetową, a następnie dokonuje procedury dekretacji i zatwierdzenia dokumentu księgowego do zapłaty. 4. Na fakturze umieszcza się adnotację o dacie i sposobie zapłaty (przelew, czek, gotówka). 5. Dla potrzeb dokumentowania zaangażowania środków, sporządzane będą dowody wewnętrzne, sporządzane przez księgowość MZOPO, na podstawie przekazanych przez placówki, w formie kserokopii : 1) umów o pracę zawartych z pracownikami -do dwudziestego każdego miesiąca, 2) zawartych umów cywilno - prawnych (zlecenia, o dzieło), zgodnie z rejestrem tych umów, prowadzonym w placówkach, za miniony miesiąc - do drugiego dnia następnego miesiąca, 3) umów na realizację zamówień publicznych, zgodnie z rejestrem prowadzonym przez placówki, za miniony miesiąc - do drugiego dnia następnego miesiąca Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń, jest lista płac. Podstawowymi źródłami do sporządzania list płac są : 1) pismo angażujące dokumentujące sposób nawiązania stosunku pracy, 2) cywilnoprawna umowa o pracę, 3) zmiana stosunku pracy, 4) rozwiązanie stosunku pracy, 5) karta czasu pracy i wynagrodzeń, 6) wykaz przepracowanych godzin, godzin nadliczbowych, ponadwymiarowych, 7) wnioski premiowe lub dotyczące wypłat innych dodatków lub nagród, 8) rachunek za wykonanie umowy cywilnoprawnej. 2. Pismo angażujące nowego pracownika, potwierdzające nawiązanie stosunku pracy, wystawia dyrektor placówki angażującej pracownika. Zawiera ono datę rozpoczęcia pracy, określenie 7

8 stanowiska i warunków wynagrodzenia, a także okresu świadczenia pracy oraz podpis dyrektora placówki. Wraz z pismem angażującym placówka składa niezbędne dokumenty wymagane przepisami ubezpieczeniowymi i podatkowymi. 3. Na prace zlecone, zawiera się umowy cywilnoprawne (umowa zlecenie i umowa o dzieło), które zawiera dyrektor placówki. Są one podpisywane przez dyrektora placówki i zleceniobiorcę, a kontrasygnowane przez głównego księgowego MZOPO. Do umowy należy dołączyć wymaganą deklarację z zakresu ubezpieczeń społecznych. 4. Zmiana umowy o pracę zawiera decyzje o zmianie zajmowanego stanowiska, wymiaru czasu pracy,wysługi lat lub zaszeregowania, wystawiona przez placówkę zatrudniającą pracownika i podpisana przez jej dyrektora. W przypadku zmiany wymiaru czasu pracy należy dołączyć deklarację korygującą dla potrzeb ubezpieczeń społecznych. 5. Rozwiązanie stosunku pracy następuje na piśmie, na warunkach określonych w obowiązujących w tym zakresie przepisach prawnych i powinno przede wszystkim określać datę rozwiązania stosunku pracy. Należy dołączyć odpowiednio wypełniony druk wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych. 6. Rachunki wystawiane w ramach umów zlecenia i umów o dzieło, wystawiane są przez osoby wykonujące te prace. 7. Podstawę do sporządzenia list z tytułu premii, nagród innych wypłat w ramach wynagrodzeń, stanowi¹ wnioski sporządzone i podpisane przez dyrektora placówki lub inne osoby uprawnione, na podstawie odrębnych przepisów Listy płac sporządzają upoważnieni pracownicy MZOPO, w dwóch egzemplarzach, na podstawie dowodów źródłowych sporządzonych i sprawdzonych przez placówki oraz indywidualnych kart wynagrodzeń prowadzonych w MZOPO. 2. Listy płac powinny zawierać następujące dane : 1) okres za jaki obliczono wynagrodzenie, 2) łączną sumę do wypłaty, 3) imię i nazwisko pracownika, 4) sumę należnego każdemu pracownikowi wynagrodzenia brutto, z rozbiciem na poszczególne składniki płacy, 5) sumę wynagrodzeń netto, 6) sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły, 7) sumę zasiłku rodzinnego i innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego, 8) w przypadku odbioru wynagrodzenia w gotówce - podpis odbierającego, 3. Potrącenia na listach płac są dokonywane zgodnie z obowiązującymi, odrębnymi przepisami. 4. Listy płac nie mogą zawierać żadnych śladów usuwania zapisów ani też nie omówionych poprawek. 5. Listy płac powinny być podpisywane przez : 1) osobę sporządzającą - pracownik płac MZOPO, 2) osobę sprawdzającą - pracownik placówki wyznaczony przez dyrektora, 3) głównego księgowego MZOPO, 4) dyrektora placówki. 6. Listy płac, po podpisaniu przez wyżej wymienione osoby, stanowią podstawę do dokonania wypłaty wynagrodzenia - gotówką lub na rachunek bankowy wskazany przez pracownika, któremu wynagrodzenie jest należne Szczegółowe zasady obliczania składek i zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz należności podatkowych, określają odrębne przepisy. 19 Listy wypłat świadczeń wypłacanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych przygotowuje 8

9 wyznaczony pracownik placówki prowadzącej samodzielną działalność socjalną lub pracownik MZOPO (w przypadku wspólnej działalności kilku placówek). Powinny one zawierać kolejny numer, datę imię i nazwisko otrzymującego świadczenie, kwotę przyznanego świadczenia, ogólną kwotę świadczeń na liście (cyfrowo i słownie), podpis sporządzającego listę, podpis głównego księgowego MZOPO i dyrektora placówki - administratora ZFŚS Polecenie wyjazdu służbowego (delegacji) podpisuje Dyrektor placówki (dla pracowników), Burmistrz lub Naczelnik Wydziału Edukacji, Kultury i Sportu UM Radlin (dla dyrektorów placówek). 2. Użycie samochodu własnego pracownika, do celów podróży służbowej, wymaga dodatkowego zaparafowania, przez osobę podpisującą delegację, w miejscu określającym środek lokomocji. 3. Rozliczenie się pracownika, z odbytej podróży służbowej, następuje w ciągu 14 dni od jej zakończenia. 4. Po zatwierdzeniu delegacji pod względem merytorycznym, przez osobę podpisującą, jest składana w księgowości MZOPO, gdzie po sprawdzeniu pod względem formalnym i rachunkowym koszty delegacji są wypłacane Pracownikom mogą być udzielane zaliczki na zakup materiałów, wyposażenia, żywności oraz dokonywania opłat w związku z wykonywanymi czynnościami służbowymi. 2. Rozliczenie zaliczki na zakupy musi nastąpić w terminie do 14-ciu dni od daty pobrania zaliczki Dla potrzeby gospodarki materiałowej, placówki prowadzą ewidencję zakupionych i wydanych (zużytych) materiałów. 2. Placówki posiadające własne źródła ciepła prowadzą książki kotłowni (kuchni), w których na bieżąco jest ewidencjonowana gospodarka paliwem - wpisy w książce kontroluje, co najmniej raz w miesiącu, dyrektor placówki - potwierdzając fakt kontroli podpisem. CZĘŚĆ III - zabezpieczenie mienia Mienie będące własnością lub zdeponowane w placówce, powinno być zabezpieczone w sposób maksymalnie ograniczający możliwość kradzieży. 2. Pomieszczenia służbowe, w których chwilowo nie przebywają pracownicy (uczniowie, wychowankowie), powinny być zamknięte, a klucze do nich umieszczone w specjalnej, zamykanej gablocie, do której klucz posiadają upoważnione osoby. 3. Po zakończeniu pracy (nauki), budynek placówki (oraz wszystkie jego pomieszczenia) należy odpowiednio zabezpieczyć przed włamaniem i kradzieżą, a okna pozamykać. 4. Sprzęt o większej wartości (o ile to możliwe), pieczątki oraz wszystkie dokumenty powinny być, po zakończeniu pracy, umieszczone w zamykanych na klucz szafach lub szufladach. 5. Na przebywanie w budynkach, poza godzinami pracy, konieczna jest zgoda dyrektora placówki Transport gotówki z banku do placówki powinien odbywać się w sposób gwarantujący bezpieczeństwo przewożonych pieniędzy i innych wartości, określonych odrębnymi przepisami. 2. Gotówka, w czasie godzin pracy i po jej zakończeniu, powinna być przechowywana w kasetce umieszczonej w kasie pancernej lub w kasetce w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu Odpowiedzialność za prawidłowe zabezpieczenie mienia placówki ponosi jej dyrektor. 9

10 CZĘŚĆ V - Przechowywanie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych 26 Odpowiedzialnym za przechowywanie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych jest główny księgowy MZOPO Dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe zwane dalej zbiorami, przechowuje się i chroni w należyty sposób, zabezpieczając przed niedozwolonymi zmianami, udostępnianiem osobom nieupoważnionym, rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 2. Przy prowadzeniu ksiąg przy pomocy komputera, ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, stosowanych środkach ochrony zewnętrznej, systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach magnetycznych oraz na zapewnieniu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych. 3. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie MZOPO w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku, dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na miesiące, w sposób pozwalaj¹cy na ich łatwe odszukanie. 4. Zatwierdzone, roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu 5. Pozostałe zbiory przechowuje się, co najmniej, przez okres : 1) księgi rachunkowe - 5 lat, 2) karty wynagrodzeń, bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, 3) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres jej ważności i dodatkowo przez 5 lat po tym okresie, 4) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat 5) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat. 6. Okresy przechowywania ustalone w ust. 5 oblicza się od początku roku następujące po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. CZĘŚĆ VI - Ewidencja druków ścisłego zarachowania Druki ścisłego zarachowania są to formularze stosowane w placówkach, dla których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiec ewentualnym nadużyciom, wynikających z ich stosowania. 2. Druki ścisłego zarachowania podlegają ponumerowaniu, ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję tych druków prowadzi się w księdze druków ścisłego zarachowania. 29 Do druków ścisłego zarachowania, należą : 1) czeki gotówkowe, 2) dowody wpłaty - kwitariusze wpłat, druki KP, KW - ostemplowane i ponumerowane, 3) arkusze spisu z natury - ostemplowane, ponumerowane, wydane przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej, 4) legitymacje uczniowskie - wydane uczniom 5) legitymacje służbowe wydane pracownikom, 6) świadectwa szkolne - wydane uczniom, 7) rachunki wydawane kontrahentom. 10

11 30 1. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na : 1) przyjęciu druków ścisłego zarachowania, niezwłocznie po ich otrzymaniu - -dyrektor powołuje komisję, do której obowiązków należy : a) sprawdzenie zgodności specyfikacji (faktury) dostawcy liczby druków, b) nadanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie posiadają serii i numerów nadanych przez drukarnię c) sporządzenie z tych czynności protokołu d) w przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo, na okładce każdego bloku (dotyczy również posiadających serie i numery nadane w drukarni) odnotować : nr kolejny bloku, nr kart w bloku (od nr... do nr ), e) liczbę kart każdego bloku poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnym za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, a w odniesieniu do dowodów wpłaty - przez dyrektora lub osobę przez niego upoważnioną (pisemne upoważnienie w aktach osobowych pracownika), 2) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasu druków, w księdze druków ścisłego zarachowania, 3) niedopuszczalnym jest wydawanie do użytkowania druków niezaewidencjonowanych i nieoznaczonych w wyżej podany sposób. 2. Wyznaczony przez dyrektora placówki pracownik odpowiada za ewidencję zabezpieczenie i kontrolę druków ścisłego zarachowania. 3. Wydanie druku następuje w oparciu o pisemną dyspozycję lub po zdaniu kopii bloku wykorzystanego. 31 Ewidencję druków ścisłego zarachowania należy prowadzić dla każdego rodzaju druku oddzielnie, podając jednostkę miary (egz., blok). Wydanie druku następuje na żądanie osoby upoważnionej, która potwierdza odbiór podpisem. CZĘŚĆ VII- ewidencja pieczęci i stempli Dyrektor odpowiada za prawidłowe ewidencjonowanie, stosowanie i przechowywanie pieczęci, pieczątek oraz stempli używanych w placówce. 2. Ewidencja jest prowadzona według wzoru stanowiącego załącznik do instrukcji. 3. Osoba odbierająca pieczęć staje się służbowo odpowiedzialna za stosowanie, przechowywanie i prawidłową likwidację po wycofaniu jej z użycia. 11

12 Załącznik do instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych EWIDENCJA PIECZĘCI, PIECZĄTEK I STEMPLI używanych w... Lp. Data przyjęcia Odbity wzór Ilość sztuk Osoba przyjmująca Wydanie do użytkowania Data Podpis Data Wycofanie z użytkowania Podpis Data likwidacji Odbity wzór zlikwidowanej pieczęci Przyczyna wycofania z użycia 12