NAJCZĘSCIEJ ZADAWANE PYTANIA (FAQ)

Transkrypt

1 NAJCZĘSCIEJ ZADAWANE PYTANIA (FAQ) Chcemy otrzymać mikrodotację ze środków FIO Małopolska Lokalnie od czego zacząć? Przede wszystkim musicie mieć pomysł na projekt i rozpoznane potrzeby lokalnego środowiska. Pomysł musi być zgodny z zasadami konkursu. Przedsięwzięcie to musi służyć społeczności lokalnej lub rozwojowi Waszej organizacji. Informację o tym, jak przygotować projekt możecie uzyskać podczas szkoleń i indywidualnych konsultacji u doradców w subregionach. Przed rozpoczęciem pracy nad projektem, zapraszamy do zapoznania się z Regulaminem konkursu. Kto może ubiegać się o mikrodotację? O mikrodotację mogą ubiegać się: - organizacje pozarządowe mające siedzibę na terenie woj. małopolskiego, które działają nie dłużej niż 18 miesięcy od daty złożenia wniosku. Roczny budżet organizacji w 2013 roku, nie może przekroczyć złotych - grupy nieformalne (w tym samopomocowe) z terenu woj. małopolskiego składające się z min. 3 osób. Kto jest wyłączony z ubiegania się o mikrodotację? W konkursie nie mogą uczestniczyć: - organizacje mające siedzibę poza województwem małopolskim, - organizacje i podmioty nie spełniające kryteriów czasu funkcjonowania i rocznego budżetu (patrz Regulamin), - oddziały terenowe organizacji nieposiadające osobowości prawnej, - partie polityczne, związki zawodowe i organizacje pracodawców, samorządy zawodowe, a także fundacje utworzone przez partie polityczne. O jakie środki możemy się ubiegać? Możecie się ubiegać się o mikrodotację w wysokości od zł do zł. Jakie dokumenty musimy przedstawić w celu weryfikacji naszego budżetu w 2013 roku? Na etapie podpisania umowy, zobowiązani będziecie przedstawić dokument potwierdzający, że Wasz budżet roczny w 2013 roku nie przekroczył zł. (np. sprawozdanie finansowe, CIT-8)wymagane w przypadku, gdy działacie krócej niż rok i w 2013 roku nie składaliście Dokumenty te nie są sprawozdania. Kto jest wyłączony z ubiegania się o mikrodotację? W konkursie nie mogą uczestniczyć: - organizacje mające siedzibę poza województwem małopolskim, - organizacje i podmioty nie spełniające kryteriów czasu funkcjonowania i rocznego budżetu (patrz Regulamin), - oddziały terenowe organizacji nieposiadające osobowości prawnej, - partie polityczne, związki zawodowe i organizacje pracodawców, samorządy zawodowe, a także fundacje utworzone przez partie polityczne.

2 Gdzie możemy zasięgnąć informacji o planowanych szkoleniach i konsultacjach? Informacje o planowanych szkoleniach i konsultacjach znajdziecie w zakładce Aktualności na stronie Możecie także skontaktować się telefonicznie lub mailowo z doradcami w subregionach. Czy kryterium 18 miesięcy działalności oraz budżetu nie wyższego niż zł, obowiązuje także, gdy grupa nieformalna składa wniosek za pośrednictwem organizacji wspierającej? Nie, kryterium to nie dotyczy organizacji wspierających, które składają wniosek w imieniu grupy nieformalnej. Organizacja wpierająca może działać dłużej niż 18 miesięcy i jej roczny budżet może przekroczyć złotych. Jak możemy złożyć projekt w konkursie FIO Małopolska Lokalnie? Projekty należy składać tylko on - line poprzez generator wniosków. Musicie założyć konto, zalogować się w generatorze, wypełnić wszystkie wymagane rubryki, oraz wysłać wniosek. W jakim terminie musimy złożyć projekt? Projekty można składać od 18 lipca 2014 do 18 sierpnia 2014 roku do godz Czy musimy złożyć projekt w wersji papierowej? Nie, wymagana jest wyłącznie wersja elektroniczna, którą możecie pobrać z generatora i wydrukować dla własnych potrzeb. Jaka może być tematyka projektu? Tematyka projektu zależy od zainteresowań /potrzeb jego realizatorów lub potrzeb społeczności lokalnej dla której i w której działania będą realizowane. Ważne, aby temat projektu był zgodny z wskazanymi w Regulaminie obszarami działalności pożytku publicznego lub służył rozwojowi Waszej organizacji. Ile czasu powinien trwać projekt? W jakim terminie możemy realizować projekt? W 2014 roku projekty możecie realizować od 1 września do 30 listopada. Projekt nie może trwać krócej niż 30 dni. Czy możemy skonsultować projekt? Tak, doradcy w subregionach chętnie odpowiedzą na Wasze pytania. Informacje znajdziecie na stronie w zakładce adce kontakt.

3 Czy możemy złożyć więcej niż 1 projekt w konkursie w 2014 roku? Nie, w ramach konkursu możecie złożyć tylko 1 projekt. Jesteśmy grupą wspólnie działającą w lokalnym środowisku. Nie jesteśmy zarejestrowani i nie mamy osobowości prawnej - czy możemy wziąć udział w konkursie? Jako grupa nieformalna (nie posiadająca osobowości prawnej) możecie starać się o otrzymanie mikrodotacji, ale musicie znaleźć organizację wspierającą, która użyczy Wam swojego konta i z którą podpiszemy umowę finansową trójstronną na realizację projektu. Organizacją wspierającą może być organizacja pozarządowa posiadająca osobowość prawną zgodnie z Regulaminem (np. fundacja, stowarzyszenie, uczniowski klub sportowy, itp). W sytuacji, gdy w najbliższym otoczeniu nie ma żadnej organizacji, która mogłaby użyczyć Wam osobowości prawnej, grupa może zwrócić się do Operatora w subregionie. Na czym polega rola organizacji wspierającej grupę nieformalną? Organizacja wspierająca użycza konta bankowego, podpisuje umowę trójstronną z Operatorem z subregionu, bierze na siebie odpowiedzialność za rozliczenie finansowe projektu. Wsparcie organizacji wspierającej powinno ograniczać się do pomocy administracyjnej i księgowej. Organizacja wspierająca nie powinna koordynować projektu, ani też ingerować w jego realizację. Realizowane w ramach projektu działania muszą być zgodne z działalnością statutową organizacji wspierającej. Jakie osoby mogą tworzyć grupę nieformalną? Grupa nieformalna powinna składać się z minimum 3 pełnoletnich osób, posiadających zdolność do czynności prawnych. Jakie dokumenty należy dołączyć do projektu (w generatorze) na etapie składania wniosku? Jeśli jesteście: 1. organizacją pozarządową: a) zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym - w generatorze nie dołączacie żadnych dokumentów b) zarejestrowaną w innym rejestrze - w generatorze załączacie dokument potwierdzający status prawny 2. spółką akcyjną /spółką z.o.o./ klubem sportowym będącym spółką (nie działającym w celu osiągnięcia zysku) - w generatorze załączacie statut/ umowę spółki 3. grupą nieformalną: a) składającą wniosek za pośrednictwem organizacji wspierającej Jeśli Wasza organizacja posiada wpis do KRS - nie dodajecie żadnych załączników. Jeśli Wasza organizacja nie posiada wpisu do KRS - załączacie dokument potwierdzający status prawny organizacji. b) składającą wniosek samodzielnie - w generatorze nie dodajecie żadnych załączników.

4 Czy możemy w ramach projektu zaplanować wydatki związane z doposażeniem i/lub zakupem sprzętu? Tak, możecie. Jednak zakup sprzętu musi być uzasadniony treścią projektu i niezbędny do realizacji planowanych działań. Wartość jednostkowa zakupionej rzeczy nie może przekroczyć kwoty 3500 złotych brutto. W przypadku grup nieformalnych zakupione wyposażenie/sprzęt staje się własnością organizacji wpierającej lub Operatora i może być użyczany grupie na podstawie umowy użyczenia. W sytuacji, gdy grupa nieformalna się sformalizuje, organizacja wpierająca lub Operator przekaże jej zakupione wyposażenie/sprzęt na własność. Wkład własny do projektu - co to jest? Wkład własny to środki finansowe i niefinansowe, które wnosicie do projektu. Za środki finansowe własne uważa się realnie wydane pieniądze mające pokrycie w dokumentach finansowych np. fakturach, rachunkach, umowach. Środki niefinansowe to praca wolontariuszy, którzy nieodpłatnie wspierają realizowane działania. Jaki wkład własny wymagany jest w konkursie? W konkursie wymagany jest wkład własny w wysokości min. 20% mikrodotacji: - 15% wkład własny niefinansowy osobowy (praca wolontariusza/y) - 5% wkład własny finansowy Wkład własny obliczany jest procentowo, w stosunku do kwoty mikrodotacji o którą wnioskujecie. W imieniu ilu grup nieformalnych może złożyć wniosek jedna organizacja wspierająca? Nie ma ograniczenia co do ilości grup nieformalnych, jakie może wspierać jedna organizacja. Czy za koordynację projektu można otrzymać wynagrodzenie? Tak, koordynator może otrzymać wynagrodzenie o maksymalnej wysokości 10% kwoty mikrodotacji o którą wnioskujecie w projekcie. Jesteśmy grupą nieformalną. W jaki sposób możemy wieść wkład własny finansowy do projektu? W celu wniesienia wkładu własnego do projektu, przekazuje własne środki finansowe na konto bankowe organizacji wspierającej lub Operatora w subregionie w postaci darowizny celowej. W tytule przelewu należy wskazać wyraźnie przeznaczenie na wkład własny w określonym projekcie. W jaki sposób wypłacana jest mikrodotacja? Mikrodotacja przekazywana jest w całości po podpisaniu umowy, na konto bankowe organizacji pozarządowej lub organizacji wspierającej grupę nieformalną. W przypadku, gdy grupa złożyła samodzielnie projekt, środki pozostają na koncie Operatora i są rozliczane na podstawie faktur wystawianych na Operatora, które grupa ma obowiązek dostarczyć zgodnie z zasadami, które zostaną określone w umowie.

5 Czy musimy posiadać wydzielone konto (subkonto) przeznaczone na mikrodotację? Organizacja nie ma obowiązku posiadania wyodrębnionego rachunku bankowego (lub subkonta) do obsługi środków pochodzących z dotacji. Jednak musicie być jedynym posiadaczem wskazanego rachunku bankowego. Ponadto jesteście zobowiązani do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej dla Waszego projektu. Jeżeli środki z mikrodotacji wpłyną na oprocentowane konto i wygenerują odsetki, co musimy z nimi zrobić? Odsetki bankowe od kwoty dotacji zgromadzone na rachunku bankowym, powinny zostać wykorzystane wyłącznie na realizację projektu. Niewykorzystane odsetki podlegają zwrotowi do Operatora w subregionie. Czy realizowany przez nas projekt będzie kontrolowany? Jeśli tak, to w jaki sposób i kiedy? Monitoring projektu może być prowadzony w trakcie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu. Monitoring obejmuje sprawdzenie poprawności formalnej dokumentacji, oraz kontrolę efektów działań realizowanych w ramach projektu. W tym celu poprosimy o udostępnienie wszystkich dokumentów mających znaczenie dla oceny Waszego projektu (dokumentów merytorycznych, finansowych i promocyjnych.) Czy budżet projektu powinien zostać przygotowany w kwocie netto, czy też brutto? W przypadku, kiedy organizacja składająca wniosek nie ma możliwości odzyskania podatku VAT, wszelkie koszty, jakie zostały wskazane w kosztorysie, są kosztami brutto. W przypadku, gdy organizacja ma możliwość odzyskania podatku VAT- kosztorys tworzycie w oparciu o kwoty netto. Czy koszty delegacji pracowników projektu możemy pokryć z otrzymanej mikrodotacji? Tak, ale pod warunkiem, że w zawartej umowie cywilno-prawnej z pracownikiem znajdzie się zapis określający zasady i sposób jego podróży służbowych. Mamy siedzibę na terenie innego województwa, ale planujemy działania na obszarze woj. małopolskiego, czy możemy uczestniczyć w konkursie? Nie, w konkursie mogą uczestniczyć wyłącznie organizacje mające siedzibę na terenie województwa małopolskiego i planujące realizować działania na rzecz społeczności z terenu woj. małopolskiego. Jesteśmy oddziałem terenowym organizacji spoza województwa małopolskiego, czy możemy złożyć wniosek w konkursie? Tak, jeśli Wasz oddział posiada siedzibę na terenie województwa małopolskiego i posiada osobowość prawną.

6 Czy w konkursie obowiązują limity procentowe/kwotowe związane z konstruowaniem budżetu? Tak, w konkursie obowiązują limity procentowe i kwotowe. Limity kwotowe obejmują: a) zakup sprzętu/wyposażenia - koszt jednostkowy nie może przekroczyć 3500 zł brutto. b) zakup nagród - koszt jednostkowy nagrody nie może przekroczyć 100 zł brutto. Limity procentowe obejmują: a) koszty administracyjne - obowiązuje limit 20 % z wnioskowanej kwoty mikrodotacji z czego maksymalnie 10% mogą stanowić koszty koordynacji i księgowości w projekcie. b) koszt opracowania merytorycznego planu rozwoju organizacji - obowiązuje limit 10% kwoty mikrodotacji. Co możemy rozliczyć w ramach kosztów administracyjnych? W ramach kosztów administracyjnych możecie rozliczyć to, co jest związane z zarządzaniem projektem np. telefon, internet, opłaty pocztowe, zatrudnienie księgowego i koordynatora. Koszty administracyjne nie mogą przekroczyć łącznie 20% mikrodotacji. Czy w konkursie obowiązują limity związane z kosztami administracyjnymi? Tak, w konkursie obowiązuje limit 20 % z wnioskowanej kwoty mikrodotacji, którą możecie przeznaczyć na koszty administracyjne w tym: - Kierowanie/koordynacja projektem, wykonywanie zadań administracyjnych, księgowych - Koszty funkcjonowania organizacji związane z realizacją projektu (np. opłaty za telefon/faks, opłaty pocztowe, czynsz, CO) W jaki sposób powinniśmy wycenić pracę wolontariusza/y? Wartość pracy wolontariusza musicie ustalić uwzględniając: liczbę godzin oraz stawkę godzinową za dany rodzaj wykonywanej pracy. Standardowa stawka za pracę wolontariusza wynosi - 20 zł/godz. Stawka wolontariusza pełniącego rolę eksperta może być wyższa i wynosić maksymalnie 100,00 zł/godz. Jeśli w roku 2014 nasza organizacja otrzyma dofinansowanie, czy możemy startować tować w konkursie w roku 2015 i 2016? Tak, ale tylko w roku 2015, ponieważ zgodnie z Regulaminem obowiązują Was dwa kryteria: - wasza organizacja nie może działać dłużej niż 18 miesięcy od daty złożenia wniosku; - roczny budżet Waszej organizacji za 2014 rok nie może przekroczyć złotych. W roku 2016 organizacja, która otrzymała dofinansowanie w roku 2014 nie może wziąć udziału w konkursie ponieważ nie mieści się w kryterium czasu funkcjonowania.

7 Jakie mogą być przyczyny formalnego odrzucenia projektu? W pierwszej kolejności sprawdźcie, czy możecie wziąć udział w konkursie (pkt. III Regulaminu). Jest to podstawowe kryterium formalne. Zachęcamy do zapoznania się z kartą oceny formalnej, w której opisane zostały kryteria oceny wniosku. Podczas pracy nad projektem zwróćcie uwagę na: - termin złożenia w wniosku on-line poprzez generator - daty rozpoczęcia i zakończenia Waszego projektu - załączniki, które są obowiązkowe dla wybranych grup Wnioskodawców (patrz Regulamin) Ponadto sprawdźcie Wasz budżet, pod kątem: - błędów rachunkowych, - wymaganego wkładu własnego (niefinansowego i finansowego) - obowiązujących w konkursie limitów procentowych i kwotowych (patrz Regulamin) Jakie są najważniejsze kryteria oceny merytorycznej projektu? Konstruując projekt zastanówcie się nad tym, do kogo będziecie kierować działania i jaki problem i/lub potrzebę dostrzegacie. Warto także opisać, skąd macie wiedzę o wskazanym problemie/potrzebie. Działania prowadzone w Waszym projekcie muszą być kierowane do grupy, której problem/potrzeba dotyka. Zadania, które sobie wyznaczycie muszą rozwiązywać opisane problemy. Ścieżka konstruowania projektu wygląda następująco: - potrzeba i/lub problem (zdefiniowanie) - cel i działania (jako odpowiedź na potrzebę /problem) - odbiorcy (grupy, których dotyczy problem/potrzeba, do których kierujemy działania) - harmonogram (realny do wykonania w zaplanowanym czasie) - budżet (niezbędny do realizacji działań i osiągnięcia celu) - rezultaty (efekty i zamiany, które się zadzieją w wyniku prowadzonych działań) Korzystając z opisanych podpowiedzi musicie zadbać o spójność całego projektu. Spójny z opisanymi działaniami musi być harmonogram i budżet projektu. Harmonogram musi być czytelny i możliwy do wykonania w założonym czasie. Każdy koszt wprowadzony do budżetu, powinien mieć swoje uzasadnienie tzn. być niezbędny do realizacji zamierzonych działań i rozsądnie skalkulowany. Przy opisie odbiorców projektu, warto posłużyć się w liczbami, by pokazać skalę przedsięwzięcia, ale też skala ta, musi być realna do realizacji. Dodatkowo warto opisać kto i w jaki sposób wesprze Was w realizacji projektu (partnerzy, wolontariusze), ponieważ poparcie ze strony środowiska lokalnego, przedkłada się na lepsze efekty planowanych działań. Pamiętajcie także o wielokanałowej promocji Waszych działań i konkursu FIO - Małopolska Lokalnie. Zachęcamy do zapoznania się z kartą oceny merytorycznej, w której opisane zostały kryteria oceny wniosku.

8 Czy można przeznaczyć mikrodotację na remont/adaptację lokalu? Tak, jest taka możliwość, jednak przeznaczenie mikrodotacji na adaptację pomieszczenia/lokalu przysługuje wyłącznie organizacjom pozarządowym, które posiadają tytuł prawny do lokalu. Czy grupy nieformalne/samopomocowe mogą przeznaczyć dotację na adaptację lokalu? Nie, adaptacja lokalu z mikrodotacji jest możliwa wyłącznie w przypadku organizacji pozarządowych posiadających osobowość prawną i tytuł prawny do lokalu. W jakim terminie należy złożyć sprawozdanie? Sprawozdanie należy złożyć do 14 dni kalendarzowych od daty zakończenia projektu. W jaki sposób musimy wykazać wkład niefinansowy (pracę wolontariusza/y)? Aby udokumentować pracę wolontariusza musicie podpisać oświadczenie potwierdzające współpracę z wolontariuszem, które powinno zawierać: - datę i miejsce - tytuł projektu - dane wolontariusza i dane organizacji/grupy - zakres pracy, liczbę godzin, szacunkową wartość wykonanej pracy Kto podpisuje umowę finansową z Operatorem? W przypadku projektu złożonego przez młodą organizację pozarządową lub inny podmiot wskazany w Regulaminie, umowę podpisują osoby upoważnione zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w statucie lub innym dokumencie (UMOWA DWUSTRONNA) W przypadku projektu złożonego przez grupę nieformalną za pośrednictwem organizacji wspierającej umowę podpisują osoby upoważnione ze strony organizacji wspierającej oraz trzech przedstawicieli grupy nieformalnej, działających na podstawie pełnomocnictwa od grupy (UMOWA TRÓJSTRONNA) W przypadku projektu złożonego samodzielnie przez grupę nieformalną, umowę podpisują trzej przedstawiciele grupy nieformalnej działający na podstawie pełnomocnictwa od swojej grupy (UMOWA DWUSTRONNA)