ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2 z dnia r

Transkrypt

1 Milejewo, dnia r ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2 z dnia r W związku z ubieganiem się przez firmę "SPÓŁKA MEBLOWA KAM"-K.KOSIAK, M.SZEWCZUK, A.WOŁOSZ, T.ZARZĘBSKI-SPÓŁKA JAWNA o dofinansowanie projektu pt. Wdrożenie w Spółce Meblowej KAM systemu informatycznego klasy ERP wspomagającego zarządzanie firmą. ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata w ramach: Oś priorytetowa: Inteligentna gospodarka Warmii i Mazur RPWM Działanie: RPWM Nowe modele biznesowe i ekspansja Poddziałanie RPWM Technologie informacyjno-komunikacyjne w działalności MŚP ogłaszamy ZAPYTANIE OFERTOWE na: WDROŻENIE SYSTEMU INFORMATYCZNEGO KLASY ERP WSPOMAGAJĄCEGO ZARZĄDZANIE FIRMĄ I. Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest: a) Zakup licencji na użytkowanie systemu informatycznego klasy ERP wspomagającego zarządzanie firmą 29 szt. b) Zakup licencji na użytkowanie oprogramowania obsługującego bezprzewodowe skanery kodów kreskowych 6 szt. c) Wdrożenie systemu informatycznego klasy ERP wspomagającego zarządzanie firmą. d) Szkolenia pracowników w zakresie funkcjonalności i obsługi systemu informatycznego klasy ERP wspomagającego zarządzanie firmą. 2. Szczegółowy opis wymagań wobec systemu zawarto w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego 3. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Usługi wdrażania oprogramowania Usługi dostawy oprogramowania Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne Usługi szkolenia personelu II. Termin realizacji Realizacja zadania objętego niniejszym zapytaniem ofertowym powinna zostać zakończona najpóźniej do dnia r. 1

2 III. Wymagania wobec Oferentów: 1. W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy spełniają następujące warunki: a) posiadają uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia b) posiadają niezbędna wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i wykwalifikowanym personelem zdolnym do wykonania zamówienia. 2. W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć wraz z ofertą: a) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. b) oświadczenie o posiadaniu niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowaniu potencjałem technicznym i wykwalifikowanym personelem zdolnym do wykonania zamówienia 3. Z udziału w postępowaniu wyklucza się wykonawców powiązanych osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub kapitałowej, b) posiadanie udziałów lub co najmniej 10 % akcji, c) pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. IV. Wymagane dokumenty: 1. Dokumenty powinny zawierać: a) Oferta na załączonym formularzu, m.in. zwierająca cenę oraz wskazanie terminu wykonania przedmiotu zapytania. b) Aktualny dokument rejestrowy Oferenta wystawiony nie później niż 3 miesiące przed złożeniem Oferty, oraz jeżeli oferta została podpisana przez inną osobę niż wynika to z dokumentu rejestrowego dokument upoważniający do składania ofert. c) Dokładny opis proponowanego systemu. d) Informację na temat dobrych praktyk z zakresu bhp, jakie Oferent będzie stosował przy realizacji zamówienia 2. Wszystkie ww dokumenty muszą być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji oferenta lub inną osobę umocowaną stosownym dokumentem pod rygorem odrzucenia oferty. 3. Zamawiający może wezwać Oferenta do wyjaśnień/uzupełnień jeżeli: oferta nie będzie zawierała dokumentów z punktu 1b) i/lub 1c), złożone dokumenty będą budziły wątpliwości co do autentyczności. złożone dokumenty nie będą pozwalały jednoznacznie odnieść się do treści zapytania ofertowego 2

3 4. Oferty, w których proponowane rozwiązanie będzie niezgodne z opisem przedmiotu zamówienia zawartym w punkcie I Zapytania ofertowego zostaną odrzucone. 5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych V. Miejsce i termin składania ofert 1. Oferty prosimy przesyłać drogą elektroniczną na adres rza@meblekam.pl, lub droga pocztową na adres siedziby firmy t.j.: "SPÓŁKA MEBLOWA KAM"-K.KOSIAK, M.SZEWCZUK, A.WOŁOSZ, T.ZARZĘBSKI-SPÓŁKA JAWNA, MILEJEWO ul. SZKOLNA 5, do dnia r. do godz Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. VI. Kryteria wyboru oferty 1. Kryterium wyboru ofert: a) Cena Wynik (w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku) = (cena najniższa / cena oferenta) *80 Maksymalna możliwa do uzyskania ilość punktów w ramach kryterium wynosi 80 b) Możliwy termin rozpoczęcia wdrożenia systemu wyrażony w dniach kalendarzowych czas rozpoczęcia realizacji usługi liczony od dnia r włącznie. Wynik (w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku) = (najkrótszy czas rozpoczęcia realizacji usługi / czas realizacji usługi proponowany przez oferenta) *15 Maksymalna możliwa do uzyskania ilość punktów w ramach kryterium wynosi 15 c) Czas reakcji serwisu wyrażony w godzinach czas kontaktu serwisanta (mail, telefon) w odpowiedzi na zgłoszone zdarzenie. Wynik (w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku) = (najkrótszy czas reakcji serwisu/ czas reakcji serwisu oferenta) *5 Maksymalna możliwa do uzyskania ilość punktów w ramach kryterium wynosi Maksymalna ilość punktów możliwa do zdobycia wynosi Uwzględniając powyższe kryteria oceny ofert, wybrana zostanie oferta z najwyższą ilością punktów, VII. Tryb postępowania Z wybranym oferentem zostanie podpisana umowa na realizację usługi. VIII. Postanowienia dodatkowe 1. Oferent może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. 2. Oferent jest związany ofertą przez okres 30 dni. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz ofert wariantowych. 4. Dokumenty sporządzone w języku obcym składa się wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym za zgodność ze stanem faktycznym przez Oferenta. 3

4 5. Kopie dokumentów powinny zostać opatrzone napisem Za zgodność z oryginałem i podpisem osoby uprawnionej do składania oferty. W przypadku przedstawienia kopii nieczytelnej lub budzącej wątpliwości, co do jej prawdziwości, Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnego potwierdzenia 6. Oferent poda kwotę oferty w polskich złotych. 7. Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia zmian do dokumentacji zapytania ofertowego wraz z załącznikami. O wprowadzonych zmianach poinformuje niezwłocznie Oferentów, do których wystosował zapytanie ofertowe oraz umieści informację o zmianach na swojej stronie internetowej. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn. 9. Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego w przypadku skorzystania przez niego z któregokolwiek z uprawnień wskazanych w niniejszym zapytaniu ofertowym. W tym zakresie Oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń IX. Określenie warunków zmian umowy 1. Zmiana warunków umowy zawartej pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą w zakresie realizacji przedmiotu niniejszego zapytania ofertowego nie może dotyczyć jej istotnych postanowień wynikających z opisu przedmiotu zamówienia zamieszczonego w punkcie I niniejszego zapytania ofertowego, 2. Zmiana warunków umowy zawartej pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą może wynikać z konieczności dostosowania tych warunków do postanowień umowy o dofinansowanie projektu, która zostanie zawarta pomiędzy Zamawiającym a Instytucją Pośredniczącą dla Poddziałania RPWM Technologie informacyjno-komunikacyjne w działalności MŚP Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata Wszelkie zapytania proszę kierować drogą elektroniczną na adres rza@meblekam.pl Zapytanie zostało upublicznione na stronie oraz na stronie Zamawiającego X. Załączniki. Załącznik nr 1 Szczegółowy opis wymagań wobec systemu Załącznik nr 2 - Formularz oferty. 4

5 Załącznik nr 1 Szczegółowy opis wymagań wobec systemu 1. Projektowanie z technologią oraz definiowanie środowiska produkcyjnego. Oferowane rozwiązanie umożliwiać ma projektowanie mebli kuchennych, posiadających cechy wybierane z listy (takie jak kolory, sposób wykończenia, uchwyty, nóżki, sposób dostawy), oraz wybierane przez klienta w trakcie zamawiania wymiary produktów (szerokość, wysokość, głębokość szafek, długość blatów itp.). Założona technologia produktu ma generować dokładną specyfikację każdego półproduktu wyrobu gotowego wynikającą ze złożonego zamówienia, taką jak kolor płyty, z jakiej jest wykonana, kolor oraz rodzaj obrzeża na każdej krawędzi, wymiary (liniowa zależność wymiarów wyrobu gotowego), sposób wiercenia itd. System musi posiadać integrację z działającym w firmie Spółka Meblowa KAM programem do projektowania mebli Inventor. Ze względu na wymagania systemu Inventor, technologia produktów musi umożliwiać wpisywanie zapotrzebowania materiałowego w innych jednostkach miary, niż jednostki magazynowe lub dostawców (materiał prowadzony w kg, jak np. wkręt, musi być możliwy do zdefiniowania w technologii w jednostce szt.). System powinien zapewniać możliwość definiowania wielu zakładów produkcyjnych, wydziałów produkcyjnych oraz maszyn wykonujących określone zadania produkcyjne, wraz z definiowaniem kalendarzy dostępności każdego ogniwa. W technologii powinna być udostępniona możliwość definiowania czynności operacyjnych przyporządkowanych dla wybranych stanowisk pracy, lub możliwość pozostawienia systemowi decyzji o wyborze maszyny na podstawie obłożeń zleceniami produkcyjnymi. 2. Ofertowanie i obsługa zamówień kontrahenta Oferowany system musi posiadać możliwość generowania oferty oraz zamówienia kontrahenta. System musi umożliwiać funkcjonalność ręcznego wpisywania zamówień w sposób, który daje możliwość wprowadzania wielu pozycji zamówień bez definiowania cech każdego produktu, a następnie ocechowanie wszystkich wyrobów gotowych w jednym kroku. Opcja ta jest wymagana ze względu na szybkość rejestracji zamówień przy definiowaniu zamówień na meble kuchenne. 3. Planowanie i raportowanie produkcji. Planowanie produkcji odbywać się powinno na podstawie wpisanych zamówień klientów, lub własnych planów produkcyjnych. Podczas planowania produkcji system powinien brać pod uwagę dostępność poszczególnych gniazd produkcyjnych wg danych wpisanych w kalendarze dostępności. Wynikiem planu produkcji muszą być zlecenia produkcyjne generowane na każde stanowisko pracy, z pełną informacją o elementach do wyprodukowania, włącznie z detalicznymi informacjami o sposobie wykonania każdego elementu (rodzaj i kolor płyty, rodzaj i kolor obrzeża z dokładnością do każdej krawędzi, rodzaj obróbki CNC itp.). Informacje o plikach postprocesorów na maszynach muszą być zsynchronizowane z programu Inventor. Powinno być możliwe raportowanie produkcji na każdym stanowisku za pomocą bezprzewodowych skanerów kodów kreskowych. System powinien posiadać możliwość symulowania planowanej produkcji w określonych horyzontach czasowych, przedstawiając analityczny obraz zdolności produkcyjnych wybranego scenariusza. System powinien być zintegrowany z istniejącym systemem optymalizacji rozkroju CutRite, w celu wyliczenia zapotrzebowania na płyty laminowane. 5

6 4. Pełna obsługa procesu zamawiania materiałów produkcyjnych. Oferowane rozwiązanie powinno umożliwiać prowadzenie ofert dostawców, z funkcjonalnością prowadzenia ofert w innych jednostkach miary, niż zakładowe, innych walutach oraz możliwości wpisywania ofert z nieliniową zależnością ceny w zależności od ilości zamawianej (widełki ilości dla poszczególnych cen). Złożone zamówienia muszą być udostępnione w formie pdf oraz umożliwiona ich wysyłka do dostawców bezpośrednio z programu jako załącznik maila. Podczas rejestrowanych przyjęć na magazyn od dostawców, system nie może wymuszać zaokrąglenia ceny jednostkowej do jednego grosza, tylko zarejestrować faktycznie zapłaconą wartość za zarejestrowaną ilość dostarczoną. Dodatkowo powinny być dostępne opcje generowania zamówień do dostawców na podstawie stanów minimalnych i zapotrzeb Wykonawca będzie musiał przedstawić wraz z ofertą informację na temat dobrych praktyk z zakresu bhp, jakie będzie stosował przy realizacji zamówienia owań w konfrontacji ze stanem magazynowym. 5. Obsługa gospodarki magazynowej magazynów produktów gotowych oraz materiałowych. System powinien zapewniać funkcjonalność definiowania magazynów wysokiego składowania z podziałem na obszary składowania, z możliwością definiowania gniazd z określoną nośnością i wymiarami, oraz możliwością ograniczenia asortymentu do wybranych grup. Dodatkowo możliwość definiowania dowolnej ilości jednostek składowania na magazynach, z definicją własnej masy netto, wymiarów, dopuszczalnej ładowności oraz maksymalnej kubatury jednostki składowania. Zdefiniowana jednostka składowania musi mieć opcję ułatwionej, przyśpieszanej ewidencji podczas skanowania wysyłki. Na magazynie musi być możliwość prowadzenia inwentaryzacji, w tym inwentaryzacji na jednym wybranym asortymencie lub lokalizacji bez blokowania ruchu na całym magazynie. 6. Planowanie i zarządzanie wysyłkami do klientów Wysyłka do klientów powinna być realizowana na podstawie zaplanowanych zleceń transportowych. Magazynier realizujący wysyłkę musi posiadać funkcjonalność kontroli poprawności pakowanego wyrobu pod względem jakościowym i ilościowym. Mile widziana byłaby kontrola kompletności wysłania całego zamówienia. Dokumenty WZ powinny być automatycznie rejestrowane poprzez skanowanie etykiet wysyłkowych do danego zlecenia transportowego. 7. Pełna obsługa procesu fakturowania Faktury dla klientów wystawiane powinny być na podstawie dokumentów WZ do zrealizowanych zleceń transportowych. Wystawione dokumenty, z pełną obsługą faktur zaliczek, korekt i proform, powinny być synchronizowane z istniejącym systemem F-K Rewizor. System powinien umożliwiać tak prowadzoną politykę cenową, w której istnieje możliwość zdefiniowania jednej pozycji rabatu np. dla klienta, warunku dostawy zamówienia lub grupy asortymentowej. Powinny być dostępne analizy klasy business intelligence, umożliwiające budowanie we własnym zakresie przez uprawnionych użytkowników analiz sprzedażowych z wykresami obrazującymi w sposób graficzny interesujące parametry, ze wszystkich danych zarejestrowanych w dokumentach sprzedaży, zamówieniach itp. 8. Kalkulacja wyrobów gotowych Kalkulacja wyrobów gotowych powinna uwzględniać cenę materiałów produkcyjnych danego wyrobu, umożliwiać zmianę listy materiałów produkcyjnych zarówno pod względem jakościowym jak i 6

7 ilościowym oraz umożliwiać dowolne definiowanie czynności operacyjnych wraz z ich wycenianiem. Wynikiem kalkulacji ma być pełny obraz kosztowy wyrobu gotowego, zarówno materiałowego jak i operacyjnego, wraz ze zdefiniowanymi stałymi kosztami ogólnymi i narzutem. Kalkulacja wyrobów oprócz cen kalkulacyjnych materiałów, powinna kontrolować rzeczywiste koszty zakupu każdego materiału w ostatnim okresie czasu. 9. Opcje ogólne System powinien być przyjazny dla użytkowników, zaprojektowany ergonomicznie oraz intuicyjnie. Administrator systemu powinien posiadać możliwości pełnego zarządzania uprawnieniami użytkowników do poszczególnych opcji. Dodatkowo dane wrażliwe (jak np. przegląd dokumentów sprzedaży, przegląd zamówień kontrahentów i in.) powinny mieć możliwość zabezpieczenia w ten sposób, że dostęp będzie definiowany z dokładnością do użytkownika (dostęp ma osoba tworząca dany dokument oraz posiadająca specjalne uprawnienia). Powinny być dostępne funkcjonalności łatwego wprowadzania zmian na istniejących danych, jak na przykład zmiany stawki VAT, jednostki miary, magazynu składowania i innych jednocześnie dla wielu artykułów, zmiany rabatu, opiekuna, formy płatności, konta księgowego, warunków dostaw i innych jednocześnie dla wielu kontrahentów, dopisania wielu artykułów lub kontrahentów do grupy, dopisanie do wielu istniejących technologii nowego materiału, czy zmodyfikowanie o funkcję liniową ilości wybranego materiału w wielu wybranych technologiach. Dodatkowo, w celu łatwości uruchomienia, powinny być dostępne funkcjonalności importu danych do systemu z plików arkusza kalkulacyjnego w takich zbiorach, jak np. artykuły, kontrahenci, technologie. Wymagana jest możliwość importu z plików zamówień kontrahentów. 7

8 dn r. FORMULARZ OFERTOWY do ZAPYTANIA OFERTOWEGO nr 02 z dnia 03 października 2016r na WDROŻENIE SYSTEMU INFORMATYCZNEGO KLASY ERP WSPOMAGAJĄCEGO ZARZĄDZANIE FIRMĄ w ramach projektu pt. Wdrożenie w Spółce Meblowej KAM systemu informatycznego klasy ERP wspomagającego zarządzanie firmą. Dane Wykonawcy: Nazwa (firma)... Adres siedziby... Tel.. Fax NIP... W odpowiedzi na zapytanie dotyczące wdrożenia w Spółce Meblowej KAM systemu informatycznego klasy ERP wspomagającego zarządzanie firmą: 1. Zobowiązuję się wykonać całe zadanie w cenie:.. PLN netto (słownie:....) (waluta..) brutto (słownie PLN:. ) W tym: a) Zakup licencji na użytkowanie systemu informatycznego klasy ERP wspomagającego zarządzanie firmą 29 szt... PLN netto (słownie:....) (waluta..) brutto (słownie PLN:. ) 8

9 b) Zakup licencji na użytkowanie oprogramowania obsługującego bezprzewodowe skanery kodów kreskowych 6 szt... PLN netto (słownie:....) (waluta..) brutto (słownie PLN:. ) c) Wdrożenie systemu informatycznego klasy ERP wspomagającego zarządzanie firmą... PLN netto (słownie:....) (waluta..) brutto (słownie PLN:. ) d) Szkolenia pracowników w zakresie funkcjonalności i obsługi systemu informatycznego klasy ERP wspomagającego zarządzanie firmą.. PLN netto (słownie:....) (waluta..) brutto (słownie PLN:. ) 2. Możliwy termin rozpoczęcia wdrożenia systemu wyrażony w dniach kalendarzowych czas rozpoczęcia realizacji usługi liczony od dnia r włącznie:.. 3. Deklarowany czas reakcji serwisu wyrażony w godzinach czas przybycia serwisanta w odpowiedzi na zgłoszone zdarzenie:. Potwierdzam, iż przedmiot zapytania wykonam do dnia

10 (podpis osoby upoważnionej do składania oferty oraz pieczęcie identyfikacyjne Oferenta) 10

11 Oświadczenia 1. Oświadczam, że Oferent w imieniu którego działam, jest / nie jest 1 powiązany kapitałowo ani osobowo z Zamawiającym lub z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru oferenta, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub kapitałowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 10 % akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 2. Zapoznałem się i akceptuję warunki zapytania ofertowego z dnia r. 3. Oferta obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. Załączniki do oferty: 1. oświadczenie o posiadaniu niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowaniu potencjałem technicznym i wykwalifikowanym personelem zdolnym do wykonania zamówienia dnia 2016r. (podpis osoby upoważnionej do składania oferty oraz pieczęcie identyfikacyjne Oferenta) 1 Niewłaściwe skreślić 11

12 Załącznik nr 1 do formularza ofertowego. OŚWIADCZENIE Składając ofertę w zapytaniu ofertowym na WDROŻENIE SYSTEMU INFORMATYCZNEGO KLASY ERP WSPOMAGAJĄCEGO ZARZĄDZANIE FIRMĄ, oświadczamy, że spełniamy warunki udziału w postępowaniu, dotyczące: 1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2. posiadania wiedzy i doświadczenia; 3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4. sytuacji ekonomicznej i finansowej, dnia 2016r. (podpis osoby upoważnionej do składania oferty oraz pieczęcie identyfikacyjne Oferenta) 12