Czynność. Archiwizacja i przekazanie komórkom powiązanym.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do uchwały Nr 52 /873/10 Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego z dnia 01 lipca 2010r INSTRUKCJA OCENY I NABORU WNIOSKÓW W TRYBIE KONKURSU ZAMKNIĘTEGO Departament WdraŜania RPO/ Wydział Wyboru Projektów/ Biuro Oceny Formalnej Projektów/ Biuro Obsługi Oceny Merytorycznej Projektów Instrukcja oceny i naboru wniosków w trybie konkursu zamkniętego( bez preselekcji) Etap Osoba wykonująca czynność Czynność Termin na dokonanie czynności Jednostki powiązane 1. Kierownik Biura Oceny Formalnej Projektów/ Koordynator wieloosobowego stanowiska pracy ds. 2. Pracownik ds. Po zakończeniu naboru wniosków (w terminach zgodnych z dokumentacją konkursową) Kierownik wraz z Koordynatorem przydziela wnioski złoŝone zgodnie z zasadami opisanymi w podrozdziale wraz z załączoną dokumentacją pracownikowi pkt. 3. W przypadku wpłynięcia wniosków, których łączna suma wnioskowanego dofinansowania przekroczy trzykrotność alokacji przeznaczonej na dany konkurs, wydanie polecenia przygotowania decyzji o przeprowadzeniu oceny wstępnej pkt. 2. Przygotowanie projektu Uchwały w sprawie przeprowadzenia oceny wstępnej dla konkursu zgodnie z podrozdziałem pkt nie dłuŝej niŝ 105 dni roboczych 2.1. Podroz Przyjęcie uchwały zgodnie z podrozdziałem Pracownik ds. 3. Pracownik ds. 4. Koordynator wieloosobowego stanowiska pracy ds. Archiwizacja i przekazanie komórkom powiązanym. Na podstawie rejestru wniosków oraz raportów ilościowych, wartościowych i geograficznych o których mowa w poz. 7 Instrukcji , sprawdzenie czy ilość fizycznie posiadanych wniosków jest zgodna z ilością wniosków zarejestrowanych, dla których wydane zostało potwierdzenie przyjęcia sporządzenie notatki słuŝbowej. Sprawdzenie zgodnie z zasadą dwóch par oczu. Sprawdzenie poprawności weryfikacji ilości wniosków. W przypadku zgodności ilości wniosków posiadanych z zarejestrowanymi pkt. 5. W przypadku niezgodności ilości ponowne przeprowadzenie sprawdzenia, a w przypadku ponownej niezgodności wyjaśnienie sprawy. 5. Pracownik ds. Sprawdzenie czy Wnioskodawca

2 znajduje sie w rejestrze podmiotów wykluczonych prowadzonym przez Ministerstwo Finansów. W przypadku gdy Wnioskodawca wpisany jest do rejestru - pkt. 6. Rozpoczęcie - sprawdzenie czy wnioski spełniają kryteria rejestracyjne (wypełnienie kart w części dotyczącej kryteriów rejestracyjnych potwierdzonych podpisem pracownika oraz datą sporządzenia oceny) zgodnie z zasadą dwóch par oczu. W przypadku niespełniania przez projekt kryteriów rejestracyjnych, których poprawa jest niemoŝliwa (kryteria R) zaznaczenie na karcie faktu niespełnienia ww. kryteriów bez dokonywania pełnej pkt. 6. Projekty które spełniają kryteria rejestracyjne: - gdy została podjęta decyzja IZ o przeprowadzeniu oceny wstępnej pkt. 9; - gdy nie została podjęta decyzja IZ o przeprowadzeniu oceny wstępnej pkt Stanowisko ds. / Wydział Wyboru Projektów/ DWRPO Dla wniosków, które nie spełniają kryteriów rejestracyjnych sporządzane jest pismo informujące o odrzuceniu wniosku. Dla Wnioskodawców, którzy są wykluczeni z moŝliwości otrzymania środków, sporządzane jest pismo informujące o odrzuceniu wniosku. 7. WA1 Obieg dokumentacji oraz pism zgodnie z podprocesem akceptacji WA1 wyodrębnionym w podrozdziale , w wersji papierowej oraz w systemie. 8. Stanowisko ds. / Wydział Wyboru Projektów/ DWRPO 9. Pracownik ds. Przekazanie pisma do Wnioskodawcy za pośrednictwem poczty tradycyjnej za potwierdzeniem odbioru. Zakończenie sprawy Przeprowadzenie oceny wstępnej (wypełnienie kart oceny wstępnej potwierdzonych podpisem pracownika oraz datą sporządzenia oceny) zgodnie z zasadą dwóch par oczu. W zaleŝności od wyników oceny wstępnej przygotowanie pisma do pkt nie dłuŝej niŝ 105 dni roboczych pkt nie dłuŝej niŝ 15 dni roboczych.

3 Wnioskodawcy powiadamiającego go o: - uchybieniach stwierdzonych na etapie oceny wstępnej (naleŝących do zamkniętego katalogu błędów) oraz wezwaniu Wnioskodawcy do ich korekty, - odrzuceniu wniosku na etapie oceny wstępnej. W przypadku pozytywnej oceny wstępnej pkt WA1 Obieg dokumentacji oraz pism zgodnie z podprocesem akceptacji WA1 wyodrębnionym w podrozdziale , w wersji papierowej oraz w systemie 9.2. Pracownik ds Kancelaria Ogólna Sekretariat DWRPO Wysłanie pisma do Wnioskodawcy za pośrednictwem poczty tradycyjnej, za potwierdzeniem odbioru. W przypadku odrzucenia projektu zakończenie sprawy. W przypadku konieczności poprawy błędów z zamkniętego katalogu błędów pkt Przyjęcie od Wnioskodawcy korekty wniosku bądź uzupełnionej dokumentacji. JeŜeli dokumentacja wpłynie w terminie dłuŝszym niŝ 5 dni roboczych od daty otrzymania pisma, uzupełnienie dokumentacji pozostaje bez rozpatrzenia i wniosek jest odrzucony WD1 Obieg zgodnie z podprocesem dekretacji WD1 wyodrębnionym w podrozdziale 11.1, w wersji papierowej oraz w systemie elektronicznego obiegu dokumentów 9.5. Pracownik ds. Ponowne przeprowadzenie oceny wstępnej (wypełnienie kart oceny wstępnej potwierdzonych podpisem pracownika oraz datą sporządzenia oceny) zgodnie z zasadą dwóch par oczu. W przypadku negatywnej oceny przygotowanie pisma do Wnioskodawcy o odrzuceniu wniosku na etapie oceny wstępnej pkt. 9.6 W przypadku pozytywnej oceny wstępnej pkt WA1 Obieg dokumentacji oraz pism zgodnie z podprocesem akceptacji WA1 wyodrębnionym w podrozdziale , w wersji papierowej oraz w systemie

4 9.7. Pracownik ds Pracownik ds Koordynator wieloosobowego stanowiska pracy ds Kierownik Biura Obsługi Oceny Merytorycznej Projektów Naczelnik Wydziału Wyboru Projektów Dyrektor Departamentu WdraŜania RPO Pracownik ds Pracownik ds. Wysłanie pisma do Wnioskodawcy za pośrednictwem poczty tradycyjnej, za potwierdzeniem odbioru. zakończenie sprawy. Sporządzenie listy rankingowej i uszeregowanie na niej zgodnie z punktacją wynikającą z oceny wstepnej, kaŝdego z. Sprawdzenie i akceptacja projektu listy rankingowej. Sprawdzenie i akceptacja projektu listy rankingowej. Zatwierdzenie projektu listy rankingowej. Zatwierdzenie projektu listy rankingowej. Z polecenia Koordynator wieloosobowego stanowiska pracy ds. zamieszczenie elektronicznej wersji Listy rankingowej ocenionych wstępnie zawierającą wskazanie, które z przeszły do następnego etapu oceny a które zostały wpisane na listę rezerwową, na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego WK-P w Toruniu o adresie: Zgodnie z zapisami procedury Zamieszczanie dokumentów na stronie internetowej - Poziom WdraŜania. W zaleŝności od miejsca zajętego przez projekt na liście rankingowej sporządzenie pisma do wnioskodawcy: - o przejściu do kolejnego etapu oceny; - o niezakwalifikowaniu się do kolejnego etapu oceny i zamieszczeniu projektu na liście rezerwowej. pkt nie dłuŝej niŝ 3 dni robocze. 2 dni robocze pkt nie dłuŝej niŝ 3 dni robocze WA1 Obieg pisma zgodnie z podprocesem akceptacji WA1 wyodrębnionym w podrozdziale , w wersji papierowej oraz w systemie Pracownik ds. Wysłanie pisma do Wnioskodawcy za pośrednictwem poczty tradycyjnej, za potwierdzeniem odbioru. 10. Pracownik ds. Kontynuacja projektu

5 Pełnomocnik Zarządu do spraw zrównowaŝonego rozwoju/ Pracownik ds. - OOŚ pod kątem spełniania kryteriów formalnych (wypełnienie kart oceny formalnej potwierdzonych podpisem pracownika oraz datą sporządzenia oceny) zgodnie z zasadą dwóch par oczu. Sprawdzenie czy projekt kwalifikuje się do objęcia pomocą (dot. w zakresie energetyki, infrastruktury telekomunikacyjnej, infrastruktury sfery badawczo-rozwojowej, lecznictwa uzdrowiskowego). W przypadku niespełniania przez projekt kryteriów horyzontalnych, których poprawa jest niemoŝliwa (kryteria A.I) zaznaczenie na karcie faktu niespełnienia ww. kryteriów bez dokonywania pełnej. Na podstawie listy rankingowej przesłanej przez Wydział Zarządzania PROW, w określonych przypadkach sprawdzenie czy projekt otrzymał dofinansowanie, zgodnie z demarkacją. Ostatnim elementem jest ocena w zakresie oddziaływania na środowisko (kryteria C). Ocena ta przeprowadzana jest przez dwóch pracowników wyspecjalizowanych w ocenie procedury OOŚ, nie zaangaŝowanych we wcześniejsze etapy. Nad jakością przeprowadzonej oceny OOŚ czuwa pełnomocnik zarządu do spraw zrównowaŝonego rozwoju potwierdzając ocenę podpisem. Nadzór jakości przez pełnomocnika dokonywany jest na wszystkich wnioskach bądź wybranej próbie, w zaleŝności od specyfikacji konkursu i fazy wdraŝania. Dobór próby pełnomocnik dokonuje w porozumieniu z Dyrekcją. W zaleŝności od wyników oceny formalnej przygotowanie pisma do Wnioskodawcy powiadamiającego go o: - odrzuceniu wniosku na etapie oceny formalnej (kryteria A.I); - uchybieniach stwierdzonych na etapie (kryteria A.II, A.III, B. C) oraz wezwaniu Wnioskodawcy do ich korekty; - przekazaniu poprawnego pod względem formalnym projektu do kolejnego etapu oceny, oceny ; - zawieszeniu terminu w przypadku wystąpienia konieczności

6 uzyskania interpretacji IZ RPO lub uzyskania ekspertyzy zleconej na zewnątrz przez DW RPO; - kwalifikowaniu/niekwalifikowaniu się do objęcia pomocą (dla w zakresie energetyki, infrastruktury telekomunikacyjnej, infrastruktury sfery badawczo-rozwojowej, lecznictwa uzdrowiskowego). 11. WA1 Obieg dokumentacji oraz pism zgodnie z podprocesem akceptacji WA1 wyodrębnionym w podrozdziale , w wersji papierowej oraz w systemie 12. Pracownik ds. 13. Kancelaria Ogólna Sekretariat DWRPO Wysłanie pisma do Wnioskodawcy za pośrednictwem poczty tradycyjnej, za potwierdzeniem odbioru. W przypadku odrzucenia projektu zakończenie sprawy. W przypadku konieczności dokonania korekty wniosku bądź uzupełnienia dokumentacji pkt. 13. W przypadku pozytywnej oceny pkt. 19. Przyjęcie od Wnioskodawcy korekty wniosku bądź uzupełnionej dokumentacji. JeŜeli dokumentacja wpłynie w terminie dłuŝszym niŝ 8 dni roboczych od daty otrzymania pisma, uzupełnienie dokumentacji pozostaje bez rozpatrzenia i wniosek jest odrzucony. pkt nie dłuŝej niŝ 105 dni roboczych 14. WD1 Obieg zgodnie z podprocesem dekretacji WD1 wyodrębnionym w podrozdziale 11.1, w wersji papierowej oraz w systemie elektronicznego obiegu dokumentów 15. Pracownik ds. Przyjęcie uzupełnionej dokumentacji. Sprawdzenie czy uzupełniona dokumentacja wpłynęła w terminie. W przypadku wpłynięcia dokumentacji po terminie sporządzenie pisma informującego Wnioskodawcę o odrzuceniu wniosku z powodu wpłynięcia uzupełnionej dokumentacji po terminie, zgodnie z pouczeniem przekazanym do Wnioskodawcy w piśmie wzywającym do wniesienia poprawek we wniosku lub w dokumentacji. W przypadku wpłynięcia dokumentacji w terminie dokonanie ponownej wniosków, co do których zaistniała potrzeba poprawy uchybień formalnych (z zachowaniem

7 zasady oceny dwóch par oczu ) wraz z wypełnieniem kart potwierdzonych podpisem pracownika oraz datą sporządzenia oceny. W zaleŝności od wyniku ponownej oceny formalnej przygotowanie pisma do Wnioskodawcy powiadamiającego o: - odrzuceniu wniosku na etapie oceny formalnej; - przekazaniu poprawnego pod względem formalnym projektu do oceny ; - zawieszeniu terminu w przypadku wystąpienia konieczności uzyskania interpretacji IZ RPO lub uzyskania ekspertyzy zleconej na zewnątrz przez DW RPO. 16. WA1 Obieg dokumentacji oraz pism zgodnie z podprocesem akceptacji WA1 wyodrębnionym w podrozdziale , w wersji papierowej oraz w systemie 17. Pracownik ds. 18. Pracownik ds. 19. Pracownik ds. 20. Pracownik ds. Przekazanie pisma o wyniku oceny formalnej do Wnioskodawcy za pośrednictwem poczty tradycyjnej, za potwierdzeniem odbioru. W przypadku odrzucenia wniosku podczas. Zakończenie sprawy. W przypadku pozytywnej oceny formalnej pkt. 19. Rejestracja wniosku o dofinansowanie w KSI (SIMIK 07-13) i nadanie statusu w trakcie oceny. Sporządzenie list ocenionych pozytywnie i negatywnie pod względem formalnym oraz aktualizacja raportu wartościowego ilościowego oraz geograficznego pod kątem ilości wniosków odrzuconych i ocenionych pozytywnie na etapie. W przypadku przekazywania partiami do oceny ww. czynności dokonuje się przy ostatniej partii wniosków. Na podstawie rejestru wniosków oraz raportów ilościowych, wartościowych i geograficznych o których mowa w poz. 7 Instrukcji oraz sprawdzenie czy listy wniosków ocenionych na etapie wykazują taką samą sumaryczną liczbę wniosków co Niezwłocznie jednak nie później niŝ w ciągu 5 dni od zaistnienia zdarzenia. pkt nie dłuŝej niŝ 105 dni roboczych

8 ww. rejestry oraz raporty sporządzenie notatki słuŝbowej.. Dodatkowo sprawdzenie czy wszystkie wnioski, które zostały ocenione pozytywnie pod względem formalnym zostały zarejestrowane w KSI (SIMIK 07-13). Sprawdzenie zgodnie z zasadą dwóch par oczu. W przypadku przekazywania partiami do oceny ww. czynności dokonuje się przy ostatniej partii wniosków. 21. Koordynator wieloosobowego stanowiska pracy ds. Sprawdzenie poprawności weryfikacji ilości wniosków oraz faktu rejestracji wniosków w KSI (SIMIK 07-13). W przypadku zgodności pkt. 22. W przypadku niezgodności ponowne przeprowadzenie sprawdzenia, a w przypadku ponownej niezgodności wyjaśnienie sprawy. 22. WA1 Obieg list ocenionych pod względem formalnym oraz zaktualizowanego raportu zgodnie ze schematem akceptacji WA1 wyodrębnionym w podrozdziale , w wersji papierowej oraz w systemie 23 Pracownik ds. / Z polecenia Koordynator wieloosobowego stanowiska pracy ds. zamieszczenie elektronicznej wersji listy na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego WK-P w Toruniu o adresie: pkt nie dłuŝej niŝ 105 dni roboczych Wydział Koordynacji/ DPR/ Zgodnie z zapisami procedury Zamieszczanie dokumentów na stronie internetowej - Poziom WdraŜania. 24. Pracownik ds. Sporządzenie pisma przekazującego wnioski ocenione pozytywnie pod względem formalny do oceny. 25. Koordynator wieloosobowego stanowiska pracy ds. Sprawdzenie i zaakceptowanie pisma przekazującego wnioski ocenione pozytywnie pod względem formalnym do oceny. 26. Kierownik Biura Oceny Formalnej Projektów Zatwierdzenie pisma przekazującego wnioski ocenione pozytywnie pod względem formalnym do oceny. 27 Pracownik ds. Przekazanie wniosków ocenionych pozytywnie pod względem formalnym do oceny (2 egz. wniosku i załączniki) za pośrednictwem

9 28 Pracownik ds. 29 Kierownik Biura Obsługi Oceny Merytorycznej Projektów 30 Kierownik Biura Obsługi Oceny Merytorycznej Projektów 31 Pracownik ds. 32 Pracownik ds. pisma z WPO.I do WPO.II. Sprawdzenie czy faktyczna liczba otrzymanych wniosków do oceny jest zgodna z liczbą wniosków ocenionych pozytywnie pod względem formalnym zgodnie z zasadą dwóch par oczu sporządzenie notatki słuŝbowej. W przypadku przekazywania partiami do oceny sprawdzenia dokonuje się przy ostatniej partii wniosków. Sprawdzenie poprawności weryfikacji ilości wniosków. W przypadku zgodności ilości wniosków posiadanych z widniejącymi na liście wniosków ocenionych pozytywnie pod względem formalnym pkt. 30. W przypadku niezgodności ilości ponowne przeprowadzenie sprawdzenia, a w przypadku ponownej niezgodności wyjaśnienie sprawy. W przypadku przekazywania partiami do oceny sprawdzenia dokonuje się przy ostatniej partii wniosków. Przydzielenie wniosku pracownikowi Biura Obsługi Oceny Merytorycznej Projektów. Wyznaczenie terminu posiedzenia Zespołu Oceniającego oceniającej wniosek. Powiadomienie członków Zespołu Oceniającego o terminie posiedzenia (z uwzględnieniem zapisów Regulaminu Pracy Zespołu Oceniającego). pkt nie dłuŝej niŝ 45 dni roboczych 33 Zespół Oceniający Ocena merytoryczna wniosku wraz z dokumentacją, przez eksperta samodzielnie i całościowo. Wypełnienie kart oceny. Zapisanie ewentualnych uwag dotyczących dokumentacji projektowej. Sekretarz czuwa nad jakością przeprowadzanej oceny i w przypadkach popełnienia błędu przez eksperta ma moŝliwość zwrócenia uwagi eksperta na błąd z prośbą o korektę. W przypadku potrzeby zasięgnięcia opinii na temat technicznych aspektów ocenianego projektu, ekspert składa wniosek o powołanie eksperta ds. oceny

10 technicznej.(z wyłączeniem działań: 4.3, 5.2, 5.3) - pkt W przypadku gdy opinia wydana przez niezaleŝnego biegłego budzi wątpliwości eksperta, na prośbę oceniającego zorganizowane zostaje spotkanie eksperta z biegłym, celem wyjaśnienia wątpliwości. Zakończeni oceny pkt Pracownik ds Pracownik ds. Wyznaczenie terminu posiedzenia dla niezaleŝnego biegłego do oceny. Powiadomienie niezaleŝnego biegłego o terminie posiedzenia Zespół Oceniający Ocena przez niezaleŝnego biegłego do oceny wskazanych kryteriów i wydanie opinii. Sekretarz czuwa nad jakością przeprowadzanej oceny i w przypadkach popełnienia błędu przez eksperta ma moŝliwość zwrócenia uwagi eksperta na błąd z prośbą o korektę Pracownik ds Pracownik ds Pracownik ds Pracownik ds. Wyznaczenie ponownego terminu posiedzenia Zespołu Oceniającego Powiadomienie członków/członka Zespołu Oceniającego o terminie posiedzenia. - pkt. 33. Wyznaczenie terminu spotkania eksperta z niezaleŝnym biegłym. Powiadomienie eksperta i niezaleŝnego biegłego o terminie spotkania Zespół Oceniający W trakcie spotkania biegły składa ustne wyjaśnienie ekspertowi. - ekspert pkt sekretarz pkt. 33 i Pracownik ds Kierownik Biura Obsługi Oceny Sporządzenie protokołu ze spotkania. (Protokół ze spotkania dołączany jest jako załącznik do protokołu zbiorczego po zakończeniu oceny dla danego konkursu). Akceptacja protokołu ze spotkania niezaleŝnego biegłego z ekspertem.

11 Merytorycznej Projektów 34. Pracownik ds Pracownik ds Pracownik ds. Zakończeni sprawy. Osoba pełniąca funkcję sekretarza Zespołu Oceniającego (ZO) weryfikuje kompletność dokumentacji sporządzonej przez eksperta sprawdza poprawność wypełnienia kart oceny pod względem formalnorachunkowym oraz fakt sporządzenia uzasadnienia oceny do kaŝdego kryterium, a po zakończeniu posiedzenia ZO sporządza protokół oraz zbiorczą kartę oceny. (w przypadku rozbieŝności oceny, co najmniej o 40% punktów w danym kryterium pkt ). W przypadku wykrycia błędu, na kartach oceny, podczas sporządzania protokołu, sekretarz wzywa eksperta do wyjaśnienia lub korekty oceny. Korekta oceny dokonywana jest przez eksperta na karcie oceny z podaniem daty korekty oraz potwierdzona podpisem eksperta i sekretarza. W zaleŝności od wyników oceny przygotowanie pisma do Wnioskodawcy powiadamiającego go o: - odrzuceniu wniosku na etapie oceny - pozytywnym wyniku oceny,; - wystąpieniu błędu w dokumentacji słuŝącej ocenie lub innej niejasności i wynikającej z tego konieczności złoŝenia wyjaśnień do przedłoŝonej dokumentacji lub poprawy błędu w projekcie (według zamkniętego katalogu błędów zawartego w Systemie Oceny Projektów); - podjęciu przez IZ decyzji o wyłączeniu jednego z kryteriów oceny oraz konieczności dokonania sprawdzenia odpowiednich dokumentów przez pracownika lub eksperta zewnętrznego. pkt. 36. Wyznaczenie terminu posiedzenia dla drugiego eksperta z obszaru tematycznego. Powiadomienie drugiego eksperta z obszaru tematycznego o terminie posiedzenia. pkt nie dłuŝej niŝ 45 dni roboczych Zespół Oceniający Przeprowadzenie ponownej oceny wniosku przez drugiego eksperta z obszaru tematycznego tylko w tym

12 kryterium, w którym nastąpiła rozbieŝność oceny. Sekretarz czuwa, nad jakością przeprowadzanej oceny i w przypadkach popełnienia błędu przez eksperta ma moŝliwość zwrócenia uwagi eksperta na błąd z prośbą o korektę. Ocena ta ma charakter rozstrzygający - pkt WA2 Obieg kart oceny, zbiorczej karty oceny oraz sprawdzenie treści protokołu pod względem stosowania procedur, względem formalnym oraz rachunkowym oraz pisma do Wnioskodawcy zgodnie ze schematem akceptacji WA2 wyodrębnionym w podrozdziale , w wersji papierowej oraz w systemie 37. Pracownik ds. 38. Pracownik ds. 39. Kancelaria Ogólna Sekretariat DWRPO Przekazanie pisma do Wnioskodawcy za pośrednictwem poczty tradycyjnej, a w przypadku konieczności dokonania wyjaśnień lub odrzucenia wniosku za potwierdzeniem odbioru. W przypadku stwierdzenia przez członków Zespołu Oceniającego: - konieczności złoŝenia wyjaśnień do przedłoŝonych dokumentów lub poprawy błędu w projekcie pkt. 39; - poprawności projektu lub odrzucenie wniosku pkt. 50. Przyjęcie od Wnioskodawcy poprawionej dokumentacji projektowej lub pisma z wyjaśnieniami do przedłoŝonej dokumentacji na potrzeby Zespołu Oceniającego. 40. WD2 Dekretacja zgodnie ze schematem dekretacji WD2 w wersji papierowej oraz w systemie elektronicznego obiegu dokumentów 41. Pracownik ds. Sprawdzenie czy złoŝenie wyjaśnień lub poprawionego projektu zostało dokonane zgodnie z terminem przewidzianym w piśmie. W przypadku przyjęcia poprawionej dokumentacji projektowej przesłanie do ponownej pkt. 15 W przypadku przyjęcia wyjaśnień do przedłoŝonej dokumentacji w terminie pkt. 42. W przypadku niedostarczenia wyjaśnień lub poprawionej dokumentacji projektowej w terminie,

13 przeprowadzana jest dalsza ocena merytoryczna na podstawie dotychczas złoŝonej dokumentacji projektowej - pkt Pracownik ds. 43 Pracownik ds. Wyznaczenie terminu ponownego posiedzenia Zespołu Oceniającego. Powiadomienie członków Zespołu Oceniającego o terminie drugiego posiedzenia. 44 Zespół Oceniający Ponowna ocena merytoryczna wniosku wraz z dokumentacją. Wypełnienie kart oceny. Zapisanie ewentualnych uwag dotyczących dokumentacji projektowej. Sekretarz czuwa nad jakością przeprowadzanej oceny i w przypadkach popełnienia błędu przez eksperta ma moŝliwość zwrócenia uwagi eksperta na błąd z prośbą o korektę. W przypadku potrzeby zasięgnięcia opinii na temat technicznych aspektów ocenianego projektu, ekspert składa wniosek o powołanie eksperta ds. oceny technicznej.(z wyłączeniem działań: 4.3, 5.2, 5.3) - pkt W przypadku gdy opinia wydana przez niezaleŝnego biegłego budzi wątpliwości eksperta, na prośbę oceniającego zorganizowane zostaje spotkanie eksperta z biegłym, celem wyjaśnienia wątpliwości. Zakończenie oceny pkt Pracownik ds Pracownik ds. Wyznaczenie terminu posiedzenia dla niezaleŝnego biegłego do oceny. Powiadomienie niezaleŝnego biegłego o terminie posiedzenia Zespół Oceniający Ocena przez niezaleŝnego biegłego do oceny wskazanych kryteriów i wydanie opinii Pracownik ds. Wyznaczenie ponownego terminu posiedzenia Zespołu Oceniającego Pracownik ds. Powiadomienie członków/członka

14 45.6. Pracownik ds Pracownik ds. Zespołu Oceniającego o terminie posiedzenia. pkt. 44. Wyznaczenie terminu spotkania eksperta z niezaleŝnym biegłym. Powiadomienie eksperta i niezaleŝnego biegłego o terminie spotkania Zespół Oceniający W trakcie spotkania biegły składa ustne wyjaśnienie ekspertowi. - ekspert pkt sekretarz pkt. 45 i Pracownik ds Kierownik Biura Obsługi Oceny Merytorycznej Projektów 46. Pracownik ds. Sporządzenie protokołu ze spotkania. (Protokół ze spotkania dołączany jest jako załącznik do protokołu zbiorczego po zakończeniu oceny dla danego konkursu). Akceptacja protokołu ze spotkania niezaleŝnego biegłego z ekspertem. Zakończeni sprawy. Osoba pełniąca funkcję sekretarza Zespołu Oceniającego (ZO) weryfikuje kompletność dokumentacji sporządzonej przez eksperta sprawdza poprawność wypełnienia kart oceny pod względem formalnorachunkowym oraz fakt sporządzenia uzasadnienia oceny do kaŝdego kryterium,, a po zakończeniu posiedzenia ZO sporządza protokół z posiedzenia oraz zbiorczą kartę oceny (w przypadku rozbieŝności oceny, co najmniej o 40% punktów w danym kryterium pkt ). W przypadku wykrycia błędu podczas sporządzania protokołu, sekretarz wzywa eksperta do wyjaśnienia lub korekty oceny. Korekta oceny dokonywana jest przez eksperta na karcie oceny z podaniem daty korekty oraz potwierdzona podpisem eksperta i sekretarza. W zaleŝności od wyników oceny przygotowanie pisma do Wnioskodawcy powiadamiającego go o: - pozytywnym wyniku oceny.; - negatywnym wyniku oceny. pkt. 48.

15 47.1. Pracownik ds Pracownik ds. Wyznaczenie terminu posiedzenia dla drugiego eksperta z obszaru tematycznego. Powiadomienie drugiego eksperta z obszaru tematycznego o terminie posiedzenia Zespół Oceniający Przeprowadzenie ponownej oceny wniosku przez drugiego eksperta z obszaru tematycznego tylko w tym kryterium, w którym nastąpiła rozbieŝność oceny. Sekretarz czuwa, nad jakością przeprowadzanej oceny i w przypadkach popełnienia błędu przez eksperta ma moŝliwość zwrócenia uwagi eksperta na błąd z prośbą o korektę. Ocena ta ma charakter rozstrzygający pkt WA2 Obieg kart oceny, zbiorczej karty oceny oraz treści protokołu pod względem stosowania procedur, względem formalnym oraz rachunkowym oraz projektu pisma do Wnioskodawcy zgodnie ze schematem akceptacji WA2 wyodrębnionym w podrozdziale , w wersji papierowej oraz w systemie pkt nie dłuŝej niŝ 45 dni roboczych 49 Pracownik ds. 50 Pracownik ds. Przekazanie pisma do Wnioskodawcy za pośrednictwem poczty tradycyjnej. W przypadku oceny negatywnej za potwierdzeniem odbioru. Sporządzenie listy rankingowej i uszeregowanie na niej zgodnie z punktacją wynikającą z oceny kaŝdego z (nie ma zastosowania w przypadku, gdy w odpowiedzi na konkurs złoŝone zostało mniej niŝ 50 wniosków o dofinansowanie lub gdy łączna kwota wnioskowanego dofinansowania nie będzie większa niŝ alokacja dostępna w danym konkursie). Wydział WdraŜania Projektów Sporządzenie listy ocenionych negatywnie pod względem merytorycznym. Aktualizacja raportu wartościowego ilościowego oraz geograficznego pod kątem ilości wniosków odrzuconych i ocenionych pozytywnie na etapie oceny.

16 51 Pracownik ds. 52. Pracownik ds. 53. Pracownik ds. Dokonanie sprawdzenia czy suma wszystkich wniosków ocenionych negatywnie i pozytywnie jest zgodna z ilością wniosków ocenionych pozytywnie pod względem formalnym i przekazanych do oceny sporządzenie notatki słuŝbowej, celem zapewnienia, Ŝe wszystkie wnioski zostały ocenione pod względem merytorycznym. W przypadku niezgodności wyjaśnienie sprawy z kierownikiem. W przypadku wniosków o dofinansowanie zgłoszonych w ramach konkursów, w których alokacja przekracza łączną kwotę dofinansowania, na którą opiewają złoŝone wnioski, Biuro Obsługi Oceny Merytorycznej natychmiast po zakończeniu oceny kaŝdego z wniosków przekazuje do Wydziału WdraŜania Projektów pismo przewodnie z kompletem dokumentów dotyczących, którym przyznano dofinansowanie w celu umoŝliwienia wcześniejszej aktualizacji niezbędnych załączników i wszczęcia procedury dotyczącej podpisania umowy. Akceptacja pisma przez naczelnika Wydziału Wyboru Projektów w wersji papierowej oraz w systemie Sporządzenie projektu uchwały Zarządu Województwa w sprawie zatwierdzenia listy rankingowej oraz przyznania dofinansowania dla. W przypadku wniosków o dofinansowanie zgłoszonych w ramach konkursów, w których alokacja przekracza łączną kwotę dofinansowania, na którą opiewają złoŝone wnioski sporządzenie projektu uchwały w sprawie przyznania dofinansowania dla i przekazanie pod obrady. W zaleŝności od sytuacji uchwała taka moŝe być sporządzona dla części sprawdzonych podczas trwającej oceny. Przekazanie uchwały do akceptacji Zarządu zgodnie z podrozdziałem 11.3, w wersji papierowej oraz w systemie Po zatwierdzeniu przez Zarząd uchwały - rejestracja uchwały Zarządu pkt nie dłuŝej niŝ 10 dni roboczych

17 Województwa w sprawie zatwierdzenia listy rankingowej/przyznania dofinansowania w rejestrze prowadzonym w Wydziale Wyboru Projektów. Załączenie potwierdzonej za zgodność kopii do akt sprawy. 54. Pracownik ds. / Z polecenia Kierownika Biura Obsługi Oceny Merytorycznej Projektów zamieszczenie elektronicznej wersji Listy ocenionych pozytywnie pod względem merytorycznym zawierającą wskazanie, które z otrzymały dofinansowanie, na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego WK-P w Toruniu o adresie: W ciągu 1 dnia od zatwierdzenia wyników oceny przez Zarząd Województwa Wydział Koordynacji/ DPR/ - Zgodnie z zapisami procedury Zamieszczanie dokumentów na stronie internetowej - Poziom WdraŜania. 55. Pracownik ds. Dla, którym zostanie przyznane dofinansowanie sporządzenie pisma ze sprawy, przekazującego oba egzemplarze wniosków o dofinansowanie wraz z pełną dokumentacją do Wydziału WdraŜania Projektów celem podpisania umowy. Wpięcie do akt kopii pisma przekazującego(nie dotyczy juŝ przekazanych - w takim przypadku przekazanie do WWP uchwały przyznającej dofinansowanie). Sporządzenie pisma do Wnioskodawcy informującego o przyznaniu dofinansowania. 3 dni Dla, które nie uzyskają dofinansowania sporządzenie pisma informującego o nie przyznaniu dofinansowania wraz z pouczeniem o moŝliwości wniesienia środka odwoławczego od decyzji Zarządu Województwa odpowiednio: - dla złoŝonych w odpowiedzi na konkurs ogłoszony przed 20 grudnia 2008 roku protest do Wojewody Kujawsko-Pomorskiego; - dla złoŝonych w odpowiedzi na konkurs ogłoszony po 20 grudnia 2008 roku wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy do Departamentu Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Aktualizacja raportu wartościowego ilościowego oraz geograficznego pod kątem ilości wniosków ocenionych pozytywnie na etapie oceny

18 , którym przyznano dofinansowanie. 56. WA2 WA2P 57. Pracownik ds. 58. Pracownik ds. oceny Obieg pism zgodnie ze schematem akceptacji WA2 wyodrębnionym w podrozdziale , za wyjątkiem pisma do Wydziału WdraŜania, które podpisuje naczelnik Wydziału Wyboru Projektów w wersji papierowej oraz w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Przekazanie pism według właściwości. W przypadku przyznania dofinansowania, pisma do Wnioskodawców wysyłane są pocztą tradycyjną. W przypadku nie przyznania dofinansowania pisma do Wnioskodawców wysyłane są za pośrednictwem poczty tradycyjnej za potwierdzeniem odbioru. Aktualizacja statusu wniosków w KSI (SIMIK 07-13): - dla, które uzyskały dofinansowanie na zatwierdzony ; - dla, które nie uzyskały dofinansowania z powodu braku środków na lista rezerwowa ; - dla, które zostały ocenione negatywnie na odrzucony ; Wpięcie raportu do segregatora analizy własne. 1 dzień Niezwłocznie (w ciągu 14 dni od daty zakończenia oceny ) Niezwłocznie jednak nie później niŝ w ciągu 5 dni od zaistnienia zdarzenia. 59. Pracownik ds. / Pracownik ds. Po zakończeniu oceny oraz po terminie wyznaczonym na wniesienie i rozpatrzenie odwołania od decyzji Zarządu Województwa (z zachowaniem marginesu 7 dni na ewentualne powiadomienie przez Wojewodę dla konkursów ogłoszonych przed dniem 20 grudnia 2008 roku) sporządzenie pisma do Wnioskodawcy wyznaczającego termin na odbiór 1 egz. Wniosków, które zostały odrzucone na etapie lub. 1 dzień (po 21 dniach od powiadomienia Wnioskodawcy) 60. WA1/WA2 W zaleŝności od komórki, która dokonała odrzucenia, akceptacja pism zgodnie ze schematem akceptacji WA1/WA2 wyodrębnionymi w podrozdziale , w wersji papierowej oraz w systemie 1 dzień 61. Pracownik ds. Wysłanie pisma do Wnioskodawcy pocztą tradycyjną za potwierdzeniem Niezwłocznie

19 / Pracownik ds. odbioru. W przypadku odbioru w wyznaczonym terminie wydanie dokumentacji za pokwitowaniem. W przypadku braku odbioru w wyznaczonym terminie sporządzenie notatki ze zniszczenia dokumentacji. Zakończenie sprawy. ŁĄCZNY CZAS: 134 DNI ROBOCZYCH dni roboczych ocena rejestracyjna, wstępna, formalna; - 45 dni roboczych ocena merytoryczna; - 10 dni roboczych na zatwierdzenie rankingu przez zarząd i wyłonienie do dofinansowania i powiadomienie Wnioskodawców; - 1 dzień roboczy na zamieszczenie informacji na stronie dni robocze na sporządzenie i wysłanie pisma informującego o dofinansowaniu dla Wnioskodawców ; - 15 dni roboczych od powiadomienia Wnioskodawców po zakończeniu oceny na odbiór dokumentacji ODSTĘPSTWA: W przypadku uzyskania uzasadnionej pewności, Ŝe: A) Liczba będzie niewielka na skutek: wprowadzenia ograniczenia dla Wnioskodawców w zakresie ilości składanych wniosków; wprowadzenia ograniczenia wartościowego dla pojedynczego projektu przy niskiej dostępnej alokacji; niskiego zainteresowania Wnioskodawców, wynikającego z raportów ilościowych sporządzanych zgodnie z Instrukcją 6.2.3; B) Liczba złoŝonych w odpowiedzi na konkurs spowoduje niemoŝność przeprowadzenia oceny z zachowaniem terminów wynikających z procedur, na skutek: duŝego zainteresowanie wnioskodawców, wynikającego z raportów ilościowych sporządzanych zgodnie z Instrukcją 6.2.3; Instytucja Zarządzająca podejmuje decyzję indywidualną dla konkursu o zmianie czasu trwania poszczególnych etapów oceny. Decyzja podejmowana jest w drodze Uchwały Zarządu, przy czym załącznikiem do niej jest instrukcja oceny i naboru wniosków w trybie konkursu zamkniętego bez preselekcji wskazująca czas jaki został przewidziany na poszczególne etapy oceny. W uzasadnieniu uchwały powinno znaleźć się wskazanie powodów, wyliczeń co do średniej czasochłonności dokonania sprawdzenia wniosku pod względem formalnym i merytorycznym wraz z uwzględnieniem ilości aktualnie dostępnych etatów. W przypadku uzyskania pewności co do małej przewidywanej liczby przed ogłoszeniem konkursu, zmiana moŝe zostać dokonana w drodze uchwały stanowiącej ogłoszenie o konkursie stanowiącej załącznik ZW Wzór uchwały w sprawie w sprawie ogłoszenia naboru wniosków do Instrukcji Wykonawczej, w której dodawany jest odpowiedni zapis. W uzasadnionych przypadkach Zarząd Województwa Kujawsko Pomorskiego moŝe podjąć decyzję o czasowym wyłączeniu jednego lub kilku kryteriów wyboru do momentu przyjęcia uchwały zatwierdzającej ranking oraz przyznającej dofinansowanie dla całej grupy Wnioskodawców. W uzasadnionych przypadkach Instytucja Zarządzająca RPO ma moŝliwość skierowania do zaopiniowania przez niezaleŝnych biegłych do oceny w ramach określonych kryteriów wszystkie projekty przekazane do oceny w ramach danego konkursu. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor DW RPO moŝe podjąć decyzję o wydłuŝeniu terminu złoŝenia uzupełnień do wniosku przez Wnioskodawcę na jego pisemny wniosek. WydłuŜenie ww. terminu nie moŝe skutkować przekroczeniem terminu przeznaczonego na ocenę wniosku. W przypadku gdy podczas zajdzie potrzeba wykonania ekspertyzy zewnętrznej lub teŝ dokonania dodatkowych ustaleń z instytucjami zewnętrznymi lub organami administracji publicznej, termin procedury zostaje zawieszony, do momentu zakończenia postępowania wyjaśniającego lub otrzymania zamówionej ekspertyzy, dla przedmiotowego projektu. ARCHIWIZACJA A) Akta sprawy przechowywane są w teczkach pod oznaczeniem 0728 Współpraca z Beneficjentami. W Biurze Oceny Formalnej Projektów pod oznaczeniem WPO.I.0728 znajduję się dokumentacja odrzuconych na etapie oraz pisma przekazujące akta do oceny wraz z załączoną

20 kopią wykazu dokumentów w sprawie. W Biurze Obsługi Oceny Merytorycznej Projektów pod oznaczeniem WPO.II.0728 znajduję się dokumentacja odrzuconych na etapie oceny oraz pisma przekazujące akta do Wydziału WdraŜania Projektów wraz z załączoną kopią wykazu dokumentów w sprawie. W aktach pod oznaczeniem 0728 Współpraca z Beneficjentami dołączonych do projektu przechowywaniu podlegają: Pismo przewodnie Wnioskodawcy przekazujące wniosek o dofinansowanie, Korespondencja z Wnioskodawcą, Karty oceny wykonane na wszystkich etapach oceny projektu: karta, zbiorcza karta oceny, Pismo informujące Wnioskodawcą o pozytywnej decyzji Zarządu Województwa w kwestii dofinansowania projektu, Pismo przekazujące wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami do Wydziału WdraŜania Projektów celem podpisania umowy; B) Akta dotyczące posiedzeń zespołów oceniających podlegają przechowywaniu pod oznaczeniem 0061 Posiedzenie kolegiów, komisji i zespołów : Protokół, Indywidualne kraty oceny, Zbiorczą kartę oceny, Deklaracje poufności i bezstronności, Lista obecności, Lista ; C) Uchwały Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego w sprawie dofinansowanie przechowywane są w rejestrze uchwał pod oznaczeniem WPO.0054 Rejestr uchwał Zarządu Województwa. WYKAZ DOKUMENTÓW WYKORZYSTYWANYCH W PROCESIE ZW Wzór formularza wniosku o dofinansowanie; ZW Wzór raportu ilościowego, wartościowego i geograficznego z zakończonego naboru ZW Wzór pisma do Wnioskodawcy o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia z powodu wpłynięcia dokumentu po terminie, obowiązujący dla konkursów ogłoszonych przed 17 grudnia 2008 roku; ZW Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o odrzuceniu wniosku na etapie z powodu złoŝenia korekty wniosku po terminie; ZW Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o odrzuceniu wniosku pod względem merytorycznym z powodu złoŝenia korekty wniosku po terminie. ZW Wzór karty stosowanej do konkursów ogłoszonych przed dniem 17 grudnia 2008 roku; ZW do ZW Wzory kart stosowane do konkursów ogłoszonych po dniu 17 grudnia 2008 roku a przed dniem 03 grudnia 2009 roku; ZW do ZW Wzory kart oceny stosowane dla konkursów ogłoszonych przed dniem 03 grudnia 2009 roku; ZW Wzór pisma przekazującego wniosek poprawny pod względem formalnym do oceny ; ZW Wzór pisma przekazującego projekty ocenione pozytywnie pod względem merytorycznym celem podpisania umowy o dofinansowanie; ZW Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o uchybieniach/błędach na etapie oceny i konieczności dokonania uszczegółowienia dokumentacji/poprawy błędów; ZW Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o stwierdzeniu przez ZO uchybień formalnych na etapie oceny i skierowaniu projektu do ponownej weryfikacji formalnej; ZW Wzór pisma przekazującego wniosek do ponownej weryfikacji formalnej, po ocenie ; ZW Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o uchybieniach na etapie ; ZW Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o pozytywnym wyniku ; ZW Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o odrzuceniu wniosku na etapie oceny formalnej obowiązujący dla konkursów ogłoszonych przed 20 grudnia 2008 roku; ZW Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o odrzuceniu wniosku na etapie oceny formalnej obowiązujący dla konkursów ogłoszonych po 20 grudnia 2008 roku; ZW Wzór listy ocenionych pozytywnie na etapie ;

21 ZW Wzór listy ocenionych negatywnie na etapie ; ZW Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o pozytywnym wyniku oceny i umieszczeniu projektu w odpowiednim miejscu rankingu; ZW Wzór listy rankingowej ocenionych pozytywnie pod względem merytorycznym; ZW Wzór listy ocenionych negatywnie pod względem merytorycznym; ZW Wzór uchwały Zarządu Województwa w sprawie rozstrzygnięcia konkursu obowiązujący dla konkursów ogłoszonych przed 20 grudnia 2008 roku; ZW Wzór uchwały Zarządu Województwa w sprawie rozstrzygnięcia konkursu obowiązujący dla konkursów ogłoszonych po 20 grudnia 2008 roku; ZW Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o pozytywnej decyzji Zarządu Województwa w kwestii dofinansowania projektu; ZW Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o negatywnej decyzji Zarządu Województwa w kwestii dofinansowania projektu obowiązujący dla konkursów ogłoszonych przed 20 grudnia 2008 roku; ZW Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o negatywnej decyzji Zarządu Województwa w kwestii dofinansowania projektu obowiązujący dla konkursów ogłoszonych po 20 grudnia 2008 roku; ZW Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o negatywnej decyzji Zarządu Województwa w kwestii dofinansowania projektu obowiązujący dla konkursów ogłoszonych po 11 sierpnia 2009 roku; ZW Wzór pokwitowania odbioru 1 egz. wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami; ZW Wzór notatki ze zniszczenia 1 egz. wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami; ZW Wzór uchwały Zarządu Województwa w sprawie indywidualnej zmiany terminów dla konkursu; ZW Wzór pisma przekazującego uchwałę Zarządu Województwa z Wydziału Wyboru Projektów do WdraŜania ; ZW Wzór notatki słuŝbowej potwierdzającej zgodność sumy wszystkich wniosków ocenionych negatywnie i pozytywnie z ilością przekazanych do oceny ; ZW Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o odrzuceniu wniosku pod względem merytorycznym obowiązujący dla konkursów ogłoszonych przed 20 grudnia 2008 roku; ZW Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o odrzuceniu wniosku pod względem merytorycznym obowiązujący dla konkursów ogłoszonych po 20 grudnia 2008 roku; ZW Wzór pisma informującego Wnioskodawcę o kwalifikowaniu/niekwalifikowaniu się do objęcia pomocą; ZW a Wzór decyzji Dyrektora Departamentu WdraŜania Regionalnego Programu Operacyjnego w sprawie ustalenia rankingu po ocenie wstępnej; ZW b Wzór listy rankingowej ocenionych pozytywnie na etapie oceny wstępnej; ZW c Wzór listy ocenionych negatywnie na etapie oceny wstępnej; ZW Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o wpisaniu projektu na listę rezerwową po ocenie wstępnej.