PROTOKÓŁ KOMISJI REWIZYJNEJ RADY MIEJSKIEJ W KOZIENICACH z dnia 05 lipca 2007r.

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ KOMISJI REWIZYJNEJ RADY MIEJSKIEJ W KOZIENICACH z dnia 05 lipca 2007r. Komisja Rewizyjna Rady Miejskiej w Kozienicach, działając na zasadach określonych w 88 Statutu Gminy i upoważnienia Rady Miejskiej ( Uchwała Nr VIII/104/2007 z dnia 31 maja 2007r)- przeprowadziła kontrolę problemową w dniach 21,26 czerwca 2007 w Wydziale Polityki Społecznej Urzędu Miejskiego w Kozienicach w składzie : 1. Ośka Zenon - Wiceprzewodniczący Komisji Rewizyjnej 2. Krześniak Wiesław - Członek 3. Kuźnar Stanisław - Członek 4. Wołos Renata - Członek Kontrola problemowa obejmowała następujące zagadnienia : 1. Strukturę organizacyjną ( schemat organizacyjny, kadry, zakres działania Wydziału Polityki Społecznej, zakresy obowiązków pracowników), 2. Realizację zadań wynikającą z programu współpracy z organizacjami pozarządowymi w 2006r w oparciu o ustawę o pożytku publicznym i wolontariacie. Ad.1. Od dnia 01 stycznia 2007 r. do dnia dzisiejszego Wydziałem Polityki Społecznej Urzędu Miejskiego w Kozienicach kieruje Pani mgr inż. Lucyna Malec. Organizuje i nadzoruje pracę podległego personelu oraz realizację zadań wynikających z przepisów prawa i Regulaminu Organizacyjnego Urzędu. Do zadań Dyrektora Wydziału należy również: 1. Nadzór nad realizacją zadań statutowych realizowanych przez: - Samodzielny Publiczny Zespół Opieki Zdrowotnej (Przychodnie Kozienickie) - Publiczny Żłobek Miejski w Kozienicach. - Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, - Ośrodek Profilaktyki Uzależnień. W Wydziale Polityki Społecznej Urzędu Miejskiego łącznie z Dyrektorem zatrudnionych jest na dzień dzisiejszy - 15 osób. 14 osób zatrudnionych jest na czas nieokreślony, 1 osoba na czas określony. 8 osób posiada wykształcenie wyższe, 7 osób legitymuje się wykształceniem średnim. Mając na uwadze staż pracy pracowników w Wydziale pracuje 8 osób ze stażem powyżej 10 lat w administracji samorządowej, pozostali pracownicy są to osoby młode wiekiem i stażem, praca w granicach 4 lat. 1

2 Do zadań Wydziału Polityki Społecznej należy prowadzenie spraw, w szczególności: 1) ewidencja ludności i dokumentów stwierdzających tożsamość, 2) postępowania cywilne i karne, w tym: - ustanowienia pełnomocnika w sprawie o ustalenie ojcostwa i roszczenia alimentacyjne oraz w sprawach o przysposobienie, - wskazania opiekuna prawnego, 3) udzielanie i cofanie pozwoleń na przeprowadzenie zbiórek publicznych, 4) dokonywanie kontroli dokumentacji związanych z przeprowadzeniem zbiórek publicznych, 5) wydawanie zezwoleń na zgromadzenia i zabawy publiczne, 6) współpraca z organami sprawiedliwości i ścigania w zakresie bezpieczeństwa i porządku publicznego, 7) współpraca ze stowarzyszeniami i organizacjami społecznymi, w zakresie spraw społecznych i obywatelskich oraz nadzór nad realizacją zadań wykonywanych przez te stowarzyszenia i organizacje ze środków gminy na podstawie porozumień w zakresie kultury, rekreacji i sportu, opieki społecznej i zdrowotnej, bezpieczeństwa publicznego, 8) prowadzenie spraw z zakresu Obrony Cywilnej i spraw związanych z obronnością kraju określonych odrębnymi przepisami w tym: - opracowywanie rocznych wytycznych oraz planu zasadniczych zamierzeń w zakresie pozamilitarnych przygotowań obronnych, - opracowywanie, uzgadnianie i przedkładanie do akceptacji planu operacyjnego funkcjonowania gminy, a także stosowanych programów obronnych, - realizowanie przedsięwzięć związanych z przygotowaniem stanowiska kierowania burmistrza gminy zapewniającego kierowanie realizacją zadań obronnych w warunkach kryzysu polityczno - militarnego lub wojny, - opracowanie projektu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu na czas wojny oraz projektu zarządzenia wprowadzającego ww. regulamin w życie, - opracowywanie i uaktualnianie dokumentacji Stałego Dyżuru oraz dokumentacji dotyczącej podwyższenia gotowości obronnej Urzędu, - analizowanie wniosków wojskowych komendantów uzupełnień w sprawie świadczeń na rzecz obrony, a także prowadzenie postępowania wyjaśniającego i przygotowanie decyzji o przeznaczeniu osób i rzeczy na potrzeby świadczeń na rzecz obrony, - opracowywanie rocznych planów świadczeń osobistych i doraźnych świadczeń rzeczowych oraz planu świadczeń osobistych i etatowych (doraźnych) świadczeń rzeczowych przewidzianych do wykonania w razie ogłoszenia mobilizacji i wojny, - prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem żołnierzy rezerwy od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w czasie ogłoszenia mobilizacji i wojny, - opracowywanie dokumentacji oraz organizowanie innych przedsięwzięć przygotowawczych do prowadzenia Akcji Kurierskiej, - planowanie i organizowanie szkolenia obronnego oraz prowadzenie dokumentacji szkoleniowej, - planowanie i prowadzenie kontroli problemowych a także doraźnych z zakresu zadań obronnych w jednostkach podległych i nadzorowanych. 2

3 9) nadzór nad działalnością Ochotniczej Straży Pożarnej, współpraca z Zawodową Strażą Pożarną i profilaktyką, 10)gospodarka i zarządzanie mieszkaniowym zasobem gminy, w tym sprawy dotyczące: - dodatków mieszkaniowych, - zamiany lokali, - przyznawania lokali mieszkalnych, socjalnych i zastępczych, - wnioskowanie o ustalenie potrzeb w zakresie budowy mieszkań. 11) prowadzenie spraw związanych z działalnością gospodarczą, w tym: - prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej, - wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, - ustalanie stref taryfowych przy przewozie osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi, - ustalanie czasu pracy placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych, 12) przekazywanie właściwym organom informacji o zachorowaniach na choroby zakaźne. 13) nadzór nad wykonywaniem zadań statutowych realizowanych przez: - Samodzielny Zakład Opieki Zdrowotnej "Przychodnie Kozienickie"; - Żłobek Miejski; - Kozienicka Gospodarka Komunalna w zakresie zadań wydziału; - Miejsko - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej; - Ośrodka Profilaktyki Uzależnień. 14) do zadań Urzędu Stanu Cywilnego - należy prowadzenie spraw z zakresu akt stanu cywilnego i związanych z nimi spraw rodzinno - opiekuńczych, a w szczególności: 1) rejestracji urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób, 2) sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, 3) sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń, 4) przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych, 5) przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, 6) stwierdzanie legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa. 15) obsługa techniczno - biurowa rady społecznej SP ZOZ "Przychodnie Kozienickie" Komisja Rewizyjna w dniu r. dokonała kontroli 15 otrzymanych od Dyrektora Wydziału zakresów obowiązków poszczególnych pracowników Wydziału. Po analizie komisja stwierdza, że u dwóch pracowników tj. Pani Joanny Szczepaniak i Pana Tomasza Arendarskiego w zakresie obowiązków nie dokonano aktualizacji zapisu dotyczącego bezpośredniego przełożonego ( w punkcie 7 widnieje zapis, że bezpośrednim przełożonym jest mgr inż. Andrzej Jung) Komisja stwierdza, że pracownicy Wydziału realizują swoje zadania zgodnie z Zarządzeniem nr 97/2003 Burmistrza Gminy Kozienice z dnia 25 listopada 2003r. w sprawie określenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Kozienicach. 3

4 Ad. 2 Wydział Polityki Społecznej realizuje zadania wynikające z programu współpracy z organizacjami pozarządowymi w oparciu o ustawę o pożytku publicznym i wolontariacie. Komisja Rewizyjna sprawdziła tryb przygotowania, ogłoszenia i rozstrzygnięcia konkursu ofert na realizację zadań publicznych w roku 2006 wspieranych przez Gminę Kozienice. W roku 2006 konkurs ogłaszano dwukrotnie. W pierwszym ogłoszeniu zawarto informację o sposobie uzyskania wzoru oferty, terminie składania ofert ( r. do godz ), kto może przystąpić do konkursu oraz sposobach uzyskania dodatkowych informacji. Burmistrz Gminy Kozienice w dniu r. powołał Komisję Konkursową do rozstrzygnięcia konkursu ofert, oraz określił regulamin pracy Komisji. W dniu r. Komisja sporządziła protokół w sprawie zaopiniowania ofert w otwartych konkursach na realizację zadań publicznych. Jak wynika z protokołu na realizację zadań objętych konkursami wpłynęło łącznie 35 ofert, z czego: - z zakresu pomocy społecznej- 9 ofert - z zakresu sportu- 18 ofert - z zakresu kultury- 8 ofert. W trakcie weryfikacji złożonych ofert Komisja odrzuciła ze względów formalnych i merytorycznych łącznie 20 ofert. Przyczyna odrzucenia było: złożenie ofert po terminie, braki wymaganych dokumentów, niewłaściwe formularze ofert, nieaktualne dokumenty. Wyniki konkursu zgodnie z propozycją Komisji, ogłoszone zostały przez Burmistrza Gminy Kozienice w dniu r. na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego oraz na stronie Internetowej Urzędu Miejskiego. W trakcje kontroli Komisja Rewizyjna sprawdzeniu poddała kilka odrzuconych ofert na realizację zadań. Były to oferty złożone przez Klub Seniora Relax, PTTK o/kozienice, Nadwiślański Klub Sportów Walki Wulkan, Klub Sportowy Janików. Odrzucone oferty nie spełniały wszystkich wymogów formalnych i merytorycznych a mianowicie: 1)Klub Seniora Relax nie posiadał aktualnego wypisu z rejestru i nie dostarczył statutu. 2) PTTK o/kozienice - nie posiadał aktualnego wypisu z rejestru. 3) Nadwiślański Klub Sportów Walki Wulkan złożył ofertę bez wymaganej koperty 4) Klub Sportowy Janików - złożył ofertę bez wymaganej koperty. Komisja Rewizyjna stwierdza, że komisja konkursowa prawidłowo odrzuciła wnioski ponieważ nie spełniały wymogów formalnych i prawnych. W dniu r. Burmistrz Gminy Kozienice ogłosił ponownie konkurs ofert na realizację zadań publicznych, które nie zostały rozstrzygnięte w pierwszym terminie. Ogłoszenie opublikowano na tablicy ogłoszeń Urzędu w Biuletynie Informacji Publicznej oraz w dzienniku Słowo Ludu. Tekst ogłoszenia o konkursie opublikowany w dzienniku podobnie jak w pierwszym 4

5 terminie nie zawierał wszystkich informacji wymaganych przepisami art. 13 ust. 2 ustawy o organizacjach pożytku publicznego i o wolontariacie. - pkt 3- zasad przyznawania dotacji pkt 4- terminów i warunków realizacji zadania pkt 6- terminów, trybu i kryteriów stosowanych przy dokonywaniu wyboru pkt 7- zrealizowanych w roku ogłoszenia oraz w roku poprzednim zadań publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztów, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji. W dniu r komisja konkursowa powołana Zarządzeniem Nr 363/2006 Burmistrza Gminy Kozienice z dnia r. dokonała oceny złożonych 26 ofert. Komisja pozytywnie zaopiniowała 24 oferty, natomiast ze względów formalnych zostały odrzucone 2 oferty. Wyniki otwartego konkursu zostały ogłoszone przed Burmistrza Gminy Kozienice w dniu r. W trakcje kontroli Komisja Rewizyjna sprawdziła oferty złożone przez: Młodzieżowy Klub Sportowy Dąb, UKS OLIMP, Caritas przy Parafii Św. Rodziny w Kozienicach, Klub Sportowy Janików, Ludowy Klub Sportowy MEGAWAT, Nadwiślański Klub Sportów Walki Wulkan, UKS Energetyk Junior, Towarzystwo Ziemi Kozienickiej, UKS AQUATOR Złożone oferty spełniały wymogi określone w załączniku do Uchwały Nr XLI/653/2005 Rady Miejskiej w Kozienicach z dnia 10 listopada 2005r. Komisja Rewizyjna stwierdza, że: - Wydział Polityki Społecznej realizuje swoje zadania prawidłowo, bez zastrzeżeń. - Organizacje pozarządowe skupiając najaktywniejszych obywateli i najbardziej wrażliwych na sprawy społeczne wywierają pozytywny wpływ na rozwój środowiska lokalnego. Wnioski końcowe: 1/ Uaktualnić zakresy czynności u 2 pracowników Wydziału w zakresie zmiany nazwiska bezpośredniego przełożonego. 2/ Realizować zadania własne gminy w ramach pożytku publicznego przez odpowiednie Wydziały Urzędu Miejskiego, merytorycznie zajmującymi się poszczególnymi zagadnieniami ( np. sport, kultura, ekologia itp. ) Na tym protokół zakończono i podpisano. 1. Zenon Ośka ( Wiceprzewodniczący)... Członkowie: 2. Krześniak Wiesław Kuźnar Stanisław Wołos Renata... 5