REGULAMIN ORGANIZACYJNY GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W POCZESNEJ ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE

Transkrypt

1 REGULAMIN ORGANIZACYJNY GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W POCZESNEJ ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Regulamin organizacyjny zwany dalej Regulaminem określa : 1. Zakres działania i zadania Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej zwanego dalej Ośrodkiem. 2. Organizację Ośrodka. 3. Zasady funkcjonowania Ośrodka 4. Zakres działania kierownictwa i poszczególnych stanowisk pracy w Ośrodku 2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o : 1. Statucie - należy przez to rozumieć Statut Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. 2. Kierowniku - należy przez to rozumieć Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Poczesnej. 3. Ośrodek należy przez to rozumieć Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej. 3. OŚRODEK DZIAŁA I REALIZUJE ZADANIA NA PODSTAWIE : 1. Ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2004 r. Nr 64 poz. 593 ze zm.). 2. Ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2003 r. nr 228 poz ze zm.) 3. Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. nr 142, poz ze zm.) 4. Ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jedn. tekst z 2003 r. Dz.U. nr 15 poz. 148 ze zm.) 5. Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (jedn. tekst z 2002 r. Dz.U. nr 76 poz. 694 ze zm.) 6. Statutu Ośrodka. 7. Innych obowiązujących aktów prawnych. 8. Niniejszego Regulaminu Ośrodek jest czynny w dniach roboczych w godzinach od 7.00 do w poniedziałki, środy, czwartki i piatki i w godzinach od 8.00 do we wtorki. 2. Ośródek może być nieczynny w dzień roboczy bezpośrednio przed lub po dniu wolnym od pracy po odpracowaniu w najbliższą sobotę i wcześniejszym poinformowaniu o tym mieszkańców gminy w formie ogłoszenia. 3. Czas pracy Ośrodka wynosi 40 godzin tygodniowo Obsługa interesantów odbywa się w czasie pracy Ośrodka.

2 2. Kierownik przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy dzień tygodnia w godzinach pracy Ośrodka. 2 ROZDZIAŁ II STRUKTURA ORGANIZACYJNA OŚRODKA 6. W skład Ośrodka wchodzą: 1. Kierownik. 2. Główny księgowy. 3. Samodzielne stanowiska pracowników socjalnych. 4. Samodzielne stanowisko ds. świadczeń rodzinnych. ROZDZIAŁ III ZAKRES OBOWIĄZKÓW, UPRAWNIEŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI KIEROWNIKA OŚRODKA 7. Do zakresu działania, kompetencji, uprawnień i odpowiedzialności Kierownika należy sprawowanie funkcji Kierownika zakładu, jakim jest ośrodek, a w szczególności : 1. reprezentowaniu Ośrodka na zewnątrz, 2. wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec pracowników Ośrodka, 3. podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy, 4. zapewnienie przestrzegania prawa przez pracowników Ośrodka, 5. okresowe zwoływanie nie rzadziej niż raz na kwartał narad z udziałem pracowników w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zadań, 6. czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Ośrodka, 7. organizowanie pracy pracownikom Ośrodka oraz ustalanie ich zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności, 8. wydawanie decyzji administracyjnych na mocy zarządzenia Wójta Gminy Poczesna w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy, 9. prowadzenie postępowania oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawie świadczeń rodzinnych na podstawie zarządzenia Wójta Gminy Poczesna, 10. planowanie środków finansowych na świadczenia pomocy społecznej, świadczenia rodzinne, utrzymania systemu informatycznego, utrzymania i obsługi Ośrodka, 11. nadzorowanie realizacji zadań własnych gminy oraz zleconych, 12. wykonywanie innych zadań zastrzeżonych do kompetencji kierownika przepisami ustaw i uchwałami Rady Gminy oraz Zarządzeniami Wójta Gminy Poczesna, 13. sprawowanie nadzoru nad majątkiem Ośrodka, 14. ponoszenie odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków określonych ustawą o rachunkowości oraz ustawą o finansach publicznych. Kierownik powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości i wydawania dyspozycji środkami pieniężnymi Głównemu Księgowemu, 15. tworzenie warunków do realizowania przez Ośrodek zadań statutowych poprzez właściwe gospodarowanie środkami określonymi w planie finansowym Ośrodka i ponoszenie odpowiedzialności za ich prawidłowe funkcjonowanie, 16. realizowanie innych zadań z zakresu pomocy społecznej wynikających z rozeznanych potrzeb gminy w tym

3 3 tworzenie i realizacja programów osłonowych oraz realizacja zadań wynikających z rządowych programów pomocy społecznej, mających na celu ochronę poziomu życia osób, rodzin i grup społecznych, 17. współdziałanie z instytucjami, organizacjami społecznymi, związkami wyznaniowymi, stowarzyszeniami, fundacjami oraz zakładami pracy w celu realizacji zadań pomocy społecznej, 18. opracowywanie rocznych planów finansowych, 19. branie udziału w sesjach Rady oraz w Komisjach Rady właściwych ze względu na przedmiot posiedzenia, 20. rzetelne i terminowe opracowywanie materiałów przeznaczonych do rozpatrzenia przez Radę i jej organy, 21. opracowywanie projektów uchwał, wykonywanie uchwał Rady Gminy w zakresie pomocy społecznej, 22. przestrzeganie tajemnicy państwowej i służbowej, 23. prowadzenie spraw kadrowych pracowników Ośrodka, a w szczególności: a/ prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, b/ przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych, c/ zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Ośrodka jako pracodawcy, d/ przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy, e/ewidencja czasu pracy pracowników, f/ kompletowanie wniosków emerytalno rentowych, 24. prowadzenie rejestru skarg i wniosków, 25. prowadzenie rejestru kontroli, 26. prowadzenie dokumentacji związanej z organizacją Ośrodka, 27. ochrona danych osobowych. ROZDZIAŁ IV ZAKRES OBOWIĄZKÓW, UPRAWNIEŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI GŁÓWNEGO KSIĘGOWEGO 8. Główny księgowy realizuje zadania Ośrodka w zakresie : - racjonalnego gospodarowania środkami finansowymi przeznaczonymi na wykonanie zadań pomocy społecznej, - racjonalnego gospodarowania środkami finansowymi przeznaczonymi na utrzymanie ośrodka, - prowadzenia rachunkowości, - prowadzenia księgowości, - obliczania wynagrodzeń i potrąceń z płac pracowników, - sporządzania comiesięcznych raportów imiennych i deklaracji rozliczeniowych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, w stosunku do pracowników i świadczeniobiorców Ośrodka, - obliczania comiesięcznych deklaracji rozliczeniowych z Urzędem Skarbowym, - wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, - prowadzenia ewidencji składników majątkowych oraz spraw inwentaryzacyjnych, - sprawdzania dokumentów pod względem formalno-rachunkowym, - sporządzenia sprawozdań finansowych, - opracowywania wewnętrznych zarządzeń w sprawach prowadzenia rachunkowości, - opracowywania instrukcji i regulaminów dotyczących szczegółowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, - zorganizowanie sporządzania, przyjmowania, obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów w sposób umożliwiający właściwy przebieg operacji gospodarczych, - sporządzania projektów planów finansowych dotyczących opracowania projektu budżetu na każdy rok budżetowy w zakresie wydatków budżetowych oraz dokonywania zmian w zatwierdzonych planach finansowych w oparciu o uchwały Rady Gminy Poczesna lub zarządzeń Wójta Gminy w Poczesnej,

4 - sporządzania zbiorczych sprawozdań finansowych: miesięcznych, kwartalnych, rocznych oraz bilansu za rok obrotowy. 4 ROZDZIAŁ V 9. ZAKRES OBOWIĄZKÓW, UPRWANIEŃ I ODPOWIEDZIALNOŚCI KASJERA Kasjer realizuje zadania Ośrodka w zakresie: - dokonywania wypłat zasiłków, rachunków i innych należności, - sporządzania raportów kasowych, - podejmowania z banku gotówki na wypłaty należności, - zaopatrywania, wydawania i ewidencjonowania druków ścisłego zarachowania. ROZDZIAŁ VI PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY STANOWISKA PRACY Do zadań pracowników socjalnych należy : - rozpoznawanie i ustalanie potrzeb w zakresie pomocy społecznej ze szczególnym uwzględnieniem sytuacji osób i rodzin, które z powodu ubóstwa, sieroctwa, bezdomności, bezrobocia, niepełnosprawności, długotrwałej lub ciężkiej choroby, przemocy w rodzinie, potrzeby ochrony macierzyństwa lub wielodzietności, bezradności w sprawach opiekuńczo wychowawczych i prowadzenia gospodarstwa domowego, zwłaszcza w rodzinach niepełnych lub wielodzietnych, braku umiejętności w przystosowaniu do życia młodzieży opuszczającej placówki opiekuńczo wychowawcze, trudności w przystosowaniu do życia po opuszczeniu zakładu karnego, alkoholizmu lub narkomanii, zdarzenia losowego lub sytuacji kryzysowej, klęski żywiołowej lub ekologiczne, znalazły się w trudnej sytuacji życiowej, - organizowanie i prowadzenie pracy socjalnej świadczonej na rzecz funkcjonowania osób i rodzin w ich środowisku społecznym, - sporządzanie rodzinnego wywiadu środowiskowego w celu ustalenia sytuacji osobistej, rodzinnej, dochodowej i majątkowej osób i rodzin, - ustalanie i zawieranie kontraktów socjalnych, - współpraca z organizacjami społecznymi i pozarządowymi, kościołem rzymskokatolickim, i innymi kościołami, związkami wyznaniowymi oraz osobami fizycznymi i prawnymi, - współdziałania z innymi instytucjami i placówkami w interesie klienta Ośrodka, - wypracowanie sposobu współdziałania z poszczególnymi kategoriami i grupami społecznymi w obrębie poszczególnych rejonów, - ustalania indywidualnych planów pomocy na rzecz osób i rodzin oraz czuwania nad ich realizacją, - wydawanie zaświadczeń wchodzących w zakres działania GOPS, - kontrolowanie prawidłowości wykonywanych usług opiekuńczych w domu klienta, zgodnie z zarządzeniem kierownika GOPS dot. sprawowania usług opiekuńczych, specjalistycznych usług opiekuńczych, - poradnictwo specjalistyczne, w szczególności prawne, psychologiczne i rodzinne, świadczone osobom i rodzinom, które mają trudności lub wykazują potrzebę wsparcia w rozwiązywaniu problemów życiowych, bez względu na podany dochód, - poradnictwo rodzinne obejmuje szeroko rozumiane problemy funkcjonowania rodziny, w tym problemy

5 5 wychowawcze w rodzinach naturalnych i zastępczych oraz problemy opieki nad osobą niepełnosprawną, - realizacji innych zadań w zakresie pomocy społecznej wynikających z rozeznanych potrzeb gminy, - udzielanie zainteresowanym osobom pełnej informacji o przysługujących im świadczeniach i dostępnych formach pomocy, - zachowanie w tajemnicy informacji uzyskanych w toku czynności zawodowych, chyba że działa to przeciwko dobru osoby lub rodziny, także po ustaniu zatrudnienia, - przestrzeganie terminów i podddawanie się obowiązkowym okresowym badaniom lekarskim, - podnoszenie swoich kwalifikacji zawodowych, - wykonywanie innych poleceń służbowych Kierownika Ośrodka, ROZDZIAŁ VI ZAKRES OBOWIĄZKÓW STANOWISKA DS. ŚWIADCZEŃ RODZINNYCH Do zadań stanowiska ds. świadczeń rodzinnych należy: - udzielanie informacji o przysługujących świadczeniach wszystkim osobom zainteresowanym przyznaniem świadczenia rodzinnego, - przyjmowanie wniosków w sprawie przyznawania świadczeń rodzinnych i opiekuńczych - prowadzenie rejestrów wniosków w systemie informatycznym, - prowadzenie rejestrów świadczeniobiorców w systemie informatycznym, - sprawdzanie prawidłowości wypełnionego wniosku oraz załączonych do niego dokumentów, - występowanie z pisemnymi wnioskami o udzielenie informacji niezbędnych do przyznania świadczenia rodzinnego do odpowiednich instytucji w imieniu osoby zainteresowanej i za jej zgodą, - tworzenie bazy danych na podstawie zebranych wniosków, - przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych z zakresu przyznawanych świadczeń rodzinnych, - przygotowywanie list wypłat i przekazów świadczeń rodzinnych, - wykonywanie czynności technicznych związanych z realizacją świadczeń rodzinnych, - prowadzenie rejestrów wydanych decyzji administracyjnych, - prowadzenie rejestru list wypłat i przekazów, - przygotowywanie meldunków, informacji i sprawozdań z wykonanej pracy, - bezwzględne przestrzeganie przepisów ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz przepisów wykonawczych do ustawy, - wykonywanie innych poleceń służbowych Kierownika Ośrodka. ROZDZIAŁ VII ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI 12. Kierownik Ośrodka podpisuje: 1. Zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne. 2. Korespondencje kierowaną do administracji rządowej i samorządowej. 3. Odpowiedzi na wnioski i skargi dotyczące pracowników Ośrodka. 4. Decyzje administracyjne z zakresu zadań własnych i zleconych wydawane na podstawie upoważnienia udzielonego przez Wójta Gminy Poczesna z zakresu pomocy społecznej i świadczeń rodzinnych. 5. W razie nieobecności kierownika decyzje administracyjne z upoważnienia Wójta gminy Poczesna z zakresu

6 6 pomocy społecznej i świadczeń rodzinnych wydaje i podpisuje osoba przez niego upoważniona na wniosek Kierownika Ośrodka. 13 Główny księgowy podpisuje: 1. Sprawozdania zbiorcze finansowe: miesięczne, kwartalne roczne. 2. Dokumenty księgowe pod względem formalno rachunkowym. 3. Dokumenty związane z wykonywaniem dyspozycji środkami pieniężnymi. 14 Pracownicy socjalni podpisują: 1. Wywiady środowiskowe, alimentacyjne, kontrolne i dokumentację dot. świadczeń pomocy społecznej zgodnie z podziałem zadań określonych w zakresach czynności. 2. Pisma dot. współpracy z innymi instytucjami oraz ośrodkami pomocy społecznej w sprawach osób i rodzin. 15 Pracownik ds. świadczeń rodzinnych podpisuje: 1. Korespondencję w indywidualnych sprawach osób i rodzin w zakresie udzielania świadczeń rodzinnych i opiekuńczych. 2. Korespondencję w indywidualnych sprawach osób i rodzin dot. współpracy z instytucjami i zakładami pracy. 16 Pracownicy przygotowujący projekty pism parafują je swoim podpisem umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony. 17 Kierownik może upoważnić pracowników do podpisywania korespondencji dotyczącej spraw pozostających w zakresie działania stanowiska. ROZDZIAŁ VIII OGÓLNE ZASADY ORGANIZACJI KONTROLI W OŚRODKU Kontrolę wewnętrzną w Ośrodku sprawuje Kierownik. 2. Kierownik prowadzi centralny rejestr kontroli przeprowadzonych w Ośrodku przez organy kontroli państwowej, administracji rządowej w ramach zadań zleconych i powierzonych oraz inne organy zewnętrzne (książka kontoli). 3. nadzór nad przebiegiem realizacji wydanych przez te organy zaleceń pokontrolnych sprawuje kierownik. 4. Zbiorową dokumentację kontroli zewnętrznych prowadzi kierownik. Obejmuje ona protokoły z kontroli, wystąpienia pokontrolne oraz korespondencję związaną z wykonywaniem zaleceń pokontrolnych. ROZDZIAŁ VIX ZAMAWIANIE, PRZECHOWYWANIE, UŻYWANIE PIECZĘCI Wzory zamawianych dla potrzeb Ośrodka pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu powinny być zgodne ze wzorami określonymi w instrukcji kancelaryjnej oraz stanem organizacji Ośrodka ustalonym w niniejszym regulaminie. 2. Wzór i używanie pieczęci określają odrębne przepisy Czynności związane z zamawianiem, ewidencją, wydawaniem i wycofywaniem z użytku pieczęci wykonuje główny księgowy.

7 7 2. Wnioski pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy o wykonanie nowych pieczęci pod względem zgodności z instrukcją kancelaryjną i stanem organizacyjnym Ośrodka opisuje i akceptuje Kierownik Wydawanie wykonywanych pieczęci przez głównego księgowego odbywa się za pokwitowaniem. 2. Główny księgowy prowadzi ewidencję pieczęci według układu uwzględniającego: - odcisk pieczęci, - imię i nazwisko pracownika, u którego pieczęć się znajduje, - datę wydania pieczęci, - datę zwrotu po zużyciu, zdezaktualizowaniu, - datę komisyjnego zniszczenia. 3. Przekazywanie pieczęci nowemu pracownikowi w ramach zmian personalnych na danym stanowisku pracy powinno odbywać się za protokołem zdawczo odbiorczym i zgłoszeniem tego faktu do odnotowania w ewidencji o której mowa w punkcie 2 4. Pieczęcie do podpisu, z chwilą zmiany stanowiska pracy przez pracownika lub rozwiązania stosunku pracy, winny być zwrócone głównemu księgowemu. 5. Pieczęcie wycofane z użycia powinny być protokolarnie zniszczone przez powołaną w tym celu komisję. Komisje taką powołuje Kierownik Nadzór nad prawidłowym zabezpieczeniem i używaniem pieczęci należy do Kierownika. 2. Odpowiedzialność za właściwe przechowywanie pieczęci oraz zabezpieczenie ich przed kradzieżą ponoszą pracownicy, którym zostały one powierzone. 3. Fakt zaginięcia lub zagubienia pieczęci należy bezzwłocznie zgłosić Kierownikowi, który zarządza postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia okoliczności utraty pieczęci przez pracownika i innego niedochowania należytego jej zabezpieczenia i zawiadomienia zainteresowany organ o zaginięciu lub zniszczeniu pieczęci. ROZDZIAŁ X ZASADY POSTĘPOWANIA ZE SPRAWAMI WPŁYWAJĄCYMI DO OŚRODKA Sprawy wniesione przez mieszkańców, pracowników socjalnych oraz różne instytucje społeczne są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw prowadzonych przez Ośrodek. 2. Indywidualne sprawy mieszkańców załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego oraz przepisach szczegółowych. 3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie spraw ponosi Kierownik Ośrodka oraz pracownicy socjalni zgodnie z ustalonymi zakresami czynności, obowiązków i odpowiedzialności. ROZDZIAŁ XI POSTANOWIENIA KOŃCOWE We wszystkich sprawach nie uregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie odpowiednio obowiązujące przepisy prawa. 2. Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Poczesnej wchodzi w życie po upływie 14 dni od jego ogłoszenia.

8 8