REGULAMIN ORGANIZACYJNY

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 148/2005 Wójta Gminy Laskowa z dnia 30 grudnia 2005 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Laskowej I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Regulamin organizacyjny zwany dalej regulaminem : określa; 1 A/ zasady kierowania pracą jednostki organizacyjnej B/ wewnętrzną strukturę organizacyjną jednostki C/ zakres działania poszczególnych stanowisk pracy D/ czas pracy E/ sprawy pracownicze F/ obieg korespondencji G/ schemat organizacyjny H/ ustalenia końcowe 2. Postanowienia regulaminu odnoszą się do wszystkich pracowników realizujących zadania własne gminy, zlecone ustawami oraz powierzone gminie. Ośrodek realizuje zadania: A/ własne gminy wynikające z ustawy o pomocy społecznej, Statutu, Uchwał Rady, Zarządzeń Wójta Gminy. B/ zlecone ustawami przez organ administracji rządowej C/ wynikające z przepisów szczegółowych Ośrodek jest samodzielną jednostką organizacyjną Urzędu Gminy Laskowa. Siedzibą są pomieszczenia w budynku Urzędu Gminy Laskowa

2 II. ZASADY KIEROWANIA PRACA JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ Rozdział I Zasady ogólne 5 Do wykonania zadań Ośrodek tworzy samodzielne stanowiska pracy do których należą zadania określone w zakresie czynności. Rozdział II ZASADY WYKONYWANIA FUNKCJI KIEROWNICZEJ 6 1. Kierownik kieruje działalnością i organizuje pracę Ośrodka na zasadzie jednoosobowego kierownictwa. 2. Bezpośrednim przełożonym kierownika GOPS jest Wójt Gminy Laskowa. 3. Jeżeli kierownik nie pełni obowiązków powodu urlopu, choroby lub innych przyczyn, zastępstwo pełni upoważniony przez kierownika pracownik, a z braku takiego upoważnienia najstarszy stażem obecny w pracy pracownik jednostki. 4. W czasie nieobecności w pracy kierownika decyzje administracyjne podpisuje Wójt Gminy lub upoważniony do tego przez Wójta Gminy pracownik Ośrodka na pisemny wniosek złożony przez kierownika GOPS. Rozdział III ZADANIA I KOMPETENCJE KIEROWNIKA OŚRODKA 7 Do zadań kierownika GOPS należy: 1. Wydawanie decyzji mających na celu zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Ośrodka. 2. Prowadzenie gospodarski kadrowej i funduszu pracy. 3. Koordynacja i nadzór nad pracą poszczególnych stanowisk pracy w zakresie organizacji pracy. 4. Opracowywanie zakresów czynności dla poszczególnych stanowisk. 5. Nadzór nad prawidłowym i terminowym wykorzystywaniem urlopów wypoczynkowych przez pracowników. 2

3 6. Opracowanie projektów aktów normatywnych regulujących działalność Ośrodka /Statut, Regulamin organizacyjny, Regulamin wynagradzania itp./ 7. Przeprowadzanie kontroli wewnętrznej w zakresie funkcjonowania Ośrodka pod względem organizacji, dyscypliny pracy, terminowości załatwiania spraw. 8. Koordynacja organizacji szkoleń i narad pracowników. 9. Prowadzenie rejestru zarządzeń wydawanych przez kierownika GOPS. 10. Analiza absencji chorobowej i prowadzenia rejestru w tym zakresie. 11. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków. 12. Prowadzenie rejestru pism przychodzących, rozdzielanie korespondencji na poszczególne stanowiska pracy, odpisywanie na pisma dotyczące zadań kierownika GOPS. 13. Przygotowanie projektu uchwał, zarządzeń w zakresie powierzonych zadań. 14. Opracowanie decyzji administracyjnych. 15. Podejmowanie i podpisywanie decyzji administracyjnych granicach udzielonego przez Wójta Gminy upoważnienia. 16. Sporządzanie planu pracy GOPS. 17. Ocena problemów społecznych gminy i przedstawienie propozycji ich rozwiązania odpowiednim organom. 18. Przedstawienie Radzie Gminy oraz Wójtowi sprawozdań i informacji z zakresu działalności GOPS. 19. Sporządzanie sprawozdań z zakresu pomocy społecznej zgodnie z obowiązującymi przepisami i wyznaczonymi terminami. 20. Pomoc w rozwiązywaniu trudnych problemów klientów Ośrodka. 21. Współpraca z Urzędem Gminy, Powiatowym Urzędem Pracy, Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie, Małopolskim Urzędem Wojewódzkim, Regionalnym Ośrodkiem Polityki Społecznej i innymi instytucjami, organizacjami społecznymi w zakresie pomocy społecznej. 22. Wydawanie niezbędnych zaświadczeń, 23. Nadzorowanie stosowania ustaw o ochronie danych osobowych i informacji niejawnych. Rozdział IV WEWNĘTRZNA STRUKTURA ORGANIZACYJNA JEDNOSTKI W Ośrodku tworzy się następujące samodzielne stanowiska pracy. 1. Kierownik 2. Główny księgowy 3. Specjalista pracy socjalnej 4. Starszy pracownik socjalny 5. Pracownik socjalny 6. Aspirant pracy socjalnej 7. Opiekun 8. Referent 8 9 3

4 Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Laskowej zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. Rozdział V ZAKRES DZIAŁANIA POSZCZEGÓLNYCH STANOWISK PRACY 10 Do zadań głównego księgowego należy: 1. Kontrola dokumentów księgowych zakresie formalnym, rachunkowym i pod kątem zgodności z planem. 2. Dokonywanie dekretacji dowodów księgowych. 3. Prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej operacji gospodarczych na kontach bilansowych GOPS. 4. Prowadzenie inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald i drogą weryfikacji sald składników aktywów i pasywów nie objętych spisem z natury. 5. Rozliczanie inwentaryzacji składników majątku w części dotyczącej księgowego ujęcia wyników. 6. Prowadzenie ksiąg inwentarzowych środków trwałych, wartości niematerialnie prawnych, wyposażenia w użytkowaniu i kartotek materiałowych. 7. Dokonywanie aktualizacji środków trwałych, wartości niematerialnych prawnych, wyposażenia oraz materiałów nie objętych ewidencją księgową. 8. Dokonywanie naliczania amortyzacji środków trwałych. 9. Sporządzeni sprawozdań trwałych zakresu wydatków budżetowych jednostek bilansów jednostki. 10. Przygotowywanie projektów budżetu oraz zmiany w budżecie GOPS w zakresie wydatków budżetowych określonych w ustawie o rachunkowości i ustawie o finansach publicznych. 11. Prowadzenie ewidencji i rozliczania rachunków bezgotówkowych oraz dokonywanie przelewów. 12. Przygotowywanie rachunków do wypłaty, sprawdzanie pod względem formalnym o rachunkowym. 13. Czuwanie nad terminami rozliczania zaliczek jednorazowych oraz ich rozliczanie. 14. Sporządzenie list płac, dokonywanie rozliczeń wynagrodzeń, przelewów dokumentów bankowych na podejmowanie środków pieniężnych w zakresie wynagradzania. 15. Prowadzenie całości spraw związanych z rozliczaniem podatku dochodowego od osób fizycznych. 16. Prowadzenie ewidencji wynagrodzeń. 17. Prowadzenie całości spraw związanych z wypłatami i rozliczaniem świadczeń z funduszu zakładu ubezpieczeniem społecznych. 18. Sporządzenie wniosków emerytalno rentowych pracowników, 19. Wystawianie legitymacji ubezpieczeniowych pracownikom. 20. Organizowanie i prowadzenie rachunkowości budżetowej i finansowo księgowej jednostki. 21. Opracowanie i aktualizowanie wewnętrznych przepisów wynikających z ustawy o rachunkowości i finansach publicznych. 4

5 22. Dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych finansowych planem finansowym. 23. Dokonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi. 24. Dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych finansowych. 25. Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli dokumentów jest podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. 26. Zatwierdzenie do wpłaty dokumentów poprzez złożenie podpisu, podpisywanie czeku i polecenie przelewu. 27. Opracowanie innych informacji z zakresu finansów dla potrzeb kierownika GOPS, Skarbnika Gminy, Wójta Gminy, Rady Gminy, Komisji Rady oraz innych. 28. Prowadzenie spraw osobistych pracowników GOPS. 29. Prowadzenie ewidencji osobowej: rejestr pracowników, urlopów, szkoleń, rocznych kart obecności w pracy, kart czasu pracy pracowników. 30. Opracowanie sprawozdań statystycznych w zakresie kadr. 31. realizacja ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 32. przygotowanie i przekazywanie akt do archiwum zakładowego zgodnie z przepisami w tym zakresie. 33. Wykonywanie zadań kontroli wewnętrznej stosowania do zakresu działania. 34. Wykonywanie innych zadań zleconych przez kierownika GOPS. 11 Do zadań pracowników socjalnych należy: I. prowadzenie spraw z zakresy pomocy społecznej: 1. Realizacja zadań zawartych w ustawie o pomocy społecznej z dnia 12 marca 2004 r. /Dz.U.Nr 64 poz. 593 z póź. zm./ oraz innych ustawach dotyczących pomocy społecznej: rozpoznawanie i diagnozowanie socjalnych potrzeb mieszkańców w swoim rejonie działania przy wykorzystaniu wszelkich informacji uzyskanych od ubiegających się o świadczenia, społeczności lokalnej oraz organizacji społecznych i instytucji, sporządzenie z własnego rejonu działania indywidualnych planów zaspokajania potrzeb w oparciu o sporządzone wywiady środowiskowe, kompletowanie i prowadzenie dokumentacji wymaganej do przyznania świadczeń pomocy społecznej, sporządzanie wywiadów środowiskowych na wniosek innych Ośrodków Pomocy Społecznej, Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie oraz innych instytucji, współpraca z Urzędem Gminy, instytucjami, organizacjami społecznymi, charytatywnymi, kościołem Katolickim, zakładami pracy chronionej w celu realizacji zadań pomocy społecznej, dokonywanie zakupów wspólnie z klientami pomocy społecznej pomoc w naturze, 5

6 współpraca z stanowiskami pozostałych pracowników oraz Kierownikiem Ośrodka w szczególności w zakresie pomocy przy opracowywaniu kwartalnych, półrocznych i rocznych sprawozdań oraz planów potrzeb, prowadzenie dokumentacji pism wpływających i wychodzących na zasadach zawartych w regulaminie organizacyjnym, odpisywanie na pisma zgodnie z obowiązującym terminem. 2. Realizacja ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych /Dz. U. Nr 133 z póź. zm./ 3. Wykonywanie zadań kontroli wewnętrznej stosownie do zakresu działania 12 (1 i 2 ). 4. Przetwarzanie danych z zakresu pomocy społecznej w formie elektronicznej przy zastosowaniu systemu informatycznego POMOST: administrowanie systemu SI Pomost, wprowadzanie danych na podstawie kompletnych wniosków /wywiad środowiskowy/, archiwizacja danych, sprawozdawczość tym zakresie. 5. realizacja ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych /Dz. U. Nr 133 z późn. zm./. II. Inne zadania do wykonania przez pracowników socjalnych i aspiranta pracy socjalnej określone w zakresach czynności: 1. Sporządzanie list płatniczych świadczeniobiorców zakresu pomocy społecznej. 2. Sporządzanie wykazów dotyczących wysokości składek zdrowotnych emerytalno rentowych dla świadczeniobiorców. 3. Prowadzenie spraw związanych z usługami opiekuńczymi: wypisywanie kart pracy, ustalanie zastępstw, kontrola pracy opiekunek, odwiedziny u podopiecznych, comiesięczna narada dla opiekunek, naliczanie odpłatności za usługi opiekuńcze, prowadzenie teczek dla podopiecznych. 4. Przygotowanie i przekazywanie akt do archiwum zakładowego z przepisami w tym zakresie. 5. Potwierdzenie zgodności odpisów i kserokopii. 6. Wydawanie pracownikom należnego sprzętu ochrony osobistej oraz odzieży roboczej zgodnie z tabelami norm oraz dokumentowanie. 7. Naliczanie ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej raz na kwartał i sporządzanie listy wypłat. 8. Organizowanie badań okresowych pracownikom zatrudnionym, a przed przyjęciem do pracy kierowanie na badania wstępne. 9. Wydawanie środków czystości pracownikom 10. Utrzymanie czystości w pomieszczeniach Ośrodka 6

7 12 Do zadań referenta należy: 1. Realizacja całości zadań zawartych w ustawie z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych /Dz.U. Nr 223 poz z późn. zm./ oraz ustawie z dnia 22 kwietnia 2005 roku o postępowaniu wobec dłużników alimentacyjnych oraz zaliczce alimentacyjnej / Dz.U. Nr 86 poz. 732 z póź. zm./ przyjmowanie wniosków sprawdzanie pod względem kompletu dokumentów, realizowanie wniosków, prowadzenie postępowania administracyjnego zakresie świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej, przygotowywanie wniosków do wydawania decyzji administracyjnych wraz z projektem decyzji administracyjnej, prowadzenie odpowiednich dokumentacji oraz teczek ubiegających się o świadczenia rodzinne i zaliczkę alimentacyjną, wprowadzanie danych z zakresu świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnej w formie elektronicznej, sprawozdawczość w tym zakresie, sporządzanie list płatniczych oraz przelewów, współpraca z komornikami w zakresie wymiany informacji o dłużnikach alimentacyjnych 2. Wykonywanie zadań kontroli wewnętrznej stosowanie do zakresu działania. 3. Potwierdzanie zgodności odpisów i kserokopii. 13 Do zadań opiekunek należy: 1. Wykonywanie czynności pielęgnacyjnych, opiekuńczych i gospodarczych osób, którym przyznano decyzja administracyjną usługi opiekuńcze. 2. Wypełnianie na bieżąco kart pracy. 3. Uczestnictwo w naradach szkoleniowych organizowanych przez Ośrodek. 4. Utrzymywanie kontaktu z rodziną podopiecznego celu pomocy w rozwiązywaniu ich problemów życiowych. 5. Współpraca z lekarzem, pielęgniarką środowiskową w celu zapewnienia odpowiedniej opieki zdrowotnej. 7

8 Rozdział VI V. CZAS PRACY Czas pracy pracowników samorządowych nie może przekraczać 40 godzin tygodniowo i 8 miu godzin na dobę. 2. Ośrodek czynny jest w takich godzinach jak Urząd Gminy w Laskowej. 3. Godziny pracy ustala Wójt Gminy zarządzeniem. 4. Opiekun zatrudniony w sobotę, niedziele lub inny dzień świąteczny ma zapewniony dzień wolny w tygodniu zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem. 5. Listą obecności opiekuna jest karta pracy u podopiecznego, gdzie godziny pracy potwierdza podopieczny, opiekun natomiast swoją obecność potwierdza na końcu karty. Rozdział VII VII. SPRAWY PRACOWNICZE Pracownikowi socjalnemu zatrudnionemu w Ośrodku Pomocy Społecznej, do którego obowiązków należy praca socjalna oraz przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych, jeżeli przepracował nie przerwanie i faktycznie co najmniej 5 lat, przysługuje raz na dwa lata dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych. 2. Urlop dodatkowy przysługuje raz na dwa lata 10 dni należy wykorzystać w następujący sposób : 5 dni w pierwszym roku i 5 dni w drugim roku. 3. Pracownikom Ośrodka przysługują środki ochrony indywidualnej oraz odzież ochronna i robocza. 4. Zasady przydzielania pracownikom odzieży roboczej i ochronnej, środków ochrony indywidualnej oraz norm przydziału i zużycia określa Regulamin Pracy. 8

9 Rozdział VIII VII. OBIEG KORESPONDENCJI Przy załatwieniu spraw w Ośrodku stosuje się Kodeks Postępowania Administracyjnego. 2. Czynności kancelaryjne regulowane są odrębnymi przepisami /instrukcja kancelaryjna/. 3. Korespondencja wpływająca do Ośrodka jest rejestrowana przez Kierownika w dzienniku podawczym i kierowana na poszczególne stanowiska pracy. 4. Pracownicy po załatwieniu sprawy przekazują odpowiedź na piśmie lub przedkładają pismo do podpisu czy akceptacji Kierownika. 5. Po zakończeniu sprawy korespondencja przechowywana jest w teczkach rzeczowych prowadzonych przez Kierownika.. 6. Obieg dokumentów finansowych odbywa się zgodnie z Instrukcja obiegu dokumentów. 7. Ośrodek prowadzi rejestr druków ścisłego zarachowania /pieczęci, czeków, druków/. Rozdział IX VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Pracownicy zatrudnieni w Ośrodku mogą przebywać w pomieszczeniach biurowych poza normalnymi godzinami pracy tylko za zgoda Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. 2. Wprowadzenie przez pracowników po godzinach służbowych na terenie Urzędu Gminy osób innych niezatrudnionych jest zabronione. 3. Wynoszenie przez pracowników jakichkolwiek przedmiotów stanowiących własność Ośrodka jest zabronione. Jednak w szczególnie uzasadnionych sytuacjach jest dopuszczalne na pisemny wniosek pracownika po zatwierdzeniu przez Kierownika Regulamin organizacyjny oraz wszystkie zmiany wprowadzane są Zarządzeniem Wójta. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązujące. 9