Fax Serwer. Instrukcja obsługi

Transkrypt

1 Fax Serwer Instrukcja obsługi

2 Spis treści 1. Co to jest FaxSerwer? Funkcjonalności Struktura uprawnień Użytkownicy Biura Jak to zrobić: Logowanie Administrator zakładanie biura Administrator przypisywanie numerów do biura Administrator usuwanie numerów przypiętych do biura Użytkownicy zarządzanie użytkownikami Użytkownicy Wysyłanie Faksów Numery wewnętrzne

3 1. Co to jest FaxSerwer? Fax serwer jest platformą służącą do wysyłania oraz odbierania faksów beż użycia klasycznego urządzenia faksowego. W ramach usługi klient otrzymuje swój własny numer faksu, w jednej ze stref numeracyjnych. Użytkownik usługi przypisuje do numeru swój adres , i od tego momentu każdy faks wysłany na ten numer, automatycznie zostaje przesłany do w/w adres mailowy w postaci załącznika w formacie PDF. faks wysłany na nr odbiorcy usług Fax Mail wysłanie maila z załącznikiem w którym jest treść faksu wydruk faksu klient odbiera maila W przypadku gdy użytkownik chciałby wysłać faks, należy przygotować jego treść w sposób analogiczny jak wysyła się maile z Internetu, poprzez przeglądarkę internetową, z tą różnicą że zamiast adresu mailowego odbiorcy wpisuje się telefoniczny numer faksu odbiorcy. Tak przygotowana treść zamieniana jest na format faksu i wysyłana do odbiorcy. Wysyłając faks, użytkownik może dołączyć załączniki w popularnych formatach (.txt..doc.xls) Fax Serwer nr odbiorcy

4 2. Funkcjonalności. Ilość wysyłanych faksów Cena wysyłanych faksów Cena odbieranych faksów Czas przechowywania nie odczytanych faksów w platformie Czas przechowywania przeczytanych faksów w platformie Formaty plików które mogą być załącznikami Maksymalny rozmiar załączników Bez ograniczeń Koszt wysłania faksu jest uzależniony od czasu wysyłania faksu. Czas ten zależy od liczby wysyłanych stron (im więcej stron tym dłużej) oraz od prędkości jaką wynegocjują urządzenia wysyłające i odbierające. Abonent usługi jest ratyfikowany za w/w czas zgodnie z taryfą telefoniczną w której nabył usługę. Bezpłatnie 14 dni 14 dni.doc Word.xls Excel.txt plik tekstowy.pdf dokument Adobe.jpg plik graficzny.gif plik graficzny.tiff plik graficzny 500 KB Liczba załączników Max. 2 Masowe wysyłanie faksów Możliwość zdefiniowania godziny o której ma być wysłany faks Możliwość definiowania numerów wewnętrznych Tak Tak Tak 4

5 3. Struktura uprawnień. Struktura użytkowników oraz biur została tak zaprojektowana aby można było korzystać i zarządzać usługą zarówno przez firmę jednoosobową, jak również wielo osobową oraz wielo oddziałową. Po aktywowaniu usługi z przynajmniej jednym numerem, klient ma dostęp do platformy faksowej z poziomu jako Administrator. Aby rozpocząć pracę należy założyć przynajmniej jedno biuro, użytkownika (zarządzającego biurem) oraz przypisać posiadany numer faksu do nowotworzonego biura. Od tego momentu logując się jako zarządzający biurem, klient ma dostęp do platformy faksowej w nowotworzonym biurze. 3.1 Użytkownicy Administrator Zarządzający biurem Użytkownik Logowanie Poprzez www. netiaonline.pl faxserwer.netia.pl faxserwer.netia.pl Uprawnienia - zakładanie biur - zakładanie użytkowników - przydzielanie numerów do biura - nadawanie uprawnień użytkownikom - zakładanie użytkowników - nadawanie uprawnień użytkownikom - odbieranie / wysyłanie faksów - odbieranie / wysyłanie faksów Liczba użytkowników 1 Minimum jeden na biuro Bez ograniczeń 5

6 Biuro A Biuro B Użytkownik Zarządzający biurem Zarządzający biurem Użytkownik Administrator Biuro C Biuro D Użytkownik Zarządzający biurem Zarządzający biurem Użytkownik 3.2 Biura usługa po uruchomieniu nie ma skonfigurowanego żadnego biura, aby rozpocząć pracę, należy założyć przynajmniej jedno biuro pierwszy założony użytkownik w danym biurze jest równocześnie jego zarządcą, zarządca może zakładać kolejnych użytkowników w swoim biurze do biura można przypisać jeden lub więcej posiadanych numerów faksu, przykładowo można stworzyć kilka biur dla różnych lokalizacji i każdemu biuru można przypisać nr faksu z innej strefy numeracyjnej kasując biuro kasuje się wszystkich użytkowników biura oraz powoduję odpięcie wszystkich numerów przypisanych do biura (podczas kasowania biura, jesteśmy proszeni o dodatkowe potwierdzenie) 6

7 4. Jak to zrobić: 4.1. Logowanie Logowanie jako administrator: Należy wejść na stronę (NoL) Następnie logujemy się używając numeru konta klienta w systemie Netii oraz Pinu który został zaproponowany przez klienta podczas podpisywania umowy: Jeśli klient nie pamięta lub nie zna swojego numeru konta, to jest on dostępny na fakturze za usługi telekomunikacyjne Netii. Numer oraz PIN można także uzyskać dzwoniąc na infolinię Netii pod numerem Po zalogowaniu do NoL należy z menu po lewej stronie wybrać: Usługi 7

8 Z listy usług należy wybrać Usługa FaxSerwer klikając na linku Więcej W kolejnym kroku będziemy mieli dostępny ekran ze wszystkimi aktywowanymi kontami usługi FaxSerwer. Z tego poziomu można: zmienić hasło dla głównego administratora usługi Z klawisz Zmień przejść do zarządzania usługą Z klawisz Otwórz zamówić dodatkowe konta usługi FaxSerwer (dodatkowe numery) Z klawisz Zamów Aby rozpocząć korzystanie z usługi należy nacisnąć klawisz Otwórz 8

9 Po zalogowaniu na ekranie głównym będziemy mieli dostęp do listy dostępnych numerów faksowych. A po lewej stronie menu pozwalające zarządzać usługą: Logowanie jako Zarządzający biurem lub zwykły Użytkownik: Należy wejść na stronę: W polach logowania należy wpisać: login stworzony przez Administratora lub Zarządzającego biurem nazwę firmy jaką wpisał Administrator podczas zakładania pierwszego biura hasło użytkownika Dodanie w formularzu logowania nazwy firmy pozwala na niedublowanie się nazw użytkowników w poszczególnych firmach. 9

10 Podczas logowania można uniknąć każdorazowego wpisywania nazwy firmy, o ile użytkownicy będą używali strony logowania w następującej postaci zamiast Ekran logowania będzie wtedy wyglądał następująco Zarządzający biurem po zalogowaniu ma dostęp do następującego Menu: Menu dla zwykłego Użytkownika jest bardzo podobne jest ono uboższe o możliwość zarządzania biurem, i wygląda następująco: 10

11 4.2. Administrator zakładanie biura Administrator może założyć biuro wybierając z menu Utwórz biuro Menu Z Utwórz biuro Po potwierdzeniu mamy wyświetlane informacje o biurze: liczba i lista użytkowników w danym biurze lista numerów przypisanych do biura 11

12 Z poziomu biura możemy także przypisywać kolejne numery które są wykupione w ramach usługi oraz dodawać nowych użytkowników do biura. 12

13 4.3. Administrator przypisywanie numerów do biura Przypisanie numeru do biura można zrobić z kilku poziomów: podczas zakładania biura wybieramy wolny numer faksu patrz punkt Administrator zakładanie biura podczas edycji Biura menu Z lista biur Z należy wybrać z tabelki biuro podczas zarządzania numerami menu Z Lista numerów Z należy wybrać nieprzypisany do żadnego biura numer Z Przypisz do biura 13

14 4.4. Administrator usuwanie numerów przypiętych do biura W przypadku gdy chcemy zlikwidować jakieś biuro lub wykorzystać numer z danego biura w innym biurze należy odpiąć od biura istniejący numer. W tym celu należy z Menu głównego wybrać Lista numerów W kolejnym kroku należy odpiąć numer od biura do którego jest aktualnie przypięty. 14

15 4.5. Użytkownicy zarządzanie użytkownikami Dodawanie, kasowanie oraz zmiana uprawnień dla użytkowników może być realizowana tylko z uprawnieniami Zarządcy biura. Po zalogowaniu należy wybrać z Menu zakładkę Dane Biura Po wybraniu tej opcji mamy możliwość: dodania nowego użytkownika zmiany nazwy biura przejście bezpośrednio do zarządzania użytkownikiem klikając na nazwie użytkownika 15

16 przejście bezpośrednio do zarządzania numerami klikając na jednym z przypisanych do biura numerów Każdy użytkownik może mieć nadane następujące uprawnienia: - wysyłanie faksów z danego numeru - odbieranie faksów z danego numeru Aby zmienić te uprawnienia należy wejść do zakładki Dane użytkowników w Menu lub Dane biura i wybrać użytkownika któremu chcemy zmienić uprawnienia. 16

17 4.6. Użytkownicy wysyłanie faksów Aby wysłać faks należy zalogować się jako Zarządzający biurem lub zwykły użytkownik. Po zalogowaniu należy wybrać z menu Wyślij fax Następnie należy wpisać w kolejnych polach formularza: numer odbiorcy (można podać kilka numerów rozdzielonych przecinkami) temat wiadomości treść wiadomości, podczas wpisywania treści wiadomości można wklejać całe bloki tekstu z Worda, ale w tym celu należy używać ikonki 17

18 Podczas przygotowywania wiadomości można także dodać załącznik oraz ustalić godzinę wysyłania faksu. Ponieważ podczas wysyłania może się okazać że numer odbiorcy jest zajęty, lub niedostępny to system będzie kilkakrotnie próbował wysyłać faks, liczbę tę można także zdefiniować podczas wysyłania faksu. 18

19 UWAGA: NIEUDANE PRÓBY WYSYŁANIA FAKSU NA NUMERU KTÓRE NIE SĄ FAKSAMI A ZOSTANĄ ODEBRANE PRZEZ ODBIORCĘ SĄ TARYFIKOWANE TAK SAMO JAK W SYTUACJI GDY CHCEMY WYSŁAĆ KLASYCZNY FAKS NA NUMER NIE BĘDĄCY NUMEREM DO KTÓREGO PODŁĄCZONY JEST FAKS. Wszystkie wiadomości wysyłane i otrzymane na dany numer faksowy są dostępne odpowiednio w zakładkach Skrzynka odbiorcza oraz Wysłane Numery wewnętrzne W ramach usługi została wprowadzona funkcjonalność numerów wewnętrznych. Polega ona na możliwości dodawania krótkich czterocyfrowych numerów wewnętrznych dla każdego posiadanego numeru faksowego. Dodawanie numerów wewnętrznych jest bezpłatne i pozwala np. na udostępnienie każdemu pracownikowi jego własnego numeru wewnętrznego. Każdy klient podczas wysyłania faksu wysyła go z numeru głównego. Wysyłając faks na numer skrócony osoba wysyłająca po wpisaniu numeru odbiorcy jest proszona poprzez zapowiedz głosową o podanie numeru wewnętrznego. Jeśli numer wewnętrzny nie zostanie podany lub zostanie podany numer wewnętrzny który nie istnieje faks zostanie wysłany na numer główny. 19

20 Aby dodać numer wewnętrzny należy zalogować się jako Zarządzający biurem a następnie wejść do Dane biura i wybrać jeden z numerów głównych do których chcemy dodać numer wewnętrzny: Następnie definiujemy nowy numer wewnętrzny: 20

21 Po wejściu do zarządzania numerami danego biura (Dane biura Z wybranie numeru głównego) możemy zobaczyć jakie numery wewnętrzne mamy dodane: Klikając na dowolnym numerze możemy zobaczyć do kogo jest przypisany lub / i przypisać go przypisywać do już istniejących użytkowników. 21