KS-APTEKA WINDOWS APW45 APTEKA INTERNETOWA

Transkrypt

1 KS-APTEKA WINDOWS APW45 APTEKA INTERNETOWA

2 APW45 APTEKA INTERNETOWA Moduł APW45 Apteka internetowa służy do komunikacji programu aptecznego z apteką w Internecie, czyli tym, co widzi w przeglądarce internetowej osoba chcąca dokonać zakupów w aptece nie wychodząc z domu. Skupia on w sobie wszystkie funkcje związane z przygotowaniem oferty prezentowanej w aptece internetowej, obsługą zamówień spływających z Internetu, mechanizmy obsługi listów przewozowych. Moduł APW45 można uruchomić klikając myszką w przycisk oznaczony numerem 45 w drugim poziomie modułów (dostęp z pierwszego poziomu za pomocą przycisku nr 54). 1. Organizacja modułu Wszystkie funkcje realizowane przez moduł APW45 rozdzielone zostały na trzy grupy dostępnych jako opcje menu głównego modułu: Pierwsza grupa Reguły gromadzi funkcję budowy oferty, ustalania cen oraz obsługę listów przewozowych. Grupa druga Kartoteki pozwala przeglądać i edytować towary, które mają znaleźć się w Aptece Internetowej, umożliwia przegląd zamówień złożonych na stronie internetowej, definiowanie form transportu itp. Ostatnia grupa Komunikacja służy do pobierania zamówień i aktualizacji oferty apteki internetowej, wg ustalonych wcześniej reguł. 2. Reguły Na stronie internetowej wyświetlane są towary, które będą sprzedawane za pomocą Internetu. O tym, które produkty mają być wyświetlane i w jakich cenach decydują ustawienia Reguł synchronizacji towarów z apteką internetową. Aby ustalić reguły wyświetlania oferty internetowej w module APW45 wybieramy menu Reguły a następnie Synchronizacja towarów. (rys. 1). W zakładce Reguły budowania oferty decydujemy o tym, skąd program ma wybierać zawartość oferty, czy ma uwzględniać tylko towary z aptecznej bazy danych czy brać również pod uwagę oferty z hurtowni. Przy wyborze opcji Ofert z hurtowni (wybór najkorzystniejszej), program zbuduje ofertę apteki internetowej bazując na ofertach z hurtowni znajdujących się w module APW12 Zamówienia. Cena towaru zostanie wówczas ustalona na podstawie najkorzystniejszej oferty. W przedstawionym oknie znajduje się także druga sekcja ustawień o nazwie Uwzględniaj towary, pozwalająca określić, jakie towary mają się znaleźć w prezentowanej ofercie na stronie internetowej apteki. Dostępne jest ustawienie pozwalające, aby do oferty trafiły wszystkie leki sprzedawane odręcznie (opcja Wszystkie OTC ), oraz ustawienie zezwalające na sprecyzowanie, do której grupy towarowej (suplementy diety, kosmetyki, leki homeopatyczne, zioła) Rys. 1. Reguły budowania oferty ma zaliczać się towar, aby znalazł się w ofercie na stronie internetowej. W ostatniej sekcji pod nazwą Inne: możliwe jest nie wyświetlanie w ofercie apteki internetowej, towarów których w momencie tworzenia oferty nie ma na stanie. Jeżeli posiadamy zdjęcia towarów wyświetlonych w internecie, w tej sekcji jest pole do wpisania ścieżki dostępu do katalogu w którym znajdują się te zdjęcia. W kolejnej zakładce Reguły ustalania cen towarów, ustalamy marże jaką program ma uwzględniać podczas obliczania ceny detalicznej towarów reprezentowanych w Internecie oraz ustawienie, od jakiej ceny bazowej cena ta ma być wyliczana. Może być ona wyliczana od ceny zakupu brutto przed rabatem lub po rabacie. Zaznaczenie ostatniej opcji umożliwi uwzględnienie upustu z karty dostawcy, podczas obliczania cen na podstawie ofert. (rys. 2). Rys. 2. Reguły ustalania cen towarów 45-2

3 APW45 A P T E K A I N T E R N E T O W A 3. Reguły obsługi listów przewozowych Zasadami drukowania listów przewozowych rządzą pewne reguły, które mogą zostać ustawione w oknie dostępnym po kliknięciu na pozycję Listy przewozowe w menu Reguły modułu APW45. Jakie znaczenie mają poszczególne ustawienia? Na zakładce Ogólne (rys. 3) dostępne są następujące opcje: będzie wydruk polecenia przelewu. Funkcja drukująca dokument zakłada, że wydruk będzie odbywał się na gotowych formularzach z kopią w postaci perforowanej składanki; Margines lewy, margines górny marginesy, od których rozpoczynał się będzie wydruk powyższych dokumentów. Forma płatności Za pobraniem opcja wskazuje definicję formy płatności reprezentującą płatność za przesyłkę przy odbiorze. Wyróżnienie tej formy jest konieczne ze względu na odmienną obsługę takich przesyłek. Na przykład, przy wydruku listu przewozowego w formacie Poczta Polska dla przesyłki pobraniowej drukowany jest dodatkowo formularz przelewu bankowego; Domyślna waga przesyłki wartość, która jest wstawiana w pole Waga przesyłki podczas wystawiania nowego listu przewozowego; Sposób wydruku listu przewozowego w momencie realizacji zamówienia możliwe wartości opcji: Nie drukuj list przewozowy nie będzie drukowany w momencie realizacji zamówienia. Aby wystawić i wydrukować list należy w tej sytuacji skorzystać z funkcji wystawiania listu w oknie przeglądania zamówień; Pytaj o potwierdzenie w momencie realizacji zamówienia program zapyta czy wystawić list przewozowy; Drukuj bez pytania w momencie realizacji zamówienia zostanie automatycznie wystawiony i wydrukowany list przewozowy w odpowiednim formacie. Rys. 3. Reguły obsługi listów przewozowych Kolejna zakładka, o nazwie Poczta Polska (rys. 4), zwiera zestaw ustawień związanych z listami przewozowymi w tym formacie: Drukarka listów opcja umożliwia wskazanie drukarki, na którą będzie kierowany wydruk listu przewozowego. Listy drukowane są na gotowych formularzach, które można pobrać z urzędu pocztowego; Drukarka poleceń przelewu opcja wskazuje drukarkę, na którą w przypadku płatności Za pobraniem kierowany Rys. 4. Reguły obsługi listów przewozowych Trzecia zakładka zawiera opcje związane z wydrukiem listów przewozowych w formacie Masterlink (rys. 5): Numer klienta identyfikator klienta nadany przez firmę Masterlink. Numer ten jest wykorzystywany podczas generowania numeru listu przewozowego; Aktywne usługi UCS opcja pozwalająca na włączenie mechanizmów wymiany danych z usługami UCS firmy Masterlink; Nazwa konta i hasło do konta UCS nazwa konta i hasło używane w momencie nawiązywania łączności z usługami; Analizuj pliki pobrań opcja określa czy aktywna jest funkcja analizy plików pobrań dostarczanych przez Masterlink. Pliki te zawierają informacje o zapłatach za przesyłki z formą płatności Za pobraniem ; Drukarka listów parametr wskazuje drukarkę, na którą będą kierowane wydruki listów. Listy przewozowe w formacie Masterlink drukowane są na drukarkach termicznych, podobnych do używanych w aptekach do drukowania kodów kreskowych, przy czym umożliwiają one założenie papieru o większej szerokości, np. Eltron Zebra LP2844. Drukowany jest list zawierający komplet danych, który następnie przyklejany jest na paczkę. Zlecenie podjęcia przesyłki zlecenie podjęcia przesyłki pozwala na upoważnienie przewoźnika do podjęcia przesyłki w aptece internetowej w imieniu klienta. Dokument może być drukowany automatycznie w momencie realizacji zamówienia w sytuacji, gdy przewoźnikiem jest firma Masterlink oraz zaznaczona jest opcja Dokumenty zwrotne na karcie listu. Opcja przyjmuje takie same wartości jak opcja określająca sposób wydruku listu przewozowego w momencie realizacji zamówienia na zakładce Ogólne. 45-3

4 4. Kartoteki Rys. 5. Reguły obsługi listów przewozowych W oknie reguł listów przewozowych dostępna jest jeszcze jedna zakładka o nazwie SIMP (rys. 6). który powinna być przelana kwota zapłaty za zamówiony towar. Pracownik urzędu pocztowego dokonuje zlecenia przelewu środków właśnie na to konto. Bank z umówioną częstotliwością przekazuje do apteki pliki zawierające informacje o zidentyfikowanych przez bank płatnościach. Program wczytując plik, na podstawie zapisanego przy każdej pozycji numeru konta, odnajduje w bazie danych zamówienie oraz list przewozowy zmieniając jednocześnie status zamówienia na zapłacone. Możliwe jest także automatyczne księgowanie takich płatności w systemie finansowo-księgowym. Aby program działał tak jak opisałem powyżej konieczne jest uaktywnienie systemu SIMP. Należy tego dokonać w oknie reguł obsługi listów przewozowych dostępnym po kliknięciu na pozycję Listy przewozowe w menu Reguły. Na ostatniej zakładce w oknie należy zaznaczyć opcję System SIMP aktywny oraz określić numer rozliczeniowy oddziału banku (8-cyfrowy NRB) oraz identyfikator klienta nadany przez bank w momencie podpisywania umowy. Jeśli SIMP jest aktywny program wykonuje automatycznie dwie czynności. Pierwszą z nich jest sprawdzenie w momencie otwierania okna przeglądania zamówień czy w katalogu wymiany danych dostępne są nowe pliki. Jeśli jakieś zostaną znalezione, zostają poddane analizie w wyniku czego w statusach odpowiednich zamówień odnotowywany jest fakt wpłynięcia zapłaty. Katalog wymiany danych określany jest za pomocą opcji Wspólne.1.5 w APW41 Administrator. W katalogu tym program automatycznie tworzy podkatalog o nazwie SIMP. Drugą automatycznie wykonywaną czynnością jest generowanie numeru konta, na które ma zostać przelana zapłata wniesiona przez odbiorcę przesyłki. Jeśli wybraną przez klienta apteki internetowej formą transportu jest Poczta Polska oraz formą płatności Za pobraniem to podczas wystawiania listu przewozowego do pola Nr konta SIMP wpisywany jest numer konta. 4. Kartoteki Rys. 6. Reguły obsługi listów przewozowych Skrót SIMP oznacza System Identyfikacji Masowych Płatności. System ten dostępny jest dla klientów ING Banku Śląskiego. Na jego podstawie właściciel konta może w łatwy sposób identyfikować pochodzenie płatności na podstawie numeru konta, na które płatność wpłynęła. Jakie korzyści można uzyskać stosując ten system podczas obsługi zamówień złożonych przez klientów apteki internetowej? Każdy, kto cokolwiek kupował w sklepie internetowym, spotkał się z możliwością doręczenia przesyłki Za pobraniem, co oznacza, że płatność za zamówiony towar następuje w momencie jego odbioru na poczcie. W momencie, kiedy następuje odbiór przesyłki oraz zapłata, urząd pocztowy dokonuje przelewu otrzymanych od adresata środków na konto nadawcy. Osoba realizująca taki przelew może w polu tytułem takiego przelewu wpisać w zasadzie dowolny tekst i rzadko się zdarza, że są to informacje, które w jakikolwiek sposób pomogą w identyfikacji płatności, np. numer zamówienia, którego dotyczy przesyłka. W takich sytuacjach pomocny jest SIMP. Gdy system ten jest aktywny, program APW45, w momencie wystawiania listu przewozowego, dla każdego zamówienia generuje unikalny numer konta, na 4.1. Towary, przeglądanie i edycja Druga grupa z menu głównego Kartoteki zawiera między innymi bazę towarów, która ma być wyświetlona w przeglądarce internetowej Apteki. Aby przeglądać tą bazę towarów, wybieramy z menu głównego Kartoteki, następnie Towary i kolejno Przeglądanie i edycja. Przy pierwszym uruchomieniu okno jest puste (oferta jeszcze nie została wygenerowana), należy zatem wywołać funkcję dostępną pod klawiszem [F5] Oferta, a następnie Odśwież ofertę. Program w tym miejscu zapyta nas czy zaktualizować ofertę. Odpowiadając twierdząco program wygeneruje ofertę, w której znajdą się towary według zdefiniowanych reguł budowania oferty. Po wygenerowaniu oferty wyświetli się podsumowanie informujące o ilości pozycji zmienionych, usuniętych i dodanych, po czym w uprzednio pustym oknie Towary (oferta apteki internetowej) wyświetlona zostanie lista towarów spełniająca kryteria (rys. 7). Do wygenerowanej oferty możemy dodawać towary z aptecznej bazy danych, z bazy BLOZ a także dopisywać ręcznie. W celu założenia nowej karty towaru apteki internetowej z aptecznej bazy towarów wybieramy [F2] Dodaj, a następnie w wyświetlonym menu podręcznym wybieramy 45-4

5 APW45 A P T E K A I N T E R N E T O W A Rys. 7. Towary (oferta apteki internetowej) Rys. 9. Opis towaru pozycję Z aptecznej bazy towarów. W nowym oknie zostaną wyświetlone towary z aptecznej bazy, po znalezieniu interesującego na towaru potwierdzamy wybór przyciskiem [OK.] Enter. Na ekranie pojawi się karta towaru apteki internetowej. Rys. 10. Zmiana danych towaru Rys. 8. Zmiana danych towaru Po skorygowaniu wyświetlonych danych, możemy za pomocą przycisku [F5] Opis dodać opis preparatu który będzie wyświetlony w przeglądarce internetowej. Na ekranie ukaże się puste okno gotowe do edycji. Po wpisaniu wszystkich informacji (rys. 9) potwierdzamy wpis przyciskiem [F2] Zapisz. Opis specyfiku który wprowadziliśmy będzie również widoczny na karcie towaru apteki internetowej w sekcji Opis: (rys. 10). Podobnie wygląda sprawa wyświetlanych zdjęć w Internecie. Na karcie towaru wybieramy przycisk [F7] Zdjęcie i w wyświetlonym menu podręcznym wybieramy pozycję Zmień. Na ekranie wyświetlone zostanie okno umożliwiające wyszukanie zdjęcia odpowiadające danemu specyfikowi i po potwierdzeniu dołączenia zdjęcia, karta towaru apteki internetowej będzie wyglądała następująco. Wprowadzone zmiany zapisujemy klawiszem [F2] Zapisz. W ten sposób dodaliśmy nowy towar z aptecznej bazy towarów. Podobnie wygląda dodawanie towarów z bazy BLOZ. W tym celu wybieramy przycisk [F2] Dodaj, a następnie z menu podręcznego pozycję Z bazy BLOZ. Wyświetlona zostanie baza BLOZ i po wyszukaniu produktu który chcemy podać postępujemy analogicznie jak przy dodawaniu towaru z aptecznej bazy leków. Na karcie towaru apteki internetowej dostępny jest również przycisk [F6] Ceny, który wyświetla informacje odnośnie daty zakupu, cen netto, brutto itp. Może się zdarzyć sytuacja, że lek który chcemy dodać, znajduje się już w ofercie apteki internetowej, wtedy program nie doda nowej karty a na ekranie pojawi się komunikat. Rys. 11. Uwaga Aby założyć nową kartę towaru nie korzystając z aptecznej bazy danych ani bazy BLOZ wybieramy [F2] Dodaj, a następnie w wyświetlonym menu podręcznym wybieramy pozycję Ręcznie. W nowym oknie zostanie wyświetlona 45-5

6 5. Zamówienia nowa pusta karta towaru apteki internetowej, w której należy ręcznie wypełnić wszystkie dane, dodać opis i zdjęcie, a następnie zapisać przyciskiem [F2] Zapisz. Po wybraniu przycisku [F5] Elementy wyświetlona zostanie lista wszystkich towarów z apteki internetowej, i po wyszukaniu towaru potwierdzamy klawiszem Enter. Po dodaniu wszystkich towarów, i ewentualnym dokonaniu zmian na kartach, możemy wysłać wprowadzone zmiany na stronę internetową za pomocą przycisku [F5] Wyślij. Za pomocą przycisku [F2] Dodaj możemy definiować własne kategorie towarów. Rys. 12. Nowy towar Po dodaniu nowej karty towaru, przechodzimy do okna Towary (oferta apteki internetowej). Za pomocą przycisku [F3] Karta wyświetlamy kartę towaru. Z podręcznego menu wybieramy, którą kartę chcemy obejrzeć, czy ma to być karta z aptecznej bazy towarów czy internetowa karta towaru. Przycisk [F4] Zmień umożliwia zmianę danych na internetowej karcie towaru, a za pomocą przycisku [F8] Ukryj możemy usunąć towar z oferty apteki internetowej. Z okna Towary (oferta apteki internetowej) możemy jeszcze wysłać pojedynczą pozycję na stronę internetową. W tym celu wybieramy funkcję Wyślij wybraną pozycję dostępną pod przyciskiem [F5] Oferta 4.2. Towary, kategorie W przeglądarce internetowej możemy zwrócić uwagę osoby zamawiającej, na towary najczęściej kupowane, nowości, promocje czy wyprzedaży. O tym, które towary będą wyszczególnione, decydujemy w funkcji Kategorie. Rys. 13. Kategorie towarów w aptece internetowej Towary, opinie Rys. 14. Pozycje kategorii Okno wyświetla opinie o towarze osób robiących zakupy na stronie internetowej. Opinie te ściągamy ze strony internetowej za pomocą funkcji Pobierz opinie o towarach dostępnej z menu głównego Komunikacja. 5. Zamówienia Zamówienia na leki składane przez klientów apteki internetowej zapisywane są w bazie danych współpracującej z serwisem internetowym. Aby możliwa była obróbka tych zamówień w programie aptecznym konieczne jest ich zapisanie w bazie programu. Aby wspomniane wyżej zamówienia znalazły się w programie aptecznym należy w module APW45 skorzystać z funkcji Pobierz zamówienia dostępnej w menu Komunikacja. W wyniku jej wywołania program połączy się z serwerem, na którym pracuje apteka internetowa i pobierze dane o zamówieniach złożonych w czasie, który upłynął od poprzedniej wymiany danych. Parametry serwera (adres i hasło), z którym program nawiązuje łączność w celu wymiany danych należy skonfigurować w oknie Ustawienia w menu Komunikacja. Po ściągnięciu zamówień z apteki internetowej do programu KS-AOW możliwe jest ich przeglądanie za pomocą funkcji kryjącej się pod pozycją Zamówienia w menu Kartoteki. Okno podzielone zostało na dwie części. W części górnej prezentowane są nagłówki zamówień zawierające między innymi numer i datę złożenia zamówienia, dane zamawiającego oraz adres dostawy, a także informacje o wybranej przez klienta formie płatności oraz formie transportu. W części dolnej prezentowane są towary zawarte w zaznaczonym w części górnej zamówieniu. Podczas odbierania zamówień program stara się powiązać pozycje zamówień z pozycjami aptecznej bazy towarów. Powiązanie jest tworzone na podstawie numerów BLOZ lub na podstawie aptecznych numerów towarów dla pozycji, które 45-6

7 APW45 A P T E K A I N T E R N E T O W A Rys. 15. Zamówienia w aptece internetowej numeru BLOZ nie posiadają. W przypadku, gdy program nie zdoła powiązać pozycji zamówienia z towarem w aptece, istnieje możliwość ręcznego powiązania. Należy w tym celu posłużyć się funkcją Przypisz do pozycji dostępną w menu wyświetlanym po naciśnięciu na przycisk [F3] Towar. Odnalezienie poprawnej pozycji ułatwia informacja o nazwie zamówionego towaru pobrana razem z zamówieniem z apteki internetowej. Rys. 17. Nowe zamówienia Po zapisaniu zamówienia można przystąpić do określenia jego pozycji. W tym celu należy skorzystać z funkcji Pozycję zamówienia dostępnej w menu wyświetlanym po kliknięciu przycisku [F2] Dodaj. W wyniku wywołania funkcji wyświetlone zostanie okno widoczne poniżej. Rys. 18. Nowa pozycja zamówienia Dodatkowo w oknie przeglądania zamówień dostępne są następujące funkcje: Rys. 16. Zamówienia w aptece internetowej Kolumna o nazwie Źródło informuje o pochodzeniu zamówienia. Dla pozycji pobieranych z apteki internetowej program wstawia tu wartość Strona WWW. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie aby personel apteki mógł ręcznie dopisywać zamówienia na podstawie np. zgłoszeń telefonicznych od pacjentów apteki lub listów . W takiej sytuacji podczas dodawania nowego zamówienia można zmienić jego źródło pochodzenia. Aby dodać nowe zamówienie należy skorzystać z funkcji Zamówienie dostępnej w menu wyświetlanym po kliknięciu przycisku [F2] Dodaj. [F4] Zmień po kliknięciu na przycisk wyświetlane jest menu zawierające funkcje pozwalające na edycję nagłówka oraz pozycji zamówienia; [F5] Uwagi funkcja pozwalająca na zapoznanie się z uwagami do zamówienia wpisanymi w aptece internetowej przez osobę zamawiającą; [F6] Klient funkcja dająca możliwość wglądu w dane zamawiającego. Informacje o kliencie, który złożył zamówienie są podczas odbierania zamówień zapisywane w aptecznej bazie pacjentów; [F8] Usuń po kliknięciu na przycisk wyświetlane jest menu zawierające funkcje pozwalające na usunięcie zamówienia wraz z jego pozycjami lub pojedynczej pozycji z wybranego zamówienia; [F10] Drukuj kliknięcie na przycisk powoduje wyświetlenie menu zawierającego funkcje wydruku wskazanego zamówienia (pozycja Wybrane zamówienie ), wydruku nowych zamówień złożonych w podanym okresie czasu oraz wydruku listu przewozowego. 45-7

8 6. Listy przewozowe W momencie, gdy zamówienie jest już odpowiednio obrobione lub nie wymaga żadnych poprawek można przystąpić do jego realizacji. Realizacja zamówienia w programie KS-APTEKA Windows polega na zapisaniu na jego podstawie operacji sprzedaży co pociąga za sobą aktualizację stanów magazynowych w aptece. W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że program nie pozwoli na realizację zamówienia w dwóch przypadkach: Jeśli nie wszystkie pozycje zamówienia zostały powiązane z pozycjami aptecznej bazy towarów; Jeśli apteka nie dysponuje odpowiednimi stanami magazynowymi do realizacji zamówienia. W obydwu powyższych przypadkach program sygnalizuje nieprawidłowości za pomocą czerwonych wykrzykników pojawiających się odpowiednio w kolumnie z nazwą towaru i kolumnie z ilością aktualną danego towaru. Zamówienie może zostać zrealizowane w module APW11 Sprzedaż. Zarówno w oknie podstawowej sprzedaży leków jak i w oknie operacji magazynowych aktywny jest skrót klawiaturowy Ctrl+K, naciśnięcie którego powoduje wyświetlenie okna przeglądania zamówień. Różni się ono od okna przeglądania zamówień dodatkowym przyciskiem o nazwie [Ent] Ok, którego naciśnięcie uruchamia proces realizacji zamówienia. W zależności od miejsca, w którym następuje realizacja zamówienia jej przebieg wygląda następująco: W oknie podstawowej sprzedaży leków na podstawie zamówienia generowana jest operacja sprzedaży przypisana do osoby, która złożyła zamówienie w aptece internetowej. W momencie podsumowania transakcji następuje fiskalizacja oraz istnieje możliwość wystawienia faktury. Na poniższym rysunku przedstawiono przykładową operację sprzedaży zrealizowaną na podstawie zamówienia z Internetu; W operacjach magazynowych na podstawie zamówienia wystawiana jest faktura VAT sprzedaży. Sprzedaż nie jest fiskalizowana. Rysunek prezentuje fakturę VAT wystawioną na podstawie zamówienia w operacjach magazynowych. W momencie realizacji zamówienia zmianie ulega jego status. Program automatycznie ustawia status na wartość Zafakturowane. Informacja o statusie dostępna jest w oknie przeglądania zamówień. W przypadku, gdy stany magazynowe apteki nie są wystarczające do realizacji zamówień, podczas tworzenia listy braków program APW12-Zamówienia dołącza do listy pozycje zamówień spełniające następujące warunki: Zamówienie nie było wcześniej realizowane (status zamówienia ma wartość Nowe, Potwierdzone lub W trakcie ); Brak jest wystarczającej ilości towaru na magazynie do zrealizowania zamówienia; Dana pozycja nie była jeszcze zamawiana. Na podstawie listy braków może zostać utworzone zamówienie do hurtowni, dzięki czemu właściciel apteki internetowej ma pewność, że zostanie zamówiona wystarczająca ilość towarów do terminowego zrealizowania wszystkich zamówień z apteki internetowej. 6. Listy przewozowe Wystawienie listu może nastąpić na jeden z dwóch sposobów: przez wybranie pozycji List przewozowy z menu wyświetlanego po kliknięciu na przycisk [F10] Drukuj w oknie przeglądania zamówień; w momencie realizacji zamówienia; w zależności od wartości opcji Sposób wydruku listu przewozowego w momencie realizacji zamówienia. W momencie wystawiania listu wyświetlone zostanie okno pozwalające na określenie parametrów przesyłki. Wygląd okna, a w zasadzie jego część dotycząca opcji dodatkowych przesyłki, jest uzależniona od rodzaju wystawianego listu. W przypadku wystawiania listu przewozowego w formacie Masterlink jego numer zostanie wygenerowany automatycznie przez program. W przypadku Poczty Polskiej numer listu należy odczytać za pomocą czytnika kodów kreskowych z gotowego formularza, który można pobrać z urzędu pocztowego. Oprócz numeru listu należy określić datę jego wystawienia, wagę przesyłki oraz wpisać ewentualne uwagi. Domyślnie waga przesyłki proponowana jest na podstawie wartości określonej opcją Domyślna waga przesyłki w oknie reguł listów przewozowych. Wartość pola Nr konta SIMP jest generowana automatycznie w sytuacji, gdy system ten jest aktywny. Dla przesyłki dostarczanej odbiorcy za pomocą poczty dostępne są następujące opcje (rys. 19): Priorytetowa przesyłka priorytetowa; Potwierdzenie odbioru dostarczenie przesyłki wymaga potwierdzenia tego faktu przez adresata; Rys. 19. List przewozowy w formacie Poczta Polska 45-8

9 APW45 A P T E K A I N T E R N E T O W A Poste restante usługa polegająca na dostarczeniu przesyłki do określonego przez nadawcę urzędu pocztowego, gdzie adresat sam zgłasza się po odbiór; przesyłki nadawane w ten sposób nie są doręczne przez listonoszy; Wartość przesyłka z zadeklarowaną wartością. Dla przesyłki dostarczanej za pomocą firmy kurierskiej Masterlink Express dostępne są następujące opcje (rys. 20): Doręczenie do godziny 9:30 (zima do 10:30) przesyłka zostanie doręczona następnego dnia roboczego do godziny 9:30, zaś w okresie zimowym do godziny 10:30; Doręczenie do godziny 12:00 przesyłka zostanie doręczona następnego dnia roboczego do godziny 12:00; Dokumenty zwrotne oznaczenie usługi polegającej na odebraniu od odbiorcy i zwróceniu do nadawcy dokumentów zwrotnych związanych z przesyłką; Przesyłka zwrotna oznaczenie usługi polegającej na nadaniu przesyłki zwrotnej od odbiorcy do nadawcy; Zastrzeżenie doręczenia data i godzina doręczenia inna niż następny dzień roboczy. Opcja jest wykorzystywana do oznaczenia doręczeń w soboty, niedziele i święta. [F4] Zmień ), usunięcia listu (przycisk [F8] Usuń ) oraz eksportu i importu informacji związanych z listami. Rys. 21. Okno przeglądania listów przewozowych Wystawianie listów przewozowych w formacie określonym przez wybranego przewoźnika wiąże się z zawarciem z nim odpowiedniej umowy. Umowa taka precyzuje zasady nadawania przesyłek oraz zakres dokumentów, które należy przekazać pracownikowi przewoźnika razem z zestawem paczek. W oknie przeglądania wystawionych listów przewozowych znajduje się przycisk [F11] Export kryjący funkcje generujące odpowiednią dokumentację. Po naciśnięciu na przycisk wyświetlane jest menu podręczne zawierające następujące zestawienia dla Poczty Polskiej: Pocztowa książka nadawcza zestawienie zawierające wszystkie wystawione w danym dniu listy przewozowe; Zestawienie przesyłek w obrocie krajowym zestawienie paczek do adresatów krajowych z podziałem na przedziały wagowe; Zestawienie przesyłek w obrocie zagranicznym zestawienie jak wyżej uwzględniające przesyłki do adresatów zagranicznych. Dla firmy kurierskiej Masterlink dostępne są następujące zestawienia: Rys. 20. List przewozowy w formacie Masterlink Jeśli wszystkie potrzebne dane są poprawnie wprowadzone można przystąpić do wydruku listu. Należy tego dokonać za pomocą przycisku [F10] Drukuj. Po wydrukowaniu listu należy zapisać wprowadzone dane za pomocą przycisku [F2] Zapisz. Do informacji związanych z wystawionym listem przewozowym można zawsze powrócić dzięki funkcji przeglądania wystawionych listów dostępnej w menu Kartoteki modułu APW45 pod pozycją Listy przewozowe. Po wywołaniu funkcji wyświetlone zostanie okno widoczne na rys. 21. Istnieje tu możliwość edycji danych związanych z listem (przycisk Protokół przekazania dokument o znaczeniu analogicznym do pocztowej książki nadawczej; Plik awizacyjny zestawienie w postaci elektronicznej zawierające informacje o wszystkich listach przewozowych wystawionych w podanym dniu. Plik z zestawieniem zapisywany jest do podkatalogu Masterlink w katalogu wymiany danych z innymi programami (domyślnie C:\KS\APW\Transfer); Zlecenie podjęcia przesyłki dokument pozwalający, w sytuacjach tego wymagających, upoważnić przewoźnika do podjęcia W omawianym w tym miejscu oknie znajduje się jeszcze przycisk o nazwie [F12] Import. Kryje on funkcje pozwalające na zarządzanie informacjami o przesyłkach uzyskanymi od przewoźników. 45-9

10 7. Banery reklamowe 7. Banery reklamowe Dodawanie nowych banerwów reklamowych realizujemy za pomocą przycisku [F2] Dodaj w oknie Babery reklamowe w aptece internetowej (rys. 22). Rys. 24. Okno definiowania form transportu Rys. 22. Okno przeglądania banerów reklamowych Wyświetlone zostanie okno Nowy baner reklamowy, po wprowadzeniu Nazwy baneru, wybrania miejsca prezentacji, możemy wprowadzić zdjęcie jakie będzie wyświetlać się w przeglądarce internetowej. W polu Adres strony wpisujemy adres strony jaka ma się otworzyć w przeglądarce internetowej po kliknięciu na baner. Rys. 25. Karta definicji form transportu koszt transportu w przypadku wybrania przez klienta formy płatności Za pobraniem. 9. Kody pocztowe Masterlink Rys. 23. Okno definiowania banerów reklamowych 8. Definiowanie form transportu Po wybraniu z menu głównego Kartoteki, a następnie Definiowanie form transportu na ekranie ukaże się poniższe okno. Okno umożliwia definiowanie form transportu, które są przedstawione do wyboru klientowi apteki internetowej podczas składania zamówienia. Wybieramy przycisk [F2] Dodaj i wyświetlonym oknie wypełniamy poniższe dane. W polu Nazwa wpisujemy definicję jaka będzie wyświetlana klientowi na stronie internetowej, pole Symbol oznacza skrót definicji, wykorzystywany do identyfikacji formy transportu podczas importu zamówień z apteki internetowej, w polu Cena wpisujemy kwotę pobieraną za transport, a Cena pobrana jest to kwota, o jaką powiększany jest Kody pocztowe drukowane na listach przewozowych w formacie Masterlink Express muszą być autoryzowane na podstawie bazy kodów pocztowych dostarczanych przez firmę. Każdy kod pocztowy w bazie jest powiązany z kodem lokalnej stacji ME. Umieszczenie na liście przewozowym kodu pocztowego, który nie występuje w aktualnej tabeli kodów pocztowych obsługiwanych przez ME jest niedozwolone i powoduje niemożność zaimportowania danych o przesyłce do systemu logistycznego ME, a w rezultacie możliwość opóźnień lub błędów w doręczeniu. ME dostarcza aktualną bazę kodów w postaci pliku tekstowego lub pliku w formacie Microsoft Excel. Przygotowanie pliku źródłowego z kodami pocztowymi Masterlink do importu do programu KS-APTEKA Windows: 1. Otworzyć plik *.xls dostarczony przez Masterlink w programie MS Excel; 2. Zmienić nazwy kolumn w pierwszej linii pliku według następującego schematu: Postal code -> KDPCZ, Destination depot -> KODST, Destination depot zone -> KODZO, Town / City -> MIAST; 45-10

11 APW45 A P T E K A I N T E R N E T O W A 3. Zapisać plik w formacie *.dbf (menu Plik, pozycja Zapisz jako ); 4. Za pomocą przycisku [F5] Import wywołać funkcję importu pliku (rys 23); z możliwością wyboru które informacje chcemy zaktualizować na stronie internetowej. Poniżej widzimy wszystkie możliwe ustawienia. Rys. 27. Opcje aktualizacji oferty apteki internetowej Po wybraniu z menu Komunikacja a następnie Ustawienia pojawi się okno, w którym należy ustawić adres serwera wymiany danych oraz hasło dostępu do serwera. Bez podania adresu serwera i prawidłowego hasła nie będzie można zaktualizować oferty w Internecie oraz ściągania zamówień złożonych na stronie internetowej. Rys. 26. Kody pocztowe Masterlink 10. Komunikacja Funkcje zawarte w menu Komunikacja pozwalają na uruchomienie wywołania pobrania zamówienia, opinii klientów oraz aktualizacji oferty w trybie on-line. W funkcji Ustawienia należy ustawić adres serwera wymiany danych oraz hasło dostępu do serwera. Bez podania adresu serwera i prawidłowego hasła nie będzie można zaktualizować oferty w Internecie oraz ściągania zamówień złożonych na stronie internetowej. Po wybraniu z menu głównego Komunikacja a następnie Aktualizuj ofertę na ekranie wyświetli się okno Rys. 28. Ustawienia wymiany danych 45-11

12 N O T A T K I 45-12