W Urzędzie Miasta i Gminy we Wrześni obowiązują następujące przepisy kancelaryjno-archiwalne:

Transkrypt

1 Archiwum zakładowe Jakub Goc, Archiwum Zakładowe wchodzi w skład Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy we Wrześni. Zostało ono powołane decyzją o znaku II /99 z dnia 25 stycznia 1999 roku, wydaną przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Poznaniu. Wcześniej istniała tutaj składnica akt, w której od strony formalnej nie były przechowywane materiały archiwalne, a tylko dokumentacja niearchiwalna o określonym czasie przechowywania. W Urzędzie Miasta i Gminy we Wrześni obowiązują następujące przepisy kancelaryjno-archiwalne: rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (D. U. nr 14, poz. 67 z dnia 20 stycznia 2011 r.) Wcześniej obowiązywały następujące przepisy kancelaryjno-archiwalne: instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnic akt w prezydiach rad narodowych województwa poznańskiego, wprowadzona do stosowania zarządzeniem nr 14/59 Prezydium Wojewódzkiej Rady Narodowej w Poznaniu z dnia 6 marca 1959 r. w sprawie organizacji składnic akt w prezydiach rad narodowych województwa poznańskiego - Dz.Urz. WRN w Poznaniu z r., nr 5, poz. 38 wraz z załączonymi rzeczowymi wykazami akt dla poszczególnych wydziałów, jednolity rzeczowy wykaz akt dla urzędów terenowych organów administracji państwowej wprowadzony do stosowania przez Ministerstwo Administracji, Gospodarki Terenowej i Ochrony Środowiska w grudniu 1975 r., rzeczowy wykaz akt dla Biur Rad Narodowych wprowadzony do stosowania przez Kancelarię Rady Państwa w grudniu 1985 r., instrukcja kancelaryjna, wprowadzona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112 poz. 1319) z późn. zmianami, Strona 1/10

2 jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzony rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 69 poz. 636), instrukcja archiwalna wprowadzona Zarządzeniem nr 222 Burmistrza Miasta i Gminy Września z dnia 23 września 2003 r. w sprawie instrukcji, organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego. Zatwierdzona przez Archiwum Państwowe w Poznaniu pismem o znaku II /03 z dnia 17 września 2003 roku. Urząd Miasta i Gminy we Wrześni jest sukcesorem po Kolegium Magistrackim - Magistracie ( ), Zarządzie Miejskim we Wrześni ( ), Prezydium Miejskiej Rady Narodowej we Wrześni ( ), prezydiach gromadzkich rad narodowych ( ), Urzędzie Miejskim we Wrześni ( ), Urzędzie Miasta i Gminy Września ( ). Do zakresu działania Archiwum Zakładowego należą następujące zadania i czynności: 1. przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, 2. ewidencjonowanie przyjętej dokumentacji oraz przechowywanie jej, 3. porządkowanie akt kat. A", jeśli okaże się, że znajdują się one w stanie nieuporządkowanym, 4. udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji osobom upoważnionym dla celów służbowych i naukowych, 5. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej kat. B" i przekazywanie jej do zniszczenia, 6. przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego w Poznaniu oraz Archiwum Państwowego w Poznaniu Oddział w Gnieźnie, do 7. utrzymywanie stałych kontaktów z Archiwum Państwowym nadzorującym archiwum zakładowe. Archiwum Zakładowe gromadzi materiały archiwalne (kat. A") i dokumentację niearchiwalną (kat. B"). Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z Archiwum Zakładowego może nastąpić wyłącznie po spełnieniu poniższych warunków: 1. Udostępnianie akt z Archiwum Zakładowego Urzędu Miasta i Gminy we Wrześni osobom trzecim polega na udostępnianiu akt na miejscu bądź również w uzasadnionych przypadkach na wypożyczeniu Strona 2/10

3 ich poza jego obręb zgodnie z obowiązującą Instrukcją archiwalną, stanowiącą załącznik nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz. U. nr 14, poz. 67 z dnia 20 stycznia 2011 r.). 2. Udostępnianie następuje wyłącznie po uzyskaniu zgody Burmistrza Miasta i Gminy Września lub Sekretarza na podstawie pisemnego wniosku złożonego przez zainteresowaną osobę (ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. nr 171 poz z późn. zm., art. 35 ust. 3). Osoba, która ubiega się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej, powinna umieścić we wniosku takie dane jak: imię i nazwisko, adres oraz temat pisanej pracy. 3. Udostępnianie akt podlega ograniczeniu z uwagi na przepisy o ochronie informacji niejawnych, o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych oraz z uwagi na ochronę danych osobowych (ustawa z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej Dz. U. nr 112 poz z zastrzeżeniem art. 5 ust. 1, 2, 3). Bliższe informacje na temat materiałów dotyczących naszego miasta i gminy można uzyskać pod adresem: Archiwum Państwowe w Poznaniu Oddział w Gnieźnie, ul. Jana III Sobieskiego 20, Gniezno, tel.: , gniezno@poznan.ap.gov.pl Klikając na poniższy link można również uzyskać informacje o materiałach dotyczących ziemi wrzesińskiej, które przechowywane są w Archiwum Państwowym w Poznaniu Oddział w Gnieźnie: Wrze%B6n&operator=and&zesp2=&kat=0&dzial=0&bib1=&boperator=and&bib2=&zaw1=&zoperat or=and&zaw2=&data1=&data2=&p=1&szukaj=1 Strona 3/10

4 Urząd Miasta i Gminy we Wrześni jako jednostka samorządu terytorialnego od 27 maja 1990 roku jest zobowiązany do tego, aby przekazywać własne materiały archiwalne do Archiwum Państwowego w Poznaniu Oddział w Gnieźnie nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia. Nie dotyczy to ksiąg stanu cywilnego i skorowidzów do tych ksiąg, które Urząd Stanu Cywilnego we Wrześni przekazuje do Archiwum Państwowego w Poznaniu po upływie 100 lat od ich wytworzenia. Szczegółowe informacje o zbiorach ksiąg USC z Wrześni oraz o innych materiałach przekazanych do Archiwum Państwowego w Poznaniu można uzyskać pod adresem: Archiwum Państwowe w Poznaniu, ul. 23 Lutego 41/43, Poznań, tel.: , fax: , archiwum@poznan.ap.gov.pl Można również kliknąć na poniższy link, aby dowiedzieć się, jakie inne materiały związane z Wrześnią przechowywane są w Archiwum Państwowym w Poznaniu: Wrze%B6n&operator=and&zesp2=&kat=0&dzial=0&bib1=&boperator=and&bib2=&zaw1=&zoperat or=and&zaw2=&data1=&data2=&p=1&szukaj=1 Szczególnie dla genealogów może okazać się przydatny adres do archiwum kościelnego, w którym przechowywana jest m.in. dokumentacja metrykalna z Wrześni: Archiwum Archidiecezjalne w Gnieźnie ul. Kolegiaty Gniezno Strona 4/10

5 tel./fax: Dokumentację niearchiwalną kategorii B" (podlegającą niszczeniu po upływie terminu jej przechowywania) tworzą m.in.: listy płac, akta osobowe pracowników Urzędu i przedszkoli, dokumentacja dotycząca wymiaru podatków, raporty i dowody kasowe, dowody księgowe, dokumentacja zamówień publicznych, dokumentacja związana z wykonawstwem inwestycji i remontów itd. Informacje na temat miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej niektórych pracodawców z Wrześni znajdują się na stronie internetowej: filters%5badres%5d=wrze%b6nia&filters%5bregon%5d=&filters%5bdaty_od%5d=&filters%5bd aty_do%5d=&search=szukaj A oto bazy wiedzy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych: Informacje o dokumentacji osobowo-płacowej w Centralnym Archiwum Wojskowym w Warszawie Dodatkowe informacje o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej: pracodawca przechowawca Fabryka Urządzeń Ciepłowniczych THERMO" w Poznaniu Zakład Obsługi Administracji Wielkopolskiego U ( w tym Przedsiębiorstwo Produkcji Urządzeń Wojewódzkiego Komunalnych we Wrześni) Strona 5/10

6 Archiwum Akt Zlikwidowanych Przedsiębiorstw O Zamiejscowy w Kaliszu ul. Kolegialna Kalisz tel Jednostka Wojskowa nr 3216 Archiwum Wojsk przy Wydziale Spraw Wewnętrznych ul. Wileńska Prezydium Powiatowej Rady Narodowej we Wrześni Oleśnica ul. F. Chopina tel Lądowych w Oleśnicy Państwowe Gospodarstwo Rolne w Bieganowie Agencja Nieruchomości Rolnych. Oddział Terenowy w Poznaniu ul. Fredry Poznań tel Państwowe Gospodarstwo Rolne Skarbu Państwa w Bieganowie 65 Agencja Nieruchomości Rolnych. Oddział Terenowy w Poznaniu ul. Fredry Poznań tel Powszechna Służba Polsce (akta osobowe pracowników etatowych z terenu byłego woj. poznańskiego) Archiwum ul. Służba Polsce (akta osobowe junaków - Państwowe w Poznaniu, 23 Lutego 41/ Powszechna 65 Poznań tel.: fax: Archiwum Państwowe w Poznaniu Strona 6/10

7 niewielka ilość zachowanej dokumentacji) Oddział ul. Jana III Sobieskiego tel.: Prywatne Gospodarstwo Rolne BIEGANOWO POLAND" Sp. z o.o. w Bieganowie; Sokolniki; w Gnieźnie Gniezno ARCHEON Składnica Akt Pracowniczych Sp. z ul. Ogrodnicza A Bieganowo Janikowo k/poznania, p-ta Kobylnica Przedsiębiorstwo Handlu Artykułami Papierniczymi i Wielkopolskie Przedsiębiorstwo Sportowymi ARPIS" w Poznaniu, Poznań ul. Handlowo-Usługowo-Produkcyjne ARPIS" S.A. Marcinkowskiego 11 (w tym Miejski Handel Detaliczny we Wrześni - branża przemysłowa) ul. Przemysłowa Poznań tel Przedsiębiorstwo Handlu Ubiorami OTEX" w Poznaniu ul. Archiwum Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzk Kopanina (w tym Miejski Handel Detaliczny we Wrześni branża przemysłowa) Wydział Organizacyjno-Administracyjny al. Niepodległości 16/ Poznań tel Przedsiębiorstwo Gutowie Małym Obrotu Zwierzętami Hodowlanymi w Archiwum Wydział al. 03 Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzk Organizacyjno-Administracyjny Niepodległości 16/ Poznań tel Przedsiębiorstwo Sprzętowo-Transportowe Budownictwa Rolniczego we Wrześni, ul. Wrocławska Archiwum Wydział al. 03 Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzk Organizacyjno-Administracyjny Niepodległości 16/ Poznań Strona 7/10

8 tel Rzeźnia, ul. Witkowska we Wrześni 03 Społem PSS we Wrześni ul. Sądowa 1 tel Specjalistyczna Spółdzielnia REMKO" Remontowo-Konserwacyjna Archiwum Wydział 18 Zakładowe Urzędu Miasta i Gminy w Organizacyjny ul. Wrocławska 42 ul. Ratuszowa 1 tel Urząd Pocztowy we Wrześni 96 Poczta Polska Dział Kadr i Płac ul. Głogowska Poznań tel Zakład Gospodarki Mieszkaniowej we Wrześni Archiwum 00 Zakładowe Urzędu Miasta i Gminy w ul. Gen. Sikorskiego 38 Wydział Organizacyjny ul. Ratuszowa 1 tel Osoby, które posiadają informacje o miejscach przechowywania dokumentacji innych nie wymienionych tutaj pracodawców, mogą to zgłaszać na adres Archiwum Zakładowego Urzędu Miasta i Gminy we Wrześni. Dzięki temu powstanie baza danych przydatna dla zainteresowanych osób. Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy i poświadczenia otrzymywanego wynagrodzenia, potrzebne pracownikom do ustalenia wymiaru emerytury w ZUS, zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej. W związku z tym posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone. Dla dokumentacji osobowej okres przechowania wynosi 50 lat. Akta płacowe (listy płac, karty wynagrodzeń) przechowuje się obecnie Strona 8/10

9 również 50 lat. Jednak do czasu wejścia w życie ustawy z dnia 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. nr 104, poz. 450, art. 7 oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. nr 10, poz. 35, 45) przedłużających okres przechowywania dokumentacji płacowej - obowiązywał dwunastoletni okres przechowywania wyznaczony wcześniej obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Tak więc dokumentacja płacowa sprzed 1980 r. mogła zostać zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami zniszczona. Opracował: Jarosław Górski Kontakt: Archiwum Zakładowe Urzędu Miasta i Gminy we Wrześni Wydział Organizacyjny ul. Ratuszowa 1 tel.: fax: archiwum@wrzesnia.pl lub jaroslaw.gorski@wrzesnia.pl osoba odpowiedzialna - Jarosław Górski Urząd Stanu Cywilnego we Wrześni ul. Ratuszowa 1 (biuro przy ul. F. Chopina 9) tel.: agnieszka.stasiak@wrzesnia.pl Strona 9/10

10 kierownik USC - Agnieszka Stasiak Strona 10/10