ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE ZAKUPU ORAZ WDROŻENIA SYSTEMU INFORMATYCZNEGO

Transkrypt

1 Stęszew, dnia r. ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE ZAKUPU ORAZ WDROŻENIA SYSTEMU INFORMATYCZNEGO I. Zamawiający "SAS" SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ ul. Bukowska Stęszew NIP: REGON: adres grzegorz@sassc.com.pl adres www: II. Podstawa prawna 1. Niniejsze zapytanie ofertowe nie podlega przepisom Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz z późn. zm.). 2. Udzielenie zamówienia publicznego następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności. 3. Przygotowanie i przeprowadzenie zamówienia publicznego w ramach projektu realizowane jest w sposób zapewniający w szczególności zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców, a także realizowane jest zgodnie z warunkami i procedurami określonymi przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, w szczególności w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata z dnia 10 kwietnia 2015 r. (sygnatura: MIiR/H /12(01)/04/2015/) oraz Wytycznych Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata w sprawie kwalifikowalności kosztów objętych dofinansowaniem ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Załącznik do Uchwały Nr 925/2015 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 13 sierpnia 2015 r.). III. IV. Informacje o Zamawiającym "SAS" SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ działa nieprzerwanie od 1994 r. i należy do grona czołowych dostawców produktów i rozwiązań z branży meblowej oraz elementów wykończenia i wyposażenia wnętrz. Firman zajmuje się dystrybucją najwyższej jakości produktów dla przemysłu meblowego. Pod tym pojęciem znajdują się takie elementy jak: obrzeża meblowe, płyty i fronty meblowe, blaty robocze, laminaty HPL, okucia meblowe oraz inne akcesoria do produkcji mebli. Spółka świadczy również usługi stolarskie, do których zalicza się: cięcie i okleinowanie płyt, docinanie blatów meblowych oraz klejenie laminatów na powierzchniach płaskich i krawędziach oraz zajmuje się produkcją w ramach, której wykonuje na zamówienie klientów i wg indywidualnego projektu: fronty meblowe oraz blaty kuchenne z laminatów i tworzyw mineralnych. Informacje o projekcie 1. Zamówienie będzie realizowane w ramach projektu pn. Poprawa konkurencyjności przedsiębiorstwa SAS Sp. z o.o. poprzez zakup innowacyjnej linii maszyn do wytwarzania mebli i ich elementów, a także zakup i wdrożenie systemu integrującego sprzedaż i produkcję. Zamawiający jest Wnioskodawcą konkursu nr RPWP IZ /15, oś priorytetowa 1 Innowacyjna i konkurencyjna gospodarka, Działanie 1.5 Wzmocnienie konkurencyjności przedsiębiorstw, Poddziałanie Wzmocnienie konkurencyjności kluczowych obszarów gospodarki region, którego organizatorem jest Zarząd Województwa Wielkopolskiego. W sytuacji wyłonienia projektu do dofinansowania 1

2 będzie on współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 2. Głównym założeniem realizacji projektu jest podniesienie konkurencyjności przedsiębiorstwa poprzez zakup nowoczesnych maszyn produkcyjnych: piły panelowej, okleiniarki wąskich płaszczyzn oraz centrum CNC oraz wspierających ich pracę nawrotnicę pneumatyczną oraz sprężarkę śrubową. Wymienione środki trwałe będą stanowiły niezależną linię technologiczną charakteryzującą się wysoką wydajnością produkcji. Istotnym, w kontekście realizacji nadrzędnego celu, elementem projektu będzie również zakup oraz wdrożenie systemu informatycznego, który pozwoli na usprawnienie przebiegu procesów sprzedaży (możliwość składania złożonych zamówień online) oraz produkcji (zintegrowanie oraz zautomatyzowanie przebiegu pracy linii technologicznej). W wyniku modernizacji parku maszynowego, możliwe będzie również udoskonalenie dotychczas świadczonych usług stolarskich oraz produkowanych komponentów i akcesoriów meblarskich. V. Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest zakup oraz wdrożenie systemu informatycznego wspierającego sprzedaż i produkcję zgodnie z poniższym zakresem: a) zakup, a następnie wdrożenie i integrację z istniejącymi już systemami, złożonego oprogramowania o następującej funkcjonalności: system składania zamówień na produkty meblarskie oraz usługi stolarskie; aplikacja internetowa służąca opracowaniu projektu mebli z możliwością składania zleceń i generowania plików wykonawczych dla działu produkcji; system elektronicznego obiegu zleceń i zarządzania procesem produkcji. b) Zamawiający planuje wdrożenie systemu w postaci jednej platformy dostępnej dla klienta z poziomu strony internetowej spółki. Prace wdrożeniowe obejmą następujące działania: instalacja systemu składania zamówień na materiały meblarskie i usługi stolarskie; przygotowanie baz danych płyt i obrzeży; uruchomienie systemu oraz przeprowadzenie testów; instalacja aplikacji internetowej służącej opracowaniu projektu mebli z możliwością składania zleceń i generowania plików wykonawczych dla działu produkcji; instalacja środowiska projektowania wspomaganego komputerowo oraz konfiguracja z posiadanym przez Zamawiającego oprogramowaniem służącym optymalizacji rozkroju; opracowanie brył i bibliotek szafek, blatów i drzwi przesuwnych; wprowadzenie kolekcji mebli wchodzących w skład oferty Zamawiającego; instalacja systemu elektronicznego obiegu zleceń i zarządzania procesem produkcji; konfiguracja ww. systemu oraz stanowisk roboczych; integracja systemów zainstalowanych w ramach prac wdrożeniowych; szkolenie z zakresu administrowania systemem; integracja z posiadanym systemem ERP. 2. W wyniku wdrożenia systemu informatycznego o wyżej wskazanej funkcjonalności znacznemu usprawnieniu ulegnie przebieg procesów produkcyjnych oraz sprzedażowych. Dzięki modułom odpowiedzialnym za elektroniczne składanie zamówień, klienci Zamawiającego będą mogli złożyć zlecenie na jakikolwiek produkt i usługę znajdującą się w jego ofercie wraz z możliwością jego dostosowania zgodnie z własnymi preferencjami. System na podstawie zadanych parametrów wygeneruje łączną wartość zamówienia oraz oczekiwany czas jego realizacji. Ponadto w sposób automatyczny przetworzone zostaną dane wykonawcze dla działu produkcji plik do optymalizatora rozkroju oraz plik sterujący maszyną CNC. Złożone zamówienie zostanie 2

3 automatycznie przekazane do realizacji wraz z nadanym priorytetem zależnym od specyfikacji zlecenia, stanu magazynowego oraz bieżącego harmonogramu produkcji. Pliki wykonawcze zostaną przesłane do odpowiednich maszyn produkcyjnych w sposób automatyczny kalibrując je pod specyfikację złożonego zamówienia i w pełni odpowiadając za realizację całego procesu obróbki. Praca operatora ograniczona będzie do dostarczania urządzeniu odpowiedniego wkładu materiałowego zgodnie z generowanymi przez system instrukcjami wyświetlanymi na przystanowiskowym ekranie oraz odbioru i kontroli rezultatu prac. 2. Opis funkcjonalny systemu został uszczegółowiony w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. 3. Okres udzielenia licencji i gwarancji przedmiotu zamówienia nie może być krótszy niż 12 miesięcy. 4. Zamawiający zaznacza, iż w przypadku wskazania nazw i/lub producentów w zakresie lub/i zamówieniu (z uwagi na specyfikę elementu i w sytuacji braku możliwości opisania przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń) Wykonawca ma możliwość realizacji przedmiotu zamówienia zawierającego elementy lub rozwiązania równoważne. 5. Zamówienie będzie realizowane w oparciu o umowę zawartą między Zamawiającym, a wybranym Wykonawcą. Podpisanie umowy nastąpi w ciągu max. 5 dni roboczych liczonych od dnia ogłoszenia wyników postępowania ofertowego. 6. Planowany termin realizacji przedmiotu zamówienia: max. 60 dni kalendarzowych liczonych od dnia zawarcia umowy na realizację przedmiotu zamówienia. 7. Istnieje możliwość udzielenia Wykonawcy usług zamówień publicznych dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających 50% wartości realizowanego zamówienia publicznego, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli: z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego. Zmiana ta wymaga aneksowania umowy zawartej z Wykonawcą i w takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności. 8. Istnieje możliwość udzielenia Wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności zamówień publicznych uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia publicznego określonej w umowie zawartej z Wykonawcą, o ile te zamówienia publiczne są zgodne z niniejszym przedmiotem zamówienia. Zmiana ta wymaga aneksowania umowy zawartej z Wykonawcą i w takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności. Kody CPV: Pakiety oprogramowania do zamówień; Pakiety oprogramowania dla punktów sprzedaży; Pakiety oprogramowania dla przygotowywania formularzy; Pakiet oprogramowania dla internetu i intranetu; Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne VI. Opis warunków udziału w postępowaniu 1. W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy, którzy wykażą, że spełniają warunki udziału dotyczące: a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 3

4 b) posiadania wiedzy i doświadczenia niezbędnego do prawidłowej realizacji zamówienia; c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz zasobami kadrowymi zdolnymi do wykonania zamówienia; d) znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej gwarantującej prawidłową i terminową realizację zamówienia; e) posiadania co najmniej 3-letniego doświadczenia w realizacji tożsamych z przedmiotem zapytania ofertowego zamówień. 2. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe i osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 3. Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych w niniejszym punkcie warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania oraz odrzuceniem jego oferty. VII. Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu 1. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w punkcie VI, podpunkcie 1, jeśli złoży oświadczenie (zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego). 2. Celem potwierdzenia braku powiązań kapitałowych i osobowych, o których mowa w punkcie VI, podpunkcie 2 Wykonawca składa oświadczenie o braku powiązań (zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego). VIII. Opis kryteriów oraz sposób oceny ofert. 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kategoriach: Lp. Nazwa kryterium Maksymalna liczba punktów 1 Cena netto 1 80 pkt. 2 Termin dostawy zamówienia liczony od dnia zawarcia umowy z Zamawiającym do dnia dostarczenia pełnego zamówienia zgodnie z zakresem oraz opisem wskazanym (w pełnych dniach) 20 pkt Razem 100 pkt. 1 Cena obejmuje koszt dostawy oraz wszystkich prac oraz warunków wskazanych w niniejszym zapytaniu oraz załącznikach. 4

5 2. W kryterium 1. Cena punkty (wartość punktowa ofert) przyznaje się w skali od 1 do 80 w następujący sposób: oferta z najniższą ceną otrzymuje 80 punktów; pozostałe oferty są punktowane liniowo według następującej formuły arytmetycznej: P n =(C min /C n )*80 C min najniższa cena C n - cena oferty badanej P n - ilość punktów przyznana ofercie W przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę. 3. W kryterium 2. Termin dostawy zamówienia punkty (wartość punktowa ofert) przyznaje się w skali od 1 do 20 w następujący sposób: oferta z najniższą ceną otrzymuje 20 punktów; pozostałe oferty są punktowane liniowo według następującej formuły arytmetycznej: P n =(C min /C n )*20 C min najkrótszy termin C n - termin oferty badanej P n - ilość punktów przyznana ofercie 4. Zamawiający wybierze Wykonawcę, którego oferta uzyska łącznie największą liczbę punktów w ramach powyższych kryteriów. 5. Zamawiający niezwłocznie po wyborze oferty wskaże termin i miejsce podpisania umowy z Wykonawcą. W sytuacji gdy wyłoniony Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 6. Informacja o wyniku postępowania zostanie wysłana do każdego Wykonawcy, który złożył ofertę oraz upubliczniona w szczególności poprzez jej umieszczenie na stronie internetowej Zamawiającego. 7. Zamawiający zobowiązuje się do udostępnienia Wnioskodawcy protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, przy czym nie dotyczy to złożonych ofert. IX. Termin składania ofert oraz związania ofertą. 1. Ofertę należy składać w dni robocze, w godzinach pracy Zamawiającego tj. od godz do 16.00: od dnia r. do dnia r. 2. Oferta dostarczona po określonym powyżej terminie nie zostanie rozpatrzona i podlega odrzuceniu. 3. Termin związania ofertą wynosi 90 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert tj. dnia r. X. Opis sposobu przygotowania ofert. 1. Ofertę należy złożyć obligatoryjnie w wersji papierowej na wzorach stanowiących załączniki do niniejszego zapytania ofertowego na adres Zamawiającego tj.: "SAS" SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ ul. Bukowska 15, Stęszew 5

6 2. Ofertę należy umieścić w zamkniętym, nieprzejrzystym opakowaniu, w sposób gwarantujący poufność jej treści. 3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim. 4. Wykaz dokumentów składających się na ofertę: Formularz ofertowy załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, Oświadczenie o braku powiązań załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego; 5. Niespełnienie chociażby jednego z wymagań wskazanych w niniejszym punkcie skutkować będzie odrzuceniem oferty. XI. XII. Opis sposobu udzielania wyjaśnień treści zapytania 1. Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami jest Pani Eliza Idziak, eliza.idziak@sassc.com.pl. 2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego kierując ją na adres wskazany w podpunkcie Termin składania prośby o wyjaśnienie treści upływa dnia r. 4. Zamawiający będzie udzielał odpowiedzi na wpływające zapytania w ciągu 1-go dnia roboczego od dnia upływu terminu składania prośby o wyjaśnienie treści zapytania. 5. Odpowiedzi na pytania, wyjaśnienia Zamawiającego lub modyfikację treści zapytania będą stanowiły integralną część niniejszego zapytania ofertowego oraz zostaną upublicznione w szczególności poprzez umieszczenie na stronie internetowej Zamawiającego. 6. Zamawiający oświadcza, że wszyscy potencjalni Wykonawcy mają taki sam dostęp do informacji dotyczących przedmiotowego zamówienia publicznego i żaden Wykonawca nie jest uprzywilejowany względem drugiego, a postępowanie prowadzone jest w sposób transparentny. Postanowienia końcowe 1. Oferta nie podlega zwrotowi. 2. Cena musi zostać obligatoryjnie wskazana w walucie polskiej (PLN). 3. Koszty opracowania i dostarczenia oferty ponosi Wykonawca i nie będą podlegały zwrotowi przez Zamawiającego. 4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych oraz wariantowych. 5. Zamawiający ma możliwość w toku oceny ofert zwrócić się do Wykonawcy z prośbą o dokonanie wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty lub uzupełnienie braków formalnych lub/i merytorycznych wyznaczając odpowiedni termin. Zamawiający jest uprawniony do odrzucenia oferty w sytuacji gdy Wykonawca nie złoży pełnych wyjaśnień lub nie uzupełni braków w wyznaczonym terminie. 6. Oferta oraz wszystkie załączniki i dokumenty muszą zostać podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku pełnomocników do dokumentacji należy dołączyć pełnomocnictwo potwierdzające umocowanie prawne. 7. Zamawiający jest uprawniony do poprawienia w tekście oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, który w terminie 1-go dnia od otrzymania zawiadomienia może nie zgodzić się na dokonanie wskazanych poprawek. Oferta w takim przypadku podlega odrzuceniu. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania bez podania przyczyny lub zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru Wykonawcy. 9. Zamawiający ma prawo do niepodpisania umowy w sytuacji gdy stawka jest rażąco niska lub gdy zaproponowana stawka po negocjacjach cenowych przekracza zaplanowane w budżecie kwoty. 10. Z tytułu odrzucenia oferty oraz wyników postępowania Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. 6

7 11. Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji treści zapytania ofertowego wysyłając wiadomość do Wykonawców, do których zostało skierowane zapytanie ofertowe. 12. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnego aneksu i akceptacji obydwu Stron. XIII. Załączniki 1. Opis funkcjonalny systemu informatycznego. 2. Formularz ofertowy. 3. Oświadczenie o braku powiązań. 7